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序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理體系建設(shè)范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
預(yù)防醫(yī)學(xué)是一門實(shí)踐性很強(qiáng)的學(xué)科體系，需要有大量的真實(shí)案例和實(shí)踐材料作為研究對象，預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案真實(shí)記錄了疾病預(yù)防與控制的全過程，為現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)研究提供了寶貴的第一手的研究資料，是預(yù)防醫(yī)學(xué)理論發(fā)展的重要基礎(chǔ)。因此，建設(shè)科學(xué)的現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理體系，就是建設(shè)現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)研究的基礎(chǔ)設(shè)施，一個國家現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理體系建設(shè)的先進(jìn)程度，將直接決定了這個國家預(yù)防醫(yī)學(xué)的發(fā)展水平。
1.2現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理體系，是國家公共衛(wèi)生管理機(jī)構(gòu)制定疾病預(yù)防控制政策的重要指導(dǎo)
預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案是對人類疾病預(yù)防控制活動的真實(shí)記錄，是人類醫(yī)學(xué)實(shí)踐的寶貴結(jié)晶。疾病的預(yù)防控制體系，不僅需要醫(yī)療工作者的全程深入?yún)⑴c，更需要公共衛(wèi)生政策的制定者、以及人民群眾的廣泛參與，因此具有很強(qiáng)的社會體系屬性。建設(shè)科學(xué)有效的預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理體系，能夠幫助公共衛(wèi)生政策制定者總結(jié)過去的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，激發(fā)群中的參與熱情，提高公眾的認(rèn)知水平和重視程度，動員全社會的力量，構(gòu)建全面高效的疾病預(yù)防控制體系。
2現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理體系的核心要素
2.1動態(tài)記錄
建設(shè)現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理體系，首先應(yīng)注意對預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案信息進(jìn)行動態(tài)記錄和動態(tài)處理。同時，預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理還應(yīng)注重資料獲取和管理的時效性。疾病防治的規(guī)律告訴我們，很多類型的疾病，尤其是地區(qū)重大的傳染疫情，其發(fā)展速度和變化速度都是非常快的，因此需要我們建立動態(tài)監(jiān)測和觀察體系，以求能夠及時、高效、真實(shí)的記錄疾病發(fā)展變化的每個階段。因此，我們應(yīng)該建立經(jīng)常性檢測記錄、突發(fā)性檢測記錄、跟蹤記錄等記錄方式相結(jié)合的動態(tài)監(jiān)測記錄體系，并能夠根據(jù)疾病發(fā)展的階段不斷調(diào)整記錄方法。所以，建立一個動態(tài)監(jiān)測記錄體系，是建設(shè)現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理體系的核心之一。
2.2注重基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整合
建設(shè)現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理體系，另一個核心就是對預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的處理和整合。預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的存在形式多種多樣，有文字、聲音、標(biāo)本等等，但是，隨著現(xiàn)代信息處理技術(shù)的發(fā)展，人們已經(jīng)可以將這些材料整理成基礎(chǔ)性的數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲和交流，以方便進(jìn)行進(jìn)一步的研究。在數(shù)據(jù)處理和整合的過程中，尤其要注意較少的運(yùn)用醫(yī)學(xué)理論對原始材料進(jìn)行處理，而需要運(yùn)用數(shù)學(xué)和統(tǒng)計學(xué)的語言去客觀描述一個原始材料，這是因?yàn)獒t(yī)學(xué)具有很強(qiáng)的證偽性和擴(kuò)展性，隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)理論的不斷發(fā)展，很多過去的理論已被證明是不科學(xué)的甚至是錯誤的，而數(shù)學(xué)和統(tǒng)計科學(xué)具有較強(qiáng)的理論上的穩(wěn)定性和傳遞性，有利于保證預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的利用率和使用價值的穩(wěn)定性。
隨著國家對軍工研究所固定資產(chǎn)投資力度的加大，對項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的要求也越來越嚴(yán)格，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案（以下簡稱項(xiàng)目檔案）驗(yàn)收作為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，其管理體系日益受到關(guān)注，如何有效地提高項(xiàng)目檔案管理水平，順利完成項(xiàng)目竣工驗(yàn)收任務(wù)，是理論與實(shí)踐亟待解決的問題。
一、 軍工研究所項(xiàng)目檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
（一）上級機(jī)關(guān)對項(xiàng)目檔案管理的嚴(yán)格要求。早在2007年國防科工局就下發(fā)《固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，對項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收組織、驗(yàn)收申請、驗(yàn)收要求提出了具體指導(dǎo)意見。隨著國家對軍工研究所固定資產(chǎn)投資力度的加大，對項(xiàng)目檔案的管理和驗(yàn)收要求也越來越嚴(yán)格。2013年國防科工局下發(fā)《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目竣工驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則》，明確規(guī)定“項(xiàng)目進(jìn)行竣工驗(yàn)收應(yīng)完成項(xiàng)目檔案單項(xiàng)驗(yàn)收”，并指定項(xiàng)目主管部門負(fù)責(zé)其所屬單位項(xiàng)目檔案單項(xiàng)驗(yàn)收工作。隨后各軍工集團(tuán)也出臺相應(yīng)規(guī)定，進(jìn)一步規(guī)范項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作。如中國兵器工業(yè)集團(tuán)于2014年印發(fā)《中國兵器工業(yè)集團(tuán)公司固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收評分細(xì)則》，作為項(xiàng)目檔案歸檔與驗(yàn)收量化標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)，該細(xì)則從項(xiàng)目檔案基礎(chǔ)管理、項(xiàng)目檔案完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、項(xiàng)目檔案的保管與利用和檔案驗(yàn)收工作6個方面提出了量化評分標(biāo)準(zhǔn)。
（二） 軍工研究所傳統(tǒng)項(xiàng)目檔案管理模式已經(jīng)落后。軍工研究所固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目具有建設(shè)周期長、投資金額大、涉及單位多、參與人員廣、專業(yè)技術(shù)跨度大等特點(diǎn)，批復(fù)周期之長可達(dá)48個月，項(xiàng)目從資金計劃下達(dá)到竣工，需要完成數(shù)百套國內(nèi)外設(shè)備及軟件的訂購與安裝，同時也需要完成大量的基建工程建設(shè)，涉及部門往往包括軍工研究所所有技術(shù)部門、信息安全部門及若干機(jī)關(guān)單位部門。此外，隨著軍工研究所信息化水平的提高，OA辦公系統(tǒng)、固定資產(chǎn)投資系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等一批管理軟件陸續(xù)建立，項(xiàng)目檔案的信息化管理水平也亟待提高。
（三）傳統(tǒng)項(xiàng)目檔案管理體系已不適應(yīng)軍工研究所精益化、信息化管理的要求。目前很多軍工研究所正進(jìn)入向精益化、信息化轉(zhuǎn)型升級階段，項(xiàng)目檔案的管理體系建設(shè)也要及時跟上軍工研究所的發(fā)展步伐。項(xiàng)目檔案的管理需要大多數(shù)部門的參與，項(xiàng)目檔案管理部門需要通過實(shí)用高效的管理體系，明確每個人在項(xiàng)目檔案管理中的責(zé)任、工作內(nèi)容及目標(biāo)，變靜態(tài)管理為動態(tài)管理，逐步推進(jìn)項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理的建設(shè)步伐。軍工研究所很多項(xiàng)業(yè)務(wù)，都或多或少與項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)有流程和數(shù)據(jù)層面的關(guān)聯(lián)，因此改進(jìn)項(xiàng)目檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)與相關(guān)信息系統(tǒng)集成，才能更好地服務(wù)于軍工研究所主營業(yè)務(wù)。
二、軍工研究所項(xiàng)目檔案管理體系建設(shè)的指導(dǎo)原則
