序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇電子檔案管理基礎(chǔ)范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

我們知道電子檔案的管理有著諸多的優(yōu)越性，但是它也不是完美無缺的，也是存在一定問題的。由于檔案信息化一般包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等方面，這些問題主要有以下表現(xiàn)：

（一）缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

目前，許多部門在建設(shè)檔案信息化過程中往往只重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，結(jié)果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)和科學(xué)發(fā)展的催化劑。

（二）檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠

老的檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù)；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個(gè)普遍存在的共同問題。

（三）軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對(duì)薄弱，工作基礎(chǔ)較差

許多檔案館雖然購置了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機(jī)和簡(jiǎn)單的網(wǎng)上操作為主，局限于實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級(jí)，

（四）數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)

目前，我國(guó)數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級(jí)，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)角度只能被動(dòng)地解決一個(gè)方面的問題，而不能長(zhǎng)遠(yuǎn)、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的防范能力來講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進(jìn)數(shù)據(jù)庫保護(hù)方案不可能與時(shí)俱進(jìn)，技術(shù)的改進(jìn)不能完全防止計(jì)算機(jī)犯罪的發(fā)生，這也是風(fēng)險(xiǎn)所在。

二、我國(guó)電子檔案管理的對(duì)策

（一）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

業(yè)務(wù)素質(zhì)問題關(guān)系到檔案工作數(shù)字化建設(shè)成敗關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動(dòng)化和文檔一體化管理，簡(jiǎn)言之，就是把計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用于文書工作和檔案管理，可謂一項(xiàng)檔案技術(shù)工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識(shí)，還要掌握一些自然科學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。鑒選、分析，從中篩選出對(duì)特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）提高檔案管理人員的思想政治素質(zhì)

這些思想政治素質(zhì)包括：①堅(jiān)定的政治信念。檔案工作是一項(xiàng)政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作.因此，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的各項(xiàng)法律、方針、政策，嚴(yán)守機(jī)密，樹立政治意識(shí)和政治信念。②熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，要求檔案管理人員要樹立愛業(yè)、敬業(yè)、奉獻(xiàn)的精神和不為名、不為利的價(jià)值觀.在服務(wù)態(tài)度上，力爭(zhēng)做到主動(dòng)熱情、耐心周到.力爭(zhēng)把檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化成有用性、可用性的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。③嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案工作不僅是一項(xiàng)政治性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。這種工作作風(fēng)，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內(nèi)容、利用檔案的咨詢等各個(gè)環(huán)節(jié)都要準(zhǔn)確無誤。④較強(qiáng)的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項(xiàng)難度較大的工作，這就要求我們要在工作實(shí)踐中培養(yǎng)強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)精力與時(shí)間，不為一時(shí)的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)勤奮學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)。

篇（2）

電視臺(tái)聲像資料的管理，過去以“賬本”和借還卡片方式為主。一般是把所有節(jié)目磁帶，以入庫時(shí)間為序分別登記在不同的筆記本上。然后再為每盒磁帶制作借還卡，就像圖書館借書卡一樣，管理程序繁瑣，也不利于檢索和統(tǒng)計(jì)。1999年，杭州文廣集團(tuán)招標(biāo)研發(fā)設(shè)計(jì)了一套管理軟件，培訓(xùn)管理人員，統(tǒng)一操作規(guī)范，建立起聲像資料磁帶的入庫和借還制度。

2002年，為了滿足日益增長(zhǎng)的媒體信息資源的存儲(chǔ)、利用與共享需求，他們又開發(fā)了一套數(shù)字化管理軟件，系統(tǒng)功能比較完備，具有界面清楚、操作簡(jiǎn)便、存儲(chǔ)容量大等優(yōu)勢(shì)。在信號(hào)傳遞過程中穩(wěn)定性、可靠性較好，電視節(jié)目翻錄N次，都不會(huì)影響視頻音頻質(zhì)量。圖像處理過程也相對(duì)簡(jiǎn)單，畫面更清晰，工作強(qiáng)度大大減輕，節(jié)目制作時(shí)間縮短。而且信息保存空間大為縮小，保存的時(shí)間更為久遠(yuǎn)。同時(shí)，把聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化編目，提高了服務(wù)效率和質(zhì)量，便于聲像檔案的開發(fā)利用，編導(dǎo)們只要通過自己的辦公電腦就能迅速便捷地在視頻數(shù)據(jù)庫里，精確檢索、快速下載任何一個(gè)鏡頭，為節(jié)目編輯、制作和數(shù)字化播出創(chuàng)造條件，真正實(shí)現(xiàn)聲像資源共享。

2008年，杭州文廣集團(tuán)委托浙江傳媒學(xué)院對(duì)5200小時(shí)的歷史資料進(jìn)行了搶救性整理。同時(shí)依據(jù)廣電總局的編目規(guī)范，結(jié)合實(shí)際制定了《歷史資料的細(xì)分及鑒定標(biāo)準(zhǔn)》《各類型節(jié)目層次化編目實(shí)施細(xì)則》，做好電視模擬磁帶的數(shù)字化。

做好模擬與數(shù)字轉(zhuǎn)換中的銜接

電視聲像檔案是電視媒體的重要資產(chǎn)，也是全社會(huì)的共同資源。在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號(hào)時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分做好銜接工作。

在模擬向數(shù)字轉(zhuǎn)換的過程中要建立一個(gè)統(tǒng)一的管理平臺(tái)。整個(gè)過程從采集、收入、轉(zhuǎn)碼、編目、存儲(chǔ)到播出都是針對(duì)節(jié)目，而節(jié)目所在的物理介質(zhì)又都是由存儲(chǔ)管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)的。既然數(shù)字信息與模擬信息都是圍繞節(jié)目而展開的，那么，只要建立一個(gè)以節(jié)目為共性特征的統(tǒng)一管理平臺(tái)，在節(jié)目采編過程中，既可在存儲(chǔ)管理系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行數(shù)字化直觀采編節(jié)目，也可利用原有計(jì)算機(jī)軟件管理系統(tǒng)查找所要的節(jié)目資料，再從庫存中調(diào)出所需的磁帶，通過數(shù)字化采集、回放系統(tǒng)，把模擬信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息。

實(shí)現(xiàn)這樣的統(tǒng)一管理平臺(tái)，需要兩個(gè)方面的技術(shù)支持。一是存儲(chǔ)管理系統(tǒng)上接口的建立，解決數(shù)字化存儲(chǔ)與模擬磁帶的調(diào)用;二是對(duì)原有計(jì)算機(jī)軟件管理系統(tǒng)作結(jié)構(gòu)性調(diào)整，將模擬磁帶的管理由基于磁帶管理轉(zhuǎn)變?yōu)榛诠?jié)目管理。

