時(shí)間：2023-06-01 15:52:09
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理基本要求范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。
中圖分類(lèi)號(hào)：R661 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）11-0356-01
一、檔案管理存在的問(wèn)題
1、當(dāng)前不少單位沒(méi)有建立綜合檔案室，各種門(mén)類(lèi)載體檔案沒(méi)有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、特種載體檔案分散保存的現(xiàn)象比較嚴(yán)重；歷史的原因造成了許多檔案館位于黨政機(jī)關(guān)的深宅大院內(nèi)，儼然一個(gè)保密機(jī)關(guān)，較為封閉。
2、應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料沒(méi)有及時(shí)收集歸檔，散存在部門(mén)或個(gè)人據(jù)為己有的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。《檔案法》雖己頒布近二十周年，但檔案法律法規(guī)的權(quán)威沒(méi)有真正樹(shù)立起來(lái)，檔案執(zhí)法的剛性也不夠。一種違法行為的長(zhǎng)期存在并呈普遍性，至少說(shuō)明相關(guān)法律法規(guī)缺乏足夠的震撼力和威懾力。社會(huì)檔案意識(shí)的增強(qiáng)是做好全社會(huì)檔案工作的充分和必要條件，如何培養(yǎng)全社會(huì)的檔案意識(shí)是每個(gè)檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
二、培養(yǎng)檔案管理意識(shí)
1、探索新時(shí)期檔案宣傳的新方法建立好愛(ài)國(guó)主義教育基地，充分發(fā)揮愛(ài)國(guó)主義教育基地的教育功能，教育青少年學(xué)生；省、市級(jí)檔案部門(mén)可編寫(xiě)圖文并茂、內(nèi)容豐富的檔案通俗讀物，服務(wù)學(xué)生教育工作；普及檔案知識(shí)，讓學(xué)生完整保存成長(zhǎng)足跡，通過(guò)整理、制作個(gè)人成長(zhǎng)檔案，學(xué)生們重溫自己的成長(zhǎng)歷程，增強(qiáng)檔案意識(shí)；走進(jìn)學(xué)校，為學(xué)生開(kāi)設(shè)檔案專(zhuān)題講座。
2、加強(qiáng)檔案立法、執(zhí)法力度。檔案法規(guī)是檔案工作的指南針，依法治檔，用強(qiáng)制力強(qiáng)化檔案意識(shí)的培養(yǎng)。營(yíng)造以法促規(guī)范，以法促發(fā)展的良好的工作氛圍，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)管理，完善執(zhí)法機(jī)制，重拳強(qiáng)化檔案意識(shí)。
3、加強(qiáng)制度建設(shè)。其中關(guān)鍵的是開(kāi)展年檢制度和與之配套的將檔案工作納入各縣市區(qū)年度綜合目標(biāo)績(jī)效考核制度，這兩項(xiàng)制度對(duì)機(jī)關(guān)單位及其工作人員的檔案工作及意識(shí)的全面提高尤為重要，且見(jiàn)效迅速，各地應(yīng)全面建立。加強(qiáng)重大活動(dòng)和重點(diǎn)工程檔案管理制度建設(shè)，對(duì)擴(kuò)大檔案的知名度與提高檔案意識(shí)也大有裨益。
4、重視新農(nóng)村檔案工作。在我國(guó)農(nóng)村人口占絕大多數(shù)，一個(gè)地方其他檔案工作做得很好，農(nóng)村檔案工作未做好，是不完善的，檔案意識(shí)的覆蓋面也大有問(wèn)題。長(zhǎng)期以來(lái)，只重視機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案工作，農(nóng)村檔案未引起足夠的重視。正因?yàn)檗r(nóng)村檔案的薄弱，所以應(yīng)格外關(guān)注。
5、要全面推進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作。隨著改革開(kāi)放的步伐，民營(yíng)企業(yè)遍地開(kāi)花，已成為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的一支強(qiáng)大力量，民營(yíng)企業(yè)檔案意識(shí)的重要性日益突出。通過(guò)挖掘檔案的利用價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造效益，使越來(lái)越多的民營(yíng)企業(yè)家認(rèn)識(shí)到檔案的重要作用，將檔案工作作為企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作來(lái)抓，建立符合企業(yè)自身發(fā)展需要的檔案管理體系，促進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案意識(shí)的全面提高。隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化。面對(duì)新的歷史時(shí)期、新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。
三、如何做好檔案管理工作
1、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平。一個(gè)單位的任何一項(xiàng)工作，都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項(xiàng)工作順利開(kāi)展；領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的價(jià)值和認(rèn)識(shí)程度，決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，以自己的實(shí)際行動(dòng)去影響，去爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。要使一個(gè)單位的檔案工作有起色，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。
2、愛(ài)崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意自己的工作。領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對(duì)檔案工作人員的工作滿(mǎn)意不滿(mǎn)意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛(ài)本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個(gè)好的印象。積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，很多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為檔案工作在一個(gè)單位可有可無(wú)，因此，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看 ，在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很可能會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實(shí)踐中加以應(yīng)用。檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對(duì)單位的益處，使領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作 。
3、綜合利用各種資源，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，諸如檔案數(shù)量越來(lái)越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來(lái)困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問(wèn)題。
4、加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類(lèi)和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提 出了新的更高要求。原來(lái)那些傳專(zhuān)統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以必須對(duì)檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。
四、總結(jié)
綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)企業(yè)的管理水平，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。展望未來(lái)，機(jī)遇和挑戰(zhàn)共存，機(jī)遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機(jī)遇，避免消極因素帶來(lái)的不利影響，充分發(fā)揮我國(guó)特有的管理優(yōu)勢(shì)，堅(jiān)持走中國(guó)特色社會(huì)主義檔案管理道路，一定會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化。
參考文獻(xiàn)
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檔案管理在以前似乎是一件非常容易的事，就是將檔案分類(lèi)管理所牽涉的事務(wù)并不是非常多。但在今天，一個(gè)信息時(shí)代，檔案管理工作者管理不再是一些信息的事，社會(huì)的信息量成倍的增長(zhǎng)，如何對(duì)這些信息進(jìn)行合理的整理保管已是對(duì)檔案管理者提出的一個(gè)重大挑戰(zhàn)，這就需要加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)提升，以適應(yīng)新時(shí)代下檔案管理要求，如何提升檔案管理工作者的素質(zhì)，下面我們將重點(diǎn)淺析。
一、 檔案管理人員素質(zhì)的提升
古人有一句話(huà)說(shuō)得好：“工欲善其事必先利其器”。檔案管理者作為檔案管理工作的關(guān)鍵，要做到檔案管理工作就必須提升檔案管理者的素質(zhì)。
在這里我們需要先介紹一下檔案管理者現(xiàn)今所面臨的狀況與問(wèn)題。其問(wèn)題表現(xiàn)以下方面，1、在以前檔案管理不是如此重視，檔案管理被看成是一件無(wú)關(guān)重要的事，管理者相對(duì)文化素質(zhì)低下，到現(xiàn)在許多管理者更不能適應(yīng)新形勢(shì)下科技信息化要求。2、在一些企業(yè)、事業(yè)單位缺乏對(duì)管理資金投入，造成管理者本身輕視管理這項(xiàng)工作，對(duì)新知識(shí)缺乏學(xué)習(xí)精神與創(chuàng)新。
以上兩點(diǎn)可以說(shuō)造成管理者素質(zhì)低下重要原因，如何提升管理者素質(zhì)，一般應(yīng)從以下方面入手，首先應(yīng)加強(qiáng)管理者基本素質(zhì)的提高，其基本素質(zhì)應(yīng)從政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、基本技能三方面，使管理者首先成為一個(gè)合格的管理者。其次還應(yīng)加強(qiáng)管理技能，認(rèn)真研究管理學(xué)理論，學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理的新知識(shí)、掌握現(xiàn)代管理技能，特別是高新技術(shù)管理手段在檔案管理工作中的具體運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理現(xiàn)代化。
