序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇文書檔案管理論文范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

藝術(shù)檔案通過傳播群眾文化藝術(shù)來體現(xiàn)其在保存和傳播過程中的價值和作用。如果文化藝術(shù)能得到廣大群眾的好評，那么就能有效地促進和提高文化藝術(shù)的生命延續(xù)，能使這項有著良好影響的藝術(shù)活動繼續(xù)傳承下去，對以后藝術(shù)的發(fā)展有著重要的推動作用。

（二）藝術(shù)檔案對發(fā)展藝術(shù)事業(yè)有重要作用

藝術(shù)檔案中記錄著豐富的藝術(shù)活動資料，通過藝術(shù)檔案的查閱和學(xué)習(xí)，藝術(shù)工作人員能對藝術(shù)思想進行創(chuàng)新，創(chuàng)造出更符合傳播群眾藝術(shù)文化的藝術(shù)活動，促進藝術(shù)事業(yè)的不斷發(fā)展，提高藝術(shù)人員的專業(yè)技能和創(chuàng)新思維，使他們能創(chuàng)造出更好的文藝作品。

二、加強藝術(shù)檔案管理工作的措施

篇（2）

二、充分認(rèn)識促進文化藝術(shù)檔案事業(yè)發(fā)展的重要意義

發(fā)展文化藝術(shù)檔案事業(yè)，有利于將文化藝術(shù)活動各領(lǐng)域中形成的有保存價值的不同載體的文化藝術(shù)檔案得到有效的管理和保護，并得以傳承和發(fā)揚。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集、整理、保護好文化藝術(shù)檔案資料，是提升文化單位整體管理水平、維護自身利益及文化事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保證和重要資源。這就需要我們文化藝術(shù)檔案工作者要更加自覺地認(rèn)識文化藝術(shù)檔案在促進文化大發(fā)展大繁榮中的地位和作用，認(rèn)識文化藝術(shù)檔案所面臨的形勢、任務(wù)和文化藝術(shù)檔案工作者的責(zé)任，認(rèn)識文化藝術(shù)檔案的發(fā)展規(guī)律，更加主動地推動文化藝術(shù)檔案工作在新的起點上加快發(fā)展。

三、切實增強做好新時期文化藝術(shù)檔案工作的責(zé)任感和使命感

文化藝術(shù)檔案工作是文化事業(yè)的一項重要基礎(chǔ)性工作,文化藝術(shù)檔案的憑證和法律作用是其他材料不可取代的，沒有文化藝術(shù)檔案，文化工作的基礎(chǔ)就不牢靠，文化藝術(shù)活動的經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展就會受到影響。抓好文化藝術(shù)檔案建設(shè)與管理,是保存、傳承和發(fā)展優(yōu)秀文化遺產(chǎn)的重要內(nèi)容和具體體現(xiàn)，是一項為子孫后代積累寶貴的文化遺產(chǎn)，“功在當(dāng)代、利在千秋”的事業(yè)。文化藝術(shù)檔案作為文化單位在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項文化藝術(shù)活動中形成的有保存價值的文件材料，是文化單位改革與發(fā)展的真實記錄，是文化單位的重要資產(chǎn)和信息資源，是今后研究總結(jié)文化藝術(shù)改革發(fā)展工作不可缺少的重要檔案資料。所以，我們各級文化藝術(shù)檔案工作者應(yīng)進一步增強做好文化藝術(shù)檔案工作的責(zé)任感和使命感，認(rèn)真貫徹落實《文化建設(shè)“十二”規(guī)劃》關(guān)于加強藝術(shù)檔案工作有關(guān)要求，強化管理，完善規(guī)章制度，抓好隊伍建設(shè)，加強資源整合，改善服務(wù)，下大力氣解決工作中存在的不足，全面、扎實地推進文化藝術(shù)檔案事業(yè)健康發(fā)展。

篇（3）

2圖書檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)

一是系統(tǒng)版權(quán)界面的設(shè)計：系統(tǒng)將Windows界面風(fēng)格的設(shè)計方法給應(yīng)用了進來，在啟動時，系統(tǒng)采用的是splash效果，會有一個信息提示窗體出現(xiàn)，將軟件的版本號以及軟件開發(fā)者等信息顯示出來，在初始界面的頂層設(shè)置窗體，同時設(shè)計了標(biāo)簽、圖片框以及計時器等，有著較為優(yōu)美的界面，與普通軟件的編寫風(fēng)格較為符合。

二是普通用戶使用界面的設(shè)計：因為圖書檔案管理工作比較的重要，用戶如果沒有權(quán)限，那么只能查詢圖書，借書、還書等工作是無法實現(xiàn)的，可以更加科學(xué)方便的進行管理和操作。讀者進入到系統(tǒng)界面之后，所擁有的功能是一個部分，比如查詢圖書、打印結(jié)果預(yù)覽等等。

