序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇財務(wù)檔案的管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

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關(guān)鍵詞 財務(wù) 電子檔案 管理 研究

傳統(tǒng)的財務(wù)檔案大都以紙質(zhì)為載體，不能適應(yīng)財務(wù)檔案管理的信息化要求，必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財務(wù)電子檔案就是財務(wù)數(shù)據(jù)采集源泉和基地，通過分類整理和網(wǎng)絡(luò)共享，最終為各級領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財務(wù)人員處理和運用。

一、財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

（一）財務(wù)檔案分類

隨著公司電力事業(yè)的快速發(fā)展和經(jīng)營管理水平的提高，財務(wù)檔案資料也日趨增多，主要分為會計檔案和財務(wù)管理文件兩大類。

會計檔案指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。

其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

財務(wù)管理文件：指除會計核算專業(yè)材料外的財務(wù)管理制度、計劃批文、通知等各類財務(wù)管理資料，是財務(wù)檔案的重要組成部分。財務(wù)集約化管理的不斷深入，財務(wù)管理文件的積累呈現(xiàn)多元化趨勢。財務(wù)管理制度包括預(yù)算管理、會計核算、工程管理、資金管理、資產(chǎn)管理、資本運營、財務(wù)評價與考核等。

（二）財務(wù)檔案管理規(guī)定

自1999年以來采用電子計算機進行會計核算，保存會計檔案實行電子存檔和紙質(zhì)存檔制，2004年的《會計電算化管理辦法》對電算化會計檔案的管理進行的明確的規(guī)定，電算化會計檔案指儲存在磁盤或其他存儲介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和程序，以及打印輸出的各種賬簿、報表、憑證等核算數(shù)據(jù)和系統(tǒng)開發(fā)中的全部文檔資料。打印輸出的紙質(zhì)會計資料按照《會計檔案管理制度》進行歸檔管理，儲存在硬盤上的會計數(shù)據(jù)建立定期備份制度，實行電子備份，按年度進行刻盤存檔。

二、財務(wù)檔案管理趨勢

為規(guī)范和加強公司財務(wù)管理，公司已經(jīng)建立了涵蓋生產(chǎn)經(jīng)營全過程的財務(wù)管理體系，隨著財務(wù)信息多元化的發(fā)展，積累了豐富的財務(wù)管理文件，必須實現(xiàn)由紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化電子檔案管理轉(zhuǎn)變，才能充分發(fā)揮財務(wù)管理文件的指導(dǎo)作用。財務(wù)電子檔案將是財務(wù)數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地，通過實時更新和共享，及時、準(zhǔn)確地為經(jīng)營決策提供依據(jù)，電子檔案將成為財務(wù)檔案管理的主要形式。

（一）財務(wù)電子檔案能夠提供財務(wù)檔案信息方便快捷的服務(wù)方式

數(shù)字化的財務(wù)電子檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)的遠程利用，提供方便快捷的財務(wù)檔案信息服務(wù)方式和途徑。

（二）財務(wù)電子檔案能夠使不同載體形式的財務(wù)檔案信息得到轉(zhuǎn)化與再現(xiàn)

根據(jù)財務(wù)檔案載體形式的不同，可以將電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式的財務(wù)檔案信息經(jīng)過數(shù)字轉(zhuǎn)換，并再現(xiàn)其它載體檔案信息的真實內(nèi)容，既加強管理又方便應(yīng)用。

（三）財務(wù)電子檔案為財務(wù)管理水平的提高奠定基礎(chǔ)

在當(dāng)今信息化和數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展的時代，檔案信息數(shù)字化是財務(wù)電子檔案管理發(fā)展的必然趨勢和方向，財務(wù)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化工作有利于財務(wù)信息的推廣，為財務(wù)管理水平的提高做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備。

（四）財務(wù)電子檔案為財務(wù)信息體系的完善創(chuàng)造條件

隨著無紙辦公和電子文檔的普遍應(yīng)用，財務(wù)電子檔案與紙制檔案共同組成完整的財務(wù)檔案信息庫，為財務(wù)信息體系的完善創(chuàng)造條件。

三、財務(wù)電子檔案管理面臨的難題

原始性問題。對于紙質(zhì)檔案來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章、紙張制成材料等使內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，可以借助形式的原始性來證實和確認內(nèi)容的原始性。電子檔案內(nèi)容與形式是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，電子形式生成的由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。很難對電子檔案的原始性進行認定。

真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機會遠高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。

完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，篡改信息、信息外泄，都會直接損害電子檔案的安全。

四、財務(wù)電子檔案管理保障措施

（一）采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性

在形成電子檔案的同時，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的原數(shù)據(jù)，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據(jù)。將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。

（二）建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式

因為財務(wù)管理資料來源廣泛，形式多樣，無法統(tǒng)一，如電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式，財務(wù)電子檔案需要實現(xiàn)統(tǒng)一格式的轉(zhuǎn)換，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式。

（三）應(yīng)用的安全性

財務(wù)電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資料上傳、信息共享，可根據(jù)設(shè)定的檔案密級按部門按專業(yè)按用戶級別配置訪問權(quán)限，可在權(quán)限允許范圍內(nèi)下載檔案。同時日志庫自動記錄對電子檔案庫的所有檢索、調(diào)檔、增加、刪除、修改等操作。

（四）明確紙質(zhì)檔案與電子檔案要長期并存并保持一致

紙質(zhì)檔案與電子檔案屬于兩種不同載體的檔案，必須明確紙質(zhì)檔案與電子檔案長期并存的“雙軌制”，即在保存電子文件的同時，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質(zhì)文件來保存。同時，還要注意兩種不同載體檔案的一致性，特別是在電子檔案編號、更改、更新時更應(yīng)注意電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)相符。

五、財務(wù)電子檔案管理的優(yōu)勢

財務(wù)信息的隨時更新。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為實現(xiàn)電子檔案管理提供了快捷的管理手段、共享的信息平臺，開辟了信息利用的快速途徑，將過去的集中建檔，改為平時隨時整理建檔。集中的工作量，變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了財?wù)信息管理水平，財務(wù)電子檔案及時得到更新，便于檢索利用。

靈活便利地檢索。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種信息體系。因此，“文件”作為基本保管單位，使信息分類方式得以根據(jù)需要進行自主編輯。

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一、醫(yī)院財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀審視

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.027

[中圖分類號]F275 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）14-00-01

1 財務(wù)檔案管理信息化的特點

當(dāng)前會計電算化進程不斷加快，財務(wù)人員的日常制單、復(fù)核、匯總等工作都可以在電腦上完成，財務(wù)報表和賬簿也可以根據(jù)需要隨時打印輸出。越來越多的企業(yè)財務(wù)檔案管理也實施了信息化管理，使財務(wù)檔案的管理更加便利，磁性介質(zhì)形式存儲取代了紙介質(zhì)的保存。一些信息存儲量大、攜帶方便的存儲工具如U盤、磁盤等得到了廣泛應(yīng)用。財務(wù)管理信息化使管理更加快捷、利用率更高、更易于查找，是企業(yè)未來發(fā)展的一種必然趨勢。

2 財務(wù)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

2.1 建立適合管理的財務(wù)檔案動態(tài)數(shù)據(jù)庫

財務(wù)檔案管理信息化促使財務(wù)檔案信息得到有效利用，為管理和決策提供科學(xué)合理的數(shù)據(jù)。計算機硬件和網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)是信息化管理的基礎(chǔ)，而軟件建設(shè)是信息化管理成功的關(guān)鍵。財務(wù)檔案管理軟件和信息網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，提高了系統(tǒng)里各類信息資源的準(zhǔn)確性，同時也為使用者提供解決問題的方案。財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的完善建立，既可以將各類業(yè)務(wù)文檔和文件錄入數(shù)據(jù)庫，形成數(shù)據(jù)動態(tài)存儲，保證信息完整，還可以實現(xiàn)聯(lián)機公共查詢、遠程服務(wù)及傳輸。總之，財務(wù)檔案的在線管理，減少了檔案形成與查閱的時空差，打破了原有的靜態(tài)管理模式，實現(xiàn)了向動態(tài)管理的轉(zhuǎn)變，強化了財務(wù)檔案的服務(wù)職能，大大提高了使用效率。

