序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]一篇高校檔案管理流程研究范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

檔案統(tǒng)計(jì)是檔案工作的收尾環(huán)節(jié)，對(duì)于檔案管理的完整性至關(guān)重要，同樣它也是檔案信息化的重要來源。潘軼認(rèn)為，檔案統(tǒng)計(jì)工作是以表冊、數(shù)字等形式揭示檔案和檔案工作有關(guān)情況的檔案業(yè)務(wù)工作，是了解和掌握檔案工作情況及規(guī)模的基本手段和科學(xué)決策的重要依據(jù)，是檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作[1]。因此，做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，有利于提高檔案工作效率，提升檔案工作水平。

一、問題的提出

清點(diǎn)庫存并上報(bào)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是檔案部門每年必做的工作，有利于上級(jí)部門掌握基層檔案管理情況和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也有利于檔案部門總結(jié)當(dāng)年工作并規(guī)劃第二年工作。在筆者從事檔案管理工作的十四年中，前三年都采用近三周的時(shí)間，通過入庫逐冊盤點(diǎn)、逐項(xiàng)記錄，最后列表、填數(shù)、校對(duì)的方法進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作，這樣做不僅耗時(shí)間還容易出錯(cuò)。筆者思考，年終館藏檔案的變化是一年中檔案接收、征集工作的最終結(jié)果，那么能不能找到一套方法將統(tǒng)計(jì)工作分散到日常的檔案收集和整理工作中，既提高了準(zhǔn)確率又能詳細(xì)記錄每次檔案接收、征集的情況，以備后查。

二、對(duì)“三個(gè)表格”的闡釋

根據(jù)筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)，分析總結(jié)出涵蓋檔案管理流程的三個(gè)表格，分別是《檔案歸檔流水登記表》《檔案分類統(tǒng)計(jì)表》和《檔案年度部門統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬》。通過這三個(gè)表格，可以實(shí)現(xiàn)檔案館藏情況的及時(shí)跟蹤。下面，本文將三個(gè)表格落實(shí)到檔案管理流程中，闡述三個(gè)表格的應(yīng)用。下述各個(gè)表格均以筆者2018年工作實(shí)際為例。

1.《檔案歸檔流水登記表》

（見第100頁表1）。（1）表格樣式。表1《檔案歸檔流水登記表》以教務(wù)處和校辦（校長辦公室）為例，其中，“憑證編號(hào)”是指移交檔案時(shí)由檔案館（室）出具的號(hào)碼，此號(hào)碼表示該檔案的移交順序號(hào)；“移交部門”是指檔案館（室）下設(shè)的歸檔部門，“分類號(hào)及案卷號(hào)”指該檔案入庫時(shí)的館藏分類號(hào)及案卷號(hào)，“題名”指移交檔案的正題名；“永久”“30年”“10年”指檔案保管期限，下設(shè)分類號(hào)和對(duì)應(yīng)數(shù)量；“形成電子目錄數(shù)”是指移交檔案在檔案管理系統(tǒng)中的目錄錄入情況，下設(shè)案卷級(jí)和文件級(jí)；“紙質(zhì)照片”“電子照片”“實(shí)物檔案”“電子文件”是當(dāng)移交的檔案屬于前述類別時(shí)，將數(shù)量或大小填入表格中。以上各項(xiàng)數(shù)據(jù)，只有題名由歸檔部門高校檔案館藏?cái)?shù)量和布局隨時(shí)變化，如何及時(shí)、準(zhǔn)確掌握檔案館藏，以指導(dǎo)檔案實(shí)踐工作是值得檔案工作者思考的問題。本文以檔案統(tǒng)計(jì)工作為出發(fā)點(diǎn)，結(jié)合高校檔案工作特征，梳理高校檔案管理流程，提出了基于《檔案歸檔流水登記表》《檔案分類統(tǒng)計(jì)表》《檔案年度部門統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬》的一套動(dòng)態(tài)的高校檔案管理流程，在一定程度上解決了檔案館藏難以掌握的難題，從而提高了檔案工作效率。檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理流程表格基于統(tǒng)計(jì)工作的高校檔案管理流程研究冉虎崔杰提供，其他各項(xiàng)由檔案館（室）提供。通過表1獲得的信息有：本年度接收不同保管期限（永久、30年、10年）的檔案數(shù)量；不同檔案載體形式的檔案數(shù)量（紙質(zhì)照片、實(shí)物檔案、電子文件等）；所生成的電子檔案條數(shù)（案卷級(jí)、文件級(jí)）。此外，表1中“憑證編號(hào)”做超鏈接，與對(duì)應(yīng)的各個(gè)歸檔部門的檔案交接收據(jù)進(jìn)行鏈接，這樣可以一邊查看交接收據(jù)對(duì)應(yīng)的案卷名稱和編號(hào)，一邊統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)，達(dá)到事半功倍的效果。