軍工研究所項(xiàng)目檔案管理體系建設(shè)的最終目標(biāo)為高質(zhì)量通過國防科工局項(xiàng)目檔案驗(yàn)收。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，必須保證項(xiàng)目檔案管理的高效有序，并通過信息化技術(shù)、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)設(shè)置、制度約束、激勵評價、溝通交流等手段，對項(xiàng)目檔案管理全過程進(jìn)行有效控制。具體指導(dǎo)原則是：
（一）加強(qiáng)各部門協(xié)調(diào)。項(xiàng)目檔案管理涉及到方方面面，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，必須各層級各部門集成推進(jìn)，成立項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)組織機(jī)構(gòu)，建立項(xiàng)目檔案管理團(tuán)隊(duì)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)聯(lián)動，共同建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新體系。
（二）完善相應(yīng)的制度建設(shè)。要緊密結(jié)合研究所機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，全方位、多角度對項(xiàng)目檔案管理形成約束機(jī)制，有力保障項(xiàng)目檔案管理體系的作用。
（三）融入信息化建設(shè)。只有以信息化為手段，使目標(biāo)管理與過程控制相結(jié)合，加強(qiáng)階段性檢查，才能確保目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。
（四）創(chuàng)建激勵機(jī)制。應(yīng)該充分調(diào)動研究所各技術(shù)部門、機(jī)關(guān)人員的積極性和創(chuàng)造力，多方面促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理。
（五）打通溝通交流通道。通過參加項(xiàng)目主管部門例會，參加項(xiàng)目設(shè)備到貨驗(yàn)收、終驗(yàn)收會議，不定期走訪項(xiàng)目實(shí)施部門，增進(jìn)項(xiàng)目了解，掌握項(xiàng)目資料情況。
三、軍工研究所項(xiàng)目檔案管理體系建設(shè)的內(nèi)容
軍工研究所項(xiàng)目檔案管理體系建設(shè)主要內(nèi)容可概括為：組織機(jī)構(gòu)建設(shè)、信息化建設(shè)、管理機(jī)制建設(shè)、激勵評價體系建設(shè)、協(xié)調(diào)交流機(jī)制建設(shè)。
（一）組織機(jī)構(gòu)建設(shè)。為建立健全軍工研究所項(xiàng)目檔案管理體系，形成“統(tǒng)一管理，分工負(fù)責(zé)”的檔案管理體制，維護(hù)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，軍工研究所應(yīng)該成立項(xiàng)目檔案工作組織機(jī)構(gòu)，由分管檔案工作的副所長擔(dān)任檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組主任，各部門領(lǐng)導(dǎo)作為檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員，主要職責(zé)是貫徹國家和上級部門有關(guān)項(xiàng)目檔案工作的制度和規(guī)范，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)以及重要問題的決策，負(fù)責(zé)對各單位項(xiàng)目檔案工作日常管理、整改落實(shí)情況進(jìn)行評審、評比和獎勵。這樣項(xiàng)目檔案管理工作有了強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，保障軍工研究所項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)力以及資金、人員、管理等順利落實(shí)。
（二）信息化建設(shè)。以信息化手段為支撐，規(guī)范項(xiàng)目檔案管理及歸檔流程。加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的過程管理與控制，（下轉(zhuǎn)第131頁）（上接第128頁）必須在管理手段上有所創(chuàng)新，為此應(yīng)將項(xiàng)目檔案的管理納入軍工研究所檔案管理軟件中，并和項(xiàng)目主管部門的管理軟件深度融合，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案信息資源的全周期管控。以某軍工研究所為例，該研究所項(xiàng)目檔案的管理融入新上線的數(shù)字檔案館軟件中，并與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)做了接口，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目檔案資料的在線歸檔。通過該接口，各類項(xiàng)目文檔簽署完成后，即可發(fā)起歸檔申請。同時在即將上線的檔案門戶網(wǎng)站上預(yù)置了項(xiàng)目檔案入口，通過創(chuàng)建項(xiàng)目檔案門戶的方式，為項(xiàng)目參與各方提供一個高效率信息交流和共同工作的環(huán)境。
（三）管理機(jī)制建設(shè)。將項(xiàng)目檔案工作要求納入項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施計劃，與項(xiàng)目建設(shè)實(shí)行同步管理。各部門在簽訂項(xiàng)目建設(shè)合同時，必須將項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔要求納入合同條款，以明確責(zé)任。簽訂基建項(xiàng)目設(shè)計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門條款，明確需要提交的項(xiàng)目文件材料范圍、份數(shù)，以及整理要求和歸檔責(zé)任。簽訂設(shè)備儀器研制或外購合同、協(xié)議時，應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門條款，明確供方需要提交的文件材料清單及份數(shù)等要求。設(shè)立專（兼）職項(xiàng)目檔案人員，負(fù)責(zé)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前管理類、基建類、設(shè)備儀器前期文件材料等項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)項(xiàng)目勘察單位、設(shè)計單位、施工單位和監(jiān)理單位編制項(xiàng)目竣工文件和整理項(xiàng)目文件。
（四）激勵評價體系建設(shè)。成立考核機(jī)構(gòu)，制定考核標(biāo)準(zhǔn)，對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及個人的檔案資料移交情況進(jìn)行定期化、制度化考核，執(zhí)行激勵與處罰?？己藰?biāo)準(zhǔn)主要包括項(xiàng)目檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo)情況、歸檔項(xiàng)目檔案的完整性、規(guī)范性、及時性，對項(xiàng)目檔案情況的熟悉程度等，同時給兼職檔案員發(fā)放一定津貼，提高各實(shí)施部門和個人參與項(xiàng)目檔案工作的積極性。建立短期激勵體制和長期激勵體制，短期激勵是在每年年底評選出優(yōu)秀兼職檔案員、優(yōu)秀固定資產(chǎn)投資建設(shè)項(xiàng)目先進(jìn)單位和個人，長期激勵體制是在項(xiàng)目驗(yàn)收通過后，組織評選項(xiàng)目先進(jìn)單位與個人，以激發(fā)項(xiàng)目檔案工作參與者的積極性與主動性。
（五）協(xié)調(diào)交流機(jī)制建設(shè)。項(xiàng)目檔案管理部門積極參加軍工固定資產(chǎn)投資建設(shè)項(xiàng)目例會。及時掌握各實(shí)施部門的工作進(jìn)度，并將近期項(xiàng)目檔案工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行探討，參會人員集思廣益，對項(xiàng)目檔案的管理提合理意見或建議。在參加項(xiàng)目例會的同時，綜合檔案館常以走訪形式或開驗(yàn)收會的方式到各實(shí)施部門溝通交流，召開部門工作會議，了解項(xiàng)目檔案工作中遇到的問題，并根據(jù)各部門遇到的具體問題具體分析，為項(xiàng)目實(shí)施部門排憂解難，共同促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理工作的進(jìn)步。
【參考文獻(xiàn)】
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高等院校檔案主要是對教育事業(yè)的成功以及教育的發(fā)展歷程進(jìn)行記錄。就現(xiàn)階段而言，我國高等院校在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，建立了檔案管理機(jī)制，并有效改善了檔案館的軟件和硬件設(shè)施。但是不可否認(rèn)的是，高等院校在進(jìn)行檔案管理的過程中仍然存在一些不足之處。
（一）檔案管理意識不強(qiáng)
高等院校的領(lǐng)導(dǎo)在規(guī)定任務(wù)時，往往局限于科學(xué)以及教學(xué)研究，而對檔案管理工作的意義和價值沒有一個清晰的認(rèn)知，僅認(rèn)為其是對文檔進(jìn)行整理裝訂以及收集分類。同時在進(jìn)行教學(xué)改革以及科研創(chuàng)新時，對檔案功能的理解缺乏，導(dǎo)致檔案管理缺乏人力、財力以及物力的支持，不利于檔案管理工作的順利進(jìn)行[2]。此外，部分高等院校雖然設(shè)置有檔案管理系統(tǒng)，能夠提高檔案信息的檢索效率，但是檔案數(shù)字化程度仍然處于較低的水平，并且忽視管理人員的培訓(xùn)，無法結(jié)合實(shí)際情況制定可行的管理方案，從而降低檔案的管理水平。
（二）檔案績效管理的評估標(biāo)準(zhǔn)缺乏專業(yè)性
我國大多數(shù)高等院校在進(jìn)行檔案績效管理時，其評估標(biāo)準(zhǔn)缺乏科學(xué)性和專業(yè)性，將績效的評估與管理混為一體，并且往往無法根據(jù)實(shí)際情況來考慮檔案管理工作的性質(zhì)及特點(diǎn)。檔案績效管理目標(biāo)一般包括檔案管理人員的績效目標(biāo)、檔案館藏部門的績效目標(biāo)以及學(xué)?？冃Ч芾淼目偰繕?biāo)，但是部分高等院校在制定目標(biāo)時，一般是以學(xué)校制定總目標(biāo)，對其他兩方面的目標(biāo)不夠重視，導(dǎo)致檔案管理功能缺乏實(shí)效性。
（三）檔案管理考核量化標(biāo)準(zhǔn)不完善
