序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理的基本要求范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

關(guān)鍵詞：檔案管理；收集整理；分析

相關(guān)部門可以采取諸多手段將檔案收集管理質(zhì)量加以提升，然而從當(dāng)前的發(fā)展形勢來看，加大宣傳力度，增強(qiáng)相關(guān)人員的意識，倘若不存在意識，那么久無法付出行動。不僅僅如此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)發(fā)揮出信息化技術(shù)的作用，并建立完善的管理系統(tǒng)，將責(zé)任制度落實到位，從而要求不同部門之間加以配合。

1 檔案收集整理的意義

一般情況下，做好檔案工作的手段存在諸多種，然而開展好檔案整理收集工作是關(guān)鍵所在。倘若不做好整理工作，那么檔案日后管理也會存在諸多不足之處。顯而易見的是，檔案收集整理工作是必要的。不僅僅如此，檔案收集整理的意義還表現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，相關(guān)部門在開展檔案收集整理工作的時候，一定要搜尋存在價值的信息。諸多信息的價值都是在前期整理工作中呈現(xiàn)出來的，依據(jù)這種信息來看，相關(guān)人員需要做好記錄工作，為今后檔案工作可以得到充分的利用提供重要的參考依據(jù)；第二，收集整理工作在檔案工作中扮演著重要的角色，倘若沒有收集整理工作，那么就不能形成檔案，這樣也會在某種程度上對檔案的最終形成帶來直接的影響。所以，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對收集整理工作引起高度重視；第三，收集整理工作在檔案管理中占有著重要的地位，由于檔案管理最基本的管理方法是對檔案進(jìn)行收集管理，相關(guān)人員在對檔案進(jìn)行收集管理的時候，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的分類、記錄等，所以相關(guān)人員一定要做好自己的本職工作，一定要提高收集整理水平。

2 提高檔案收集整理水平的對策

2.1 樹立檔案收集整理意識

當(dāng)前，仍然有諸多相關(guān)人員沒有對檔案收集整理的重要性引起必要的重視，從這些人口來講，收集整理工作并不僅僅代表著檔案管理的核心內(nèi)容，由于沒有投入很多的精力，這樣在有些時期，檔案收集整理制度不能發(fā)揮出充分的價值，如同擺設(shè)，這同樣是檔案收集整理質(zhì)量往往不是主要因素。而正是由于檔案收集整理工作不科學(xué)，致使存在價值的檔案信息資源出現(xiàn)流失的情況，從而在某種程度上對檔案管理事業(yè)帶來不利影響。所以，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加大對人員培養(yǎng)的力度，特別是相關(guān)人員一定要對收集整理知識做到熟練掌握，只有這樣才可以促使檔案收集整理工作達(dá)到規(guī)范化的效果。

2.2 完善檔案收集整理體系、注重突出網(wǎng)絡(luò)

不同部門之間需要依據(jù)本身的檔案管理系統(tǒng)，并依據(jù)具體組織結(jié)構(gòu)設(shè)置的具體狀況開展好檔案收集整理系統(tǒng)的建立，而在實際構(gòu)建的時候，需要傾向于網(wǎng)絡(luò)，在基于網(wǎng)絡(luò)的時代下，促使檔案收集整理工作面臨著更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，而網(wǎng)絡(luò)管理形式可以滿足相關(guān)需要。確保檔案收集整理系統(tǒng)不管是在哪一個環(huán)節(jié)都可以做到有人負(fù)責(zé)有人配合。

2.3 建立和健全管理制度，落實責(zé)任部門

檔案收集工作既要加強(qiáng)宣傳工作，通過多種渠道、多種形成、各種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規(guī)，增強(qiáng)全員的檔案管理意識，使其自覺的配合好文件資料的收集和歸檔工作，又要制定出一系列的規(guī)章制度，為確保檔案資料收集的齊全性、完整性，必須建立嚴(yán)格的制度，制定檔案移交歸檔制度，明確檔案歸檔范圍、內(nèi)容及時間；制定電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理、檔案崗位規(guī)范和責(zé)任落實等制度。

2.4 積極主動上門收集，提高歸檔率

檔案收集工作除了建立健全檔案資料的收集歸檔制度，取得領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”即腦勤、手勤、腳勤，愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)。檔案員應(yīng)根據(jù)檔案資料來源廣，范圍大的特點(diǎn)，不厭其煩主動上門，跟蹤收集。對于個別不按規(guī)定移交的部門，檔案員只要有耐心，經(jīng)常上門催交，與他們溝通，往往都能收到效果。

2.5 提高服務(wù)質(zhì)量，改變以往被動服務(wù)的局面

檔案室是檔案的管理者，同時也是檔案利用者的服務(wù)者。檔案管理員要從思想上樹立高度的服務(wù)觀念，克服“守攤式”的被動服務(wù)觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現(xiàn)代化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大，傳遞速度快的優(yōu)勢，實F檔案資源共享。加強(qiáng)編研工作，檔案員應(yīng)熟悉室藏檔案情況，通過對檔案分析研究，對檔案存在的大量信息進(jìn)行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟，編印成各種檔案參考資料，使利用者充分意識到檔案的價值和重要性。要從實際出發(fā)，有針對性的編制必要的檢索工具，為單位的安全生產(chǎn)提供服務(wù)。

2.6 制定檔案職業(yè)道德規(guī)范，提高從業(yè)者的道德水準(zhǔn)

當(dāng)前科學(xué)理性的發(fā)展對檔案從業(yè)者的職業(yè)活動與職業(yè)行為有了新的要求，職業(yè)行為規(guī)范化和理性化，因而，建立一種規(guī)則性的職業(yè)道德體系就成為各行業(yè)的迫切需要。為使檔案職業(yè)道德在從業(yè)者活動與職業(yè)行為中得以落實，檔案部門通常要通過制定規(guī)章、制度、守則等紀(jì)律來約束從業(yè)者。這些條款告訴從業(yè)者哪些行為符合職業(yè)道德，哪些行為不符合職業(yè)道德，同時會說明違反這些規(guī)定將帶來的負(fù)面影響或?qū)⒔o予失職者的處罰措施。在這里除了考慮將外在的檔案職業(yè)道德規(guī)范強(qiáng)制性地灌輸?shù)綇臉I(yè)者的職業(yè)活動中外，還應(yīng)當(dāng)關(guān)注檔案職業(yè)人員的內(nèi)心需要：他們不僅僅是單調(diào)枯燥的“辦公室+庫房”的生活，他們也需要融入社會各行各業(yè)的建設(shè)中，職業(yè)的價值要在與社會的交往過程中體現(xiàn)，一旦從業(yè)者的社會滿足感建立起來，他就能看到所從事的檔案職業(yè)的價值，并能自覺遵守各項規(guī)章制度。

結(jié)束語

通過以上內(nèi)容的論述，可以得知：管好檔案工作的手段不只是一種，收集整理是一定要使用到的手段之一，由于作為基礎(chǔ)性工作，檔案資源僅僅需要前期的收集整理才可以進(jìn)行歸檔工作，要不然就會出現(xiàn)零散的信息，建立不了完整的檔案。檔案管理工作簡單的說是源于檔案收集工作，檔案收集管理質(zhì)量會對相關(guān)機(jī)構(gòu)帶來直接的影響，這樣就要求相關(guān)部門需要對檔案收集管理工作引起必要的重視，從而推動檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]楊曉玲.從印章檔案的特點(diǎn)解讀印章檔案收集難的問題[A].行與知――社會主義文化大發(fā)展大繁榮中的檔案工作[C].2012.

[2]張慶香.也談檔案收集[A].信息社會檔案學(xué)理論與實踐[C].2006.

篇（2）

我國的人事檔案管理部門是建立在計劃經(jīng)濟(jì)體制下的,很多的人事檔案管理都是由用人單位來保管的.隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的建立和改革，流動人口越來越多，很多的單位與個人都不了解人事檔案的基本內(nèi)容，出現(xiàn)了多人管理的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在兩個方面：第一，分散保管.有的人事檔案保存在過去的單位.有的人事檔案保存在當(dāng)前的單位，有的人事檔案保存在人才交流部門，甚至有的還保存在個人手上，造成一個單位內(nèi)的人事檔案處在分散保管的形式.第二，混亂保管.很多單位的人事檔案不僅隸屬于組織、人事、勞動等部門，還隸屬于很多無權(quán)保管的部門，導(dǎo)致多人管理的現(xiàn)象.這種人事檔案管理的方法不僅阻礙了人事檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展，影響其真實與權(quán)威性，還阻礙了人才的流動與人力資源的配置.