模擬磁帶的計(jì)算機(jī)管理為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理打好了基礎(chǔ)。只要將模擬信息通過計(jì)算機(jī)從原有的承載體中聚集到整個(gè)存儲(chǔ)系統(tǒng)管理的平臺(tái)上，形成統(tǒng)一的信息資源，才能使模擬信息與數(shù)字信息站在同一個(gè)管理層面，為全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供最佳過渡。

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理應(yīng)注意的問題

加強(qiáng)電視聲像檔案數(shù)字化技術(shù)管理，對(duì)提高電視臺(tái)工作效率，防止聲像檔案流失，具有十分重要的意義，在推行或配置數(shù)字化聲像資料管理設(shè)備時(shí)，應(yīng)有全方位考慮和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，盡力避免問題的出現(xiàn)。

做好正確的存儲(chǔ)方法。目前，通常情況下，常見的是大容量存儲(chǔ)介質(zhì)，它主要包括硬盤陣列、光盤庫，以及剛推出的數(shù)據(jù)流磁帶。這些存儲(chǔ)介質(zhì)本身就具有各自不同的特點(diǎn)與性能，也適用于不同的應(yīng)用方式。鑒于現(xiàn)階段電視臺(tái)的存儲(chǔ)對(duì)象更多的集中在聲像素材和節(jié)目上，而又往往大量存儲(chǔ)在磁盤庫、光盤庫以及新的數(shù)據(jù)流磁帶庫里，因而在線的存儲(chǔ)系統(tǒng)則可采用高碼率視音頻和低碼率視音頻的分離存儲(chǔ)方式進(jìn)行。

篇（3）

[23]胡哈力， 方俊嵐， 關(guān)世延等.社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)計(jì)算機(jī)三級(jí)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的體會(huì)[J].中國(guó)初級(jí)衛(wèi)生保健，2003，17（6）：42

篇（4）

檔案電子化指的是利用電子計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息手段對(duì)檔案、文獻(xiàn)等進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)和加工，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提供高效信息檢索功能?，F(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步，信息數(shù)據(jù)的不斷更新且呈爆炸式增長(zhǎng)，為企業(yè)發(fā)展長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)，檔案電子化管理是必然趨勢(shì)，其不僅能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，節(jié)約檔案管理成本，還能為檔案二次開發(fā)打下良好基礎(chǔ)[1]。然而檔案電子化也會(huì)帶來一些不可忽視的問題，比如信息安全、管理標(biāo)準(zhǔn)等。筆者將結(jié)合本單位檔案電子化管理的實(shí)際情況進(jìn)行探討。

一、 檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)

1、 管理便利

檔案電子化管理過程中，所有的檔案信息的存儲(chǔ)，都是通過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)的，檔案的內(nèi)容可以囊括文字、圖像、音像、影像，以多媒體的形式進(jìn)行保存。在信息錄入的過程中，可以進(jìn)行復(fù)制、黏貼、剪切等操作，大大節(jié)省時(shí)間，有些內(nèi)容還可以直接導(dǎo)入，避免人工輸入時(shí)的疏忽大意而產(chǎn)生錯(cuò)誤。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，在檔案館外面也可以進(jìn)行檔案管理。

2、 查閱簡(jiǎn)易

檔案電子化管理以數(shù)據(jù)庫的方式來對(duì)檔案進(jìn)行處理，大大方便了檔案的查詢和檢索，提高檔案信息查詢效率，特別是可以利用網(wǎng)絡(luò)登陸數(shù)據(jù)庫，這樣管理員就可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱。

3、 傳遞和保密

電子化的檔案都在系統(tǒng)里面可以進(jìn)行獨(dú)立查詢，避免了傳統(tǒng)檔案?jìng)鬟f中單個(gè)檔案?jìng)鬟f困難且容易丟失的問題，在傳遞的過程中可以通過檢索后直接提取所需要的檔案，不會(huì)對(duì)檔案本身造成任何影響，也不會(huì)擔(dān)心檔案會(huì)丟失。另外檔案管理系統(tǒng)可以設(shè)定檔案管理權(quán)限，大大提高檔案保密性。

4、 存儲(chǔ)和共享

電子檔案的存儲(chǔ)要相較于傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)更為便利和長(zhǎng)久，電子檔案一般采用光盤、磁盤來進(jìn)行存儲(chǔ)，其保存時(shí)間可以達(dá)到幾百年，而紙質(zhì)文檔則不可能存儲(chǔ)這么久。存儲(chǔ)空間和存儲(chǔ)量也是傳統(tǒng)檔案不可比擬的。電子檔案的存儲(chǔ)相較紙質(zhì)文檔更為便利也就促進(jìn)了檔案的共享，為檔案共享提供了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。筆者所在企業(yè)由于技術(shù)性比較強(qiáng)，檔案信息中存在著大量的技術(shù)檔案，比如有關(guān)設(shè)備的技術(shù)改造方面的、有關(guān)設(shè)備維修方面的信息，就要求檔案管理系統(tǒng)能夠提供強(qiáng)大的共享功能，利于檔案的二次利用。

二、 檔案電子化管理面臨的問題

1、安全性問題

不管是傳統(tǒng)的檔案管理，還是電子化檔案管理，檔案信息的安全性一直都是檔案管理的核心。我們?cè)诮n案電子化管理系統(tǒng)時(shí)，由于客觀或主觀的原因而沒有及時(shí)的為檔案電子化系統(tǒng)提供強(qiáng)有力的安全保障，缺乏專門的人才來對(duì)檔案安全性進(jìn)行管理。另外檔案電子化管理依靠的是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在這方面的欠缺也會(huì)導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)的安全性缺乏保障，檔案管理系統(tǒng)漏洞頻頻，為不法分子提供了可以攻擊和危害檔案安全的入口。這些都是檔案管理過程中可能存在的檔案安全隱患，從不同程度上威脅了檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和保密性[2]。

2、管理標(biāo)準(zhǔn)問題

建立于數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)之上的檔案管理系統(tǒng)，在建設(shè)的過程中就會(huì)要求考慮檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，以方便檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索和使用。但是我國(guó)由于檔案電子化管理起步晚，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)落后，盡管國(guó)家相關(guān)部門也出臺(tái)了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，但是各個(gè)企業(yè)都會(huì)針對(duì)自身特點(diǎn)而去重新建立一套管理標(biāo)準(zhǔn)，造成管理標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)混亂，給檔案管理帶來了一定的阻礙。

3、二次利用問題

檔案管理的目的不僅僅只是存儲(chǔ)檔案，更為重要的是對(duì)檔案信息的二次利用，發(fā)揮檔案的信息價(jià)值，特別是像我們這樣的技術(shù)性強(qiáng)的企業(yè)，檔案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理標(biāo)準(zhǔn)的混亂，也對(duì)檔案的二次利用產(chǎn)生了極大的影響。

