時(shí)間：2023-03-02 14:58:45
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理資料員范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。
綜合性文書(shū)檔案包括了很多的內(nèi)容，這些材料是在日常工作中不斷積攢下來(lái)的，這些材料對(duì)醫(yī)院日常的辦公活動(dòng)和重大的事件和決策都進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，這些檔案資料在搜集的過(guò)程中可以選擇定期移交的方法，也就是在實(shí)際的工作中安排專(zhuān)人對(duì)這一類(lèi)材料進(jìn)行搜集，然后按照季度或者是月份對(duì)收集的內(nèi)容進(jìn)行具體的報(bào)告，然后再讓專(zhuān)業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行有效的帥選，將其按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，這樣就能夠滿(mǎn)足醫(yī)院的不時(shí)之需。但是這類(lèi)檔案在實(shí)際的工作中具有非常強(qiáng)的復(fù)雜性，而且涉及到不同的領(lǐng)域，資料的具體數(shù)量也非常大，所以在進(jìn)行分類(lèi)的時(shí)候一定要更加仔細(xì)專(zhuān)業(yè)的對(duì)檔案進(jìn)行有效的識(shí)別，使其能夠更加的齊全完整。
二、人事檔案的收集
人事檔案是對(duì)員工的個(gè)人經(jīng)歷和工作能力以及工作表現(xiàn)的記載，這也是人力資源管理中十分重要的一個(gè)信息，人事檔案的資料收集需要包括很多方面，因?yàn)檫@和個(gè)人的相關(guān)信息有著十分密切的聯(lián)系，所以一定要在收集的過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)其準(zhǔn)確性的把握，同時(shí)還要在管理工作中做好相關(guān)檔案信息的保密工作，這一部分檔案一定要由專(zhuān)門(mén)的人員對(duì)其負(fù)責(zé)，平時(shí)要將工作的重點(diǎn)放在檔案信息的收集上，在檔案信息的管理中一定要對(duì)檔案的范圍進(jìn)行嚴(yán)格的控制，對(duì)個(gè)人的信息一定要經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)規(guī)范嚴(yán)格的審查，對(duì)不屬于這一范圍的檔案信息不能歸入到檔案資源信息庫(kù)當(dāng)中，收集后還要對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行審核，在審核合格后定期將其移交到檔案室歸檔。
三、財(cái)務(wù)檔案的收集
財(cái)務(wù)檔案是在醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理中所產(chǎn)生的一個(gè)數(shù)據(jù)資料，這個(gè)檔案對(duì)醫(yī)院的收支有著十分重要的作用，它能夠記錄醫(yī)院運(yùn)行中收支情況。財(cái)務(wù)檔案的專(zhuān)業(yè)性是非常強(qiáng)的，應(yīng)該在實(shí)際的工作中設(shè)立專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)和人員，對(duì)一些重要的檔案要專(zhuān)職的檔案人員和文書(shū)檔案工作不斷配合，兩個(gè)部門(mén)之間的人員一定要負(fù)責(zé)，各司其職，不能相互推諉。同時(shí)還要重視經(jīng)濟(jì)報(bào)表的搜集，在日常的工作中就要做好財(cái)務(wù)報(bào)表搜集，在搜集材料的過(guò)程中還要重視材料的客觀性和真實(shí)性，對(duì)于這類(lèi)材料一定要在平時(shí)就很重視對(duì)其的收集，年終再將其移交給檔案人員保管。
四、科室檔案的收集
科室檔案是在醫(yī)院研究的過(guò)程中形成的文字或者是圖表等數(shù)據(jù)資料，這也是醫(yī)院科研活動(dòng)的一個(gè)十分重要的憑借，這種檔案的專(zhuān)業(yè)性相對(duì)較強(qiáng)，在收集的過(guò)程中存在著一定的難度。所以在收集的過(guò)程中可以選擇在一定時(shí)期內(nèi)移交給相關(guān)的管理部門(mén)，也可以由專(zhuān)門(mén)的部門(mén)和機(jī)構(gòu)專(zhuān)門(mén)向科研人員索要和收集。這都是比較有效果的方式，所以在日常的工作中可以選擇用多種方式進(jìn)行資料的收集工作。
五、基建檔案和設(shè)備檔案的收集
基建檔案是醫(yī)院在基礎(chǔ)建設(shè)中建立的檔案，這些檔案在醫(yī)院發(fā)展中都發(fā)揮了十分重要的作用，這一資料包括基建的工作計(jì)劃、總結(jié)和項(xiàng)目估計(jì)等，也包括一些非常重要的施工執(zhí)照和文件等，這些材料在收集的過(guò)程中一般都是要在醫(yī)院專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)和專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)下完成，收集工作完成以后再統(tǒng)一交給檔案室，在這類(lèi)檔案的收集中還要有一些設(shè)備的相關(guān)內(nèi)容，在收集這一部分檔案內(nèi)容時(shí)可以向設(shè)備維修和養(yǎng)護(hù)人員收集，檔案管理者在收集工作完成后要對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)管理。
六、影像學(xué)檔案和病理標(biāo)本檔案的收集
影像學(xué)檔案是在病人就診過(guò)程中形成的影像檢查資料，包括核磁共振、CT、CR、X線片、超聲影像、心電圖、內(nèi)窺鏡影像等，影像學(xué)資料是醫(yī)療輔助診斷的重要依據(jù)，也是醫(yī)院檔案管理收集的重要內(nèi)容，在醫(yī)療、科研、教學(xué)中起著重要作用。對(duì)于影像學(xué)資料的收集分為兩個(gè)方面，一是對(duì)傳統(tǒng)影像學(xué)資料的收集。傳統(tǒng)的影像學(xué)資料一般以膠片或打印圖像的形式存在，這就需要檔案管理的專(zhuān)（兼）職人員按檢查時(shí)間、病人檢查號(hào)碼逐一收集整理，確保資料連續(xù)、完整，及時(shí)歸檔。二是對(duì)數(shù)字化影像資料的收集。數(shù)字化影像資料是指保存在計(jì)算機(jī)中的病人檢查資料，這部分資料收集起來(lái)較為容易，只需定期做出備份，按病人的檢查號(hào)碼排列即可。病理標(biāo)本是病理科在進(jìn)行病理學(xué)檢驗(yàn)中制作的標(biāo)本涂片，由病理科安排專(zhuān)人收集保存。
七、病歷檔案的收集
一、醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源檔案信息化管理的必要性
醫(yī)務(wù)人員檔案信息管理系統(tǒng)是一種有別于傳統(tǒng)管理方法的并通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)管理文件的，比傳統(tǒng)管理方法具有更大管理優(yōu)勢(shì)的一套管理方式。一方面，它對(duì)醫(yī)務(wù)人員工作的基本信息的更新和修改比傳統(tǒng)檔案整理人員更加方便和快捷。另一方面，由于目前很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)通過(guò)績(jī)效考核來(lái)考查醫(yī)務(wù)人員的工作態(tài)度和能力，考察的頻率高、醫(yī)護(hù)人員的各項(xiàng)指標(biāo)隨時(shí)變化，這些大大增加了檔案整理人員的工作量，不僅浪費(fèi)時(shí)間而且拉低了工作效率。但若是利用檔案信息管理系統(tǒng)就能輕易解決這些問(wèn)題。就能更加輕松快捷地解決對(duì)檔案的更新、修改以及儲(chǔ)存等問(wèn)題。并且能夠極大地實(shí)現(xiàn)及時(shí)、準(zhǔn)確的管理。其次人力資源檔案不僅是醫(yī)療機(jī)構(gòu)各個(gè)職工從事醫(yī)療行業(yè)的主要憑證，同時(shí)也是其考評(píng)職稱(chēng)、升職加薪的一個(gè)重要依據(jù)。因此檔案管理在一定程度上對(duì)人力資源部門(mén)的管理上起到輔助決策的作用。另外，在為職工分配新的工作時(shí)，通過(guò)調(diào)取職工檔案匹配合適的工作，信息化管理強(qiáng)大的運(yùn)算搜索能力比人工查閱要節(jié)約時(shí)間?？梢?jiàn)，建立醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源檔案信息化管理是多么的重要。
二、如何構(gòu)建醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源檔案信息化管理
（一）全面建立醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案電子化管理。檔案電子化管理，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源檔案信息化管理的重要基礎(chǔ)。它能通過(guò)把醫(yī)務(wù)人員在工作過(guò)程中產(chǎn)生的紙質(zhì)、圖片、圖像等通過(guò)數(shù)字化轉(zhuǎn)化用來(lái)表現(xiàn)人力資源信息。要實(shí)現(xiàn)這一目的，首先要實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有非電子檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。其次要開(kāi)發(fā)新的系統(tǒng)軟件，資源管理部門(mén)存在的一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題是：人力所形成的信息資料無(wú)法直接轉(zhuǎn)化成檔案管理信息。因此，需要開(kāi)發(fā)一個(gè)直接在檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器上運(yùn)行，能通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)把各種格式的反映醫(yī)務(wù)人員信息的文檔轉(zhuǎn)化成一種格式，儲(chǔ)存到人力資源檔案中的軟件，實(shí)現(xiàn)人力資源管理所需電子文件與檔案管理系統(tǒng)的有效兼容。最后是加強(qiáng)電子化檔案真實(shí)性、完整性管理。將職工每個(gè)時(shí)期的電子文件都備份并實(shí)時(shí)對(duì)新的文件進(jìn)行修改，以保證電子文檔的正確性和完整性。（二）加強(qiáng)系統(tǒng)防病毒安全管理。隨著計(jì)算機(jī)水平的不斷提高，計(jì)算機(jī)病毒的攻擊能力也越來(lái)越強(qiáng)。對(duì)檔案管理的安全與保密帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)，檔案資料一旦被篡改或信息丟失，所造成的后果將無(wú)法估量。為了保證檔案電子化管理的安全性，在任何網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下都需要安裝并及時(shí)更新防毒軟件，確保在人力資源管理過(guò)程中免受病毒的攻擊和對(duì)數(shù)據(jù)信息的篡改。此外，還要對(duì)密級(jí)信息資料進(jìn)行加密、多道加密等操作，以確保檔案數(shù)據(jù)免受惡意破壞和刪改。同時(shí)要完善備份和恢復(fù)制度，防止因操作失誤而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失，確保電子檔案和數(shù)據(jù)能夠順利找回。（三）加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)。