三是管理員登陸界面設(shè)計：結(jié)束了splash界面之后，圖書信息管理系統(tǒng)的初始界面就出現(xiàn)了，在這個時候，查詢功能以及登陸功能都可以實現(xiàn)，只有登陸之后，系統(tǒng)的全部功能方可以獲取到。要想將登陸窗體打開，就需要借助于工具欄或文件菜單中的登陸選項來實現(xiàn)。在設(shè)計登陸窗體時，將命令按鈕、組合框以及標(biāo)簽等應(yīng)用了進來，操作人員將用戶名以及密碼輸入進來之后，就可以進入到系統(tǒng)主界面，系統(tǒng)的全部功能都可以實現(xiàn)。采用的是屏蔽形式的密碼框，以此來促使系統(tǒng)安全得到保證。確定按鈕集中了登陸窗體的主要功能，要想實現(xiàn)它的功能，管理員只需要將用戶名和密碼給正確輸入進來即可，如果用戶沒有權(quán)限，那么登陸工作就無法實現(xiàn)。用戶有三次機會來對用戶名和密碼進行輸入，如果錯誤出現(xiàn)，系統(tǒng)將會提示信息框，避免系統(tǒng)密碼被解碼器所破解，連續(xù)三次錯誤，登陸窗體將不會再次出現(xiàn)。

四是圖書查詢：圖書查詢是系統(tǒng)非常重要的一項功能，它需要連接數(shù)據(jù)庫。在處理相關(guān)數(shù)據(jù)信息時，比如查詢方面，將SQL語言以及數(shù)據(jù)訪問對象給應(yīng)用了過來。在查詢的過程中，結(jié)合系統(tǒng)需求，讀者和管理人員結(jié)合實際需求，來對不同的查詢方式進行選擇，在對所借的圖書信息進行查詢時，可以通過四個選項，分別是書號、書名以及作者和出版社等。在本界面中，將組合框應(yīng)用了過來，借閱者可以對查詢途徑進行選擇，將查詢內(nèi)容輸入到文本框中，將查詢命令按鈕單擊下去，查找到的圖書信息就會被顯示于控件中。

五是圖書借閱：借書功能就是由本模塊所實現(xiàn)的，讀者借到圖書后，系統(tǒng)就會將消息框彈出來，將成功借閱圖書的信息給顯示出來，然后修改數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)數(shù)據(jù)。本功能模塊可以分為兩個部分，首先是用戶信息，指的是需要將借閱者的借書證號、性別以及姓名等詳細(xì)信息輸入進來；其次是新借圖書，需要輸入新書書號以及借書日期等詳細(xì)內(nèi)容，確定之后，用戶就可以對圖書成功借閱，并且本用戶借到的圖書也可以被顯示于控件中，彈出相應(yīng)的消息框，提示用戶已經(jīng)成功借閱了圖書。

六是新圖書錄入：新圖書錄入也是需要重視的一個方面，只有在數(shù)據(jù)庫中儲存新的圖書，在以后的圖書借閱過程中，記錄和校對工作方可以順利進行。進入到主界面之后，如果對新書進行了購買，新書錄入模塊就會出現(xiàn)，輸入相關(guān)的信息內(nèi)容即可。

篇（4）

1.1完善檔案信息庫建設(shè)

檔案信息的計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用應(yīng)該進一步完善檔案信息庫，保障檔案信息的有效管理和充分使用。檔案信息庫作為信息資源的載體應(yīng)該進一步完善，針對當(dāng)前檔案信息使用不當(dāng)?shù)膯栴}應(yīng)該對不同的信息進行合理的歸類，確保檔案信息的有效提取。檔案信息庫的建設(shè)中還應(yīng)該包括合理的維護工作，檔案信息庫中的信息由于使用頻繁往往會出現(xiàn)一些問題，因此加強檔案信息庫的維護工作十分必要。檔案管理部門應(yīng)該充分重視和完善檔案信息庫的維護工作，定期對檔案信息進行更新和檢查，確保檔案信息的完整性。檔案信息庫的建設(shè)應(yīng)該始終將如何實現(xiàn)檔案信息的有效服務(wù)作為出發(fā)點，將如何實現(xiàn)檔案信息的最大化利用列入信息庫建設(shè)的考慮因素，保障信息庫建設(shè)能夠充分發(fā)揮其作用，提高檔案信息的有效利用。

1.2要明確案卷概念和明確組卷規(guī)則

過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時代是行不通的。一張光盤可以存貯數(shù)百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，要肯定電子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗內(nèi)檔案分類的產(chǎn)物，但過去組卷要兼顧文件的聯(lián)系和案卷的厚度；因此，應(yīng)該建立更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎(chǔ)和依據(jù)。目前，職能管理在機關(guān)工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄，應(yīng)該反映這種情況。同時，文書立卷也是機關(guān)工作的組成部分，應(yīng)該與之融為一體。