2.2 加強財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)

財務(wù)檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，使其存儲更加便捷、查詢更加迅速，數(shù)據(jù)提取更加準(zhǔn)確，形成了全面電子化的檔案管理。財務(wù)信息作為內(nèi)部重要資源，除可對外披露的信息外，應(yīng)做到保密、不公開，涉及重大決策項目的財務(wù)信息更要嚴(yán)格保密。加強網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，做好信息保密與公開，才能高效地實現(xiàn)信息合理利用。

2.3 完善財務(wù)檔案管理的輔助系統(tǒng)

財務(wù)檔案數(shù)據(jù)利用網(wǎng)絡(luò)化平臺進行采集、分析、整理和傳輸，為領(lǐng)導(dǎo)、決策者和財務(wù)人員的決策運用提供準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)支撐。由于信息量和工作量大，同時對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性要求高，因此，單單依靠相關(guān)人員的經(jīng)驗判斷解決問題是行不通的，必須借助于先進和智能的輔助決策系統(tǒng)來完成。決策支持系統(tǒng)的建立，要以管理科學(xué)、電腦科學(xué)、控制理論以及行為科學(xué)作為基礎(chǔ)，并輔以計算機網(wǎng)絡(luò)、人工智能、經(jīng)濟模型等技術(shù)手段，科學(xué)合理地建立起適宜決策運用的完善系統(tǒng)。該系統(tǒng)要做到對問題的提出形成多套可行的解決方案，并對不同的方案進行對比分析，得出最優(yōu)解決方案，進一步提升財務(wù)決策的質(zhì)量和水平。

3 加強財務(wù)檔案信息化管理的建議

3.1 注重實效性

財務(wù)檔案管理要注重信息的實效性，同時它也是衡量財務(wù)檔案信息化程度的標(biāo)尺。首先，在財務(wù)檔案建立初期，就要對檔案進行科學(xué)分類，建立檔案目錄咨詢平臺，方便需求者快捷地查找資料。檔案建立后，要及時采集、整理動態(tài)數(shù)據(jù)，進行補充、完善，確保檔案使用的時效性。其次，所存儲的財務(wù)數(shù)據(jù)要確保全面、科學(xué)，做到檔案資源共享，檔案資料管理規(guī)范。另外，財務(wù)檔案信息化管理對所需的硬件、軟件設(shè)備、系統(tǒng)等都有很高要求，要定期對電腦設(shè)備進行升級換代，這樣才能滿足需求者的要求，提高信息化的實效性，使財務(wù)檔案信息的利用價值得到最大化。

3.2 保障網(wǎng)絡(luò)安全

財務(wù)檔案信息化管理有著非常顯著的特點，就是保存的財務(wù)數(shù)據(jù)量大，保密性要求高。數(shù)據(jù)的信息化也就代表著網(wǎng)絡(luò)化，保障網(wǎng)絡(luò)的安全性顯得尤為重要。首先，要建立完善的財務(wù)檔案內(nèi)部管理制度，加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督，制定嚴(yán)格的操作規(guī)程，防止財務(wù)檔案資料被篡改、損毀、泄露，確保資料信息的完整性。其次，要嚴(yán)格保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，防止U盤、磁盤等磁性介質(zhì)儲存設(shè)備的病毒傳播。定期對計算機設(shè)備進行升級改造，及時安裝防病毒軟件，并定期對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進行病毒查殺。最后，還要定期做好財務(wù)檔案資料的備份，防止財務(wù)檔案數(shù)據(jù)永久丟失，造成不可估量的損失。

3.3 完善管理的各項規(guī)章制度

檔案管理的信息化也改變了檔案管理人員的工作方式，同時檔案的管理制度也要隨之改變，建立健全檔案的保管、操作、保密和崗位責(zé)任制等管理制度。力求滿足需求者的查閱要求，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)不受地域、時間等限制的特點，實現(xiàn)專業(yè)化精準(zhǔn)查詢。

3.4 提高管理人員信息化素質(zhì)

高素質(zhì)的財務(wù)檔案管理人員是財務(wù)檔案信息化工作的主體。財務(wù)部門要改變?nèi)藛T專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀，不斷充實計算機和通信等專業(yè)的技術(shù)人員，以保證信息化建設(shè)的需要。加大管理人員培訓(xùn)力度，分層次和分階段地結(jié)合業(yè)務(wù)要求開展培訓(xùn)，提高管理人員信息化技術(shù)水平，提高其運用各項信息技術(shù)和手段的能力。

主要參考文獻

[1]蔡建美.企業(yè)財務(wù)管理信息化探討[J].現(xiàn)代商業(yè)，2009（4）.

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二、財務(wù)檔案管理信息化的特點

現(xiàn)如今，企業(yè)管理最重要的就是從管理的思想上進行根本上的改變，就是要順應(yīng)時勢，跟上時代的步伐，進行信息化的變革。在進行財務(wù)檔案管理的過程中，很多經(jīng)濟業(yè)務(wù)比較繁雜，信息較多，然而很多人員在進行工作的時候會出現(xiàn)很多不必要的環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)會帶給工作人員很多工作上的阻礙，通過進行運用信息化的管理，能夠儲存大量的信息，能夠節(jié)省很多管理時間，使財務(wù)檔案能夠被高效規(guī)范的進行管理。

三、財務(wù)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

1.建立與公司相符的信息管理平臺

對于公司內(nèi)部的財務(wù)檔案管理，需要進行對財務(wù)檔案進行信息化管理。在進行管理的同時，需要向相關(guān)工作提供更為精確的信息化數(shù)據(jù)。在企業(yè)的內(nèi)部設(shè)立與企業(yè)財務(wù)檔案管理相符的數(shù)據(jù)平臺。為各類檔案管理提供信息資源，并且能夠提升財務(wù)檔案管理的水平和管理能力。讓財務(wù)信息能夠隨時隨地的進行平臺保存。

2.設(shè)立公司信息化的防火墻，增強網(wǎng)絡(luò)安全

財務(wù)檔案信息化管理是公司的一項重要任務(wù)，在進行財務(wù)檔案信息化管理的同時一定要注重信息化的安全性。企?I的財務(wù)信息是企業(yè)最重要的公司信息，必須要保證公司信息的安全性和保密性，對于公司的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)必須要加強信息技術(shù)，并且要對網(wǎng)絡(luò)進行合理利用。與此同時要加強工作人員的工作能力，確保財務(wù)檔案的安全性和對信息技術(shù)的使用能力。

3.完善財務(wù)檔案管理信息化的操作工具

財務(wù)檔案管理需要進行網(wǎng)絡(luò)化的結(jié)合，通過網(wǎng)絡(luò)化的平臺進行對相關(guān)數(shù)據(jù)的采集和運用。相關(guān)財務(wù)檔案信息化管理的資源要進行合理的分配。在財務(wù)檔案管理信息化內(nèi)部工作人員進行工作時一定要配備工作的工具，制定與公司財務(wù)信息相符的系統(tǒng)，考慮到系統(tǒng)的適合性和科學(xué)性，通過操作系統(tǒng)對平時的財務(wù)管理進行正確的管理。同時要提高系統(tǒng)的操作性能力，能夠在進行相關(guān)管理中提供最準(zhǔn)確的方案和計劃。