在對檔案進(jìn)行管理時，需要制定具有參考價值的量化標(biāo)準(zhǔn)，并設(shè)立多級量化的指標(biāo)，但是這些指標(biāo)往往只能用于檔案管理的收集保管、整理利用以及評定管理人員的職稱，無法明確工作質(zhì)量的高低。此外，在考核管理人員的年終績效時，往往也只是為了完成學(xué)校規(guī)定的任務(wù)等，導(dǎo)致績效考核無法有效發(fā)揮出其應(yīng)用的作用，不能評價、控制和反饋檔案管理的效果，使得績效考核形式流于表面。
二、高等院校檔案管理體系建設(shè)過程中績效管理的應(yīng)用策略
（一）優(yōu)化檔案績效管理體系的指標(biāo)
高等院校在確定管理目標(biāo)后，對檔案績效管理體系指標(biāo)進(jìn)行篩選。其中一級指標(biāo)4項(xiàng)，如檔案開發(fā)利用指標(biāo)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)指標(biāo)、檔案保管保護(hù)條件指標(biāo)以及組織方面的指標(biāo)；二級指標(biāo)12項(xiàng)，如檔案編研、保管移交、整理編目、收集歸檔、裝備設(shè)備、隊(duì)伍建設(shè)以及管理體制等方面。一般裝備設(shè)備包括掃描、光盤刻錄、復(fù)印打印機(jī)、計算機(jī)、濕溫度檢測儀器、檔案庫房以及防磁柜等；隊(duì)伍建設(shè)涉及到檔案管理人員的年齡、學(xué)歷、職稱以及職業(yè)技能情況；管理制度涉及到檔案績效管理的規(guī)章制度。
（二）檔案績效管理目標(biāo)加以明確化
高等院校在構(gòu)建檔案績效管理體系時，必須要制定科學(xué)合理的績效管理目標(biāo)，可以以績效管理的個人目標(biāo)、部門目標(biāo)以及總體目標(biāo)為依據(jù)，評估內(nèi)容包括檔案機(jī)構(gòu)需要履行的職能。高等院校檔案績效管理目標(biāo)可以包括檔案利用服務(wù)目標(biāo)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)目標(biāo)、保管保護(hù)目標(biāo)、制度建設(shè)目標(biāo)、隊(duì)伍建設(shè)目標(biāo)以及管理體制目標(biāo)。此外，還可以構(gòu)建高層次的管理目標(biāo)，如檔案在思想教育功能以及人文等方面的拓展目標(biāo)。
（三）構(gòu)建檔案管理體系的原則
一、民生檔案的特點(diǎn)
國家檔案局印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》（檔發(fā)[2007]12號）中提出，民生檔案主要涉及以下領(lǐng)域（或方面）及內(nèi)容：民主政治方面、國有企業(yè)轉(zhuǎn)制方面、社會保障領(lǐng)域、教育衛(wèi)生領(lǐng)域、安居樂業(yè)方面、公共服務(wù)方面。內(nèi)容非常繁雜，數(shù)量龐大。通俗地講，凡是與老百姓生計有關(guān)系的檔案都可以稱為民生檔案。
從民生檔案自身特征的角度來看，并不是指某一類檔案，而具有泛指性特點(diǎn)；涉及與民生有關(guān)的問題較多，不同形成主體所表達(dá)的檔案信息內(nèi)容也存在較大的差異性，從而表現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)；另外，民生檔案的內(nèi)容包括一切與百姓權(quán)益相關(guān)的信息，從而表現(xiàn)出較強(qiáng)的專業(yè)性特點(diǎn)?？偟膩碚f，民生檔案具有以下共性特點(diǎn)：
廣泛性。民生檔案所涉及的單位、人員、范圍、人數(shù)非常廣泛。隨著我國在教育、養(yǎng)老、醫(yī)療、社保、保險、婚姻、公證、城市問題等惠及民生的政策不斷深入和社會保障體制的不斷完善，社會中的每一位公民，都或多或少的都會與民生檔案有關(guān)，隨時都有可能形成民生檔案。
動態(tài)性。民生檔案在形成、管理、利用過程中總是處于動態(tài)變化的。職能部門在辦理民生工作時，會隨著個人情況的變化，形成的檔案也會隨之變化，與民生相關(guān)的社會工作的動態(tài)變化決定了民生檔案具有動態(tài)性。
人本性。形成的民生檔案是以人為基本對象的，個體的人是民生檔案最基本的形成單位，每一位公民都會形成相應(yīng)的檔案，民生檔案是個人參與社會事務(wù)的原始憑證，也是維護(hù)個人合法權(quán)益的重要證據(jù)，它與人民群眾的生計、生產(chǎn)、生活等個人利益密切相關(guān)，以人為本是其顯著特點(diǎn)。
生命活力。民生檔案與人民生活息息相關(guān)，直接關(guān)系改革、發(fā)展、穩(wěn)定大局，關(guān)系人民生產(chǎn)、生活、生計，關(guān)系社會事業(yè)發(fā)展，具有強(qiáng)大的凝聚力、感召力，具有強(qiáng)大的生命活力。
二、民生檔案管理體系建設(shè)
民生檔案在管理上具有一定的特殊性，造成民生檔案的保存地點(diǎn)比較分散，給公眾利用民生檔案帶來某種程度的不便。加強(qiáng)民生檔案管理體系建設(shè)，整合并大力開發(fā)民生檔案資源，最大可能地向社會提供利用服務(wù)成為當(dāng)前民生檔案工作最緊迫的任務(wù)。以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，讓檔案工作服務(wù)民生、服務(wù)人民群眾，重點(diǎn)要建設(shè)“兩個體系”，即建立符合人民群眾實(shí)際需求的檔案信息資源管理體系，真正建立以群眾服務(wù)為工作重心的檔案利用體系?！皟蓚€體系”前者是基礎(chǔ)、是保障，后者是手段、是目的，“兩個體系”相輔相成，密不可分，充分做好“兩個體系”的建設(shè)，不僅促進(jìn)民生檔案收集、整理和利用，同時也促進(jìn)了檔案工作全面發(fā)展，整體工作水平。
1、民生檔案資源體系建設(shè)
確立民生檔案資源體系建設(shè)目標(biāo)。以宏觀視角和全局眼光，統(tǒng)籌規(guī)劃民生檔案資源體系的總體規(guī)模、構(gòu)成要素、建設(shè)進(jìn)度和預(yù)期效果，做到涉及領(lǐng)域方向清晰、檔案來源分布明確、輕重緩急心中有數(shù)、推進(jìn)節(jié)奏適度有序，將分散于各部門各單位的原始檔案整合為主題明確、結(jié)構(gòu)合理、重點(diǎn)突出的資源體系。大力推進(jìn)民生檔案資源整合，各級檔案部門要依法加強(qiáng)對民生檔案的接收。在加強(qiáng)民生檔案實(shí)體接收的同時，要積極運(yùn)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化手段，加大民生檔案信息資源整合力度，使更多的民生檔案資源向檔案管理集聚。
加強(qiáng)民生檔案資源建設(shè)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。加強(qiáng)對涉及民生重點(diǎn)部門和相關(guān)單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，采取定點(diǎn)式跟蹤服務(wù)，在體現(xiàn)專業(yè)權(quán)威性的同時做到主動服務(wù)，確保民生檔案從形成到移交全程規(guī)范操作，為后續(xù)利用打下質(zhì)量基礎(chǔ)。切實(shí)關(guān)注民生工作熱點(diǎn)，建立健全規(guī)范化的民生檔案資源體系。各級黨委、政府以及各部門要切實(shí)關(guān)注不同階段、不同時期群眾反映的熱點(diǎn)、難點(diǎn)、重點(diǎn)問題，對已落實(shí)或未落實(shí)的民生問題逐步建立民生檔案資源。各級政府及相關(guān)部門要高度重視民生檔案的管理與利用，在人、財、物上給予保障，每年安排專人、?？钭ッ裆鷻n案的收集、管理。檔案管理部門要積極主動提前介入到對民生檔案的指導(dǎo)管理，及時幫助各有關(guān)單位建立完善民生檔案。如對各類養(yǎng)老、失業(yè)、工傷、失地農(nóng)民等保險檔案、移民檔案、拆遷檔案、山林延包檔案等提前介入指導(dǎo)，規(guī)范整理。同時通過平時指導(dǎo)、年底考核、目標(biāo)管理等多種形式，督促、幫助各單位做好民生檔案工作，逐步建立民生檔案資源體系。
2、民生檔案利用體系建設(shè)
各級檔案部門要加快民生檔案的搜集、整理、開發(fā)和利用，多形式、多途徑地開發(fā)民生檔案資源，為人民群眾查詢利用民生檔案信息提供便利；各級國家綜合檔案館是通過提供已公開或依申請公開的民生檔案信息為社會群體提供各種服務(wù)，不斷優(yōu)化服務(wù)方式，加強(qiáng)民生檔案利用體系建設(shè)，提高服務(wù)質(zhì)量。
（1）做好民生檔案資源的開發(fā)利用宣傳工作。各級檔案館要對館藏認(rèn)真梳理，摸清館藏民生檔案的種類和數(shù)量，加快整理、審查及開放步伐，采取定期利用新聞媒體和網(wǎng)站公布館藏民生檔案信息、主辦民生檔案信息展覽等形式，廣泛宣傳民生檔案在和諧社會建設(shè)中的地位和作用。
（2）構(gòu)建民生檔案查詢平臺。民生檔案利用體系建設(shè)需要借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)工具來實(shí)現(xiàn)信息共享，因此，民生檔案利用的過程也是信息化的過程，這就需要通過建立民生檔案數(shù)據(jù)庫，形成互動網(wǎng)絡(luò)，以更好地服務(wù)社會、服務(wù)民生。
（3）搭建民生檔案公共服務(wù)平臺。檔案部門要對分散在各個機(jī)關(guān)的大量與民生利益相關(guān)的民生檔案，進(jìn)行廣泛搜集，實(shí)行相對集中管理，使民生檔案由分散變集中，充分發(fā)揮檔案館的專業(yè)服務(wù)優(yōu)勢。各級檔案行政管理部門要認(rèn)真開展調(diào)研，大膽實(shí)踐，抓好典型，搞好試點(diǎn)，促進(jìn)民生檔案資源的有效整合和利用。
（4）完善民生檔案服務(wù)利用體系，提高民生檔案利用效率。如何實(shí)時實(shí)事高效地做好為民服務(wù)工作，提高檔案利用者的滿意度，一直是檔案部門探索實(shí)踐的重要課題。不斷完善查閱接待服務(wù)，側(cè)重對館藏涉及民生的各類檔案，集中力量，優(yōu)先編制各種專題目錄，建立完善專題檔案數(shù)據(jù)庫，以加快檔案查閱速度，提高查準(zhǔn)率，滿足民眾對查檔的既快速又準(zhǔn)確的利用需求。完善民生檔案資源，以豐富的館藏資源和便捷優(yōu)質(zhì)的查閱服務(wù)滿足公眾的查檔需求，逐漸形成“要證據(jù)查檔案”的檔案利用理念，使檔案工作在服務(wù)民生服務(wù)大局中起到重要作用。
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現(xiàn)階段的測繪檔案利用
現(xiàn)階段我國正處于實(shí)現(xiàn)工業(yè)化、城鎮(zhèn)化與信息化的歷史進(jìn)程中。測繪檔案首先為城市信息化提供城市電子政務(wù)與行業(yè)信息化建設(shè)、社區(qū)信息化、城市電子商務(wù)與智能交通、城市公眾信息服務(wù)等保障。其次，影響我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的一個“瓶頸”一資源問題，即水源、能源、土地等問題，測繪檔案在土地詳查、資源勘探、農(nóng)業(yè)水利建設(shè)、能源開發(fā)等諸多方面發(fā)揮著重要作用。第三，在環(huán)境災(zāi)害監(jiān)測、“三防”體系建設(shè)、抗災(zāi)與災(zāi)后重建等方面，測繪檔案的保障作用愈加顯現(xiàn)。第四，隨著電子政務(wù)信息化體系的建設(shè)，測繪檔案作為基礎(chǔ)資源廣泛應(yīng)用于政府管理決策平臺建設(shè)、社會公共管理事業(yè)建設(shè)等領(lǐng)域。
