序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案分類與管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

當(dāng)家庭之舟開始在生活的海洋中遠(yuǎn)航之時，真實記錄和反映家庭生活歷史與家庭文化的家庭檔案也就相伴而生。本文就家庭檔案管理具有重要的意義和整理保管談?wù)劥譁\看法。

一、家庭檔案管理的作用和意義

1、家庭檔案是社會檔案財富的組成部份

作為社會“細(xì)胞”的家庭，它所形成的檔案，不僅較全地記載了一個家庭的社會實踐和家庭事務(wù)活動情況，而且也較真實地反映了整個社會局部地區(qū)的歷史面貌。這種微觀檔案，是研究本地區(qū)的歷史狀況，制定本地區(qū)的社會經(jīng)濟發(fā)展規(guī)劃、編寫地方史志等難得的素材。鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)家、私營企業(yè)主以及廣大社會個體的家庭檔案，可以作為研究、對比城鄉(xiāng)經(jīng)濟發(fā)展?fàn)顩r、社會風(fēng)貌的典型資料。

2、家庭檔案是處理糾紛的重要依據(jù)

俗話說“清官難斷家務(wù)事”。原因之一就是因為在家庭糾紛中，當(dāng)事者多為“口說空話”，拿不出白紙黑字的真憑實據(jù)來。譬如，在現(xiàn)實生活中，兄弟分家多年后又為家庭財產(chǎn)分配問題發(fā)生糾紛，有的口角不止，有的引訟。假如我們重視了家庭檔案的建設(shè)，兄弟分別把分家時的財產(chǎn)分配清單保存下來，那就不致于會發(fā)生上述糾紛了，即使發(fā)生了糾紛，也不會使“清官”再為難了。

3、家庭檔案是家庭日常生活的助手

隨著社會生產(chǎn)和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，人們的生活水平不斷提高，各種電器已經(jīng)普及各個家庭，成為大家生活的伴侶。為了日后正確使用和維護這些家電，就需要把有關(guān)的圖紙、使用說明書、保修單等歸檔保存起來，否則，一旦出現(xiàn)什么故障會給家庭生活帶來許多不便，以致造成一定的損失。

4、休閑文化的一個重要組成部份

利用家史、自傳、回憶錄和家庭過去與現(xiàn)在的變化情況，可以對家庭成員，尤其是對子女進行教育。節(jié)假日或其他空余時間，瀏覽一下家庭中的日記、作品、影集，也能陶冶情操，得到一種精神上的放松與休閑。家庭檔案真實地記錄了長輩們在家庭事務(wù)和社會實踐活動中的一些經(jīng)歷，即使他們與世長辭了，晚輩們還可以看到他們的照片和手跡，聽到他們的聲音，真可謂“音容宛在”。

二、家庭檔案的分類整理與保管

（一）家庭檔案的收集

1、財產(chǎn)檔案――理財、投資的好助手。包括家庭收入、支出賬目，存單、股票等各類投資交易證卡，有價證券、工資條、水電費支出記錄、保險憑據(jù)、借條、合同契約、貴重物品清單和發(fā)票等。

2、證件檔案――一旦遺失麻煩多。包括房產(chǎn)證、土地證、出生證、學(xué)生證、畢業(yè)證、學(xué)位證、工作證、結(jié)婚證、身份證、戶口簿、借書證、職稱資格證書、聘書、獨生子女證和技術(shù)資格等級證書等。

3、說明書檔案――使用、維修不用愁。包括各種家用電器、車輛、防盜門、家具的說明書、保修卡、維修單、電路圖和維修地點、聯(lián)系電話等。

4、音像檔案――逝去的點滴成為永久的記憶。包括家庭成員各個時期的照片，結(jié)婚、壽慶、旅游觀光、聚會娛樂等活動形成的錄音（錄像）帶、光盤、軟盤等。

5、保健檔案――創(chuàng)造幸福生活的基礎(chǔ)。包括嬰兒出生、保健材料：家庭成員病歷、診斷書、醫(yī)療保健卡、B超、x光、cT等檢查結(jié)果及片子，心腦電圖、化驗單、體檢表、血型報告、住院記錄、疫苗接種和藥物過敏記錄、家庭成員意外傷害記錄及醫(yī)院處方、飲食禁忌等。

6、交友聯(lián)誼檔案――親情友誼連結(jié)的紐帶。包括親朋好友的住址、電話號碼，老師、同事、同學(xué)名錄、來往書信、賀卡、明信片等。

7、個人履歷檔案――記錄下人生道路的堅實步伐。包括家庭成員的生日、結(jié)婚紀(jì)念日及入學(xué)、入團、入黨、應(yīng)聘、升職、喬遷的日期，自傳、簡歷、日記，獎狀、獎牌、獎?wù)拢鞣N考試的成績單。

8、榮譽檔案――熠熠如生、催人奮進。包括各種榮譽證書、獲獎證明、獎狀、獎牌、獎?wù)?、獎杯等?/p>

9、珍藏品檔案――陶冶情操、修身養(yǎng)性的載體。包括家庭成員個人愛好、收藏，如：書法、書畫作品、學(xué)術(shù)論文、專著、在各類報刊發(fā)表的文章及作品，名人好友題字題詞；古玩、家譜、票證等物品；郵票及封片等郵品，各類藝術(shù)品收藏，書報刊物收藏等等。

10、旅游檔案――開闊視野、愉悅身心。旅游景點門票、導(dǎo)游圖、旅行線路圖、賓館介紹、登程返程車票機票、游覽日記等。

三、家庭檔案的整理與保管

1、家庭檔案的整理

篇（2）

從個人信息保護的角度而言，與以傳統(tǒng)隱私權(quán)保護為基點的隱私權(quán)保護機制不同，現(xiàn)代隱私權(quán)在權(quán)利配置上，要求按照個人信息處理的不同階段進行權(quán)利增設(shè)與重置，在保護機制上，要求建立個人信息保護所要求的公共監(jiān)管機制[4]。在目前，我國隱私權(quán)保護法制無法完成現(xiàn)代隱私權(quán)，特別是個人信息保護所需要的保護架構(gòu)。

筆者認(rèn)為，在分析人事檔案制度中，OECD所提出的八項著名指導(dǎo)原則（匯集限制原則、資料內(nèi)容正確性原則、目的明確化原則、利用限制原則、安全保護原則、公開原則、個人參與原則、責(zé)任原則[5]），既可以作為制度分析的工具，也可以作為制度改革的借鑒。本文以我國司法實踐中關(guān)于人事檔案管理侵權(quán)的判決文書為基礎(chǔ)，結(jié)合上述指導(dǎo)原則，以類型化的方式，分析我國司法實踐的現(xiàn)狀，為人事檔案制度改革奠定必要的實證基礎(chǔ)。

二、經(jīng)驗材料

在我國有關(guān)人事檔案管理侵權(quán)糾紛的司法實踐中，可以將有關(guān)的糾紛歸納為以下幾個類型：

（一）人事檔案因記載不完全導(dǎo)致的侵權(quán)責(zé)任

該類侵權(quán)責(zé)任，主要發(fā)生于用人單位在檔案信息收集與檔案材料制作中因所記載的事項不完全的情形中，體現(xiàn)為應(yīng)當(dāng)記載的而沒有記載，還包括記載錯誤等其他情形。

在“某制藥廠與李某財產(chǎn)損害賠償糾紛上訴案”[6]中，法院認(rèn)為：“本案中,李某的《企業(yè)職工檔案》中只記載了李某自1986年到新疆維吾爾自治區(qū)商運司參加工作、工資審批及退休的一些情況,對1985年以前李某參加工作及調(diào)動工作的情況均未記載,致使李某1985年之前參加工作的工齡無法認(rèn)定,故制藥廠應(yīng)對其記載檔案不全承擔(dān)一定的民事責(zé)任”。在該案中，法院是把該類侵權(quán)糾紛作為財產(chǎn)損害賠償糾紛，而非作為人格權(quán)侵權(quán)糾紛予以處理的，而且在判決處理上，也沒有給予受害人以任何物質(zhì)性或者精神性的損害賠償，而是判決加害人承擔(dān)補建相應(yīng)的人事檔案的責(zé)任。

在“韓某與某公司財產(chǎn)損害賠償糾紛上訴案”[7]中，法院也認(rèn)為：“某公司作為代為保管韓某人事檔案的單位理應(yīng)對韓某的相關(guān)人事檔案信息妥善保管，某公司提供的《企業(yè)職工檔案》只記載了韓某1985年開始工資套改及退休情況，對1985年之前韓某參加工作的情況均未記載，且某公司對韓某1978年參加工作認(rèn)可，故對韓某要求某公司賠償其工資損失的訴訟請求，本院予以支持”。

在“吳耀榮訴廣州鷹金錢企業(yè)集團公司勞動合同糾紛案”[8]中，法院確認(rèn)：“由于原告檔案沒有反映原告辭職的有關(guān)情況記載，在這階段的職工花名冊也丟失，以致社會保障局無法取得能夠證明原告工作經(jīng)歷的原始資料，造成原告無法享受視同繳費26年1個月年限的養(yǎng)老待遇，并因此無法享受視同養(yǎng)老保險繳費年限滿25年由政府專項資金全額資助繳納過渡性基本醫(yī)療保險費，責(zé)任在于廣州市穗光食品廠”。

本部分所研究的后兩個案件判決的重要意義在于，對因人事檔案記載不全而給當(dāng)事人造成的物質(zhì)損害（工資損失、過渡性基本醫(yī)療保險費損失等）給予了賠償，并沒有給予檔案關(guān)系人以精神損害賠償。

（二）人事檔案因保管不善遺失導(dǎo)致的侵權(quán)責(zé)任

該類侵權(quán)案件，可能發(fā)生在公共性檔案保管機構(gòu)（國家機關(guān)、事業(yè)單位等所屬的檔案部門）與檔案關(guān)系人之間，也可能發(fā)生在商業(yè)性檔案保管機構(gòu)（企業(yè)、職業(yè)介紹服務(wù)中心、職業(yè)介紹所等）與檔案關(guān)系人之間，是一種比較多發(fā)的人事檔案侵權(quán)糾紛類型，而且在是否具有可訴性的問題上，司法機關(guān)對行政部門所保管的人事檔案遺失與企業(yè)、事業(yè)單位所保管的人事檔案遺失，具有二元化的傾向。司法實踐往往對前者持不具有可訴性的立場[9]，而對后者持具有可訴性的立場[10]。