在檔案管理人員做到檔案工作的基本前提下，還應(yīng)從以下方面不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。1、作為一個(gè)檔案管理者應(yīng)牢牢樹(shù)立一個(gè)做好檔案工作的信念。要從意識(shí)里把檔案工作作為其人生一件大事去做，用平靜的心態(tài)去迎接工作中遇到的各種難題。同時(shí)檔案工作者必須有清醒的認(rèn)識(shí)，要在日常工作中注重培養(yǎng)自己的工作興趣，使枯燥的工作充滿(mǎn)情趣。2、樹(shù)立服務(wù)意識(shí)。檔案管理的最大價(jià)值就在于為工作決策提供應(yīng)有服務(wù)，使一個(gè)決策盡量科學(xué)化、合理化。應(yīng)積極發(fā)揮自身主觀能動(dòng)性，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，積極開(kāi)展職業(yè)道德的教育，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，周到的為檔案使用者服務(wù)。3、加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視。作為一個(gè)國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)不但應(yīng)注重本職工作的加強(qiáng)，也不能忽略檔案管理工作。4、加強(qiáng)學(xué)習(xí)與開(kāi)拓創(chuàng)新能力培養(yǎng)。創(chuàng)新是任何事業(yè)進(jìn)步的必然要求，檔案管理自然也不例外，創(chuàng)新作為檔案事業(yè)發(fā)展的永恒主題。要善于從工作中、學(xué)習(xí)中、其它專(zhuān)業(yè)的知識(shí)中吸取有益的經(jīng)驗(yàn)，活學(xué)活用的應(yīng)用在檔案管理工作中，檔案管理人員只有具備了創(chuàng)新能力，才能在檔案管理工作當(dāng)中開(kāi)創(chuàng)出新局面。
二、 加強(qiáng)保密工作的基本要求和注意事項(xiàng)
保密工作對(duì)于檔案管理人員是頭等大事。這就需要檔案管理人員在保密工作中要做到保密工作的基本要求。其基本要求應(yīng)從以下方面入手。1、要有較強(qiáng)的保密意識(shí)。2、以身作則，防止泄密。3、保守機(jī)密，不亂對(duì)人尤其家屬談及屬于保密的材料內(nèi)容。檔案管理人員加強(qiáng)好友親屬的叮囑，同時(shí)自己也要做到不該說(shuō)的不說(shuō)，不該做的不做。4、落實(shí)制度，加強(qiáng)檢查，規(guī)范保密工作。按照“控制源頭，加強(qiáng)檢查，明確責(zé)任，落實(shí)制度”的原則，國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)部門(mén)人員的監(jiān)督和管理，進(jìn)一步規(guī)范保密制度。5、認(rèn)真履行自己分內(nèi)工作。在這里就需檔案管理者做到誰(shuí)管理，誰(shuí)負(fù)責(zé)。業(yè)務(wù)做到哪里保密工作就做到哪里。6、檔案管理者要站穩(wěn)立場(chǎng)，堅(jiān)持原則，警惕和抵制不良圖謀，作為企業(yè)檔案管理工作人員還應(yīng)做到“富貴不能、貧賤不能移、威武不能屈”的境界。
在保密工作中還應(yīng)加強(qiáng)保密注意事項(xiàng)，盡量做到細(xì)致入微使保密工作不留一絲漏洞。保密工作應(yīng)注意以下事項(xiàng)，1、檔案管理工作者對(duì)待外界人員既要做到熱情友好，以禮相待，又要內(nèi)外有別，提高警惕，防范各種情報(bào)竊密活動(dòng)。2、檔案管理工作者不得攜帶屬于企業(yè)秘密的文件、資料和其他物品。如確需攜帶，應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)，并嚴(yán)加保管。3、檔案管理者在外出期間應(yīng)當(dāng)保持高度警惕，嚴(yán)格遵守其所保守的秘密，不在不利于保密的場(chǎng)合談?wù)摶蛱幚肀締挝幻孛苁马?xiàng)。4、檔案管理者在公文的接件、起草、醞釀、處理、簽署、復(fù)印、存檔、銷(xiāo)毀過(guò)程中，嚴(yán)格依據(jù)《保密法》的規(guī)定做好保密保管工作。不得私自竊藏檔案文件。5、檔案管理人員向外界投寄論文、稿件和其他資料，不得涉及本單位秘密。6，在現(xiàn)代信息化工程中，檔案信息很多要經(jīng)過(guò)電腦處理，這就需要注意加強(qiáng)電腦保密工作學(xué)習(xí)，防止黑客襲擊本單位電腦資料，竊取本單位秘密。
三、 結(jié)尾
檔案保密管理工作現(xiàn)在對(duì)一個(gè)單位至關(guān)重要，檔案管理人員素質(zhì)提高以及加強(qiáng)檔案管理工作基本要素與注意事項(xiàng)是一件非常艱巨的事，這需要檔案管理人員不斷在工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)深入學(xué)習(xí)，尤其不斷掌握一些高科技技術(shù)，使檔案管理工作不斷完善。如此企業(yè)信息才有一個(gè)安全環(huán)境。
參考文獻(xiàn)：
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【中圖分類(lèi)號(hào)】R197.32 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-7526(2012)04-0293-01
血站是負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)血液的采集和保障臨床用血的公益性單位。近年來(lái)，隨著無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)的蓬勃發(fā)展，血站檔案管理工作的重要新也日益凸顯。特別是我站在2005年通過(guò)ISO2000質(zhì)量體系認(rèn)證后，血站獻(xiàn)血檔案管理的制度化、系統(tǒng)化也進(jìn)入了規(guī)范發(fā)展的軌道。同時(shí)，隨著血站計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的普及，也給獻(xiàn)血檔案管理的安全問(wèn)題注入了新的特點(diǎn)和內(nèi)容。
1 基本要求
1.1 保障血液質(zhì)量安全：保障血液質(zhì)量安全是血站工作的最根本要求，血站在血液質(zhì)量安全方面不容出現(xiàn)任何閃失。獻(xiàn)血者檔案作為血站整個(gè)大質(zhì)量系統(tǒng)中的最起始階段，是關(guān)系血液全面質(zhì)量管理成敗的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。因此，獻(xiàn)血者檔案的完整、準(zhǔn)確，將成為考量整個(gè)采供血流程中“質(zhì)量第一”原則的最初保障。
1.2 保存獻(xiàn)血過(guò)程的記錄 ：目前階段，醫(yī)患矛盾日漸突出，各類(lèi)醫(yī)療糾紛層出不窮，作為醫(yī)療衛(wèi)生單位的血站也勢(shì)必?zé)o法避免的面臨醫(yī)患沖突的危險(xiǎn)。隨著人們法律知識(shí)不斷充實(shí)和自我保護(hù)意識(shí)的增強(qiáng)，以及醫(yī)療糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實(shí)施，血站在糾紛中如何免責(zé)是一個(gè)非?，F(xiàn)實(shí)的問(wèn)題，一份完整、翔實(shí)、準(zhǔn)確的獻(xiàn)血者檔案必將成為分辨各方責(zé)任的重要依據(jù)依。獻(xiàn)血者檔案中各項(xiàng)紀(jì)錄的原始真實(shí)及可追溯性與見(jiàn)證性具有長(zhǎng)期甚至永久性的保存價(jià)值。
1.3 篩選安全血源的依據(jù)：從經(jīng)血液傳播性疾病的低危人群中采集血液是保證獻(xiàn)血者、受血者身體健康的基本要求，獻(xiàn)血者檔案的各項(xiàng)記錄將有助于從中篩選出健康合格，適于多次獻(xiàn)血的安全血源，也有助于及時(shí)掌握獻(xiàn)血者的身體狀況，以便于為其選擇最佳獻(xiàn)血周期提供依據(jù)。
2 獻(xiàn)血檔案材料歸檔范圍
獻(xiàn)血者檔案的歸檔范圍應(yīng)包含整個(gè)無(wú)償獻(xiàn)血的過(guò)程，即從體檢化驗(yàn)獻(xiàn)血直到血液用于臨床的過(guò)程。這其中包括了血站工作中的主要業(yè)務(wù)科室，應(yīng)歸檔的獻(xiàn)血者檔案材料包括：無(wú)償獻(xiàn)血健康征詢(xún)表（包括獻(xiàn)血者姓名、證件號(hào)碼、從事職業(yè)、聯(lián)系方式等基本情況）、體檢記錄、采血記錄、檢驗(yàn)記錄、成分制備記錄、入庫(kù)出庫(kù)記錄，血液運(yùn)輸記錄、各環(huán)節(jié)質(zhì)控等。
3 如何管理獻(xiàn)血檔案
3.1 檔案管理人員基本要求：不僅要政治可靠、業(yè)務(wù)過(guò)硬、具有良好職業(yè)道德，還要不斷加強(qiáng)自我修養(yǎng),自覺(jué)地抵制來(lái)自各方面和各種形式的腐朽觀念、遵守職業(yè)道德,從黨和國(guó)家的利益出發(fā)做好檔案管理工作。作為血站的檔案管理人員，更要有一定的血液專(zhuān)業(yè)知識(shí)常識(shí)，能及時(shí)與相關(guān)科室溝通，為如何更完整的保存獻(xiàn)血檔案出謀劃策。
3.2 獻(xiàn)血檔案的正確采集是保障獻(xiàn)血檔案完整安全的前提，其具有環(huán)環(huán)相扣、分散處理、信息共享的特點(diǎn)。這就要求各相關(guān)科室人員各司其職，及時(shí)準(zhǔn)確的記錄整個(gè)過(guò)程。同時(shí)，需各科時(shí)間交接的各類(lèi)原始檔案和數(shù)據(jù)信息要進(jìn)行核對(duì)，雙方確認(rèn)無(wú)誤后簽字交接。分層把關(guān)，相互約束，確保數(shù)據(jù)來(lái)源的準(zhǔn)確。
3.3 建立獻(xiàn)血檔案的歸檔和借閱制度，由檔案形成部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理后移交檔案室歸檔，并由檔案管理人員立卷。借閱時(shí)根據(jù)根據(jù)不同層次的借閱人員劃定不同的借閱范圍,對(duì)一些記錄有個(gè)人隱私的文檔或含保密信息的資料要進(jìn)行特別管理，確保不失密、不泄密及檔案的完好無(wú)損。
總之，要提高血站獻(xiàn)血檔案管理工作水平，還必須借助血站計(jì)算機(jī)信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的優(yōu)勢(shì)，以及相關(guān)工作人員共同的努力，以此使得檔案信息能夠被更好的利用，以提高檔案信息化和自動(dòng)化管理水平，為血站管理提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。
我國(guó)的人事檔案管理部門(mén)是建立在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的,很多的人事檔案管理都是由用人單位來(lái)保管的.隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的建立和改革，流動(dòng)人口越來(lái)越多，很多的單位與個(gè)人都不了解人事檔案的基本內(nèi)容，出現(xiàn)了多人管理的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一，分散保管.有的人事檔案保存在過(guò)去的單位.有的人事檔案保存在當(dāng)前的單位，有的人事檔案保存在人才交流部門(mén)，甚至有的還保存在個(gè)人手上，造成一個(gè)單位內(nèi)的人事檔案處在分散保管的形式.第二，混亂保管.很多單位的人事檔案不僅隸屬于組織、人事、勞動(dòng)等部門(mén)，還隸屬于很多無(wú)權(quán)保管的部門(mén)，導(dǎo)致多人管理的現(xiàn)象.這種人事檔案管理的方法不僅阻礙了人事檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展，影響其真實(shí)與權(quán)威性，還阻礙了人才的流動(dòng)與人力資源的配置.