4、法制問題

我國(guó)現(xiàn)有檔案方面的法律法規(guī)還不能滿足快速發(fā)展的檔案電子化管理的需求，法律依據(jù)不足，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理方面的違紀(jì)違法事件而無法進(jìn)行處理，如檔案沒有及時(shí)更新或者檔案泄密等，這在一定程度上降低了檔案管理的規(guī)范性和安全性。

三、 檔案電子化管理優(yōu)化對(duì)策

1、加強(qiáng)檔案電子化管理的重視力度

檔案電子化管理系統(tǒng)的建設(shè)需要企業(yè)的高度重視，只有企業(yè)所有人都認(rèn)識(shí)到檔案電子化管理的重要性，才能把檔案管理做好做實(shí)。企業(yè)應(yīng)該加大投入，不僅在物質(zhì)資源上，更要在人力資源上，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)，才能實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理的放好發(fā)展。

2、加強(qiáng)檔案電子化管理的安全建設(shè)

安全性問題是檔案管理的核心，所以在檔案電子化管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中，要做好安全性保障，不管是硬件，還是軟件，兩手都要抓，兩手都要硬。要建立一套安全性能強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，降低被攻擊的可能性；更要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍安全方面的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的安全防護(hù)能力和意識(shí)。另外，對(duì)于檔案管理，要設(shè)立有效的管理權(quán)限，對(duì)于不同的用戶采用分級(jí)管理方式，設(shè)定其可以進(jìn)行的操作，通過權(quán)限來確保檔案的保密性和安全性，降低檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)。

3、加強(qiáng)檔案電子化管理的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

檔案電子化管理系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，檔案管理系統(tǒng)的高效使用，有賴于所有用戶在同一個(gè)管理標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行操作，這就要求檔案管理部門建立一套適合企業(yè)發(fā)展的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，將企業(yè)的各個(gè)部門都銜接到一起，防止脫節(jié)。并且盡量與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)相吻合，以提高本系統(tǒng)的普適性。

4、加強(qiáng)檔案電子化管理的法制建設(shè)

為了促進(jìn)檔案電子化管理的規(guī)范性、安全性和高效率，國(guó)家相關(guān)部門必須針對(duì)檔案電子化管理建立相關(guān)法律法規(guī)，企業(yè)必須要求所有的檔案管理人員依照法律法規(guī)來進(jìn)行檔案管理，并結(jié)合企業(yè)自身檔案管理中出現(xiàn)的問題和漏洞，在國(guó)家制定的法律法規(guī)上進(jìn)行補(bǔ)充和修正，以確保檔案管理科學(xué)地、高效地開展。

四、 結(jié)語

綜上所述，檔案電子化管理是今后檔案管理的趨勢(shì)，但是其健康成長(zhǎng)還要依靠企業(yè)所有的檔案管理人員的積極貢獻(xiàn)，不斷提升自身的檔案管理能力和意識(shí)，在科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)和體系下進(jìn)行檔案管理，才能杜絕在檔案電子化管理中出現(xiàn)各類疑難問題，加快企業(yè)檔案電子化管理進(jìn)程，為企業(yè)發(fā)展打下更好的基礎(chǔ)。

篇（5）

2新時(shí)期運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理存在的問題

2.1基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，檔案信息化程度低

雖說我國(guó)經(jīng)濟(jì)體育管理水平不斷提高，但是，許多體校和運(yùn)動(dòng)隊(duì)都缺乏體育信息化建設(shè)意識(shí)，技術(shù)化管理思想淡薄，在檔案管理方面的投入也較少，致使檔案管理部門技術(shù)基礎(chǔ)薄弱，設(shè)備短缺，運(yùn)動(dòng)員檔案管理只好沿用傳統(tǒng)方法，以紙質(zhì)檔案和手工管理為主。一些運(yùn)動(dòng)員人才庫雖然也在運(yùn)動(dòng)員檔案信息化建設(shè)上做出了諸多努力，但是由于我國(guó)運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理工作起步晚、發(fā)展慢，運(yùn)動(dòng)員檔案管理模式不成熟，電子檔案管理存在諸多漏洞。

2.2電子檔案管理體系不健全

就目前來說，我國(guó)運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理處于兩難局面。一方面，運(yùn)動(dòng)員層次多、訓(xùn)練類型也較多，這對(duì)運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理來說是個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。另一方面，我國(guó)運(yùn)動(dòng)員管理信息化體系還不夠健全，如我國(guó)還沒有完善的有關(guān)運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理的法律法規(guī)，并且電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不科學(xué)、不統(tǒng)一，許多運(yùn)動(dòng)員的電子檔案在生成過程中常常會(huì)遇到刪改、丟失等問題，電子檔案材料的真實(shí)性也沒法保證。再則，檔案部門在電子檔案管理方面缺乏有效的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，沒有制定長(zhǎng)期管理規(guī)劃，檔案的安全和長(zhǎng)久性都有待加強(qiáng)。

2.3缺乏專業(yè)的電子檔案管理人才

缺乏專業(yè)的電子檔案管理人才，是許多檔案部門、運(yùn)動(dòng)員檔案庫在運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理中遇到的主要問題。如許多體校都沒有按運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理工作要求配備專門的電子檔案管理人才，運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理都由專業(yè)運(yùn)動(dòng)員兼任，精通檔案管理人員大多不具備專業(yè)的體育知識(shí)，而專業(yè)運(yùn)動(dòng)員出身的檔案管理人員但是在信息系統(tǒng)開發(fā)和運(yùn)用上都有所欠缺，致使電子技術(shù)在檔案管理中的作用難以體現(xiàn)出來。

3運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理優(yōu)化策略

3.1提高認(rèn)識(shí)，革新檔案管理模式

在電子技術(shù)快速發(fā)展的大背景下，體育主管部門應(yīng)對(duì)運(yùn)動(dòng)員人才庫提高認(rèn)識(shí)，明確自身職責(zé)，做好運(yùn)動(dòng)員電子檔案分管工作，并以電子技術(shù)為核心，結(jié)合運(yùn)動(dòng)員檔案管理特點(diǎn)，分析、預(yù)測(cè)運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理工作的作用和價(jià)值，建立運(yùn)動(dòng)員檔案歸檔范圍和管理制度，探索運(yùn)動(dòng)員檔案管理新路徑。這就要求體育主管部門、運(yùn)動(dòng)員人才庫盡快將運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理工作提升日程，運(yùn)用電子數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、電子掃描技術(shù)等，對(duì)運(yùn)動(dòng)員檔案中的各種信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、對(duì)比和數(shù)字化轉(zhuǎn)換，盡快建立系統(tǒng)性、智能化的電子檔案數(shù)據(jù)庫。其次，加大檔案信息化管理投入，借助電子技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子檔案管理手法革新，實(shí)現(xiàn)運(yùn)動(dòng)員檔案管理工作的自動(dòng)化、信息化。