值得注意的是，該類民事案件在糾紛定性上比較復(fù)雜，主要是被作為侵權(quán)案件予以處理的，且主要賠償?shù)氖钱?dāng)事人的經(jīng)濟損失，但在少數(shù)案件中對當(dāng)事人的精神損害給予了賠償[11]。只有在雙方當(dāng)事人之間有明確的檔案保管約定的情況下，才可能是被作為違約案件予以處理的。

在“劉巖與北京市朝陽區(qū)職業(yè)介紹服務(wù)中心保管合同糾紛上訴案”[12]中，終審法院認(rèn)為：“職業(yè)介紹中心作為保管人沒有履行合同的義務(wù)將劉巖檔案丟失，職業(yè)介紹中心具有過錯，其違約行為必然影響劉巖今后就業(yè)及享受相關(guān)待遇，因此，應(yīng)對其違約行為承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，賠償劉巖相應(yīng)的損失，對于損失數(shù)額，本院依據(jù)劉巖提供的證據(jù)結(jié)合日常生活經(jīng)驗，酌定為30000元”。在該案中，在當(dāng)事人之間存在著明確的人事檔案保管合同（委托存檔協(xié)議），所以法院將該案作為違約案件予以處理。

在“李蔚萍訴長葛市歸僑僑眷聯(lián)合會勞動爭議糾紛案”[13]中，法院認(rèn)為：“在原告達到退休年齡時因檔案丟失而無法辦理，對此被告長葛市僑聯(lián)應(yīng)負(fù)保管不善的責(zé)任，具有過錯。由于無原告檔案材料，造成原告不能及時辦理養(yǎng)老退休手續(xù)，給原告的利益已造成一定程度的損失。對原告主張的損失，被告應(yīng)予賠償”。

在“安陽市北關(guān)區(qū)彰北街道辦事處與陳建設(shè)勞動爭議糾紛上訴案”[14]中，法院支持了初審法院的觀點：“上訴人將被上訴人檔案遺失，影響了被上訴人享受相關(guān)待遇，給其取得相關(guān)利益造成了可預(yù)見的損失，故原審判決根據(jù)安陽市的人均生活水平，酌定一次性賠償被上訴人遺失檔案損失并無不當(dāng)，本院予以維持”。更為重要的是，在該案中，終審法院提出了人事檔案遺失侵權(quán)之訴與勞動關(guān)系糾紛之訴的相互獨立性問題，即“關(guān)于陳建設(shè)的身份及雙方是否形成勞動關(guān)系的問題。因該糾紛同檔案遺失引起的侵權(quán)之訴不屬同一法律關(guān)系，本院不予審查，應(yīng)另行處理”。

在“李傳雅與廣州鋼管廠有限公司勞動爭議糾紛上訴案”[15]中，終審法院認(rèn)為：“鋼管廠遺失李傳雅檔案造成李傳雅辦理退休手續(xù)的延誤，以致于李傳雅未能享受到從2006年7月起每月增加基本養(yǎng)老金100元的調(diào)整，該損失應(yīng)由遺失李傳雅檔案的鋼管廠承擔(dān)責(zé)任。鋼管廠應(yīng)按每月100元從2006年7月起計算至本判決生效之日一次性支付給李傳雅，以后每月于當(dāng)月30日前支付100元給李傳雅至其死亡時止”。該判決將不能辦理退休手續(xù)的損失用一次性支付和終身定期金的方式予以賠償，其大膽與創(chuàng)新，令人耳目一新。

在上述案件的損害救濟上，對人事檔案關(guān)系人主要是給予了損害賠償?shù)木葷?，但是并未言明是對物質(zhì)利益的損害賠償，還是精神損害的賠償。從合同法和侵權(quán)責(zé)任法的理論而言，似乎該損害賠償主要是針對物質(zhì)損害而做出的，均未對檔案關(guān)系人的精神損害予以救濟。

（三）人事檔案在勞動關(guān)系終止時未及時移轉(zhuǎn)導(dǎo)致的侵權(quán)責(zé)任

該類侵權(quán)責(zé)任，體現(xiàn)為用人單位在勞動合同終止后未能及時移轉(zhuǎn)勞動者的人事檔案而產(chǎn)生，主要產(chǎn)生于勞動爭議糾紛領(lǐng)域中，而且往往是被作為勞動爭議糾紛予以審理的。

在“青島晶華玻璃有限公司與王政智勞動爭議糾紛上訴案”[16]中，法院進一步闡明：“本案中，晶華玻璃公司在與王政智終止勞動關(guān)系后至今未給其辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)的事實清楚，故原審法院依據(jù)勞動合同法的有關(guān)規(guī)定，判令晶華玻璃公司為王政智轉(zhuǎn)移檔案正確，本院予以確認(rèn)”。在該案中，盡管被告用人單位在相當(dāng)長的時間內(nèi)沒有給勞動者轉(zhuǎn)移人事檔案，但是法院并沒有因此給予勞動者損害賠償?shù)木葷?，而僅僅是判決用人單位繼續(xù)履行相應(yīng)的移轉(zhuǎn)義務(wù)。

在“袁媛訴重慶銀行股份有限公司勞動爭議糾紛案”[17]中，法院認(rèn)定了用人單位未為及時移轉(zhuǎn)勞動者人事檔案的違法性，即“雙方的勞動關(guān)系在1994年已解除，重慶銀行未即時為袁媛轉(zhuǎn)移檔案資料，不符合相關(guān)規(guī)定”，而且還進一步明確了勞動者訴請用人單位及時移轉(zhuǎn)人事檔案的權(quán)利屬于用人單位的在勞動合同解除后的附隨義務(wù)（后合同義務(wù)）且不適用訴訟時效的規(guī)定，即“由于原告該訴請系勞動關(guān)系解除后用人單位的附隨義務(wù)，該請求不適用訴訟時效期間的規(guī)定”。以此保護勞動者對自己人事檔案的合法利益。

（四）人事檔案去向信息告知義務(wù)不履行而造成的侵權(quán)責(zé)任

該類侵權(quán)案件，體現(xiàn)為用人單位在勞動者的勞動合同中終止后，長期不告知勞動者的人事檔案的去向，給人事檔案關(guān)系人（勞動者）造成損害的情形。在司法實踐中，該類案件相對較為少見，而且也是被作為勞動爭議糾紛予以處理的。

在“華某某與上海汽車電器總廠勞工合同糾紛上訴案”[18]中，法院確認(rèn)：“職工檔案記錄職工的生活、工齡、工作經(jīng)歷等，用人單位應(yīng)當(dāng)妥善保管并在職工離職后及時辦理移交手續(xù)且告知檔案的去處以便職工享受其應(yīng)得的各項政策待遇。上海汽車電器總廠雖然在1993年12月履行了檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，但直至2008年6月才告知華某某，亦有不當(dāng)之處。原審法院據(jù)此酌情判令上海汽車電器總廠賠償華某某養(yǎng)老退休金損失15,000元亦無不當(dāng)”。

在該案中，法院不僅確認(rèn)了用人單位對勞動者的人事檔案的基本義務(wù)，即在勞動關(guān)系存續(xù)期間的妥善保管義務(wù)和在勞動關(guān)系終止后的及時移轉(zhuǎn)義務(wù)，而且還確認(rèn)了用人單位在勞動關(guān)系終止時及時履行檔案移轉(zhuǎn)義務(wù)后及時告知檔案去向的義務(wù)，以此保護勞動者的權(quán)益。誠為司法能動主義的一大進步。

三、對司法實踐的反思

與對人事檔案制度改革的思考

從對上述人事檔案管理侵權(quán)糾紛司法判決材料的整理歸納與初步分析，可以得出如下結(jié)論：

首先，在糾紛的性質(zhì)定位上，有關(guān)人事檔案管理中的侵權(quán)糾紛的歸類，較為復(fù)雜，且多種多樣。既有作為財產(chǎn)損害糾紛，也有作為違約責(zé)任糾紛，還有作為勞動爭議糾紛予以審理的。在司法實踐中，還有法院敏銳地提出了人事檔案侵權(quán)之訴的獨立性問題。這一點主要是跟目前我國立法上關(guān)于人事檔案關(guān)系人對其人事檔案的合法利益是否權(quán)利化以及如何權(quán)利化的規(guī)范之闕失有極大的關(guān)聯(lián)。

其次，在損害賠償?shù)男再|(zhì)和范圍上，在我國有關(guān)人事檔案管理中的侵權(quán)糾紛的案件中，司法機關(guān)普遍傾向于而且也實踐了對給予當(dāng)事人造成的物質(zhì)損害應(yīng)當(dāng)給予救濟的主張，而對前述各類型侵權(quán)行為造成的精神損害，則根本就沒有或者較少給予賠償。此外，在司法救濟中，還普遍使用了非損害賠償?shù)木葷绞?，如繼續(xù)履行（及時移轉(zhuǎn)）、恢復(fù)原狀（補充建檔）等措施。這是因為在我國司法實踐中，被司法機關(guān)所看重的是人事檔案在記載不完全、遺失、不及時轉(zhuǎn)遞以及去向不明等情形中給人事檔案關(guān)系人在就業(yè)待遇、繳納社會保險、辦理養(yǎng)老退休等方面造成的經(jīng)濟損失，忽略了人事檔案管理中的侵權(quán)行為對人事檔案關(guān)系人所造成的精神損害?？梢哉f，存在著嚴(yán)重的將人事檔案關(guān)系人對其人事檔案的合法利益財產(chǎn)權(quán)化的傾向。這一點與法學(xué)理論界將人事檔案關(guān)系人對其人事檔案的合法利益人格權(quán)化（隱私權(quán)化）的基本觀點大相徑庭。

最后，在損害賠償?shù)臄?shù)額與方式上，法官的自由裁量權(quán)起到了主要作用，法官通常會根據(jù)當(dāng)事人提供的證據(jù)和日常生活經(jīng)驗相結(jié)合予以認(rèn)定，既有一次性支付的損害賠償金，也有終生定期支付的損害賠償金。

綜上可以說，從OECD的指導(dǎo)原則而言，人事檔案管理中的侵權(quán)行為主要體現(xiàn)為對資料內(nèi)容正確性原則、安全保護原則和個人參與原則等三大原則的違反。

從法律規(guī)范的創(chuàng)制而言，對人事檔案關(guān)系人對其人事檔案的合法利益的保護，應(yīng)當(dāng)將該合法利益規(guī)定為法律上的人格權(quán)位階，特別是隱私權(quán)的范疇，為了彰顯個人信息主體對其個人信息的權(quán)利與傳統(tǒng)隱私權(quán)的差異，可以稱之為個人信息自決權(quán)。從司法實踐的改善而言，應(yīng)當(dāng)注意人事檔案關(guān)系人對其人事檔案的合法利益中的人格權(quán)因素，在司法救濟上，不僅要給予受害人因人事檔案管理中的侵權(quán)行為導(dǎo)致的經(jīng)濟損失的救濟，而且也要給予受害人因該侵權(quán)行為而導(dǎo)致的精神損害的救濟。

注釋：

[1]齊愛民.拯救信息社會中的人格:個人信息保護法總論,北京:北京大學(xué)出版社,2009年版,第81頁.