利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)提高人力資源檔案管理的效率需要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案系統(tǒng)的維護(hù)工作。首先，要根據(jù)開(kāi)發(fā)的檔案管理系統(tǒng)制定安全規(guī)范的操作流程和方法，減少在錄入職工信息過(guò)程中的錯(cuò)誤操作以及錯(cuò)誤信息的輸入和保存。其次，定期檢查并檢修相應(yīng)的硬件設(shè)備，解決好發(fā)現(xiàn)的各種問(wèn)題，在資金允許的情況下可成批次地替換成新的設(shè)備，以保證系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的安全可靠性。第三，要培養(yǎng)一批敬業(yè)的技術(shù)管理人員，要求他們時(shí)刻關(guān)注網(wǎng)絡(luò)的安全動(dòng)態(tài)，切實(shí)解決日常發(fā)現(xiàn)的小問(wèn)題，嚴(yán)防各種可能危險(xiǎn)因素對(duì)人力資源信息管理系統(tǒng)造成的損害。（四）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。要實(shí)現(xiàn)人力資源檔案現(xiàn)代化管理，不僅要有先進(jìn)的設(shè)備，更重要的是要有一批勝任這份工作的優(yōu)秀人才，他們不僅要擅長(zhǎng)檔案整理工作和計(jì)算機(jī)技術(shù)，還要有敬業(yè)、認(rèn)真、高尚的人格魅力以及理解和熟悉醫(yī)療機(jī)構(gòu)的法規(guī)。只有這樣，醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源檔案才能實(shí)現(xiàn)合理的分級(jí)管理，在完成不同層次干部或職工的人事檔案信息系統(tǒng)的同時(shí)掌握醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源管理基本情況、干部和職工概況，以完成對(duì)網(wǎng)絡(luò)的分層設(shè)計(jì)和管理。（五）建立信息化檔案管理制度。只有建立合理的制度，醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源檔案信息化管理才能規(guī)范有序。管理人員才不會(huì)在工作過(guò)程中松懈、開(kāi)小差。檔案信息化管理才能達(dá)到預(yù)期的效果，提高管理人員的工作效率。建立健全人力資源檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，禁止非工作人員操作專(zhuān)門(mén)的機(jī)器，禁止工作人員利用職務(wù)之便泄露人事檔案信息。嚴(yán)格規(guī)范各級(jí)管理部門(mén)業(yè)務(wù)人員的行為，確保檔案工作的準(zhǔn)確性。（六）嚴(yán)格處理好訪問(wèn)權(quán)限的控制問(wèn)題。醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)政策，致力于用自己的努力來(lái)服務(wù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源職能部門(mén)。要正確和熟練使用好計(jì)算機(jī)的加密功能，對(duì)實(shí)施過(guò)分類(lèi)的網(wǎng)絡(luò)信息資料的各個(gè)層次進(jìn)行加密。認(rèn)真落實(shí)用戶(hù)訪問(wèn)認(rèn)證機(jī)制。確保信息被正確的人員瀏覽，防止人力資源信息的外泄。同時(shí)對(duì)非法用戶(hù)訪問(wèn)的次數(shù)進(jìn)行設(shè)定與自動(dòng)鎖定。
關(guān)鍵詞：
醫(yī)療機(jī)構(gòu)；檔案資源建設(shè)；檔案資源管理；醫(yī)療改革；檔案事業(yè)
在經(jīng)濟(jì)全球化、信息高速發(fā)展的時(shí)代背景下，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息自動(dòng)化已經(jīng)成為醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。但是從當(dāng)前的情況來(lái)看，我國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案資源管理自動(dòng)化水平不高，還存在著很多弊端和漏洞，根本無(wú)法滿(mǎn)足日益增長(zhǎng)的現(xiàn)代醫(yī)療服務(wù)需求。為此，醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理部門(mén)應(yīng)該要努力借助互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，對(duì)現(xiàn)有的管理模式進(jìn)行改革和創(chuàng)新，采取各種科學(xué)合理的檔案管理措施，借此從根本上進(jìn)一步提高檔案工作效率和服務(wù)質(zhì)量。
1當(dāng)前我國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案資源建設(shè)中存在的主要問(wèn)題
1.1檔案信息化建設(shè)意識(shí)不高很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案信息化建設(shè)意識(shí)不足，只注重本院的經(jīng)濟(jì)效益和業(yè)務(wù)的發(fā)展，忽略對(duì)檔案資源的管理，沒(méi)有把檔案資源管理當(dāng)成是醫(yī)院管理中一個(gè)重要的組成部分，導(dǎo)致整體的檔案管理水平停滯不前。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展和大力普及，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)步伐也得到了加快。很多醫(yī)院都已經(jīng)從過(guò)去手動(dòng)管理逐步轉(zhuǎn)型為計(jì)算機(jī)管理，并開(kāi)始創(chuàng)建醫(yī)院局域網(wǎng)、應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以及醫(yī)院信息系統(tǒng)等來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理。但是由于部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)不夠深入，檔案信息化建設(shè)的重視程度不高，導(dǎo)致檔案管理信息化水平還較為落后。
1.2缺乏一套檔案信息化建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)檔案管理是否規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要前提條件，更是提高檔案信息化水平的一個(gè)決定性因素。但從實(shí)際的檔案管理工作來(lái)看，還缺乏一套嚴(yán)格的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)的操作流程，導(dǎo)致在開(kāi)展檔案管理收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用這些工作環(huán)節(jié)的時(shí)候無(wú)法可依、無(wú)據(jù)可循，整體管理工作毫無(wú)秩序、混亂不堪。在很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)中，人事管理系統(tǒng)、收費(fèi)系統(tǒng)等層次與所屬的部門(mén)實(shí)際要求不符，導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。例如：檔案管理的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的方式與接口存在著技術(shù)問(wèn)題，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息沒(méi)有得到有效的轉(zhuǎn)換、對(duì)接以及共享，這些都給醫(yī)院檔案工作實(shí)現(xiàn)信息化管理產(chǎn)生了不同程度的阻礙。
1.3缺乏統(tǒng)一的軟件應(yīng)用系統(tǒng)很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)在檔案管理工作中采取的管理模式主要為多部門(mén)、分散式共同管理。例如文書(shū)檔案、基礎(chǔ)檔案等都是由檔案部門(mén)來(lái)進(jìn)行保管和儲(chǔ)存，健康檔案以及財(cái)務(wù)檔案等都是由保健科與財(cái)務(wù)科來(lái)進(jìn)行保管，這種分散式、多部門(mén)的管理方式促使整個(gè)管理工作沒(méi)有統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)作為指導(dǎo)，在操作過(guò)程中形式不一，大大降低了檔案的信息化水平，最終導(dǎo)致很多文檔的缺失。同時(shí)很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)所應(yīng)用的管理軟件還較為落后，部分還依然應(yīng)用單機(jī)版系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，導(dǎo)致系統(tǒng)難以順利的實(shí)現(xiàn)兼容、對(duì)接、升級(jí)以及更新，給系統(tǒng)維護(hù)增加了難度，以至于無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代化管理的需求。
1.4醫(yī)療機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入有限經(jīng)濟(jì)決定上層建筑，只有以強(qiáng)大的經(jīng)濟(jì)作為后盾，各項(xiàng)工作才得以順利開(kāi)展。醫(yī)療機(jī)構(gòu)也不外乎此，加強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施投入，是順利實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要保障。但是，從當(dāng)前的實(shí)際情況來(lái)看，很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入是非常有限的，如果僅僅依靠當(dāng)?shù)刎?cái)政的預(yù)算來(lái)購(gòu)置大量的先進(jìn)設(shè)備是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，資金投入的局限性導(dǎo)致檔案管理部門(mén)所需的設(shè)備無(wú)法得到完善，加之現(xiàn)有設(shè)備在逐漸老化和陳舊，成為了檔案管理工作順利實(shí)現(xiàn)信息化的絆腳石。
1.5檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)以及職業(yè)素養(yǎng)偏低很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案的管理工作沒(méi)有形成一個(gè)全面正確的認(rèn)識(shí)，部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)還采用兼職人員來(lái)負(fù)責(zé)檔案管理工作，導(dǎo)致管理人員的素質(zhì)水平參差不齊。很多管理人員的知識(shí)文化水平和技能水平都較低，沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，加之年齡較大，導(dǎo)致他們無(wú)法正常使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行檔案管理，這些因素都對(duì)檔案的信息化的建設(shè)與發(fā)展產(chǎn)生了阻礙。此外，部分管理人員責(zé)任心缺失，缺乏創(chuàng)新精神，不符合現(xiàn)代檔案管理工作人員的規(guī)定與要求。