3.2完善電子檔案管理規(guī)范

在社會(huì)主義新時(shí)期，運(yùn)動(dòng)員電子檔案數(shù)量會(huì)大量增加，這就要求體育主管部門加強(qiáng)電子檔案法律建設(shè)，完善電子檔案管理法規(guī)、規(guī)范運(yùn)動(dòng)電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，就運(yùn)動(dòng)員電子檔案生成、歸檔、保管、利用中應(yīng)注意的問題做出明確規(guī)范，以確保運(yùn)動(dòng)員電子檔案信息的可靠性。運(yùn)動(dòng)員人才庫則要盡快研制、開發(fā)，采用數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、可以兼容的檔案管理軟件，同時(shí)嚴(yán)格依據(jù)運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理法規(guī)，制定科學(xué)的運(yùn)動(dòng)員電子檔案工作計(jì)劃，規(guī)范運(yùn)動(dòng)員電子檔案積累、整理、鑒定、歸檔、保存等基礎(chǔ)工作，逐步提高運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理水平。

3.3組建高素質(zhì)的電子檔案管理隊(duì)伍

運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理具有一定的特殊性，要想解決電子檔案管理人才不足問題，體校和運(yùn)動(dòng)員人才庫要加強(qiáng)專業(yè)運(yùn)動(dòng)員人才庫檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，以滿足新時(shí)期運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理需求。具體來說，體校和運(yùn)動(dòng)員人才庫首先要加大專業(yè)電子檔案管理人才引進(jìn)力度，用薪酬和人性化管理留住人。其次，開展檔案管理人員專業(yè)理論知識(shí)教育和技能培訓(xùn)，對(duì)原有檔案管理培訓(xùn)體系進(jìn)行升級(jí)，要求檔案管理人員通過自主學(xué)習(xí)、組織培訓(xùn)等途徑，全面了解檔案信息系統(tǒng)的功能和特性，不斷提高電子檔案管理水平。

篇（6）

（一）方便、高效、快捷

檔案管理工作作為事業(yè)單位最基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作，在電子檔案管理工作中，充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這不僅減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，而且檔案管理效率有了較大的提升。在電子檔案管理工作中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，不僅檔案?jìng)鬟f成本降低，而且網(wǎng)絡(luò)傳輸速率有了大幅度的提高。而且電子檔案管理工作中，信息的集中性及綜合性集于一體，這樣信息在查詢過程中遺漏的可能性較小，電子存儲(chǔ)時(shí)多采用表格的形式，為信息查詢提供了更便利的條件。另外，電子檔案信息在電腦及存儲(chǔ)介質(zhì)上進(jìn)行保存，信息不易丟失和毀損，有效的提高了檔案信息的安全性。

（二）提高了檔案信息的利用率

檔案管理工作的最終目的是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的開發(fā)利用。這就需要不僅在具備充足的信息量，而且要具備完善的文檔卷宗。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作中，檔案立卷時(shí)采用的都是紙張，立卷時(shí)工作人員根據(jù)自己怪信息的理解來進(jìn)行操作，這就導(dǎo)致各份文檔卷宗標(biāo)準(zhǔn)很難統(tǒng)一，給檔案信息的質(zhì)量和使用價(jià)值帶來較大的影響。電子檔案的出現(xiàn)，利用計(jì)算機(jī)來對(duì)檔案進(jìn)行管理，這不僅使立卷工作有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而且立卷工作量得以減輕，工作人員有了更多的時(shí)間來對(duì)提高自身的檔案管理水平，而且檔案信息的利用率也有了大幅度的提升。

二、強(qiáng)化事業(yè)單位電子檔案管理的策略

（一）建立健全電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

為了使電子檔案管理走出無序管理的狀態(tài)，必須建立健全電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化、高效化管理。國(guó)內(nèi)大部分工商局雖然已經(jīng)建立了企業(yè)電子檔案體系，但是缺乏完善的管理制度，電子檔案管理分散，各分局的電子檔案信息缺乏聯(lián)系，難以實(shí)現(xiàn)全市范圍內(nèi)的企業(yè)電子檔案的集中調(diào)閱，電子檔案的流通存在障礙，無法進(jìn)行集中管理?？梢姡晟频碾娮訖n案管理制度，是提高電子檔案利用效率，充分發(fā)揮電子檔案高效快捷優(yōu)勢(shì)，提高工作效率的基礎(chǔ)。電子檔案管理規(guī)章制度要對(duì)電子檔案文件的制作、審核、歸檔、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環(huán)節(jié)都做出明確詳細(xì)的規(guī)定，事業(yè)單位可以根據(jù)單位職能和單位檔案的特點(diǎn)進(jìn)行完善補(bǔ)充。

（二）加大資金投入，改善檔案管理環(huán)境

事業(yè)單位電子檔案管理工作中，對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備具有較高的要求，特別是在當(dāng)前技術(shù)快速發(fā)展過程中，設(shè)備升級(jí)換代較快，電子檔案工作條件和設(shè)備的改善需要大量的資金支持，這就要求事業(yè)單位對(duì)于電子檔案管理工作要加大資金的投入，進(jìn)一步對(duì)電子檔案管理環(huán)境進(jìn)行改善，使事業(yè)單位電子檔案能夠更好的與現(xiàn)代化管理要求相適應(yīng)。同時(shí)事業(yè)單位還需要協(xié)調(diào)工作，統(tǒng)一規(guī)劃、設(shè)計(jì)，開發(fā)出通用性的檔案管理軟件，以此來有效的提高檔案管理的水平，確保電子檔案管理工作中人力、物力及財(cái)力的節(jié)約。

（三）培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理人員的專業(yè)程度決定了電子檔案管理水平。培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員首先要把人員流動(dòng)性控制在合理范圍，由于電子檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)，內(nèi)容繁雜，需要通過實(shí)踐積累豐富管理經(jīng)驗(yàn)的工作，所以要避免過于頻繁的人員流動(dòng)，保持電子檔案管理工作的長(zhǎng)期性、延續(xù)性。其次，管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)職業(yè)道德，熟悉信息技術(shù)，把自己培養(yǎng)成綜合素質(zhì)高的復(fù)合型人才，適應(yīng)電子檔案管理發(fā)展的要求。

（四）加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的管理

電子檔案管理質(zhì)量的提高，離不開軟件及硬件這些基礎(chǔ)性設(shè)施，因此在電子檔案管理工作中，所配備的軟件及硬件要保證其性能的穩(wěn)定性及技術(shù)的成熟度，所采用的軟件及系統(tǒng)要具有較強(qiáng)的安全性和可靠性，避免使用一些盜版及未知來源的系統(tǒng)。在具體使用過程中，要具備高度的安全意識(shí)，定期進(jìn)行殺毒及安全體檢，設(shè)置障防火墻和殺毒軟件，并做好定期升級(jí)工作。

