序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案一體化管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

中圖分類號：G251 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）04（b）-0204-01

隨著信息網(wǎng)絡(luò)時代的到來，人們對于信息資源的需求發(fā)生了根本性的改變，不在滿足于單一的信息資源，而是需要無空間、時間、地域、借閱限制的多元化信息服務(wù)，內(nèi)容新穎、類型完整多樣、來源廣泛的信息。信息的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化正在成為這個時代的發(fā)展趨勢，在這種大背景下，圖書館與檔案館如何快捷、準(zhǔn)確地為讀者提供高效的服務(wù)， 進(jìn)行信息資源整合、實現(xiàn)信息資源共享迫在眉睫。

1 圖書檔案一體化管理的必要性

1.1 圖書檔案一體化管理是時展的產(chǎn)物

每個圖書館、檔案館的館藏建設(shè)各有差異，側(cè)重點不同：有的館藏量大而全，有的館藏量少而精，有的側(cè)重單一專業(yè)的圖書資源，有的面對所有讀者，圖書范圍廣。由于空間、時間上的差異，圖書資源不能共享，讀者只能利用附近的圖書資源，造成圖書館、檔案館的信息資源沒有得到充分利用。解決圖書館、檔案館不同程度的側(cè)重與局限性的最好辦法就是實現(xiàn)文獻(xiàn)檔案資源共享，做到相互之間溝通融合共享來彌補自身的局限和不足。單一的、沒有資源流通共享的圖書館、檔案館的館藏建設(shè)已經(jīng)不能滿足讀者對于信息多樣化與深層次需求，這種現(xiàn)狀使得圖書館和檔案館面臨一個新的挑戰(zhàn)，必須尋找到一個新的方法實現(xiàn)圖書館、檔案館的持續(xù)發(fā)展，滿足讀者在新時代背景下對于資源的需求。圖書館、檔案館的網(wǎng)絡(luò)化資源共享平臺無疑是最好的選擇。構(gòu)建圖書檔案的一體化網(wǎng)絡(luò)，建立一個與互聯(lián)網(wǎng)對接的平臺，快速進(jìn)入信息高速公路，打通信息交叉服務(wù)的隧道，才能實現(xiàn)信息資源全球共享，加快信息現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程，方便讀者快捷地查閱所需的信息。

1.2 圖書、檔案實行一體化管理是信息管理一元化的需要

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，學(xué)科間相互交叉、相互滲透，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)正不斷的走向綜合化、一體化。全球互聯(lián)網(wǎng)廣泛普及，信息傳播速度的加快，信息網(wǎng)絡(luò)化迅速發(fā)展，形成了一個巨大的信息資源庫和信息資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為信息資源的交流和共享提供了發(fā)展的技術(shù)基礎(chǔ)。信息管理一體化的整體優(yōu)勢凸出，利用信息管理一體化使得圖書、檔案的管理更加合理，將會發(fā)揮更大優(yōu)勢，提高資源利用率，是學(xué)科整合的需要，通過一體化管理實現(xiàn)資源共享也是圖書館事業(yè)和檔案事業(yè)自身的發(fā)展需求。圖書館和檔案館館藏的特點各有不同，都具有一定的局限性，單一使用無法將滿足信息時代讀者對信息資源的綜合化的需求，所以只有在圖書檔案管理上實現(xiàn)一體化，利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源信息共享，才能滿足當(dāng)今相互滲透和交叉極為頻繁的學(xué)科要求，才能滿足社會進(jìn)步和科學(xué)發(fā)展對圖書檔案管理的要求。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)急速發(fā)展的大環(huán)境下，圖書檔案一體化管理給學(xué)科和信息提供了一個交叉整合的平臺。

2 制約圖書檔案管理一體化的因素

2.1 管理體制相對落后，不統(tǒng)一

我國現(xiàn)行的圖書、檔案系統(tǒng)雖同出一源，但現(xiàn)在卻分屬于不同的系統(tǒng)，這樣就形成了圖書、檔案部門各自為政，彼此之間缺乏聯(lián)系溝通協(xié)作，形成了獨門獨院的現(xiàn)象，阻礙了信息的互通、交流和共享，制約了圖書檔案一體化的實施和資源共享的實現(xiàn)。這種管理體制也使得檔案圖書系統(tǒng)難以進(jìn)行交流和實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，在這種無交流的情況下各自進(jìn)行著自我建設(shè)，導(dǎo)致了數(shù)據(jù)和信息大量重復(fù)，造成資源配置不合理，人力、物力、財力的巨大浪費的現(xiàn)象出現(xiàn)，嚴(yán)重制約了數(shù)據(jù)信息資源的有效發(fā)展和合理利用，不符合科學(xué)發(fā)展的理念。

2.2 綜合性人才匱乏

圖書、檔案的一體化管理尤為需要人才隊伍的支持，它的實現(xiàn)需要一批具有新型知識結(jié)構(gòu)、掌握多學(xué)科知識、熟悉各領(lǐng)域發(fā)展的高素質(zhì)綜合性專業(yè)人員隊伍。但實際上，由于現(xiàn)有人才培養(yǎng)模式，真正精通圖書管理學(xué)、檔案管理學(xué)理論和實踐技能的人并不多，在實踐中具有這方面組織能力的人才則更為短缺，這嚴(yán)重制約了圖書管理一體化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程，影響了信息資源管理水平。

2.3 信息基礎(chǔ)設(shè)施不健全

信息基礎(chǔ)設(shè)施是實施圖書、檔案管理一體化必須構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。當(dāng)前，我國大部分高校的信息基礎(chǔ)設(shè)施已初具規(guī)模，但圖書館、檔案部門的信息設(shè)備還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，特別是檔案管理機構(gòu)，多是微型計算機單機操作，有些甚至仍然靠人工手工翻閱查找。同時，校園網(wǎng)絡(luò)帶寬較窄、容量有限制約著圖書、檔案的一體化。圖書館信息資源服務(wù)對象僅限于全校師生，利用率相對較低，造成了信息資源的浪費，不利于圖書管理資源的交流和共享。另外，由于檔案資料的內(nèi)容和來源與圖書資源相比有很大的不同，多是信息資源內(nèi)容比較專指、明確，保存形式是紙質(zhì)版，導(dǎo)致對網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的存取要求不同，尚需開發(fā)專門的信息管理系統(tǒng)。

3 建立圖書檔案一體化管理的具體實施步驟

通過制定相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)、調(diào)節(jié)和規(guī)范信息資源一體化的管理體制，在宏觀上實現(xiàn)國家對檔案圖書一體化建設(shè)的保障和指導(dǎo)作用。建立圖書、檔案一體化管理的協(xié)調(diào)中心，確保圖書檔案信息資源共享的順利進(jìn)行。同時，相關(guān)管理部門應(yīng)該對于圖書檔案一體化管理的重要性和迫切性，部門整合、人力統(tǒng)籌的必然性有一個宏觀全面的意識；對于圖書檔案一體化管理的發(fā)展趨勢有一個清晰的發(fā)展藍(lán)圖，轉(zhuǎn)變消極態(tài)度，只有在充分認(rèn)識到一體化管理的必要性時，圖書檔案一體化管理才能出現(xiàn)成效，才能有發(fā)展空間，才能推動體制和政策上的改革，加快圖書檔案一體化管理的步伐。加強圖書、檔案管理方面人才的培養(yǎng)，另外，也要對現(xiàn)已在職的圖書、檔案工作人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，促使他們掌握圖書、檔案一體化管理方面的理論和實踐知識，更好的落實一體化管理。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 江福蘭.高校圖書檔案一體化管理探析[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2007（17）.