1.3運用先進科學(xué)技術(shù)，應(yīng)用計算機輔助立卷

無淪是電子文件歸檔，還是完成紙質(zhì)文件的立卷工作，都需要一個好的文、檔一體化管理系統(tǒng)。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實現(xiàn)的；另一方面，要利用計算機替代手工操作，提高立卷工作的質(zhì)量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進行電子文件的自動歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機構(gòu)、職能和保管期限表等著錄項數(shù)據(jù)，復(fù)制生成可修改的案卷題名，進行案卷和卷內(nèi)文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號，進行各種立卷統(tǒng)計，打印各種目錄、封皮、統(tǒng)計表和交接文據(jù)等?？梢姍n案信息化服務(wù)與管理水平將隨著信息化時代的快速發(fā)展而不斷提高。

1.4提高檔案管理工作人員的計算機技術(shù)水平

檔案信息管理人員的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平還有待于進一步提高，能夠更好地為檔案管理工作服務(wù)。一方面需要加強檔案信息管理人員的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)工作。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用有效地提高了檔案信息管理的工作效率，有助于提高檔案管理工作的水平。在檔案管理工作人員的計算機網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)中需要進行計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識的講解和實踐操作，確保工作人員能夠熟練掌握計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高檔案工作效率。

篇（5）

二、檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計檔案管理系統(tǒng)

是由不同的動態(tài)網(wǎng)頁所構(gòu)成的，而該系統(tǒng)的各項功能也借助動態(tài)網(wǎng)頁得以實現(xiàn)，檔案管理人員、檔案使用人員以及檔案管理系統(tǒng)和后臺數(shù)據(jù)庫之間的交互，從而實現(xiàn)單位管理與文件管理的功能，而檔案管理人員可以在經(jīng)過身份驗證后對這些檔案進行管理。對檔案進行的管理包括對檔案的添加修改以及刪除。其中添加頁面與修改頁面比較相似，但是修改頁面上的控件已經(jīng)有了初始值，而添加頁面中的數(shù)據(jù)控件默認(rèn)是空值，所以添加、修改頁面可以在同一個頁面中得以實現(xiàn)，在引用比較具體的頁面時的區(qū)分方式是利用URL后的查詢字符串。在對這些檔案數(shù)據(jù)進行操作管理時，也有需要注意的地方，比如在頁面提交前應(yīng)當(dāng)首先進行客戶端的驗證，從而保證提交數(shù)據(jù)的完整性與準(zhǔn)確性，其次為了避免重復(fù)記錄在數(shù)據(jù)提交到服務(wù)器后還要進行服務(wù)器端的驗證。在對數(shù)據(jù)庫中的圖形文件進行處理時也有許多應(yīng)當(dāng)注意的問題，首先是圖形文件的修改，這是文件管理中一個比較難操作的模塊，在對圖形文件進行修改時，我們一定會重新上傳圖片，與此同時也要顯示出原來的圖片，但是此時圖片的大小與數(shù)量尚未確定，可能會是檔案管理系統(tǒng)的頁面出現(xiàn)排序混亂的現(xiàn)象，所以該檔案管理系統(tǒng)中只有刪除圖形文件的功能，沒有修改圖片的功能。而添加圖形文件時也有其比較特殊的部分，即我們無法確定這個文件中具體的圖片數(shù)量，即頁面中無法固定文件上傳控件的數(shù)量，此時我們可以在進入添加圖形文件頁面前先向服務(wù)器提交一個數(shù)據(jù)表明這個文件包括多少圖片，而后服務(wù)器根據(jù)這個數(shù)據(jù)去生成相應(yīng)數(shù)量的文件上傳控件，對于文件上傳我們可以利用程序從提交的數(shù)據(jù)中分離出圖片信息，或者是使用特定的文件上傳組。與此同時還有客戶端的驗證問題，針對這種問題我們也有相應(yīng)的解決方案，那就是利用服務(wù)器端腳本去生成客戶端腳本。在對該系統(tǒng)進行開發(fā)時，我們可以利用MicrosoftVisualInterDev作為系統(tǒng)的開發(fā)工具。該工具可以對某些對象的屬性方法進行自動處理，提高了拼寫的準(zhǔn)確率與編程速度。同時這個工具還能夠?qū)n案中的某些關(guān)鍵詞句進行藍(lán)色加粗顯示，極大地方便了我們的閱讀。在系統(tǒng)完成后，必須應(yīng)經(jīng)過相應(yīng)的測試，模擬實際工作進行測試，保證無問題后可投入運行。

篇（6）

隨著計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展，高速大容量的檔案影像管理系統(tǒng)已經(jīng)日漸普及。綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業(yè)化。下面是編輯老師為大家準(zhǔn)備的試論文書檔案的信息化管理。