1.2檔隨人走

目前我國的人事檔案大多數(shù)呈現(xiàn)檔隨人走的現(xiàn)象,而這樣現(xiàn)象并不能夠適應(yīng)現(xiàn)階段市場經(jīng)濟(jì)對人事檔案的基本要求，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的進(jìn)步，不利于人事檔案的開發(fā)與利用.當(dāng)隨人走的管理方式，造成大部分的人事檔案散布于社會的每一個角落.嚴(yán)重影響了人事檔案工作的前進(jìn)方向和發(fā)展.

1.3封閉式管理

目前我國的人事檔案管理的透明度問題受到了很多人的關(guān)注與重視，很多媒體也相繼報道出了一些因人事檔案的不透明而對當(dāng)事人的利益造成損害的案例，這一問題的出項，說明了改革人事檔案管理的必要性.人事檔案是對當(dāng)事人的個人經(jīng)歷、工作能力和誠信情況的真實歷史記錄，因此人事檔案應(yīng)公開化、透明化，若人事檔案過于保密，使得公民對人事檔案有一定的畏懼感，會嚴(yán)重阻礙了人事檔案的開發(fā)與利用.

1.4手段落后

隨著科學(xué)技術(shù)的基部與發(fā)展，我國的人事檔案在在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的推動下,手段明顯落后，并不適合現(xiàn)代化技術(shù)的需求.部分的單位雖然也在運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行管理，但其軟件的開發(fā)達(dá)不到要求，人事檔案管理職員的素質(zhì)不高，很難熟練使用計算機(jī)，造成人事檔案管理的發(fā)展并沒有實質(zhì)性的突破，多數(shù)還是手工運(yùn)行，只是進(jìn)行簡單的分類，且操作不便，效率低.有的單位只是用計算機(jī)進(jìn)行存儲或是檢索，且存儲量較少，實用性差，對檢索利用的管理有一定的影響，達(dá)不到現(xiàn)代化的科學(xué)、合理、系統(tǒng)化的管理.

1.5材料、信息不真實

用人單位的人事檔案信息內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，是人事檔案部門對人事檔案管理的基本要求，但在實際生活中存在很多的不足，如員工的人事檔案必備資料不完整，包括畢業(yè)證書、技能證書等，很多重要的信息找不到，甚至出現(xiàn)鑒別錯誤的問題，將一些手續(xù)不全或是有問題的信息進(jìn)行歸檔，嚴(yán)重影響了人事檔案管理信息的真實性.還有的單位對員工的人事檔案信息沒有及時整理并歸檔，造成人事檔案管理的混亂，甚至有的單位并沒有配套的基礎(chǔ)設(shè)備，且人事檔案資料隨意放置，且管理環(huán)境較為復(fù)雜.很多的單位不重視人事檔案管理工作，制度不嚴(yán)謹(jǐn)，執(zhí)行力度不足，人事檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出或是查看都不按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，嚴(yán)重違反了法律法規(guī).

1.6素質(zhì)低

隨著人力資源管理的不斷加強(qiáng)，其管理手段也得到了進(jìn)一步的改革和調(diào)整，對管理人員的知識、專業(yè)化等提出了更高的要求.但實際與要求之間存在著很大的差距與不足，如管理人員的配備比不足，出現(xiàn)了兼職管理或是無人管理的現(xiàn)象，人事檔案管理人員的素質(zhì)低，沒有原則性，對人事檔案的認(rèn)識不足，缺少奉獻(xiàn)的精神，整體的素質(zhì)低.

2改革與創(chuàng)新

單位的決策人員需要高度重視人事檔案管理的工作，全面掌握檔案管理的基本要求.只有最高領(lǐng)導(dǎo)層高度重視其管理工作，各部門才會主動參與到人事檔案管理工作，表現(xiàn)出員工對人事檔案管理工作的積極性，人事檔案管理人員應(yīng)真實詳細(xì)的記錄員工工作能力和特長興趣等一些基本內(nèi)容，尤其是職員在單位的工作表現(xiàn)和誠信情況，這對當(dāng)事人的職業(yè)生涯有很大的影響力，它能夠正確判斷員工的人格品行，因此，單位要建立一個完善的人力資源管理制度，就需要從人事檔案管理的改革與創(chuàng)新做起[2].

2.1宣傳

綜合各企業(yè)或部門的人事檔案管理實際情況，利用各種手段對其加大宣傳力度，如廣告、報紙、電視或網(wǎng)絡(luò)等手段，確定人事檔案在今后工作中的作用和地位.采用宣傳的方法，使公民能夠正確認(rèn)識到：在市場經(jīng)濟(jì)條件下，不論是單位之間的競爭，還是部門之間的競爭，主要是進(jìn)行人才競爭.若單位或是部門忽視了人事檔案管理工作，或是不了解人事檔案所蘊(yùn)藏的人才信息內(nèi)容，就不會發(fā)現(xiàn)并使用人才，及不會在競爭中得到進(jìn)步和發(fā)展.想要增強(qiáng)干部人員的檔案意識，樹立法制、服務(wù)觀念，就要將人事檔案管理的工作加入到日常工作中，時時刻刻進(jìn)行記錄和把握每一個員工的工作表現(xiàn)和能力.

2.2體制

我國的人事檔案已經(jīng)由“單位檔案”向“社會檔案”的方向轉(zhuǎn)變，呈現(xiàn)出人事檔案管理工作的社會化的.因為長時間受到社會的計劃經(jīng)濟(jì)制度的約束，人們對人事檔案管理是國家的或是單位的傳統(tǒng)觀念比較根深蒂固，從上學(xué)到畢業(yè)工作，個人工作的選擇空間很小，造成人事檔案變成了單位檔案.隨著經(jīng)濟(jì)市場的發(fā)展，人的屬性也發(fā)生了實質(zhì)性的改變：人是屬于社會的而不是僅屬于某單位或地區(qū)的.只是在某時間，個人與部門簽有勞動合同法，存在著勞動關(guān)系，若接觸勞動關(guān)系，那么人就屬于社會，個人和社會的共同發(fā)展的主要條件是人才的流動，因此，切實實行社會化管理的人事檔案管理改革創(chuàng)新，是單位檔案到社會檔案最大轉(zhuǎn)變.人事檔案管理的制度應(yīng)以承諾將人事檔案信息與企業(yè)的勞動合同分開，才是發(fā)展個人流動的前提，才能實現(xiàn)社會化的人事檔案管理.

2.3政策

社會化的管理是人事檔案管理的目標(biāo)，但創(chuàng)新和決策的層次較高，且需要結(jié)合其他的社會創(chuàng)新改革才能夠?qū)崿F(xiàn)，不能獨(dú)自完成，因此，在加強(qiáng)人事檔案社會化的管理制度的前提下，要對其進(jìn)行政策創(chuàng)新.根據(jù)目前的社會發(fā)展形勢而言，確定各區(qū)域人事管理部門對相關(guān)的組織是否對具有人事檔案管理的資格很重要，并進(jìn)行年審制度，頒發(fā)證書.科學(xué)、合理性的規(guī)范人事檔案的信息，盡量少出現(xiàn)長久或是不合時宜的信息，樹立公開、公正的原則，將人事檔案進(jìn)行透明化，尊重公民的人事檔案知情權(quán)，把人事檔案當(dāng)作社會信息資料之一,使每一位公民都有維護(hù)個人檔案的權(quán)利.只有將人事檔案成為透明化，才能充保障人事檔案的當(dāng)事人合法權(quán)利.將行政執(zhí)法考核的內(nèi)容加上人事檔案管理歸類，加大考核力度，保證落實各項政策的制度.