篇（2）

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1672—5158（2012）08—0307-01

文件與檔案一體化管理，就是利用管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計形成一個有序的整體，從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化的目的。

一、當(dāng)前機關(guān)文件與檔案管理存在的問題

1、傳統(tǒng)的文件處理工作與檔案管理工作是分屬兩個職能部門，分別負(fù)責(zé)文件處理工作和檔案管理工作，兩者是以立卷歸檔為工作界線。文件歸檔前屬于文書部門管理，歸檔后屬于檔案部門管理。在這種體制下，文件在兩個相對封閉的系統(tǒng)中運行，文書處理和檔案管理各自為政，致使文件信息資源不能充分發(fā)揮作用，容易出現(xiàn)收文不全，歸檔不全的現(xiàn)象，檔案質(zhì)量也得不到可靠的保證。文件與檔案分離既不利于文書部門信息服務(wù)功能的發(fā)揮，也不利于檔案部門作用的發(fā)揮。

2、由于機關(guān)各職能部門的職能不一樣，決定了各自形成的文件、檔案類別也不盡相同。在文件處理過程中，文件格式錯亂，文件載體不耐久而造成文件的殘缺不全，字跡難以持久，制約了檔案業(yè)務(wù)工作質(zhì)量的提高。缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、制度，使文件部門的成果不能被檔案部門直接采用，要重新編目、著錄、標(biāo)引等，重復(fù)勞動浪費了人力和財力。由于文書與檔案部門職能分置，推行文書處理部門立卷制度舉步維艱，影響了檔案工作的規(guī)范化建設(shè)。

3、隨著社會信息化的到來，大量的電子文件產(chǎn)生于辦公自動化系統(tǒng)中，由此產(chǎn)生了大量的電子檔案，使得文件與檔案信息管理也快速向數(shù)字化方向發(fā)展。而目前機關(guān)文件與檔案管理部門使用的軟件不統(tǒng)一，造成信息不能相互對接和同享，嚴(yán)重阻礙了機關(guān)信息現(xiàn)代化建設(shè)步伐。

二、機關(guān)實施文檔一體化管理的必要性

文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。只有把文書工作與檔案工作兩者有效地結(jié)合起來，才能實現(xiàn)機關(guān)運轉(zhuǎn)的高效率和檔案管理的高質(zhì)量。文件與檔案是同一事物的兩個發(fā)展階段，它們有共同特征，一是信息上的連續(xù)性，二是公文上的相關(guān)性。無論是現(xiàn)行文件還是非現(xiàn)行文件，它們的內(nèi)部特征具有一致性，都可以用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。開展文件與檔案一體化管理，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔等工作與檔案管理和提供利用形成一個有序的整體，為檔案工作與辦公自動化聯(lián)網(wǎng)打下良好的基礎(chǔ)，避免了檔案部門今后重復(fù)進(jìn)行著錄，從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，檔案部門也就擺脫了繁瑣立卷任務(wù)。

目前，各級機關(guān)都在加強管理，提高工作效率，而文件與檔案在各項管理活動中起著傳達(dá)信息，決策參考的作用，是指揮控制、組織實施與管理的工具?，F(xiàn)在大多數(shù)機關(guān)都實現(xiàn)了辦公自動化，公文處理、檔案管理都使用計算機管理，但是，在職能分置的環(huán)境下，文書與檔案部門只能被動地提供和處理單一、零散、原始的信息。要想改變這一現(xiàn)狀，適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，使文件與檔案更好地發(fā)揮作用，就必須進(jìn)行文件與檔案一體化建設(shè)，讓文書處理的有關(guān)信息與檔案管理信息鏈接起來，建立相對集中、有序，必要的檢索、編目，形成文件檔案信息網(wǎng)絡(luò)“一條龍”的服務(wù)系統(tǒng)，才能提高機關(guān)管理工作的效率。

三、機關(guān)實施文檔一體化管理應(yīng)注意的問題

隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，辦公自動化的普及，文檔一體化管理不再只是一種管理思路，更多的是在實踐中實施的一種管理方式和管理手段。文件是檔案的基礎(chǔ)，文件處理工作的好壞直接影響到檔案的質(zhì)量，從收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目、利用等環(huán)節(jié)來看，都有著實際的工作內(nèi)容。

1、轉(zhuǎn)變觀念，提高機關(guān)管理人員素質(zhì)。由于管理體制、思維模式上長期存在著文書工作、檔案工作分家的局面，目前機關(guān)公文處理和檔案管理仍按照傳統(tǒng)的管理模式，工作環(huán)境的嚴(yán)格分工和管理模式的嚴(yán)重滯后，使文件管理和檔案管理的軟件開發(fā)各自為政，或?qū)n案管理軟件進(jìn)行簡單的數(shù)據(jù)并接，并未真正實現(xiàn)現(xiàn)代辦公環(huán)境下的文件與檔案一體化管理。因此，一方面，要求各級領(lǐng)導(dǎo)必須對文件與檔案一體化有著客觀、充分的認(rèn)識，才能打破狹隘的文件、檔案互不干涉、各自獨立發(fā)展的職業(yè)觀念，樹立宏觀與微觀、整體與局部相結(jié)合的一體化思想，從根本上改變文件管理和檔案管理相分離的局面。另一方面，文件與檔案一體化是一項兼文件與檔案學(xué)、管理學(xué)、計算機科學(xué)等多知識、多技術(shù)為一體的科學(xué)，傳統(tǒng)的檔案工作很難適應(yīng)。要開展多部門合作，通過多層次，多渠道地培訓(xùn)來提高文件、檔案工作人員的思想認(rèn)識和業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過崗位培使他們充分認(rèn)識文檔一體化的必要性，增強推行文檔一體化的自覺性，掌握文檔工作的基本知識和技能。

2、大力推進(jìn)機關(guān)辦公自動化建設(shè)。辦公自動化是文件與檔案一體化管理的基礎(chǔ)。辦公自動化的發(fā)展，導(dǎo)致電子檔案的產(chǎn)生，為紙質(zhì)檔案向電子檔案發(fā)展提供了技術(shù)支持。信息真實地記錄下來，把文件產(chǎn)生的整個過程分類整理，并準(zhǔn)確地將要歸檔的公文、合同、協(xié)議、文件、指示、資料一等，歸入相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)了信息的在線查詢、借閱。而這些電子文件，經(jīng)過檔案專業(yè)人員整理核對后形成最終的電子檔案。由此可見，辦公自動化應(yīng)用于機關(guān)檔案管理中，真正實現(xiàn)了電子文件從形成、傳遞、查閱到存檔的—體化管理。檔案部門可以配合信息管理部門，建立和完善檔案信息管理平臺，做好辦公自動化系統(tǒng)的推廣應(yīng)用和數(shù)據(jù)遷移工作，從而實現(xiàn)網(wǎng)上無紙化力公與檔案管理的無縫鏈接。