四、加強財務(wù)檔案信息化管理的策略

1.提高財務(wù)檔案管理的信息實用性

財務(wù)檔案管理的信息是在信息化的作用下才能夠得到更好的管理，同時財務(wù)檔案管理的信息同時也能夠查看信息技術(shù)的水平。在進行建立檔案管理的同時，要對檔案進行分類準(zhǔn)備，還要建立相關(guān)的檔案平臺，檔案管理的平臺提供的相關(guān)信息要注重實用性，能夠真正的進行對企業(yè)檔案管理的協(xié)助。協(xié)調(diào)財務(wù)檔案管理之間的信息，要對信息資源進行合理分配。財務(wù)信息數(shù)據(jù)必須要保證其正確性還有科學(xué)性，對財務(wù)檔案管理的平臺要進行系統(tǒng)升級，定時升級平臺數(shù)據(jù)。提高信息化的實用性，進行水平更高的財務(wù)檔案管理。

2.保證企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的安全性

企業(yè)財務(wù)檔案管理信息化的主要內(nèi)容就是要對企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)檔案進行保密處理，所有的工作都能夠進行安全性的工作。信息化管理就是需要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)安全是確保財務(wù)檔案的安全性。加強對網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督，監(jiān)督每一項財務(wù)檔案管理的流程，并且要防止財務(wù)檔案的信息被泄露，被更改。對企業(yè)內(nèi)部工作的計算機，要定期的進行系統(tǒng)升級。保證系統(tǒng)的安全性，及時的進行對計算機進行病毒查殺。保證網(wǎng)絡(luò)安全性，避免信息泄露的風(fēng)險。

3.建立健全相關(guān)的財務(wù)檔案信息化管理制度

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所謂財務(wù)檔案，實際上就是指一個企業(yè)單位在開展經(jīng)濟活動的過程中涉及的財務(wù)活動，其包含的數(shù)據(jù)信息被反饋、梳理以及整合形成系統(tǒng)化的財務(wù)信息。財務(wù)檔案具體指的是不僅包含了企業(yè)單位在決策、規(guī)劃方面的信息，甚至還是整個企業(yè)單位開展的經(jīng)濟活動信息的來源。就企業(yè)單位的財務(wù)管理、整合方面來說，其核心就體現(xiàn)在企業(yè)單位內(nèi)部的財務(wù)檔案的管理方面。隨著國內(nèi)的社會進步、經(jīng)濟高速發(fā)展，企業(yè)單位的財務(wù)檔案管理進行入了一個全新的發(fā)展階段。因此，要加大力度地創(chuàng)新和完善現(xiàn)代化財務(wù)檔案管理，促使其能夠有效地適應(yīng)社會、經(jīng)濟發(fā)展。

1財務(wù)檔案管理的重要意義

財務(wù)檔案是要企業(yè)單位運營發(fā)展過程中涉及各項經(jīng)濟活動的開支、收入進行真實、精確、完整的記錄，能夠客觀、間接地表明企業(yè)單位的日常經(jīng)濟活動。財務(wù)檔案管理屬于單位、企業(yè)整個財務(wù)管理工作中不可缺少的一個環(huán)節(jié)，是企業(yè)單位開展各項活動的基礎(chǔ)前提，對企業(yè)單位的運營發(fā)展有很大的推動作用。其重要意義具體表現(xiàn)在以下幾點:第一，財務(wù)檔案管理是企業(yè)單位在開展日常各項工作，其參考、落實科學(xué)管理措施的基礎(chǔ)條件。就企業(yè)單位來說，在進行日常的社會活動過程中必然出產(chǎn)生不同形式的財務(wù)檔案，譬如:經(jīng)濟活動的收入、企業(yè)內(nèi)部開支等?，F(xiàn)階段企業(yè)單位正致力于創(chuàng)建和完善現(xiàn)代化管理模式，增強自身管理能力，在這一發(fā)展過程中，財務(wù)檔案信息能夠成為其發(fā)展的可靠的信息依據(jù)。企業(yè)單位要制定重大的經(jīng)濟決策，完善和改進制度，都是需要借助財務(wù)檔案中反饋的各種有價值的信息得以實現(xiàn)，同時也是維護和確保企業(yè)單位能夠正常、良好發(fā)展。第二，財務(wù)檔案也屬于是企業(yè)單位涉及的經(jīng)費開支的主要憑證，在很大程度上可以創(chuàng)造出間接的經(jīng)濟效益。雖然財務(wù)檔案無法直接地創(chuàng)造出經(jīng)濟效益，然而其在某一時刻可以發(fā)揮出至關(guān)重要的憑證價值。就財務(wù)檔案的內(nèi)容、外形特征方面來說，其可以有效地客觀反映出過去某一時段所發(fā)生的真實情況事，能夠成為證實某一事件的書面文件。通過上述表明，財務(wù)檔案管理工作與企業(yè)單位運營發(fā)展之間是相互促進的關(guān)系，因此，財務(wù)檔案管理對企業(yè)單位的運營發(fā)展，甚至是社會發(fā)展有很大的推動作用。

2財務(wù)檔案管理中存在的主要問題

在進行財務(wù)管理工作的過程中，或多或少會出現(xiàn)一些問題，但是必須準(zhǔn)確地抓住重點，采取有效的措施進行處理，進而能夠完善和深入企業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作。在財務(wù)檔案管理中存在的主要問題有以下兩個方面。

2.1對建立財務(wù)檔案管理的重視程度還有待提高

企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展不僅為國家創(chuàng)造了大量的財富，同時還向社會提供和創(chuàng)造了非常多的就業(yè)崗位。由此表明，企業(yè)發(fā)展的根本任務(wù)是盡可能地創(chuàng)造出更大的社會價值、經(jīng)濟財富。處于現(xiàn)代化時代背景下，要實現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展運營，需要不斷地強化和完善企業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作。財務(wù)檔案屬于是企業(yè)單位在運營過程中涉及的各項活動的書面反映形式，也可被稱為一種憑證，必須要認識到財務(wù)檔案管理的重要性。其有效的管理能夠促進企業(yè)單位處于合法軌道上運行發(fā)展，使其能夠在市場上占據(jù)一定的地位和優(yōu)勢。這些都充分表明了財務(wù)檔案管路工作的作用和意義，在市場上開展的各項活動都不能脫離財務(wù)檔案管理具備的引導(dǎo)性作用?，F(xiàn)階段在進行財務(wù)檔案管理過程中遭遇的關(guān)鍵性問題是，人們對于其認識和理解存在不足和偏差，特別是在財務(wù)檔案管理方面的有關(guān)制度上。處于這種狀況下，企業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層對財務(wù)檔案管理沒有給予足夠的重視，沒有正視其對企業(yè)發(fā)展的重要性，導(dǎo)致整個財務(wù)管理無法有效地開展，甚至影響了企業(yè)單位的發(fā)展運營效率。

2.2對相關(guān)法律法規(guī)的執(zhí)行不積極

企業(yè)單位沒有創(chuàng)建統(tǒng)一的財務(wù)管理章程，國家先后出臺了《檔案法》《會計檔案管理辦法》等有關(guān)的政策，并在其管理工作方面取得了一定的成效。但是基于整體的角度來看，很多企業(yè)單位中從事財務(wù)方面的工作人員、管理人員對于財務(wù)檔案管理的理解不足、有關(guān)程序的操作的自覺性差，從而造成操作環(huán)節(jié)的工作落實不到位。除此之外，還要認清一個事實:雖然國家有關(guān)部門針對財務(wù)檔案管理方面制定了相關(guān)的法律法規(guī)，但這些法律法規(guī)絕大多數(shù)都是處在宏觀層面上的規(guī)定，偏重于形式。

3解決當(dāng)前財務(wù)檔案管理工作問題的幾點建議

由以上的闡述，可以對企業(yè)單位內(nèi)部財務(wù)檔案管理工作中出現(xiàn)的各種問題有一定的了解，有效地解決這些問題，必須采取真實有效的方法進行處理，要將財務(wù)檔案管理工作真正地落到實處，進而促進企業(yè)單位良好地運營發(fā)展。財務(wù)檔案管理屬于企業(yè)單位發(fā)展的不竭動力。