（五）確保電子檔案管理工作的安全性

篇（7）

1.檔案管理信息電子化建設(shè)的必要性

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，信息電子化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。檔案管理信息電子化可沖破檔案利用的局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其次，檔案管理信息電子化可用詳實(shí)的檔案信息是否完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證，這樣才能決策的及時(shí)、正確，以保障管理措施的適當(dāng)。對(duì)此，檔案信息化有著獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，可以發(fā)揮重要的作用。第三，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息電子化，可為科學(xué)研究和知識(shí)普及等提供智能化服務(wù)。檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享，同時(shí)，亦可縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間，提高檔案信息利用的時(shí)效性。

2.如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息電子化

首先，要實(shí)現(xiàn)檔案部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲(chǔ)器，以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等。只有建設(shè)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工。并要建立和完善局域網(wǎng)，使各項(xiàng)工作網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用，以達(dá)到資源共享的目的。

其次，要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息電子化項(xiàng)目的試點(diǎn)與推廣工作。制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡(luò)，并選取一定數(shù)量的具有行業(yè)代表性的單位進(jìn)行信息化建設(shè)的試點(diǎn)，并提供相應(yīng)的資金和技術(shù)資源支持。檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。

第三，要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息電子化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。需要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，通過業(yè)務(wù)流程、生命周期、信息技術(shù)和資源描述等多重視角把握檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，做到框架合理、體系完整，能夠覆蓋電子文件和檔案管理的全過程。管理規(guī)范包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、價(jià)值鑒定、存儲(chǔ)、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等，業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)、對(duì)象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等，技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺(tái)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等。這是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。第四，要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息電子化人才素質(zhì)培養(yǎng)。信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，因此針對(duì)檔案管理信息電子化人才應(yīng)積極進(jìn)行思想教育，有計(jì)劃有組織地進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握信息技術(shù)的新知識(shí)。檔案人員還要邊學(xué)習(xí)邊實(shí)踐，不斷提高檔案信息化管理的水平，這樣才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的需求。

3.目前檔案管理信息電子化工作中存在的問題

3.1 戰(zhàn)略定位不準(zhǔn)確，理論研究不深入。在2006年編制的《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》中提出“以檔案信息化建設(shè)為重點(diǎn)”的工作任務(wù)，但檔案管理信息電子化工作仍然存在中長(zhǎng)期的總體指導(dǎo)思想、戰(zhàn)略目標(biāo)、基本原則、主要任務(wù)與發(fā)展架構(gòu)尚不清晰，檔案信息化在檔案工作發(fā)展與改革的地位與作用還不十分明確，檔案信息資源在國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展中的基礎(chǔ)性戰(zhàn)略信息資源地位尚未確認(rèn)等等問題。雖然目前關(guān)于檔案管理信息電子化的理論著作較多，但都只停留在了實(shí)踐方法和技術(shù)應(yīng)用的層面上，理論研究不夠深入，并未形成系統(tǒng)的檔案管理信息電子化理論研究。

篇（8）

1引言

相比傳統(tǒng)的工作模式，基于電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理具有更強(qiáng)的技術(shù)性與適應(yīng)性有點(diǎn)，可以就檔案建設(shè)、管理、開發(fā)、利用等整個(gè)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)來進(jìn)行優(yōu)化，以通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等作為支持，確保文書檔案內(nèi)容的完整性與安全性，以現(xiàn)代化手段來實(shí)現(xiàn)文書檔案信息的數(shù)字化收集、存儲(chǔ)與傳送，為實(shí)際生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)提供可靠支持。

2電子辦公環(huán)境下文書檔案管理現(xiàn)存不足

2.1工作意識(shí)未改變

醫(yī)院檔案的特點(diǎn)是量大且專業(yè)性強(qiáng)，對(duì)其進(jìn)行管理，最為重要的一點(diǎn)就是在保證工作效率的同時(shí)，保證文書檔案內(nèi)容的完整性與真實(shí)性，以及檔案資料的安全性?，F(xiàn)在醫(yī)院文書檔案逐漸落實(shí)了電子辦公，相比傳統(tǒng)的手工管理，電子管理效率更高。但是從整體上來講，因?yàn)橄嚓P(guān)領(lǐng)域起步較晚，與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)電子辦公環(huán)境下文書檔案管理意識(shí)并不深入，依然存在部分文件采用的為封閉或半封閉的管理方式[1]。在傳統(tǒng)思想意識(shí)的限制下，相關(guān)管理技術(shù)更新緩慢，缺乏專業(yè)經(jīng)驗(yàn)作為支持，進(jìn)而從根本上對(duì)文書檔案管理效果產(chǎn)生了影響。

2.2專業(yè)技術(shù)水平低

文書檔案電子化管理的前提是電子信息技術(shù)的靈活應(yīng)用，面對(duì)日益增多的醫(yī)院文書檔案資料，想要保證高效的工作質(zhì)量，務(wù)必要保證所用技術(shù)的較高適應(yīng)性與有效性，能夠?qū)ξ臅鴻n案資料進(jìn)行全面收集、存儲(chǔ)、分析、管理與應(yīng)用，促進(jìn)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。但是對(duì)于電子辦公來講，涉及到的技術(shù)以及理論復(fù)雜度較高，管理人員想要在短時(shí)間內(nèi)熟練掌握相關(guān)技術(shù)將要面臨較大的困難。并且，基于醫(yī)院工作的特殊性，文書檔案資料必須要保證其真實(shí)性與完整性，信息技術(shù)的應(yīng)用效果起到了至關(guān)重要的影響。目前我國(guó)相關(guān)技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用上還存在較大的不足，在很大程度上限制了電子辦公的質(zhì)量。

2.3管理標(biāo)準(zhǔn)不完善

針對(duì)文書檔案管理工作特點(diǎn)和要求，以滿足實(shí)際工作需求為根本，制定具有針對(duì)性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，來為整個(gè)管理工作的開展提供依據(jù)與支持。雖然我國(guó)文書檔案管理相關(guān)流程已經(jīng)比較完善，但是對(duì)于應(yīng)用年限較短的電子辦公來講依然缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而導(dǎo)致管理質(zhì)量良莠不齊。文書檔案電子管理標(biāo)準(zhǔn)，需要就書寫、錄入、保存等環(huán)節(jié)進(jìn)行指導(dǎo)，并對(duì)文書檔案資料收集、管理、使用等多個(gè)環(huán)節(jié)來制定明確標(biāo)準(zhǔn)，保證管理工作執(zhí)行的科學(xué)性與有效性。