通過對最近幾年測繪檔案的提供利用統(tǒng)計分析研究，有以下特點(diǎn)與趨勢值得我們思考：
1.模擬紙質(zhì)測繪檔案的提供量總體呈下降趨勢。模擬紙質(zhì)測繪檔案由于現(xiàn)勢性差、更新周期慢、產(chǎn)品單一，難以滿足計算機(jī)輔助設(shè)計應(yīng)用，隨著信息時代的到來，其應(yīng)用將逐漸減少。
2.數(shù)字測繪檔案的廣泛使用是必然趨勢。數(shù)字測繪檔案具有現(xiàn)勢性好，產(chǎn)品類型多樣化，更新周期快，便于計算機(jī)輔助設(shè)計，可以方便實(shí)現(xiàn)噴繪紙質(zhì)地圖，適應(yīng)性強(qiáng)等特點(diǎn)。隨著社會信息化水平的提高，“數(shù)字地球”理念深入人心，各地“數(shù)字城市”框架建設(shè)全面鋪開，政府決策部門使用數(shù)字測繪檔案建設(shè)管理決策平臺，都增加了對數(shù)字測繪檔案的需求。另一方面，政府正在加大基礎(chǔ)測繪事業(yè)的發(fā)展，大力推進(jìn)數(shù)字測繪檔案的共建共享工作，對社會公益性事業(yè)實(shí)行測繪成果無償提供使用，促進(jìn)測繪成果在政府科學(xué)決策、社會公共管理事業(yè)方面的支撐保障作用，可以預(yù)見，數(shù)字測繪檔案在社會各領(lǐng)域利用的增長空間是非常大的。
3.信息化建設(shè)戰(zhàn)略的實(shí)施是現(xiàn)階段數(shù)字測繪檔案需求不斷增長的重要因素，與此同時促進(jìn)了測繪事業(yè)特別是地理信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。隨著政府公共管理的信息化、電子政務(wù)的發(fā)展，數(shù)字測繪檔案應(yīng)用已延伸到社會管理、公共安全管理、應(yīng)急管理等全新的領(lǐng)域，與以往狹窄的領(lǐng)域差異可謂巨大。如廣東省完成的應(yīng)急管理系統(tǒng)建設(shè)、抗震系統(tǒng)建設(shè)、地質(zhì)災(zāi)害及氣象預(yù)警預(yù)報系統(tǒng)建設(shè)等政府公共管理服務(wù)、輔助決策平臺，其中，數(shù)字測繪檔案成果是基礎(chǔ)框架、底層，支撐了上層業(yè)務(wù)的運(yùn)行。
4.測繪檔案提供利用與國家實(shí)施的一系列項(xiàng)目特別是重大項(xiàng)目建設(shè)的數(shù)量呈正相關(guān)分布。一系列重大項(xiàng)目的實(shí)施帶動了測繪檔案提供數(shù)量的快速增長，兩者的關(guān)聯(lián)性大大增強(qiáng)，呈現(xiàn)周期性變化。第一，重大項(xiàng)目建設(shè)由于經(jīng)濟(jì)周期的影響，啟動的建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量有其周期性；第二，不同性質(zhì)的重大建設(shè)項(xiàng)目測繪檔案的需求差別很大；第三，測繪檔案的利用也有其應(yīng)用的周期性。這決定了測繪事業(yè)的發(fā)展要深度融合到經(jīng)濟(jì)社會的建設(shè)中，大力生產(chǎn)能滿足社會急需的測繪檔案。
測繪檔案服務(wù)管理體系建設(shè)研究
測繪檔案的管理與服務(wù)是一個系統(tǒng)的公共服務(wù)工程，即提供豐富、可靠、適用的測繪檔案，包括提供模擬地形圖產(chǎn)品、基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)產(chǎn)品以及其他標(biāo)準(zhǔn)或非標(biāo)準(zhǔn)的測繪檔案。筆者認(rèn)為測繪檔案服務(wù)體系建設(shè)應(yīng)考慮以下幾個方面：
1.重視測繪檔案管理與服務(wù)工作
測繪檔案管理與服務(wù)是國際社會普遍認(rèn)同的一項(xiàng)重要公益性事業(yè)，政府應(yīng)給予重視與財政支持。現(xiàn)今的測繪檔案管理與服務(wù)已非傳統(tǒng)的手工作業(yè)，隨著計算機(jī)技術(shù)與測繪技術(shù)的深度融合，高檔計算機(jī)、大型服務(wù)器、磁帶庫、磁盤陣列、大型繪圖儀，以及遙感圖像處理、地理信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理等工具已經(jīng)成為測繪檔案工作不可缺少的工具，沒有公共財政的支持難以適應(yīng)現(xiàn)代測繪事業(yè)的發(fā)展，難以發(fā)揮對經(jīng)濟(jì)社會建設(shè)的保障支撐作用。
2.館藏檔案資源數(shù)字化
測繪檔案館保存著大量不同年代的測繪檔案，這些地圖檔案是我國測繪科技發(fā)展的真實(shí)記載，亦是測繪文化的歷史沉淀。由于年代久遠(yuǎn)或被重復(fù)提供查閱利用，這些地圖檔案存在磨損或失真的危險。通過利用數(shù)字化技術(shù)將地圖檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資源形式，實(shí)現(xiàn)檔案資料基于電子文件的形式進(jìn)行查閱和提供，避免頻繁使用檔案原件，這對科學(xué)長遠(yuǎn)地保存地圖檔案資料和方便使用是十分重要的，也順應(yīng)了數(shù)字檔案館所主張的檔案管理信息化的新趨勢。
3.檔案服務(wù)管理信息化
(1)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與元數(shù)據(jù)庫是信息化管理的基礎(chǔ)性資源，檔案目錄數(shù)據(jù)庫主要實(shí)現(xiàn)檔案資源管理的問題，元數(shù)據(jù)庫主要實(shí)現(xiàn)檔案資源利用的問題，屬于信息資源目錄體系。信息資源目錄體系是支撐信息資源的開發(fā)利用的重要技術(shù)基礎(chǔ)，作為信息資源共享與交換的基本手段，必將在今后的政務(wù)、商務(wù)以及面向公眾的信息服務(wù)中發(fā)揮更大的作用。測繪檔案是基于地理位置服務(wù)的信息資源，可根據(jù)空間特性，構(gòu)建基于網(wǎng)絡(luò)化的測繪檔案目錄和元數(shù)據(jù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)目錄信息資源的空間可視化表達(dá)、檢索方式的多樣化，促使傳統(tǒng)的條目式目錄向圖文一體化轉(zhuǎn)變，單一滯后的交流方式向多樣的網(wǎng)絡(luò)化模式轉(zhuǎn)變。
(2)完善測繪成果副本與目錄匯交機(jī)制，覆蓋國家級、省級、市縣級的測繪檔案目錄與交換體系的建立，是實(shí)現(xiàn)跨行
業(yè)、跨部門的數(shù)據(jù)交換機(jī)制的重要基礎(chǔ)與途徑，屬于測繪事業(yè)共建共享與社會信息化的組成部分。
(3)檔案管理與服務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)：建立相關(guān)的規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)與流程，實(shí)現(xiàn)歸檔與服務(wù)的信息化、智能化，能快速、準(zhǔn)確滿足用戶的需求。
4.實(shí)現(xiàn)測繪檔案由檔案管理機(jī)構(gòu)向信息服務(wù)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變
測繪檔案事業(yè)作為基礎(chǔ)公益性事業(yè)，提供公共服務(wù)，追求最大的社會效益是測繪檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)的核心價值與主題。信息社會的發(fā)展要求檔案管理工作從檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)到信息管理上來，樹立開放的服務(wù)理念，改變“重藏輕用”的觀念，捕捉社會需求信息，進(jìn)行測繪檔案的深層開發(fā)，如在測繪檔案的基礎(chǔ)上開發(fā)各種專題應(yīng)用、編研測繪檔案成果、開展人文教育以傳承測繪文化等，通過多種形式、多種渠道向社會各界提供測繪檔案信息服務(wù)，做信息的服務(wù)者，而不僅是保管者。
5.加強(qiáng)測繪檔案專業(yè)學(xué)術(shù)研究
以往的測繪服務(wù)模式偏地圖生產(chǎn)輕服務(wù)，測繪檔案專業(yè)學(xué)術(shù)薄弱，缺少與檔案行業(yè)和系統(tǒng)內(nèi)的學(xué)術(shù)交流活動和聯(lián)系，測繪和檔案學(xué)會中未設(shè)置涵蓋測繪科技檔案技術(shù)的委員會。今后必須關(guān)注測繪檔案專業(yè)學(xué)術(shù)研究，培養(yǎng)研究氛圍，創(chuàng)造條件，讓更加的人參加到這個體系中來。
進(jìn)入21世紀(jì)，高新技術(shù)、辦公自動化的普及，深刻影響著傳統(tǒng)檔案管理的模式、方式和方法，高校檔案管理必須順應(yīng)時代的發(fā)展要求，將檔案管理當(dāng)做重要工作去思考、去謀劃、去創(chuàng)新。隨著社會信息化不斷更新，高校檔案管理的信息技術(shù)化也提上了日程。那么如何用信息技術(shù)搞好檔案的保存、檢索、使用效率等問題是我們高校檔案管理員面臨的首要任務(wù)。
1 高校檔案管理工作的重要作用
檔案管理是一項(xiàng)紀(jì)錄歷史，傳承文明，服務(wù)社會，造福人民的重要工作，同時也是政治性、機(jī)要性和服務(wù)性較強(qiáng)的工作。完善的高校檔案管理工作不但能為高校辦學(xué)決策提供支持性依據(jù)，同時也為校企合作奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)，主要表現(xiàn)為高校管理層了解辦學(xué)的整體狀況，對辦學(xué)策略進(jìn)行合適的調(diào)整提供準(zhǔn)確、詳實(shí)的依據(jù)。另一方面便于社會準(zhǔn)確認(rèn)定高校辦學(xué)成果，對校企合作的推進(jìn)起到積極的作用。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，只有不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，才能客觀、全面、真實(shí)地反映高校整體發(fā)展?fàn)顩r和辦學(xué)成果，做好檔案管理工作。檔案管理成果的重要性表現(xiàn)為：與高校辦學(xué)管理的有機(jī)結(jié)合決定了該高校資源配置的取向和模式；決定著高校的商業(yè)版圖和未來發(fā)展；同時還對實(shí)現(xiàn)該高校辦學(xué)戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)影響。
2 高校檔案管理信息化的內(nèi)涵