2.4真實

人事檔案信息的真實性是對人事檔案的基本要求.人事檔案的真實性主要有兩個方面：第一，客觀性、完整性，這也是最基礎(chǔ)的真實性，人事檔案的客觀完整性，能滿足人事檔案管理人員對職員信息的管理和了解；第二，人事檔案特有的的特性，它不僅能體現(xiàn)人事檔案的價值，還能滿足人事檔案管理人員對職員的選擇和使用.真實性的前提與基礎(chǔ)是第一個方面，第二個方面是對第一個方面的補(bǔ)充和深化.如果人事檔案沒有客觀性與完整性，那么人事檔案就失去了它特有的基礎(chǔ)和權(quán)威；若人事檔案的信息沒有真實的特性就會失去它的存在價值和意義.只有這兩個方面相互依存，相互結(jié)合，才能體現(xiàn)檔案管理存在的必要性.人事檔案真實性管理是要求人事檔案管理人員需具有政策、責(zé)任和創(chuàng)新著三個方面的觀念，針對不同類型的管理人員,采用不同的歸檔制度，特別是能夠反映個人能力、素質(zhì)水平的資料.

2.5管理進(jìn)程

網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)的存在為現(xiàn)代化人事檔案的管理工作提供了便捷，人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，不僅可以進(jìn)行資源共享，加快檔案透明化的速度，方便當(dāng)事人的查看，還能真正的發(fā)揮人事檔案自身的功能與作用，更好的服務(wù)于單位.所以，人事檔案管理的改革可以實行人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，但人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的前提，是人事檔案要進(jìn)行的電子化.首先將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，即將人事檔案內(nèi)容輸入到計算機(jī)內(nèi)，利用電子化的方法建立個人信息系統(tǒng).其次在人事檔案電子化后進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化，在保證檔案信息保密的規(guī)定基礎(chǔ)上，利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，將人事檔案內(nèi)容進(jìn)行資源共享.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是新型的儲存檔案資料的方式，它能夠?qū)⒉煌瑓^(qū)域、單位或是載體的人事檔案的資料，用網(wǎng)絡(luò)化的方式保存下來，利用網(wǎng)絡(luò)形式將信息連接起來，不但能提高人事檔案信息的使用率，還是實現(xiàn)人事檔案信息共享的有效方法[3].

2.6素質(zhì)教育

對人事檔案管理人員的要求必須專業(yè)和知識化，因為這項工作已經(jīng)向向現(xiàn)代化和科學(xué)化的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變.因此不但提高了人事檔案管理人員的敬業(yè)精神與職業(yè)素養(yǎng)，還要求其工作人員必須能夠靈活使用并維護(hù)人事檔案當(dāng)事人的知情權(quán).人事檔案管理人員在工作中不能只聽上級的一面之詞，而隨意錄取或是刪掉某位人力資源管理人員，應(yīng)嚴(yán)格考核，通過競爭、擇優(yōu)錄取，選拔出真正的人才.此外，還應(yīng)對管理人員進(jìn)行相關(guān)的職業(yè)培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)，對今后的職位晉升或是福利待遇上加大關(guān)注力度.

篇（3）

【中圖分類號】R197.32 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-7526(2012)04-0293-01

血站是負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)血液的采集和保障臨床用血的公益性單位。近年來，隨著無償獻(xiàn)血事業(yè)的蓬勃發(fā)展，血站檔案管理工作的重要新也日益凸顯。特別是我站在2005年通過ISO2000質(zhì)量體系認(rèn)證后，血站獻(xiàn)血檔案管理的制度化、系統(tǒng)化也進(jìn)入了規(guī)范發(fā)展的軌道。同時，隨著血站計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的普及，也給獻(xiàn)血檔案管理的安全問題注入了新的特點(diǎn)和內(nèi)容。

1 基本要求

1.1 保障血液質(zhì)量安全：保障血液質(zhì)量安全是血站工作的最根本要求，血站在血液質(zhì)量安全方面不容出現(xiàn)任何閃失。獻(xiàn)血者檔案作為血站整個大質(zhì)量系統(tǒng)中的最起始階段，是關(guān)系血液全面質(zhì)量管理成敗的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。因此，獻(xiàn)血者檔案的完整、準(zhǔn)確，將成為考量整個采供血流程中“質(zhì)量第一”原則的最初保障。

1.2 保存獻(xiàn)血過程的記錄 ：目前階段，醫(yī)患矛盾日漸突出，各類醫(yī)療糾紛層出不窮，作為醫(yī)療衛(wèi)生單位的血站也勢必?zé)o法避免的面臨醫(yī)患沖突的危險。隨著人們法律知識不斷充實和自我保護(hù)意識的增強(qiáng)，以及醫(yī)療糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實施，血站在糾紛中如何免責(zé)是一個非?，F(xiàn)實的問題，一份完整、翔實、準(zhǔn)確的獻(xiàn)血者檔案必將成為分辨各方責(zé)任的重要依據(jù)依。獻(xiàn)血者檔案中各項紀(jì)錄的原始真實及可追溯性與見證性具有長期甚至永久性的保存價值。

1.3 篩選安全血源的依據(jù)：從經(jīng)血液傳播性疾病的低危人群中采集血液是保證獻(xiàn)血者、受血者身體健康的基本要求，獻(xiàn)血者檔案的各項記錄將有助于從中篩選出健康合格，適于多次獻(xiàn)血的安全血源，也有助于及時掌握獻(xiàn)血者的身體狀況，以便于為其選擇最佳獻(xiàn)血周期提供依據(jù)。

2 獻(xiàn)血檔案材料歸檔范圍

獻(xiàn)血者檔案的歸檔范圍應(yīng)包含整個無償獻(xiàn)血的過程，即從體檢化驗獻(xiàn)血直到血液用于臨床的過程。這其中包括了血站工作中的主要業(yè)務(wù)科室，應(yīng)歸檔的獻(xiàn)血者檔案材料包括：無償獻(xiàn)血健康征詢表（包括獻(xiàn)血者姓名、證件號碼、從事職業(yè)、聯(lián)系方式等基本情況）、體檢記錄、采血記錄、檢驗記錄、成分制備記錄、入庫出庫記錄，血液運(yùn)輸記錄、各環(huán)節(jié)質(zhì)控等。

3 如何管理獻(xiàn)血檔案

3.1 檔案管理人員基本要求：不僅要政治可靠、業(yè)務(wù)過硬、具有良好職業(yè)道德，還要不斷加強(qiáng)自我修養(yǎng),自覺地抵制來自各方面和各種形式的腐朽觀念、遵守職業(yè)道德,從黨和國家的利益出發(fā)做好檔案管理工作。作為血站的檔案管理人員，更要有一定的血液專業(yè)知識常識，能及時與相關(guān)科室溝通，為如何更完整的保存獻(xiàn)血檔案出謀劃策。

3.2 獻(xiàn)血檔案的正確采集是保障獻(xiàn)血檔案完整安全的前提，其具有環(huán)環(huán)相扣、分散處理、信息共享的特點(diǎn)。這就要求各相關(guān)科室人員各司其職，及時準(zhǔn)確的記錄整個過程。同時，需各科時間交接的各類原始檔案和數(shù)據(jù)信息要進(jìn)行核對，雙方確認(rèn)無誤后簽字交接。分層把關(guān)，相互約束，確保數(shù)據(jù)來源的準(zhǔn)確。

3.3 建立獻(xiàn)血檔案的歸檔和借閱制度，由檔案形成部門負(fù)責(zé)收集、整理后移交檔案室歸檔，并由檔案管理人員立卷。借閱時根據(jù)根據(jù)不同層次的借閱人員劃定不同的借閱范圍,對一些記錄有個人隱私的文檔或含保密信息的資料要進(jìn)行特別管理，確保不失密、不泄密及檔案的完好無損。

總之，要提高血站獻(xiàn)血檔案管理工作水平，還必須借助血站計算機(jī)信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的優(yōu)勢，以及相關(guān)工作人員共同的努力，以此使得檔案信息能夠被更好的利用，以提高檔案信息化和自動化管理水平，為血站管理提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

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關(guān)鍵詞：

電子檔案管理；基本要求；完善策略

實現(xiàn)檔案的信息化管理，是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢。但由于我國電子檔案管理起步較晚，在電子檔案管理中經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題。這些問題嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量和檔案的調(diào)用效率。隨著電子檔案管理逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，如何在應(yīng)用電子檔案管理過程中，優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)，利用信息技術(shù)提高檔案管理工作的效率，已經(jīng)成為檔案管理領(lǐng)域亟需解決的問題。