計算機具有強大的信息處理能力。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚;分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用計算機軟件之后，文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態(tài)。

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)發(fā)展日新月異，儲存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。

篇（7）

檔案內(nèi)容的變革直接影響了檔案管理的方法，在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理工作人員只需要按照紙質(zhì)檔案的歸檔和保存方式進行檔案管理即可，可以說管理方法是不變的，但是在檔案數(shù)字化管理的過程中，與檔案存儲、檔案安全維護相關(guān)的管理行為需要工作人員能夠熟練操作并解決與計算機使用相關(guān)的問題，而這些技術(shù)又是完全不同的，例如歸檔和調(diào)取在計算機上的路徑截然不同，音頻、視頻與文檔形式的檔案資料整合所需要用到的軟件工具也完全不同。數(shù)字化的檔案管理辦法完全是基于計算機和網(wǎng)絡(luò)使用的，這是檔案管理方法與現(xiàn)代社會主流文化接軌的象征。

（二）檔案管理目的更加多元化

數(shù)字化檔案管理的第三個特征就是檔案管理目的更加多元化。以往的檔案管理主要目的在于通過提供以往工作記錄，協(xié)助單位預(yù)測發(fā)展目標(biāo)，為單位多種決策提供幫助和建議，但不能為普通職員提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，也不能通過檔案管理工作體現(xiàn)單位在同等社會組織中的地位，這主要是由于檔案資料共享和調(diào)取步驟繁瑣造成的檔案管理目的單一。而數(shù)字化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案異地調(diào)取，從網(wǎng)絡(luò)平臺上實現(xiàn)檔案共享亦非難事，這使得“方便個人調(diào)用檔案”、“實現(xiàn)服務(wù)性檔案管理”也成為檔案管理的目的，國家相關(guān)部門亦可通過對各單位檔案的綜合分析得出社會發(fā)展的基本面貌。

二、檔案數(shù)字化管理中容易產(chǎn)生的問題

檔案數(shù)字化管理的多種工作特點使得檔案管理工作面臨著種種問題，致使數(shù)字化檔案管理的進程發(fā)展受到阻礙，數(shù)字化檔案管理的實際效用的發(fā)揮不佳。要使數(shù)字化檔案管理工作在組織中發(fā)揮作用，就必須從發(fā)現(xiàn)管理問題入手進行分析，筆者根據(jù)多年工作經(jīng)驗，總結(jié)目前數(shù)字化檔案管理工作主要的問題包括以下三個方面。

（一）檔案工作人員的職業(yè)能力與數(shù)字化管理需求不匹配

現(xiàn)代檔案管理工作要求檔案管理人員擁有較高的信息技術(shù)知識，能夠妥善處理一些常見的信息文件問題，如及時處理電腦突然死機、硬盤突然崩潰的情況、對與公司機密相關(guān)的文件進行多重加密、定期、高效的對檔案文件進行檢查和整理等。而目前大多數(shù)單位的檔案管理工作人員都存在職業(yè)能力不足的問題，很多檔案管理工作人員年齡偏大，常年工作在傳統(tǒng)檔案管理的模式下，習(xí)慣于紙質(zhì)檔案的管理規(guī)則和辦法，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中能夠出色的完成工作，但對數(shù)字化檔案管理工作的職業(yè)能力水平相當(dāng)?shù)停@導(dǎo)致大多數(shù)檔案管理工作人員對數(shù)字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機操作，十分容易造成檔案的丟失；并且工作人員在管理思想方面還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，認(rèn)為數(shù)字化檔案管理是“沒必要”的，這直接導(dǎo)阻礙了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。

（二）檔案資料的保管過程中的科技風(fēng)險難以避免

在現(xiàn)代化管理手段下，使用信息技術(shù)是檔案管理工作中必須的一個環(huán)節(jié)，而檔案管理中的信息技術(shù)漏洞十分容易導(dǎo)致檔案安全問題。首先，在檔案管理現(xiàn)代化過程中選用的檔案管理軟件本身有可能是開發(fā)不完善的，畢竟應(yīng)用于檔案管理的軟件是近幾年才開發(fā)出來的，軟件的穩(wěn)定性、對病毒甄別的能力都還在研究當(dāng)中，軟件自身的程序問題造成檔案丟失的狀況有可能發(fā)生；其次，員工在調(diào)用檔案的過程中，由于對檔案軟件操作的不熟悉以及對信息類檔案保密的忽視，經(jīng)常有對檔案資料保管不利的情況，例如于對檔案的隨意存放很可能導(dǎo)致檔案信息泄露，在檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^程中可能被盜取等；最后，由于互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)本身的漏洞和計算機編碼技術(shù)的高速發(fā)展，在不具備高級防護系統(tǒng)和專業(yè)的信息科技人才的情況下，檔案存儲和管理系統(tǒng)很容易被黑客入侵或者遭受網(wǎng)絡(luò)病毒的危害，惡意的網(wǎng)絡(luò)攻擊輕則導(dǎo)致檔案信息丟失，重則導(dǎo)致整個檔案管理系統(tǒng)的癱瘓，這對檔案保管來說是重大的威脅。