檔案管理信息化就是在檔案管理過程當(dāng)中，要求高校檔案信息實(shí)現(xiàn)接受、傳遞、存儲、提供利用的一體化，利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)手段對檔案資源進(jìn)行合理的配置、開發(fā)和利用，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會共享，提高檔案信息的利用率和服務(wù)水平。高校檔案管理信息化，就是充分利用計算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)手段，對高校檔案信息資源進(jìn)行收集、管理和開發(fā)利用的過程，要求高校檔案信息高度共享。其內(nèi)涵：一是充分開發(fā)高校檔案資源，以數(shù)字化技術(shù)為媒介，逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源數(shù)字化；二是應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案業(yè)務(wù)管理活動自動化，在接受、傳遞、存儲、瀏覽、著錄、查詢等方面的一體化管理；三是應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源共享，充分發(fā)揮高校檔案信息資源的重要價值和作用；四是高校檔案管理信息化是一個過程，它既是信息技術(shù)推廣和應(yīng)用過程，又是信息資源開發(fā)和利用過程，既是信息服務(wù)發(fā)展和壯大過程，也是信息活動擴(kuò)大和強(qiáng)化的過程。
3 高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題
隨著高校檔案管理與服務(wù)水平在不斷提高，高校檔案管理工作取得了一定成績，但檔案管理實(shí)施過程中還存在一些問題，原因如下：
3.1傳統(tǒng)方式已不適應(yīng)現(xiàn)代信息社會快節(jié)奏、大容量的要求
隨著社會的發(fā)展進(jìn)步和知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，對文件和信息的處理量有了大幅度增加。傳統(tǒng)手工操作的檔案管理體系，盡管在不斷完善，不斷發(fā)展，與時俱進(jìn)，但從紙質(zhì)檔案的收集、歸檔、檢索等方法上很難適應(yīng)時代的要求。檔案信息處理的時效性、靈活性和準(zhǔn)確性無法滿足工作的需求，信息共享程度低，從而導(dǎo)致檔案信息處理的廣度和深度與需求的差距越來越大。傳統(tǒng)的檔案管理方式已不適應(yīng)現(xiàn)代信息社會快節(jié)奏、大容量的要求。作為檔案管理部門，必須采取有效手段，真正做到高質(zhì)量收集檔案，高效率整理檔案，及時提供信息服務(wù)。
3.2思想認(rèn)識上的誤區(qū)
當(dāng)前，相當(dāng)多的檔案館把大量精力放在數(shù)字化加工上，通過對歷史檔案的數(shù)字化加工，改變目前頻繁進(jìn)出庫房借閱檔案的勞頓之苦，而在一定程度上忽視了對正在形成的電子文件的收集和管理。此外，高校檔案管理工作停留在建檔、管檔上，沒把檔案信息作為一種資源來認(rèn)識和利用。
3.3資金、設(shè)備投入的偏低。當(dāng)前高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)取得了顯著成績，信息化程度逐步提高。但大多數(shù)高校檔案館仍然存在技術(shù)設(shè)備落后和信息化程度偏低，檔案資源中蘊(yùn)藏的豐富信息還沒有得到充分挖掘和利用，在檔案信息儲存和處理的數(shù)字化收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化過程中，還有許多具體問題需要解決。
3.4管理機(jī)制的不協(xié)調(diào)。受管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，高校檔案管理工作形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政的局面。目前，還沒有一個統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。另外，有的學(xué)校對檔案信息化建設(shè)的發(fā)展缺少周密的計劃和強(qiáng)有力的組織，沒有把檔案信息化納入學(xué)校整體的發(fā)展布局中，因此，往往在政策、資金、技術(shù)等方面缺乏支持力度。
4 四加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)的措施
隨著我國高校檔案管理的信息化，擺在我們面前的一個新的課題主要是如何進(jìn)行科學(xué)化管理，不斷提高高校檔案管理工作水平。
4.1思想觀念的創(chuàng)新
隨著電子信息化的快速發(fā)展，檔案管理與服務(wù)水平在不斷的改進(jìn)、提高，盡管檔案管理工作人員素質(zhì)與以前相比有了很大的提高，但是檔案管理工作人員如果不審時度勢，跟上時代的步伐，依然按照老的思維方式去開展工作，那么，檔案管理工作就會受到嚴(yán)重沖擊，檔案工作人員的地位也將受到嚴(yán)重影響。檔案工作人員必須徹底解放思想，改變固有的傳統(tǒng)觀念，以全新的思維模式，積極探索各種新型載體文件與檔案管理的原則、方式、方法。
4.2加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
高校檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。包括計算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲器、以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等。其核心是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件。因此，有必要建立一個統(tǒng)一的高校檔案信息化網(wǎng)絡(luò)，真正實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源共享，充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
4.3加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)
高校檔案信息資源建設(shè)是高校檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。高校檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括：高校館藏檔案的數(shù)字化、電子文件的采集和接收檔案信息資源建設(shè)。要實(shí)施檔案管理信息化，需要對現(xiàn)存的大量傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。檔案數(shù)字化是指應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，將傳統(tǒng)的各種載體形式的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
4.4加強(qiáng)安全保障體系建設(shè)
隨著高校檔案信息化建設(shè)的不斷向前推進(jìn)，檔案信息的利用越來越廣泛，信息安全問題愈顯突出。要順利實(shí)施高校檔案管理信息化，必須建立和完善各類信息資源安全保障體系，采取有效的措施對檔案信息進(jìn)行安全維護(hù)。
在市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展浪潮中，信用是一切經(jīng)濟(jì)活動的前提和基礎(chǔ)，而工商企業(yè)是市場經(jīng)濟(jì)下各種活動中最重要、最活躍的主體，企業(yè)在市場活動中形成的信用檔案，對我國的社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)制度的完善起著至關(guān)重要的作用。工商企業(yè)建立信用檔案是企業(yè)加強(qiáng)管理的需要，是維護(hù)合法權(quán)益的需要，是參與市場競爭的需要。把工商企業(yè)形成的對國家和社會具有保存利用價值和應(yīng)當(dāng)保密的檔案完整地保留下來，是工商企業(yè)應(yīng)依法履行的義務(wù)。
工商企業(yè)信用檔案是指和企業(yè)及其法人的基本情況、企業(yè)的信用狀況相關(guān)的文件材料的總和，集中體現(xiàn)出企業(yè)在市場行為過程中的可信度、公信度和誠實(shí)信用的綜合競爭力，是證實(shí)企業(yè)是否誠實(shí)守信、遵紀(jì)守法或有無違法違約、欺詐、拖欠及逃避債務(wù)等行為的重要憑證和依據(jù)。工商企業(yè)信用檔案是企業(yè)信用最直接的證明，有了它不但可以依法規(guī)范企業(yè)的行為，也可以使信用企業(yè)贏得其應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)利潤。如果企業(yè)搶先一步，早日建立企業(yè)信用檔案，就有可能在激烈的市場競爭中勝出一籌，占得先機(jī)。因此，工商企業(yè)建立檔案，特別是建立信用檔案是檔案工作的一個新領(lǐng)域，也是一個社會系統(tǒng)工程，加強(qiáng)工商企業(yè)信用檔案的創(chuàng)建工作，對建設(shè)社會誠信環(huán)境、規(guī)范企業(yè)經(jīng)營行為、促進(jìn)企業(yè)健康有序發(fā)展都具有積極的意義。
1 工商企業(yè)建立信用檔案的必要性
1.1 工商企業(yè)信用檔案的建立有利于企業(yè)信用體系的建設(shè)和完善。建立健全企業(yè)信用體系，關(guān)系到社會主義市場經(jīng)濟(jì)體系的完善，關(guān)系到經(jīng)濟(jì)社會的健康持續(xù)發(fā)展。企業(yè)信用體系的建設(shè)，在很大程度上依賴于企業(yè)信用檔案的建立與完善。完整、齊全、真實(shí)的企業(yè)經(jīng)濟(jì)行為材料，是判斷和評價企業(yè)信用狀況的第一手材料。企業(yè)信用評價、信用監(jiān)督、信用約束、信用擔(dān)保等配套體系的建立，都要依賴于企業(yè)信用檔案。
1.2 工商企業(yè)信用檔案的建立有助于組織了解企業(yè)的有關(guān)情況，幫助企業(yè)獲得更多的發(fā)展機(jī)會。對與企業(yè)有來往的組織或個人而言，建立企業(yè)信用檔案有利于組織或個人了解企業(yè)的有關(guān)情況。通過企業(yè)信用檔案，了解企業(yè)的經(jīng)營資質(zhì)、業(yè)績、歷史、誠信狀況等，有助于消除市場上信息不對等的狀況，保護(hù)組織或個人的合法權(quán)益。與一些組織或個人合作過程中，相互之間如果沒有誠信基礎(chǔ)，合作就很難進(jìn)行下去。因此，企業(yè)信用檔案在信用大環(huán)境下對企業(yè)來說至關(guān)重要，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，企業(yè)信用檔案準(zhǔn)確記載企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品狀況，為企業(yè)贏得市場商機(jī)；第二，企業(yè)信用檔案的建立是提升企業(yè)形象和產(chǎn)品品牌形象的需要；第三，企業(yè)信用檔案是提升企業(yè)經(jīng)營者社會形象，擴(kuò)大企業(yè)知名度的需要；第四，企業(yè)信用檔案有利于提高企業(yè)經(jīng)營管理水平、企業(yè)整體素質(zhì)和綜合競爭能力，對促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展能起到非常重要的作用。[1]