1.2檔隨人走
目前我國(guó)的人事檔案大多數(shù)呈現(xiàn)檔隨人走的現(xiàn)象,而這樣現(xiàn)象并不能夠適應(yīng)現(xiàn)階段市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)人事檔案的基本要求，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的進(jìn)步，不利于人事檔案的開(kāi)發(fā)與利用.當(dāng)隨人走的管理方式，造成大部分的人事檔案散布于社會(huì)的每一個(gè)角落.嚴(yán)重影響了人事檔案工作的前進(jìn)方向和發(fā)展.
1.3封閉式管理
目前我國(guó)的人事檔案管理的透明度問(wèn)題受到了很多人的關(guān)注與重視，很多媒體也相繼報(bào)道出了一些因人事檔案的不透明而對(duì)當(dāng)事人的利益造成損害的案例，這一問(wèn)題的出項(xiàng)，說(shuō)明了改革人事檔案管理的必要性.人事檔案是對(duì)當(dāng)事人的個(gè)人經(jīng)歷、工作能力和誠(chéng)信情況的真實(shí)歷史記錄，因此人事檔案應(yīng)公開(kāi)化、透明化，若人事檔案過(guò)于保密，使得公民對(duì)人事檔案有一定的畏懼感，會(huì)嚴(yán)重阻礙了人事檔案的開(kāi)發(fā)與利用.
1.4手段落后
隨著科學(xué)技術(shù)的基部與發(fā)展，我國(guó)的人事檔案在在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的推動(dòng)下,手段明顯落后，并不適合現(xiàn)代化技術(shù)的需求.部分的單位雖然也在運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，但其軟件的開(kāi)發(fā)達(dá)不到要求，人事檔案管理職員的素質(zhì)不高，很難熟練使用計(jì)算機(jī)，造成人事檔案管理的發(fā)展并沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的突破，多數(shù)還是手工運(yùn)行，只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類(lèi)，且操作不便，效率低.有的單位只是用計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)或是檢索，且存儲(chǔ)量較少，實(shí)用性差，對(duì)檢索利用的管理有一定的影響，達(dá)不到現(xiàn)代化的科學(xué)、合理、系統(tǒng)化的管理.
1.5材料、信息不真實(shí)
用人單位的人事檔案信息內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，是人事檔案部門(mén)對(duì)人事檔案管理的基本要求，但在實(shí)際生活中存在很多的不足，如員工的人事檔案必備資料不完整，包括畢業(yè)證書(shū)、技能證書(shū)等，很多重要的信息找不到，甚至出現(xiàn)鑒別錯(cuò)誤的問(wèn)題，將一些手續(xù)不全或是有問(wèn)題的信息進(jìn)行歸檔，嚴(yán)重影響了人事檔案管理信息的真實(shí)性.還有的單位對(duì)員工的人事檔案信息沒(méi)有及時(shí)整理并歸檔，造成人事檔案管理的混亂，甚至有的單位并沒(méi)有配套的基礎(chǔ)設(shè)備，且人事檔案資料隨意放置，且管理環(huán)境較為復(fù)雜.很多的單位不重視人事檔案管理工作，制度不嚴(yán)謹(jǐn)，執(zhí)行力度不足，人事檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出或是查看都不按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，嚴(yán)重違反了法律法規(guī).
1.6素質(zhì)低
隨著人力資源管理的不斷加強(qiáng)，其管理手段也得到了進(jìn)一步的改革和調(diào)整，對(duì)管理人員的知識(shí)、專(zhuān)業(yè)化等提出了更高的要求.但實(shí)際與要求之間存在著很大的差距與不足，如管理人員的配備比不足，出現(xiàn)了兼職管理或是無(wú)人管理的現(xiàn)象，人事檔案管理人員的素質(zhì)低，沒(méi)有原則性，對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)不足，缺少奉獻(xiàn)的精神，整體的素質(zhì)低.
2改革與創(chuàng)新
單位的決策人員需要高度重視人事檔案管理的工作，全面掌握檔案管理的基本要求.只有最高領(lǐng)導(dǎo)層高度重視其管理工作，各部門(mén)才會(huì)主動(dòng)參與到人事檔案管理工作，表現(xiàn)出員工對(duì)人事檔案管理工作的積極性，人事檔案管理人員應(yīng)真實(shí)詳細(xì)的記錄員工工作能力和特長(zhǎng)興趣等一些基本內(nèi)容，尤其是職員在單位的工作表現(xiàn)和誠(chéng)信情況，這對(duì)當(dāng)事人的職業(yè)生涯有很大的影響力，它能夠正確判斷員工的人格品行，因此，單位要建立一個(gè)完善的人力資源管理制度，就需要從人事檔案管理的改革與創(chuàng)新做起[2].
2.1宣傳
綜合各企業(yè)或部門(mén)的人事檔案管理實(shí)際情況，利用各種手段對(duì)其加大宣傳力度，如廣告、報(bào)紙、電視或網(wǎng)絡(luò)等手段，確定人事檔案在今后工作中的作用和地位.采用宣傳的方法，使公民能夠正確認(rèn)識(shí)到：在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，不論是單位之間的競(jìng)爭(zhēng)，還是部門(mén)之間的競(jìng)爭(zhēng)，主要是進(jìn)行人才競(jìng)爭(zhēng).若單位或是部門(mén)忽視了人事檔案管理工作，或是不了解人事檔案所蘊(yùn)藏的人才信息內(nèi)容，就不會(huì)發(fā)現(xiàn)并使用人才，及不會(huì)在競(jìng)爭(zhēng)中得到進(jìn)步和發(fā)展.想要增強(qiáng)干部人員的檔案意識(shí)，樹(shù)立法制、服務(wù)觀念，就要將人事檔案管理的工作加入到日常工作中，時(shí)時(shí)刻刻進(jìn)行記錄和把握每一個(gè)員工的工作表現(xiàn)和能力.
2.2體制
我國(guó)的人事檔案已經(jīng)由“單位檔案”向“社會(huì)檔案”的方向轉(zhuǎn)變，呈現(xiàn)出人事檔案管理工作的社會(huì)化的.因?yàn)殚L(zhǎng)時(shí)間受到社會(huì)的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)制度的約束，人們對(duì)人事檔案管理是國(guó)家的或是單位的傳統(tǒng)觀念比較根深蒂固，從上學(xué)到畢業(yè)工作，個(gè)人工作的選擇空間很小，造成人事檔案變成了單位檔案.隨著經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的發(fā)展，人的屬性也發(fā)生了實(shí)質(zhì)性的改變：人是屬于社會(huì)的而不是僅屬于某單位或地區(qū)的.只是在某時(shí)間，個(gè)人與部門(mén)簽有勞動(dòng)合同法，存在著勞動(dòng)關(guān)系，若接觸勞動(dòng)關(guān)系，那么人就屬于社會(huì)，個(gè)人和社會(huì)的共同發(fā)展的主要條件是人才的流動(dòng)，因此，切實(shí)實(shí)行社會(huì)化管理的人事檔案管理改革創(chuàng)新，是單位檔案到社會(huì)檔案最大轉(zhuǎn)變.人事檔案管理的制度應(yīng)以承諾將人事檔案信息與企業(yè)的勞動(dòng)合同分開(kāi)，才是發(fā)展個(gè)人流動(dòng)的前提，才能實(shí)現(xiàn)社會(huì)化的人事檔案管理.
2.3政策
社會(huì)化的管理是人事檔案管理的目標(biāo)，但創(chuàng)新和決策的層次較高，且需要結(jié)合其他的社會(huì)創(chuàng)新改革才能夠?qū)崿F(xiàn)，不能獨(dú)自完成，因此，在加強(qiáng)人事檔案社會(huì)化的管理制度的前提下，要對(duì)其進(jìn)行政策創(chuàng)新.根據(jù)目前的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)而言，確定各區(qū)域人事管理部門(mén)對(duì)相關(guān)的組織是否對(duì)具有人事檔案管理的資格很重要，并進(jìn)行年審制度，頒發(fā)證書(shū).科學(xué)、合理性的規(guī)范人事檔案的信息，盡量少出現(xiàn)長(zhǎng)久或是不合時(shí)宜的信息，樹(shù)立公開(kāi)、公正的原則，將人事檔案進(jìn)行透明化，尊重公民的人事檔案知情權(quán)，把人事檔案當(dāng)作社會(huì)信息資料之一,使每一位公民都有維護(hù)個(gè)人檔案的權(quán)利.只有將人事檔案成為透明化，才能充保障人事檔案的當(dāng)事人合法權(quán)利.將行政執(zhí)法考核的內(nèi)容加上人事檔案管理歸類(lèi)，加大考核力度，保證落實(shí)各項(xiàng)政策的制度.
2.4真實(shí)
人事檔案信息的真實(shí)性是對(duì)人事檔案的基本要求.人事檔案的真實(shí)性主要有兩個(gè)方面：第一，客觀性、完整性，這也是最基礎(chǔ)的真實(shí)性，人事檔案的客觀完整性，能滿(mǎn)足人事檔案管理人員對(duì)職員信息的管理和了解；第二，人事檔案特有的的特性，它不僅能體現(xiàn)人事檔案的價(jià)值，還能滿(mǎn)足人事檔案管理人員對(duì)職員的選擇和使用.真實(shí)性的前提與基礎(chǔ)是第一個(gè)方面，第二個(gè)方面是對(duì)第一個(gè)方面的補(bǔ)充和深化.如果人事檔案沒(méi)有客觀性與完整性，那么人事檔案就失去了它特有的基礎(chǔ)和權(quán)威；若人事檔案的信息沒(méi)有真實(shí)的特性就會(huì)失去它的存在價(jià)值和意義.只有這兩個(gè)方面相互依存，相互結(jié)合，才能體現(xiàn)檔案管理存在的必要性.人事檔案真實(shí)性管理是要求人事檔案管理人員需具有政策、責(zé)任和創(chuàng)新著三個(gè)方面的觀念，針對(duì)不同類(lèi)型的管理人員,采用不同的歸檔制度，特別是能夠反映個(gè)人能力、素質(zhì)水平的資料.