3、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實施文檔一體化的前提和關(guān)鍵。實現(xiàn)文件與檔案一體化管理的前提就是要制訂文件、檔案的有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。只有文件管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，檔案管理現(xiàn)代化才能順利開展。首先要把好文件形成關(guān)，文件標(biāo)題、編號、主題詞等特征要標(biāo)識規(guī)范；其次是要制訂機關(guān)檔案管理分類、著錄、標(biāo)引工作規(guī)范。在文件形成與處理時，把檔案分類、編號等原則運用其中，使每一個單位的文件、檔案類目劃分和設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，形成一個有機的整體，使各類文件管理系統(tǒng)都能和檔案管理系統(tǒng)緊密銜接起來，就能實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，保證文件檔案的質(zhì)量，為社會提供可靠的檔案信息。

篇（3）

一、圖書檔案一體化管理的優(yōu)點與可操作性

（一）一體化管理的優(yōu)點。經(jīng)過傳統(tǒng)醫(yī)療機構(gòu)的改革變遷，使醫(yī)院的管理工作中將圖書管理與檔案管理區(qū)分開來，形成兩個相互獨立的體系進(jìn)行管理，而其中缺乏良性互動，導(dǎo)致嚴(yán)重的資源和信息浪費，而在管理層面，又因為兩者之間的密切聯(lián)系，使之經(jīng)常出現(xiàn)管理交叉和重復(fù)管理的現(xiàn)象。在醫(yī)院的圖書檔案信息，應(yīng)服務(wù)于醫(yī)院的各級醫(yī)療人員和管理人員進(jìn)行實時查閱，并確保信息的準(zhǔn)確性和全面性。但相對獨立的管理使其在實際工作中無法滿足對信息查閱的需求。因此，對圖書檔案的一體化管理，能真正增強兩者之間的良性溝通，將醫(yī)院的相關(guān)信息管理形成網(wǎng)狀數(shù)據(jù)庫，使其涵蓋醫(yī)院工作的全局內(nèi)容，實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部的實時資源共享。比如，在醫(yī)院中進(jìn)行的醫(yī)療科研項目中，申請課題、堅定立項、開發(fā)到結(jié)尾中的相關(guān)工作，都可依賴醫(yī)院的圖書檔案信息進(jìn)行。不僅如此，課題研究后對相關(guān)材料進(jìn)行的整理歸檔工作，能為今后的相關(guān)課題研究提供方便，形成科研材料于信息的良性循環(huán)利用與保管。

（二）一體化管理的可操作性?？萍嫉牟粩喟l(fā)展為人們的生活和工作帶來了更多選擇，特別是在信息化技術(shù)的幫助下，信息化管理能真正滿足社會工作中對信息的及時性、廣泛性需求，醫(yī)院管理中的信息管理亦是如此。作為信息管理中兩個重要組成學(xué)科，圖書館學(xué)與檔案學(xué)不論是基礎(chǔ)知識理論、認(rèn)識論和方法論上都存在著很大程度的相同，甚至一些研究領(lǐng)域已逐漸實現(xiàn)了認(rèn)知上的統(tǒng)一。因此，在醫(yī)院的管理中，將圖書檔案進(jìn)行一體化的管理能幫助醫(yī)院形成涵蓋更加全面信息網(wǎng)絡(luò)，從而為醫(yī)院各項醫(yī)療和科研提供服務(wù)。

二、醫(yī)院圖書檔案一體化管理工作的展開

（一）提升信息資源有效利用率。圖書和檔案，其真正價值在于被使用，為醫(yī)院的相關(guān)工作提供參考。由此可見，在醫(yī)院圖書檔案一體化管理中，信息數(shù)據(jù)的優(yōu)化尤為重要。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的接入能改變醫(yī)院館藏結(jié)構(gòu)上的單一、彌補數(shù)據(jù)信息上的缺失、提升整個信息處理和調(diào)取速度。一體化管理能確保數(shù)據(jù)信息資源的最大化利用，提升其有效利用率，服務(wù)于醫(yī)院的相關(guān)醫(yī)療活動與項目。

（二）在圖書檔案管理的各自體系中獲取改革靈感。在傳統(tǒng)管理辦法的影響下，一體化管理在開展之初難免受到非議。要想將一體化管理的優(yōu)點進(jìn)行傳播，讓更多人理解，就要對圖書和檔案管理體系的特點進(jìn)行不斷整合，進(jìn)而推動管理工作的發(fā)展。對醫(yī)院的檔案來說，大多數(shù)的館藏檔案內(nèi)容相對時間較為久遠(yuǎn)，其珍貴程度也相對較高，而相對來講，圖書與資料的信息數(shù)據(jù)則相對較為新穎，在實踐層面，兩者都具有不可替代的參考價值。檔案管理主要為醫(yī)院的各級部門管理人員、維修人員和財務(wù)人員服務(wù)，而圖書管理則針對醫(yī)療、研究、醫(yī)護(hù)、技術(shù)人員。由此可見，兩者都具備相對獨立的特點，但在一體化管理下并無實際沖突，反而因其管理范圍涵蓋面較廣，成為一體化管理的改革基礎(chǔ)。在一體化改革中，圖書和檔案是數(shù)據(jù)信息的主要來源，需要進(jìn)行整體上的分類、整合與管理，才能對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深刻的了解和運用，真正發(fā)揮圖書和檔案的使用價值。

（三）提升配套服務(wù)工作質(zhì)量。對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行利用的過程，就是根據(jù)圖書或檔案資料的幫助，進(jìn)行相關(guān)研究產(chǎn)生新數(shù)據(jù)信息的過程，在醫(yī)院的研究和建設(shè)中，這種新數(shù)據(jù)具備更高的使用價值，這種本質(zhì)也體現(xiàn)了知識經(jīng)濟(jì)時代的數(shù)據(jù)信息管理特點。在醫(yī)院簡稱圖書檔案館后，工作人員應(yīng)注重配套服務(wù)工作的完善與優(yōu)化。比如，創(chuàng)辦醫(yī)院內(nèi)部的《醫(yī)學(xué)快訊》，介紹醫(yī)療上相關(guān)方面的最新指示，帶領(lǐng)醫(yī)院各個科室主任參加座談會或交流會等，針對醫(yī)院圖書檔案館的管理與臨床醫(yī)療運用之間聯(lián)系的加強進(jìn)行了解與溝通，幫助院方實習(xí)醫(yī)生更加便捷的獲取館藏資源中的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行論文的撰寫和創(chuàng)作。

篇（4）

在進(jìn)行檔案管理的過程中，這是一種最原始的記錄，其中蘊含著豐富的資源信息，在人類不斷發(fā)展以及實踐活動開展的過程中，其作用是十分主要的，尤其是信息化的技術(shù)手段的發(fā)展過程中，檔案是一門綜合性的學(xué)科，在各個工作崗位中都具有重要的影響。傳統(tǒng)的檔案管理手段對于檔案的發(fā)展情況會帶來一定的制約，因此必須要對檔案管理進(jìn)行變革，應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案管理手段就要保證檔案朝著一體化的方向發(fā)展，積極的采用計算機以及電子文件等相關(guān)技術(shù)。新的管理方式可以說更加科學(xué)化，并且具有組織性的特點，所以值得在今后的工作中得到進(jìn)一步的推廣，更好的完善檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量。

2 檔案一體化管理基礎(chǔ)