1電子檔案管理的基本要求

1.1原始性

電子檔案不同于紙質(zhì)檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實變虛”致使“原始狀態(tài)”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲存的過程中，它既是原始的，又是復(fù)制的，它不同于紙質(zhì)檔案的原始性。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時必須保證電子檔案的原始性。

1.2真實性

電子檔案可被原樣復(fù)制，亦可在復(fù)印中變質(zhì)，而且被修改后不會留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯”的概率會高于傳統(tǒng)檔案。

1.3完整性

電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機(jī)構(gòu)不同，制言語主、發(fā)文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業(yè)不同，規(guī)格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同；由于專業(yè)技術(shù)水平不同，有關(guān)人員知識、技能、方法的標(biāo)準(zhǔn)亦有所不同。而且在基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)等領(lǐng)域，內(nèi)部文件、外來文件、審批文件、評審驗收文件，經(jīng)常處于滾動狀態(tài)，如不及時整理歸檔，可能會使信息資料失散，造成檔案不完整。

1.4安全性

電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問題，吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。

2電子檔案管理存在的問題

2.1原始性問題

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件的原始性比較容易界定，紙質(zhì)檔案的原始性能夠通過內(nèi)容、載體、形式表現(xiàn)出來，人們通過對字跡、印記和紙張材料的技術(shù)分析，便能夠判斷檔案的原始性。但電子檔案作為一種虛擬檔案，其本質(zhì)只是一組數(shù)據(jù)，基于二進(jìn)制生成的檔案數(shù)據(jù)在傳輸時不會發(fā)生任何變化，因此根本無法判斷文件的原始性信息。正因如此，電子檔案的原始性判斷成為了電子檔案管理工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，如何解決電子檔案管理中的原始性問題，顯然已經(jīng)成為制約電子檔案管理水平發(fā)展的關(guān)鍵問題。

2.2真實性問題

在電子檔案的管理工作中，必須將紙質(zhì)檔案通過處理技術(shù)處理為完整的電子檔案。在檔案轉(zhuǎn)錄過程中，極易由于轉(zhuǎn)錄人員的疏忽大意造成電子檔案失真。一旦電子檔案失真，檔案在使用過程中難以保證真實性，將會給資料參考人員以錯誤的判斷，從而影響檔案質(zhì)量。由于電子檔案儲存與數(shù)據(jù)庫中，由于電子文件的可更改和可修改性質(zhì)，也容易導(dǎo)致部分管理人員為了一己私利篡改電子檔案，使檔案的真實性出現(xiàn)問題。

2.3完整性問題

電子文件主要存儲與數(shù)據(jù)庫中，但當(dāng)遇到檔案需要調(diào)用時，則會從數(shù)據(jù)庫中通過拷貝流動到其他媒介中。如果在拷貝和復(fù)制過程中程序出現(xiàn)問題，或者設(shè)備出現(xiàn)故障，很容易導(dǎo)致電子檔案信息丟失。由于電子檔案的儲存介質(zhì)為電子設(shè)備，因而這些設(shè)備比較容易受到環(huán)境的影響，導(dǎo)致文件損壞，這也是影響電子檔案完整性的重要因素之一。

2.4安全性問題

網(wǎng)絡(luò)安全一直是我國在互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)和發(fā)展中的工作重點(diǎn)，但由于互聯(lián)網(wǎng)屬于公共信息分享平臺，盡管采取很多措施避免電子檔案受到黑客攻擊，但由于計算機(jī)病毒日新月異，很難保證數(shù)據(jù)在存儲和使用過程中不會受到安全威脅。一旦數(shù)據(jù)庫被黑客攻擊，數(shù)據(jù)庫中存儲的數(shù)據(jù)就會遭到黑客的篡改，影響數(shù)據(jù)的安全性，給珍貴的檔案帶來不可挽回的損失。

3電子檔案管理的完善策略

3.1電子檔案的形成制度要進(jìn)一步完善

在形成電子檔案的過程中，必須遵照國家規(guī)定的統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，對于不同媒體電子檔案的接收、存儲、參數(shù)指標(biāo)和載體形式加以規(guī)范。同時，對于電子檔案的背景信息和元數(shù)據(jù)也應(yīng)一同加以保存，以保證形成的電子檔案具有完整性。

3.2電子檔案要執(zhí)行更為科學(xué)的歸檔制度

要進(jìn)一步完善電子檔案的管理制度，歸檔制度的完善是必不可少的環(huán)節(jié)。歸檔是整個文檔管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，但是不同于紙質(zhì)檔案的是電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測檔案文件在相應(yīng)軟硬件環(huán)境下的有效性；檢查同電子檔案有關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件，以保證內(nèi)容和相關(guān)說明與描述的一致性；電子檔案機(jī)讀目錄及相關(guān)軟件、說明等也應(yīng)同時歸檔；電子檔案所使用的存儲載體是否符合要求。同時，檔案管理部門還要對電子檔案的歸檔時間、范圍及歸檔方式做出明確、細(xì)致的規(guī)定，以維護(hù)電子檔案在程序上的合法性與真實性。

3.3建立嚴(yán)格的保管制度

電子檔案歸檔后就需要一套嚴(yán)格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲載體的質(zhì)量關(guān)；其次，要規(guī)范存儲載體的保管條件，電子檔案的保管應(yīng)遠(yuǎn)離有害氣體與強(qiáng)磁場環(huán)境，并建立一個適合磁、光介質(zhì)保存的物理保管環(huán)境，同時保持良好的溫度、濕度環(huán)境；再次，加強(qiáng)計算機(jī)的病毒檢測，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護(hù)狀態(tài)。

3.4規(guī)范電子檔案的利用制度

規(guī)范電子檔案的利用制度，一是對利用過程的制度管理。檔案部門應(yīng)當(dāng)以自己的信息安全技術(shù)條件為依據(jù)，采取適宜的利用方式。在確保提供電子檔案信息完整、真實的基礎(chǔ)上，以電子檔案的密級為根據(jù)，進(jìn)行有效地分層次管理；二是對人員的制度管理。電子檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理者和電子檔案保管人員等。應(yīng)以他們各自的分工為依據(jù)，對其使用權(quán)限進(jìn)行合理的限制，可根據(jù)各種人員的身份、級別、層次及利用目的的差異判斷其可利用檔案信息的內(nèi)容，決定對其授權(quán)的范圍。

綜上所述，電子檔案管理作為現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展的必然方向，其技術(shù)應(yīng)用和發(fā)展影響著我國檔案管理水平的提高和檔案資料的利用效率。想要進(jìn)一步提高電子檔案管理水平，就要抓住電子檔案管理的基本要求，解決我國電子檔案管理工作中存在的問題，提高我國電子檔案管理的工作水平，在實現(xiàn)對檔案資料的數(shù)字化管理的同時，為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，為社會的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做貢獻(xiàn)。

作者：賈德鋒 單位：黑龍江慶安縣勤勞鎮(zhèn)農(nóng)牧業(yè)技術(shù)綜合服務(wù)中心

篇（5）

工程項目的檔案管理工作人員素質(zhì)不高，專業(yè)的檔案人員緊缺。建筑公司工程項目的文檔保管人員調(diào)動頻繁，有些職員剛熟悉工程文檔工作就被調(diào)走了，或是辭去文檔收集的工作。工程項目施工單位沒有專職檔案保管人員，各種資料由不同部門的人保管，在工程后期，有些資料簽字手續(xù)不完備，需要施工單位或監(jiān)理人員簽字，但是這些人很難短時間內(nèi)處理這些事情，延遲了工程文件、檔案整理時間。

（二）管理問題

工程項目的檔案部門長期以來屬于企業(yè)的邊緣部門，企業(yè)不愿意花高薪聘請專業(yè)的檔案管理工作人員，工程項目檔案管理工作發(fā)展進(jìn)度遲緩。建設(shè)單位對工程項目檔案的管理理念淡薄，認(rèn)為工程檔案無法為工程建設(shè)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。對工程項目檔案的管理僅局限在“被保管好、不丟失”層面，沒有充分認(rèn)識到工程檔案是工程建筑公司的重要信息資源、知識資源，能夠為公司創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的價值。