2加強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案資源管理的有效措施
2.1努力完善檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施為了要充分發(fā)揮出檔案部門(mén)的管理作用，應(yīng)該要努力完善檔案部門(mén)的基礎(chǔ)設(shè)施的配置。例如掃描儀、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)一級(jí)數(shù)碼相機(jī)等這些設(shè)備都應(yīng)該缺一不可，實(shí)現(xiàn)檔案部門(mén)數(shù)字化管理，進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)處理的能力，確保檔案部門(mén)具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能。同時(shí)，還要努力完善影像存貯系統(tǒng)、通訊系統(tǒng)、財(cái)務(wù)收費(fèi)系統(tǒng)、實(shí)驗(yàn)室信息系統(tǒng)等現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，配置完善各種子系統(tǒng)，應(yīng)用各種現(xiàn)代化新型軟件，進(jìn)一步滿(mǎn)足現(xiàn)代化管理的需求。在收集、分類(lèi)、歸檔、查閱、存儲(chǔ)等工作環(huán)節(jié)上充分利用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行管理，從根本上來(lái)提高檔案管理的信息化建設(shè)水平。
2.2加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)同時(shí)保留傳統(tǒng)保管方式充分借助計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理工作。在檔案查詢(xún)以及存儲(chǔ)方面，應(yīng)該要努力提高檔案的信息化和數(shù)字化水平。由于當(dāng)前的電子文檔依然不具備法律作用和憑證作用，為此還無(wú)法完全替代實(shí)物文檔。所以在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中，除了要努力加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)水平之外，還應(yīng)該要適當(dāng)保留傳統(tǒng)檔案保管工作方式，把重要的實(shí)物檔案保管好，確保電子文檔和紙質(zhì)文件同時(shí)進(jìn)行歸檔保存，方便日后的查找和閱讀，充分保證紙質(zhì)文件自身所具備的憑證以及法律作用。
2.3提高檔案信息安全管理性在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，還應(yīng)該要重視信息的安全管理工作，保證檔案在網(wǎng)絡(luò)保管中具有高效的安全性。檔案屬于一種原始性的文件，應(yīng)保證文件的完整性，防止文件在途中被惡意篡改。為此，檔案管理部門(mén)的工作人員一定要努力提高自身的管理技術(shù)水平，采用利用防火墻、網(wǎng)關(guān)等技術(shù)來(lái)提高檔案的安全性，防止檔案受到網(wǎng)絡(luò)的攻擊以及黑客的不法侵入。在整個(gè)檔案的網(wǎng)絡(luò)中心系統(tǒng)當(dāng)中，設(shè)置出難以破解的密碼權(quán)限，采用數(shù)字簽名、實(shí)臉認(rèn)證等高級(jí)機(jī)密技術(shù)，對(duì)電子文檔實(shí)行嚴(yán)密的防護(hù)。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)文件以及實(shí)物檔案的保管，把其放置在保險(xiǎn)箱內(nèi)，保險(xiǎn)箱設(shè)置好密碼，防止密碼的外泄。任何人想要得到查詢(xún)文件，需要經(jīng)過(guò)有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的同意簽字，方可由檔案部門(mén)管理工作人員提供。此外，對(duì)于各種檔案數(shù)據(jù)需進(jìn)行備份，加強(qiáng)對(duì)電子文檔的監(jiān)測(cè)以及維護(hù)工作，保證檔案的安全性。
2.4擴(kuò)大基礎(chǔ)設(shè)施資金的投入基礎(chǔ)設(shè)施的完善離不開(kāi)強(qiáng)大資金支持。為此，醫(yī)療機(jī)構(gòu)要努力通過(guò)各種渠道來(lái)擴(kuò)大資金的投入。在資金籌集的過(guò)程中，不能完全依賴(lài)于財(cái)政的預(yù)算，還應(yīng)該要力促政府的檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)的投入，努力爭(zhēng)取把檔案信息化建設(shè)的項(xiàng)目加入到專(zhuān)項(xiàng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)當(dāng)中去，獲得更多的資金支持。首先，醫(yī)療機(jī)構(gòu)本身應(yīng)該要努力地利用現(xiàn)有的資源，創(chuàng)建出一個(gè)多元化的檔案信息工程系統(tǒng)。例如，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的相關(guān)部門(mén)可以通過(guò)與電子部門(mén)的洽談與協(xié)商，爭(zhēng)取獲得電信部門(mén)在網(wǎng)絡(luò)上的支持，獲取他們提供的各種優(yōu)惠政策；其次，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理部門(mén)在采購(gòu)設(shè)備的同時(shí)，應(yīng)該要根據(jù)自身的實(shí)際能力合理購(gòu)買(mǎi)信息設(shè)備，確保信息設(shè)備具有強(qiáng)大的實(shí)用性和有效性；最后，檔案管理部門(mén)在對(duì)設(shè)備進(jìn)行更新的同時(shí)，應(yīng)該要努力提高對(duì)現(xiàn)有設(shè)備的利用率。通過(guò)多渠道的努力，爭(zhēng)取利用有限的資源發(fā)揮出最大的經(jīng)濟(jì)效益。
2.5提高檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)聘用具有一定知識(shí)文化的人員專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案的管理工作，同時(shí)醫(yī)院相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)努力為他們構(gòu)建各種學(xué)習(xí)的平臺(tái)和深造的機(jī)會(huì)，定期地對(duì)他們進(jìn)行檔案管理技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，促使他們與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代步伐，促使他們掌握最先進(jìn)的檔案管理模式和技術(shù)并在實(shí)際管理工作中得以應(yīng)用。此外，醫(yī)院管理部門(mén)還應(yīng)該要采取獎(jiǎng)勵(lì)的機(jī)制，激發(fā)他們工作的積極性，促使他們追求更高的職業(yè)理想，在實(shí)際檔案管理工作中，要求他們秉持高度責(zé)任心，在工作崗位中做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。提高他們的信息化意識(shí)和管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)新人才的培養(yǎng)力度，為醫(yī)院的檔案管理工作提供充足的人才支持，確保醫(yī)院檔案各項(xiàng)管理工作得以順利開(kāi)展與實(shí)施。
3結(jié)語(yǔ)
綜合上述可知，在醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案資源管理工作中，還存在著信息化建設(shè)重視度不高、缺乏一套檔案信息化建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)、缺乏統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入有限、檔案管理人員素質(zhì)偏低等問(wèn)題。為此，只有在針對(duì)這些問(wèn)題上努力完善管理制度，積極采取各種有效的措施，加強(qiáng)對(duì)檔案的保管工作，提高檔案保管的安全性，才能夠促使醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案資源管理工作順利實(shí)現(xiàn)信息化，根本上提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的工作水平。
參考文獻(xiàn)
[1]王桂蘭．檔案信息資源開(kāi)發(fā)應(yīng)注意的三個(gè)問(wèn)題[J]．北京檔案，2014，18（11）．
[2]趙婷．醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)淺析[J]．黑龍江檔案，2014，11（2）．
1 資料與方法
1.1 一般資料
筆者醫(yī)院為大型省屬三甲醫(yī)院，估算資本接近3個(gè)億，設(shè)床位1500張，擁有大量的高精尖影像學(xué)檢查與治療設(shè)備，其中超過(guò)500萬(wàn)醫(yī)療設(shè)備有40臺(tái)以上。本研究主要將2014年12月至2015年12月本院100例次大型醫(yī)療影像設(shè)備相關(guān)檔案資料管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，按照不同資料管理方式分為兩組，其中2015年1月之前者為對(duì)照組，2015年之后者為觀察組，各100例次。
1.2 方法
對(duì)照組實(shí)施常規(guī)管理，主要以保存相關(guān)資料，并監(jiān)測(cè)儀器設(shè)備運(yùn)行狀況，一旦發(fā)生故障及時(shí)維修或報(bào)廠家修理；觀察組實(shí)施近年來(lái)針對(duì)醫(yī)療設(shè)備資料的集中管理措施，首先分析醫(yī)院現(xiàn)有醫(yī)療設(shè)備檔案資料管理中所存在的相關(guān)問(wèn)題，并制定相應(yīng)解決對(duì)策，比如提高工作人員操作規(guī)范性，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的主觀認(rèn)識(shí)性，促進(jìn)其主動(dòng)參與醫(yī)療設(shè)備的管理工作，同時(shí)建立并健全相關(guān)醫(yī)療設(shè)備檔案資料管理的相關(guān)工作制度，并嚴(yán)格依據(jù)已經(jīng)制定的制度規(guī)范實(shí)施。同時(shí)對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有醫(yī)療設(shè)備檔案資料管理工作相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，了解干預(yù)前后相關(guān)醫(yī)療設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)情況以及醫(yī)療工作完成情況。其中醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案資料管理的主要包括：相關(guān)儀器設(shè)備采購(gòu)及安裝、調(diào)試過(guò)程的原始資料，主要有設(shè)備采購(gòu)過(guò)程的申請(qǐng)單、上級(jí)批準(zhǔn)文件、招標(biāo)投標(biāo)中標(biāo)書(shū)、購(gòu)買(mǎi)過(guò)程簽訂的合同、安裝調(diào)試過(guò)程相關(guān)報(bào)告、儀器設(shè)備的發(fā)票原件及其復(fù)印件、使用說(shuō)明書(shū)、使用操作手冊(cè)、儀器設(shè)備的合格證等等相關(guān)資料均進(jìn)行存檔備用。在相關(guān)醫(yī)療設(shè)備投入使用后，定期監(jiān)測(cè)其運(yùn)行狀況，并對(duì)維修記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，其中包括維修時(shí)間、維護(hù)人員、維修原因、是否更換配件以及所更換配件名稱(chēng)、維修結(jié)果等，做到有據(jù)可查，且組織相關(guān)工作人員定期對(duì)大型醫(yī)療設(shè)備資料進(jìn)行定期清查與整理，達(dá)到有效規(guī)范醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的目的。