在進(jìn)行檔案一體化管理的過程中，在理論以及實踐方面都具有一定的基礎(chǔ)，在理論基礎(chǔ)方面，因為當(dāng)前的檔案管理正處在電子文件的發(fā)展時期，所以生命周期理論以及前端控制思想等都是主要的理論。而在實踐基礎(chǔ)中，應(yīng)該為檔案的一體化實現(xiàn)提供一定的物質(zhì)幫助，信息化與網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢是檔案實現(xiàn)一體化管理的首要前提，只有將理論基礎(chǔ)以及實踐基礎(chǔ)有機的結(jié)合在一起，才能促進(jìn)檔案一體化更好的發(fā)展。為今后的檔案管理水平的提升帶來一定的幫助。

3 文檔一體化管理思路

3.1 文檔應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計思路

在進(jìn)行文檔一體化管理的過程中，首先應(yīng)該對應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計，其主要的思路是應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器以及數(shù)據(jù)管理平臺等方式對檔案進(jìn)行一體化的管理。在信息系統(tǒng)中，操作人員具有不同的操作權(quán)限，以處理階段為例，這一階段主要是進(jìn)行文檔的刪減以及審批等工作，所以工作人員只具備對文件進(jìn)行修改、刪除或者增加等操作權(quán)限，檔案工作者在這一過程中只具備查看以及瀏覽的權(quán)限，而在進(jìn)入到檔案歸檔以后，這一階段的工作人員主要負(fù)責(zé)的任務(wù)是對電子檔案進(jìn)行整理以及進(jìn)一步的篩選，選出有價值的檔案資源進(jìn)行保管。檔案管理者的主要工作任務(wù)就是加以必要的指導(dǎo)。在生成電子檔案文件以后，檔案工作者的主要工作就是對這些檔案加以進(jìn)一步的保管，并且檔案的使用者可以應(yīng)用這些檔案。整個過程中，檔案具有完整性以及真實性的特點，減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，降低錯誤的發(fā)生。

3.2 文檔一體化管理的互動要求

在檔案工作中，文書工作是最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，可以說檔案工作是文書工作的進(jìn)一步延伸，所以需要進(jìn)一步加強二者之間的關(guān)聯(lián)性，使其緊密的結(jié)合在一起，以促進(jìn)檔案管理工作水平的提高，保障檔案管理的質(zhì)量提升。在檔案一體化的實現(xiàn)過程中，其中有一個最主要的特點就是可以將檔案工作和業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機的交叉在一起，這樣可以對檔案工作者帶來重要的幫助，對社會積累財富執(zhí)行力的強化起到積極的作用，同時也可以提高對檔案的認(rèn)知程度，讓檔案變得更加具有價值。只有將有價值的文件完整歸檔并移交給檔案部門進(jìn)行保管才能算相應(yīng)的工作真正結(jié)束，同時還要意識到，在開展現(xiàn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)的過程中，要責(zé)任明確、注意積累，記錄電子文件活動全過程中所有重要的和有價值的信息，確保電子文件的真實性和完整性。

3.3 工作流程的集成性

在傳統(tǒng)的文件管理過程中，文件的形式、歸檔和作為檔案保管與提供利用等關(guān)節(jié)，都將文件生命周期清除地劃分為三個相對獨立的過程，即現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期和非現(xiàn)行期，并通過現(xiàn)行業(yè)務(wù)工作部門、機構(gòu)檔案室和檔案館三個物理位置不同的部門分別完成各自的工作。而文檔一體化則將文件、檔案的管理流程實現(xiàn)了集成，要求在一個統(tǒng)一的系統(tǒng)內(nèi)，有統(tǒng)一的控制中心，統(tǒng)一的工作制度，統(tǒng)一的且各有特點的又互相銜接的工作程序，將檔案著錄、鑒定、保存和管理等工作貫穿于文件的形成、流轉(zhuǎn)、移交、保存或銷毀等各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)各個過程中工作流程的集成和信息的拱向，而且能夠根據(jù)不同的文件與處理要求定義特定的工作流程，實現(xiàn)流程的優(yōu)化和個性化處理，提高了工作效率，降低了檔案接收和保管的復(fù)雜性，避免了信息的多次錄入和產(chǎn)生不一致信息的可能性。

3.4 業(yè)務(wù)處理的自動性

篇（5）

進(jìn)行圖書檔案一體化管理主要是由于信息技術(shù)在不斷的更新，單純將圖書管理和檔案管理分開，不僅給圖書管理員的管理工作帶來壓力，而且也使得讀者的查找過程變得更加復(fù)雜。文章以山西省寧武縣社會救助管理站的圖書管理為例，對于推進(jìn)圖書檔案管理的一體化進(jìn)程進(jìn)行分析，通過對于國內(nèi)目前的管理情況的總結(jié)和歸納，提出更加先進(jìn)、更加科學(xué)的解決措施。

二、圖書檔案一體化管理的必要性

1.順應(yīng)時展

在如今社會中，信息極度膨脹，知識數(shù)量急速增加并且知識的更新速度不斷加快。圖書館、檔案館不可能將所有的文獻(xiàn)資源都進(jìn)行收集整理，因此需要實現(xiàn)圖書檔案發(fā)展的一體化，也就是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)管理所有的文獻(xiàn)資源，這也是在快速發(fā)展的現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展的總趨勢，實現(xiàn)文獻(xiàn)資源的數(shù)字化。同時，要注意將圖書館、檔案館實現(xiàn)資源共享，構(gòu)建完整的文獻(xiàn)資源布局，形成共同的發(fā)展，滿足廣大讀者的閱讀需求。

2.實現(xiàn)優(yōu)勢互補

圖書館、檔案館在長期的管理過程中存在許多管理問題，同時也形成了各自的管理特點和管理優(yōu)勢。對圖書館、檔案館進(jìn)行一體化的整合管理，主要是在社會的不斷發(fā)展進(jìn)步過程中，對圖書館與檔案館進(jìn)行分開的管理不能實現(xiàn)目前對于社會資源的全面需求，同時這種管理模式嚴(yán)重拖慢了管理速度，也無法實現(xiàn)與網(wǎng)絡(luò)科技之間的對接，進(jìn)行管理速度的更新。因此，長此以往，如果還將圖書館與檔案館進(jìn)行分開管理勢必會造成資源的更新速度減慢，浪費大量的人力、物力資源。同時也會造成查詢的工作不斷重復(fù)，不僅給資源館的人力是一種極大的浪費，同時也浪費了查詢者的大量時間，給雙方都帶來極大的不便。

3.實現(xiàn)資源共享

圖書館和檔案館的管理過程存在其自身的特色以及優(yōu)勢之外，還存在一定的問題。由于其二者進(jìn)行館藏的圖書各有偏重，不利于讀者進(jìn)行綜合利用。因此，為了順應(yīng)當(dāng)前信息時代的發(fā)展需要，同時實現(xiàn)資源共享，進(jìn)行圖書館、檔案館的一體化管理，是最好的選擇措施。只有利用其在管理上的一體化，加強在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的信息共享，才能達(dá)到如今快速發(fā)展的社會對于圖書館、檔案館管理的基本要求，實現(xiàn)不同學(xué)科、不同信息之間的整合發(fā)展，實現(xiàn)平臺的最優(yōu)化。