2.5管理進(jìn)程
網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的存在為現(xiàn)代化人事檔案的管理工作提供了便捷，人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，不僅可以進(jìn)行資源共享，加快檔案透明化的速度，方便當(dāng)事人的查看，還能真正的發(fā)揮人事檔案自身的功能與作用，更好的服務(wù)于單位.所以，人事檔案管理的改革可以實(shí)行人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，但人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的前提，是人事檔案要進(jìn)行的電子化.首先將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，即將人事檔案內(nèi)容輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)，利用電子化的方法建立個(gè)人信息系統(tǒng).其次在人事檔案電子化后進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化，在保證檔案信息保密的規(guī)定基礎(chǔ)上，利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，將人事檔案內(nèi)容進(jìn)行資源共享.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是新型的儲(chǔ)存檔案資料的方式，它能夠?qū)⒉煌瑓^(qū)域、單位或是載體的人事檔案的資料，用網(wǎng)絡(luò)化的方式保存下來(lái)，利用網(wǎng)絡(luò)形式將信息連接起來(lái)，不但能提高人事檔案信息的使用率，還是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息共享的有效方法[3].
2.6素質(zhì)教育
對(duì)人事檔案管理人員的要求必須專(zhuān)業(yè)和知識(shí)化，因?yàn)檫@項(xiàng)工作已經(jīng)向向現(xiàn)代化和科學(xué)化的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變.因此不但提高了人事檔案管理人員的敬業(yè)精神與職業(yè)素養(yǎng)，還要求其工作人員必須能夠靈活使用并維護(hù)人事檔案當(dāng)事人的知情權(quán).人事檔案管理人員在工作中不能只聽(tīng)上級(jí)的一面之詞，而隨意錄取或是刪掉某位人力資源管理人員，應(yīng)嚴(yán)格考核，通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)錄取，選拔出真正的人才.此外，還應(yīng)對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)的職業(yè)培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)，對(duì)今后的職位晉升或是福利待遇上加大關(guān)注力度.
檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，或組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。公墓檔案指的就是公墓在建設(shè)和管理的過(guò)程中形成的，能夠記錄和反映公墓的基建情況、財(cái)務(wù)收支情況、墓穴信息等重要資料。
1 加強(qiáng)公墓檔案管理是檔案自身屬性的本質(zhì)要求
檔案是歷史的真賃實(shí)據(jù)，具有一定的法律效用，這一點(diǎn)它不同于其他文獻(xiàn)。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點(diǎn)和檔案本身的特點(diǎn)所決定的。因?yàn)?，檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據(jù)。從檔案自身的物質(zhì)體態(tài)上看，它保留了當(dāng)事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當(dāng)事人的聲音、形象等等，這些都反映了檔案是確鑿的真憑實(shí)據(jù)。
檔案管理的最大意義在于檔案的憑據(jù)作用。檔案與一般的文獻(xiàn)資料不同之處在于，檔案是歷史的真實(shí)記錄，是法律意義上的重要依據(jù)。檔案的重要憑證作用，是檔案形成的過(guò)程所決定的，是檔案自身所具有的特點(diǎn)，因?yàn)闄n案的形成是自然的，這種自然性，決定了它在記錄事件和事實(shí)的客觀性、真實(shí)性。從檔案的形態(tài)上看，不管是紙質(zhì)的檔案，如親筆信、重要合同原件、電報(bào)等，還是電子或者影像的檔案，都保留和真實(shí)反映了當(dāng)時(shí)的情況，這種不以時(shí)間的推移而改變的本質(zhì)屬性，決定了檔案管理的重要意義。
檔案具有很高的參考價(jià)值。因?yàn)?，檔案記錄了不同時(shí)期的當(dāng)時(shí)的真實(shí)情況，從歷史的變遷中可以尋找到事件的痕跡和軌跡，為人們的社會(huì)實(shí)踐提供重要參考，也就是所謂增長(zhǎng)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)。
公墓檔案記錄了逝者的重要信息，記錄了逝者相關(guān)聯(lián)親屬的重要信息，記載了墓穴的位置、價(jià)格、編號(hào)、建筑時(shí)間等重要信息，這些信息是自然信息，也是公墓檔案的組成部分。妥善保管公墓檔案，是處理和應(yīng)對(duì)墓穴糾紛，保障和維護(hù)利益的法律依據(jù)。反之，公墓檔案管理不當(dāng)，出現(xiàn)檔案丟失等情況，不但造成公墓管理的混亂，而且容易產(chǎn)生墓穴糾紛。
公墓檔案反映了殯葬改革與發(fā)展的軌跡，是我國(guó)歷史文明進(jìn)程的真實(shí)記錄，對(duì)我國(guó)的歷史科考和研究都具有很高的價(jià)值，因此，做好公墓檔案管理不僅是對(duì)現(xiàn)實(shí)負(fù)責(zé)，也是對(duì)歷史的貢獻(xiàn)。
2 加強(qiáng)公墓檔案管理是貫徹落實(shí)國(guó)家法律法規(guī)的基本要求
《中華人民共和國(guó)檔案法》是我國(guó)檔案管理工作最重要的一部法律法規(guī)，對(duì)檔案管理職責(zé)劃分、檔案的保管存放、檔案的保密與銷(xiāo)毀等都做出了明確的具體的規(guī)定，是依法加強(qiáng)公墓檔案管理的重要依據(jù)。加強(qiáng)公墓檔案管理是貫徹落實(shí)國(guó)家檔案管理法律法規(guī)的具體體現(xiàn)， 也是建設(shè)法治國(guó)家的基本要求。
圍繞國(guó)家檔案管理的規(guī)定，民政部、各級(jí)民政管理部門(mén)，各省、市、縣人民政府都結(jié)合本部門(mén)、本地區(qū)實(shí)際情況，出臺(tái)了公墓檔案管理的具體規(guī)范。這些具體的管理規(guī)范，是我國(guó)檔案管理的法律體系的重要組成部分，也是各公墓實(shí)施檔案管理的制度依據(jù)。
為規(guī)范公墓的管理工作，提高公墓管理水平，切實(shí)保障殯葬服務(wù)秩序，依據(jù)政府的法律法規(guī)加強(qiáng)公墓檔案管理，不僅體現(xiàn)了國(guó)家法制化的本質(zhì)要求，也符合公墓管理工作的基本規(guī)律。
公墓檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)政府的法規(guī)法規(guī)，真正做到依法建檔、依法存檔、依法用檔。
公墓檔案管理機(jī)構(gòu)要結(jié)合本地區(qū)本部門(mén)的實(shí)際情況，建立健全公墓檔案管理的制度，使檔案管理有法可依，有據(jù)可依。針對(duì)檔案管理的權(quán)責(zé)劃分，檔案的保存銷(xiāo)毀、檔案的建立與登記，檔案的借閱與使用等事項(xiàng)作出明確規(guī)定。
加強(qiáng)對(duì)公墓檔案管理的檢查和監(jiān)督工作。既要檢查公墓檔案保存的場(chǎng)所基建情況，保存條件和硬件建設(shè)是否合規(guī)，又要檢查檔案信息的記錄、分類(lèi)等情況，確保檔案管理“軟硬”都達(dá)標(biāo)。
3 加強(qiáng)公墓檔案管理是做好公墓基礎(chǔ)管理工作的需要
加強(qiáng)公墓檔案管理，是做好以墓穴管理為抓手，以服務(wù)管理為中心，全面做好公墓管理工作的需要。
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展變化，人文社會(huì)理念的更新，公墓管理由基本的職能管理逐步轉(zhuǎn)向提供服務(wù)為重點(diǎn)。隨著這一趨勢(shì)在實(shí)踐中的強(qiáng)化，必然會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，檔案管理的數(shù)量急劇增加，只有提升公墓檔案管理的硬件設(shè)施，加強(qiáng)公墓制度化管理，才能為喪戶(hù)提供便捷、快速、全面、準(zhǔn)確的服務(wù)。
首先，建立檔案管理的崗位責(zé)任制。明確檔案管理的組織架構(gòu)，指定檔案管理的專(zhuān)門(mén)人員，明確相關(guān)崗位的工作職責(zé)及承擔(dān)的義務(wù)責(zé)任，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和管理意識(shí)。
其次，實(shí)行績(jī)效考核，將公墓檔案管理與經(jīng)濟(jì)收入掛鉤。實(shí)行績(jī)效考核，不僅能夠增強(qiáng)公墓檔案管理人員的工作責(zé)任心和責(zé)任感，確保本職工作保質(zhì)保量完成，而且能夠調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，創(chuàng)新檔案管理的方式和方法，使檔案管理與公墓管理更好的銜接，建立起一個(gè)完善的管理體系。
此外，要及時(shí)更新公墓檔案管理硬件和軟件設(shè)施。定期對(duì)公墓檔案存放場(chǎng)所的硬件設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查，實(shí)現(xiàn)對(duì)存放環(huán)境的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，確保檔案存放地點(diǎn)的消防安全；升級(jí)公墓管理系統(tǒng)軟件，方便管理人員及時(shí)、快速處理大量數(shù)據(jù)，優(yōu)化工作要素，提高工作效率。
4 加強(qiáng)公墓檔案管理是提升殯葬服務(wù)的重要措施
公墓檔案管理是殯葬服務(wù)的重要組成部分，也是目前公墓管理普遍存在的薄弱環(huán)節(jié)。加強(qiáng)公墓管理，提升殯葬服務(wù)水平，不僅僅是加強(qiáng)墓區(qū)的硬件建設(shè)，更重要的是為喪戶(hù)提供安全、可靠的信息服務(wù)。
做好公墓檔案管理，首先要抓好檔案管理人員的管理。建立檔案管理工作規(guī)范，做到制度上墻，公開(kāi)透明，規(guī)范服務(wù)；嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定和工作流程進(jìn)行存檔、借檔，做好檔案查閱、借閱的登記工作。
做好公墓檔案管理，就要具有保密意識(shí)。喪戶(hù)的基本信息，逝者相關(guān)聯(lián)親屬的基本信息，都是公墓檔案的內(nèi)容。因此，檔案管理人員要有責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)，嚴(yán)守秘密，不得隨意向他人透漏檔案
一、房地產(chǎn)電子檔案管理的羈絆性因素分析
傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理，采用兩級(jí)管理的方式，隨著信息化社會(huì)的發(fā)展，檔案管理的外部環(huán)境產(chǎn)生了巨大的變化，給檔案管理工作帶來(lái)以下幾方面的羈絆性因素：