1.3 觀察指標(biāo)
比較干預(yù)前后醫(yī)療設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況，并對(duì)干預(yù)前后兩組醫(yī)療設(shè)備整體運(yùn)行狀況進(jìn)行評(píng)價(jià)。
1.4 評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)
醫(yī)療設(shè)備整體評(píng)價(jià)：由設(shè)備科主任牽頭對(duì)全院在運(yùn)行醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行抽檢，并進(jìn)行環(huán)節(jié)質(zhì)控，根據(jù)可使用科室提供的每月?|控評(píng)分進(jìn)行總結(jié)與計(jì)算，總分100分，分值越高整體醫(yī)療設(shè)備運(yùn)行狀況越良好。
1.5 統(tǒng)計(jì)學(xué)處理 應(yīng)用SPSS13.0進(jìn)行，計(jì)量資料以均數(shù)±標(biāo)準(zhǔn)差（ ）表示，兩組間均數(shù)的比較使用t檢驗(yàn)，組間率的比較采用χ2檢驗(yàn)，P
2 結(jié)果
2.1 干預(yù)前后醫(yī)療設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況比較
兩組干預(yù)前醫(yī)療設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況中資料齊全率、資源浪費(fèi)率及正常運(yùn)行率之間差異無(wú)統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P>0.05），干預(yù)后觀察組資料齊全率、資源浪費(fèi)率及正常運(yùn)行率均高于干預(yù)前及干預(yù)后對(duì)照組（P
2.2 干預(yù)前后兩組醫(yī)療設(shè)備整體評(píng)價(jià)比較
兩組干預(yù)前醫(yī)療設(shè)備整體評(píng)價(jià)得分差異無(wú)統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P>0.05），干預(yù)后觀察組醫(yī)療設(shè)備整體評(píng)價(jià)得分顯著優(yōu)于對(duì)照組（P
3 討論
進(jìn)入信息時(shí)代后，我國(guó)檔案數(shù)量與日俱增，其中，地質(zhì)行業(yè)資料有以地球系統(tǒng)科學(xué)為核心的基礎(chǔ)地質(zhì)研究成果，研究方法，以及圖文地質(zhì)資料，實(shí)物地質(zhì)資料，圖書(shū)文獻(xiàn)等館藏資源。以上信息主要以新聞，出版物，期刊，圖件、數(shù)據(jù)庫(kù)、圖集、應(yīng)用系統(tǒng)、實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)、科普等方式展示。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管的系統(tǒng)化和案卷的完整化，進(jìn)而促進(jìn)檔案信息資源的價(jià)值最大化和利用便捷化。要充分地開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，基礎(chǔ)和前提是要實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，這兩者是相輔相成、互相促進(jìn)的。
1 更新觀念，提高檔案信息資源服務(wù)的主動(dòng)性
要充分做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，就必須樹(shù)立社會(huì)服務(wù)觀念和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)觀念。一是要確立主動(dòng)服務(wù)的觀念。檔案部門(mén)工作人員只有確立主動(dòng)服務(wù)的觀念，才能產(chǎn)生自覺(jué)的服務(wù)行動(dòng)。二是要確立開(kāi)放觀念。檔案工作者只有從封閉走向開(kāi)放，主動(dòng)融入社會(huì)，了解并把握檔案利用的需求，才能有效地開(kāi)發(fā)和傳遞檔案信息。三是要確立競(jìng)爭(zhēng)的觀念。檔案工作者必須增強(qiáng)憂(yōu)患意識(shí)，從而產(chǎn)生開(kāi)發(fā)檔案信息資源的強(qiáng)大動(dòng)力。四是要確立市場(chǎng)觀念。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，所有工作都必須以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向，并與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)相適應(yīng)。
2 豐富館藏，深層次開(kāi)發(fā)檔案信息資源
要按照《檔案法實(shí)施辦法》和《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，多渠道、多層次地征集和收集檔案資料，特別要收藏科技、經(jīng)濟(jì)和地方特色等方面的檔案資料，豐富館藏，提高館藏質(zhì)量。要逐步擴(kuò)大檔案信息的開(kāi)發(fā)規(guī)模，系統(tǒng)地開(kāi)發(fā)和利用各級(jí)檔案館的館藏檔案信息，深入研究經(jīng)濟(jì)活動(dòng)方面的檔案資料，根據(jù)研究成果寫(xiě)成論文或報(bào)告，提供給有關(guān)方面作為參考。要針對(duì)社會(huì)熱點(diǎn)問(wèn)題開(kāi)發(fā)檔案信息資源，把現(xiàn)實(shí)信息和館藏信息加以整理匯編，提供給有關(guān)部門(mén)作為解決熱點(diǎn)問(wèn)題的參考，為推動(dòng)本地區(qū)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展做貢獻(xiàn)。
3 擴(kuò)大科技檔案的利用范圍
檔案工作的根本目的是為了使檔案得到更好的利用。要按照《檔案法實(shí)施辦法》和《檔案法》的規(guī)定及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，根據(jù)情況適當(dāng)放寬對(duì)部分檔案的限制。特別是科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、文化、技術(shù)等類(lèi)檔案，要擴(kuò)大向社會(huì)開(kāi)放的范圍，進(jìn)行科技檔案信息的交流和成果的推廣，實(shí)現(xiàn)知識(shí)和信息的共享。檔案部門(mén)要積極參與成果的轉(zhuǎn)讓?zhuān)⒖萍紮n案信息中心，對(duì)檔案進(jìn)行加工和整理，并開(kāi)展科技檔案信息的交流，以促進(jìn)科技成果盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力。
3.1 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，創(chuàng)新檔案服務(wù)手段。加快檔案信息的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，以達(dá)到資源共享的目的。建立檔案管理部門(mén)網(wǎng)站，開(kāi)展網(wǎng)上利用等相關(guān)服務(wù)。積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索。以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫(kù)化和數(shù)字化。
在網(wǎng)上公開(kāi)部分檔案目錄，以方便利用者查詢(xún)檢索。
開(kāi)展在線服務(wù)，方便利用者在網(wǎng)上與檔案管理部門(mén)進(jìn)行信息交流，并提供查詢(xún)和資信服務(wù)。
3.2 加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。在這個(gè)高速發(fā)展的信息時(shí)代，人類(lèi)的信息和知識(shí)總量在急劇增長(zhǎng)，單獨(dú)一個(gè)文獻(xiàn)部門(mén)不可能將所有信息和知識(shí)全部加以收集、整理、保存和利用。因此，包括檔案管理部門(mén)在內(nèi)的所有文獻(xiàn)部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行資源共享，方便信息利用者更多也更廣泛地獲取信息和知識(shí)，更好地滿(mǎn)足社會(huì)多方面的需要。
3.3 規(guī)范新老檔案員的工作交接手續(xù)。過(guò)去有的單位老檔案員在調(diào)換工作時(shí)，幾乎不清點(diǎn)收藏檔案數(shù)量，鑰匙一交，“拍屁股走人”，這就致使新檔案員在接工作后，不熟悉檔案家底，不知道各種門(mén)類(lèi)、各種載體檔案的分類(lèi)方案和檔案保管期限的規(guī)定，最終在整理檔案時(shí)無(wú)從下手。這樣草率的交接工作影響了單位檔案業(yè)務(wù)工作的正常開(kāi)展。為避免今后再發(fā)生這類(lèi)情況，《認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》要求新老檔案員在交接工作時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)清收藏檔案的數(shù)量和門(mén)類(lèi)，登記臺(tái)賬必須與實(shí)物相符，雙方或三方（主管檔案工作的辦公室主任參加）在交接清單上履行簽字手續(xù)，以分清責(zé)任（認(rèn)證時(shí)，查近10 年的交接手續(xù)）。
4 提高個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)，搞好檔案編研
要實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理，檔案工作人員必須提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)。關(guān)于檔案工作的基本理論知識(shí)和具體操作的業(yè)務(wù)知識(shí)，可以通過(guò)參觀學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式逐步提高。檔案工作者學(xué)習(xí)掌握外語(yǔ)，是新形勢(shì)下對(duì)檔案管理人員提出的一項(xiàng)新任務(wù)，因?yàn)殡S著越來(lái)越多的部門(mén)對(duì)外開(kāi)放步伐的加大和加快，很多檔案部門(mén)中不可避免地會(huì)出現(xiàn)一些外事檔案，如果管理人員不會(huì)外語(yǔ)，也就不認(rèn)識(shí)自己管理的對(duì)象，不利于工作的正常開(kāi)展。