（三）檔案管理工作的復(fù)雜性容易導(dǎo)致程序問題

檔案管理工作包括收集資料、整理資料、歸檔和存儲多個步驟，而數(shù)字化檔案管理是基于電子信息科技的，收集資料、整理并且歸檔往往是在一個程序平臺上完成的，如果檔案資料的格式多樣，就必要進行二次加工，而再次錄入很容易引起人為的誤差，檔案的真實性也因此不能保障，這就要求檔案資料在文件格式和存儲形式上的統(tǒng)一；另外，由于檔案管理內(nèi)容繁復(fù)，工作人員比較多，不同工作人員對檔案歸檔和整理的次序如果不能協(xié)調(diào)統(tǒng)一，則很容易造成同一個檔案被重復(fù)錄入的情況，而檔案文件格式問題和系統(tǒng)中檔案重復(fù)錄入的問題很容易導(dǎo)致作為檔案管理工作必要支撐的管理軟件的崩潰。

三、完善檔案數(shù)字化管理的方法

（一）提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力

要提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力，首先要改變檔案管理工作人員的管理理念，這就要求檔案管理工作人員對工作形成科學(xué)的、先進的工作意識，即認(rèn)識到在信息科技的條件下檔案管理工作的創(chuàng)新之處，認(rèn)識到檔案管理工作的服務(wù)性特點，認(rèn)識到職業(yè)能力對檔案管理工作的促進作用。首先應(yīng)針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業(yè)技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練使用計算機進行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應(yīng)重視優(yōu)秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應(yīng)根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩(wěn)定。優(yōu)化檔案管理工作人員的年齡結(jié)構(gòu)和專業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理工作人員職業(yè)能力的必要措施，重視到對檔案管理工作人員的職業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，如舉行“檔案服務(wù)大賽”等，使檔案管理工作人員對自己的工作充滿信心，從工作意識上形成正確的、積極的態(tài)度是提高他們職業(yè)能力的根本方法。

（二）完善檔案安全維護體系

應(yīng)建立健全安全技術(shù)防范系統(tǒng)，積極應(yīng)用各種先進的計算機加密、防入侵、防病毒等技術(shù)，照片修復(fù)技術(shù)，電子信息恢復(fù)技術(shù)，計算機處理錄音錄像技術(shù)等，為檔案安全提供技術(shù)支撐。另外，切實落實異地備份制度，對所有多套檔案或檔案復(fù)制件，一定要異地存放至少一套，以防重大災(zāi)害對檔案造成毀滅性損失。對重要的電子檔案，不但要同質(zhì)備份，而且要異質(zhì)備份，及時轉(zhuǎn)換成縮微品或紙質(zhì)檔案，以確保它們長久可讀。另外，檔案安全維護體系的建立還必須有財力和人力的支持，因此各單位需要在檔案安全維護上撥放一定的資金，用以專門更新檔案保密系統(tǒng)，或聘請計算機技術(shù)人員對單位檔案安全系統(tǒng)進行檢查和漏洞修補；有條件的單位可以自主培養(yǎng)或外聘計算機技術(shù)人才，專門負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案管理中的檔案信息安全維護，以增強自身的檔案安全管理能力，除此之外，單位還應(yīng)該重視對員工的檔案安全維護教育，使調(diào)用檔案的員工在享受檔案服務(wù)的同時為檔案安全負(fù)起責(zé)任，從檔案使用和保管的細(xì)節(jié)方面入手，盡量降低檔案安全管理的風(fēng)險。

（三）制定標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作規(guī)則

目前現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作，各單位檔案部門應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同，造成數(shù)字化檔案信息共享困難，通用性、開發(fā)性差，導(dǎo)致檔案資源利用率不高，制約了檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。有的單位在投資使用一種檔案軟件不長時間，就發(fā)現(xiàn)一些問題，或重新編制，或干脆棄之不用，導(dǎo)致檔案建設(shè)資源的浪費，影響單位對檔案數(shù)字化建設(shè)的信心，也影響了檔案工作人員對數(shù)字化檔案管理工作的效率。為了保證數(shù)字檔案的兼容性和規(guī)范性，必須根據(jù)單位的實際情況，制訂統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范，使檔案數(shù)字化管理在實際應(yīng)用過程中少走彎路，如制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程序，要求檔案管理工作人員將每日的工作內(nèi)容進行公示和集體檢查等，以保證檔案管理軟件的有效運行。結(jié)合行業(yè)、地域環(huán)境等實際制定并認(rèn)真落實好《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案館工作標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案庫房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責(zé)》等各種檔案管理制度，也是保證檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的基本方法。