3.1制定統(tǒng)一的財務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

就財管檔案管理工作的開展來說，必須要嚴(yán)格遵循對應(yīng)的管理章程制度，這是由于制度是維護財政管理工作正常運行的保障。如果不遵循規(guī)章制度做事，就無法對財務(wù)管理工作的開展成效進行統(tǒng)一的評價指標(biāo)。對于任何性質(zhì)的工作，對應(yīng)的規(guī)章制度都能夠達到一定的約束效力，針對財務(wù)檔案管理也是一樣的。設(shè)計健全、有效的、統(tǒng)一的指標(biāo)成為現(xiàn)階段財務(wù)檔案管理工作的主要任務(wù)。除此之外，還要創(chuàng)建具有系統(tǒng)化的檔案管理，為互訓(xùn)的工作需要提供便利;強化對財務(wù)檔案管理的保養(yǎng)和維護，才能深化企業(yè)單位財務(wù)管理工作，進而能夠為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造更多的貢獻。

3.2加強管理者重視和財務(wù)檔案管理隊伍建設(shè)

首先要強化財務(wù)檔案管理方面的制度性監(jiān)督。要根據(jù)現(xiàn)實專業(yè)培訓(xùn)的具體情況，企業(yè)單位內(nèi)部要對財務(wù)檔案管理的工作人員、負責(zé)人參加的有關(guān)培訓(xùn)進行評價和考核。而只有評價考核過關(guān)的人員才能夠從事財務(wù)檔案管理工作;而對于考核沒有過關(guān)的人員要采取相應(yīng)的懲罰措施，并要求其繼續(xù)參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)，在完成考核后在進行工作。其次，就懲罰措施方面，需要在規(guī)章制度中制定明細的監(jiān)督處罰措施，要定期地考核相關(guān)管理工作人員的工作情況，并把財務(wù)檔案管理融合為整個績效考核當(dāng)中的一部分。要對管理工作變現(xiàn)比較優(yōu)秀的人員按照相應(yīng)的工資標(biāo)準(zhǔn)上調(diào)工資;而對于工作成效差的人員也要根據(jù)對應(yīng)的工資標(biāo)準(zhǔn)下調(diào)工資，進而激發(fā)和調(diào)動財務(wù)檔案管理人員能夠正視自身的本職工作。

3.3建立信息化的財務(wù)檔案管理體制

必須要完善、規(guī)范管理程序?，F(xiàn)階段企業(yè)單位主要任務(wù)之一就是要有效地實施和落實財務(wù)檔案管理方面的安全性管理、使用要求。在進行財務(wù)檔案管理過程中，企業(yè)單位必須要有效地維護財務(wù)檔案管理的真實性、完整性以及安全性，同時還要在運營管理過程中規(guī)范、合理的運用財務(wù)檔案，進而可以向企業(yè)單位的運營發(fā)展、經(jīng)濟活動的開展提供有效的支持和幫助。就財務(wù)檔案借閱方面來說，只準(zhǔn)許政府有關(guān)的經(jīng)濟監(jiān)察部門在進行核查、工作時能夠查看，其他都禁止借閱，還有企業(yè)可以進行內(nèi)部查閱。除此之外，財務(wù)部門自身也要做出改變和改革，規(guī)定部門管理人員沒有查閱財務(wù)檔案信息的權(quán)力，甚至是公司的領(lǐng)導(dǎo)層對此也有一定的限制。

4結(jié)論

綜上所述，處在新的時代背景下，必須要充分地認識和了解到財務(wù)檔案管理工作對于企業(yè)單位發(fā)展的各個方面的產(chǎn)生的影響的作用。必須要根據(jù)企業(yè)自身發(fā)展特點，針對財務(wù)檔案管理中存在的問題，采取針對性、有效的解決措施，使其充分地發(fā)展自身的功能作用，進而能夠為企業(yè)單位各項經(jīng)濟活動的開展提供可靠的書面保障。

參考文獻:

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［2］丁愛華.做好財務(wù)檔案管理工作提升財務(wù)管理水平［J］．山東工會論壇，2014(1):82－84．

篇（6）

（一）建立、整理劑挖掘數(shù)據(jù)

檔案信息化是檔案工作的一個十分重要的環(huán)節(jié)，在傳統(tǒng)的會計檔案工作中通常都是以紙張的形式對檔案進行管理，為了能夠更好的順應(yīng)時代的發(fā)展，一定要采取相關(guān)的措施積極實現(xiàn)檔案信息化和數(shù)字化，建立電子檔案，這也給檔案信息的保存和整理帶來了很大的變革。

（二）加強財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)

檔案的真正價值都是在其使用的過程中體現(xiàn)出來的，建設(shè)好財務(wù)檔案數(shù)據(jù)體系能夠有效的提高工作效率，減少檔案人員的工作量，同時還能夠更加有效的保證檔案信息的可靠性。在數(shù)據(jù)獲取方面也不僅僅局限于紙質(zhì)文件，可以通過光盤或者是網(wǎng)絡(luò)等形式獲得數(shù)據(jù)，因此這種方式能夠有效減少檔案工作中出現(xiàn)問題的幾率，同時還能夠?qū)ζ髽I(yè)的資源進行合理的配置，提高企業(yè)資源的利用率。

（三）加強財務(wù)檔案信息的輔助系統(tǒng)建設(shè)

財務(wù)檔案輔助機構(gòu)的建設(shè)能夠有效的為企業(yè)在人力和經(jīng)營策略的制定起到推進的作用，所以這一工作的要求也比較高，制定的標(biāo)準(zhǔn)也非常的嚴(yán)格，同時工作量又很大，所以如果完全依靠人力去工作一定會降低工作效率，因此就需要建設(shè)一個輔助系統(tǒng)，更好的保證其建設(shè)的整個過程，將各個領(lǐng)域中重要的學(xué)科都融入到該系統(tǒng)的建設(shè)當(dāng)中，這樣才能保證輔助機制建設(shè)的有效性和科學(xué)性，以便能夠為企業(yè)的科學(xué)決策奠定更加堅實的基礎(chǔ)。

二、建設(shè)財務(wù)檔案信息化的建議

（一）軟件系統(tǒng)方面

1、轉(zhuǎn)變思想觀念

加強相關(guān)人員信息化檔案建設(shè)的關(guān)注程度，同時制度建設(shè)中相關(guān)人員一定要體現(xiàn)出高度的責(zé)任感，在建設(shè)的過程中一定要充分的考慮到國家的相關(guān)政策，加強信息的管理和監(jiān)督工作，保證檔案信息化的建設(shè)質(zhì)量，同時也能夠更好的對信息的真實性進行有效的保護。

2、完善財務(wù)檔案信息化制度的建設(shè)

首先要采取相關(guān)的措施對財務(wù)報表工作進行有效的改進和完善。財務(wù)報告水平在經(jīng)營的過程中對企業(yè)有著十分重要的影響，在這一過程中最重要的就是要更好的對信息的可靠性和真實性予以有效的保障，在檔案信息管理的過程中還要加強數(shù)據(jù)處理的及時性和有效性，這樣才能更好的保證財務(wù)報表中信息的完整性。其次就是要不打斷的完善會計信息標(biāo)準(zhǔn)化的水平和質(zhì)量，同時還應(yīng)該保證核算體系的建設(shè)質(zhì)量，要按照相關(guān)的要求來構(gòu)件一個科學(xué)合理有效的控制制度，同時還要采取有力的手段對整個過程都進行有效的控制，這樣才能更好的防止重要的檔案信息出現(xiàn)遺漏，保證信息的全面性。

3、積極完善財務(wù)數(shù)據(jù)庫

檔案信息化建設(shè)對為檔案的高效管理奠定了十分堅實的基礎(chǔ)，傳統(tǒng)的檔案通常都是以紙質(zhì)材料的形式進行保存和管理，在管理的過程中會出現(xiàn)一些問題，同時還會給管理人員造成一定的麻煩，在進行信息化建設(shè)之后，數(shù)據(jù)的保存和管理就顯得更加的高效，當(dāng)然這一切的實現(xiàn)都要依賴于檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