檔案工作者要努力學(xué)習(xí)并掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，逐步學(xué)會(huì)使用計(jì)算機(jī)管理檔案。隨著辦公現(xiàn)代化的發(fā)展，越來(lái)越多的現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)入了檔案館（室），這些設(shè)備逐步變成了檔案人員的工具，如果檔案工作者不會(huì)使用工具，那么就不能正常地開(kāi)展工作，因此學(xué)習(xí)使用各類(lèi)現(xiàn)代化設(shè)備，也是檔案工作人員必須學(xué)習(xí)的知識(shí)。
5 結(jié)束語(yǔ)
為社會(huì)發(fā)展提供地學(xué)信息和檔案查詢(xún)等專(zhuān)項(xiàng)服務(wù)，是新時(shí)期國(guó)家賦予地質(zhì)調(diào)查檔案管理工作的重要職責(zé)和使命。作為地質(zhì)調(diào)查機(jī)構(gòu)的專(zhuān)門(mén)處室，應(yīng)該站在的季度上，加強(qiáng)，積極推進(jìn)，充分挖掘、整合和展示中國(guó)地質(zhì)調(diào)查工作的信息資源，為提高地質(zhì)調(diào)查工作服務(wù)，提升地質(zhì)檔案管理和開(kāi)發(fā)利用工作做好支撐。
參考文獻(xiàn)
中圖分類(lèi)號(hào)：R197 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）24-0091-01
1 前言
當(dāng)前，我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展比較快，醫(yī)療衛(wèi)生水平也取得了很大提高。與此同時(shí)，涉及到的醫(yī)療檔案資源越來(lái)越多，增加了檔案管理工作難度。醫(yī)療檔案主要是對(duì)診斷病例、病人健康情況、設(shè)備設(shè)施配備情況及科研成果的記錄，它是對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)資源及醫(yī)療信息的有效匯總。醫(yī)療檔案管理質(zhì)量直接關(guān)乎醫(yī)院發(fā)展水平，醫(yī)院負(fù)責(zé)人和檔案管理人員要結(jié)合醫(yī)院發(fā)展背景，將醫(yī)療檔案資源管理與建設(shè)工作落實(shí)到位，推進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。
2 醫(yī)療檔案資源管理與建設(shè)必要性
醫(yī)療檔案資源對(duì)醫(yī)院日常醫(yī)療服務(wù)過(guò)程中的各項(xiàng)工作進(jìn)行詳細(xì)記錄和整理，并對(duì)醫(yī)務(wù)人員具體工作情況和實(shí)踐治療成果等進(jìn)行總結(jié)。網(wǎng)絡(luò)信息化背景下，醫(yī)療檔案的形式比較多，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、視頻、音頻等。當(dāng)前，仍然有部分醫(yī)院在檔案管理工作中沿用傳統(tǒng)的信息收集、歸納及整合方法，管理制度缺失，且檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低，制約了現(xiàn)代化醫(yī)院的建設(shè)及發(fā)展。醫(yī)療改革背景下，對(duì)醫(yī)療檔案進(jìn)行科學(xué)管理，可實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的高效運(yùn)行和發(fā)展，使醫(yī)院的整體醫(yī)療衛(wèi)生水平及管理水平不斷提高[1]。
3 醫(yī)療檔案資源管理與建設(shè)現(xiàn)狀
3.1 醫(yī)療檔案資源管理建設(shè)基礎(chǔ)條件不完善
醫(yī)院檔案管理人員受制于自身文化水平，使醫(yī)療檔案管理工作質(zhì)量比較低，而醫(yī)院不重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，并未對(duì)他們進(jìn)行過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn);醫(yī)療檔案管理人員的工作內(nèi)容決定了他們不僅要具備專(zhuān)業(yè)醫(yī)療知識(shí)，而且要具備較好的管理能力及統(tǒng)籌能力。但是，檔案管理人員并未達(dá)到該種水平;沒(méi)有結(jié)合醫(yī)院發(fā)展背景，制定醫(yī)療檔案管理制度，僅對(duì)國(guó)家檔案法律法規(guī)進(jìn)行照搬，使其針對(duì)性不強(qiáng);尚未認(rèn)識(shí)到醫(yī)療檔案管理的重要性，醫(yī)療檔案與人事檔案混淆，基礎(chǔ)設(shè)施不完善。
3.2 沒(méi)有充分利用醫(yī)療檔案信息資料
醫(yī)療檔案是對(duì)醫(yī)療信息的書(shū)面記錄，很多醫(yī)院對(duì)醫(yī)療檔案進(jìn)行記錄和存檔之后，將其積壓起來(lái)，無(wú)人問(wèn)津，當(dāng)有需求時(shí)，才進(jìn)行查詢(xún);對(duì)部分科研醫(yī)療檔案進(jìn)行保密管理，無(wú)法實(shí)現(xiàn)醫(yī)療研究成果的共享;醫(yī)院負(fù)責(zé)人和檔案管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到醫(yī)療檔案的重要性，并對(duì)部分檔案實(shí)施保密管理，從而降低了醫(yī)療檔案的使用價(jià)值，使醫(yī)療水平難以提高，制約了醫(yī)院發(fā)展及各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行[2]。
3.3 醫(yī)療檔案管理信息化建設(shè)滯后
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)背景下，對(duì)醫(yī)療檔案提出了信息化管理要求。然而，部分醫(yī)院因資金短缺、信息化人才缺失等，仍采用傳統(tǒng)袋裝和卷宗形式對(duì)醫(yī)療檔案進(jìn)行保存，使醫(yī)療檔案管理混亂，增加了日常查詢(xún)難度，且容易丟失。部分醫(yī)院雖將實(shí)施了醫(yī)療檔案信息化管理，但是，受檔案管理人員水平限制，醫(yī)療信息錄入時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)錄、漏錄情況等，無(wú)法提高醫(yī)療檔案管理效率，也對(duì)醫(yī)療改革工作的推行產(chǎn)生了制約。
4 基于醫(yī)改背景的醫(yī)療檔案資源管理與建設(shè)方法
4.1 完善醫(yī)療檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
（1）財(cái)務(wù)部門(mén)要結(jié)合醫(yī)院發(fā)展背景，調(diào)配一定的資金數(shù)額，為醫(yī)療檔案管理工作配備辦公設(shè)備、檔案材料收集室和計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施，營(yíng)造一個(gè)專(zhuān)業(yè)的醫(yī)療檔案管理環(huán)境，使醫(yī)院檔案管理工作更加專(zhuān)業(yè)、正規(guī)，便于后期信息查詢(xún)，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行奠定良好的基礎(chǔ);（2）依據(jù)醫(yī)療檔案管理工作內(nèi)容、部署和要求等，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行裁撤，使他們各司其職，以保障醫(yī)療檔案管理工作的有序進(jìn)行。從高校選聘優(yōu)秀畢業(yè)生，重點(diǎn)招收醫(yī)療專(zhuān)業(yè)人才，結(jié)合醫(yī)療檔案管理工作要求，向他們培訓(xùn)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并注重道德培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)綜合性人才培養(yǎng)目標(biāo)，不斷提高醫(yī)療檔案管理工作水平，使其更加專(zhuān)業(yè);（3）完善醫(yī)院各項(xiàng)規(guī)章制度，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況及發(fā)展需求，對(duì)醫(yī)療檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化，使其更加具體，并將獎(jiǎng)懲措施落實(shí)到位，提高醫(yī)療檔案資源管理及建設(shè)質(zhì)量[3]。
4.2 合理開(kāi)發(fā)醫(yī)療檔案，提高檔案資料信息利用率
檔案管理部門(mén)對(duì)醫(yī)療檔案實(shí)施保密時(shí)，也要采取正確的方式，對(duì)醫(yī)療檔案資源進(jìn)行充分開(kāi)發(fā)和利用。依據(jù)醫(yī)療檔案資源管理和建設(shè)情況，成立醫(yī)療檔案開(kāi)發(fā)組，定期組織探討會(huì)，對(duì)最新醫(yī)療科研成果進(jìn)行研究、論證和總結(jié)，不斷引進(jìn)新型醫(yī)療設(shè)備、器械、藥物等，對(duì)疾病治療方法進(jìn)行創(chuàng)新，為人們提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，不斷提高醫(yī)療技術(shù)水平。醫(yī)院也要對(duì)醫(yī)療檔案進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)，對(duì)病例情況和患者就醫(yī)情況等進(jìn)行總結(jié)，增加對(duì)該科室的資金劃撥數(shù)額，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)政資金的合理配置及優(yōu)化利用。注重醫(yī)療檔案的實(shí)用性，對(duì)其進(jìn)行不斷開(kāi)發(fā)，提高檔案資料信息利用率。
4.3 注重醫(yī)療檔案管理信息化建設(shè)
為了適應(yīng)醫(yī)療改革需求，將信息化建設(shè)用以醫(yī)療檔案資源管理與建設(shè)中，使管理過(guò)程更加數(shù)字化，可提高醫(yī)療檔案管理質(zhì)量及效率。醫(yī)院要結(jié)合自身發(fā)展背景及實(shí)際醫(yī)療、科研情況，借助人工錄入、電子掃描和照相等方法，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)方式，以信息化模式，對(duì)醫(yī)療檔案進(jìn)行保存，構(gòu)建完善的醫(yī)療檔案信息化收集平臺(tái)，借助該平臺(tái)對(duì)醫(yī)療檔案進(jìn)行匯總，并以數(shù)據(jù)庫(kù)形式對(duì)它們進(jìn)行保存。醫(yī)院工作人員可通過(guò)密碼或權(quán)限設(shè)置，獲取醫(yī)療檔案或相關(guān)數(shù)據(jù)信息，降低醫(yī)療檔案管理人員的工作量，提高檔案利用率，使它的應(yīng)用過(guò)程更加便利。完成信息平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作之后，在醫(yī)院內(nèi)部將數(shù)據(jù)庫(kù)管理醫(yī)療檔案宣傳工作落實(shí)到位，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高檔案管理水平[4]。
例如，國(guó)外一家醫(yī)療信息管理公司，推出了一款名為Queue的醫(yī)療信息整合系統(tǒng)。醫(yī)院可應(yīng)用該款軟件進(jìn)行醫(yī)療檔案資源管理與建設(shè)，患者只需將姓名、住址、藥物過(guò)敏史、家族病病史等基本信息輸入到云文件中，醫(yī)院即可通過(guò)該系統(tǒng)及時(shí)提取病人信息，縮短患者等候時(shí)間。醫(yī)院也可通過(guò)該軟件對(duì)某時(shí)段就診人數(shù)進(jìn)行管理，對(duì)病人醫(yī)療檔案進(jìn)行有效存儲(chǔ)，提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，避免病人檔案丟失，極具快捷性和便利性，有效降低檔案管理工作難度。