[2]王秀哲.隱私權(quán)的憲法保護,北京:社會科學(xué)文獻出版社,2007年版,第243頁.

[3]張建文.論人事檔案遺失的權(quán)利救濟,北京檔案.2009年第10期,第19頁.

[4]張建文.基因隱私權(quán)的民法保護,河北法學(xué).2010年第6期,第11頁.

[5]劉怡君.資訊化社會隱私權(quán)之研究――以日本個人資訊保護為中心，淡江大學(xué)日本研究所碩士班碩士論文,2005年6月,第84-86頁.

[6]新疆維吾爾自治區(qū)烏魯木齊市中級人民法院(2011)烏中民一終字第1059號民事判決書.

[7]新疆維吾爾自治區(qū)烏魯木齊市中級人民法院(2011)烏中民一終字第912號民事判決書.

[8]廣東省廣州市天河區(qū)人民法院(2009)天法民一初字第3137號民事判決書.

[9]許昌縣人民法院(2010)許縣法行初字第36號行政裁定書.在該案中,法院認(rèn)為:原告所訴被告因保管不善將檔案丟失不屬于人民法院受案范圍，原告可以向被告或其上級機關(guān)及有關(guān)部門反映解決.

[10]張建文.行政部門所保管的人事檔案遺失的權(quán)利救濟,北京檔案.2011年第7期,第17頁.

[11]河南省安陽市中級人民法院(2009)安民二終字第55號民事判決書.

[12]北京市第二中級人民法院(2011)二中民終字第9927號民事判決書.

[13]長葛市人民法院(2009)長民初字第00699號民事判決書.

[14]河南省安陽市中級人民法院(2009)安民二終字第304號民事判決書.

[15]廣東省廣州市中級人民法院(2007)穗中法民一終字第2563號民事判決書.

[16]山東省青島市中級人民法院(2011)青民一終字第385號民事判決書.

[17]重慶市渝中區(qū)人民法院（2009）中區(qū)民初字第6132號民事判決書.

篇（3）

檔案分類問題一直是我國檔案學(xué)研究的一個非常重要的實踐和理論問題。在該問題的研究實踐中，人們不僅關(guān)注檔案實體分類問題的研究，而且關(guān)注檔案內(nèi)容（信息）分類問題的探討。另外，我國檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究中針對檔案種類劃分、全宗劃分等問題的研究，也屬于廣義的檔案分類問題研究范疇。可見，它既是檔案學(xué)應(yīng)用理論研究的重要課題，又是檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究的重要問題。在現(xiàn)代檔案學(xué)理論知識體系中占有非常重要的位置。

本文結(jié)合國內(nèi)外相關(guān)理論研究成果和我國檔案分類實踐面臨的問題，談?wù)剬n案分類的實質(zhì)與作用、規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)等問題的新認(rèn)識，希望對我國的檔案分類理論研究和實踐發(fā)展有所貢獻。

一、檔案分類的實質(zhì)

檔案分類的實質(zhì)是通過再現(xiàn)文檔之間的“歷史邏輯關(guān)聯(lián)”和文檔內(nèi)容之間的“主題邏輯關(guān)聯(lián)”，建立“檔案有機體”、構(gòu)建“檔案信息體系”，提高檔案資源的品質(zhì)和可用性。

一種信息資源的品質(zhì)和可用性程度不同，會對這種信息資源的價值實現(xiàn)和存在產(chǎn)生決定性的影響。因為，沒有一個國家或組織會愿意不計成本地長期保存某種低質(zhì)的、可用性差的信息資源。檔案作為一種重要的社會資源，不論是對政府機關(guān)還是企業(yè)事業(yè)單位及各種其他社團組織來說，都具有非常重要的證據(jù)意義和信息價值，同時也是人類社會歷史記憶、集體記憶的重要組成部分。檔案管理的重要社會使命之一就是要通過有效、科學(xué)的管理，為人類社會的存續(xù)和健康發(fā)展提供高品質(zhì)的、可用性強的檔案資源。誠然，分類作為一項檔案業(yè)務(wù)管理活動，并不是唯一可以提升檔案資源品質(zhì)的業(yè)務(wù)管理活動，除此之外，其他檔案管理工作也對提升和保障檔案資源的品質(zhì)和效用具有重要影響作用。然而，從檔案資源的組織化、條理化、有序化的管理要求來說，如果沒有合理、科學(xué)的檔案分類，那么其他檔案業(yè)務(wù)管理工作的成效也無法得到很好體現(xiàn)。

檔案分類的主要工作內(nèi)容包括：檔案實體分類和檔案內(nèi)容（信息）分類兩個層面的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容。其中，檔案實體分類，又稱“全宗內(nèi)檔案分類”，是“按檔案在來源、時間、內(nèi)容和形式上的異同，分門別類，構(gòu)成有機體系。是檔案整理中介于區(qū)分全宗與立卷之間的一個環(huán)節(jié)”。這種解釋的最主要思想成就，就是說明了檔案實體分類的根本性目的——構(gòu)建檔案有機體。從目前的檔案管理基本對象來說，檔案實體主要包括兩種基本存在形態(tài)，一種是通過模擬方式記錄的物理形態(tài)的檔案實體，另一種是通過電子方式記錄的數(shù)字形態(tài)的檔案實體。

盡管這兩種“實體”有所區(qū)別，即與“載體”或“存儲介質(zhì)”之間的關(guān)聯(lián)度不同（前者是“終生定居式”的，后者是“臨時寄居式”的），但這兩種形態(tài)“檔案”的分類目標(biāo)是基本一致的，即都是通過主要采用歷史的方法，再現(xiàn)文檔之間的歷史聯(lián)系，在分門別類的基礎(chǔ)上，使檔案資源成為一種“有機體系”。由于數(shù)字形態(tài)的檔案同特定的存儲介質(zhì)之間存在可分離性，所以電子文檔之間的歷史關(guān)聯(lián)可以通過相互鏈接的方式，以多種歷史的邏輯關(guān)聯(lián)形式呈現(xiàn)出來，更能反映文檔之間的多種歷史的有機聯(lián)系性。所以，從根本意義上說，傳統(tǒng)形態(tài)的檔案有機體系的建設(shè)，因受“載體與其記錄內(nèi)容不可分離性”的影響，只能采用“線性方式”將文檔之間的歷史聯(lián)系中比較主要的“關(guān)聯(lián)性”再現(xiàn)出來；而數(shù)字形態(tài)的電子檔案，由于其“記錄內(nèi)容”可以不依賴特定的載體（或介質(zhì)）而存在，并且相同的文檔可以同時存儲于不同的介質(zhì)中而不影響其“真實性和完整性”，所以有條件根據(jù)不同的業(yè)務(wù)需要和管理需要，呈現(xiàn)文檔之間的多種歷史有機聯(lián)系。

西方國家通常把“文件與檔案分類（classification）”界定為“在文件和檔案環(huán)境下，按照分類系統(tǒng)中邏輯結(jié)構(gòu)的慣例、方法和程序規(guī)則，對文件進行鑒別和排列的過程”。其實，他們所說的“分類系統(tǒng)中邏輯結(jié)構(gòu)”的確立前提，也是指對文檔之間的歷史的邏輯關(guān)聯(lián)性的呈現(xiàn)，并且通過“慣例”總結(jié)、方法確立和業(yè)務(wù)“程序規(guī)則”的建立等方式，將文檔之間的歷史的邏輯聯(lián)系再現(xiàn)出來。值得注意的是：西方檔案學(xué)理論中對檔案本質(zhì)的認(rèn)識比較重視“文件有機體”：而我們國家的檔案學(xué)理論對檔案本質(zhì)的認(rèn)識強調(diào)抽象意義上的“原始記錄”。由此也使中、西檔案分類理論的研究呈現(xiàn)出互有側(cè)重思想成果。我國的檔案分類理論整體框架比較完整，對檔案分類理論的宏觀性研究較多；西方的檔案分類理論比較注重方法、規(guī)則和程序、慣例層面的研究，注重可以指導(dǎo)文件和檔案分類實踐的“分類系統(tǒng)”、“分類體系”和“分類方法”的實用性研究?？梢哉f各有優(yōu)勢，只有相互借鑒，取長補短，才是完善和發(fā)展我國檔案分類理論之道。

檔案內(nèi)容（信息）分類，應(yīng)屬于信息內(nèi)容組織與管理范疇，其實質(zhì)是依據(jù)用戶的需要，快捷、準(zhǔn)確滿足用戶對檔案信息的業(yè)務(wù)需求和信息需求的目標(biāo)價值取向，將檔案內(nèi)容依照一定的邏輯規(guī)則和方法加以分門別類，形成具有嚴(yán)密邏輯結(jié)構(gòu)的檔案內(nèi)容主題關(guān)聯(lián)體。由于用戶需求的多樣性、動態(tài)性影響，所以基于此種需求導(dǎo)向的檔案內(nèi)容分類所構(gòu)建的檔案信息分類體系也同樣具有類似的特征。

盡管兩種意義上的檔案分類存在著較大的區(qū)別，但是有一點必須加以強調(diào)：檔案實體分類所再現(xiàn)和確立的、反映文檔之間有機的、歷史邏輯聯(lián)系的文件體系，在任何情況下，都是檔案內(nèi)容（信息）分類所要達成目的或?qū)崿F(xiàn)目標(biāo)的前提與基礎(chǔ)。換言之，通過檔案實體分類所“固化”和“確定”的文檔之間的有機的歷史邏輯關(guān)聯(lián)，是我們正確理解、判斷和全面認(rèn)識有關(guān)文檔“整體價值”的必要前提；失去了這種“歷史關(guān)聯(lián)”，我們將無法真正認(rèn)識和把握檔案文件的利用價值。基于此種認(rèn)識，我們才得出了上述結(jié)論，同時我們也反對將兩種“分類”對立起來的看法和觀點。誠然，我們也反對將兩者完全混同的思想認(rèn)識。