4、完善及有效利用財務(wù)檔案

同以往的檔案信息管理工作相比，信息化之后的檔案管理具有著十分明顯的優(yōu)勢，系統(tǒng)能夠?qū)υ械男畔⒑彤?dāng)前的信息進行詳細的對比，這樣一來就對企業(yè)科學(xué)決策具有十分重要的積極意義，能夠有效的保證企業(yè)的經(jīng)營管理人員能夠根據(jù)市場的變化調(diào)整自己的決策，構(gòu)建一個具有良好科學(xué)性的決策體系。

5、不斷提升相關(guān)人員信息化素質(zhì)

財務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財務(wù)檔案干部隊伍，是財務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。

（二）硬件系統(tǒng)方面

1、加強財務(wù)檔案的信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

檔案控制信息化從工作過程中能夠產(chǎn)生非常關(guān)鍵的影響，能夠推動檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。檔案數(shù)據(jù)合理使用，為營造健全財務(wù)檔案數(shù)據(jù)體系的關(guān)鍵基礎(chǔ)。有效實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息化，不但能夠有效的減少財務(wù)工作者實際工作量，同時能夠提高數(shù)據(jù)真實性水平。

2、建立財務(wù)檔案安全運行管理機制

營造財務(wù)檔案數(shù)字化將可靠性當(dāng)作基礎(chǔ)。提高可靠性，關(guān)鍵在于營造控制體系，不但能夠提高可靠性，同時可以提高利用率，對財務(wù)工作進行科學(xué)合理的監(jiān)督。想要提高可靠性水平，則一定營造出科學(xué)合理的安全控制體系。加強對系統(tǒng)的監(jiān)控，網(wǎng)絡(luò)之間要實行物理隔離，對各種數(shù)據(jù)進行備份。根據(jù)國家《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的“至少一式2套，一套封存，一套供查閱使用”的要求進行。

3、實現(xiàn)財務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)的建設(shè)

篇（7）

隨著財務(wù)工作內(nèi)容的擴大以及管理水平的提高，要制定切實可行的方法來完善財務(wù)管理體系。相關(guān)人員要建設(shè)電子財務(wù)檔案管理系統(tǒng)，這樣可以實現(xiàn)用網(wǎng)絡(luò)化管理的手段來管理財務(wù)，是符合現(xiàn)代化發(fā)展的要求，也對財務(wù)檔案的整體效率有所提高。

1.1 信息化財務(wù)管理具有很多優(yōu)勢，比如：信息存儲數(shù)量多

符合當(dāng)今查閱頻繁的發(fā)展形勢，對財務(wù)管理的實施提出了較多的要求。隨著我國財政工作的飛速發(fā)展，財務(wù)制度變化很大，甚至一年中會出現(xiàn)多次調(diào)整的情況，不同指標(biāo)規(guī)定每年都在改變；每年的會計賬簿報表都存在一定的不同，不但需要總結(jié)當(dāng)年度經(jīng)費的總體內(nèi)容，而且還需要總結(jié)上年或者是下年的總體內(nèi)容；劃分標(biāo)準(zhǔn)越來越要求細化，項目就變得復(fù)雜，資料收集時出現(xiàn)問題，這些都會對財務(wù)管理體系造成一定的困難。

1.2 食堂財務(wù)檔案管理對建設(shè)項目管理起著重要的作用，財務(wù)檔案管理的實施可以提高財務(wù)管理的整體效益，并且能夠達到節(jié)約成本的目的

從以上內(nèi)容可以看出，食堂中應(yīng)該加大對財務(wù)管理工作的力度。由于國家的相關(guān)政策調(diào)整對財務(wù)管理產(chǎn)生一定的影響，所以要提高科學(xué)化的管理效率。但是，在當(dāng)今的財政體系發(fā)展深入到宏觀背景下，隨著財務(wù)檔案管理體系不斷的發(fā)展，財務(wù)工作也出現(xiàn)一定的困難。因此，實現(xiàn)食堂財務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)化體系，不但是符合現(xiàn)代化的要求，而且也是提高食堂財務(wù)管理效率的重要途徑。

2 食堂財務(wù)管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1 食堂財務(wù)管理體系沒有較好的明確目標(biāo)，采取領(lǐng)導(dǎo)一致，按照級別進行層層管理的措施還沒有落實

依然按照以往的管理體制來進行食堂財務(wù)的管理體系，沒有形成信息化管理的理念。除此之外，食堂中的財務(wù)管理未與其他相關(guān)部門進行合理溝通，需要實施多種信息化建設(shè)以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)資源，然而牽扯到相關(guān)職能部門就很難落實。由于一些財務(wù)管理信息化沒有統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)，這樣就會出現(xiàn)相關(guān)部門在財務(wù)檔案信息化管理中沒有做好本職工作等現(xiàn)象的發(fā)生，從而導(dǎo)致財務(wù)檔案管理信息化沒有明確的目標(biāo)。

2.2 財務(wù)檔案管理人員缺乏相應(yīng)知識

經(jīng)過漫長的變革與發(fā)展，財務(wù)管理人員的素質(zhì)已經(jīng)有了很大改觀，在學(xué)歷、職稱等方面已經(jīng)基本符合崗位要求。但是，長期以來所形成的工作慣性，使得他們在業(yè)務(wù)上僅僅重視財會理論與實踐的學(xué)習(xí)與研究，而對檔案業(yè)務(wù)特別是檔案信息化這項工作的重視程度沒有提升到一定的高度。檔案資料的收集、整理往往被忽視，以致單位形成的計劃、總結(jié)、專題報告、預(yù)決算資料、基建預(yù)決算、市場報告等資料、合同協(xié)議書、榮譽證書、工資轉(zhuǎn)移單、工資調(diào)整、人員錄用資料等散失、霉變；有的甚至將一些資料據(jù)為己有，在工作調(diào)動、崗位調(diào)整、離退休時一并帶走。在現(xiàn)有的財務(wù)人員中，真正懂得財務(wù)檔案的搜集整理的人員很少，懂得把紙質(zhì)財務(wù)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的人員更少。

3 食堂財務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)的安全風(fēng)險

3.1 數(shù)據(jù)安全風(fēng)險在手工方式下，財務(wù)信息以賬、證、表等形式存儲在紙介質(zhì)上，修改過的會計憑證或賬簿可以從財務(wù)人員筆跡和印章上分清責(zé)任，但是電算化系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)直接存儲在磁盤上，對電子數(shù)據(jù)的非法修改可以做到不留痕跡，存在著檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的數(shù)據(jù)風(fēng)險。利用計算機的舞弊具有很大的隱蔽性，被發(fā)現(xiàn)的難度較之手工會計系統(tǒng)更大，其造成的危害和損失也更大。因此，在電算化系統(tǒng)下做好安全保密工作意義重大。

3.2 管理安全風(fēng)險由于相關(guān)人員缺乏計算機信息安全基本知識，不遵守本部門的信息安全規(guī)則，造成數(shù)據(jù)損失等，很多財務(wù)工作人員普遍對病毒的危害性程度認識不夠，任意從互聯(lián)網(wǎng)上下載資料，在計算機間、局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)之間交替使用軟盤和可移動硬盤、U盤，將計算機病毒帶入財務(wù)系統(tǒng)中。另外，由于一些計算機的配置較低，安裝防病毒軟件后計算機運行速度會受到影響，一些員工對安裝的防病毒軟件私自卸載，造成整體防病毒工作的被動。因此，往往由于某一個人使用過程中的疏忽而給整個會計電算化系統(tǒng)帶來風(fēng)險。