4.4 創(chuàng)新醫(yī)療檔案管理方法
隨著醫(yī)療改革工作的深入，傳統(tǒng)醫(yī)療檔案管理方法及模式已經(jīng)不具備適用性。醫(yī)院要依據(jù)外部環(huán)境，對(duì)醫(yī)療檔案管理方法進(jìn)行不斷創(chuàng)新，深入臨床一線進(jìn)行各種調(diào)研活動(dòng)，明確檔案利用及反饋信息，使其更好的服務(wù)于醫(yī)療工作，對(duì)醫(yī)療檔案進(jìn)行充分利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。近年來(lái)，醫(yī)療改革力度不斷加大，各基層醫(yī)院也逐漸認(rèn)識(shí)到了醫(yī)療檔案管理工作的重要性，依據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況及具體醫(yī)療工作內(nèi)容，對(duì)檔案管理方法進(jìn)行不斷創(chuàng)新，實(shí)時(shí)更新醫(yī)療檔案內(nèi)容，不斷提高醫(yī)療檔案資源管理及建設(shè)水平，推進(jìn)自身快速穩(wěn)定發(fā)展。
5 結(jié)語(yǔ)
綜上所述，醫(yī)療改革背景下，醫(yī)療檔案管理及建設(shè)工作非常重要。醫(yī)院負(fù)責(zé)人和檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)療檔案管理的重要性，結(jié)合醫(yī)院發(fā)展背景，對(duì)醫(yī)療檔案資源管理和建設(shè)中存在的問(wèn)題具備清晰的認(rèn)知，并提出具體改革建設(shè)方法，以對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)服務(wù)進(jìn)行優(yōu)化，提高醫(yī)療檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分利用，推進(jìn)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展及科研水平的不斷提高，為人們提供良好的就醫(yī)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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檔案部門(mén)負(fù)責(zé)全公司的型號(hào)產(chǎn)品生產(chǎn)研制加工、經(jīng)營(yíng)管理、行政業(yè)務(wù)、基本建設(shè)等活動(dòng)產(chǎn)生的科技文件和檔案管理，檔案來(lái)源復(fù)雜、種類(lèi)繁多、內(nèi)容豐富，涉及12個(gè)門(mén)類(lèi)，分別有文書(shū)檔案、經(jīng)營(yíng)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科研檔案、航天產(chǎn)品檔案、質(zhì)量檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案、教學(xué)檔案、特種載體檔案、民品檔案、其他檔案等。根據(jù)公司的職能設(shè)置和所擔(dān)負(fù)的工作任務(wù)，由各職能部門(mén)分別負(fù)責(zé)本部門(mén)形成文件資料的收集、整理、組卷等預(yù)立卷工作，如公司辦公室負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的預(yù)立卷，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的預(yù)立卷，設(shè)備部門(mén)負(fù)責(zé)設(shè)備儀器檔案的預(yù)立卷，基建部門(mén)負(fù)責(zé)基建檔案的預(yù)立卷。
檔案系統(tǒng)的應(yīng)用是建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)工作，檔案系統(tǒng)從安全性、實(shí)用性和可操作性等方面著手，進(jìn)行各項(xiàng)功能設(shè)計(jì)，其中預(yù)立卷管理功能包括了用戶(hù)登錄、檔案案卷新建與修改、卷內(nèi)文件錄入與修改、案卷（卷內(nèi)文件）順序調(diào)整、案卷間文件調(diào)整、生成卷內(nèi)目錄、生成脊背標(biāo)簽、生成移交清單、查閱統(tǒng)計(jì)等功能。本系統(tǒng)在公司辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)下運(yùn)行，有檔案部門(mén)系統(tǒng)管理員確定并設(shè)置可使用系統(tǒng)的部門(mén)及用戶(hù)的初始登錄密碼，預(yù)立卷部門(mén)的資料員按照文件資料收集整理和組卷規(guī)范登錄檔案信息內(nèi)容。組卷完成后由檔案部門(mén)進(jìn)行組卷審核，審核修改后進(jìn)行后期的歸檔工作。
二、檔案系統(tǒng)預(yù)立卷存在的問(wèn)題
（一）對(duì)預(yù)立卷功能模塊功能了解不夠。檔案系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)很靈活實(shí)用，經(jīng)過(guò)3年的應(yīng)用預(yù)立卷部門(mén)仍有不會(huì)使用的現(xiàn)象，對(duì)相關(guān)字段的適用范圍不清楚，相關(guān)字段的使用存在混淆和錯(cuò)誤的情況，案卷順序顛倒時(shí)不會(huì)調(diào)整，卷內(nèi)文件排列順序錯(cuò)誤也不會(huì)調(diào)整，不同案卷下的卷內(nèi)文件可以進(jìn)行調(diào)卷的功能幾乎都不會(huì)用，也不會(huì)通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行查找檢索。
（二）著錄不規(guī)范。預(yù)立卷資料員對(duì)著錄規(guī)則缺乏正確認(rèn)識(shí)，特別是在案卷和文件題名上，題名不能揭示檔案內(nèi)容、過(guò)于冗長(zhǎng)、不適當(dāng)省略等問(wèn)題常見(jiàn)。以一臺(tái)設(shè)備的檔案為例，設(shè)備檔案一般包括設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)審批、招投標(biāo)資料、隨機(jī)資料和安裝調(diào)試驗(yàn)收資料，但在組卷時(shí)資料員是按收集的順序，將資料裝入多個(gè)檔案盒，再按檔案盒數(shù)量分別建立了幾個(gè)案卷，題名分別是設(shè)備資料+（一）（二）（三）......，這樣的題名過(guò)于省略，不能揭示案卷內(nèi)的內(nèi)容。
（三）重點(diǎn)檔案未進(jìn)行數(shù)字化處理。有價(jià)值、意義重大的文件未轉(zhuǎn)化為電子文件，文件為電子文件的又未利用檔案系統(tǒng)歸入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目立項(xiàng)階段的項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)等文件，均有紙質(zhì)和電子文件，但現(xiàn)在只歸檔了紙質(zhì)文件。
（四）預(yù)立卷資料員檔案業(yè)務(wù)能力有限。公司多年實(shí)行信息化管理，OA系統(tǒng)得到了迅速普及，預(yù)立卷資料員本身所具備的計(jì)算機(jī)操作技能足以勝任文件著錄的工作，但資料員多數(shù)是兼職資料員，日常工作繁雜，處理文件時(shí)間少，沒(méi)有系統(tǒng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)歸檔范圍、分類(lèi)整理、著錄要求等理解有限，難以專(zhuān)心搞好預(yù)立卷工作。
三、具體解決措施
（一）預(yù)立卷部門(mén)要了解掌握歸檔范圍、組卷原則，隨時(shí)或分階段進(jìn)行預(yù)立卷工作。檔案部門(mén)根據(jù)國(guó)家檔案局、航天集團(tuán)檔案館的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，制定下發(fā)了企業(yè)檔案的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，明確了各類(lèi)檔案的收集范圍、分類(lèi)整理、組卷的原則，對(duì)預(yù)立卷工作有很好的指導(dǎo)意義。預(yù)立卷部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)和資料員首先要掌握這些規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)工作實(shí)施情況按類(lèi)別收集分類(lèi)文件，及時(shí)在檔案系統(tǒng)上設(shè)立案卷和著錄卷內(nèi)文件。
檔案歸檔時(shí)間一般是隔年歸或按階段歸，日常就應(yīng)做好預(yù)立卷工作，避免歸檔前的突擊工作。像基建部門(mén)主要是對(duì)新建廠房和改擴(kuò)建工程的基建檔案進(jìn)行預(yù)立卷。資料員可按工程實(shí)施的進(jìn)度進(jìn)行資料的收集，如勘察設(shè)計(jì)階段的工作完成后，負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的主管工程師就應(yīng)將手中的文件移交給資料員，并同資料員一起對(duì)照基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)中的歸（下轉(zhuǎn)第132頁(yè)）（上接第127頁(yè)）檔范圍進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，檢查文件是否符合歸檔的要求，再按文件的有機(jī)聯(lián)系、邏輯關(guān)系進(jìn)行分類(lèi)和文件排序，最后由資料員在檔案系統(tǒng)上進(jìn)行案卷和卷內(nèi)文件的著錄，并提請(qǐng)檔案部門(mén)對(duì)所著錄的內(nèi)容進(jìn)行審核把關(guān)。這樣就能全過(guò)程對(duì)基建檔案進(jìn)行管理，確?；n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全。
（二）完善設(shè)備設(shè)施。公司的網(wǎng)絡(luò)體系在多年運(yùn)行的基礎(chǔ)上已經(jīng)發(fā)展完善，具有較高的安全性能，預(yù)立卷部門(mén)全部配有聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)，在設(shè)施方面保障了檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。但針對(duì)有價(jià)值的紙質(zhì)檔案，需要將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，采用檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)檔案歸檔，這就需要有掃描儀和鑒定電子文件有效性的設(shè)備。
（三）提高預(yù)立卷人員素質(zhì)。檔案部門(mén)要不定期對(duì)預(yù)立卷人員進(jìn)行檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和信息化知識(shí)培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包含檔案管理系統(tǒng)的具體設(shè)計(jì)、檔案歸檔范圍、分類(lèi)規(guī)則、檔案著錄規(guī)則，使預(yù)立卷人員既要精通檔案專(zhuān)業(yè)又要熟悉檔案系統(tǒng)功能構(gòu)架。