（2）形成過程?！稒n案歸檔流水登記表》涵蓋收集、整理兩個(gè)階段。在收集階段，歸檔部門向檔案部門移交檔案，按照規(guī)定要填寫檔案交接收據(jù)，作為基礎(chǔ)憑證。而后，檔案員根據(jù)移交檔案的具體內(nèi)容制作電子移交目錄（包括歸檔部門、案卷題名、形成時(shí)間等），并打印紙質(zhì)版附在交接收據(jù)后。在檔案整理階段，移交檔案入庫之前，應(yīng)更新檔案管理系統(tǒng)中相應(yīng)的電子信息（案卷級(jí)、文件級(jí)目錄等）。以筆者單位所使用的系統(tǒng)為例，首先核對(duì)檔案條目錄入信息，更改全宗號(hào)、實(shí)體分類號(hào)、案卷號(hào)等著錄項(xiàng)，將已更改檔案目錄從歸檔部門工作表移入檔案部門工作表，并記錄該份憑證編號(hào)所形成的所有檔案的案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)量。接著，更改移交目錄中的案卷檔號(hào)，備注發(fā)生變化的案卷，如對(duì)合并到其他案卷的文件或案卷進(jìn)行說明。在完成上述流程后案卷才可入庫歸檔。檔案入庫前，檔案員即可填寫《檔案歸檔流水登記表》（表1）。上述分析得知，表1整合了檔案收集、整理的信息，是對(duì)檔案材料收集、整理、統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)的融合與創(chuàng)新，是保證檔案館（室）藏?cái)?shù)據(jù)實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)。需要說明的是，在接收檔案后，檔案員會(huì)根據(jù)歸檔部門移交檔案材料的具體內(nèi)容、載體形式或歸檔要求對(duì)歸檔部門的案卷材料進(jìn)行重新整理，檔案材料可能會(huì)被合并、拆分，因此，表
1中檔案交接收據(jù)標(biāo)注的案卷移交