1.3 工商企業(yè)信用檔案的建立，有利于上級主管部門對工商企業(yè)的規(guī)范化管理。企業(yè)信用檔案可以幫助企業(yè)主管部門對市場主體進(jìn)行監(jiān)督管理，褒獎遵守誠信的企業(yè)，處罰不守誠信的企業(yè)，從而規(guī)范企業(yè)的經(jīng)營行為。工商部門的企業(yè)信用檔案在其利用過程中，因與其他檔案性質(zhì)不同，展現(xiàn)出了一些特性，主要包括以下幾方面：
1.3.1 針對性強(qiáng)。從企業(yè)信用檔案利用過程中所服務(wù)的對象來看，工商部門企業(yè)信用檔案具有較強(qiáng)的針對性。由名稱可以看出，工商部門企業(yè)信用檔案的性質(zhì)就是為了反映企業(yè)的信用狀況，工商部門的職能一方面決定了它管轄和治理的范圍限于在市場中進(jìn)行經(jīng)營活動的企業(yè)和個體戶，而另一方面卻也形成了其在規(guī)范企業(yè)行為、治理市場活動方面的專業(yè)優(yōu)勢。
1.3.2 影響范圍廣。從企業(yè)信用檔案在其利用過程中所服務(wù)的對象看，工商部門企業(yè)信用檔案具有廣泛的影響力。工商部門企業(yè)信用檔案與社會的每一方面都息息相關(guān)，影響著處在市場經(jīng)濟(jì)中的每一個活動主體。
1.3.3 資源共享的同時能夠保護(hù)工商企業(yè)的商業(yè)機(jī)密。從企業(yè)信用檔案的利用方式來看，在利用企業(yè)信用檔案的過程中具有共享性和保護(hù)性的特征。一方面，社會上任何組織或個人都能獲取企業(yè)的基本信息，在法定的規(guī)范程序下還可獲得相關(guān)的信用信息，并以此作出信用決策，可有效防范信用風(fēng)險；另一方面，企業(yè)信用檔案中的某些內(nèi)容又涉及商業(yè)秘密和個人隱私，如企業(yè)資產(chǎn)狀況、企業(yè)的交易活動、法人的個人資料等，具有一定的機(jī)密性，不宜對外公布利用。[2]
2 工商企業(yè)信用檔案的基本內(nèi)容
企業(yè)信用檔案從形成渠道看，可分為直接信息與間接信息。直接信息是指企業(yè)自身活動中形成的信用材料，如企業(yè)基本情況、資產(chǎn)狀況、借還貸記錄、納稅記錄、會計報表等；間接信息是與企業(yè)相關(guān)的單位形成的反映企業(yè)信用狀況的材料，如工商、稅務(wù)、金融、質(zhì)量認(rèn)證等部門關(guān)于企業(yè)經(jīng)營、納稅、貸款產(chǎn)品質(zhì)量等記錄以及來自客戶或消費(fèi)者的評價。
從具體內(nèi)涵看，主要包括企業(yè)資本信用檔案、商業(yè)信用檔案、管理信用檔案等三個方面的內(nèi)容。第一，企業(yè)資本信用檔案，主要指企業(yè)按照公司章程的規(guī)定繳納投資款，按期歸還各種借款本息，按公司章程向投資者分配股利；企業(yè)的貸款記錄，貸款方式、作用，還款情況；擔(dān)保單位、金額、期限等情況記錄等。第二，商業(yè)信用檔案，主要指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中不生產(chǎn)銷售假冒偽劣產(chǎn)品，不進(jìn)行商業(yè)欺詐，按時向購貨方供貨，以及產(chǎn)品質(zhì)量記錄，產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、狀況等。第三，管理信用檔案，主要指企業(yè)向外提供真實(shí)合法的財務(wù)會計報告，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)合同、協(xié)議，按期交稅等記錄。[3]
3 工商企業(yè)信用檔案管理體系建設(shè)的具體舉措
3.1 加大宣傳力度，重視工商企業(yè)信用檔案的建設(shè)。工商企業(yè)作為經(jīng)濟(jì)實(shí)體，應(yīng)該更加重視信用問題。只有充分在思想上重視，轉(zhuǎn)變單純追求經(jīng)濟(jì)利益、無視信用的落后觀念，才能在目前的市場競爭中占據(jù)有利地位，形成規(guī)范的企業(yè)信用檔案體系，達(dá)到國家強(qiáng)調(diào)的可持續(xù)發(fā)展要求。企業(yè)信用檔案體系建設(shè)既是一項(xiàng)長期而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，又是一項(xiàng)當(dāng)前亟待加強(qiáng)的重要工作。各企業(yè)要高度重視企業(yè)信用檔案的建立工作，切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，指定專門的職能部門和人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，做到科學(xué)籌劃，精心組織，以推動企業(yè)信用體系建設(shè)的規(guī)范有序進(jìn)行。現(xiàn)階段，我國企業(yè)的信用檔案意識淡薄，不利于企業(yè)發(fā)展，所以，我們要通過企業(yè)報刊、宣傳欄、各種會議和培訓(xùn)，加強(qiáng)宣傳，營造重信用、講信用、守信用的輿論氛圍。努力增強(qiáng)職工的“信用檔案”意識，促使企業(yè)珍惜自己的信用記錄，這也是建立企業(yè)信用檔案的基礎(chǔ)和切入點(diǎn)。[4]
3.2 工商企業(yè)信用檔案可與業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一管理，做到及時更新和完善。收集是檔案工作的首要環(huán)節(jié)。由于信用檔案的來源廣泛，它不完全由企業(yè)自主產(chǎn)生，因而一定要把好“收集關(guān)”，收集時要注意以下幾個方面：1.注意內(nèi)部收集與外部收集相結(jié)合，使來自政府管理機(jī)關(guān)、銀行、稅務(wù)、審計等外部生成的信用檔案不至于流失；2.注意集中收集和隨時收集相結(jié)合，強(qiáng)調(diào)隨時收集；3.注意專職檔案員和兼職檔案員相結(jié)合，特別注意發(fā)揮企業(yè)兼職檔案員的作用。
3.3 完善規(guī)章制度，建立工商企業(yè)信用檔案管理制度。建立工商企業(yè)信用檔案，首先要建立企業(yè)信用檔案的管理制度，以此促進(jìn)企業(yè)信用檔案有序管理和依法移交。制度制定要在國家有關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，對信用檔案管理原則、信用檔案的形成和歸檔、信用檔案的開發(fā)、信用檔案的利用等作出規(guī)定。培育良好市場信用體系的核心是要建立使守信者得利、失信者受罰的制約機(jī)制，確保契約主體權(quán)利不受侵害。各有關(guān)企業(yè)要按照建立企業(yè)信用檔案的要求，建立和完善相關(guān)的規(guī)章制度，為企業(yè)信用檔案建設(shè)提供制度保障。
3.4 工商企業(yè)信用檔案的安全維護(hù)。工商企業(yè)信用檔案中，有些內(nèi)容涉及商業(yè)秘密和國家安全法保護(hù)范疇，因此在提供信用檔案利用時，注意保護(hù)好商業(yè)秘密和國家安全利益。只有經(jīng)過授權(quán)的機(jī)構(gòu)，才可以利用信用檔案，同時，根據(jù)各個授權(quán)機(jī)構(gòu)的不同權(quán)限和特定需求，提供不同內(nèi)容層次的信用檔案。要在保護(hù)好隱私權(quán)的前提下，開發(fā)利用好企業(yè)信用檔案信息。企業(yè)信用檔案建立后就要依照法律的各項(xiàng)規(guī)定合理公開。當(dāng)前，企業(yè)信用檔案的利用過程中公眾最主要的疑問聚集在企業(yè)信用檔案利用是否會侵犯隱私權(quán)。企業(yè)信用檔案中披露的信息主要是針對企業(yè)的財務(wù)收入信息和名譽(yù)內(nèi)容，記錄企業(yè)的優(yōu)良行為和不良行為，而這些信息通常被人們視為隱私不愿意公開，我們有必要弄清楚隱私權(quán)的法律規(guī)定，根據(jù)法律規(guī)定合理披露企業(yè)信用檔案，在保護(hù)好隱私權(quán)的前提下，最大限度地發(fā)揮企業(yè)信用檔案應(yīng)有的作用。 [本文由WWw.dYlW.nEt提供，第 一專業(yè)檔案管理論文，歡迎光臨dYLW.neT]
參考文獻(xiàn)：
[1]夏鳳娟，白爽.對加強(qiáng)民營企業(yè)信用檔案管理工作的思考[J].黑龍江史志，2008（2）.
一、信息化時代的獨(dú)特需求
社會信息化的發(fā)展就像雙刃劍，既為社會其他領(lǐng)域的發(fā)展提供了機(jī)遇，同時也帶來了一些挑戰(zhàn)。我國信息化的技術(shù)基礎(chǔ)有相當(dāng)一部分來源于國外引入，并非本土自然發(fā)展而成，因此為之后的深入發(fā)展埋下隱患。就短期來看，信息化過程中帶來的挑戰(zhàn)主要體現(xiàn)在三大方面：第一，當(dāng)今社會是一個信息爆炸的時代，正確的、錯誤的、簡單的、復(fù)雜的各種信息混合在一起，加大了人們辨識區(qū)分有效信息的難度。龐大的信息量本來就使人頭昏腦脹，對于龐大的信息還要進(jìn)行甄別則更為頭痛。第二，信息的交互性進(jìn)一步增大了管理難度。信息數(shù)目和信息正誤是選取信息的第一步操作，而有關(guān)信息的第二步操作是探究信息之間的關(guān)系。在現(xiàn)實(shí)生活中，只選取信息是不夠的，因?yàn)楦鞣N信息之間存在著廣泛性聯(lián)系，就如同在構(gòu)建計量經(jīng)濟(jì)模型中也要檢驗(yàn)解釋變量之間的多重共線性一樣，我們在實(shí)際生活的方方面面也要考慮到信息的交互性。第三，這也是現(xiàn)實(shí)節(jié)奏加快的要求。信息化的產(chǎn)生和發(fā)展加快了人們的生活節(jié)奏，人們逐漸形成一種共識，就是追求高效便捷的處理方式。然而信息化雖引發(fā)了這一需求，但由于我國信息化發(fā)展不足，很多時候并不能滿足這一需求。
在此基礎(chǔ)上分析信息化中我國服務(wù)主導(dǎo)型圖書館用戶檔案管理的制約因素：數(shù)字化進(jìn)程緩慢、資源閑置浪費(fèi)、分類體系混亂、思想意識淡薄等。[1]這與信息化進(jìn)程中存在的問題基本對照。數(shù)字化進(jìn)程緩慢，換種說法就是指我國當(dāng)前的相關(guān)技術(shù)不完善普及度不高，這既與我國大量從國外引入、本土技術(shù)薄弱的歷史有關(guān)，又反映出信息作為一種特殊資源具有其它資源難以企及的復(fù)雜度。資源的閑置浪費(fèi)主要由龐大的信息量引起，在當(dāng)前圖書館用戶檔案管理特別是人工管理中，面對龐大的信息管理人員很容易把一些不常用到的資源邊緣化從而減少工作負(fù)擔(dān)。而對于圖書館和用戶來說，有些潛在的需求資源就這么被閑置，得不到充分利用。我國服務(wù)主導(dǎo)型圖書館用戶檔案管理中分類體系混亂主要由信息的交互性引起。各種信息之間存在著廣泛性聯(lián)系，人們很難做出明確的界定。與此同時，不同的人對于同一本書的認(rèn)定也會有所不同，因此，管理人員想要綜合所有用戶的意見對資源作出明確分類是不現(xiàn)實(shí)的。我國服務(wù)主導(dǎo)型圖書館用戶檔案管理的第四個制約因素某種程度上正是源于前三個因素，管理的難度使部分管理人員安于現(xiàn)狀，不積極尋求解決方案，反而認(rèn)為圖書館管理工作無關(guān)緊要。
二、服務(wù)主導(dǎo)型圖書館