4.知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展

進(jìn)行圖書館、檔案館的一體化管理的重要動力是指在知識經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展同時在資源、知識共享占主要發(fā)展趨勢的當(dāng)今社會，知識是創(chuàng)造創(chuàng)富與實現(xiàn)自身增長的重要依靠。進(jìn)行圖書、檔案的一體化管理，實際上就是將知識進(jìn)行更好的管理，在實現(xiàn)資源共享的同時，實現(xiàn)知識自身的整合以及整體化、系統(tǒng)化發(fā)展。在此過程中，圖書檔案一體化管理實際上不僅滿足了讀者日益發(fā)展的需求，同時為了讀者用戶提高了更加豐富、更加全面、完整的信息資源。

三、實現(xiàn)圖書檔案一體化管理的實施措施

1.健全管理體制

就目前各大圖書館、檔案館的管理現(xiàn)狀而言，各級相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該加強對于圖書檔案管理一體化的認(rèn)識的重要性與迫切程度。隨著當(dāng)今社會的信息呈現(xiàn)爆炸式增長，管理人員需要把握住發(fā)展趨勢，認(rèn)識到進(jìn)行圖書檔案管理一體化的必要性，以及實現(xiàn)部門整合，更好的進(jìn)行人力資源的管理與統(tǒng)籌。在戰(zhàn)略指導(dǎo)層面上，只有管理層在對于進(jìn)行圖書檔案管理一體化有全面、科學(xué)的認(rèn)識的基礎(chǔ)上，進(jìn)行圖書檔案管理才能在戰(zhàn)術(shù)、戰(zhàn)策上有所偏倚，從而形成完整的管理體系。

2.加強人才培養(yǎng)

篇（6）

首先，就讓我們從基本理論層面，對“文件生命周期理論”的相關(guān)理論概念進(jìn)行初步了解?！拔募芷诶碚摗敝械摹拔募备拍钍且环N廣義概念，較之常規(guī)意義的“文件”概念要寬泛得多。“文件生命周期理論”把文件視為“文件的集合體”，認(rèn)為“檔案”（非現(xiàn)行文件）的形成只是廣義文件運動的最終結(jié)果，一切的文件運動形態(tài)，都只是“廣義文件運動過程中某一特定階段的代稱，都是廣義文件的組成部分”[1]。

由此，“文件生命周期理論”以“文件集合體”的形式，合理的維護(hù)了文件各階段的整體統(tǒng)一性，進(jìn)而將文件運動以整體的形式，跨越了從形成直至銷毀或永久保存的各階段，并且能讓管理者以一個完整、清晰的視角，觀察、界定文件運動的整體過程。實際上，基于這一完整過程，可以明確文件價值的階段性變化，以及在廣義文件運動過程中文件價值形態(tài)與管理形式、保管場所、服務(wù)對象之間的對應(yīng)關(guān)系。而在文件價值形態(tài)轉(zhuǎn)化的同時，從階段性的廣義文件運動視角出發(fā)，可將廣義文件依次劃分為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件與非現(xiàn)行文件。此三種廣義文件的劃分，同樣適用于我國的文件檔案運動過程。

二、中西方文檔保管機構(gòu)的差異、我國文檔工作的融合以及推動實現(xiàn)文檔工作一體化

實際上，我國的文件檔案保管機構(gòu)同國外存在較為明顯的差異。這種差異體現(xiàn)在：我國的半現(xiàn)行文件是存放在本單位檔案室或檔案館，而國外的半現(xiàn)行文件則送交文件中心保管。實際上，這種差異顯著。根據(jù)聯(lián)合國教科文組織對文件中心的定義：文件中心是在檔案行政管理機關(guān)管理之下的，對各不同行政機構(gòu)的半現(xiàn)行文件進(jìn)行經(jīng)濟(jì)地保管與提供利用，并在這些文件被銷毀或移交檔案館之前進(jìn)行系統(tǒng)處置的保管機構(gòu)。文件中心是獨立于文件形成機關(guān)和檔案館的，又處于文件形成機關(guān)與檔案館之間的過渡性機構(gòu)。

顯而易見，國外建立的“文件中心”，作為半先行文件的儲存、管理機構(gòu)，及其文件價值鑒定、銷毀、移交機構(gòu)，既節(jié)省了文件來源單位的空間、人力、財務(wù)資源，又避免了因單位不同，所導(dǎo)致的文件整理標(biāo)準(zhǔn)各異，以及鑒定、銷毀程序的不統(tǒng)一、不規(guī)范。再者，又提高了文件管理的整體效率，減少了移交過程中不必要的時間浪費，極大的提升了文件管理的科學(xué)性、規(guī)范性與效益性。

此外，文件中心與形成機關(guān)檔案室存在顯著差異。其一，文件中心有的歸屬于檔案行政管理機構(gòu)，有的是獨立運營的商業(yè)機構(gòu)，而檔案室則明確歸屬于文件形成機關(guān)。其二，二者的保管對象存在差異。文件中心保管的對象是半現(xiàn)行文件， 而機關(guān)檔案室保管的對象包括半現(xiàn)行文件、乃至非現(xiàn)行文件。其三，二者的職能存在明顯差異。文件中心承擔(dān)文件的保管、鑒定以及提供利用的職責(zé)， 而機關(guān)檔案室則主要承擔(dān)本機關(guān)文件的收集、利用和保管工作[2]。

實際上，相較于西方的文件管理中心，我國各機關(guān)檔案室的文檔管理工作，往往存在著文檔管理質(zhì)量良莠不齊、管理效率偏低、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等諸多問題。而要解決這些問題，則必須要明確文件工作、檔案工作的統(tǒng)一性和整體性，統(tǒng)一制定與執(zhí)行文檔工作的管理流程與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并正確處理好兩者之間的有效融合和順暢銜接的問題，以此真正實現(xiàn)我國文件管理與檔案管理的一體化，推動我國整體的文檔管理工作實現(xiàn)質(zhì)的跨越。此外，筆者認(rèn)為，在符合我國文檔工作自身需求、特點的基礎(chǔ)上，參照西方文件中心的管理模式、功能設(shè)置，對我國眾多的機關(guān)檔案室進(jìn)行有針對性的改造，是解決文檔管理工作現(xiàn)存問題的關(guān)鍵一環(huán)。具體來講，就是要科學(xué)、合理的調(diào)整我國機關(guān)內(nèi)部的檔案機構(gòu)設(shè)置與體系，將本機關(guān)辦公室的文件管理工作與檔案室的檔案管理工作實現(xiàn)合并，統(tǒng)一文件檔案管理工作與職能；聯(lián)合不同機構(gòu)部門的檔案室，實現(xiàn)共同辦公與集中布局，低成本、高效率的實現(xiàn)文件、檔案的一體化管理，并制定和執(zhí)行統(tǒng)一的文件檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與操作規(guī)范，做到文檔管理的統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)與有序。