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二、電子文件的歸檔與接收

電子檔案的主要來源就是紙質(zhì)檔案，借助于傳統(tǒng)的方法來收集、處理和鑒定文件，采用一系列的技術(shù)手段，促使庫存檔案的數(shù)字化得到實現(xiàn)，產(chǎn)生的電子文件符合相關(guān)要求。庫存檔案數(shù)字化之后，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子原件可以作為紙質(zhì)元件的副本使用，因為依然可以有效的編輯和修改形成后的電子文件，同時，在網(wǎng)絡(luò)上傳和復(fù)制文檔的過程中，人為因素發(fā)揮了較大的作用，那么就無法確定它的真實有效以及原始性。因此，在電子文件形成的過程中，就需要形成一份電子文件，將電子文件的靜態(tài)和動態(tài)數(shù)據(jù)信息給涵蓋過來，保證電子文件擁有齊全的信息，查詢和辨別起來較為方便，這樣才可以有效增強檔案原始性，在較大程度上提升電子文件的利用程度，同時，電子文件的數(shù)據(jù)信息方面，也需要對人為干預(yù)進行減少，因此，就需要對系統(tǒng)自動提取產(chǎn)生足夠的重視，檔案管理人員如果發(fā)現(xiàn)了問題，可以向歸檔人發(fā)回。

三、電子檔案的存儲與備份

電子檔案因為過分依賴計算機，那么就不夠穩(wěn)定，主要原因是計算機的硬件和軟件產(chǎn)品不夠穩(wěn)定，隨時都可能有意外情況出現(xiàn)，那么就需要科學(xué)存儲和備份電子檔案。要嚴(yán)格依據(jù)技術(shù)的發(fā)展要求來選擇歸檔各種文件的存儲形式，如文本文件、圖像文件、音頻視頻文件等，可以選擇不同的方式來存儲電子原件，如數(shù)據(jù)庫存儲、光盤存儲等，在選擇的時候，需要充分兼顧用戶的實際需要。因為計算機的穩(wěn)定性無法保證，那么在檔案管理中，還有十分重要的一份工作就是電子檔案備份和恢復(fù)，這樣才可以保證檔案管理系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。需要合理有效的備份網(wǎng)絡(luò)備份、系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)庫備份，同時，第三方介質(zhì)也需要注意存儲，比如可以將專用電腦以及專用的存儲裝置給應(yīng)用進來，并且不接外網(wǎng)，這樣檔案管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性方可以得到保證，如果有意外情況出現(xiàn)，借助于備份信息，系統(tǒng)就可以得到有效恢復(fù)。

四、電子檔案的檢索和利用

我們需要注意的是，檔案管理工作就是更好的服務(wù)于使用者，最終目的就是可以更加方便的檢索和利用電子檔案；在共享檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)時，檔案使用者在對需要的資料進行查找時，可以更加快捷和準(zhǔn)確，將信息化的優(yōu)勢給充分體現(xiàn)出來。和傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，電子檔案對于檔案的存在形式是一項根本性的革新，同時，對于檔案的利用和查找方式也造成了很大的改變，可以更好的服務(wù)于檔案利用者。同時，電子檔案的維護性管理也需要引起人們的重視。在管理維護方面，主要利用用戶權(quán)限來限制；維護下管理包括很多方面的內(nèi)容，在數(shù)據(jù)庫管理中，主要是進行一些日常的維護；查詢?yōu)g覽電子原件內(nèi)各種動態(tài)數(shù)據(jù)信息等等。

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1.文書檔案現(xiàn)代化管理的高效性

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作完全依賴人工，靠工作人員通過手工統(tǒng)計、手工歸納、手工整理等等，不僅工作繁瑣、復(fù)雜，而且工作效率較低，同時也浪費了人力、財力與物力，制約了管理水平的提高?，F(xiàn)代化的管理可以降低勞動強度，提高人員利用率，改善工作效率。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作存在立卷難、管理工作難，利用率差的問題。具體如下：

1.1傳統(tǒng)檔案管理存在的問題

第一，立卷難。立卷工作是文本檔案管理最基本的規(guī)劃與統(tǒng)籌，在立卷的過程中，要注意對檔案各個大綱的歸類及按照標(biāo)題進行排列，確定保存期限進行裝訂，該工作需要細(xì)致的觀察能力與持久的耐力，這項工作較為枯燥，難度較大且難以掌握。

第二，管理工作難度較大。完成文本組好卷之后，會根據(jù)其不同特征進行編號，滿足工作需求，這項工作十分繁瑣，而且常會出現(xiàn)錯誤，需要有大量的人力、財力與時間方可達(dá)到管理的目的。