（三）技術(shù)問題

工程項目檔案是建設(shè)公司最寶貴的資源之一，但是當(dāng)前很多工程項目建設(shè)單位仍然以手工操作為主，只是簡單運(yùn)用office軟件進(jìn)行文檔輸入，工作效率低下，對相關(guān)數(shù)據(jù)的查找、分析困難重重，遠(yuǎn)不能滿足信息時代的要求，工程檔案管理的信息技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用已迫在眉睫。工程項目檔案管理不僅需要使用傳統(tǒng)的信息技術(shù)，也要逐步建立具備提供多層次、全方位的數(shù)據(jù)參考的統(tǒng)一平臺。

二、做好工程項目檔案管理的方法

（一）理順工程檔案各參與方的關(guān)系

工程項目檔案管理工作涉及多個單位和部門，做好這一工作必須理順工程檔案參與方之間的關(guān)系。建設(shè)單位要為工程項目的可行性研究準(zhǔn)備必要可靠的數(shù)據(jù)和資料，對招投標(biāo)文件、施工圖設(shè)計、工程監(jiān)理單位委托、工程驗收文件等準(zhǔn)備齊全，嚴(yán)格執(zhí)行，積極協(xié)調(diào)和設(shè)計單位、監(jiān)理單位與施工單位的關(guān)系以保證工程文件、檔。另外勘察、設(shè)計、施工、工程監(jiān)理單位都必須在其資質(zhì)等級許可的范圍內(nèi)承攬工程、開展工作。

（二）規(guī)范工程文件、檔案填寫的基本要求

工程項目檔案工作能否做到準(zhǔn)確與工程文檔填寫的基本要求及其責(zé)任是否明確直接相關(guān)。檔案是否完整是檔案價值能夠充分實現(xiàn)的前提條件。由于建筑行業(yè)的施工是一項長期、繁雜的過程，也是形成工程文件、檔案種類最多、數(shù)量最大的重要時期。工程項目文檔的管理必須明確各自的責(zé)任劃分，嚴(yán)格審核工作開展情況。

（三）建立工程項目檔案管理文化

建立工程項目組織文化可以從以下方面努力：培育良好的工作氛圍，提高組織向心力，明確崗位分工和職責(zé)，建立激勵約束機(jī)制，提高職員工作熱情，促使員工提升自我工作能力。充分重視挖掘工程檔案的價值，實時更新文檔，根據(jù)工程項目建設(shè)的進(jìn)程進(jìn)行跟蹤服務(wù)，定期、不定期地召開工程檔案管理和工程檔案信息資源開發(fā)會議，采取有力措施完善現(xiàn)有制度的不足。完善檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并加強(qiáng)維護(hù)，保證交流通暢。

篇（6）

想要采用科學(xué)化的管理手段，就需要改變傳統(tǒng)的管理思想，充分的認(rèn)識到傳統(tǒng)管理的不足，了解科學(xué)化管理的重要性，從而樹立起科學(xué)化檔案管理的觀念。只有管理理念轉(zhuǎn)變，才能從根本上進(jìn)行科學(xué)的檔案管理。采用科學(xué)化的管理，首先需要進(jìn)行一定的資金投入，進(jìn)行檔案室和管理設(shè)備的重建，并且開發(fā)使用軟件設(shè)備管理。加大檔案管理使用的設(shè)備和軟件投入，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，從而保證檔案管理的高效性。積極的開發(fā)檔案管理的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的自動化管理，從而節(jié)約檔案管理的時間。

（二）轉(zhuǎn)變管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理屬于館藏式管理，在管理中僅僅發(fā)揮了保存的作用，檔案的保密性非常好，只有在人動時才會進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)移，這種管理方式不使用于現(xiàn)代化的方案管理。在開展科學(xué)化的檔案管理時，需要加大對檔案的利用率，實現(xiàn)檔案資源的共享，提供用戶的查詢服務(wù)。檔案的管理不單單要進(jìn)行數(shù)量的管理，還要在質(zhì)量上有所見效，從而提升科學(xué)化檔案管理的水平。政府要加大力度支持科學(xué)化管理模式的運(yùn)用，在企業(yè)單位中加強(qiáng)計算機(jī)建設(shè)，發(fā)揮科學(xué)化管理的作用，充分的發(fā)揮檔案的存儲空間。

（三）提升管理人員素質(zhì)

提升科學(xué)化檔案管理水平的重要任務(wù)之一，就是提升管理人員的素質(zhì)。管理人員的素質(zhì)直接決定了管理的效果?，F(xiàn)代化的檔案管理任務(wù)重，管理程序復(fù)雜，需要檔案管理的人員具有優(yōu)秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科學(xué)化管理的技術(shù)等，比如利用計算機(jī)來整理檔案，對檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的分類和歸檔等。對于計算機(jī)的使用，管理人員也要熟練的掌握，比如軟件的終端使用、數(shù)據(jù)庫的錄入、數(shù)據(jù)庫的管理等，在進(jìn)行檔案管理時需要對管理人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)，提升其管理能力，從而促進(jìn)檔案科學(xué)化管理的發(fā)展。

（四）健全科學(xué)化檔案管理制度

每個單位的內(nèi)部都要建立適合本單位的管理制度，不斷的總結(jié)和完善制度，使得檔案管理制度健全。采用責(zé)任化制度，符合科學(xué)化檔案管理的基本要求。在管理中要明確管理人員的管理責(zé)任和任務(wù)，并且實行互相監(jiān)督，多方面的進(jìn)行檔案管理。在建立制度時需要以國家法律、政府要求作為基本的規(guī)范指導(dǎo)，嚴(yán)格的執(zhí)行管理制度，使得科學(xué)化的檔案管理順利發(fā)展。

篇（7）

專門檔案管理是人們?yōu)榱擞行У厥占⒓庸ず屠脤ｉT檔案數(shù)據(jù)和信息而進(jìn)行的一種社會活動。專門檔案管理的一般規(guī)則,是以檔案工作基本原則為指導(dǎo),充分考慮專門檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)以及專門檔案信息用戶的需要等方面的因素來設(shè)計的。我們社會的各個行業(yè)都有自己的“游戲規(guī)則 ”這個規(guī)則可以有效地約束和規(guī)范相關(guān)行為人從事某項工作活動的思想和行為,從而保證組織目標(biāo)或系統(tǒng)目標(biāo)的實現(xiàn)。

一 、前端控制規(guī)則

專門檔案是一種現(xiàn)實性很強(qiáng)的專業(yè)管理工具。它是有關(guān)專業(yè)管理系統(tǒng)建設(shè)與運(yùn)行的生命線。沒有專門檔案就沒有這些管理系統(tǒng)。為了建立一個良好的現(xiàn)代化的專業(yè)信息系統(tǒng)，我們不僅要充分利用各種現(xiàn)代信息技術(shù)和正確的開發(fā)方法，同時還要注意做好專門檔案的管理工作。

專門檔案的前端控制規(guī)則，是一種有效解決專門檔案質(zhì)量問題，保證其工具意義的必要思想和行為準(zhǔn)則。它要求做好以下幾方面的工作：

第一,參與專門文件和記錄的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。專門檔案的管理主體必須積極參與有關(guān)專業(yè)系統(tǒng)開發(fā)前的論證和設(shè)計工作，幫助系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)人員選擇和制定符合專門檔案管理要求的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

第二，參與專門文件和記錄的維護(hù)管理。專門檔案的管理主體必須積極參與專門文件和記錄的維護(hù)管理工作，監(jiān)督有關(guān)人員做好專門文件和記錄的修改工作，以便保證它們的質(zhì)量和利用價值，防止給日后的專業(yè)性活動造成混亂和損失。

第三，參與專門文件和記錄的跟蹤管理活動。我們應(yīng)當(dāng)把專門檔案的結(jié)果管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)檫^程管理模式，注意利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，監(jiān)控專門文件和記錄的形成過程、平時的存儲保存和加工整序過程、鑒選歸檔過程。

第四，參與專門文件和記錄的管理制度建設(shè)。一套專門文件和記錄的管理制度是有效實施專門檔案管理前端控制規(guī)則的必要保證，否則，前端控制活動就會流于形式。