此外，基于文件生命周期理論的內(nèi)在要求，參考西方國家的文檔工作體制，總體來看，應(yīng)將我國的機關(guān)公務(wù)文書處理工作與檔案管理工作緊密聯(lián)系起來，并從業(yè)務(wù)體制上將兩者建立緊密的聯(lián)系，把文書處理與檔案管理融為一體，將檔案室工作與檔案館工作緊密結(jié)合起來，形成文書處理部門、檔案室、檔案館密切相聯(lián)的一體化業(yè)務(wù)體制[3]。實際上，基于文件生命周期理論“連續(xù)統(tǒng)一”的思想內(nèi)涵，參考相關(guān)西方國家，如法國、意大利、瑞典等國家所建立的集中式檔案管理體制及其特點[4]，結(jié)合我國檔案工作集中、一體化管理的現(xiàn)實情況與發(fā)展要求，筆者認(rèn)為該建議的理由有如下幾點：其一 ，“文件生命周期理論”根本上強調(diào)的文件運動的整體性，應(yīng)該體現(xiàn)到文書與檔案的一致性上。將文書處理與檔案管理融為一體，可以深刻體現(xiàn)文書形成的主觀意圖，從而更加明確文件檔案的長遠(yuǎn)價值，有利于文件檔案價值的鑒定工作的進(jìn)行以及文件檔案潛在價值的挖掘與實現(xiàn)。其二，實現(xiàn)文書處理與檔案管理的融合，可以使文書處理工作統(tǒng)一于國家的相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。并且，在緊密聯(lián)系文件檔案管理部門之間關(guān)系的同時，防止了管理銜接上的疏漏與責(zé)任推諉，做到協(xié)同配合、有的放矢、權(quán)責(zé)明確。其三，該措施不僅能降低成本、精簡機構(gòu)，而且能提高文書立卷、歸檔移交的質(zhì)量與效率，同時保持文件檔案管理的連續(xù)性與一致性。

篇（7）

近些年來，隨著我國醫(yī)療機制的改革與深化，醫(yī)院的管理模式發(fā)生了重大的轉(zhuǎn)變，對于醫(yī)院圖書與檔案的改革工作也進(jìn)行得如火如荼。本文首先對于醫(yī)院圖書檔案一體化管理的優(yōu)越性與可行性做出歸納與表述，其次對于如何進(jìn)一步做好醫(yī)院圖書、檔案一體化管理工作做出相應(yīng)探討，希望經(jīng)過摸索與實踐，醫(yī)院圖書館檔案一體化管理工作能夠得到進(jìn)一步發(fā)展和完善。

一、醫(yī)院圖書檔案一體化管理的優(yōu)越性、可行性

1.醫(yī)院圖書檔案一體化管理的優(yōu)越性。以前圖書、檔案管理是兩個單獨的體系，各立門戶，無往來以及通信，因此浪費掉不少資源與信息，且在提供的信息中存在重復(fù)與交叉現(xiàn)象。對于醫(yī)院信息資料，要求醫(yī)院各級管理人員以及醫(yī)療人員能夠及時、準(zhǔn)確、全面地提供，但是圖書和檔案的各自獨立性使得實際工作難以滿足以上要求。但是，如果對醫(yī)院圖書、檔案進(jìn)行一體化管理，便實現(xiàn)了兩者的融合與交流，有效轉(zhuǎn)變信息管理的單一模式，更使得工作人員對于全局觀念的統(tǒng)一意識有了進(jìn)一步的提高，有利于實現(xiàn)資源共享。例如：醫(yī)療科研項目，從課題的申請、立項、開發(fā)到結(jié)尾的鑒定，都能夠有圖書和檔案的信息提供利用。此外，在課題研究結(jié)束，科研材料歸檔之后，能夠方便再次立項課題重新利用，有利于形成信息保管、開發(fā)的良性循環(huán)。

2.醫(yī)院圖書檔案一體化管理的可行性。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，基于社會廣泛、迫切的需求，對于圖書、檔案的利用日益要求公開化。另外，由于圖書館學(xué)、檔案學(xué)是知識信息管理的兩大學(xué)科，兩者之間在認(rèn)識論、基礎(chǔ)理論、方法論上幾乎相同;甚有某些區(qū)域已將兩者實現(xiàn)統(tǒng)一。由此可見，圖書、檔案事業(yè)的發(fā)展必然走向一體化，通過一體化的管理，能夠使得其形成綜合信息網(wǎng)絡(luò)。

二、進(jìn)一步做好醫(yī)院圖書、檔案一體化管理工作

1.圖書、檔案管理一體化，確保信息的充分利用。不管是圖書還是檔案，因為被利用，所以才能體現(xiàn)其價值。因此，應(yīng)當(dāng)在信息的優(yōu)化上下一番功夫。首先，經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)以及計算機的技術(shù)，將館藏結(jié)構(gòu)的單一性、信息不全、提供速度緩慢等問題進(jìn)行解決。其次，圖書、檔案管理一體化使得圖書、檔案信息在其有效期內(nèi)能夠更大化地發(fā)揮出利用價值，及時為醫(yī)院各項目提供服務(wù)，確保信息能夠被充分地利用。

2.根據(jù)圖書、檔案各自特點促進(jìn)一體化管理的健康發(fā)展。在圖書、檔案一體化管理的建設(shè)初期，勢必?zé)o法得到多數(shù)人的接受。因此，若想要突出兩者一體化的優(yōu)勢，就需要針對兩者各自的特點整合資源，互幫互助，進(jìn)一步做好管理工作。由于館藏檔案所記錄的大多是歷史，越久越珍貴，而圖書以及文獻(xiàn)資料所提供的大部分是較新的信息資料，兩者從時間上可以反映出其價值與取向。醫(yī)院職能部門的管理人員、后勤基建部門的維修人員以及財務(wù)人員是檔案管理所服務(wù)的對象;醫(yī)療、醫(yī)護(hù)、研究、技術(shù)人員則是圖書管理所服務(wù)的對象。因此可以看出，兩者都有其自身特點，但對于一體化的管理來說并沒有沖突，反而是一體化管理的基礎(chǔ)。圖書、檔案作為信息資源，在管理上需要整合與配置，進(jìn)行信息深層次的加工，方能突出其共享優(yōu)勢。

3.圖書檔案館成立之后，做好綜合服務(wù)工作。無論是圖書還是檔案，在通過利用之后產(chǎn)生的新信息更加具備價值，同樣這也是現(xiàn)代知識經(jīng)濟(jì)時代信息的管理本質(zhì)。對于此方面，圖書檔案的管理人員應(yīng)當(dāng)主動地做好其工作。例如：院內(nèi)自辦《醫(yī)學(xué)快訊》，對于網(wǎng)上的新知識進(jìn)行介紹，召開學(xué)科領(lǐng)域帶頭人、科主任進(jìn)行座談會等，對于圖書館檔案與臨床科室兩者之間的聯(lián)系進(jìn)行主動地探討與溝通，了解院內(nèi)對于圖書館檔案的利用需求，對學(xué)術(shù)論文進(jìn)行講評，使得實習(xí)醫(yī)師撰寫論文時能夠充分利用館藏資源和文獻(xiàn)進(jìn)行創(chuàng)作。

綜上所述，圖書與檔案雖然屬于不同的文獻(xiàn)資源，但是都有自身的特點以及各自的理論體系，同樣也呈現(xiàn)出不同的價值形象，但是作為客觀的存在，兩者之間不但有著相同、相似的載體，且管理手法以及服務(wù)方法也高度吻合。所以，圖書與檔案的一體化管理是信息社會發(fā)展必然的趨勢。但是一體化建設(shè)是長期、艱巨、復(fù)雜的任務(wù)，需要相關(guān)部門以及政府、醫(yī)院的共同努力，才能更好地實現(xiàn)一體化的發(fā)展。由此可見，醫(yī)院圖書館檔案一體化管理需要經(jīng)過不斷摸索與實踐，醫(yī)院圖書館檔案一體化管理工作才能夠得到進(jìn)一步發(fā)展和完善。