服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的制度建設(shè)是緊扣核心理念層層鋪展開來的。其中，用戶檔案管理制度是其他一切制度的基礎(chǔ)。因?yàn)?，服?wù)主導(dǎo)型圖書館是“以用戶為中心”，圖書館用戶檔案是圖書館用戶的一切相關(guān)資料，包括姓名、性別等基本信息，也包括出入記錄、借閱記錄和使用資源記錄等。[2]服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的制度建設(shè)應(yīng)著力于解決當(dāng)前圖書館用戶管理工作中存在的問題。上文中提到數(shù)字化進(jìn)程緩慢，換種說法就是指我國當(dāng)前的相關(guān)技術(shù)不完善普及度不高，所以相關(guān)部門在制度中應(yīng)明確規(guī)定出用于圖書館用戶檔案系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)費(fèi)開支。有了經(jīng)費(fèi)作為保障，圖書館才能與時俱進(jìn)地更新信息系統(tǒng)，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。如果這一點(diǎn)做好了，那么我國服務(wù)主導(dǎo)型圖書館建設(shè)中的資源閑置浪費(fèi)問題迎刃而解。只要登入系統(tǒng)，鍵入搜索書目，有關(guān)該書目的相關(guān)書籍都一一呈現(xiàn)。人員搜索也是如此。服務(wù)主導(dǎo)型圖書館用戶檔案中的分類體系混亂，不僅包括書目，還包括用戶級別。這一問題應(yīng)該主要依靠完善制度建設(shè)來解決，服務(wù)主導(dǎo)型圖書館應(yīng)在廣泛收集用戶意見的基礎(chǔ)上擬定合理的用戶檔案制度規(guī)定，這樣才能令行禁止、有條不紊，收到令人滿意的效果。我國服務(wù)主導(dǎo)型圖書館用戶檔案管理的第四個制約因素某種程度上正是源于前三個因素，管理人員的思想意識淡薄一方面要著力解決前三個問題，為管理人員的監(jiān)督管理打下的良好基礎(chǔ)；另一方面要加強(qiáng)相關(guān)宣傳教育，肯定用戶檔案管理對服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的重要意義，也肯定用戶檔案管理對用戶獲得完美需求體驗(yàn)的重要性。
三、用戶檔案管理
創(chuàng)新和發(fā)展向來離不開客觀環(huán)境，服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的用戶檔案管理也是如此。創(chuàng)新和發(fā)展總是從社會提供的各種要素中抉擇出先進(jìn)的活躍的因素，進(jìn)而逐步替代掉那些陳舊的落后的因素。信息化時代為服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的構(gòu)建提供了物質(zhì)技術(shù)保障，服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的建設(shè)正是為其用戶檔案管理體系的革新提供了機(jī)遇。[3]從范疇來看，三者呈現(xiàn)出層層遞進(jìn)的關(guān)系，用戶檔案管理體系隸屬于服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的基礎(chǔ)建設(shè)，而服務(wù)主導(dǎo)型圖書館又囊括于信息化時代大背景中。而逆向來看，信息化時代背景是推動服務(wù)主導(dǎo)型圖書館建設(shè)的洪流，而服務(wù)主導(dǎo)型圖書館客觀上要求高效的用戶檔案管理體系。
首先，與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，結(jié)合當(dāng)前時代背景，服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的用戶檔案管理區(qū)別于之前的人工管理。以信息系統(tǒng)為核心構(gòu)建用戶檔案管理體系是服務(wù)主導(dǎo)型圖書館最突出的特點(diǎn)。在以往的用戶檔案人工管理中暴露出很多問題，比如管理人員的登記錯誤或記憶錯誤，再比如業(yè)務(wù)繁忙時人工登記的緩慢低效，等等。相比之下，信息系統(tǒng)能夠很好地解決這些問題，信息系統(tǒng)以嚴(yán)格精密的計算機(jī)為基礎(chǔ)，不僅能夠在很短時間內(nèi)快速處理大量數(shù)據(jù)，而且遵照既定程序運(yùn)行使其失誤的風(fēng)險被控制在極低的范圍。正是由于信息系統(tǒng)的強(qiáng)大優(yōu)越性，我國很多高校圖書館都已經(jīng)開始使用這種圖書館用戶登錄和使用模式。
其次，服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的理念要求圖書館在用戶檔案管理過程中不僅要滿足多數(shù)用戶的基本需求，而且應(yīng)體現(xiàn)多元化因素、滿足用戶的差異化需求。從用戶檔案設(shè)計來說，圖書館的信息系統(tǒng)在包括用戶基本信息的同時也應(yīng)該設(shè)置一些可選信息。借助可選信息，圖書館能夠構(gòu)建豐滿的用戶需求模型，深入了解到用戶的多樣性偏好，然后根據(jù)不同用戶的特質(zhì)能夠貼心高效地給出用戶滿意的建議和服務(wù)。
引 言
教學(xué)檔案是指在教學(xué)、科研以及教學(xué)管理等工作中直接形成的、具有保存價值的各種形式的文件資料。它全面地反映了高校教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等工作的全貌，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志，也是學(xué)校教學(xué)評估的重要內(nèi)容之一。教研室作為學(xué)校教學(xué)與科研的基層組織，其教學(xué)檔案是反映教學(xué)思想、教學(xué)管理與實(shí)踐、教學(xué)改革與研究等教學(xué)相關(guān)活動的第一手資料，具有獨(dú)特的地位和作用。隨著高等教育改革的不斷深入，以及國家和各級政府對教學(xué)質(zhì)量評估工作的重視，各高校對基層教研室檔案的建設(shè)也越來越重視。但是，由于歷史遺留和時展的原因，高校專業(yè)教研室層次的教學(xué)檔案建設(shè)存在一些共性的問題，嚴(yán)重制約了其效用的發(fā)揮。為了進(jìn)一步規(guī)范教研室教學(xué)檔案管理工作，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)管理、教學(xué)改革與建設(shè)中的作用，必須在全面分析問題成因的基礎(chǔ)上，制訂和完善相應(yīng)的管理措施，建立起比較完備的教學(xué)檔案管理體系，也為正在實(shí)施的專業(yè)課一體化教學(xué)提供重要的保障。
教學(xué)檔案存在的主要問題
從筆者調(diào)研的情況來看，高校教研室檔案在建設(shè)方法、建設(shè)內(nèi)容、管理制度和效用發(fā)揮方面均存在許多亟需解決的問題。
1.教研室檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待于進(jìn)一步提高，教學(xué)檔案的建設(shè)方法有待于進(jìn)一步改進(jìn)
教研室作為學(xué)校最基本的教學(xué)單位，一般并沒有專職的檔案管理人員，所有的檔案建設(shè)和管理工作均是由沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的普通教員承擔(dān)。因此，在檔案建設(shè)和管理的具體工作中，往往在材料收集、分類編目、保管維護(hù)等方面存在著隨機(jī)性、非科學(xué)性、非專業(yè)化的特征。另一方面，很多教研室雖然平時開展了大量的工作，但由于沒有一個明確的教學(xué)檔案建設(shè)方案，許多經(jīng)驗(yàn)沒有總結(jié)提煉，許多資料沒有以妥善的形式進(jìn)行分類管理，時間久了，很多重要的資料遺失，許多好的經(jīng)驗(yàn)沒有得到傳承和推廣；同時，由于缺乏專業(yè)的管理、分類編目以及專人管理，在需要資料時，往往難以找到，從而使教學(xué)檔案的利用功能大打折扣。
2.教學(xué)檔案的內(nèi)容不齊全，不規(guī)范
由于教研室檔案管理普遍起步較晚，制度不夠健全，檔案建設(shè)的內(nèi)容不明確，造成一些歸檔材料無章可循，從而導(dǎo)致檔案材料內(nèi)容不齊全，缺乏規(guī)范性和整體性。
3.教學(xué)檔案的管理制度不夠健全，管理方法和管理手段比較落后
首先，多數(shù)教研室的教學(xué)檔案是教員兼職管理，教員既承擔(dān)著艱巨的教學(xué)任務(wù)，又有科研的壓力，能夠用在檔案管理上的時間非常少，加上教研室一般沒有明確的檔案管理制度，從而造成檔案的管理比較混亂。其次，多數(shù)教研室的檔案管理還采用比較原始的手工操作方法，主要以紙質(zhì)的形式進(jìn)行檔案的收集和歸檔，還未將比較先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)引入到檔案管理中，嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。此外，一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理存在誤區(qū)，對檔案工作的重視不夠，資金投入不到位，也是造成檔案管理比較落后的原因。
4.教學(xué)檔案的利用率比較低，服務(wù)教學(xué)的功能沒有得到充分發(fā)揮
在實(shí)際的工作中，檔案管理人員更加注重檔案的完整性，以檔案的完好保存作為終極目標(biāo)。因此，他們特別注重保護(hù)檔案不受損壞，對合理利用檔案考慮得較少。這也就造成了檔案借閱比較困難，甚至一般人員根本無法借閱。據(jù)統(tǒng)計，高校檔案的利用率一般在20%以下。
為了進(jìn)一步規(guī)范教研室的教學(xué)檔案管理，充分發(fā)揮其在教學(xué)管理、教學(xué)改革、教學(xué)研究和學(xué)科評估等各項(xiàng)工作中的作用，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，筆者結(jié)合自己的工作實(shí)際和體會，從教研室教學(xué)檔案建立的方法、教學(xué)檔案應(yīng)涵蓋的內(nèi)容、教學(xué)檔案的管理制度和教學(xué)檔案利用價值最大化的途徑等幾個方面進(jìn)行探討，希望能夠?yàn)榻⑵鸨容^完備的教研室教學(xué)檔案管理體系提供一些有益的建議。
教學(xué)檔案管理體系建設(shè)的若干問題
1.教學(xué)檔案建立的方法與途徑
由于教學(xué)檔案建設(shè)工作量非常大、過程繁雜，要確保教研室教學(xué)檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，就必須尋找行之有效的建設(shè)方法。根據(jù)筆者多年從事教學(xué)管理的經(jīng)驗(yàn)體會，我們認(rèn)為應(yīng)采用以下措施，以保證教研室教學(xué)檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。（1）強(qiáng)化全體教員的檔案意識，全員建檔。由于教研室沒有必要也不可能設(shè)立專職的檔案管理人員，這就要求在檔案建設(shè)的過程中充分調(diào)動全體人員的積極性。教研室要把檔案建設(shè)列入教研室工作計劃，員思想，讓教員認(rèn)識到教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用是教學(xué)工作的重要組成部分，是每個教員的義務(wù)。（2）結(jié)合教研室的實(shí)際，制訂合理的規(guī)章制度，使得教學(xué)檔案的收集、整理、保存和歸檔有章可循。有條件的可以建立專門的檔案室對教學(xué)檔案進(jìn)行保存。（3）堅持檔案材料的及時歸檔，確保教學(xué)檔案的實(shí)時更新。設(shè)立時間節(jié)點(diǎn)制度，每周由值班員負(fù)責(zé)收集整理各位教師本周內(nèi)的工作，交檔案員分類保存。