4 加強食堂財務(wù)檔案管理信息化的建議

俗話說，“沒有規(guī)矩，不成方圓”“安全保障，制度先行”要以財務(wù)管理部門和檔案管理部門為主，相關(guān)部門為輔，單位積極參與，通過積極探索，真正做到理論結(jié)合實際，從實踐中來，到實踐中去，制訂一系列切實可行的財務(wù)檔案信息化管理制度。比如對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的監(jiān)控制度、重要數(shù)據(jù)備份制度、內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)要實現(xiàn)物理隔離制度等等類似的如國家檔案局《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》中“至少一式兩套，一套封存，一套供查閱使用”的要求。只有健全系統(tǒng)的檔案管理制度和管理體系，才能從根本上加強檔案軟環(huán)境建設(shè)，做到日常的財務(wù)檔案管理活動有章可循，如綜合性的規(guī)章制度、立卷歸檔、檔案保管制度，檔案保密、保衛(wèi)制度，開放檔案的利用制度，未開放檔案的利用制度，檔案專（兼職）人員的崗位責(zé)任制。

篇（8）

 在電子與信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，處于知識前沿的高等學(xué)校的會計電算化已廣泛普及。由會計電算化產(chǎn)生的，蘊含著高科技的檔案貯存介質(zhì)，就是財務(wù)電子檔案。它不僅體積小，容量大，且易于查閱和傳遞，而倍受“青睞”。做好這些財務(wù)電子檔案的管理工作，進行有效地保管、維護與利用，充分發(fā)揮其便利、快捷的特性，成為現(xiàn)代檔案管理中不可或缺的一部分。 

 一、財務(wù)電子檔案特點： 

 財務(wù)電子檔案是指存貯于磁盤、光盤等現(xiàn)代電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料和系統(tǒng)開發(fā)運行中使用的各種基礎(chǔ)語言程序及應(yīng)用程序。這里主要指用于貯存財務(wù)數(shù)據(jù)和程序的各種電子介質(zhì)。作為現(xiàn)代高新科技的產(chǎn)物—財務(wù)電子檔案，較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案，有了許多新的特點： 

 1、財務(wù)電子檔案的存貯介質(zhì)具有多種形式。可存貯于可讀寫的磁性介質(zhì)中，還可直接刻錄為不可擦寫的光盤，也可打印輸出存貯于紙質(zhì)材料中。 

 2、財務(wù)電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。 

 3、財務(wù)電子檔案的體積小，容量大，占用存儲空間小，但對存儲條件要求較高。 

 4、財務(wù)電子檔案大多不能直接視、讀，需要借助一定的儀器設(shè)備予以復(fù)現(xiàn)；但易于計算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。 

 5、財務(wù)電子檔案的高科技信息含量大，要求較高素質(zhì)水平的管理人員。 

 6、財務(wù)電子檔案內(nèi)涵廣泛。不僅包括票據(jù)、記賬憑證、賬簿、報表等傳統(tǒng)會計檔案，還包括會計電算化中的各種系統(tǒng)軟件和應(yīng)用程序。 

 二、高等學(xué)校財務(wù)電子檔案管理的狀況 

 高等學(xué)校會計電算化生成了財務(wù)電子檔案。對于新介質(zhì)的檔案，既沒有前人的管理模式可參照，又沒有當(dāng)前的技術(shù)可查考。所以，早期的管理中往往有些不盡如人意的地方，主要表現(xiàn)在： 

 1、儲存環(huán)境欠妥。早期電算化會計生成的是電子輸出檔案，即通過打印輸出的紙質(zhì)憑證、帳簿和報表。較早的針式打印機色帶輸出的紙質(zhì)資料原本不夠清晰，又受空間、經(jīng)濟條件限制，經(jīng)日曬、風(fēng)化，字跡極為模糊，有的甚至已消失。 

 2、早期軟件、程序存留不利以及運行程序版本的更新，造成了原有數(shù)據(jù)資料的虛設(shè)。如在早期dos系統(tǒng)環(huán)境下，生成的磁性數(shù)據(jù)資料，雖保存完好，但原有運行環(huán)境已不復(fù)存在，現(xiàn)今程序又不能兼容，多數(shù)數(shù)據(jù)已不能再現(xiàn)，形同虛設(shè)。 

 3、老化機器的淘汰以及機器設(shè)備的快速更新，造成了新、舊運行環(huán)境脫節(jié)。如早期微機上運行的win3、win95等，已難在現(xiàn)今機器上順暢運行。 

 隨著會計電算化的不斷發(fā)展，財務(wù)電子檔案的形式和數(shù)目日漸增多，更多替代了原有傳統(tǒng)財務(wù)檔案的功能和效用，財務(wù)電子檔案的管理也得到了應(yīng)有重視。許多高等學(xué)校投入了大量資金，用于必要的保護、查詢、復(fù)現(xiàn)設(shè)施的購置和管理人員專業(yè)技術(shù)的再培訓(xùn)，其財務(wù)電子檔案管理的環(huán)境、條件等“硬”件設(shè)施得到了全面改善。 

 三、高等學(xué)校財務(wù)電子檔案的現(xiàn)代管理 

 財務(wù)電子檔案的現(xiàn)代管理是指運用現(xiàn)代技術(shù)手段對財務(wù)電子檔案實施有效管理，包括四個環(huán)節(jié)即財務(wù)電子檔案的收集、整理、保存和利用。 

 （一）財務(wù)電子檔案的收集 

1、設(shè)定固定的收集區(qū)間。一般可視業(yè)務(wù)量大小，按月、季或年度來設(shè)定；也可以視具體項目周期長短，實行分段、分項或全程設(shè)定。但必須注意保證收集區(qū)間連續(xù)、無間斷。 

 2、制定固定的數(shù)據(jù)收集程序。選用質(zhì)量好、可靠性高的貯存介質(zhì)，備份所有財務(wù)數(shù)據(jù)，存貯于磁性介質(zhì)，并刻錄于光盤，確保備份的一致有效，必要時還可打印備份于紙質(zhì)介質(zhì)；同時應(yīng)在磁性介質(zhì)上，附加其運行的語言程序版本及操作環(huán)境標(biāo)識，作為以后復(fù)現(xiàn)時的參照。 

 3、制定軟件環(huán)境更替的收集程序。在更換新程序軟件時，應(yīng)首先備份原有的操作系統(tǒng)及語言運行程序，以備舊資料的往復(fù)查詢。對轉(zhuǎn)換前的初始數(shù)據(jù)備份，確保無誤后，再做謹慎轉(zhuǎn)換。 

 4、制定硬件更新的收集程序。詳細記錄微機主板的級次、型號，內(nèi)存的大小、硬盤的容量以及外部設(shè)備的配套類型等，有時還可記錄下微機的品牌和使用起、止期。更新后，視儲存條件的許可，盡可能留存一套完整的設(shè)備，預(yù)防意外。 

 5、有關(guān)登記資料的收集。制作登記簿，詳盡記錄系統(tǒng)管理員、程序員的操作資料，區(qū)分業(yè)務(wù)具體操作人，以便于后續(xù)追詢。并認真填制電子檔案移交清冊，區(qū)分責(zé)任。 

 （二）財務(wù)電子檔案的整理與保存 

 財務(wù)電子檔案的整理與保存是其管理的關(guān)鍵，關(guān)系到整個管理工作的有效性。不僅需要兼具財務(wù)、檔案和現(xiàn)代電子技術(shù)知識的專業(yè)人員來管理，而且還需根據(jù)各種介質(zhì)的特性，實施不同的整理與保存措施。 

 1、貯存的磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)檔案應(yīng)遠離磁場或者專設(shè)磁場屏蔽柜，以防消磁，丟失數(shù)據(jù)。收集的雙備份，應(yīng)載明操作員姓名、運行環(huán)境和形成時間，連續(xù)順序編號，再分放于不同儲柜，以防意外。 

 2、貯存的光盤介質(zhì)。光盤介質(zhì)檔案對儲存環(huán)境的清潔度要求較高，需要專用的防塵儲柜；光盤的保護膜應(yīng)完好無損，防止的盤面磨損、刮擦；每張光盤應(yīng)附有硬質(zhì)護殼，避免擠壓損毀，不可讀取。 