參考文獻(xiàn)

篇（8）

高職院校中，圖書和檔案是師生獲取信息的主要來源。隨著科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，廣大師生對信息資源的需求方式和內(nèi)容發(fā)生了根本性的變化，單一地從圖書或檔案中獲取信息已經(jīng)不能滿足日益增長的信息需求，而是需要無時間、空間、地域限制的多元化的個性信息服務(wù)，需要來源廣泛的全方位、多層次、多角度的信息內(nèi)容。因此為滿足廣大師生的需求，必須打破圖書、檔案部門各自為政的局面，對圖書、檔案進(jìn)行有效整合，實行一體化管理，使信息部門更好地適應(yīng)高職院校教育改革的需要，這是一種必然趨勢。

一、圖書、檔案一體化的涵義

圖書、檔案都是以文獻(xiàn)信息為基礎(chǔ)而形成的產(chǎn)物，作為重要的信息源泉，雖然管理信息的形式、內(nèi)容有異：檔案館提供的信息以縱向的原始信息為主，圖書館提供的信息以橫向的再生信息為主，但它們的最終目的都是為了開發(fā)、利用信息，實現(xiàn)信息的價值。所謂圖書、檔案一體化是指將圖書、檔案各自獨立的系統(tǒng)統(tǒng)一為一個整體的過程，說到底就是一種競爭性的互補關(guān)系，即各種要素通過競爭沖突，不斷地尋找、選擇自身的最優(yōu)功能點，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行互補匹配，打破圖書、檔案之間的層層壁壘，加強兩者之間的協(xié)調(diào)與合作，通過網(wǎng)絡(luò)共建、資源共享、分布式收藏、遠(yuǎn)程存取等手段，實現(xiàn)信息、信息人員、信息技術(shù)、信息設(shè)備、信息標(biāo)準(zhǔn)等各種要素之間的匹配與磨合，為用戶提供集成的一站式服務(wù)。

二、高職院校圖書、檔案一體化管理的必要性

1.改變高職院校圖書、檔案管理現(xiàn)狀的客觀需要

目前，大部分高職院校的圖書和檔案管理隸屬于不同的部門分散管理，這種單一的縱向管理模式使得檔案、圖書管理出現(xiàn)了各自為政、互不相聯(lián)的局面，造成了信息資源的浪費。同時，舊的圖書檔案管理模式無法適應(yīng)計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展對圖書、檔案管理提出的更高層次的要求。因此建立橫向管理模式，即實現(xiàn)圖書和檔案的一體化管理，可以整合高職院?，F(xiàn)有的圖書、檔案資源，配合高效的計算機網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，合理利用人力和財力，集中力量解決面臨的共同問題。對本來教育經(jīng)費就比較緊張的高職院校來說，實行圖書、檔案一體化管理不僅可以節(jié)約經(jīng)費投入，還可以加速現(xiàn)代化管理進(jìn)程，從而實現(xiàn)圖書、檔案信息資源的高效和集中利用。

2.適應(yīng)高職院校教學(xué)、科研發(fā)展的需要

高職院校是培養(yǎng)生產(chǎn)、建設(shè)、管理、服務(wù)第一線技術(shù)性人才和科學(xué)研究的基地。隨著高職教育的發(fā)展，高職院校的教學(xué)、科研活動也日益頻繁。在教學(xué)和科研中，師生不僅需要利用原始的檔案資料，還需要利用館藏圖書、電子圖書以及文獻(xiàn)檢索工具等獲取動態(tài)信息及科研資料。但目前，大部分高職院校仍采用傳統(tǒng)的檔案、圖書分散管理方式，不利于信息資源的綜合開發(fā)利用。只有將圖書和檔案信息相互融合，實行一體化管理，實現(xiàn)高職院校內(nèi)部資源的優(yōu)勢互補，才能更好地滿足廣大師生對信息的需求，推動教學(xué)和科研的進(jìn)一步發(fā)展。

三、高職院校圖書、檔案一體化管理的措施

1.建立標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一、規(guī)范的管理制度

傳統(tǒng)的各自為政的圖書、檔案管理制度是圖書、檔案一體化過程中的絆腳石。因此，首先，高職院校要打破傳統(tǒng)的管理格局，根據(jù)圖書、檔案的共性和一體化管理的需要，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立統(tǒng)一的文獻(xiàn)信息管理機構(gòu)；其次，要依據(jù)圖書、檔案的差異，制定特殊的管理辦法，組織人員編制和采用對圖書和檔案管理都適用的分類、著錄、標(biāo)引和檢索的分類法、著錄法、主題法及文獻(xiàn)標(biāo)引法等，以，統(tǒng)一規(guī)范管理，最終實現(xiàn)真正意義上的圖書、檔案一體化管理。

2.構(gòu)建現(xiàn)代化的計算機網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)

圖書、檔案系統(tǒng)是一個龐大而復(fù)雜的系統(tǒng)，一體化管理不是簡單的整合，要實現(xiàn)高效、統(tǒng)一的管理，就必須借助計算機，通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)圖書和檔案的宏觀調(diào)配和檢索。為此，高職院校應(yīng)做好以下四方面的工作：一是采用現(xiàn)代信息技術(shù)及其設(shè)備，增強圖書、檔案部門的信息集散能力、快速反映能力和信息處理能力，從而提高其服務(wù)效率和質(zhì)量；二是要以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，加強圖書、檔案數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一管理和建設(shè)，實現(xiàn)信息數(shù)字化；三是將分布于不同地點的數(shù)字化圖書、檔案信息資源通過網(wǎng)絡(luò)互相鏈接，實時公布利用，實現(xiàn)資源共享；四是加強網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，提高服務(wù)質(zhì)量和效率。

3.培養(yǎng)綜合型人才

培養(yǎng)綜合型人才是實現(xiàn)圖書、檔案一體化管理的關(guān)鍵。因為圖書、檔案一體化管理專業(yè)性強、實踐型強、技術(shù)難度大，涉及到信息、技術(shù)、語言等眾多知識領(lǐng)域，因此需要培養(yǎng)一批既精通圖書、檔案的業(yè)務(wù)工作，又精通網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和現(xiàn)代化管理的高素質(zhì)人才。這就要求高職院校對現(xiàn)有的圖書、檔案管理人員進(jìn)行強化培訓(xùn)，盡快提高他們的業(yè)務(wù)能力和現(xiàn)代化管理水平。同時，要積極引進(jìn)高層次的專門人才，并逐步提高他們在管理隊伍中的比例，為高職院校的圖書、檔案一體化管理隊伍注入新鮮血液，推動圖書、檔案一體化的飛速發(fā)展。

總之，高職院校圖書、檔案一體化管理是提高圖書、檔案服務(wù)層次的需要，是信息社會下高職院校發(fā)展的必然趨勢。但一體化的真正實施還有許多細(xì)節(jié)問題尚需解決，有待進(jìn)一步的研究和探討。

參考文獻(xiàn)：

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文書和檔案工作存在的原因是因為它能夠為人們提供需要的資料。目前，文書和檔案管理工作還不能夠適應(yīng)當(dāng)今社會的需要，而且文書和檔案管理工作是兩個流程，各自為政，分而治之。因此，文書工作和檔案管理工作必須做到一體化。所謂文書工作和檔案管理工作的一體化，就是要把文書工作和檔案管理工作整合在一起，二者互補互足，相互協(xié)調(diào)工作，實現(xiàn)統(tǒng)一管理，改變以往傳統(tǒng)的工作方式。