二、連續(xù)性和整體性規(guī)則

專門檔案的管理是一個以實現(xiàn)特定的目標(biāo)而進(jìn)行的連續(xù)性整體活動過程。從事專門檔案管理必須要堅持連續(xù)性和整體性原則。

首先，根據(jù)本單位專門檔案的管理目標(biāo)設(shè)計連續(xù)性的整體工作方案。在專門檔案的管理實踐中，有關(guān)社會主體要根據(jù)自身的專門檔案的具體管理目標(biāo)，制定出相應(yīng)的專門文檔的管理方案，以便保證整個管理工作有序進(jìn)行，并保證專門檔案整體管理目標(biāo)的實現(xiàn)。但是，我們也在實踐中發(fā)現(xiàn)，一些單位的專門檔案管理卻選擇了相反的工作步驟，即先派一些專門檔案管理人員去學(xué)習(xí)有關(guān)單位的先進(jìn)的管理經(jīng)驗，然后再照搬過來，開展本單位的專門檔案管理方案的設(shè)計工作。誠然，學(xué)習(xí)其他單位的先進(jìn)管理經(jīng)驗和管理方案是無可厚非的，但是學(xué)習(xí)者應(yīng)當(dāng)知道所學(xué)到的那些專門檔案管理方案是有關(guān)單位根據(jù)自己的專門檔案管理目標(biāo)而設(shè)計的，而不是根據(jù)學(xué)習(xí)者所在的單位的管理目標(biāo)設(shè)計的。

其次,根據(jù)本單位專門檔案管理目標(biāo)的變動情況修正專門檔案的管理方案。專門檔案管理的連續(xù)性和整體性規(guī)則就是要求專門檔案的管理者根據(jù)管理目標(biāo)的變化情況，及時對專門檔案的管理方案作出相應(yīng)的調(diào)整和變革。

三、 安全性和效益性規(guī)則

專門檔案管理的安全性規(guī)則要求專門檔案的管理主體必須保證專門檔案的實體安全,保證專門檔案數(shù)據(jù)和信息的可存取性,保證專門檔案內(nèi)容的安全。保證專門檔案的實體安全是安全性規(guī)則的最基本要求。專門檔案的實體安全主要有兩個方面的含義，一是專門檔案的數(shù)量應(yīng)當(dāng)齊全完整，二是專門檔案應(yīng)當(dāng)是一個由專門文件和記錄構(gòu)成的有機(jī)體系。保證專門檔案數(shù)據(jù)和信息的可存取性，也是專門檔案管理安全性規(guī)則的一項重要要求。如果專門檔案的內(nèi)容數(shù)據(jù)和信息無法正常存取，那么它的可據(jù)性和可靠性就無法保證，所以在專門檔案的管理實踐中，必須采取相應(yīng)的措施，避免無法存取的“死文檔”的出現(xiàn)，保證專門檔案的內(nèi)容安全，主要涉及兩個方面的基本要求：一是保證需要控制使用的專門檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)和信息不被非法查閱或訪問，確保專門檔案的內(nèi)容不失密、不泄密：二是保證專門檔案的內(nèi)容不含有病毒。

專門檔案管理的效益性規(guī)則要求專門檔案的管理主體不要壓制專門檔案合理作用的發(fā)揮，不要使專門檔案這種寶貴資源閑置，同時要使投入和效益成正比，否則將會造成這種管理活動的效益低下。如果專門檔案的管理主體通過不適當(dāng)?shù)墓芾碇贫群凸芾矸绞?，限制和阻礙了專門檔案信息價值的實現(xiàn)，影響了其積極作用的發(fā)揮，那么就必然會造成專門檔案管理效益的低下，甚至無效益而言，并最終使這項管理活動失去存在的基礎(chǔ)和前提。

專門檔案的管理必須講求效益，檔案工作者應(yīng)當(dāng)通過創(chuàng)造性的勞動和智慧，為專門檔案價值的實現(xiàn)提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)條件。專門檔案管理還要注意投入和效益之間的關(guān)系，一旦發(fā)現(xiàn)我們的某種管理理念、管理方式、管理方法和手段的經(jīng)濟(jì)投入(包括人、財、物等方面的投入)不能達(dá)到預(yù)期的良好的管理效益時，就應(yīng)及時診斷，找出癥結(jié)，并采取切實的政改措施。那種追求時髦、不問效果的管理理念和管理方式，必須得到及時糾正，否則就會給國家、集體造成更大的損失。

篇（8）

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.125

[中圖分類號]R197.323 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）18-0-01

0 前 言

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療以及其他各項活動中形成的具有保存價值的各種文件、簿冊、圖表、錄音、錄像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄。檔案管理是醫(yī)院管理工作中一個重要組成部分。為適應(yīng)醫(yī)療體制的改革與衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，適應(yīng)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化與現(xiàn)代化的時代要求，當(dāng)前需要提高醫(yī)院管理者和職工對檔案管理工作重要性的認(rèn)識。因此，健全檔案管理制度以及培養(yǎng)檔案管理人才，合理開發(fā)利用現(xiàn)代科技技術(shù)是加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的有效措施。

醫(yī)院管理是一個龐大復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而檔案管理工作是其中的一個重要方面，加強(qiáng)醫(yī)院檔案的規(guī)范化、科學(xué)化，對醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展有著重要意義。本文通過分析當(dāng)前綜合性醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，指出檔案管理中存在的諸多問題，并闡述了加強(qiáng)綜合醫(yī)院檔案管理的措施。

1 綜合性醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.1 綜合性醫(yī)院的內(nèi)部情況

綜合性醫(yī)院是集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健于一體，并且為人民群眾提供醫(yī)療服務(wù)的機(jī)構(gòu)。綜合性醫(yī)院具有專業(yè)性、技術(shù)性、科室眾多、部門分散等特點(diǎn)，因此，勢必會出現(xiàn)檔案材料分散和其他問題，嚴(yán)重影響檔案管理工作以及醫(yī)院各項工作的正常運(yùn)行。

另外，由于醫(yī)院管理評審制度不完備，不少綜合性醫(yī)院檔案管理資料審查不合格，影響了科技檔案的系統(tǒng)保存和完整性。因此，必須實現(xiàn)醫(yī)院管理工作的評審標(biāo)準(zhǔn)化，采取有效手段解決問題。筆者認(rèn)為，綜合性醫(yī)院檔案管理者應(yīng)著重了解醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢，針對管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行合理有效地改革。

1.2 綜合性醫(yī)院檔案管理的情況

1.2.1 醫(yī)院管理者不夠重視檔案管理

一些醫(yī)院管理者只注重醫(yī)療技術(shù)與醫(yī)院的自身經(jīng)濟(jì)利益，往往忽視了醫(yī)院的檔案管理?，F(xiàn)今，很多管理者以應(yīng)付審查的心態(tài)對待醫(yī)院檔案管理工作，這樣不僅使檔案管理人員對工作缺乏積極性，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案內(nèi)容不完整、整理效率低等問題，而且也使醫(yī)院工作效率低下。

1.2.2 醫(yī)院檔案管理工作制度尚不完善及管理人員能力不高

我國醫(yī)院以國家對其具體要求為根據(jù)，詳細(xì)制定醫(yī)院的管理制度以及各部門工作人員的相關(guān)職責(zé)。但是其中涉及醫(yī)院檔案管理方面的制度標(biāo)準(zhǔn)很少，這就導(dǎo)致少部分醫(yī)院在對檔案管理工作人員目標(biāo)考核中，沒有檔案管理質(zhì)量這一項考核指標(biāo)。

另外，由于醫(yī)院管理者重視培養(yǎng)醫(yī)療技術(shù)人才，所以檔案管理工作人員較少獲得繼續(xù)教育培養(yǎng)的機(jī)會，因此他們在無法獲得學(xué)習(xí)檔案管理工作的知識和方法的基礎(chǔ)上，漸漸認(rèn)為檔案管理工作不重要，并出現(xiàn)工作不積極的現(xiàn)象，進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作處理效率低下，無法達(dá)到檔案管理工作的基本要求，使醫(yī)院正常工作無法有效規(guī)范地進(jìn)行。

1.2.3 現(xiàn)代化技術(shù)落后，檔案管理工作效率低

信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的趨勢，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普遍存在于人們的日常生活之中。在醫(yī)院中應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更有利于人們的生活，但有很多醫(yī)院還未建立完整的信息化管理系統(tǒng)，仍處于傳統(tǒng)手工檔案階段，由于沒有實現(xiàn)信息的資源共享，通過手工統(tǒng)計和抄寫很有可能出現(xiàn)錯誤，這都會影響檔案內(nèi)容的完整性。