第三，利用率較差。傳統(tǒng)的檔案文本裝訂準(zhǔn)確度不高，操作方便性不足，導(dǎo)致其利用率交底，現(xiàn)代化技術(shù)的運用，改善了管理水平，減少人為操作，使用技術(shù)手段，發(fā)揮人力資源的作用，減少勞動力強度，促進管理水平的提高，改善文本檔案管理的合理化與科學(xué)化目標(biāo)，提高檔案的可信度。

1.2現(xiàn)代化技術(shù)的運用改善了文書檔案工作的效率

現(xiàn)代化技術(shù)的運用最大的成效就是改善了文書檔案工作的效率，計算機技術(shù)的運用大大提升了文書檔案的運用效果，將管理人員從繁瑣的工作中解脫出來，使其可以有更多的精力從事其他工作，同時也大大提升了工作的準(zhǔn)確性，降低錯誤，使檔案部門的文書檔案功能更好的發(fā)揮出來，更好的為需要的人服務(wù)。

2.運用現(xiàn)代化技術(shù)提高檔案資料管理的便捷性

現(xiàn)代化技術(shù)的運用對檔案管理具有十分重要的意義，改善了檔案管理的方便性，應(yīng)用也更為簡單，利索。傳統(tǒng)的以手工為主的檔案管理方式不僅浪費了大量的人力、財力與物力，而且文本資料不夠全面，漏洞百出，信息含量不足，這都在一定程度上影響檔案管理你水平的提高，無法滿足發(fā)展的需求，在檔案利用的過程中問題百出，資料不足，利用率差，查找復(fù)雜，可信度較差等都制約了文本檔案價值的發(fā)揮。現(xiàn)代化技術(shù)的運用在很大程度上改善了文本檔案管理水平，計算機技術(shù)的使用也實現(xiàn)了當(dāng)即立卷，改善了檔案的規(guī)范性與合理性，實現(xiàn)檔案管理的有序性，近而使檔案由案卷集轉(zhuǎn)變?yōu)槲募?，實現(xiàn)了從手工刀自動化的轉(zhuǎn)變過程，促進檔案管理水平的提高。

3.文書檔案管理的現(xiàn)代化促進了文檔安全性的提升

與傳統(tǒng)檔案管理相比，現(xiàn)代化檔案管理的科學(xué)性與安全性都有了很大成都到的提升，從我國文書檔案的傳統(tǒng)管理情況來看，保護措施不足，檔案查閱是整體性的，無法進行單一操作，這不僅對查閱工作造成不利影響，同時也會影響到文書檔案管理的規(guī)范性，與檔案管理的保密要求不相符?，F(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，計算機管理設(shè)備的運用該使檔案管理查閱以當(dāng)頁的形式呈現(xiàn)出來，不僅便于查閱，同時也提高了檔案管理的安全性。

4.文書檔案管理的現(xiàn)代化促進檔案管理工作質(zhì)量的提升

所謂文本檔案就是檔案管理的文字資料，其管理最主要的目標(biāo)就是要提高文本資料的利用率，在進行檔案管理的過程中，強化對質(zhì)量的需求是檔案管理是發(fā)揮其最大價值的重要體現(xiàn)。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，立卷工作中存在太多立卷人的思想，主觀意識過于濃厚，對立卷工作的把握科學(xué)性不足，專業(yè)性較差，無法維護檔案的高質(zhì)量與高水平發(fā)展目標(biāo)，影響利用者的使用與操作，降低了利用效率。同時，在進行文書檔案歸檔的過程中還占用了檔案人員的大量時間，影響其他工作的發(fā)展，同時也制約了檔案管理人員素質(zhì)的提高，在這樣的環(huán)境中，檔案利用工作過于被動，利用率低。

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以往，紙質(zhì)文書檔案收藏量大，對檔案管理工作的技術(shù)要求不高，隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，各種數(shù)字化檔案文件大量涌現(xiàn)，如：電子文檔、照片，圖片，數(shù)字化信息，各種存儲介質(zhì)也在變化，包括光碟，磁盤、磁帶等等。這致使圖書館檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。

2．查找不便，利用不足

圖書館的檔案中蘊含著豐富的資源，特別是近些年，各地大力發(fā)展公共服務(wù)事業(yè)，新建了很多公共圖書館，由此產(chǎn)生了眾多的新館建設(shè)資料。這些資料來源廣，信息量大，對后期的維護和公共圖書館的運行有重要的作用。但長期的文書檔案以手工的、低水平的管理模式，致使大量的檔案資料不能得到充分的開發(fā)利用，也使人們對檔案的認(rèn)識僅停留在收、藏和部分調(diào)閱這種低層次運作中。