2.教學(xué)檔案的建設(shè)內(nèi)容
為了最大限度地符合教學(xué)規(guī)律和教學(xué)管理的需要，在調(diào)研一些高校做法的基礎(chǔ)上，我們認(rèn)為教研室教學(xué)檔案的內(nèi)容應(yīng)該主要包括：①綜合性文件；②師資培養(yǎng)；③專業(yè)與課程建設(shè)；④教學(xué)條件與利用情況；⑤教學(xué)管理和質(zhì)量資料；⑥特色類材料。同時，為了保證教學(xué)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和連續(xù)性，還應(yīng)該配備教學(xué)檔案的相關(guān)目錄和保存時間。
3.教學(xué)檔案的管理制度
為了更好地發(fā)揮教研室教學(xué)檔案的作用，就必須從檔案建設(shè)的觀念、管理措施和管理制度等方面加強(qiáng)建設(shè)。事實(shí)上，完善教研室的檔案管理制度，加強(qiáng)教研室的教學(xué)檔案管理，是高校的重要基礎(chǔ)建設(shè)之一，也是加強(qiáng)高校管理、深化教學(xué)改革的重要體現(xiàn)。筆者在調(diào)研院系有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合教研室的實(shí)際情況，認(rèn)為應(yīng)從以下幾個方面加強(qiáng)教研室的教學(xué)檔案管理：（1）建立教學(xué)檔案管理責(zé)任人制度。根據(jù)教研室的實(shí)際情況，教研室主任應(yīng)為教研室教學(xué)檔案的責(zé)任人，同時明確一名教員擔(dān)任兼職檔案員，負(fù)責(zé)做好以下各個方面的工作。一是做好本教研室教學(xué)文件材料的收集工作；二是將收集的材料定期組卷裝訂，進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化處理；三是做好平時的保管工作，對教員借用檔案材料作好登記，并注意按時催繳歸還。（2）實(shí)行教學(xué)檔案定期檢查制度，形成規(guī)范教學(xué)檔案管理的長效機(jī)制。教研室每學(xué)期對現(xiàn)有的檔案材料進(jìn)行一次集中整理、分類歸檔，然后由系和學(xué)校組織兩個層面的專項(xiàng)檢查，提出整改意見，教研室按照意見進(jìn)行整改，做到“以檢促建，以檢促改，檢建結(jié)合，重在建設(shè)”。（3）實(shí)行檔案員定期培訓(xùn)制度，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。由于教研室沒有專門的檔案管理員，檔案的收集和管理方面往往存在非專業(yè)性、非科學(xué)性的特征。因此，檔案管理員要不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，不斷學(xué)習(xí)與現(xiàn)代檔案管理相關(guān)的理論、技術(shù)和方法，以提高教學(xué)檔案的利用價值。另外，高校教研室教學(xué)檔案有其自身的特點(diǎn)，檔案管理員要解放思想、更新觀念，不斷尋求高校教學(xué)檔案與一般檔案的異同，同時針對這種特點(diǎn)尋求適合教研室檔案管理的新方法和途徑。
4.教學(xué)檔案的作用最大化途徑
建立教學(xué)檔案的目的是充分利用教學(xué)檔案，為各類教學(xué)活動服務(wù)，提高教學(xué)水平。教學(xué)檔案利用程度的高低，關(guān)鍵在于能否制訂一套合適的方案，便于教學(xué)檔案的查閱使用。筆者認(rèn)為，在實(shí)際工作中應(yīng)采取以下措施，以發(fā)揮檔案資源的應(yīng)有價值。一是要提高教學(xué)檔案建設(shè)的信息化水平。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，檔案建設(shè)也要與時俱進(jìn)，充分發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的作用。在重視傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的同時，逐步加強(qiáng)電子檔案的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化和網(wǎng)絡(luò)化。二是要在檔案管理中，充分體現(xiàn)“以人為本”的思想。在不破壞檔案的保密性和完整性的同時，對盡可能多的人員進(jìn)行開放。同時要根據(jù)不同人員的具體需求，制訂有針對性的開發(fā)計劃以及查閱、借閱相關(guān)制度，提高借閱人的利用效率。三是檔案管理人員要“走出去”，及時有效地利用反饋信息。分析借閱人的反饋信息并加以整改，是提高檔案利用價值的有效手段。因此，檔案員要及時主動地了解教學(xué)檔案的使用效果，對反饋回來的信息進(jìn)行分析研究，及時發(fā)現(xiàn)存在的不足并加以改進(jìn)。
結(jié) 語
總之，建立教研室的教學(xué)檔案一體化管理體系，目的是為了使教學(xué)檔案更加全面、及時、準(zhǔn)確地反映各項(xiàng)教學(xué)活動，更好地為教學(xué)科研服務(wù)，為提高人才培養(yǎng)質(zhì)量服務(wù)。為此，必須不斷創(chuàng)造性地發(fā)展教學(xué)檔案管理體系，使之成為一種與時俱進(jìn)的力量，在服務(wù)教學(xué)的過程中不斷煥發(fā)出新的活力。
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二、當(dāng)前我國檔案安全管理存在的問題分析
1.檔案安全管理制度不夠完善
當(dāng)前我國檔案安全管理工作方面的制度體系建設(shè)相對較為薄弱，造成了整個檔案安全管理工作的前提基礎(chǔ)不牢靠。特別是針對檔案資料的收集整理以及安全應(yīng)急管理制度不夠健全，導(dǎo)致在檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)檔案遺失、信息丟失或失效等檔案管理安全事故問題的發(fā)生。
2.檔案管理安全保障技術(shù)水平不高
當(dāng)前信息化時代檔案管理工作早已經(jīng)步入了以數(shù)字檔案為主體、數(shù)字紙質(zhì)檔案并存的時代，對檔案安全管理工作的要求也越來越高。然而一些單位的檔案安全管理保障技術(shù)水平不高，檔案資料的安全完整性很容易受到威脅，一些的核心檔案資料甚至出現(xiàn)泄露問題。
3.檔案安全管理專業(yè)技術(shù)人才較少
檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)復(fù)雜的工作，對于檔案管理工作人員的專業(yè)能力、安全意識、學(xué)習(xí)能力等普遍要求較高，但是目前我國很多單位的檔案管理工作人員隊(duì)伍力量不足、素質(zhì)不高，而且普遍缺乏檔案管理安全意識，再加上沒有必要的教育培訓(xùn)，制約了檔案安全管理工作的有效開展。
三、優(yōu)化檔案管理安全體系建設(shè)的措施
1.完善檔案安全管理保障制度建設(shè)
在檔案安全管理規(guī)章制度建設(shè)上，首先，應(yīng)該建立科學(xué)的檔案資料收集制度，特別是全面利用前端控制理論，加強(qiáng)檔案部門與業(yè)務(wù)部門之間的溝通，對不同檔案資料的重要性、歸檔保存要求等進(jìn)行明確，合理分級確定不同的安全管理措施。其次，檔案管理部門應(yīng)該強(qiáng)化檔案安全保管制度的建設(shè)，為所有檔案建立全宗、檔號，并編制好檔案檢索查詢目錄，全面掌握所有的檔案資料；同時，對所有的檔案資料進(jìn)行定期檢查，確保檔案載體的安全性，尤其是對于電子檔案載體，必須設(shè)置相應(yīng)的防磁化、防復(fù)制保護(hù)技術(shù)。第三，建立有效的檔案管理安全應(yīng)急制度，重點(diǎn)是針對檔案管理工作建立相應(yīng)的安全預(yù)警機(jī)制以及損壞檔案資料的恢復(fù)工作，以確保檔案資料的安全可靠。
2.提高檔案安全管理技術(shù)保障水平
對于檔案安全管理技術(shù)保障水平的提升，重點(diǎn)應(yīng)該針對當(dāng)前信息化、數(shù)字化的特點(diǎn)，合理的確定各種安全管理方案。首先，在檔案的安全管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上，應(yīng)該嚴(yán)格按照國家檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，對檔案館的庫房、機(jī)房等進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，避免檔案資料受到各種物理、化學(xué)或者是生物災(zāi)害的影響。其次，重點(diǎn)加強(qiáng)對電子檔案的安全保障管理，對于一些涉及保密需要的檔案資料，必須采取防擴(kuò)散加密技術(shù)進(jìn)行處理，同時對于一些重要的數(shù)字檔案必須建立自動備份以及異地備份技術(shù)，并加強(qiáng)對防火墻技術(shù)、安全檢測技術(shù)、虛擬網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的運(yùn)用，以確保檔案資料的安全可靠。第三，應(yīng)該加強(qiáng)對檔案安全修復(fù)技術(shù)的研究應(yīng)用，對于一些有損壞的檔案資料及時制定檔案修復(fù)技術(shù)，或者是與外部修復(fù)服務(wù)商合作，提高企業(yè)的整體檔案安全管理水平。
3.加強(qiáng)檔案安全管理人才隊(duì)伍的建設(shè)
在檔案安全管理工作的實(shí)施上，一支合格的檔案管理工作隊(duì)伍是基本的要求。首先，在檔案管理工作人員的引進(jìn)選拔上，應(yīng)該盡可能的引進(jìn)高層次、創(chuàng)新能力強(qiáng)的人才充實(shí)到檔案安全管理工作中。其次，應(yīng)該重點(diǎn)加強(qiáng)對檔案管理工作人員的綜合能力教育培訓(xùn)，除了必要的檔案管理知識以外，還應(yīng)該加強(qiáng)檔案安全管理理念以及計算機(jī)技術(shù)的教育培訓(xùn)，使其既可以準(zhǔn)確的掌握檔案管理工作的程序以及安全管理要求，同時也可以有效運(yùn)用各種信息化手段提高檔案管理工作效率。
4.提高檔案資料的保密管理水平
在檔案的安全管理工作中，保密工作是一項(xiàng)非常重要的安全管理要求。對于保密管理，首先應(yīng)該根據(jù)檔案資料的不同性質(zhì)，準(zhǔn)確的確定檔案資料的保密等級以及使用權(quán)限，嚴(yán)格進(jìn)行權(quán)限的控制管理。其次，在這些檔案資料的管理過程中，應(yīng)該嚴(yán)格控制檔案資料的傳輸和復(fù)制，尤其是加強(qiáng)對各種照相機(jī)、錄像機(jī)、智能手機(jī)使用的控制，以免資料泄露造成檔案管理安全事故。
