序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]一篇協(xié)同創(chuàng)新視域下企業(yè)數(shù)字檔案管理研究范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。

一、引言

協(xié)同論是德國(guó)學(xué)者Haken于1971年提出的，是指系統(tǒng)中各子系統(tǒng)的相互協(xié)調(diào)、合作或同步的聯(lián)合作用及集體行為，產(chǎn)生1+1＞2的協(xié)同效應(yīng)。[2]協(xié)同創(chuàng)新理論是在協(xié)同理論基礎(chǔ)上的進(jìn)一步發(fā)展，是協(xié)同理論向創(chuàng)新領(lǐng)域應(yīng)用的結(jié)果。浙江大學(xué)的陳勁、楊銀娟等學(xué)者認(rèn)為協(xié)同創(chuàng)新是科技創(chuàng)新的新范式，其關(guān)鍵是形成以大學(xué)、企業(yè)、研究機(jī)構(gòu)為核心要素，以政府、金融機(jī)構(gòu)、中介組織、創(chuàng)新平臺(tái)、非營(yíng)利性組織等為輔助要素的多元主體協(xié)同互動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)新模式，通過(guò)知識(shí)創(chuàng)造主體和技術(shù)創(chuàng)新主體間的深入合作和資源整合，產(chǎn)生系統(tǒng)疊加的非線性效用。[3]在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，檔案管理工作也加快了信息化建設(shè)步伐。以協(xié)同創(chuàng)新理念為指導(dǎo)，有利于整合互補(bǔ)性資源、融合多元建設(shè)主體，搭建協(xié)同創(chuàng)新平臺(tái)，促進(jìn)企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)。按照研究主題，檔案協(xié)同發(fā)展創(chuàng)新的研究成果分為兩類，一類是針對(duì)檔案協(xié)同發(fā)展創(chuàng)新主體的研究；另一類是針對(duì)檔案協(xié)同發(fā)展創(chuàng)新內(nèi)容的研究，主要包括檔案信息資源開(kāi)發(fā)、檔案利用服務(wù)等方面的協(xié)同合作研究。第一是針對(duì)檔案協(xié)同主體的研究。檔案信息資源共建的主體是指檔案信息資源共建中的利益主體，包括檔案機(jī)構(gòu)、檔案專家、社會(huì)公眾和其他相關(guān)部門。[4]電子檔案“單套制”管理的管理主體應(yīng)由多元化的政府主體、業(yè)務(wù)主體、管理主體、技術(shù)主體構(gòu)成，并構(gòu)建出了協(xié)同主體、功能、動(dòng)力和目標(biāo)的四維協(xié)同關(guān)系網(wǎng)絡(luò)。[5]第二是針對(duì)檔案協(xié)同發(fā)展創(chuàng)新內(nèi)容的研究。在檔案信息資源開(kāi)發(fā)方面，檔案聯(lián)合開(kāi)發(fā)有一定的理論和政策依據(jù)，國(guó)內(nèi)外已有檔案聯(lián)合開(kāi)發(fā)的成功案例，故檔案聯(lián)合開(kāi)發(fā)具有一定的可行性。[6]檔案信息資源開(kāi)發(fā)合作過(guò)程中應(yīng)遵循共建共享、信任互助、平等互利、成本優(yōu)先的原則。[7]建立管理協(xié)同、資源協(xié)同、技術(shù)協(xié)同、利益協(xié)同和主體協(xié)同的區(qū)域檔案信息資源共建共享的協(xié)同機(jī)制。[8]在檔案利用服務(wù)方面，構(gòu)建民生檔案協(xié)同服務(wù)機(jī)制的路徑，將政策體系建設(shè)、多元資源體系建設(shè)、技術(shù)、資金以及人才支撐作為構(gòu)建民生檔案協(xié)同服務(wù)機(jī)制的保障條件。[9]通過(guò)構(gòu)建檔案協(xié)同利用服務(wù)平臺(tái)，有利于服務(wù)于科技創(chuàng)新工作，促進(jìn)科技事業(yè)發(fā)展。[10]總體來(lái)說(shuō)，已有的檔案協(xié)同發(fā)展研究?jī)?nèi)容覆蓋面較廣，學(xué)者們?cè)跈n案發(fā)展協(xié)同創(chuàng)新主體、內(nèi)容、意義等方面均有一定的共識(shí)，但檔案協(xié)同發(fā)展創(chuàng)新的研究主題多較為宏大，雖然面面俱到卻不夠深入，缺少對(duì)具體行業(yè)、數(shù)字檔案室建設(shè)協(xié)同創(chuàng)新的研究。