二、現(xiàn)代公共圖書館為檔案管理的科學(xué)管理提供了軟件條件和硬件條件

1.具備計算機、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，成熟的信息及電子技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)，公共圖書館檔案管理應(yīng)該充分利用這一現(xiàn)代文明產(chǎn)物。現(xiàn)代公共圖書館的檔案來源越來越廣，信息量越來越大，特別是新館建成后產(chǎn)生了大批的文件、圖紙等對以后的維護具有重要作用的資料。然而傳統(tǒng)的傳統(tǒng)檔案管理以紙介質(zhì)為主，手工操作，可見性差，查找信息不但耗時多，查準(zhǔn)率也低。這種傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的需要，要改變這種情況，就需要借助現(xiàn)代電子計算機和通信技術(shù)，建立一套完備的信息管理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化方法管理文檔信息?，F(xiàn)代公共圖書館為檔案管理的科學(xué)管理提供了硬件：利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高檔案管理的質(zhì)量應(yīng)從電子文件形成的源頭抓起，以網(wǎng)絡(luò)為起點，將檔案管理工作統(tǒng)籌規(guī)劃，從而實現(xiàn)文件的一次性輸入，多口、多途徑的輸出，全網(wǎng)絡(luò)信息共享。計算機、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備不僅可以保證公共圖書館檔案管理檔案信息的收集、處理能力，還可以保證信息可以克服物理空間的限制，例如運用遠(yuǎn)程登陸、電子郵件、即時消息等方式擴大公共圖書館檔案的利用率和利用水平，提高社會信息共享能力。這樣能夠使檔案的資源得到最大限度的開發(fā)和利用。

2.具有一大批計算機、網(wǎng)絡(luò)高科技技術(shù)人員

有了物的支持，和現(xiàn)代企業(yè)管理一樣，人的因素同樣十分重要。從某種觀點來看，人的因素更為重要。圖書館管理包括三大要素：人員、技術(shù)、資源，其中人員是最活躍并且起決定性作用的因素。由于公共圖書館檔案管理組織機構(gòu)不健全，崗位職責(zé)不清、責(zé)任不明，加之兼職檔案管理人員不固定，沒有經(jīng)過專門培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致檔案工作被動落后，疲于應(yīng)付。以單一的手工操作為主，檢索速度緩慢且利用效率低下，與快速高效的利用需求和現(xiàn)代化的發(fā)展要求極為不協(xié)調(diào)。在信息化時代里產(chǎn)生了大量的電子檔案，使得檔案信息也快速向數(shù)字化方向發(fā)展，檔案手工管理被計算機管理所取代?，F(xiàn)代公共圖書館為檔案管理的科學(xué)管理提供了軟件：隨著人們對信息化程度的提高，人們開始越來越重視對圖書館文件信息和檔案信息的管理。很多共圖書管理人員已開始重視圖書管理工作，并且不斷完善圖書館檔案管理制度，與此同時，還涌現(xiàn)出具有一大批計算機、網(wǎng)絡(luò)高科技技術(shù)人員，這無疑給圖書館檔案管理注入了新鮮的血液。相信用現(xiàn)代化的方式管理圖書館檔案，一定能夠減少重復(fù)勞動，節(jié)約大量的人力、財力、物力。

三．現(xiàn)代公共圖書館檔案管理的實施策略

鑒于公共圖書館檔案管理中存在的問題，必須從以下幾個方面著手解決：?

1．增強圖書館檔案管理意識?

圖書館全體人員特別是領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)從思想上高度重視公共圖書館檔案管理工作，深刻認(rèn)識到圖書館檔案同圖書資料一樣，都是寶貴的信息資源，對圖書館工作有著非常重要的參考意義。在對檔案工作重視的基礎(chǔ)上，逐步把圖書館檔案管理列入議事日程。

2.健全檔案管理制度?

在各公共圖書館內(nèi)部基本都有各自的檔案管理體系，其內(nèi)容包括檔案上繳制度、歸檔范圍，標(biāo)引規(guī)則，管理制度及使用制度等。公共圖書館檔案管理業(yè)務(wù)包括八個具體環(huán)節(jié)：檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案編研、檔案統(tǒng)計、檔案利用，可以劃分為兩個基本組成部分，即檔案基礎(chǔ)工作和檔案提供利用工作。為了將大量的原始檔案材料收集齊全以方便利用，需要借助于科學(xué)的原則和方法，即檔案規(guī)章制度來管理檔案，這是搞好檔案管理的必要手段。?

3．設(shè)立專職檔案管理員

選派專人管理。對于日常管理檔案采取集中管理方法，安排辦圖書管理人員專人負(fù)責(zé)全權(quán)辦理。對于業(yè)務(wù)流程檔案由各業(yè)務(wù)部門分散管理，便于各部門結(jié)合自己的業(yè)務(wù)進行管理與利用，同時調(diào)動個人和部門兩方面開展檔案工作的積極性，這是搞好檔案管理工作的動力源泉。?

4.開發(fā)適合公共圖書館實際的檔案管理軟件