3電子辦公環(huán)境下文書檔案管理優(yōu)化策略

3.1調(diào)整工作理念

為充分利用電子辦公環(huán)境的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步提高醫(yī)院文書檔案管理綜合效率，首先要做的就是要對(duì)傳統(tǒng)工作理念和思想意識(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，遵循時(shí)展趨勢(shì)，樹立信息化、數(shù)字化管理理念[2]。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，信息化時(shí)代下的文書檔案管理模式得到了更新，以信息技術(shù)作為支持，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為載體，實(shí)現(xiàn)文書檔案資料的收集、存儲(chǔ)、管理以及應(yīng)用，在保證檔案資料安全管理的同時(shí)，便于后期的調(diào)查應(yīng)用。數(shù)字化管理模式的建立，可以將電子辦公、區(qū)域電子政務(wù)、醫(yī)院信息化建設(shè)等進(jìn)行融合，在單位內(nèi)部建立一個(gè)完整的系統(tǒng)，便于對(duì)日常工作產(chǎn)生的文書檔案資料進(jìn)行收集和整理，為后期的各項(xiàng)工作開展提供保障。

3.2完善規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)現(xiàn)在被廣泛的應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域中，尤其是在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用，能夠推動(dòng)整個(gè)管理工作向科學(xué)化方向發(fā)展?，F(xiàn)在文書檔案載體呈現(xiàn)多樣化，與傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案相比靈活性更高，相應(yīng)的傳統(tǒng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)無法滿足實(shí)際需求，還需要根據(jù)電子辦公特點(diǎn)和要求，在原有基礎(chǔ)上來對(duì)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行補(bǔ)充完善。應(yīng)對(duì)電子檔案建立過程進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，確定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)條件，保證文書檔案資料內(nèi)容以及形式的規(guī)范化，便于后期的管理與應(yīng)用。并且，修訂完善相關(guān)制度，用于配合文書檔案管理工作的持續(xù)化、制度化、規(guī)范化發(fā)展，從根本上來提高工作執(zhí)行的有效性。

3.3檔案信息共享

相比傳統(tǒng)的管理方式，對(duì)文書檔案采用電子辦公的目的之一就是實(shí)現(xiàn)信息共享，以電子文書檔案資料為基礎(chǔ)，推動(dòng)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理工作的高效進(jìn)行。應(yīng)在原有工作基礎(chǔ)上進(jìn)行總結(jié)，建立完善的文書檔案電子化網(wǎng)絡(luò)體系，根據(jù)統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)文書檔案信息格式進(jìn)行管理，并且實(shí)現(xiàn)軟件程序的一體化[3]。要求各個(gè)部門之間應(yīng)保持良好的共享關(guān)系，根據(jù)統(tǒng)一的文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在內(nèi)部實(shí)現(xiàn)所有資料信息的共享，將信息網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來。

3.4完善基礎(chǔ)建設(shè)

很多醫(yī)院文書檔案電子化管理效率低下的主要限制原因就是基礎(chǔ)建設(shè)程度低，還需要在現(xiàn)有基礎(chǔ)上來不斷進(jìn)行完善。以局域網(wǎng)文書檔案管理作為基礎(chǔ)，深入完成相關(guān)技術(shù)軟件的基礎(chǔ)建設(shè)，建立完善文書檔案管理信息基礎(chǔ)系統(tǒng)，結(jié)合現(xiàn)有的信息技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)管理工作的自動(dòng)化與數(shù)字化發(fā)展。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理與辦公流程、政府部門信息網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)系，進(jìn)一步推動(dòng)信息共享的實(shí)現(xiàn)。并且，在日常管理工作中，還需要做好軟件的更新與管理，真正實(shí)現(xiàn)高效、快速的檔案管理。

4結(jié)語

電子辦公環(huán)境下，文書檔案信息化管理勢(shì)在必行，相比傳統(tǒng)的管理模式，電子化與信息化管理具有更高的效率。面對(duì)現(xiàn)存的不足和缺陷，應(yīng)給予實(shí)際需求來進(jìn)行分析，且有的放矢的采取措施進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化，保證進(jìn)一步推動(dòng)文書檔案電子管理工作的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

篇（9）

1.高校檔案電子商務(wù)化管理的特點(diǎn)。

檔案電子商務(wù)化管理與傳統(tǒng)管理方法相比，具有明顯不同的特點(diǎn)。一是虛擬性。電子商務(wù)行為發(fā)生在虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間，與直觀的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案需要借助計(jì)算機(jī)才能識(shí)別。二是便捷性。高校檔案電子商務(wù)化管理可以節(jié)省大量存儲(chǔ)空間，大量人力物力，通過網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)信息的快速采集和傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和通用。三是復(fù)雜性。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子商務(wù)檔案的信息格式、傳輸協(xié)議、存儲(chǔ)形式、鏈接方式不盡相同，造成了電子商務(wù)檔案的復(fù)雜性[2]。四是集成性。與紙質(zhì)檔案相比，電子商務(wù)檔案包括文字、圖像、影像等不同形式的信息。五是綜合性。高校檔案既包括學(xué)生理論學(xué)習(xí)、社會(huì)實(shí)踐的信息，也包括教學(xué)過程中的教學(xué)檔案、教職工的人事檔案、財(cái)務(wù)活動(dòng)中的會(huì)計(jì)檔案，還包括科研項(xiàng)目申報(bào)、科研立項(xiàng)、項(xiàng)目驗(yàn)收等信息，具有綜合性特點(diǎn)。

2.高校檔案電子商務(wù)化管理的意義。

高校檔案電子商務(wù)化管理能實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的現(xiàn)代化、可控化、高效化，為客戶提供便捷、快速的服務(wù)。一是實(shí)現(xiàn)檔案管理模式現(xiàn)代化。檔案的信息化管理，把檔案管理人員從繁重的整理、搜集、維護(hù)工作中解脫出來，更好地從事檔案搜集和編研工作。二是實(shí)現(xiàn)檔案檢索便捷化。檔案電子商務(wù)化管理后，檔案檢索和查詢只需通過網(wǎng)絡(luò)就能馬上實(shí)現(xiàn)，節(jié)省了大量的時(shí)間和勞動(dòng)力。三是實(shí)現(xiàn)檔案閱用可控化。傳統(tǒng)的檔案借閱、查詢都以手工為主，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案電子商務(wù)化管理后，通過計(jì)算機(jī)可以準(zhǔn)確、快速地查閱需要的檔案信息，操作方便，過程可控。四是實(shí)現(xiàn)科研服務(wù)高效化。檔案電子商務(wù)化管理后，科研人員能共享科研資源，避免重復(fù)勞動(dòng)，提高研究質(zhì)量和效益。