二、構(gòu)建多元化建設(shè)主體

企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)主體要素分為核心要素和輔助要素。具體而言包括兩方面：一是參與建設(shè)的主體要素是多元而非單一；二是各個(gè)主體要素的地位和作用各不相同。

(一)企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的核心部門

1.檔案管理部門的核心地位

協(xié)同創(chuàng)新視域下企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)研究與其他部門相比，企業(yè)檔案管理部門長(zhǎng)期以來(lái)在幕后默默奉獻(xiàn)，但在企業(yè)各項(xiàng)管理經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中卻通常處于邊緣化地位。隨著國(guó)家信息化戰(zhàn)略的逐步深入推進(jìn)，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作面臨數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)的時(shí)代任務(wù)，檔案管理部門只有加快信息化進(jìn)程，才能為企業(yè)發(fā)展提供有力的支撐。在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)秉持舍我其誰(shuí)的精神，解放思想、與時(shí)俱進(jìn)，從幕后走到臺(tái)前，承擔(dān)起數(shù)字檔案室建設(shè)的核心任務(wù)。

2.檔案管理部門的主導(dǎo)作用

在企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)做企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的主導(dǎo)者。檔案管理工作是檔案管理部門的主責(zé)主業(yè)，其核心工作圍繞檔案管理工作展開(kāi)。檔案管理部門是數(shù)字檔案室的管理者、建設(shè)者、使用者和維護(hù)者，數(shù)字檔案室建設(shè)為檔案管理部門開(kāi)展檔案管理工作提供了便利的手段和工具。檔案管理部門應(yīng)牽頭組織數(shù)字檔案室建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的工作，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)多方、總覽全局。領(lǐng)導(dǎo)層在數(shù)字檔案室建設(shè)頂層設(shè)計(jì)中應(yīng)充分考慮檔案管理部門的主導(dǎo)作用，賦予其管理職能，保證數(shù)字檔案室建設(shè)、運(yùn)行、管理、維護(hù)的順利實(shí)施。

(二)企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的輔助部門

1.信息化部門

企業(yè)信息化部門在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中的主要任務(wù)分為兩個(gè)方面：一是提供信息化環(huán)境保障；二是提供信息技術(shù)支持。在信息化環(huán)境保障方面，應(yīng)為企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)配備基本的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施。在軟件方面，需構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器等基本設(shè)施及安全防護(hù)策略等；在硬件方面，需要有符合數(shù)字檔案室建設(shè)需求的機(jī)房、計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)等硬件設(shè)備。在提供信息技術(shù)支持方面，信息化部門應(yīng)發(fā)揮其信息化人才、技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)檔案管理部門信息化人才、技術(shù)缺乏的困境，通過(guò)協(xié)同配合，讓技術(shù)在企業(yè)內(nèi)部流動(dòng)，最大程度發(fā)揮人才的作用。

2.業(yè)務(wù)部門

第一，業(yè)務(wù)部門的前端控制。在企業(yè)數(shù)字檔案室電子檔案歸檔過(guò)程中，需要企業(yè)各業(yè)務(wù)部門做好預(yù)歸檔的準(zhǔn)備工作，如對(duì)待歸檔的電子文件進(jìn)行規(guī)范的著錄，歸檔審核部門對(duì)歸檔文件材料的完整性、真實(shí)性、可用性和安全性進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)等，由此實(shí)現(xiàn)電子檔案前端流程的規(guī)范化管理。第二，企業(yè)業(yè)務(wù)部門的需求調(diào)研。企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)立足于用戶需求，對(duì)各類用戶群體進(jìn)行需求調(diào)研。企業(yè)業(yè)務(wù)部門直接面向基層用戶開(kāi)展工作，與用戶聯(lián)系緊密，最能把握用戶的檔案利用需求，應(yīng)配合檔案管理部門做好需求調(diào)研，最大限度地提高用戶參與度。此外，業(yè)務(wù)部門參與數(shù)字檔案室管理流程、規(guī)章制度的制定，可以有效地避免由于信息差導(dǎo)致的管理流程沖突、規(guī)章制度不合理性等問(wèn)題發(fā)生，為提高數(shù)字檔案室建設(shè)科學(xué)決策提供幫助。