 3、貯存的紙質(zhì)介質(zhì)。紙質(zhì)介質(zhì)是電子介質(zhì)的輔助文本，多是打印輸出，字跡由墨粉形成，見光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥處。 

 財務(wù)電子檔案的多種介質(zhì)各有其性，管理方式要因質(zhì)而異。良好的儲存環(huán)境是每一介質(zhì)都所必需的，保持清潔，定期通風(fēng)，控濕溫，創(chuàng)造良好的儲存環(huán)境，使電子檔案維持優(yōu)良狀態(tài)，以期最佳利用效果。 

 （三）財務(wù)電子檔案的利用 

 財務(wù)電子檔案的充分利用是電子介質(zhì)新載體、高科技特性的全面展現(xiàn)，也是檔案管理有效性的最終體現(xiàn)。財務(wù)電子檔案具有密集性和微化性，需要配套有較高性能的復(fù)現(xiàn)媒體，方能充分發(fā)揮其效能。 

1、財務(wù)電子檔案的查閱。 

 查詢帳目，可直接利用微機檢索，參照版本記錄標(biāo)識，打開相應(yīng)程序和運行環(huán)境進行讀取，省時、快捷。但磁性介質(zhì)易于修改，所以要專設(shè)查閱微機，提供只讀方式查閱界面，防止不法修改。僅許使用雙備份中一個盤面，保證另一盤面的無介入、封存性。 

 2、財務(wù)電子檔案的計算與分析。財務(wù)電子檔案的數(shù)據(jù)匯集，通過微機計算，集成產(chǎn)生多項分析結(jié)果。但因其涉及的盤面多，范圍廣，存有潛在危險，因此應(yīng)指定專業(yè)人員，在內(nèi)控專用機器上調(diào)閱、操作，避免實在危險。同時還要注意各介質(zhì)的運行環(huán)境，以免不同軟件帶來的誤差，生成錯誤的分析。分析結(jié)果一經(jīng)得出，可以直接打印、復(fù)制或傳送，為決策者提供迅速、快捷、詳盡的數(shù)據(jù)信息。 

 隨著數(shù)字化、信息化時代的到來，財務(wù)電子檔案會有不斷的新發(fā)展，檔案管理工作者要緊跟時代步伐，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，使財務(wù)電子檔案的效能得以充分發(fā)揮。 

篇（9）

在當(dāng)今新的經(jīng)濟和社會發(fā)展形勢下，傳統(tǒng)的簡明化事業(yè)單位財務(wù)檔案管理已不適用于漸趨復(fù)雜和系統(tǒng)化的財務(wù)信息機制，對于資金的使用和賬目明細也逐漸顯現(xiàn)出多維化和多方面的特點，因此，對于財務(wù)檔案管理工作的要求也就越來越嚴(yán)格，換言之，事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作也越來越重要。

由于目前我國仍處于發(fā)展階段，在步入現(xiàn)代化國家行列的過程中無疑需要大量的資金和技術(shù)投入。近年來，盡管我國的總體經(jīng)濟水平與日俱增，人民生活水平也有所提高，但在一些細節(jié)化和子系統(tǒng)化的工作上仍然存在著一些問題。在這樣的背景下，事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作不斷得到重視和重新編制，為單位整體發(fā)展提供了參考數(shù)據(jù)和資料，為財政工作整體發(fā)展提供了一個效率保證。

（二）防止亂象叢生

對于事業(yè)單位而言，大部分的財政撥款都是為了履行公共職能或是國家職能，因而需要在資金進出流程上嚴(yán)格把關(guān)。然而，從長期以來的事業(yè)單位財務(wù)管理來看，始終存在著資金挪用和浪費等現(xiàn)象，這是缺乏科學(xué)管理的結(jié)果。因此，有了體系化規(guī)范化的財務(wù)檔案管理則能夠防止資金挪用等亂象的出現(xiàn)，防止相關(guān)人員偏離正軌，保證國家財政資源不受浪費。

二、現(xiàn)今事業(yè)單位財務(wù)檔案管理存在的問題

（一）財務(wù)檔案管理人員素質(zhì)偏低

現(xiàn)代化的許多工作都強調(diào)人和理念的結(jié)合，財務(wù)管理也不例外，但是，由目前的情況來看，部分財務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低，法律意識薄弱，對于現(xiàn)行的相關(guān)檔案法律法規(guī)和財務(wù)管理規(guī)定抱著無所謂的態(tài)度。同時，在管理工作的細則規(guī)定上也存在著法律不健全、執(zhí)行力度不夠等問題，這兩部分的結(jié)合造成了財務(wù)管理工作中普遍存在作假和失真的現(xiàn)象。

（二）檔案歸檔工作不規(guī)范

財務(wù)檔案管理工作是一個注重流程和規(guī)范的工作范疇，同時也是一個需要不斷完善和系統(tǒng)化的過程，它對于工作規(guī)范和流程嚴(yán)謹化的要求是極高的，因而在財務(wù)檔案歸檔過程中，及時的記錄和規(guī)范化的檔案編號編輯是尤為重要的，亦是做好檔案管理工作的第一前提。有的事業(yè)單位在財務(wù)管理方面僅憑賬目數(shù)據(jù)和憑證就對合同等重要文件進行評估，忽視了檢驗報告等重要核驗憑證，沒能做到完全意義上的結(jié)合實際情況，編輯隨意化，只是混亂叢生。這種混亂情況不僅使得財務(wù)檔案管理失去了原有的規(guī)范性，還使得資料失去了參考價值，大大削弱了資料的本能作用。

另一方面，檔案歸檔的不規(guī)范還與相關(guān)的硬件設(shè)施有關(guān)，一些單位未能及時建立獨立的檔案管理儲存室，只是檔案歸檔工作與會計審計工作混淆，不僅加大了工作量，還導(dǎo)致原有的財務(wù)檔案因為一些不確定性因素而損壞，從而嚴(yán)重影響了檔案資料的完整性。

（三）檔案管理信息化程度不高

現(xiàn)代化科技和信息技術(shù)已經(jīng)成為各個工作范疇必不可少的技術(shù)工具，事業(yè)單位的檔案管理工作自然也少不了信息技術(shù)的配合。財務(wù)檔案管理失數(shù)據(jù)和分析的工作綜合，因而計算機可以為工作人員提供分析和計算統(tǒng)計的工具，大大減少工作壓力，通過高技術(shù)的數(shù)字化掃描和全方位的信息化分析為事業(yè)單位的整體發(fā)展提供參考資料。這一過程不僅需要時間的投入，還需要大量的資金和技術(shù)投入，而從目前的事業(yè)單位財務(wù)工作信息化程度來看，尚不夠客觀，它是一個長期的過程，必然需要通過采取合理的措施來不斷完善和提升。

三、事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的相關(guān)建議

（一）提高工作人員素質(zhì)

工作人員的素質(zhì)問題應(yīng)該從多個方面下手，首先是從意識方面進行端正，既要樹立起檔案管理的規(guī)范化意識，又要形成檔案管理的合法化和職業(yè)道德意識，從而通過意識層面的影響來端正工作行為。另一方面，加強對于相關(guān)工作人員的相關(guān)技能培訓(xùn)，加深對于檔案管理工作的理解程度，要求工作人員從法律層面嚴(yán)格要求自己，將規(guī)范和端正意識融合進工作中去，形成良好的工作習(xí)慣。事業(yè)單位在充分調(diào)動員工的工作積極性的同時還要加強對于財務(wù)管理人員的整體工作流程培訓(xùn)，培養(yǎng)一批高精尖的財務(wù)管理人才隊伍，對于單位的整體發(fā)展有利無害。