2 綜合性醫(yī)院檔案管理的發(fā)展對策

2.1 提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)知

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作為檔案管理決策與督促者，其的重視與支持是做好檔案工作的關(guān)鍵。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)首先要深刻認(rèn)識到檔案管理的重要程度，根據(jù)醫(yī)院特色完善檔案管理制度并把其歸入醫(yī)院日常管理工作的范疇之內(nèi)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不僅從思想上要認(rèn)可，也要從行動上付諸行動，與其他醫(yī)院交流檔案管理經(jīng)驗，吸取精華，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范科學(xué)化發(fā)展。

2.2 引進(jìn)現(xiàn)代化的管理技術(shù)，提高檔案管理人員的素質(zhì)

應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，可以更工作人員便捷地查閱和有效利用整個醫(yī)院的檔案，不僅省時省力，而且提高了醫(yī)院工作的效率。這也是實現(xiàn)現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理的途徑之一。另外，醫(yī)院檔案管理者工作的科學(xué)規(guī)范進(jìn)行，需要檔案管理人員能力和水平的提高，需要其學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，掌控檔案管理的綜合技術(shù)。

2.3 建立信息一體化管理模式

醫(yī)院檔案動態(tài)管理的掌控需要信息一體化管理，建立各個醫(yī)院獨(dú)特的檔案檢索系統(tǒng)，合理制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案結(jié)構(gòu)清晰、內(nèi)容完整，系統(tǒng)明確地記錄、存檔，使檔案利用率得到提高。

3 結(jié) 語

由于醫(yī)院檔案管理工作對醫(yī)院的發(fā)展有著直接的影響。因此，只有加強(qiáng)檔案管理工作，保證信息內(nèi)容全面、使用方便，才能時刻為醫(yī)院管理者提供直接參考資料，幫助醫(yī)護(hù)人員、各個科室得到有效的信息。

主要參考文獻(xiàn)

篇（9）

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 072

[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0147- 02

0 引 言

檔案管理工作是油田勘探開發(fā)研究院的重要組成部分，也是油田勘探開發(fā)研究院工作的一項重要內(nèi)容，在油田勘探開發(fā)研究工作過程中，具有著不可或缺的作用，油田勘探開發(fā)研究院的檔案管理，促進(jìn)了油田勘探開發(fā)工作的發(fā)展。為了將檔案管理在油田勘探開發(fā)研究方面起到的作用得到更好的發(fā)揮，將油田勘探開發(fā)檔案的價值得到最大程度的實現(xiàn)，服務(wù)于油田勘探開發(fā)研究院的各項工作和發(fā)展，筆者將之與油田勘探開發(fā)研究院的實際工作進(jìn)行聯(lián)系，研究檔案管理工作的重要性。

1 油田檔案管理概述

油田檔案主要包含油田開發(fā)經(jīng)營生產(chǎn)中，構(gòu)成的原始記錄、行政文書、人事檔案和重要憑證等。油田檔案對油田發(fā)展方向來說，是一種無形的資產(chǎn)，因為油田檔案既將油田開發(fā)生產(chǎn)的過程進(jìn)行記錄，又可以將油田在各個時期的發(fā)展情況進(jìn)行縱向?qū)Ρ?。因此只有有效管理油田檔案，才可以提供油田勘探開發(fā)的參考。統(tǒng)計檔案、編目檔案、開發(fā)利用檔案、檢索檔案、保管檔案、整理檔案和檔案價值鑒定等步驟構(gòu)成了油田檔案管理的主要工作內(nèi)容。

在開發(fā)油田檔案的過程當(dāng)中，加工信息和輸出信息這兩項最基本的工作不可缺少。加工信息指的是交由填檔案目錄和文獻(xiàn)進(jìn)行收集和編制。而輸出信息則指的是，油田檔案的展示、出版、借出和閱覽。

要將油田檔案管理效率進(jìn)行提高，管理過程中就必須要遵守以下三個原則：

第一，使用現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)手段一體化管理油田檔案，使得檔案利用率得以提高。

第二，管理模式應(yīng)該根據(jù)市場環(huán)境變化進(jìn)行調(diào)整。這樣，檔案管理工作可以更好的服務(wù)發(fā)展油田的企業(yè)。

第三，同時使用分布式管理和集中管理兩種模式，在管理過程中要做到細(xì)致化，才能使得檔案管理工作的規(guī)范和高效獲得保證。

2 油田勘探開發(fā)研究院檔案管理工作的重要性

2.1 有利于檔案管理工作隊伍的加強(qiáng)

隨著油田企業(yè)生產(chǎn)建O的持續(xù)發(fā)展，也對油田勘探開發(fā)研究院的管理工作提出了更深層次、更高標(biāo)準(zhǔn)的要求。全力實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化的檔案管理工作，有必要將檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，在油田勘探開發(fā)研究院范圍內(nèi)進(jìn)行提高。所以，檔案管理人員要定期的接受油田勘探開發(fā)研究院領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案管理工作要達(dá)到精通的程度，打好檔案管理工作的基礎(chǔ)。與此同時，還要將檔案管理工作人員的政治素質(zhì)和覺悟進(jìn)行提高，檔案人員的保密教育進(jìn)行加強(qiáng)。這些工作的進(jìn)行都有利于檔案管理工作隊伍的加強(qiáng)，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)還可以持續(xù)提升。

2.2 有利于檔案資料的規(guī)范

檔案管理水平得到提高的前提和基礎(chǔ)條件是公文制作。在檔案資料制作的過程中，首先要選擇較好的公文用紙，尺寸規(guī)格幅度都要遵循統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。接下來，要統(tǒng)一排版的形式，合理的引用文字，規(guī)范使用字體，字跡一定要清楚。只有這樣進(jìn)行檔案管理的工作，才能達(dá)到油田勘探開發(fā)研究院和國家規(guī)定的要求。油田勘探開發(fā)研究院積極開展檔案管理工作，對于檔案資料的規(guī)范性有著提高作用。

2.3 有利于檔案管理體制改革

統(tǒng)一且集中地將油田各部門、各層次和各單位形成的全部檔案進(jìn)行管理，這是油田勘探開發(fā)研究院檔案管理工作的基本原則，也是將檔案工作做好的重要前提和基礎(chǔ)，更是檔案相關(guān)法律法規(guī)對于油田勘探開發(fā)研究院檔案管理工作的基本要求。所以，開展檔案管理工作，有助于目前檔案管理模式的改革，統(tǒng)一管理研究院內(nèi)各門類形成的檔案，將職責(zé)進(jìn)行明確，將崗位進(jìn)行分配，使得管理得到強(qiáng)化，促進(jìn)了檔案管理工作和檔案法律法規(guī)對油田勘探開發(fā)研究院檔案管理工作的相關(guān)要求達(dá)到符合，有利于檔案管理體制改革，將檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理的工作模式得到實現(xiàn)。

2.4 有利于檔案的收集和整理

檔案管理人員在檔案管理工作中的基本要求是將檔案資料整理工作和收集工作做好，檔案資料收集的方法和方式，是檔案管理人員必須掌握和精通的。全方位的檢查和監(jiān)督形成檔案的過程，檔案資料要保證從根源上全面準(zhǔn)確的收集，檔案管理工作只有這樣進(jìn)行，才能夠?qū)崿F(xiàn)比較優(yōu)秀的檔案準(zhǔn)確率、完整率和歸檔率。油田勘探開發(fā)研究院檔案管理工作的開展，有利于檔案的收集和整理，使得檔案資料的準(zhǔn)確度和完整度都得到了保障。

2.5 有利于提高檔案管理工作的重視程度

油田勘探開發(fā)研究院工作的基礎(chǔ)是檔案管理，各級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員要對檔案管理工作給予高度重視和支持，要有為職工負(fù)責(zé)、為油田行業(yè)發(fā)展負(fù)責(zé)和為歷史負(fù)責(zé)的責(zé)任感和使命感。對檔案管理工作的開展和進(jìn)行要做到切實的增強(qiáng)，重視和投入檔案管理工作，對于檔案管理工作中的問題，要及時的進(jìn)行充分的研究并解決，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，使得檔案管理工作可以順利的進(jìn)行。與此同時，對檔案管理工作的資金投入要到位，檔案管理工作的相關(guān)硬件要及時進(jìn)行改善，完備齊全的物質(zhì)條件是檔案管理工作進(jìn)行的重要條件之一。油田勘探開發(fā)研究院進(jìn)行檔案管理工作，有利于提高檔案管理工作的重視程度。