3.外包機(jī)構(gòu)

企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的一個(gè)重要方面就是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工工作。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工不僅工作量大、耗費(fèi)時(shí)間也較長(zhǎng)；且受企業(yè)檔案管理部門人員有限、數(shù)字化加工需要采購(gòu)的掃描儀等設(shè)備價(jià)格較高等因素的影響，一般企業(yè)往往對(duì)開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)心有余而力不足。與外包機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，將這些簡(jiǎn)單性、重復(fù)性、耗時(shí)較長(zhǎng)的工作承包給檔案數(shù)字化外包公司，可以節(jié)省數(shù)字檔案室建設(shè)的開(kāi)支，加快建設(shè)進(jìn)度。

三、構(gòu)建企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)協(xié)同創(chuàng)新機(jī)制

構(gòu)建企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)協(xié)同創(chuàng)新機(jī)制應(yīng)遵循統(tǒng)籌規(guī)劃、共建共贏、協(xié)同一致的原則。在多元化協(xié)同創(chuàng)新主體內(nèi)部之間實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置，信息和技術(shù)的共享。

(一)搭建協(xié)同創(chuàng)新平臺(tái)

1.做好頂層設(shè)計(jì)

數(shù)字檔案室建設(shè)各個(gè)創(chuàng)新主體的需求和角度各不相同，如果每個(gè)主體都最大化追求個(gè)體利益，就可能導(dǎo)致群體利益的最小化，造成零和博弈。因此企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)從全局出發(fā)，兼顧各方利益，從整體視角做好頂層設(shè)計(jì)，加強(qiáng)宏觀引導(dǎo)和制度建設(shè)、統(tǒng)籌安排，實(shí)現(xiàn)帕累托改善與最優(yōu)。此外，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層在頂層設(shè)計(jì)中還應(yīng)綜合考慮各種條件、各方面的影響因素，如建設(shè)需求度和價(jià)值，是否具備資金支持與人才條件、技術(shù)條件、保障資源，建設(shè)計(jì)劃是否具備可實(shí)施性、可操作性等。

2.做好宣傳引導(dǎo)

根據(jù)協(xié)同創(chuàng)新主體的多元性特征，對(duì)于核心業(yè)務(wù)非檔案管理的部門而言，數(shù)字檔案室建設(shè)與其核心業(yè)務(wù)的直接關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)，不能認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性、緊迫性。因此要充分調(diào)動(dòng)并發(fā)揮其積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，除了自上而下的硬性要求這種被動(dòng)因素之外，更應(yīng)側(cè)重于喚醒其主動(dòng)意識(shí)，使他們意識(shí)到數(shù)字檔案室建設(shè)對(duì)于滿足各部門檔案利用需求、促進(jìn)企業(yè)整體發(fā)展的重要性。如對(duì)于信息化部門而言，數(shù)字檔案室建成后將提高企業(yè)信息化整體水平；對(duì)于業(yè)務(wù)部門而言，數(shù)字檔案室建成后將極大地方便用戶查詢利用檔案信息，更好地為企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展提供支撐。

(二)構(gòu)建管控機(jī)制

1.風(fēng)險(xiǎn)管控

一方面檔案網(wǎng)絡(luò)化管理可能會(huì)增加檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。另一方面企業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工外包也存在潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。針對(duì)建設(shè)過(guò)程中存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)，可以通過(guò)以下幾種方式進(jìn)行預(yù)防和管控。第一是完善數(shù)字檔案室建設(shè)制度、標(biāo)準(zhǔn)，確定風(fēng)險(xiǎn)防范要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)防范措施，編制安全風(fēng)險(xiǎn)控制手冊(cè)，禁止可能造成檔案信息泄露的行為發(fā)生。第二是選擇有保密資質(zhì)的檔案數(shù)字化外包公司合作，與其簽訂保密協(xié)議。第三是通過(guò)保密、安全等培訓(xùn)，提高數(shù)字檔案室各建設(shè)主體的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。第四是加強(qiáng)技術(shù)管控和硬件設(shè)施配備，涉密單位可在數(shù)字化加工場(chǎng)所安裝攝像頭實(shí)時(shí)監(jiān)控。