（二）樹立檔案管理和規(guī)范意識

物質(zhì)決定意識，意識反作用于物質(zhì)，因而要使得事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作達到一個相對穩(wěn)定的程度，務(wù)必要使相關(guān)工作人員和管理層人員樹立起端正的檔案管理和規(guī)范意識，正確認識檔案管理的重要性，從而在出現(xiàn)突發(fā)狀況時能夠鎮(zhèn)定自若，找準(zhǔn)癥結(jié)，對癥下藥。

（三）合理利用現(xiàn)代化信息技術(shù)

篇（10）

關(guān)鍵詞 養(yǎng)老保險財務(wù) 檔案管理 問題 對策

不斷完善社會的保障體系，是關(guān)系到改革、發(fā)展、穩(wěn)定的重大問題，養(yǎng)老保險作為我國社會保障體系的重要組成部分，需要適應(yīng)現(xiàn)代信息社會的發(fā)展，建成能夠體現(xiàn)出社會公平的新型財務(wù)檔案管理體系。養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理水平的提高有助于養(yǎng)老保險機制的有效運行，因此，需要及時解決養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理中存在的諸多問題。

一、養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理存在的問題

（一） 財務(wù)檔案管理信息化有待加強

隨著科技的進步，財務(wù)檔案管理技術(shù)也在不斷的發(fā)展之中，電子財務(wù)檔案信息的數(shù)據(jù)也面臨著諸多的問題，紙質(zhì)化的會計財務(wù)檔案已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的財務(wù)發(fā)展需要，裝訂時分類的麻煩，更新信息的困難，都給財務(wù)檔案的管理帶來了不便，另外，財務(wù)檔案管理信息的透明化以及科學(xué)化較低，為了謀求巨大的利益，存在著對客觀數(shù)據(jù)的篡改以及隨意操作，違反財務(wù)檔案管理的規(guī)定，這給財務(wù)檔案管理帶來了潛在的威脅。作為會計憑證、財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)資料的會計檔案，它是記錄和反映檔案信息的重要證據(jù)，它是對一個單位經(jīng)濟活動的記錄和反映，因此會計檔案的信息化管理，要始終核查是否財務(wù)活動遵守財經(jīng)紀(jì)律，在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀(jì)等行為。

（二） 財務(wù)檔案管理工作管理力量薄弱

財務(wù)檔案工作管理力量的薄弱主要表現(xiàn)在下面幾個方面，第一，管理手段的落后，財務(wù)檔案管理硬件設(shè)施以及軟件設(shè)施落后，工作環(huán)境較差，由于管理資金的限制，在財務(wù)檔案管理上投入不足，尤其是信息化的管理手段尚未建立起來，系統(tǒng)化的管理缺乏，現(xiàn)代化的管理設(shè)備還沒有投入到使用，這給數(shù)量較大的檔案管理工作帶來一定的阻礙，過分地依賴人力以及物力，也給會計憑證以及報表資料的整理帶來困難，給會計檔案的查閱以及保管帶來不便；第二，管理制度不夠完善，財務(wù)檔案管理的制度是規(guī)范檔案管理的重要保障，目前的管理制度上，還沒有比較明確的責(zé)任劃定，工作職責(zé)范圍，管理制度在檔案的處理方面還沒有較為詳細的規(guī)定，給檔案管理工作帶來了一定的麻煩，造成檔案管理較為混亂，給檔案的查找?guī)聿槐悖坏谌?，管理機構(gòu)不健全，財務(wù)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的健全對于加強檔案管理有著重要的意義，一方面的制度的嚴(yán)格落實與執(zhí)行，另一方面是管理機構(gòu)的有效監(jiān)督，缺一不可，同時，管理機構(gòu)在考核機制方面還要繼續(xù)完善，對于檔案管理的若干指標(biāo)嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格核查會計憑證以及報表等資料，為以后的核查提供依據(jù)，對于工作中存在的問題要穩(wěn)妥的解決，管理機構(gòu)在協(xié)調(diào)溝通方面還有著一定的缺陷。

（三） 財務(wù)檔案管理人員素質(zhì)有待提高

財務(wù)檔案管理工作人員作為直接接觸檔案的人員應(yīng)該具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及職業(yè)道德，目前有的財務(wù)檔案管理人員只是為了應(yīng)付財務(wù)檔案管理的大量工作從其他部門調(diào)配過來的，沒有專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗以及知識，不能徹底地檔案管理中的問題，造成問題的不斷積累，同時，由于檔案管理工作量較大，給這些管理人員的培訓(xùn)時間也就一再縮短，給養(yǎng)老保險財務(wù)檔案的管理帶來了潛在的問題。

二、養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理問題的對策

（一） 加強財務(wù)檔案信息化管理建設(shè)

財務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)可以從數(shù)據(jù)庫的建立以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)兩方面進行，第一，財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫的建立，檔案信息化是財務(wù)會計順利進行工作的基礎(chǔ)，改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料的種種弊端，在一定程度上有利于財務(wù)工作者的工作，財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫要從數(shù)據(jù)的采集、儲存、錄入與管理等方面逐步建立起來，方便財務(wù)工作者對檔案的查詢、搜索、處理以及進一步的挖掘與管理，由于信息化建設(shè)人為因素的影響，可以在一定程度上保證會計原始憑證、會計憑證的真實完整，妥善保管檔案信息；第二，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，財務(wù)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化有利于檔案信息的傳輸與共享，提高檔案材料的利用率，財務(wù)檔案經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)傳輸再經(jīng)過財務(wù)人員的處理，就可以進入財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，檔案的處理時間將會縮短，提高工作效率，減少財務(wù)檔案重復(fù)錄入的工作量，方便會計原始憑證、會計憑證等資料之間信息的傳閱。

（二） 完善財務(wù)檔案工作的管理

財務(wù)檔案工作的管理可以從信息化管理、完善制度以及加強領(lǐng)導(dǎo)等方面做起，第一，信息化管理，利用現(xiàn)代先進技術(shù)，采用信息化管理軟件，實現(xiàn)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的信息化、規(guī)范化，增加硬件設(shè)施，投入計算機、打印機以及掃描儀等設(shè)備，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理室，引入檔案管理軟件，解放人力資源，妥善解決會計憑證以及報表資料的快速裝訂以及保管工作，最大限度地完善檔案的管理工作；第二，健全管理制度，財務(wù)檔案管理制度的不斷完善有助于檔案管理能夠按章辦事，有所依據(jù)，嚴(yán)格管理，明確檔案管理的工作責(zé)任與職責(zé)范圍，另外還要積極探索檔案管理的有效制度，使檔案工作能夠更加的規(guī)范化、科學(xué)化，使得會計檔案資料的錄入、保管、借閱以及銷毀有據(jù)可依，保證會計憑證以及資料的完整性以及真實性；第三，增強管理機構(gòu)的建設(shè)，財務(wù)管理機構(gòu)的建設(shè)有賴于管理的考核，通過考核加強管理的積極性、發(fā)現(xiàn)工作中的不足，另外還可以建立專門的財務(wù)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期召開組織座談與工作交流會，對工作中出現(xiàn)的問題進行針對性的研究與處理，定期檢查檔案管理，開展評選先進、考核獎勵等活動，激發(fā)員工的工作熱情。

（三） 提高財務(wù)工作人員素質(zhì)

提高工作人員素質(zhì)需要從職業(yè)道德與技能兩方面同時入手，要教育工作人員為社會服務(wù)的觀念，增強主動服務(wù)意識，端正工作態(tài)度，以良好的精神風(fēng)貌對待每一位參保人，強化財務(wù)檔案工作者的職業(yè)道德觀念，堅持據(jù)實立檔的作風(fēng)，另外還要培養(yǎng)高素質(zhì)的工作人員，利用講座培訓(xùn)財務(wù)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強實踐性操作水平，豐富理論知識，樹立先進的管理理念。積極引進專業(yè)人才，打造高素質(zhì)團隊，聘請專業(yè)教授進行實地指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)工作中的問題。