能夠有效再現(xiàn)文檔之間歷史的有機關(guān)聯(lián)性，并能夠通過一定的邏輯形式予以呈現(xiàn)的檔案實體分類，是我們確立檔案實體有機體，建立科學(xué)的檔案分類系統(tǒng)的重要保證?；谟脩粜枨髮?dǎo)向的檔案內(nèi)容（信息）分類，必須嚴(yán)格遵守邏輯分類要求，發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容之間的“主題關(guān)聯(lián)”，構(gòu)建反映檔案內(nèi)容（信息）之間主題聯(lián)系的邏輯分類體系。檔案實體的歷史邏輯關(guān)聯(lián)是理解和判斷檔案利用價值、整體使用價值的重要前提。檔案實體分類的目的就是通過有效維護和再現(xiàn)這種歷史邏輯關(guān)聯(lián)，提升檔案資源的品質(zhì)和可用性；而檔案內(nèi)容（信息）的分類，則可以通過體現(xiàn)用戶多樣性、動態(tài)性需求的文檔內(nèi)容之間“主題邏輯關(guān)聯(lián)”的信息分類體系，來滿足用戶的需求。

檔案分類有兩個層次，即認(rèn)識性分類和管理性分類。檔案的認(rèn)識性分類即檔案種類的劃分；檔案的管理性分類即檔案機構(gòu)及其工作人員在檔案管理實踐中，對檔案實體和檔案的內(nèi)容信息所進行的分類。檔案的實體分類和檔案內(nèi)容信息的分類，不僅含義與所指不同，其作用特點和要求也明顯不同。檔案實體分類是指針對檔案本身即實存或理化意義上的檔案所進行的分類，其作用與目的是建立檔案存放保管時的秩序與體系。檔案內(nèi)容信息的分類是對檔案所記述的內(nèi)容信息所進行的分類，其作用和目的主要是對檔案內(nèi)容信息進行條理化的加工、處理，為人們對檔案內(nèi)容信息的利用提供盡可能多的途徑、角度，為充分開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)檔案內(nèi)容信息的價值與作用創(chuàng)造條件。

二、檔案實體分類規(guī)則

檔案實體分類規(guī)則的確立，不能片面強調(diào)形式邏輯規(guī)范的要求，也應(yīng)充分考慮到檔案有機體的歷史生長特點，辯證地開展檔案實體分類實踐，維護每個全宗檔案有機體的歷史真實面貌。

根據(jù)我國的檔案實體分類理論的要求，“分類作為一種基本的認(rèn)識方法和管理方法，必須具有邏輯性，符合基本的邏輯規(guī)則”。這些形式邏輯規(guī)則包括：嚴(yán)整性規(guī)則（子類的外延之和等于母類的外延）、同一性規(guī)則（每一次具體的劃分只能使用一個分類標(biāo)準(zhǔn)）、排他性規(guī)則（同位類之間不能相互交叉、重疊）。這些形式邏輯規(guī)則的遵守，對保證檔案實體分類體系的整體邏輯聯(lián)系，確實非常重要。但是，我們應(yīng)當(dāng)清楚地認(rèn)識到，檔案實體作為一個社會組織社會實踐活動的產(chǎn)物，是一種歷史的、有機的文件體系。每個全宗的檔案都不是一種按照嚴(yán)格的“純邏輯規(guī)則”形成的文件體系，其中不免有這樣或那樣的非邏輯的“產(chǎn)物”，這也是“歷史的東西”所具有的一種特征。如果人為強制地加以“拆分”，則會“損傷”全宗內(nèi)文件有機體的“整體完整性”。所以，不能像對待檔案內(nèi)容（信息）分類那樣，要求檔案實體分類一定要嚴(yán)格遵守“邏輯性”或“形式邏輯規(guī)則”的要求，而應(yīng)予以客觀地對待，并采取相對靈活的分類方法來區(qū)分檔案文件所屬的類別。

例如，某企業(yè)的檔案實體分類方案中，依據(jù)企業(yè)的職能活動特征，在“產(chǎn)品管理”類目下設(shè)立了“項目開發(fā)”和“項目建設(shè)”兩個二級類目，可以說是符合“形式邏輯規(guī)則”嚴(yán)整性要求的，但在“項目建設(shè)”的類目下僅設(shè)置了“設(shè)計管理、材料設(shè)備管理、施工管理、統(tǒng)計管理和項目工程驗收”等5個三級類目，如果從邏輯上分析，明顯確立一個三級類目，即“供應(yīng)商評估”。但是，這并沒有影響該企業(yè)檔案實體分類的質(zhì)量，原因其實很簡單，就是該企業(yè)并沒有在職能活動中形成記錄和反映“供應(yīng)商評估”方面的文件。再如，有的組織在編制檔案分類方案的過程中，設(shè)置了“特種載體檔案”類，這與其他一級類目的劃分標(biāo)準(zhǔn)（職能分類標(biāo)準(zhǔn)）是不一致的，似乎也違背了“形式邏輯規(guī)則”中的“同一性規(guī)則”。但是，檔案實體分類的目的之一就是“方便檔案實體的安全保管”，而不同載體檔案的保管條件要求是不同的，所以按載體的特殊保管要求，在分類方案中增加“特種載體類”是沒有問題的。此外，在類目名稱的選擇方面，有時我們所使用的類目名稱，如果從“概念的外延”角度來考察會存在“交叉”問題，但又沒有辦法找到更合適的類目名稱表達“詞匯”。每當(dāng)這種情況出現(xiàn)時，比較好的處置方法就是通過“類目注釋”的方式來分別予以說明。所以，形式邏輯規(guī)則所要求的“排他性”，在具體實踐中，決不可機械地運用，而應(yīng)充分考慮實際情形，做好相應(yīng)的變通處理。歷史與邏輯即有統(tǒng)一性，同時也不能在兩者之間劃等號，因為邏輯的東西往往已經(jīng)抽調(diào)了歷史的東西中那些“枝節(jié)和末梢”了！

三、檔案實體分類標(biāo)準(zhǔn)

檔案實體分類標(biāo)準(zhǔn)的選擇應(yīng)注意強調(diào)其選擇和確立的客觀性及其對檔案實體形成規(guī)律與特點的有效表達性，不能因圖一時方便而錯誤地將不具有客觀性和穩(wěn)定性的屬性、特征作為檔案實體的分類標(biāo)準(zhǔn)選擇和確定檔案實體的分類標(biāo)準(zhǔn)，必須遵從檔案有機體的歷史形成規(guī)律和主要特點，不可主觀地、人為地簡單從事，更不能將錯誤的分類標(biāo)準(zhǔn)選擇思想制度化、規(guī)范化。

從我國檔案實體分類實踐的具體歷史情況來說，主要存在兩種錯誤的傾向必須堅決予以糾正。其一是不考慮各個立檔單位檔案有機體的特殊歷史形成性，片面地強調(diào)構(gòu)建統(tǒng)一的“檔案實體分類體系”；其二是將“價值判斷結(jié)果一一保管期限”作為組織全宗中“文書檔案”實體分類的主要標(biāo)準(zhǔn)來使用和推廣。這兩種做法均違背了檔案實體分類的規(guī)律性要求和國際上通行的檔案實體分類慣例。分析其癥結(jié)，主要體現(xiàn)在：

第一，錯誤地將各個立檔單位的檔案認(rèn)定為完全符合邏輯的產(chǎn)物，忽視了各個立檔單位檔案有機體形成的多樣性和特殊性。檔案人，尤其是檔案管理規(guī)范的制訂者，務(wù)必要清醒地認(rèn)識到：各個立檔單位的檔案全宗都是歷史的、“自然生長”的文件有機體系，具有各種樣態(tài)，整理和劃分全宗及全宗內(nèi)的檔案實體必須堅持尊重歷史的態(tài)度和原則，不可想當(dāng)然地進行。

第二，錯誤地將僅適用于檔案內(nèi)容（信息）分類的規(guī)則和思想，運用到檔案實體分類實踐中。如前所述，檔案內(nèi)容分類是為了體現(xiàn)檔案信息之間的“主題關(guān)聯(lián)”性，所以可以打破全宗界限，按照形式邏輯規(guī)則來組織檔案資源的信息分類，構(gòu)建便于用戶使用的檔案信息邏輯體系；而檔案實體分類的目的是為了重現(xiàn)檔案文件的歷史有機聯(lián)系性，建立檔案有機體。如果在實踐中忽略這兩者的區(qū)別，則會“張冠李戴”，人為地制造檔案實體管理的混亂。

第三，錯誤地把保管期限當(dāng)成檔案實體的“客觀屬性和特征”，并把它應(yīng)用于指導(dǎo)各立檔單位文書檔案實體分類。其實，凡具有基本檔案學(xué)常識的人都知道，作為檔案實體分類標(biāo)準(zhǔn)使用的“檔案屬性和特征”必須符合兩個基本條件要求：一是客觀性要求，二是穩(wěn)定性要求?！皺n案保管期限”就是人們對檔案保存價值分析、判斷結(jié)果的標(biāo)記，它帶有明顯的“主觀色彩”，具有“不穩(wěn)定性”的特點。每個時代的鑒定檔案保存價值的標(biāo)準(zhǔn)都具有很大的人為性特征，所以檔案的“保管期限特征”并不是一種“客觀的、穩(wěn)定的”特征，它會隨著人們的認(rèn)識能力、鑒定業(yè)務(wù)水平和社會環(huán)境的不同而發(fā)生變化。

基于上述認(rèn)識，如果有關(guān)部門能夠及時調(diào)整不當(dāng)?shù)淖龇?，則會及時糾正失誤，使檔案分類重新回到正確的軌道上來，相反，如果繼續(xù)把失當(dāng)?shù)淖龇ê鸵?guī)范要求當(dāng)成所謂的“制度創(chuàng)新成果”，諱疾忌醫(yī)，則會給中國檔案分類實踐造成更大的損失。一種錯誤的思想理論如果尚停留在認(rèn)識層面，其對現(xiàn)實檔案實體管理活動還不會產(chǎn)生太大的負(fù)面影響：但如果將其“制度化、標(biāo)準(zhǔn)化”甚至以一定的“強制力”予以在檔案實體分類實踐中推廣，則無疑會給檔案資源的科學(xué)管理和檔案資源體系的建設(shè)造成嚴(yán)重負(fù)面影響。改革的結(jié)果不一定都是好的、合理的，檔案行政管理部門應(yīng)對各種“改革的產(chǎn)物”進行科學(xué)論證，并按照“七分研究三分制定”的要求，審慎地注意改革成果的實踐應(yīng)用。

參考文獻：

[1]馬林青.基于職能的文件分類研究述評[J].檔案學(xué)通訊，2011（1）.