3 結(jié) 語

綜上所述，做好油田勘探開發(fā)研究院的檔案管理工作，有利于檔案資料的規(guī)范、檔案管理工作隊伍加強(qiáng)、檔案管理體制改革、檔案的收集和整理。所以，在日常工作中，對于檔案管理工作存在的不足要及時進(jìn)行注意，采用相應(yīng)的措施積極的進(jìn)行改善。除此之外，管理油田檔案還要采取多種綜合的方法，對當(dāng)前的檔案管理經(jīng)驗和方法進(jìn)行不斷的總結(jié)和有效持續(xù)的創(chuàng)新，使得油田檔案信息的作用得到應(yīng)有的發(fā)揮。

主要參考文獻(xiàn)

篇（10）

所謂的檔案信息化就是指在國家檔案行政管理部門的規(guī)劃管理指導(dǎo)下，將現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等應(yīng)用到檔案管理實踐活動中去，實現(xiàn)對檔案信息資源的處理、管理以及開發(fā)和利用等服務(wù)項目的過程，它是一個由以檔案實體保管向檔案實體數(shù)字信息化服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，是信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理模式的融合，符合當(dāng)前我國檔案信息化建設(shè)的根本目標(biāo)?，F(xiàn)階段，我國檔案信息化建設(shè)是以國家檔案行政管理部門規(guī)劃組織為基礎(chǔ)，通過對現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，推動檔案信息上網(wǎng)的進(jìn)程，實現(xiàn)檔案信息資源最優(yōu)化利用。

一、述當(dāng)前在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的特點(diǎn)

（一）網(wǎng)絡(luò)檔案管理過程中注重雙向收集、利用和交流

網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式在實際的應(yīng)用過程中具有一定的優(yōu)勢，其主要表現(xiàn)在以下幾個方面。首先用戶在使用過程中可以對查詢材料的完整性進(jìn)行識別，一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失或者存在問題，用戶會主動向相關(guān)的檔案管理部分進(jìn)行上報，而檔案材料形成部分部門也會及時的完善材料，以滿足客戶的需要。其次檔案工作人員也可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來了解和掌握用戶在使用過程中的需求，進(jìn)而結(jié)合用戶的需求來不斷完善檔案材料內(nèi)容，同時檔案工作人員也可以通過對用戶意見的分析來制定針對性檔案信息管理措施。

（二）網(wǎng)絡(luò)檔案管理對立卷部門和用戶在使用檔案信息資源過程中的協(xié)作性要求較高

在網(wǎng)絡(luò)檔案管理以及資源利用過程中，各個相關(guān)部門地理位置比較分散，但是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用卻又將這些部門緊緊的聯(lián)系在一起，實現(xiàn)了“面對面”交流和辦公，形成了一個網(wǎng)絡(luò)化的統(tǒng)一整體。基于此，各立卷部門在進(jìn)行信息采集、錄入和維護(hù)的過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與相關(guān)檔案管理部門和用戶等之間的合作和交流。

（三）網(wǎng)絡(luò)檔案管理可以為公眾提供及時的信息查詢服務(wù)

所有檔案管理工作的最終目的就是實現(xiàn)利用價值，尤其是在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，人們對信息的要求越來越高，社會對信息的需求量也在不斷的提升，這就要求網(wǎng)絡(luò)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與檔案信息用戶之間形成良好合作的關(guān)系，滿足其對檔案信息的要求。傳統(tǒng)檔案管理模式在實際應(yīng)用中存在著一定的缺陷，例如在次年6月以前，文書檔案歸檔工作才能完成，從這可以看出整個檔案整理、立卷以及移交的時間周期比較長，且立卷部門的工作量也比較大，而在這期間將無法為用戶提供更加快捷和方便的檔案查閱服務(wù)，從而影響了檔案信息有效的利用。網(wǎng)絡(luò)檔案管理則不同，它可以實現(xiàn)信息利用和檔案整理工作同步進(jìn)行的目標(biāo)，例如用戶在進(jìn)行檔案查閱時，在檢索入口輸入要查詢的檔案信息關(guān)鍵詞，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就是將有關(guān)的全部信息顯示出來。

二、探究在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的途徑

（一）建立數(shù)字檔案館

數(shù)字檔案館以現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用為依托，通過數(shù)字化手段的應(yīng)用，實現(xiàn)數(shù)字檔案信息的收集和管理，為超大規(guī)模、分布式檔案信息資源數(shù)字系統(tǒng)的建立提供了基礎(chǔ)。在數(shù)字檔案館建立之前，研究人員對電子檔案館、數(shù)字化檔案館以及無墻檔案館等進(jìn)行了分析和研究，以尋求檔案信息化的發(fā)展方向。其中電子檔案館是以電子媒介承載檔案信息為基礎(chǔ)，它更為注重單個檔案館對檔案信息資源的服務(wù)；而無墻檔案館則是通過電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檢索功能，實現(xiàn)對多個檔案館數(shù)字化館藏的信息檢索，它在使用過程中更加注重檔案信息的廣泛性，同時網(wǎng)絡(luò)傳輸功能在其應(yīng)用中也具有十分重要的作用。數(shù)字化檔案館與兩者都存在著一定的差異，其更加注重館藏的數(shù)字化，它在收集檔案信息的過程中，一方面可以是經(jīng)數(shù)字化處理過的傳統(tǒng)檔案信息，另一方面也可以是通過計算機(jī)系統(tǒng)處理后形成的檔案，這些也是數(shù)字檔案館建設(shè)的必要條件。作為一種科技含量高的數(shù)字檔案系統(tǒng)―數(shù)字檔案館是當(dāng)前檔案信息組織的基本模式，通過模擬整個技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)了館藏檔案數(shù)字化的基本目標(biāo)。另外在接受檔案文件數(shù)據(jù)的過程中，可以實現(xiàn)文化流轉(zhuǎn)的自動化管理；利用大數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，實現(xiàn)了不同檔案館數(shù)字化館藏的網(wǎng)絡(luò)連接。

（二）創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

以服務(wù)對象和范圍為參考，可以將檔案網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)建設(shè)分為兩個層次，即內(nèi)網(wǎng)和公眾網(wǎng)。而在信息化檔案建設(shè)過程中應(yīng)當(dāng)將兩種層次的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行物理隔離，保障其應(yīng)用過程中的相對獨(dú)立性。首先，所謂的內(nèi)網(wǎng)就是指以支持內(nèi)部服務(wù)的館內(nèi)網(wǎng)，它的主要工作內(nèi)容有以下幾點(diǎn)。第一，對采集檔案信息、系統(tǒng)處理完成的檔案信息等進(jìn)行進(jìn)一步的組織和存儲；第二，直接想內(nèi)網(wǎng)用戶有關(guān)信息，并未其提供相關(guān)的服務(wù)，如檢索、演示等；第三，為內(nèi)部日常辦公提供支持；第四，為政府網(wǎng)和公共網(wǎng)提供一定的檔案信息資源；第五，對網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)信息以及用戶等進(jìn)行有效的管理。其次，所謂的外網(wǎng)就是指以服務(wù)大眾為基礎(chǔ)的公眾網(wǎng)，其工作內(nèi)容主要包括檔案信息的采集、向互聯(lián)網(wǎng)用戶提供服務(wù)以及對網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)等進(jìn)行維護(hù)和管理。

三、結(jié)語

綜上所述，在我國信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，如何在檔案管理領(lǐng)域中加以利用是當(dāng)下檔案管理研究過程中應(yīng)當(dāng)思考的問題，而這也符合當(dāng)下我國信息化建設(shè)的基本要求，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為依托，實現(xiàn)檔案信息資源工程建設(shè)，為檔案信息資源最佳化利用目標(biāo)的實現(xiàn)打下了堅實的基礎(chǔ)，同時也在一定程度上推動了我國的檔案資源數(shù)字化發(fā)展和進(jìn)步。

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