（一）傳統(tǒng)檔案管理對(duì)象是紙質(zhì)的檔案，以手工檢索為主要的管理方式，而隨著檔案數(shù)量和類(lèi)型的增加，需要管理的檔案信息量急劇上升，尤其是在計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用之后，檔案信息內(nèi)容中出現(xiàn)了各種無(wú)紙化資料、CAD制圖等，手工方式基本無(wú)法進(jìn)行有效管理。
（二）檔案管理人員長(zhǎng)期以來(lái)習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方式，思想、理念、業(yè)務(wù)水平等方面，都停留在傳統(tǒng)管理的階段。在應(yīng)用信息化管理技術(shù)之后，要求檔案管理人員采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本還沒(méi)有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準(zhǔn)備，就被迫接受新的管理理念，并要求在短時(shí)間內(nèi)提升業(yè)務(wù)管理水平，由此產(chǎn)生的諸多不適應(yīng)性，形成檔案管理工作的瓶頸因素。
（三）檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)檔案的形成提出了新的要求，傳統(tǒng)檔案的形成是“先文后檔”，這種模型的檔案形成，很難進(jìn)行超前管理和跟蹤管理，尤其是在檔案機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)之后，會(huì)出現(xiàn)檔案人員身兼數(shù)職，不利于工作的開(kāi)展，因此傳統(tǒng)檔案管理的形成方式亟需進(jìn)行改變，以提高歸檔和利用的效率。
二、房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新突破口的尋求
綜合以上幾方面的房地產(chǎn)電子檔案管理羈絆性因素，我們不難看出新形勢(shì)下房地產(chǎn)檔案信息化管理的必要性和必然性，而電子檔案管理的創(chuàng)新，必須以下面幾個(gè)方面作為突破口：
（一）一體化信息資源平臺(tái)的建立
根據(jù)房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的基本要求，檔案信息化資源平臺(tái)的建立，需要開(kāi)發(fā)資源計(jì)劃、數(shù)據(jù)管理、辦公自動(dòng)化、項(xiàng)目管理、數(shù)據(jù)采集等系統(tǒng)，作為前端控制平臺(tái)規(guī)范化的條件。其中一體化信息資源平臺(tái)的建立，必須在開(kāi)發(fā)檔案管理軟件的基礎(chǔ)上，根據(jù)電子文件整理標(biāo)準(zhǔn)，再行信息資源的整合，該平臺(tái)的建立必須開(kāi)發(fā)以下三種數(shù)據(jù)庫(kù)：首先是文件級(jí)和案卷級(jí)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)公文管理網(wǎng)站，將館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)公布；其次是重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)，主要包括文書(shū)檔案和科技檔案，通過(guò)掃描的方式，轉(zhuǎn)換成為數(shù)字化的檔案資料，需要通過(guò)檢索獲??；再次是多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)檔案歸檔制度的基本要求，收集和整理檔案的電子光盤(pán)資料。通過(guò)以上數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，以統(tǒng)一的電子檔案儲(chǔ)存格式、流程等，形成電子檔案的統(tǒng)一化管理，便于電子檔案的歸檔、鑒定等管理工作，同時(shí)能夠有效確保檔案信息的及時(shí)性和完整性。
（二）便捷查詢(xún)利用手段的開(kāi)發(fā)
房地產(chǎn)電子檔案的歸集以數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)作為“基地”，而歸集之后的電子檔案，需要通過(guò)便捷查詢(xún)利用手段的開(kāi)發(fā)，對(duì)檔案的利用管理流程進(jìn)行優(yōu)化。在這里，我們同樣需要基于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，建立規(guī)則的歸檔程序，在檢查和比對(duì)之后，生成檔案文件的目錄清單，我們通過(guò)條件檢索的方式，迅速在目錄清單當(dāng)中找到目標(biāo)檔案，然后快速鎖定紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)位置，或者可以直接調(diào)用紙質(zhì)檔案的掃描件，以此提高檔案查詢(xún)利用的效率水平。在這里，我們必須進(jìn)一步明確檔案的檢索功能，即與檔案目錄相關(guān)的文字、字母等信息，通常以檔案名稱(chēng)每個(gè)字的字母作為檢索條件，或者可以直接輸入檔案名稱(chēng)中的某個(gè)關(guān)鍵詞，系統(tǒng)自動(dòng)過(guò)濾之后，彈出所需相關(guān)檔案的目錄。這種便捷的查詢(xún)和利用方式，改變了以往紙質(zhì)檔案查找的繁瑣程序，是目前房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新的重要手段之一。
（三）軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
硬件方面配置：HP DL580（G2）服務(wù)器1臺(tái)，序列號(hào)347904-AA1；HP MSA500磁盤(pán)陣列1臺(tái)，支持14硬盤(pán)接口；HP原裝SCSI硬盤(pán)7塊，每塊容量36G；ADAPTEC29160適配器卡1個(gè)；Evolution Pro工程掃描儀2臺(tái)；虹光AV6000高速文檔掃描儀1臺(tái)；HP Colorlaserjet 3700激光打印機(jī)1臺(tái)；聯(lián)想開(kāi)天M400PC機(jī)4臺(tái)；筆記本電腦4臺(tái)；不間斷電源1個(gè)；數(shù)碼攝像機(jī)1臺(tái)；數(shù)碼相機(jī)1臺(tái)，加1G內(nèi)存。軟件方面配置：Windows2000 Server標(biāo)準(zhǔn)版10用戶(hù)操作系統(tǒng)；Oracle 9i標(biāo)準(zhǔn)版10用戶(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件；清華紫光軟件，用于網(wǎng)站建設(shè)、全文檢索、OCR應(yīng)用軟件升級(jí)。
（四）應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)
首先是信息的采集，該系統(tǒng)功能是通過(guò)對(duì)檔案信息的在線(xiàn)整理和編目，分類(lèi)建立電子文檔，并錄入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。其次是日常管理，根據(jù)檔案管理在鑒定、編制、移交等方面的基本工作內(nèi)容，通過(guò)軟件的功能，為用戶(hù)提供便捷的日常管理模式，譬如檔案的統(tǒng)計(jì)、利用、借閱等。再次是系統(tǒng)設(shè)置，根據(jù)檔案管理的需求，以及結(jié)合檔案管理的工作結(jié)構(gòu)，為適應(yīng)用戶(hù)的需求而不斷完善的系統(tǒng)功能，這也是檔案事業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的舉措。最后是數(shù)據(jù)的安全，檔案應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)字化，在為檔案提供更加方便管理環(huán)境的同時(shí)，面臨越來(lái)越多的檔案信息威脅性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻擊等，在此要求檔案在數(shù)字化加工的時(shí)候，提高數(shù)據(jù)的安全系數(shù)水平，而檔案管理人員本身也需要按照相關(guān)的管理要求，在日常管理當(dāng)中保證數(shù)據(jù)環(huán)境的安全。
三、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，由于傳統(tǒng)檔案管理方式習(xí)慣于傳統(tǒng)的思想和理念，在數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的背景下，房地產(chǎn)檔案管理信息量不斷增多，很多人基本還沒(méi)有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準(zhǔn)備，因此很難進(jìn)行超前管理和跟蹤管理，由此產(chǎn)生的諸多不適應(yīng)性，影響檔案管理工作的有效開(kāi)展。為此，筆者認(rèn)為房地產(chǎn)檔案管理工作應(yīng)該通過(guò)開(kāi)發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，并通過(guò)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，方可為檔案管理工作的開(kāi)展，創(chuàng)造有利的條件。
參考文獻(xiàn)：
所謂的檔案信息化就是指在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的規(guī)劃管理指導(dǎo)下，將現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等應(yīng)用到檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中去，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的處理、管理以及開(kāi)發(fā)和利用等服務(wù)項(xiàng)目的過(guò)程，它是一個(gè)由以檔案實(shí)體保管向檔案實(shí)體數(shù)字信息化服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，是信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理模式的融合，符合當(dāng)前我國(guó)檔案信息化建設(shè)的根本目標(biāo)?，F(xiàn)階段，我國(guó)檔案信息化建設(shè)是以國(guó)家檔案行政管理部門(mén)規(guī)劃組織為基礎(chǔ)，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，推動(dòng)檔案信息上網(wǎng)的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源最優(yōu)化利用。
一、述當(dāng)前在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的特點(diǎn)
（一）網(wǎng)絡(luò)檔案管理過(guò)程中注重雙向收集、利用和交流
網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式在實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中具有一定的優(yōu)勢(shì)，其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先用戶(hù)在使用過(guò)程中可以對(duì)查詢(xún)材料的完整性進(jìn)行識(shí)別，一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失或者存在問(wèn)題，用戶(hù)會(huì)主動(dòng)向相關(guān)的檔案管理部分進(jìn)行上報(bào)，而檔案材料形成部分部門(mén)也會(huì)及時(shí)的完善材料，以滿(mǎn)足客戶(hù)的需要。其次檔案工作人員也可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)了解和掌握用戶(hù)在使用過(guò)程中的需求，進(jìn)而結(jié)合用戶(hù)的需求來(lái)不斷完善檔案材料內(nèi)容，同時(shí)檔案工作人員也可以通過(guò)對(duì)用戶(hù)意見(jiàn)的分析來(lái)制定針對(duì)性檔案信息管理措施。