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關(guān)鍵詞檔案 大流水分類 實踐

一、檔案分類概述

（一）檔案分類的基本要求、標(biāo)準(zhǔn)

全宗內(nèi)檔案的分類要根據(jù)每一個立檔單位檔案的形成規(guī)律，選擇適合的分類方法，合理設(shè)置類目，準(zhǔn)確歸類。所設(shè)置類別的總和要覆蓋全部檔案，既不能出現(xiàn)無實際檔案的“虛類”，也不允許存在未納入任何類別的“多余”檔案。分類標(biāo)準(zhǔn)的選用是檔案分類的關(guān)鍵步驟，要根據(jù)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、分類層次、實際工作需要、檔案管理的原基礎(chǔ)等進行具體分析、比較，選擇恰當(dāng)?shù)姆诸悩?biāo)準(zhǔn)。

（二）傳統(tǒng)分類

傳統(tǒng)的檔案分類一般將檔案逐級劃分為幾級類目，存在一級、二級、三級、四級或更多層級，檔案流水號小，在紙質(zhì)版目錄中查找信息快。有時，為體現(xiàn)檔案的保管期限，還在分類號中增加永久和長期的代碼，此種分類可以在檔案分類號（檔號）中直觀地反映出本年度的收檔數(shù)量，以及永久保管期限檔案的數(shù)量等信息。

（三）大流水分類

在信息化條件下，可以充分借助計算機信息技術(shù)，對檔案分類予以簡化，只分一級類目即文書檔案、建設(shè)項目檔案等，或分到二級類目后不再往下細(xì)分。這種分類以計算機軟硬件技術(shù)為基本平臺，流水號明顯偏大，檔案管理者與使用者不能從直觀的檔號中得到太多信息?？梢酝ㄟ^歸檔年份檢索出當(dāng)年歸檔的檔案數(shù)量并形成目錄，從而快速查看年度收檔情況，也可通過多條件檢索，找出具體某一年永久保管檔案的全部檔案目錄信息，完成傳統(tǒng)分類中三級、四級下檔案分類中可以獲得的相關(guān)信息。

二、大流水分類的實踐及優(yōu)點

盡管檔案大流水分類不違背檔案分類的基本要求和標(biāo)準(zhǔn)，但它卻與傳統(tǒng)的檔案分類差別較大，在實踐中并不多見。始建于2005年5月的某公司即采用了大流水分類方式和某檔案管理軟件，應(yīng)用已達10年，館藏突破了10萬卷（件），并于2013年11月順利通過了國家檔案局的專項驗收，檔案大流水分類由此得到了國家權(quán)威部門的首肯。對比傳統(tǒng)的分類方案，大流水分類方案有下列優(yōu)點。

（一）可用較少的人員完成大量繁瑣的工作

檔案管理人員從庫房整理中解放出來，僅用傳統(tǒng)分類模式下1/5左右的人員就可完成同規(guī)模的檔案管理工作；同時，可快速檢索，為一人多崗、精兵簡政的新型管理機制提供支撐。比如設(shè)備試壓記錄的原件（包括實體及程序）就是在網(wǎng)絡(luò)管理平臺中產(chǎn)生，并未走紙質(zhì)版審批流程，這既能保證檔案的全面、及時、高質(zhì)量地應(yīng)歸盡歸，又能幫助技術(shù)人員直觀、方便、快捷、全面地獲取信息，并且在其管理范圍擴大時，也可以在一級類目內(nèi)查找到所需信息，不會在檔案檢索時產(chǎn)生跨類檢索的麻煩。

（二）可用較小的庫房面積，保管更多的檔案

檔案是逐漸積累而不斷增加的，與其相適應(yīng)的檔案存儲空間就要求越來越大。在傳統(tǒng)檔案分類方式下，要求檔案室在建設(shè)之初就要預(yù)留足夠的空間，投資較大。隨著檔案的積累，檔案庫房會出現(xiàn)空間不足的問題，檔案人員即使不停地通過倒架來調(diào)整預(yù)留空間，也無法滿足歸檔的需求。采用分類大流水后可杜絕倒架工作，最大限度地利用檔案空間，同時也滿足多部門同時歸檔，或同部門歸檔多個裝置的技術(shù)檔案的要求，保證隨時可完成歸檔工作。

（三）可應(yīng)用先進的檔案管理軟件支撐檔案管理工作

大流水分類為中油檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用提供了條件，而中油檔案管理軟件的應(yīng)用，又彌補了大流水不利于查找等方面的不足。中油檔案管理系統(tǒng)的推行使用，使中油檔案管理水平整體大幅提高，經(jīng)過幾年的運行，在檔案檢索及各部門間工作分工明確等優(yōu)勢體現(xiàn)得非常明顯，特別是通過系統(tǒng)可以制定各種報表及分類檢查目錄，并打印出相關(guān)企業(yè)檔案目錄則是以往檔案管理軟件無法做到的，為檔案查找提供了方便。

三、大流水分類的不足及應(yīng)對措施

（一）影響檔案的連續(xù)性，破壞檔案的內(nèi)在聯(lián)系

檔案按事件收集或按項目歸檔，有一定的內(nèi)在連續(xù)性，而大流水分類盡管做到了隨時歸檔，但卻分類不細(xì)，導(dǎo)致檔案的連續(xù)性較差，破壞了部分檔案的內(nèi)存聯(lián)系。

（二）檔案檢索對計算機的依賴較大

使用計算機管理系統(tǒng)與大流水分類后，檔案室的館藏檔案只有通過計算機系統(tǒng)檢索出檔案號后方可查找利用，如果有朝一日網(wǎng)絡(luò)故障，則將無法正常工作。

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中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）07（a）-0223-01

高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成擁有一定保存價值的文字、聲音、影像資料。檔案工作是高校重要的基礎(chǔ)工作，從1987年國家教委下發(fā)的《關(guān)于加強高等學(xué)校檔案工作的幾點意見》，到2008年國家教育部下發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，都體現(xiàn)出國家對高等教育檔案管理工作的重視程度。從學(xué)校自身看，在知識經(jīng)濟和信息化時代，加強高校檔案規(guī)范化管理，對于夯實高?；A(chǔ)工作，體現(xiàn)核心競爭力都具有重要的意義。

1 新時期高校檔案管理工作規(guī)范化的意義

檔案的規(guī)范化管理是指注重檔案管理不同階段的相互關(guān)聯(lián)、配合，形成檔案管理合力，通過“合規(guī)”操作，體現(xiàn)出檔案在收集、分類、保管、利用等方面的層層銜接與遞進關(guān)系，以便于更好的提高高校檔案管理效率。一方面，實現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理，可明確檔案管理的工作流程。檔案管理是一個系統(tǒng)工程，在“收集、分類、保管、利用”等每個環(huán)節(jié)都有特定的任務(wù)，只要某一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了紕漏，就會影響到整個檔案系統(tǒng)的準(zhǔn)確性。而規(guī)范化管理，通過明確每個環(huán)節(jié)的工作重點和工作任務(wù)，能夠從細(xì)節(jié)抓起，通過強制性的合規(guī)操作，實現(xiàn)“依法治檔”，促進整個檔案系統(tǒng)的科學(xué)性和完整性，推進高校檔案管理的信息化、現(xiàn)代化和檔案利用知識化進程。另一方面，實施規(guī)范化管理，可以提高檔案管理人員工作的工作主動性。檔案的規(guī)范化管理，能夠明確每個部門、每個檔案管理人員的工作責(zé)任，通過明確某一環(huán)節(jié)的目標(biāo)，使得每個部門、每位工作人員能夠各盡其職，工作職能上沒有沒有重疊和交叉，防止在檔案管理過程中的各部門間“推諉”、“扯皮”、“不作為”和“齊抓不共管”的現(xiàn)象發(fā)生。

2 高校檔案管理工作規(guī)范化的新途徑

高校檔案的規(guī)范化管理滲透到檔案的收集、分類、保存、應(yīng)用等四大環(huán)節(jié)，只有做到每個環(huán)節(jié)既相互獨立又互相聯(lián)系，才能夠體現(xiàn)出規(guī)范化的集約與高效。

2.1 高校檔案的收集階段

收集階段是高校規(guī)范化檔案管理的第一步，在收集過程中，需要對高校在教學(xué)、學(xué)術(shù)研究、學(xué)生工作、招生就業(yè)等方面的工作內(nèi)容進行系統(tǒng)的分析與嚴(yán)格的把關(guān)鑒定，并能夠及時的收集有保存價值的資料。在實際工作中，首先要明確相關(guān)部門的職責(zé)，依法治檔、依法管檔、“應(yīng)收盡收”，使高校檔案工作有章可循，為檔案的收集提供質(zhì)量保障。當(dāng)前，高校普通在學(xué)生檔案收集方面較為薄弱，而在檔案收集過程中將重點放到教學(xué)與學(xué)術(shù)研究、教師檔案等方面。高校檔案必須以師生為本作為自己的發(fā)展方向，以“使用者至上，服務(wù)第一”的原則，收集、開發(fā)檔案，以為使用者提供提檔便利條件作為最終目標(biāo)，在檔案的收集中體現(xiàn)人文關(guān)懷，樹立“全納”和“大檔案”的服務(wù)理念，使檔案收集工作服務(wù)于學(xué)生。

2.2 高校檔案的分類整理階段

檔案的分類是高校檔案管理系統(tǒng)的第二階段工作，在這一環(huán)節(jié)中，要求高校檔案管理部門將收集的各類檔案按其形成的內(nèi)容、特點進行科學(xué)分類、系統(tǒng)編目，明確檔案層級及信息間的邏輯關(guān)系。在分類階段，做好過程控制與監(jiān)督檢查，實現(xiàn)程序化分類控制是關(guān)鍵因素。要明確高校檔案分析的“分類前—分類中—分類后”的標(biāo)準(zhǔn)，做到事前有依據(jù)、計劃與布置，事中有檢查、監(jiān)督，事后有驗收、總結(jié)。要摒棄傳統(tǒng)的根據(jù)“歸檔時間”進行分類的方法，大力實施“復(fù)合型”分類法。