2.組織管控

第一，組織架構(gòu)管控。一方面要加強(qiáng)制度、標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，規(guī)范檔案數(shù)字化加工流程、數(shù)字檔案室運(yùn)行、維護(hù)管理規(guī)定，制定合理的電子檔案借閱流程；另一方面企業(yè)應(yīng)成立數(shù)字檔案室建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組和實(shí)施小組，人員職責(zé)明確，分工細(xì)化。第二，組織功能管控。一方面要明確企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)施主體、責(zé)任主體、協(xié)同配合主體；另一方面要明確建設(shè)人員崗位職責(zé)、定期進(jìn)行節(jié)點(diǎn)考核。

(三)建立資源共享機(jī)制

1.信息資源共享

信息資源共享可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息資源配置最優(yōu)化、最大化挖掘信息資源價(jià)值。企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)現(xiàn)信息資源共享，主要表現(xiàn)為檔案管理部門與企業(yè)業(yè)務(wù)部門之間的信息資源共享。一方面檔案管理部門在數(shù)字檔案室建成后，與業(yè)務(wù)部門共享檔案信息資源，為業(yè)務(wù)部門打破時(shí)空限制利用檔案創(chuàng)造條件，從而提高檔案利用效率、提升檔案供給側(cè)服務(wù)水平；另一方面企業(yè)業(yè)務(wù)部門為檔案管理部門提供需求側(cè)調(diào)研信息，為檔案管理部門科學(xué)決策提供參考。

2.人才、技術(shù)共享

在企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的多元化主體中，信息化部門具備信息化人才、技術(shù)優(yōu)勢(shì)。信息化部門應(yīng)成立技術(shù)顧問(wèn)小組，在數(shù)字檔案室建設(shè)立項(xiàng)申請(qǐng)、方案評(píng)審、建設(shè)規(guī)劃及實(shí)施、運(yùn)維、使用過(guò)程中給予技術(shù)支持。應(yīng)適當(dāng)放寬相關(guān)技術(shù)人員的工作權(quán)限，增加各部門之間的流動(dòng)性。同時(shí)，建立健全獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，增強(qiáng)其協(xié)同創(chuàng)新積極性。

3.基礎(chǔ)設(shè)施共享

數(shù)字檔案室建設(shè)需要的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施耗資較大，如符合國(guó)家規(guī)定的機(jī)房、服務(wù)器、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)傳輸設(shè)備、檔案數(shù)字化加工設(shè)備等。借助企業(yè)已有的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，共享網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)軟件安全體系，既能節(jié)約數(shù)字檔案室建設(shè)成本，又可以加快建設(shè)進(jìn)度。檔案外包公司通常自帶高拍儀、掃描儀等數(shù)字化加工設(shè)備，可以借助檔案外包公司進(jìn)行檔案數(shù)字化加工，節(jié)省設(shè)備采購(gòu)成本。

(四)建立評(píng)價(jià)反饋機(jī)制

1.評(píng)價(jià)機(jī)制

建立科學(xué)、有效的考核評(píng)價(jià)機(jī)制是推動(dòng)數(shù)字檔案室建設(shè)的外部動(dòng)力之一。同時(shí)，也有利于將建設(shè)目標(biāo)落到實(shí)處，避免形式主義。構(gòu)建數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，將是否滿足利用者需求作為評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)對(duì)建設(shè)成果進(jìn)行評(píng)價(jià)，可以反映數(shù)字檔案室的建設(shè)是否能滿足業(yè)務(wù)部門需求，是否達(dá)成預(yù)期效果。

2.反饋機(jī)制

反饋機(jī)制是一種糾錯(cuò)補(bǔ)償機(jī)制，也是數(shù)字檔案室建設(shè)持續(xù)性改進(jìn)的動(dòng)力來(lái)源，可以幫助檔案管理部門、系統(tǒng)運(yùn)維部門及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。通過(guò)建設(shè)暢通的反饋渠道，對(duì)反饋的問(wèn)題及時(shí)整改，可以不斷優(yōu)化和完善系統(tǒng)功能，增強(qiáng)數(shù)字檔案室的實(shí)用性，提高用戶滿意度。

四、結(jié)語(yǔ)

在企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的浪潮中，構(gòu)建多元化建設(shè)主體、搭建協(xié)同創(chuàng)新平臺(tái)有利于促進(jìn)創(chuàng)新資源和要素的匯聚、釋放創(chuàng)新要素活力,為企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)提供信息資源、技術(shù)、人才、設(shè)備等支持，有利于企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)、提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展，為企業(yè)各項(xiàng)事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展提供有力支撐。

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作者:各玉杰