二、高校檔案電子商務(wù)化管理存在的問題

1.基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。

多數(shù)高校檔案信息網(wǎng)還處于孤立狀態(tài)，沒有接入校園網(wǎng)，檔案館各自為政、急功近利，不能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的傳遞和共享。由于經(jīng)費(fèi)有限，用于檔案電子商務(wù)化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)有限，沒有配備專門管理檔案的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施，計(jì)算機(jī)老舊，多為淘汰或者廉價(jià)產(chǎn)品，反應(yīng)速度慢，性能質(zhì)量差，操作使用不便。同時(shí)，高校檔案管理軟件功能單一，界面復(fù)雜，使用不便，不能實(shí)現(xiàn)跨庫檢索、數(shù)據(jù)傳輸，運(yùn)行還停留在維持日常簡(jiǎn)單業(yè)務(wù)的功能上，與高校檔案電子商務(wù)化管理還有一定差距。

2.組織管理不力。

在信息化背景下，高校檔案信息化管理取得了一定進(jìn)步，但服務(wù)意識(shí)樹得不牢，創(chuàng)新動(dòng)力不足，管理理念滯后等問題依然存在。高校領(lǐng)導(dǎo)只重視教學(xué)科研工作，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏清醒認(rèn)識(shí)，沒有建立檔案信息化建設(shè)的決策機(jī)構(gòu)，檔案管理工作處于邊緣位置，在建設(shè)規(guī)劃、制度設(shè)置、系統(tǒng)設(shè)計(jì)等方面沒有得到足夠重視。檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)匱乏，很多科研、教學(xué)、管理等方面的電子文檔游離于檔案管理范疇外，甚至有的已經(jīng)丟失或損壞。高校對(duì)信息化背景下檔案管理的組織管理不力，只滿足于設(shè)備購買了，人員納編了，機(jī)構(gòu)設(shè)置了，場(chǎng)地開設(shè)了，而對(duì)如何做好檔案管理工作，如何發(fā)揮檔案效益，如何提升服務(wù)水平思考不透，管理不精，要求不高。

3.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不一。

高校檔案信息化建設(shè)還處于起步階段，高校根據(jù)自身的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，接口規(guī)格不一；檔案管理軟件沒有遵循國(guó)際規(guī)范，使得不同高校之間標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，甚至同一高校不同院系之間的標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，不能實(shí)現(xiàn)資源的共享和通用。檔案信息化管理缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的管理軟件和完備的管理制度，大量的紙質(zhì)文檔、書面材料都沒有系統(tǒng)、規(guī)范地處理，而是簡(jiǎn)單地輸入到電腦里，類屬不清，存儲(chǔ)混亂，造成資源的浪費(fèi)。受高校管理和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同高校隸屬不同的行政主管部門，造成各高校檔案管理自成系統(tǒng)，缺乏館際之間的交流合作，進(jìn)一步造成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的不統(tǒng)一。

4.專業(yè)力量不足。

高校檔案電子商務(wù)化管理，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要求專業(yè)技術(shù)過硬，而且還要求熟悉電子技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)操作等知識(shí)。但目前高校檔案工作人員普遍存在“一少、二弱、三不穩(wěn)”的現(xiàn)象。即：高校檔案管理人員較少，高校主管者對(duì)檔案管理工作關(guān)注不夠，投入不足，高校檔案管理人員數(shù)量與擔(dān)負(fù)的大量煩瑣的工作不匹配。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏弱，大多數(shù)高校檔案管理人員專業(yè)知識(shí)匱乏，業(yè)務(wù)不精；由于構(gòu)成復(fù)雜、知識(shí)老化，大多數(shù)檔案管理人員計(jì)算機(jī)使用和操作能力偏弱。由于檔案管理工作任務(wù)重，福利待遇差，出彩機(jī)會(huì)少，導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍人才引入困難重重，缺乏既懂檔案管理知識(shí)，又熟練掌握計(jì)算機(jī)使用和管理的復(fù)合型人才。

三、高校檔案電子商務(wù)化管理創(chuàng)新途徑探索

1.夯實(shí)電子商務(wù)化管理之基礎(chǔ)。

用發(fā)展的眼光看問題、做決策、謀發(fā)展，緊跟科技進(jìn)步潮流，結(jié)合高校自身特點(diǎn)，進(jìn)一步配套完善高校檔案信息網(wǎng)。將各高校檔案信息網(wǎng)鏈接到Internet網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)不同省市、不同區(qū)域、不同領(lǐng)域高校之間信息的共享和通用，為高校之間的交流溝通架設(shè)橋梁，構(gòu)建紐帶。合理統(tǒng)籌經(jīng)費(fèi)使用，進(jìn)一步加大檔案信息網(wǎng)投入，建立有效的檔案電子商務(wù)化管理系統(tǒng)，按照“先急后緩、急事急辦”的原則，配套功能完善、專機(jī)專用的計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)施。加大對(duì)硬件系統(tǒng)的管理維護(hù)力度，制定專門的使用管理規(guī)程，嚴(yán)格按章操作，確保設(shè)施設(shè)備性能良好。結(jié)合檔案電子商務(wù)化管理的實(shí)際需求，邀請(qǐng)既懂檔案電子商務(wù)管理，又深諳軟件設(shè)計(jì)的復(fù)合型軟件工程師，量身定制功能完善、界面友好、操作方便的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的錄取、分類、存儲(chǔ)、管理、檢索一體化服務(wù)，為高校檔案電子商務(wù)化管理提供可靠的硬實(shí)力和軟實(shí)力保障。

2.健全電子商務(wù)化管理的組織。

加強(qiáng)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)教學(xué)、科研的實(shí)際，及時(shí)調(diào)整策略，成立決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和檢查監(jiān)督，對(duì)檔案資源、數(shù)量及內(nèi)外部環(huán)境進(jìn)行革新。加大檔案電子商務(wù)化管理的宣傳貫徹力度，營(yíng)造“檔案電子商務(wù)化管理為我謀利，我為檔案電子商務(wù)化管理出力”的良好氛圍，形成全?！吧舷禄?dòng)，內(nèi)外聯(lián)動(dòng)”的良性發(fā)展局面。筑牢檔案管理人員服務(wù)中心思想，喚醒他們的崗位榮譽(yù)感和事業(yè)責(zé)任心，確保為客戶提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。構(gòu)建順暢的反饋機(jī)制，根據(jù)客戶對(duì)檔案管理的意見建議，改進(jìn)檔案管理模式、管理方法，使高校檔案電子商務(wù)化管理向全方位、多層次、系統(tǒng)性的方向發(fā)展。積極借鑒電子商務(wù)的成功經(jīng)驗(yàn)，注重自主創(chuàng)新，適時(shí)組織評(píng)估，改進(jìn)技術(shù)手段，構(gòu)建智能化的檔案信息檢索查詢系統(tǒng)，為客戶提供最便捷化、人性化、個(gè)性化的檔案服務(wù)。