2.3 高校檔案的保管階段

檔案的保存與管理是檔案工作最重要的環(huán)節(jié)，高校要盡最大的努力實現(xiàn)檔案的“無破損”、“零丟失”管理，延長檔案保存的周期。對于數(shù)字化檔案，要引入穩(wěn)定度高、集成性高的軟硬件檔案管理系統(tǒng)，推進檔案數(shù)據(jù)庫資源的數(shù)字化、信息化進程，做好日常的數(shù)據(jù)庫更新與維護，高校要指定專人進行系統(tǒng)軟件硬件升級，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)備份與保密制度，購置有效的防火墻，加強網(wǎng)絡(luò)安全，為數(shù)字檔案的管理與利用提供可靠的運行平臺。要進一步落實好檔案管理的相關(guān)“標(biāo)準(zhǔn)化”建設(shè)，根據(jù)學(xué)校自身實際，出臺《檔案標(biāo)準(zhǔn)化保管辦法》以及《檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理實施細(xì)則》、《檔案標(biāo)準(zhǔn)化保管考核規(guī)定》等規(guī)章制度，推進檔案的“標(biāo)準(zhǔn)化”進程。

2.4 高校檔案的利用階段

“以人為本”是科學(xué)發(fā)展觀的要求，以檔案的使用者為本位更是現(xiàn)代檔案管理的核心理念。高校檔案的收集、分類、保管等前三個環(huán)節(jié)能夠確保檔案的“應(yīng)保盡?！焙秃侠砭幣拧踩４?，那么高校檔案的利用則是檔案管理工作的最終目標(biāo)。高校檔案管理部門要在合理設(shè)置密級，保證安全性的前提下，廣泛創(chuàng)新檔案利用手段，通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式，使高校檔案得到有效的利用，擴大檔案利用的覆蓋面，增強檔案利用的服務(wù)效能。檔案管理部門可根據(jù)用戶的要求，為每個用戶建立“檔案數(shù)據(jù)包”，為其提供閱讀和提檔咨詢服務(wù)，主動建立與檔案使用者的聯(lián)絡(luò)紐帶，為其查詢和導(dǎo)航檔案資料，使檔案管理工作服務(wù)于學(xué)校的各個部門，為學(xué)術(shù)研究提供資源庫，為學(xué)生的成長與發(fā)展提供參照物，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重大決策做好參謀。

總之，在知識經(jīng)濟和信息化時代，加強高校檔案規(guī)范化管理，對于夯實高?；A(chǔ)工作，體現(xiàn)核心競爭力都具有重要的意義。實現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理，可集約化檔案管理的工作流程、提高檔案管理人員工作的工作主動性。在未來的發(fā)展中，檔案的收集階段，要明確部門的職責(zé)，做到“應(yīng)收盡收”，進一步完善檔案管理結(jié)構(gòu)；在檔案的分類階段，要實現(xiàn)程序化分類控制；在檔案的保管階段，要整章建制，做好數(shù)據(jù)庫維護；在檔案的利用階段，要體現(xiàn)人本理念與個性人服務(wù)；最終才能夠更好的實現(xiàn)高校檔案管理工作的規(guī)范化。

參考文獻

篇（6）

中圖分類號：TP314 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9416(2012)07-0215-01

1、引言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計算機科學(xué)日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認(rèn)識，它已進入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機應(yīng)用的一部分，使用計算機對員工檔案信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。

2、系統(tǒng)功能分析

本系統(tǒng)主要任務(wù)是對檔案進行分類和分柜管理，還可進行檔案借用和檔案歸還管理。另外還提供友好的用戶操作界面，并且具有密碼和權(quán)限管理功能。其功能主要有如下幾項：

(1)密碼和權(quán)限管理功能，不同權(quán)限的用戶具有不同的操作權(quán)利。

(2)應(yīng)用程序與數(shù)據(jù)卡服務(wù)器連接配置功能，用于在應(yīng)用程序中配置SQL Server 2000數(shù)據(jù)庫服務(wù)器名和檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫名。

(3)檔案分類資料錄入，包括分類序號、檔案分類名、檔案分類所屬部門、備注、建檔人員、建檔日期、修改人員、修改日期。

(4)檔案柜資料錄入，檔案柜號、檔案柜名稱、備注。

(5)檔案記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、檔案柜號、檔案人姓名、檔案人工號、修改人、修改日期、建檔人、建檔日期、正文頁數(shù)、附件件數(shù)、附圖張數(shù)。

(6)檔案借用記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、借用人員、借用日期、備注。

(7)檔案歸還記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、歸還人員、歸還日期、備注。

(8)檔案分類資料和檔案柜資料記錄的修改和刪除功能。

(9)檔案記錄的修改、刪除和組合查詢功能。

(10)檔案借用和歸還記錄的修改、刪除和查詢功能。

3、系統(tǒng)主要窗體詳細(xì)設(shè)計

3.1 檔案管理窗體設(shè)計

檔案管理窗體是檔案管理系統(tǒng)的核心，在這里可以增加、修改、刪除和查詢記錄。在“檔案管理”窗體中，檔案分類信息表的檔案分類名稱字段記錄會顯示在樹狀檢視元件TreeView對象的檔案分類節(jié)點下。雙擊檔案分類名，程序自動從檔案記錄信息表中提取雙擊檔案分類名的所有檔案記錄，顯示在右邊的DBGrid對象里。單擊“增加”按鈕可以在選擇的檔案分類名下增加一條檔案記錄，其中建檔人員、建檔日期、修改人員和修改日期字段自動填寫為檔案分類記錄中的對應(yīng)字段值。與創(chuàng)建檔案分類管理窗體一樣，將窗體命名為“F_Manage”，對應(yīng)“Archives_Manage.pas”單元文件保存。檔案管理窗體如圖1所示。

3.2 數(shù)據(jù)記錄組合查詢窗體設(shè)計

本系統(tǒng)具有通用性組合查詢窗體。在檔案管理窗體中單擊“查找”按鈕打開“數(shù)據(jù)記錄查詢”窗體。選擇了查找字段和查找條件，再輸入或選擇查找值，單擊“增加”按鈕可以增加一條參數(shù)查找條件記錄。參數(shù)查找條件記錄顯示在列表檢視元件ListView中，在列表檢視元件ListView第一列上選中一條參數(shù)查找條件記錄，單擊“刪除”按鈕可以從ListView對象中刪除該記錄。添加好參數(shù)查找條件后單擊“查找”按鈕，執(zhí)行查詢操作。也可以單擊“全部數(shù)據(jù)”按鈕來提取得到所有檔案記錄。查找字段下拉列表框使用了ComboBoxEx控件對象，與ImageList搭配使用，在每一個列表項前可以顯示圖標(biāo)。查找條件列表使用了ListView控件對象，它可以實現(xiàn)資源管理器右半邊的四種顯示方式。

3.3 檔案借用和歸還窗體設(shè)計

當(dāng)“檔案借用和歸還管理”窗體開始時，檔案編號文本框處于不可編輯狀態(tài)，單擊“增加”按鈕，檔案編號文本框處于可編輯狀態(tài)。在檔案編號文本框中輸入想借用的檔案編號，并且自動啟動過濾功能，如果檔案在檔案記錄信息表存在，則會自動填寫檔案名稱字段值。此時才可以單擊“保存”按鈕來增加一條檔案借用記錄，如果輸入的檔案編號在檔案信息表中不存在，當(dāng)然也就沒有借用檔案之說了。單擊“檔案歸還管理”屬性頁，可以方便地切換到檔案歸還管理操作界面，其操作過程于檔案借用管理差不多。檔案借用和歸還管理窗體如圖2所示。

4、結(jié)語

該檔案管理系統(tǒng)給預(yù)拌混凝土企業(yè)的管理工作帶來了極大的方便，為企業(yè)檔案管理提供了有效的管理工具，提高整個部門的工作效率、技術(shù)水平和管理服務(wù)水平。

參考文獻

篇（7）

教育培訓(xùn)檔案的分類多種多樣，從保管的角度來說，根據(jù)教育培訓(xùn)檔案管理的具體利用，只有將各式各樣的教育培訓(xùn)檔案進行分類管理，我們才能更好地對教育培訓(xùn)檔案進行統(tǒng)一管理。

一、教育培訓(xùn)檔案分類保管的含義

教育培訓(xùn)檔案的分類保管工作是指根據(jù)教育培訓(xùn)檔案的種類，采取不同的存放方式。教育培訓(xùn)檔案的載體具有多樣性，如有些教育培訓(xùn)檔案是紙質(zhì)的，有些教育培訓(xùn)檔案是聲像的，有些教育培訓(xùn)檔案是電子的，這些載體在損毀方面各有不同的特點。如紙質(zhì)教育培訓(xùn)檔案容易損毀，電子教育培訓(xùn)檔案容易遺失等。

教育培訓(xùn)檔案載體的多樣性決定了教育培訓(xùn)檔案的成分和種類是不一樣的，所以對不同的教育培訓(xùn)檔案要采取不同的分類，可以看出教育培訓(xùn)檔案的分類保管工作很重要。

二、教育培訓(xùn)檔案分類保管的意義

（一）保存應(yīng)用有利于培訓(xùn)機構(gòu)的發(fā)展。應(yīng)該加強教育培訓(xùn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，保證教育培訓(xùn)檔案資料完整性、系統(tǒng)性和正確性。

（二）教育培訓(xùn)檔案分類保管工作在整個教育培訓(xùn)檔案工作中具有重要意義。教育培訓(xùn)檔案分類保管工作在整個教育培訓(xùn)檔案工作中屬于后期工作。教育培訓(xùn)檔案的收集、整理、分類等前期工作都是以教育培訓(xùn)檔案的分類保管和利用為目標(biāo)，所以教育培訓(xùn)檔案分類保管工作對教育培訓(xùn)檔案工作有重要的意義。

（三）教育培訓(xùn)檔案分類保管工作質(zhì)量的高低，在一定條件下具有決定性的影響。有什么樣的分類保管措施，就會有什么樣的管理水平，有些教育培訓(xùn)檔案室采用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對教育培訓(xùn)檔案進行保管。