（二）網(wǎng)絡(luò)檔案管理對(duì)立卷部門(mén)和用戶(hù)在使用檔案信息資源過(guò)程中的協(xié)作性要求較高
在網(wǎng)絡(luò)檔案管理以及資源利用過(guò)程中，各個(gè)相關(guān)部門(mén)地理位置比較分散，但是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用卻又將這些部門(mén)緊緊的聯(lián)系在一起，實(shí)現(xiàn)了“面對(duì)面”交流和辦公，形成了一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化的統(tǒng)一整體?；诖耍髁⒕聿块T(mén)在進(jìn)行信息采集、錄入和維護(hù)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與相關(guān)檔案管理部門(mén)和用戶(hù)等之間的合作和交流。
（三）網(wǎng)絡(luò)檔案管理可以為公眾提供及時(shí)的信息查詢(xún)服務(wù)
所有檔案管理工作的最終目的就是實(shí)現(xiàn)利用價(jià)值，尤其是在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，人們對(duì)信息的要求越來(lái)越高，社會(huì)對(duì)信息的需求量也在不斷的提升，這就要求網(wǎng)絡(luò)檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)與檔案信息用戶(hù)之間形成良好合作的關(guān)系，滿(mǎn)足其對(duì)檔案信息的要求。傳統(tǒng)檔案管理模式在實(shí)際應(yīng)用中存在著一定的缺陷，例如在次年6月以前，文書(shū)檔案歸檔工作才能完成，從這可以看出整個(gè)檔案整理、立卷以及移交的時(shí)間周期比較長(zhǎng)，且立卷部門(mén)的工作量也比較大，而在這期間將無(wú)法為用戶(hù)提供更加快捷和方便的檔案查閱服務(wù)，從而影響了檔案信息有效的利用。網(wǎng)絡(luò)檔案管理則不同，它可以實(shí)現(xiàn)信息利用和檔案整理工作同步進(jìn)行的目標(biāo)，例如用戶(hù)在進(jìn)行檔案查閱時(shí)，在檢索入口輸入要查詢(xún)的檔案信息關(guān)鍵詞，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就是將有關(guān)的全部信息顯示出來(lái)。
二、探究在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的途徑
（一）建立數(shù)字檔案館
數(shù)字檔案館以現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用為依托，通過(guò)數(shù)字化手段的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的收集和管理，為超大規(guī)模、分布式檔案信息資源數(shù)字系統(tǒng)的建立提供了基礎(chǔ)。在數(shù)字檔案館建立之前，研究人員對(duì)電子檔案館、數(shù)字化檔案館以及無(wú)墻檔案館等進(jìn)行了分析和研究，以尋求檔案信息化的發(fā)展方向。其中電子檔案館是以電子媒介承載檔案信息為基礎(chǔ)，它更為注重單個(gè)檔案館對(duì)檔案信息資源的服務(wù)；而無(wú)墻檔案館則是通過(guò)電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檢索功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)多個(gè)檔案館數(shù)字化館藏的信息檢索，它在使用過(guò)程中更加注重檔案信息的廣泛性，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)傳輸功能在其應(yīng)用中也具有十分重要的作用。數(shù)字化檔案館與兩者都存在著一定的差異，其更加注重館藏的數(shù)字化，它在收集檔案信息的過(guò)程中，一方面可以是經(jīng)數(shù)字化處理過(guò)的傳統(tǒng)檔案信息，另一方面也可以是通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理后形成的檔案，這些也是數(shù)字檔案館建設(shè)的必要條件。作為一種科技含量高的數(shù)字檔案系統(tǒng)―數(shù)字檔案館是當(dāng)前檔案信息組織的基本模式，通過(guò)模擬整個(gè)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了館藏檔案數(shù)字化的基本目標(biāo)。另外在接受檔案文件數(shù)據(jù)的過(guò)程中，可以實(shí)現(xiàn)文化流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化管理；利用大數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了不同檔案館數(shù)字化館藏的網(wǎng)絡(luò)連接。
（二）創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)環(huán)境
以服務(wù)對(duì)象和范圍為參考，可以將檔案網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)建設(shè)分為兩個(gè)層次，即內(nèi)網(wǎng)和公眾網(wǎng)。而在信息化檔案建設(shè)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)將兩種層次的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行物理隔離，保障其應(yīng)用過(guò)程中的相對(duì)獨(dú)立性。首先，所謂的內(nèi)網(wǎng)就是指以支持內(nèi)部服務(wù)的館內(nèi)網(wǎng)，它的主要工作內(nèi)容有以下幾點(diǎn)。第一，對(duì)采集檔案信息、系統(tǒng)處理完成的檔案信息等進(jìn)行進(jìn)一步的組織和存儲(chǔ)；第二，直接想內(nèi)網(wǎng)用戶(hù)有關(guān)信息，并未其提供相關(guān)的服務(wù)，如檢索、演示等；第三，為內(nèi)部日常辦公提供支持；第四，為政府網(wǎng)和公共網(wǎng)提供一定的檔案信息資源；第五，對(duì)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)信息以及用戶(hù)等進(jìn)行有效的管理。其次，所謂的外網(wǎng)就是指以服務(wù)大眾為基礎(chǔ)的公眾網(wǎng)，其工作內(nèi)容主要包括檔案信息的采集、向互聯(lián)網(wǎng)用戶(hù)提供服務(wù)以及對(duì)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)等進(jìn)行維護(hù)和管理。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，在我國(guó)信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，如何在檔案管理領(lǐng)域中加以利用是當(dāng)下檔案管理研究過(guò)程中應(yīng)當(dāng)思考的問(wèn)題，而這也符合當(dāng)下我國(guó)信息化建設(shè)的基本要求，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為依托，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源工程建設(shè)，為檔案信息資源最佳化利用目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)也在一定程度上推動(dòng)了我國(guó)的檔案資源數(shù)字化發(fā)展和進(jìn)步。
參考文獻(xiàn)：
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中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-5349（2016）07-0246-01
隨著社會(huì)發(fā)展的需要，我國(guó)的人事制度進(jìn)行了相應(yīng)的改革，與人事制度相關(guān)聯(lián)的檔案資源管理模式也必然隨之發(fā)生變化。若從管理層級(jí)上看，檔案資源管理模式發(fā)生的變化是由“國(guó)家模式”向“社會(huì)模式”轉(zhuǎn)變；若從管理文本上看，檔案資源管理模式發(fā)生的變化是由單純的“紙質(zhì)文本”向“電子文本”轉(zhuǎn)變；若從管理服務(wù)上看，檔案資源管理模式發(fā)生的變化是由主要為滿(mǎn)足管理“單位服務(wù)范圍”的需要向“社會(huì)服務(wù)范圍”轉(zhuǎn)變。但是，無(wú)論檔案資源管理模式發(fā)生怎樣的變化，對(duì)于檔案資源管理需要實(shí)現(xiàn)完整、安全、創(chuàng)新服務(wù)的基本要求不會(huì)發(fā)生改變，因此，加強(qiáng)檔案資源管理既要遵循檔案資源體系建設(shè)的基本原則，亦要更有益于檔案資源管理的完整、安全、創(chuàng)新服務(wù)。
一、在遵循檔案資源管理基本原則的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的管理
檔案資源管理的基本原則體現(xiàn)為公共性、需求導(dǎo)向型、功能決定性、突出特色性。公共性原則即指檔案形成者的公共性，由黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和國(guó)有企事業(yè)單位所形成和保管的檔案屬于國(guó)有資產(chǎn)，其服務(wù)對(duì)象是社會(huì)公眾。檔案資源管理的公共性原則決定檔案資源歸屬于國(guó)家，檔案館管理要具有公共責(zé)任、公共發(fā)展、公平服務(wù)的理念。需求導(dǎo)向性原則決定檔案的需求在不同時(shí)期的不同變化，檔案資源所要滿(mǎn)足的需求包括了當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)的長(zhǎng)遠(yuǎn)的潛在的各種需求。就當(dāng)前的社會(huì)現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，經(jīng)濟(jì)社會(huì)多元化特點(diǎn)決定了檔案資源的需求也呈現(xiàn)多元化特點(diǎn)，必須具有門(mén)類(lèi)齊全的儲(chǔ)備。功能決定性原則即看其功能定位，收藏和保管檔案資源的基地，為社會(huì)各方提供檔案信息服務(wù)的窗口，文化傳承的媒介，這些方面都凸顯檔案資源管理的功能是服務(wù)功能，隨著不同時(shí)期的社會(huì)需求變化向單位和公眾提供服務(wù)。突出特色性原則即從自身實(shí)際情況出發(fā)來(lái)加強(qiáng)館藏資源的特色建設(shè)，滿(mǎn)足單位和公眾的某種需要，或者是某一檔案資源管理部門(mén)體現(xiàn)自身服務(wù)特色的。規(guī)范性原則包括內(nèi)容上的、制度上的、流程上的規(guī)范化，做到井然有序。
二、在實(shí)現(xiàn)檔案資源管理完整、安全、提取便捷上，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的管理