（四）完善規(guī)則規(guī)范著錄。檔案著錄數(shù)據(jù)是檔案檢索中的重要信息，題名、責(zé)任者著錄時(shí)檔案著錄的重要部分，是進(jìn)行檢索的最常用入口，題名與責(zé)任者的不規(guī)范著錄極易造成數(shù)據(jù)的不標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檢索查閱的不確定。大多數(shù)檔案部門(mén)的檔案著錄時(shí)按照國(guó)家檔案局所制定的《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）進(jìn)行，檔案部門(mén)應(yīng)在此規(guī)則的基礎(chǔ)上，在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合公司的相關(guān)規(guī)定，制定出適合本公司的著錄規(guī)則或標(biāo)準(zhǔn)。
一、前言
近年來(lái)，城市建設(shè)迅猛發(fā)展，建筑施工企業(yè)施工項(xiàng)目不斷增加，形成了大量的基建檔案資料。作為建筑施工項(xiàng)目管理的重要組成部分，基建檔案反映了建設(shè)工程施工過(guò)程、管理過(guò)程、質(zhì)量狀況，也是建筑工程后期維修，擴(kuò)建、改造的重要檔案資料，可由檔案資料總結(jié)出改進(jìn)提升施工管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，基建檔案的妥善保管和利用，勢(shì)必為企業(yè)高效發(fā)展的提供助力。
二、基建檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1.基建檔案歸檔不及時(shí)
按照制度規(guī)定，一般情況下工程檔案資料應(yīng)從工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收之日起3個(gè)月內(nèi)向檔案室移交，但實(shí)際操作中卻很難在規(guī)定期限內(nèi)實(shí)現(xiàn)。工程建設(shè)過(guò)程中，各類(lèi)資料分散在不同人員手中，過(guò)程中未系統(tǒng)性形成檔案資料，當(dāng)工程即將完工時(shí)，大部分工作人員都陸續(xù)撤離了施工現(xiàn)場(chǎng)，資料一時(shí)難以找齊；另外，基層項(xiàng)目上一般只配置資料員而沒(méi)有配置專(zhuān)職檔案管理人員，導(dǎo)致后方專(zhuān)職檔案管理人員很難了解到前方施工項(xiàng)目哪些已經(jīng)具備移交條件，致使檔案接收工作處于被動(dòng)狀態(tài)。
2.基建檔案資料不齊全，復(fù)印件比重偏高
檔案資料不齊全不完整，是建筑工程檔案存在的主要問(wèn)題。工程項(xiàng)目管理較好的單位歸檔率能達(dá)到百分之八十至九十，過(guò)程管理較差的施工單位甚至存在施工許可證、安裝及質(zhì)量證明文件不齊全，施工主材進(jìn)場(chǎng)合格證、主材實(shí)驗(yàn)文件等工程檔案缺失的情況。有些項(xiàng)目原件制作份數(shù)不夠，在滿(mǎn)付業(yè)主單位和城建檔案館后，交本單位檔案室只有復(fù)印件，曾經(jīng)對(duì)四川華西集團(tuán)公司承包部移交的一個(gè)項(xiàng)目工程檔案做過(guò)一次統(tǒng)計(jì)，復(fù)印件率達(dá)到62%。而復(fù)印件在法律訴訟中不被認(rèn)可，因此，高復(fù)印件不利于日后工程檔案利用、企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的維護(hù)。
3.歸檔文件質(zhì)量有待提高
移交的工程檔案質(zhì)量有待提高，很多資料中施工記錄不真實(shí)、不準(zhǔn)確、不規(guī)范，部分資料有明顯事后補(bǔ)填痕跡，有些資料存在工作人員隨意代簽現(xiàn)象，導(dǎo)致資料歸檔后失去了利用價(jià)值。
三、出現(xiàn)上述問(wèn)題的原因
1.施工單位對(duì)檔案歸檔工作重視程度不夠
（1）思想重視程度不夠。在很多企業(yè)里，檔案管理工作“講起來(lái)重要，心里面次要，做起來(lái)不要”的現(xiàn)象相當(dāng)普遍，由于資料整理瑣碎，施工現(xiàn)場(chǎng)工作繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，資料整理處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)，不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到移交階段時(shí)才發(fā)現(xiàn)工程檔案管理一塌糊涂，資料大量缺失，無(wú)法彌補(bǔ)。（2）追求經(jīng)濟(jì)利益，人員配備不足。有些企業(yè)連起碼的專(zhuān)職檔案管理人員還未配備，還有些企業(yè)只是辦事員兼職或代管；個(gè)別企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還把本單位的檔案員當(dāng)作“吃閑飯，不創(chuàng)收”的閑雜人員，收入待遇列為二等公民，嚴(yán)重打擊檔案人員的工作積極性。
2.缺少管理機(jī)制和相關(guān)制度，日常管理混亂
現(xiàn)行的工程檔案規(guī)范與制度較多側(cè)重建設(shè)單位和城建單位的歸檔范圍和要求，對(duì)于施工單位來(lái)說(shuō)，檔案缺少統(tǒng)一的制度、標(biāo)準(zhǔn)和要求。施工單位在竣工后為了盡快辦理結(jié)算，將完整的檔案資料移交業(yè)主及城建檔案館，造成本單位檔案室無(wú)法收集到完整的檔案資料。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，專(zhuān)業(yè)檔案管理人員對(duì)現(xiàn)場(chǎng)資料員缺少必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致資料員不了解本單位檔案室應(yīng)該保存哪些資料，有些項(xiàng)目施工工期較長(zhǎng)，人員變動(dòng)頻繁，重要資料存在遺失或被帶走的可能，導(dǎo)致資料收集不齊全。
3.缺少?gòu)?fù)合型檔案管理人才
資料員有一定的建筑工程專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，但缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，只進(jìn)行資料收集，而不能形成檔案，資料收集和歸檔不能較好地結(jié)合起來(lái)，影響了建筑工程文件檔案的整編與管理。
四、做好基建檔案管理工作的方法
1.企業(yè)重視檔案管理工作
目前建筑市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，提高經(jīng)濟(jì)效益為企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急，檔案工作短期利益不明顯，致使檔案工作在建筑施工企業(yè)里得不到重視。現(xiàn)階段，工程實(shí)體的質(zhì)量越來(lái)越受到國(guó)家各級(jí)部門(mén)的重視，竣工檔案的重要作用也日顯突出，企業(yè)要長(zhǎng)期發(fā)展，必須保管好工程檔案資料，改變觀念，確立檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)的觀念，投入必需的人力、物力、財(cái)力，過(guò)程中做好檔案工作，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)作用，提高重視程度，立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，以維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益。
2.建立健全制度建設(shè)
健全的檔案管理制度是做好工程檔案管理的基礎(chǔ)，為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段資料的有序管理，保證歸檔資料及竣工圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，提高檔案管理人員工作規(guī)范性，企業(yè)應(yīng)根據(jù)國(guó)家對(duì)現(xiàn)場(chǎng)施工檔案的具體法規(guī)要求，結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)，制定與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)制度管檔。
3.創(chuàng)新檔案管理模式
在傳統(tǒng)的檔案管理中，企業(yè)相關(guān)部門(mén)移交多少資料檔案室就接收多少資料，不移交就視為沒(méi)有，這種管理模式的弊端在于檔案管理員責(zé)任心不夠，造成項(xiàng)目檔案資料收集不齊全。站在服務(wù)企業(yè)發(fā)展角度上看，必須要發(fā)揮檔案室信息中心的作用，檔案管理工作需要改變以往被動(dòng)接收的檔案管理的模式，創(chuàng)新檔案管理手段，強(qiáng)化過(guò)程控制，加快檔案管理實(shí)施，采用管理與服務(wù)的模式。（1）前期介入控制檔案部門(mén)專(zhuān)業(yè)人員要提前介入施工項(xiàng)目過(guò)程管理。在工程準(zhǔn)備階段，檔案專(zhuān)業(yè)人員要深入基層，到施工項(xiàng)目部交底檔案管理注意事項(xiàng)，把檔案管理方面的規(guī)定、要求向資料員和相關(guān)部門(mén)進(jìn)行宣傳，制定工程檔案歸檔程序手冊(cè)，明確施工各階段檔案收集范圍及歸檔份數(shù)及具體要求。落實(shí)責(zé)任，做到預(yù)防為主，避免檔案資料移交時(shí)出現(xiàn)大量復(fù)印件。（2）中期跟蹤服務(wù)基建檔案的收集與工程進(jìn)度同步，檔案人員應(yīng)及時(shí)了解工程計(jì)劃、規(guī)模、進(jìn)展，資料員變動(dòng)等，經(jīng)常與項(xiàng)目上兼職檔案員溝通聯(lián)系，采取追蹤、分階段收集、強(qiáng)制性收集等方法，使檔案的跟蹤收集工作從工程動(dòng)工開(kāi)始就與工程同步進(jìn)行，避免出現(xiàn)檔案缺失現(xiàn)象。（3）后期監(jiān)督檢查監(jiān)督檢查是做好檔案管理工作不可或缺的一個(gè)環(huán)節(jié)，其目的不僅僅在于檢查檔案歸檔情況及質(zhì)量，更在于強(qiáng)化施工項(xiàng)目部及兼職檔案人員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，固化檔案管理模式，進(jìn)而提高檔案管理工作水平。（4）實(shí)行獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制激勵(lì)機(jī)制產(chǎn)生效應(yīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于管理本身，企業(yè)可以組織考評(píng)，建立獎(jiǎng)懲分明的激勵(lì)機(jī)制，對(duì)檔案工作做得好的單位給予經(jīng)濟(jì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)管理混亂的單位實(shí)行處罰，或?qū)嵭袉挝粌?nèi)部的歸檔保證金制度，可以充分調(diào)動(dòng)各方對(duì)檔案管理的積極性，提升各單位對(duì)檔案管理的重視程度。4.加強(qiáng)培訓(xùn)力度，培養(yǎng)復(fù)合型人才檔案管理工作是一項(xiàng)科學(xué)性、管理性工作，檔案管理人員需要高業(yè)務(wù)能力、高責(zé)任心的職業(yè)素養(yǎng)。施工現(xiàn)場(chǎng)多為資料員擔(dān)當(dāng)兼職檔案管理員，缺少檔案管理專(zhuān)業(yè)能力，資料員要做好工程項(xiàng)目檔案管理工作，就必須加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，并對(duì)其進(jìn)行考核，培訓(xùn)出既懂建筑專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有豐富現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目資料收集經(jīng)驗(yàn)，又了解檔案管理的復(fù)合型人才。