三、培訓(xùn)機構(gòu)教育培訓(xùn)檔案分類方法

（一）教育培訓(xùn)檔案分類理論中的分類方法。教育培訓(xùn)檔案進行科學(xué)分類，理論中常見的教育培訓(xùn)檔案分類方法有兩種，分別為單式教育培訓(xùn)檔案分類方法和復(fù)式教育培訓(xùn)檔案分類方法。單式分類法是指在教育培訓(xùn)檔案的分類中只采用一種分類方法對教育培訓(xùn)檔案加以分類。復(fù)式分類法是在教育培訓(xùn)檔案的分類工作中，將兩種或者兩種以上的分類方法結(jié)合使用。

1.單式教育培訓(xùn)檔案分類方法。單式分類法是指在教育培訓(xùn)檔案的分類中只采用一種分類方法對教育培訓(xùn)檔案加以分類。歸納起來有以下幾種：按文件的產(chǎn)生時間分類。 即按教育培訓(xùn)檔案文件產(chǎn)生形成的時間劃分類別。教育培訓(xùn)檔案大多是按時間順序產(chǎn)生形成的，因此，在教育培訓(xùn)檔案的分類整理工作中，常用時間分類法進行分類。按文件來源分類。 按來源分類就是按教育培訓(xùn)檔案文件形成。什么類型的培訓(xùn)分別排放。按文件內(nèi)容分類。即按教育培訓(xùn)檔案文件的內(nèi)容進行分類。如中小學(xué)教育培訓(xùn)，公務(wù)員考試培訓(xùn)等。按文件的形式分類。 這是一種按教育培訓(xùn)檔案文件的形式特征進行分類的方法。具體表現(xiàn)形式主要有文件種類分類法、載體材料分類法、形狀規(guī)格分類法等。形式分類法一般適用于一些形式因素具有重要意義的教育培訓(xùn)檔案。如會計教育培訓(xùn)檔案、聲像教育培訓(xùn)檔案和電子教育培訓(xùn)檔案等。載體材料分類法。載體材料分類法是按教育培訓(xùn)檔案物質(zhì)載體的不同而進行類型劃分的一種分類方法。聲像教育培訓(xùn)檔案中照片教育培訓(xùn)檔案、錄音教育培訓(xùn)檔案、錄像教育培訓(xùn)檔案、影片教育培訓(xùn)檔案和電子教育培訓(xùn)檔案中的磁盤、磁帶、U盤和光盤等多種類型。形狀規(guī)格分類法等。按文件的價值分類。文件的價值分類是將教育培訓(xùn)檔案文件按其價值的大小劃分為不同的類型，以便于教育培訓(xùn)檔案的分別管理與提供利用。

2. 復(fù)式教育培訓(xùn)檔案分類方法。便于建立合理的教育培訓(xùn)檔案實體管理體系與庫藏系統(tǒng)，更好地對教育培訓(xùn)檔案實行科學(xué)管理與信息資源的開發(fā)利用。復(fù)式分類法就是在教育培訓(xùn)檔案的分類工作中，將兩種或者兩種以上的分類方法結(jié)合使用，以達到對教育培訓(xùn)檔案進行科學(xué)分類的重要目的。不同的教育培訓(xùn)檔案類型所采用的復(fù)式分類方法也各不相同，復(fù)式分類法的優(yōu)點是可采用不同的分類標(biāo)準(zhǔn)對教育培訓(xùn)檔案文件進行分類。

（二）培訓(xùn)機構(gòu)教育培訓(xùn)檔案分類方法。教育培訓(xùn)檔案分類方法是以本單位職能活動中形成的各種門類和載體的全部教育培訓(xùn)檔案對象，依據(jù)工作職能、機構(gòu)職責(zé)結(jié)合教育培訓(xùn)檔案內(nèi)容和載體形式特點，進行科學(xué)的分類。具體為：教育培訓(xùn)方面：有干部培訓(xùn)、職工教育培訓(xùn)和教師技能培訓(xùn)的文件、教材等。

【參考文獻】

[1]李玉萍.論教育培訓(xùn)檔案管理的原則[J].教育培訓(xùn)檔案學(xué)通訊，2006.

[2]趙文哲.教育培訓(xùn)檔案與教育培訓(xùn)檔案管理[M].北京：中國教育培訓(xùn)檔案出版社，1998.

[3]張薇，王鵬.如何做好教育培訓(xùn)檔案保管工作[J].黑龍江史志，2010（5）.

篇（8）

根據(jù)拉西瓦水電站工程建設(shè)情況，原《水電廠企業(yè)檔案分類表（6～9大類）》（簡稱6～9類）中的類目設(shè)置不能滿足工程檔案分類的需要。因此，為能準(zhǔn)確的反映工程科技活動，管理工程檔案，以“類別劃分明確，分類層次清楚、類別設(shè)置靈活、適應(yīng)計算機管理，能夠準(zhǔn)確地反映本工程的性質(zhì)和特點。”為編制要求，對類目做了相應(yīng)的設(shè)置和調(diào)整。

2、編制過程及分類依據(jù)

2.1編制過程

為了使檔案分類大綱編制的具有科學(xué)性和完整性，達到既貼近施工過程中的收集、方便組卷，同時能滿足水電廠在生產(chǎn)運行中的檔案管理需要，編制工作從兩個方面入手，一是針對拉西瓦工程施工過程中管理的特性；二是根據(jù)科技檔案管理的原則，進行了科技檔案分類大綱的編制工作。

2.2主要依據(jù)

根據(jù)黃河水電公司科技信息標(biāo)準(zhǔn)化管理目標(biāo)，使科技檔案更好地為工程建設(shè)、生產(chǎn)運行以及未來發(fā)展服務(wù)，考慮到公伯峽、蘇只水電站已經(jīng)形成了統(tǒng)一的科技檔案分類大綱基本模式，故將《拉西瓦水電站科技檔案分類大綱》中的檔號結(jié)構(gòu)形式確定為“目錄號（代號）+分類號（一）+分類號（二）+案卷號”。

3、檔號組成說明

依照拉西瓦水電站工程檔案分類的需要，科技檔案號由目錄號和分類號（一）、分類號（二）搭配與案卷號一并組成，各號之間用“―”分隔。

檔號結(jié)構(gòu)形式：4段16位，用0～9標(biāo)識。

目錄號（代號）+分類號（一）+分類號（二）+案卷號

既1021―0000-0000-0000

案卷號

分類號（二）

分類號（一）

目錄號（代號）

4、各大類檔案號形式

4.1 6大類：產(chǎn)品（生產(chǎn)）類

檔號為：1021+6大類+年度+案卷號

4.2 7大類：科學(xué)技術(shù)研究類

檔號為：1021+7大類+課題號+案卷號

4.3 8、9大類：8大類“基本建設(shè)類”，9大類“設(shè)備儀器類”

例如：8022施工圖（按合同標(biāo)段組卷）

篇（9）

關(guān)鍵詞：

檔案數(shù)據(jù)庫；全宗原則；指導(dǎo)作用

1檔案分類理論對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的導(dǎo)向作用

從某種意義上而言，任何一項管理工作都要按照相應(yīng)地順序以及管理活動進行有目的性的管理與創(chuàng)新。檔案管理也不例外，實施有效的管理規(guī)范是為了更好地將檔案信息進行整合，分類并加以充分利用，使其檔案有序化。這種有序化的管理方式不僅僅體現(xiàn)在檔案實體的管理上，更加注重其檔案實體的信息化建設(shè)與管理。將檔案信息從繁雜的諸多類別中加以區(qū)分，具體到每一種檔案信息的大小及種類上，依據(jù)不同的大小、層次實施分類管理。檔案分類理論作為檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的影響因素之一，對整個檔案的發(fā)展也有著不可估量的重要作用。在實際檔案理論分類中邏輯主義分類方式和歷史主義分類方式是比較常見的兩種理論形式。具體來講，邏輯主義就是將檔案通過一般的分類標(biāo)準(zhǔn)進行嚴(yán)格地分類，如按照歷史管理年限或是檔案密集管理程度等。而歷史主義的分類形式多以現(xiàn)實存在發(fā)生的某種事物狀態(tài)進行界定來對檔案進行有效的分類。這種分類形式相對比較客觀，完全接近于檔案發(fā)展的現(xiàn)狀，能夠真實地反映出檔案的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。具體以全宗原則的方式對檔案實體進行管理，可以將檔案進行全方位的全宗分類。兩種分類方式各有其特點：邏輯主義分類思想主要是借助于某一事物形態(tài)的具體特征進行分類，相比較而言，靈活性比較大。而歷史主義分類方式完全強調(diào)的是檔案最原始的屬性特征，將其進行數(shù)據(jù)庫的整合分類，這種方式的分類方法有助于對檔案的理解與認(rèn)識。事實上，從檔案自身發(fā)展需要而言，這兩種分類方式在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中都被相互使用，彼此互補，其目的就是為了更好地推動檔案建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。

2檔案數(shù)據(jù)庫在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟建設(shè)的不斷創(chuàng)新與發(fā)展，檔案事業(yè)在建設(shè)發(fā)展中的地位越來越突出，傳統(tǒng)的檔案發(fā)展模式已經(jīng)很難適應(yīng)時代社會發(fā)展的需要，所以必須加以創(chuàng)新，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案進行管理與維護?，F(xiàn)階段而言，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是比較常用的一種管理方式，它能將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為存數(shù)字化信息的管理模式，即將檔案實現(xiàn)虛擬化，從而使檔案信息與實體相分離，從這個層義上來講就是將檔案信息更好地實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，便于使用者進行復(fù)制、收集、整理以及使用，一定程度上促進了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。但與此同時，還要注重檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升以及管理水平能力的有效發(fā)揮?，F(xiàn)階段檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)相對老化，缺少對信息技術(shù)的了解與掌握，不能將檔案信息進行很好地錄用以及管理，一些操作人員在檔案登記過程中往往因為對計算機的不熟悉而導(dǎo)致輸入錯誤、或是缺失，數(shù)據(jù)庫的建立不能很好地發(fā)揮效用，當(dāng)檔案信息頻繁增加時，傳統(tǒng)的分類管理方式難以適應(yīng)其發(fā)展，所以，檔案管理者必須加強對數(shù)據(jù)庫建設(shè)的使用與掌握，能夠?qū)⒍喾N檔案信息進行合理的分類，規(guī)劃。