一、文書工作、檔案管理工作的概述

文書，作為一種歷史信息的承載物，是社會發(fā)展的產(chǎn)物。在人類的溝通活動中，為了記錄、溝通的需求，就用文字或者圖像的方式在某些物體上作標(biāo)記，于是就產(chǎn)生了文書。檔案作為文書的產(chǎn)物，具有比文書更強的政治性、保密性。在歷史上，文書和檔案幾乎是同時出現(xiàn)的。在我國古代，對文書工作和檔案工作的稱呼是沒有區(qū)分的，在很長的一段時間里，文書和檔案工作是密不可分的，由同一人員管理。例如在西周朝，文書是宰相處理，具體負(fù)責(zé)檔案和文書工作的是史官和大士。到了唐宋時期，文書工作和檔案工作才出現(xiàn)各自的部門，形成了不同的制度，才把文書工作和檔案管理工作區(qū)分開，成為了兩種不同的工作。檔案工作的基礎(chǔ)和前提是文書工作，文書工作的發(fā)展是檔案工作，兩者相互制約，相互聯(lián)系。檔案和文書是出自一源，形式和內(nèi)容也相差無幾，這就需要把檔案工作和文書工作聯(lián)系到一起，對工作人員相關(guān)要求的差異也較小，只是因為二者工作機構(gòu)形成的時間不同，再加上工作時間差異，才產(chǎn)生了不同。

二、文書工作和檔案管理工作一體化的可行性

當(dāng)今社會正處于高速發(fā)展的階段，在這個時候信息就顯得極為重要，無論是管理還是決策，缺乏信息都不行。文書和檔案作為信息的載體，文書記錄的是當(dāng)今的信息，檔案記錄的是過去的信息，將二者統(tǒng)一起來，變成一個整體，使其能更好地為人們提供服務(wù)。從古代到現(xiàn)代社會，文書工作和檔案工作經(jīng)歷了分分合合，分分合合并不是一種簡單的循環(huán)?！胺帧绷疃咝纬闪藘蓚€獨立的工作系統(tǒng)，完善了各自的制度、工作內(nèi)容，“合”不是簡單的將兩個系統(tǒng)加在一起，而是把兩個系統(tǒng)合起來發(fā)揮出1+1>2的效果。經(jīng)歷過“分”，才能認(rèn)清兩個工作的區(qū)別，采取不同的管理方式；“合”使二者相互協(xié)調(diào)，取長補短，為二者的一體化奠定堅實的基礎(chǔ)。

三、文書工作、檔案管理在工作中存在的問題

（1）從當(dāng)前實行文書檔案工作一體化的單位來看，較為突出的就是人的問題。業(yè)務(wù)人員水平低，文書檔案管理一體化思路不明確，為實現(xiàn)一體化管理制度增加了難度。（2）長期以來，文書工作和檔案管理工作獨立運行，各自發(fā)展，缺乏聯(lián)系，束縛了二者的發(fā)展，難以適應(yīng)現(xiàn)代化的管理需求。（3）思想觀念障礙。文書工作和檔案管理工作一體化沒有取得理想的效果，辦公室使用計算機現(xiàn)代化管理必然會影響現(xiàn)有的手工處理方式，工作人員已習(xí)慣手工處理文件的方式，想要去改變原來的工作習(xí)慣和工作方式，需要提前做好宣傳工作，打好預(yù)防針。（4）紙張類型的文件規(guī)格不同，記事本、手冊、便簽和賬簿，隨著計算機、復(fù)印機等現(xiàn)代化設(shè)備的運用，紙張的大小不同，就出現(xiàn)了各種文件參差不齊的情況。文件書寫紙張和復(fù)印紙的選擇不注意，將會出現(xiàn)紙張老化、字跡模糊不清等問題，不利于檔案的保存。（5）隨著工作人員的流失，文件丟失的情況時有發(fā)生。文書工作在單位中，往往都是安排給兼職或者專職人員，工作人員身兼多職，人員流動量大，工作調(diào)動頻繁，文件的丟失給后續(xù)的工作帶來種種問題，文書與檔案管理工作一體化是改變現(xiàn)有問題的有效途徑。

四、對文書工作、檔案管理工作的一些建議

（1）要端正工作態(tài)度，杜絕“事不關(guān)己高高掛起”的思想，互相幫助、相互配合、協(xié)調(diào)工作，把文書工作和檔案工作融合在一起。只有做到這些，才能真正實現(xiàn)文書工作和檔案管理工作的一體化，最大限度提升工作質(zhì)量，減少工作失誤。（2）樹立認(rèn)真負(fù)責(zé)，從我做起的工作態(tài)度，要明白檔案工作的重要性質(zhì)，記錄無差別的歷史，發(fā)揮出檔案管理工作的價值。引入計算機技術(shù)和通訊技術(shù)，為文書檔案一體化提供技術(shù)支撐，幫助文書書寫人員和檔案管理人員從傳統(tǒng)的手工書寫中解放出來，實現(xiàn)文書和檔案管理工作的自動化。（3）合并文書機構(gòu)和檔案管理機構(gòu)，使管理工作更加靈活、更具有科學(xué)性，減少不必要的時間浪費，方便查閱人查找文件，也為工作人員減少了工作流程，減少了重復(fù)的工作環(huán)節(jié)，保證文件質(zhì)量，更好地做到文書工作和檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。（4）建立相應(yīng)的管理制度，以保證文書與檔案管理工作一體化的實施，書寫紙張的選用，嚴(yán)格按照制度來書寫、管理文件，確保所寫文件的真實性，保證工作人員的專業(yè)性，避免濫竽充數(shù)，拉低單位實力。（5）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，改變以往分散的人員管理制度，要做到兩個機關(guān)單位相互協(xié)作，相互幫助，提供濃厚的工作氛圍，統(tǒng)一管理，節(jié)省人力、物力、財力，通過文書與檔案管理一體化的管理，監(jiān)督文件產(chǎn)生的過程，統(tǒng)一兩個單位之間的工作流程，取消在工作中重疊的工作環(huán)節(jié)，使二者成為文件工作中既獨立又相輔相成的兩個單位，協(xié)調(diào)合作，缺一不可，明確各個部門的職責(zé)。同時，要給某個部門全新的權(quán)力，確保每個工作環(huán)節(jié)都在控制中。工作人員要在工作中總結(jié)經(jīng)驗，跟上社會發(fā)展的腳步，不斷提高自身的工作能力，將文書工作做到更好。

五、結(jié)語

任何事物都會隨著社會的發(fā)展而不斷改變，這是現(xiàn)代社會的發(fā)展規(guī)律。文書檔案管理工作的一體化，是必然的趨勢。做好文書工作和檔案管理工作，需要每一個工作人員的不懈努力，為社會各界提供更好更全面的服務(wù)，滿足當(dāng)今社會的需求。

作者:蔡任萍 單位:福建省高速公路經(jīng)營開發(fā)有限公司

參考文獻(xiàn)：

篇（10）

2 在“雙套制”下如何解決紙質(zhì)與電子檔案的歸檔