實(shí)現(xiàn)檔案資源的完整管理包括收集和保管上都不要缺失，在被服務(wù)方有需求時(shí)，不能因?yàn)楣芾聿煌锥鴿M(mǎn)足不了需要。就事業(yè)單位的檔案信息資源管理來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位進(jìn)行的是社會(huì)事務(wù)管理，行使管理和服務(wù)的職能，以社會(huì)服務(wù)為宗旨，事業(yè)單位的檔案管理也因此必須滿(mǎn)足公益的需要，完整的檔案資源信息的存儲(chǔ)是保證服務(wù)到位的前提。檔案資源管理要完整不僅是一個(gè)現(xiàn)在時(shí)的要收集齊全和妥善保管的概念，也是一個(gè)進(jìn)行時(shí)的要不斷收集、加強(qiáng)保管、進(jìn)行資源整合的概念。近年來(lái)，檔案界的資源整合就是由國(guó)家綜合檔案館對(duì)各部門(mén)各單位檔案資源的整合管理，以求取最大限度地發(fā)揮保管條件、專(zhuān)業(yè)管理、人力資源和方便利用等優(yōu)勢(shì)。這種整合是需要的，但應(yīng)盡量選擇“辦理完畢以備查考”的檔案，不可在整合的過(guò)程中出現(xiàn)檔案資源完整性受影響的問(wèn)題。
檔案資源安全貫穿于檔案資源的收集、整理、鑒定、保管、編研和利用的全過(guò)程，要應(yīng)對(duì)自然因素、技術(shù)因素、人為因素等方面的影響，且有些檔案資源是十分珍貴的，失去就難以再?gòu)?fù)得的，有些檔案資源是有保密級(jí)別的，不可泄密，泄密的后果不堪設(shè)想。因而，實(shí)現(xiàn)檔案資源的安全管理不僅是檔案部門(mén)的重要任務(wù)，也是檔案工作者的首要職責(zé)，既是檔案工作的生命線(xiàn)，也是檔案工作的永恒主題。
服務(wù)是加強(qiáng)檔案管理的永遠(yuǎn)主題，創(chuàng)新服務(wù)是加強(qiáng)檔案管理永遠(yuǎn)的與時(shí)俱進(jìn)的追求。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的循序發(fā)展及越來(lái)越廣泛應(yīng)用的信息技術(shù)，檔案信息的服務(wù)需求、外部環(huán)境、技術(shù)條件發(fā)生了很大變化，對(duì)原有的工作內(nèi)容、工作模式及工作方法都提出了新的要求，那么，因循守舊、墨守成規(guī)的檔案信息服務(wù)就是落后的服務(wù)，不能完全適應(yīng)服務(wù)對(duì)象需要的服務(wù)。同時(shí)，在改革發(fā)展的新形勢(shì)下，事業(yè)單位的檔案管理時(shí)間要與知識(shí)管理相結(jié)合，使管理體質(zhì)、管理流程、管理機(jī)制建更加協(xié)調(diào)，使得系統(tǒng)的集成更加高效。對(duì)檔案管理模式要?jiǎng)?chuàng)新，要敢于解放思想，大膽嘗試，更好地滿(mǎn)足服務(wù)對(duì)象的需求。檔案管理單位和檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)自己的責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案科學(xué)規(guī)范管理的業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，在同行間踐行更加暢通的溝通交流，在相互交流中受到啟發(fā)和借鑒。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的運(yùn)行過(guò)程中，人事檔案越來(lái)越被重視，服務(wù)的對(duì)象越來(lái)越廣泛，服務(wù)的內(nèi)容和民生大事是緊密掛鉤的，所以，尤其需要探索和創(chuàng)新檔案信息管理的經(jīng)驗(yàn)。
中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2013）03-0068-02
油田企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，也是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在油田勘探開(kāi)發(fā)工作中，起著重要的作用，油田企業(yè)檔案是促進(jìn)油田發(fā)展的助推器，為了更好地發(fā)揮油田企業(yè)檔案管理在油田建設(shè)發(fā)展中的作用，最大限度地實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)檔案的價(jià)值，為油田企業(yè)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和各項(xiàng)工作服務(wù)，本文聯(lián)系油田企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際，粗談一點(diǎn)見(jiàn)解和認(rèn)識(shí)。
1 油田企業(yè)檔案管理工作的重要性和必要性
油田企業(yè)檔案管理主要是油田生產(chǎn)開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始記錄和重要憑證以及行政文書(shū)和人事檔案管理，縱連油田發(fā)展諸多重要?dú)v史階段，記述了油田生產(chǎn)開(kāi)發(fā)的全過(guò)程，具有不可替代的憑證和史料參考作用，是油田發(fā)展極其重要的無(wú)形資產(chǎn)，是油田勘探開(kāi)發(fā)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基礎(chǔ)，是油田發(fā)展做強(qiáng)做大、承前啟后的保證。因此，為了更好地發(fā)揮油田檔案管理工作的作用，使檔案管理工作更加規(guī)范科學(xué)，我們必須對(duì)油田檔案管理工作的現(xiàn)狀有一個(gè)清醒的了解，充分認(rèn)識(shí)其重要性和必要性。目前，在油田企業(yè)檔案管理工作中，或多或少對(duì)其重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，其主要表現(xiàn)如下幾個(gè)方面。
一是領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)檔案管理工作抓得并不十分緊。有的認(rèn)為檔案管理工作無(wú)關(guān)緊要，只是一般的后勤輔工作。在日常工作中，其主要精力都放在了勘探開(kāi)發(fā)上，很少過(guò)問(wèn)檔案管理工作，更談不上提上議事日程，上儲(chǔ)量、上產(chǎn)量是頭等大事，有了產(chǎn)量，有了儲(chǔ)量，領(lǐng)導(dǎo)層就有了功績(jī)。因此，檔案管理工作被忽視，已至于在企業(yè)管理檢查考核工作中，檔案管理工作形同虛設(shè)，走走過(guò)場(chǎng)，對(duì)出現(xiàn)的諸多問(wèn)題也是說(shuō)說(shuō)完事，談不上檢查考核落實(shí)，致使檔案管理工作被冷落。
二是檔案管理工作者在檔案管理工作中，缺乏高度的責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、認(rèn)真細(xì)心的工作態(tài)度，不能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在油田生產(chǎn)建設(shè)中的具大作用。因此，工作中按部就班，工作模式常態(tài)化、老式化，缺乏創(chuàng)新精神，當(dāng)一天和尚撞一天鐘，結(jié)果導(dǎo)致檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)失位現(xiàn)象，不是資料漏失，就是目條與實(shí)際內(nèi)容不相符，如此等等，只能說(shuō)明一個(gè)問(wèn)題，那就是我們檔案管理工作者本身對(duì)自己從事的職業(yè)缺乏應(yīng)有的認(rèn)識(shí)。
三是油田企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案管理工作支持力度不夠，缺乏主動(dòng)配合，齊抓共管。檔案管理工作是一個(gè)集體大項(xiàng)目，不能只依靠幾個(gè)檔案管理工作者就能做好檔案管理，在油田勘探開(kāi)發(fā)生產(chǎn)建設(shè)中，隨著油田的發(fā)展，大量的原始資料、憑證記錄需要登記管理成卷，工作量大，內(nèi)容之多，離開(kāi)了油田各部門(mén)的支持配合，原始檔案就容易發(fā)生漏失現(xiàn)象，原始的資料不完整，有欠缺，勢(shì)必為今后查閱歷史資料留下空白和遺憾，這樣談何為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確的歷史依據(jù)。
以上種種現(xiàn)象不一而舉，至少能說(shuō)明這樣一個(gè)問(wèn)題，從領(lǐng)導(dǎo)到職工，從油田各部門(mén)到檔案管理工作者，對(duì)檔案管理工作的重要性和必要性還缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。
2 目前油田檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題
隨著油田生產(chǎn)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，油田檔案管理工作水平有了一定的提高，檔案管理工作在一定程度上逐步向科學(xué)化、規(guī)范化、程序化邁進(jìn)，油田各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的支持力度較之過(guò)去有了一定的提升。但是，恕筆者直言，目前在油田檔案管理工作中，相對(duì)于管理科學(xué)、規(guī)范程序的要求還有一定的距離，其主要問(wèn)題有如下幾個(gè)方面。
一是檔案管理工作制度化的管理程序還比較欠缺，相關(guān)要求執(zhí)行不到位。油田檔案管理工作表面上都制定了一定的相關(guān)制度，但是制度覆蓋面并不全面，在制度落實(shí)中也形同虛設(shè)，結(jié)果導(dǎo)致從源頭上檔案收集就不規(guī)范，少數(shù)部門(mén)和單位對(duì)于需要?dú)w檔的資料想交就交，檔案管理人員在收集資料過(guò)程中，上跑下竄，其結(jié)果導(dǎo)致有的重要資料檔案都不能及時(shí)歸檔，時(shí)間一長(zhǎng)必然造成資料丟失現(xiàn)象。
二是檔案整理不規(guī)范。在檔案整理過(guò)程中存在著類(lèi)別不清，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理不相符等問(wèn)題，查找一個(gè)資料不能準(zhǔn)確及時(shí)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，影響了檔案利用的價(jià)值。
三是檔案管理模式上缺乏綜合性。目前，在油田以廠處單位為例，檔案管理層面多，沒(méi)有綜合管理。廠處級(jí)單位的檔案室由廠處辦公室下設(shè)的一人或兩人專(zhuān)業(yè)管理。同時(shí)，組織科、勞資科的人事檔案分別由他們自己的科室直接管理，這樣，檔案管理工作在一個(gè)單位內(nèi)部劃分多個(gè)層次，結(jié)果導(dǎo)致檔案管理不能統(tǒng)一要求，難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范科學(xué)化管理。
四是檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊，直接影響檔案管理工作水平。近來(lái)來(lái)，隨著企業(yè)的深化改革，油田內(nèi)部進(jìn)行了一系列重組，檔案管理人員內(nèi)部涌進(jìn)了不少新人，這些新人上崗后，從思想上對(duì)檔案管理工作缺乏應(yīng)有的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作是一個(gè)輕松的活，領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)對(duì)新加入檔案管理隊(duì)伍的員工也沒(méi)有進(jìn)行系列的培訓(xùn)教育，即使有的單位組織了培訓(xùn)學(xué)習(xí)，也是流于形式。這種狀況勢(shì)必影響了檔案管理工作水平的提高。