3全宗原則及其理論發(fā)展對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的指導(dǎo)作用

第一，全宗原則作為檔案分類的主要方法之一，對整個檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)有著極其重要的影響和作用，是人們通常長時間的經(jīng)驗總結(jié)得出來的一種切實有效的分類原則。它能為檔案數(shù)據(jù)庫的建立提供一個良好的信息記錄，確保其檔案數(shù)據(jù)的真實。第二，全宗原則在檔案數(shù)據(jù)庫建立中有著不可替代的重要作用，它能最大限度地保障檔案數(shù)據(jù)的真實性。從全宗的定義我們可以了解到，它不僅僅可以作為一個單獨的個體存在于檔案管理中，還能作為檔案信息的整體對其檔案進行管理規(guī)劃，突出的主要特點就是最大限度地保護了檔案信息的真實性。這也是它不同于其他圖書、資料、情報等文獻的根本原因。檔案數(shù)據(jù)庫的建立是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，也是檔案信息進行管理的有效手段，所以必須引起足夠的重視。檔案數(shù)據(jù)庫的建立可以充分體現(xiàn)全宗原則的宗旨，實現(xiàn)管理層次上的分級管理與維護。第三，通常情況下，檔案數(shù)據(jù)庫的建立不僅僅涉及到建設(shè)者、管理者、擁有著與維護者之間的利益，更要與整體檔案管理目標(biāo)保持一致。全宗原則的理論原則更是這種目標(biāo)的集中體現(xiàn)，它有助于協(xié)調(diào)檔案數(shù)據(jù)庫各方面之間的關(guān)系，更能為其提供強有力的理論支持，使其資金、作用得到良好的發(fā)揮。

4電子文件管理理論為檔案數(shù)據(jù)庫的未來發(fā)展提供技術(shù)支持

電子文件檔案管理是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)發(fā)展的主要趨勢，從某種意義上而言，電子文件管理具有真實、完整、實用的意義。其生命周期從形成到保管，再到銷毀都將是一個完整的運動過程，對其檔案進行全方位監(jiān)控與管理，通過這種形式對其檔案信息進行管理可以實現(xiàn)動態(tài)查詢。在檔案數(shù)據(jù)庫中如何將電子文件管理進行有效的發(fā)揮及使用，是當(dāng)前數(shù)據(jù)庫檔案管理亟待解決的重要問題。電子文件管理與傳統(tǒng)檔案管理不同，電子文件檔案管理側(cè)重于事前對其文件進行管理與規(guī)劃，依據(jù)整個電子文件管理的特點進行目標(biāo)管理與維護，然后將檔案信息進行有效整合，充分發(fā)揮每個檔案信息在管理中的重要作用。這不僅僅要充分考慮到文件數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)優(yōu)化，更要考慮到對整個檔案管理活動的影響。從電子文件檔案管理的特征來看，為了保證數(shù)據(jù)的真實有效，必須做好事前數(shù)據(jù)信息的控制與管理。換句話而言，就是檔案數(shù)據(jù)庫不能像傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理那樣，自檔案信息接收開始，就要對電子文件進行管理，然后定期進行審查檢閱，將各個環(huán)節(jié)的檔案數(shù)據(jù)進行歸檔，為該文件提供一個可靠的存檔環(huán)境。美國當(dāng)代著名的電子文件管理專家戴維•比爾曼指出“必須根據(jù)文件保管系統(tǒng)的功能需求、文件種類以及業(yè)務(wù)活動的證據(jù)性需求，提前界定著錄信息。在電子文件環(huán)境中，對元數(shù)據(jù)予以明確規(guī)定，有助于設(shè)計和實施在文件生成之際自動截獲元數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，確保文件在轉(zhuǎn)載、傳輸過程中相伴產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)的完整?！痹獢?shù)據(jù)通過描述信息資源的屬性，用于識別、評價、追蹤資源，從而實現(xiàn)對信息資源一體化的組織和有效管理。根據(jù)對電子資源管理的需要，元數(shù)據(jù)可以分為描述型、管理型、技術(shù)型和使用型、保存型。事實上，電子文件是多種不同類型信息的一個集合概念，對于不同類型的信息形式，其描述、管理、保存方式都具有不同的屬性集。元數(shù)據(jù)最基本的功能通過數(shù)據(jù)元素集定義資源對象的各類屬性，這些屬性的大量實例可以表達為關(guān)系型數(shù)據(jù)庫中的表，或者以XML等形式進行置標(biāo)，從而能夠利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)或各類應(yīng)用軟件進行管理?？梢?，以元數(shù)據(jù)為中間對象，可以利用數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)電子文件的有效管理。

參考文獻

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篇（10）

Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.

Key words: power system, files, program

中圖分類號：F407.61文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：

1 前言

管理電力系統(tǒng)的檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營歷程的存儲與總結(jié),同時又涵蓋了大量的生產(chǎn)技術(shù)與經(jīng)營管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現(xiàn)有專職檔案員2人,檔案管理三級網(wǎng)絡(luò)人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫房200平方米,擁有庫藏檔案26000余卷（件）,各類編研材料數(shù)十種。隨著我國電力系統(tǒng)改革的不斷深化,對企業(yè)的生產(chǎn)運營也提出了更高的要求,在新形勢下,強化企業(yè)的檔案管理,使其為企業(yè)的發(fā)展提供支撐與動力,具有重要的意義。電力系統(tǒng)傳統(tǒng)的檔案管理方法導(dǎo)致職責(zé)不清、管理效能低下,檔案管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性、實時性很多問題曾出不窮,已不適應(yīng)新時期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統(tǒng)性為檔案管理提供了有效的手段。

2 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的意義

檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關(guān)聯(lián),而實施的一種現(xiàn)代化管理方式,體現(xiàn)了檔案管理內(nèi)容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進的關(guān)系,實施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責(zé),提高管理效率。①一方面,實施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規(guī)范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務(wù)和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒有沒有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發(fā)生。②另一方面,實施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動性,整合人力和物力資源,對檔案進行精細(xì)化管理,明確崗位責(zé)職和階段工作內(nèi)容,使得減少不必要的重復(fù)性勞動。

3 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的舉措

電力系統(tǒng)檔案程序化管理分為檔案的收集、分類、保管、應(yīng)用四個環(huán)節(jié),各環(huán)節(jié)間相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),體現(xiàn)了程序化檔案管理的集約和效能。

3.1 檔案的收集環(huán)節(jié)

收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對電力企業(yè)各部門的研究成果、發(fā)展歷程進行系統(tǒng)、嚴(yán)格的鑒定,并把有保存價值的資源收集起來。在實際工作中,一方面要在檔案管理部門要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠?qū)Σ牧线M行準(zhǔn)確的鑒別,把有價值的材料收集到檔案庫中。另一方面,要為相關(guān)電力檔案成果的產(chǎn)生部門制定規(guī)范的檔案保存制度,使各部門能夠把每項重要的生產(chǎn)活動和發(fā)明創(chuàng)新都能夠準(zhǔn)確的記錄下來,以便于檔案管理人員對其進行采集。③第三,要建立協(xié)調(diào)與溝通機制,檔案管理部門要常規(guī)性的對各部門進行檔案成果的收集。

3.2 檔案的分類環(huán)節(jié)。要將收集的檔案按其形成的內(nèi)容、特點進行科學(xué)分類、系統(tǒng)排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關(guān)系的、不同等級的檔案分類數(shù)據(jù)庫。電力企業(yè)檔案管理部門要完善檔案登記、分類等相關(guān)機制,對檔案分類的范圍、時間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類法, 而應(yīng)采用復(fù)合型的分類方法,即:按不同部門（如:電能生產(chǎn)、電力設(shè)施建設(shè)、電力營銷等部門）的橫向分類與企業(yè)不同時間段運營情況的縱向分類。

3.3 檔案的保管環(huán)節(jié)。電力系統(tǒng)在檔案保管中要落實好崗位責(zé)任制,首先要為管理員設(shè)定工作目標(biāo)與規(guī)范,建立健全檔案保管標(biāo)準(zhǔn)與制度,把資料的規(guī)格、格式、數(shù)量等方面做統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化要求,把檔案的立卷、標(biāo)題、目錄、時間等工作規(guī)范化。⑤其次, 要對管理員的工作進行監(jiān)管,建內(nèi)部控制機制,把各項工作落實到每位管理員,要摒棄傳統(tǒng)檔案管理“事中”監(jiān)督的單一化管理模式,而應(yīng)實施“事前－事中－事后”立體化監(jiān)督。在檔案入庫前要掌握庫存情況,在檔案的保管過程中,要發(fā)動員工的力量進行互相監(jiān)督,促使管理員能夠嚴(yán)格按照規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)操作。在管理人員調(diào)動或離任前,必須對其所承擔(dān)的保管任務(wù)進行全面檢查,方能辦理相關(guān)的調(diào)動和離任手續(xù),最大限度的保護檔案資料。第三,要把檔案管理與績效掛鉤,對檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級等切身利益相聯(lián)系。

3.4 檔案的利用環(huán)節(jié)。收集、分類、保管等前三個環(huán)節(jié)為檔案的最終利用打下了夯實的基礎(chǔ),對電力系統(tǒng)而言,有效的利用檔案,為企業(yè)的生產(chǎn)運營服務(wù)才是檔案管理的最終目標(biāo)。⑥要廣泛創(chuàng)新檔案的利用手段,通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業(yè)的電力技術(shù)研究成果及經(jīng)營歷程最大限度發(fā)揮余熱, 推進企業(yè)的技術(shù)改進與自主創(chuàng)新。在檔案的閱覽中,要為創(chuàng)設(shè)良好的閱覽環(huán)境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級手續(xù),制定相應(yīng)的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關(guān)制度。使借閱檔案的人員能夠?qū)n案的安全性、完整性和保密性負(fù)責(zé),杜絕企業(yè)檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應(yīng)的指導(dǎo)咨詢、檢索咨詢等相關(guān)機制,樹立服務(wù)意識,最大限制的滿足企業(yè)發(fā)展的需要。同時,要積極與其它電力企業(yè)保持聯(lián)絡(luò)與交流合作,建立與其它電力企業(yè)檔案管理部門的溝通機制,取長補短,不斷對自身的檔案管理進行完善。

4 結(jié)束語

總之,在新形勢下,強化電力企業(yè)的檔案管理,對于企業(yè)的運營與發(fā)展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統(tǒng)性為電力系統(tǒng)檔案管理提供了有效的手段。實施電力系統(tǒng)檔案程序化管理,要切實抓好檔案的收集、分類、保管、應(yīng)用等四個環(huán)節(jié),使之既相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統(tǒng)檔案管理中發(fā)揮巨大的作用。

參考文獻

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