3.完善電子商務(wù)化管理之標(biāo)準(zhǔn)。

“沒有規(guī)矩、不成方圓”，制定和實(shí)施檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是實(shí)現(xiàn)高校檔案電子商務(wù)化管理的基礎(chǔ)，是提高工作質(zhì)量和效益的前提，是實(shí)現(xiàn)資源交流和信息共享的保證。高校檔案電子商務(wù)化管理過程中，要購置標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，接口通用，性能配套的硬件設(shè)備，確保新舊設(shè)備、接口管理的延續(xù)性和通用性。積極完善檔案電子商務(wù)化管理制度，確保檔案的整理鑒別、信息輸入、分類歸檔、遷移保管、使用查詢都有完善的規(guī)章制度，明確不同類型電子文件的存儲(chǔ)格式，為檔案的電子商務(wù)化管理奠定良好基礎(chǔ)。設(shè)計(jì)檔案管理軟件時(shí)，要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、注重長(zhǎng)遠(yuǎn)、細(xì)化功能，確保電子檔案在不同軟件、系統(tǒng)之間的通用性。各高校、院系之間要加強(qiáng)合作、分享經(jīng)驗(yàn)、互通信息、共享資源，避免不必要的重復(fù)勞動(dòng)，充分發(fā)揮檔案對(duì)科研、教育、管理的促進(jìn)作用。

篇（10）

隨著我國(guó)信息化時(shí)代的到來，信息技術(shù)被應(yīng)用到社會(huì)的各行各業(yè)，檔案管理在信息化的沖擊下同樣發(fā)生著深刻的變革。其中較為明顯的變化便是電子檔案的產(chǎn)生與應(yīng)用，相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的出現(xiàn)在給檔案管理工作帶來了便利的同時(shí)，也給其帶來了巨大的挑戰(zhàn)。通過對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別和共性問題的研究，有利于檔案管理人員更好的了解二者之間的相互關(guān)系，進(jìn)一步提升信息時(shí)代下電子檔案管理的能力和水平。

一、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

（一）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔方式不同。相對(duì)于傳統(tǒng)檔案歸檔時(shí)的手工作業(yè)，電子檔案在進(jìn)行歸檔時(shí)主要依托信息技術(shù)，采用電子編碼的形式分門別類的將檔案信息進(jìn)行歸檔。電子檔案在編輯的過程中，可實(shí)現(xiàn)無痕編輯，保障了電子檔案的條理性和完整性。同時(shí)，由于是無痕編輯，其中的很多重要信息即便是被修改或刪除也難以被發(fā)現(xiàn)，進(jìn)而使得電子檔案的真實(shí)性難以保障。有鑒于此，檔案管理人員在進(jìn)行檔案信息的編輯過程中，應(yīng)特別注意數(shù)字簽名和信息認(rèn)證，切實(shí)做好相應(yīng)的加密保護(hù)工作，防止電子檔案信息被篡改或刪除。

（二）電子檔案和傳統(tǒng)檔案的保管方式不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管存在著很多的風(fēng)險(xiǎn)，如受潮、蟲蛀、殘缺等。而且，紙質(zhì)檔案的物理性存在使得其在保管的過程中要占用很大的空間，耗費(fèi)大量的人力、財(cái)力，給檔案管理工作造成了很大的不便。而電子檔案的出現(xiàn)從根本上解決了這一問題，它以一種虛擬的存在形式進(jìn)行保管，通過對(duì)信息的數(shù)字編制和存儲(chǔ)，使得檔案管理工作變得輕松、便捷，而且?guī)缀跏懿坏轿锢硇該p害，極大的降低了電子檔案保管的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)然，任何事物都具有兩面性，電子檔案保管的這一優(yōu)勢(shì)在另一角度上看很可能演變成一項(xiàng)劣勢(shì)。由于當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，流媒體和存儲(chǔ)介質(zhì)日新月異，檔案存儲(chǔ)的載體會(huì)隨著技術(shù)革新而出現(xiàn)老化，給電子檔案的可讀性產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。鑒于此，檔案管理人員應(yīng)在電子檔案信息編制的同時(shí)，打印一份紙質(zhì)檔案一起保持，最大限度的降低電子檔案文件信息資源損失的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)部門應(yīng)與文件信息生成部門加強(qiáng)溝通，統(tǒng)一文件信息格式，增強(qiáng)文件信息的可讀性。

（三）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的查詢方式不同。傳統(tǒng)的檔案信息查詢時(shí)需要人工查找，該項(xiàng)工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力查詢難度較大。而且，由于是對(duì)原件信息內(nèi)容的查詢很可能影響相關(guān)的其他工作的開展。電子檔案有效的解決了這一問題，由于事先對(duì)檔案信息進(jìn)行了編輯、注冊(cè)、登記等工作，在對(duì)具體信息的查詢過程中只需要錄入時(shí)，生成一個(gè)固定的編碼或解碼便可使用，極大的節(jié)約了檔案查詢工作的人力和財(cái)力。而且，電子檔案的查詢?cè)趯?shí)現(xiàn)錄用后與原載體不產(chǎn)生任何關(guān)系，不會(huì)造成原信息載體的物理損耗。電子檔案的共享性強(qiáng)，不會(huì)因?yàn)橐环綄?duì)檔案的查詢、使用而影響其他方工作的開展。

二、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共性

（一）檔案管理信息的完備性一致。無論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)檔案管理，對(duì)檔案管理信息的完備性要求都是一致的。傳統(tǒng)檔案信息在收集、整理、保管的過程中都需要信息的完備、真實(shí)。電子檔案管理更是如此，電子檔案信息并非自動(dòng)生成的，它是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息為基礎(chǔ)的，只不過是將信息載體由紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)化為虛擬網(wǎng)絡(luò)，其內(nèi)容在轉(zhuǎn)換的過程中并未發(fā)生變化。而且，電子檔案信息的完備性和真實(shí)性即便是在生成之后，仍然需要原始的紙質(zhì)檔案進(jìn)行相互印證。因此，檔案管理人員在做好電子檔案信息的管理的同時(shí)，還應(yīng)注重傳統(tǒng)檔案管理工作開展。做好館藏紙質(zhì)檔案的保存、管理工作，在電子檔案信息缺乏法律憑證效力的情況下，應(yīng)充分發(fā)揮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)和保障功能。

（二）檔案管理的基本原理相通。電子檔案管理是建立在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)之上的，二者在檔案管理的基本原理方面是相通的。電子檔案管理不過是利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理數(shù)字化、虛擬化，而其中所蘊(yùn)含的管理理論仍未發(fā)生變化。如《中華人民共和國(guó)檔案法》中所確立的“同一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則”、“維護(hù)檔案完整與安全原則”和“便于社會(huì)各方利用原則”不僅在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中被嚴(yán)格遵循，即便是在電子檔案管理工作中也是如此。電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的精神內(nèi)核并未發(fā)生變質(zhì)，所改變的只不過是管理的具體形式和手段，其中的基本工作原理是相融相通的。