五是檔案借閱程序上存有欠缺和漏洞，極容易造成檔案資料丟失或泄密。在單位內(nèi)部，有的部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)為了查閱檔案，并沒(méi)有履行相關(guān)手續(xù)，因?yàn)槭鞘烊?，是上下?jí)，是同部門(mén)，所以借閱時(shí)打個(gè)招呼就完事。這樣下去，使檔案借閱制度如同虛設(shè)，給檔案管理工作帶來(lái)較大隱患。因此，必須要引起我們的關(guān)注。
六是檔案管理人員缺乏經(jīng)常性的保密教育，保密的原則性有待進(jìn)一步加強(qiáng)。有的檔案管理工作人員茶余飯后，總是愛(ài)交談檔案資料的相關(guān)內(nèi)容，這樣容易造成泄密，給企業(yè)發(fā)展帶來(lái)負(fù)面影響。
3 做好檔案管理工作的措施和建議
檔案管理工作在油田建設(shè)發(fā)展中起著極其重要的作用，為了加強(qiáng)和提高油田檔案工作水平，服務(wù)油田生產(chǎn)發(fā)展，適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，使油田檔案工作再上一個(gè)新臺(tái)階，筆者認(rèn)為，當(dāng)前在油田企業(yè)檔案管理工作中，應(yīng)做好如下幾項(xiàng)工作。
一是油田企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視和支持檔案管理工作。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要重視和支持企業(yè)檔案管理工作，要以對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)、對(duì)職工高度負(fù)責(zé)、對(duì)企業(yè)發(fā)展負(fù)責(zé)的責(zé)任感，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，做到對(duì)檔案管理工作重視到位，投入到位，要定期聽(tīng)取檔案管理工作的匯報(bào)，及時(shí)研究解決檔案管理工作中的相關(guān)問(wèn)題，為檔案管理工作的順利開(kāi)展創(chuàng)造良好環(huán)境。同時(shí)，要舍得對(duì)檔案管理工作經(jīng)費(fèi)的投入，改善檔案管理工作的硬件設(shè)施，為檔案管理工作提供良好的物質(zhì)條件。
二是改革現(xiàn)有的檔案管理體制，實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理的工作模式。油田各單位、各層次、各門(mén)類(lèi)形成的全部檔案，要實(shí)行集中統(tǒng)一管理。這是企業(yè)檔案管理工作的基本原則，是檔案法律法規(guī)對(duì)油田企業(yè)檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎(chǔ)。因此，我們必須改革現(xiàn)有的檔案管理模式，將企業(yè)內(nèi)部各個(gè)門(mén)類(lèi)形成的檔案，實(shí)行統(tǒng)一管理，定崗定人，明確職責(zé)，強(qiáng)化管理，使油田企業(yè)檔案管理工作達(dá)到和符合檔案法律法規(guī)對(duì)檔案管理工作的基本要求。
三是加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。隨著油田企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)的不斷發(fā)展，為企業(yè)檔案管理工作提出了新的更高要求，要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，在全油田范圍內(nèi)必須要建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。因此，油田領(lǐng)導(dǎo)要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們精通檔案管理工作，為全油田檔案管理工作開(kāi)創(chuàng)新局面打好基礎(chǔ)。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的保密教育，提高他們的政治素質(zhì)。
四是加強(qiáng)檔案的收集和整理，確保檔案資料準(zhǔn)確完整。做好檔案資料的收集和整理，是檔案管理工作對(duì)檔案管理人員的基本要求，檔案管理人員必須熟悉和掌握檔案資料收集的渠道和方法，對(duì)檔案形成的全過(guò)程進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督與檢查，確保從源頭上收全收準(zhǔn)檔案資料。只有這樣，檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率才能達(dá)到一個(gè)較好的標(biāo)準(zhǔn)。
五是檔案資料要統(tǒng)一規(guī)范，達(dá)到和符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。公文制作是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)和前提，在制作檔案資料時(shí)，首先是公文用紙要好，幅度尺寸規(guī)格要統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。其次，排版形式要統(tǒng)一，字跡要清楚，引用文字要合理，用字要規(guī)范。只有這樣，才能符合國(guó)家規(guī)定和總公司要求。
1.缺乏足夠的檔案意識(shí)
在高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)階段，我們大部分關(guān)注的是實(shí)驗(yàn)教學(xué)、實(shí)驗(yàn)室規(guī)劃以及儀器采購(gòu)等，對(duì)于檔案管理還缺乏足夠的認(rèn)知。由于疏于對(duì)檔案管理工作的重視，造成實(shí)驗(yàn)室檔案配置的人員工作積極性的缺失，也給基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)帶來(lái)了一定的阻礙，檔案的接收面臨著一定的困難，給具體的歸檔工作帶來(lái)了不便。同時(shí)高校實(shí)驗(yàn)室未能科學(xué)合理地對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，導(dǎo)致檔案的利用率極低，最后導(dǎo)致檔案工作的進(jìn)度變得十分遲緩。
2.急需提高檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
出于完善高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的目的，首先要確定的是工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要足夠高，具備最基本的從業(yè)能力，掌握一定的檔案管理理論知識(shí)。同時(shí)基本的計(jì)算機(jī)與外語(yǔ)能力也是必不可少的，部分進(jìn)口的設(shè)施需要借助這些工具才能得到很好的應(yīng)用，我們對(duì)工作人員最基本的要求就是讀懂操作說(shuō)明書(shū)，然后能夠按照要求操作儀器。隨著高校實(shí)驗(yàn)室的信息化建設(shè)，實(shí)驗(yàn)室檔案的管理越來(lái)越趨向于電子化了，所以檔案管理員們還應(yīng)該掌握基本的辦公軟件以及互聯(lián)網(wǎng)的使用能力，可以獨(dú)立自主地分析處理多媒體數(shù)據(jù)，學(xué)會(huì)用信息化管理的模式來(lái)進(jìn)行檔案管理工作。
3.過(guò)于分散的存儲(chǔ)檔案
從設(shè)備的論證、立項(xiàng)以及驗(yàn)收的各個(gè)環(huán)節(jié)，各部分的負(fù)責(zé)人也許存在一定的調(diào)動(dòng)情況，這給檔案管理工作的協(xié)調(diào)組織帶來(lái)了一定的困難。有些時(shí)候我們也許要花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間才可以完成資料的收集工作，而且這也有可能給實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱以及實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)的修訂環(huán)節(jié)造成不利的影響，最后反而得到不夠完善的檔案資料。
4.檔案信息服務(wù)方式過(guò)于單一
現(xiàn)在，實(shí)驗(yàn)室檔案通常存在查詢(xún)、復(fù)印以及借閱三種服務(wù)方式，缺乏檔案編研這一關(guān)鍵的組成部分，所以不能進(jìn)行有效的檔案交接工作。盡管實(shí)驗(yàn)室還存儲(chǔ)著很多的電子版資料，然而假如不能進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，缺乏科學(xué)合理的檔案資源系統(tǒng)，那么這種電子存儲(chǔ)方式也就失去了其存在的價(jià)值。
二、解決問(wèn)題的手段
1.增強(qiáng)崗位責(zé)任感
實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、管理以及運(yùn)行過(guò)程中會(huì)直接產(chǎn)生實(shí)驗(yàn)室檔案，實(shí)驗(yàn)室檔案可以準(zhǔn)確地記錄實(shí)驗(yàn)室發(fā)展的各個(gè)組成環(huán)節(jié)，具有毋庸置疑的舉證作用；通過(guò)信息載體的方式，結(jié)合實(shí)驗(yàn)室建設(shè)階段的成果，能夠給未來(lái)解決這類(lèi)問(wèn)題提供重要的理論依據(jù)，方便科學(xué)地預(yù)測(cè)實(shí)驗(yàn)室的整體規(guī)劃與發(fā)展方向。
2.提高職業(yè)素養(yǎng)
檔案管理工作水平，是取決于檔案管理員的工作能力與基本技能的，因此，有針對(duì)性地開(kāi)展職業(yè)技能培訓(xùn)十分關(guān)鍵。實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，它涵蓋了學(xué)科建設(shè)、采購(gòu)器具、實(shí)驗(yàn)教學(xué)以及實(shí)驗(yàn)室發(fā)展規(guī)劃等多個(gè)方面的內(nèi)容，因此有關(guān)的從業(yè)人員應(yīng)該在平時(shí)注重學(xué)習(xí)，讓自己的理論知識(shí)和工作能力都得到顯著的提升。與此同時(shí)，對(duì)于高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員來(lái)說(shuō)，必要的信息開(kāi)發(fā)以及文字寫(xiě)作能力也十分關(guān)鍵，這是對(duì)每個(gè)檔案工作者的基本要求。
3.加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)
通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化，這是我們通過(guò)計(jì)算機(jī)開(kāi)展檔案管理工作最基本的要求，如此一來(lái)，高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理的基本需求就得到了極大的滿(mǎn)足。隨著電子檔案的趨勢(shì)越來(lái)越明顯，檔案管理工作更是走向了智能化與科學(xué)管理化，這是未來(lái)的一個(gè)大趨勢(shì)。所以，我們不僅要保留過(guò)去的存儲(chǔ)方式，還應(yīng)該將電子檔案與紙質(zhì)檔案緊密結(jié)合起來(lái)，改進(jìn)檔案的管理方式，促進(jìn)信息采集、傳輸以及服務(wù)效率的不斷提升，擴(kuò)大信息量，擴(kuò)展服務(wù)領(lǐng)域。
4.進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用