數(shù)并不總是最終入庫案卷數(shù)量。

2.《檔案分類統(tǒng)計(jì)表》

（見第100頁表2）。表2是按照檔案類別對(duì)庫存檔案數(shù)量所作的統(tǒng)計(jì)，也是檔案部門必做的一項(xiàng)工作。表2較為簡單，主要是給出檔案類別以及下設(shè)分類號(hào)，對(duì)應(yīng)保管期限以及相應(yīng)年份即可。根據(jù)表2，可直觀看出館藏各類檔案隨時(shí)間的變化以及各類檔案館藏量的區(qū)別。根據(jù)一年來檔案移交記錄的情況，對(duì)照電子目錄數(shù)量，可得出一年來館藏變動(dòng)情況。但為保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，筆者還會(huì)入庫盤點(diǎn)，雙套計(jì)算方式配合，確保數(shù)據(jù)萬無一失。3．《檔案年度部門統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬》（見第100頁表3）?；诒?和表2，表3按照歸檔部門對(duì)案卷情況進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)：其中“檔案所屬年代”指檔案形成年代；“組織結(jié)構(gòu)”指歸檔部門；“上年案卷”指上一年度的館藏統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，按照保管期限分類統(tǒng)計(jì)，數(shù)據(jù)來自表2；“案卷收入”指當(dāng)年收入案卷的情況（包括收入日期、收入卷數(shù)，其中收入卷數(shù)按照保管期限分類統(tǒng)計(jì)），數(shù)據(jù)來自表1；“案卷移出”指當(dāng)年移出案卷的情況（包括移出日期、移出卷數(shù)），根據(jù)檔案的特征，要注釋移出的原因；“現(xiàn)有卷數(shù)”指檔案所屬年代館藏現(xiàn)有檔案數(shù)量，同樣按照保管期限分類統(tǒng)計(jì)。根據(jù)表3數(shù)據(jù)，簡單計(jì)算即可得出該年度各部門、各類型案卷的數(shù)量（總數(shù)和分類數(shù)），即該年卷數(shù)=上年卷數(shù)+案卷收入數(shù)－案卷移出數(shù)。表3記錄了年度收入和移交檔案的數(shù)量，是對(duì)檔案館藏資源進(jìn)行的分類細(xì)化統(tǒng)計(jì)，是檔案催交的根據(jù)，有利于避免檔案資源流失。

三、應(yīng)用結(jié)果拓展

表1、表2和表3的數(shù)據(jù)貫穿了整個(gè)檔案收集和整理的工作過程，是檔案工作的基礎(chǔ)，因此基于這三個(gè)表格有利于開拓更多檔案業(yè)務(wù)。以筆者目前工作為例，年終檔案評(píng)優(yōu)的根據(jù)即為三個(gè)表格的整合，詳見第100頁表4。如表4所示，評(píng)優(yōu)依據(jù)里的重要指標(biāo)———“歸檔完整性”“案卷整理質(zhì)量”“歸檔及時(shí)性”“檔案管理軟件使用情況”，均來自表1和表3。比如，從《檔案歸檔流水登記表》獲取部門歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、是否使用檔案軟件、生成電子目錄的案卷目錄和文件目錄條數(shù)等信息；從《檔案年度部門統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬》中獲取各部門歸檔案卷數(shù)量、移出數(shù)量及歷年歸檔情況等。這樣，不僅省卻了重新計(jì)算的功夫，也因數(shù)據(jù)來源可靠而使評(píng)優(yōu)結(jié)果更有公信力。

四、結(jié)束語

當(dāng)然，上述表1、表2、表3還有很多需要改進(jìn)和拓展之處。第一，三個(gè)表格均是對(duì)收集和整理情況的簡單記錄，應(yīng)思考是否可以將更多項(xiàng)目添加到三個(gè)表格中，以突出多項(xiàng)工作的關(guān)聯(lián)；第二，表格的拓展應(yīng)用還不夠，只提出在評(píng)優(yōu)上使用，這只是對(duì)數(shù)據(jù)簡單、直接的利用，下一步還應(yīng)考慮更深層次的使用；第三，目前三個(gè)表格是分開的，而表格是基于檔案管理流程設(shè)計(jì)的，從宏觀上講，檔案工作是一個(gè)整體，那么三個(gè)表格也能整合成一個(gè)表格，不僅是簡單的數(shù)據(jù)匯總，而是透過這張匯總表，涵蓋更多檔案管理業(yè)務(wù)，有利于從數(shù)據(jù)的變化上分析檔案業(yè)務(wù)的狀態(tài)，從而提高檔案工作效率。參考文獻(xiàn)[1]潘軼.努力做好檔案統(tǒng)計(jì)工作[J].蘭臺(tái)世界，2008（15）：48-49.

作者:冉虎崔杰單位:天津外國語大學(xué)