五、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，建筑工程檔案資料的有效管理是整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目不可缺少的重要組成部分，施工企業(yè)做好基建檔案管理工作，需要單位領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視，需要專(zhuān)業(yè)檔案人員轉(zhuǎn)變思路，勇于創(chuàng)新管理模式，深入基層強(qiáng)化管理，還需要現(xiàn)場(chǎng)資料員提升檔案整編職業(yè)素質(zhì)并做好配合工作。
作者:陳明 單位:四川華西集團(tuán)有限公司
一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求
（一）工程檔案的歸檔范圍
對(duì)于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)，記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀，具有保存價(jià)值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。（詳附件一）
（二）歸檔文件的要求
1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。
2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。
3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書(shū)寫(xiě)工具。
4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用 A4 規(guī)格歸檔。
二、工程檔案的管理機(jī)構(gòu)
各工程部設(shè)資料員，主要負(fù)責(zé)本部門(mén)工程項(xiàng)目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗(yàn)收過(guò)程中程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗(yàn)收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計(jì)
（一）工程檔案的收集
文件形成后，文件形成責(zé)任人（經(jīng)手人）必須于當(dāng)天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當(dāng)天登記入盒。
（二）工程檔案的整理
按照單位工程分部分項(xiàng)工程及文件形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行分類(lèi)排列。
（三）工程檔案的立卷
1、工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件五部分。
2、工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。
3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專(zhuān)業(yè)組卷。
6、竣工驗(yàn)收文件按單位工程組卷。
（四）工程檔案的編目
1、每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從"1"開(kāi)始，案卷不宜超過(guò) 30MM;頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在單頁(yè)右下角，雙面書(shū)寫(xiě)的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。
2、卷內(nèi)目錄："序號(hào)"以一份文件為單位，"責(zé)任者"填文件的直接形成單位和個(gè)人，
有多個(gè)責(zé)任者的，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用"等"代替。"文件編號(hào)"填寫(xiě)工程文件原 有的文號(hào)或圖號(hào)；"文件題名"填寫(xiě)文件標(biāo)題的名稱(chēng)。"日期"填寫(xiě)文件形成的日期。
未按要求編目的，每項(xiàng)扣罰部門(mén)資料員 5 元。
（五）工程檔案的裝訂
案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。
（六）工程檔案的歸檔
1、單位工程竣工驗(yàn)收完成后 30 日內(nèi)，部門(mén)資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時(shí)歸檔的扣罰部門(mén)資料員 5 元。
（七）工程竣工檔案移交
工程竣工驗(yàn)收完成后 60 日內(nèi)，部門(mén)資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時(shí)辦理移交的，扣罰部門(mén)資料員 5元。
（八）工程檔案的索引（待討論工程代號(hào)、檔號(hào)）
工程代號(hào)由集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)定，檔號(hào)由工程檔案中心根據(jù)工程代號(hào)填寫(xiě)。
案卷號(hào)
如：第 1 卷 1.1.1-1
專(zhuān)業(yè)號(hào)
如：基建類(lèi) 1 為 1.1.1
工程代號(hào) 如XX花園首期為 1.1
樓盤(pán)代號(hào) 如XX花園代號(hào)為 1
（九）工程檔案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng)，保證工程檔案不被腐蝕。
（十）工程檔案的統(tǒng)計(jì)
工程檔案管理人員必須每月對(duì)收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)催促借閱到期文件的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期（具體詳附件一）
1、永久：是指工程檔案需永久保存。
2、長(zhǎng)期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
3、短期：是指工程檔案保存 20 年以下。
同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。
五、工程檔案密級(jí)
密級(jí)分為機(jī)密、秘密兩種。同一案卷有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。
工程準(zhǔn)備階段文件為機(jī)密級(jí)，監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件為秘密級(jí)。
六、工程檔案的借閱及銷(xiāo)毀
一、資料管理的重要性
隨著建筑業(yè)的發(fā)展迅速，國(guó)家對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的投入大大加強(qiáng)，對(duì)建筑工程的質(zhì)量，進(jìn)度等各方面要求的更加嚴(yán)格，也更加規(guī)范。由于工程項(xiàng)目一般都具有隱蔽性的，所以對(duì)于工程質(zhì)量的檢查以及規(guī)范，必須通過(guò)資料來(lái)體現(xiàn)，一個(gè)工程項(xiàng)目資料的完整與質(zhì)量的好壞，直接影響到這個(gè)工程項(xiàng)目的好壞，所以工程資料的管理是一個(gè)非常重要的工作環(huán)節(jié)。建筑工程資料是記載建筑工程施工過(guò)程中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它是城建檔案的重要組成部分，也是工程竣工交付使用的必備文件，又是對(duì)工程進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、移交、使用、管理、維修、改建和擴(kuò)建的原始依據(jù)。建筑資料管理工作直接反映了一個(gè)建筑施工企業(yè)的管理水平。建設(shè)部要求建立并管好城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的重要性和緊迫感的認(rèn)識(shí)，并明確指出：任何一個(gè)工程，如果技術(shù)資料不符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，則判定該工程不合格，對(duì)工程質(zhì)量具有否決權(quán)。足見(jiàn)資料管理的重要性。
二、資料管理工作必備的條件
1、資料管理工作的態(tài)度
一般人都認(rèn)為資料員的工作看似輕松，其實(shí)做好也是很不容易的。資料員如何去完成項(xiàng)目交給的每一項(xiàng)工作，是值得深思熟慮的問(wèn)題。我們要經(jīng)常提醒和捫心自問(wèn)，在做資料的工作中是否及時(shí)、準(zhǔn)確、完整；怎樣配合好技術(shù)負(fù)責(zé)人做好施工組織、方案、技術(shù)交底等工作；我們是否對(duì)項(xiàng)目前期工作施工組織設(shè)計(jì)等進(jìn)行了審核，用字是否恰當(dāng)和規(guī)范，是否有遺漏和不全面；怎樣和監(jiān)理、業(yè)主用虛的態(tài)度及規(guī)范的語(yǔ)言進(jìn)行了溝通；你是否對(duì)監(jiān)理、業(yè)主提出的意見(jiàn)和建議虛心接受了；你是否在第一時(shí)間熟悉施工圖并發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，你是否在第一時(shí)間和業(yè)主、設(shè)計(jì)單位進(jìn)行了聯(lián)系和溝通，并在最短時(shí)間段內(nèi)解決；對(duì)各條線的管理人員在工作過(guò)程中所提出的建議是否樂(lè)于接受并落實(shí)到項(xiàng)目管理中去；是否對(duì)以前的工作進(jìn)行了總結(jié)，留下好的一面，改正了不好的一面。并用踏實(shí)、勤奮、認(rèn)真及科學(xué)的態(tài)度去工作、去做好資料這些都是我們資料員都要考慮和必須考慮的問(wèn)題。在項(xiàng)目施工資料工作中，工作的復(fù)雜性、艱巨性，相信每個(gè)人都會(huì)遇到。如何去完成好每一個(gè)施工項(xiàng)目的所有資料，就需要在日常工作中多思考、多交流、多學(xué)習(xí)、多協(xié)調(diào)，并用認(rèn)真的態(tài)度去工作、去落實(shí)。作為一個(gè)公司的員工要有危機(jī)感、責(zé)任感，要珍惜和熱愛(ài)自己的工作。對(duì)公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交給你的工作不論大與小，都要盡己所能。仔仔細(xì)細(xì)、認(rèn)認(rèn)真真的去做好、完成好。在做好本職工作的同時(shí)對(duì)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都要有補(bǔ)位意識(shí)，并加強(qiáng)協(xié)調(diào)和配合，用團(tuán)隊(duì)精神來(lái)增加凝聚力、向心力。不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)和廣泛涉獵施工資料相關(guān)的書(shū)籍和有利于文化素養(yǎng)的書(shū)籍。來(lái)提升我們自身的素質(zhì)，讓企業(yè)整體文化素養(yǎng)上一個(gè)臺(tái)階，同時(shí)在工作中不斷地總結(jié)、再總結(jié)。找出不足之處，使每個(gè)工程項(xiàng)目的資料都能做到最好，都能得到大家的認(rèn)可和好評(píng)。
2、資料管理必備的專(zhuān)業(yè)技能
當(dāng)然做好資料的管理，做好資料員，不光在態(tài)度上再思想上有能動(dòng)性，還必須具備一定的的建筑專(zhuān)業(yè)知識(shí)， 因?yàn)榻ㄖこ藤Y料員的工作是一項(xiàng)集工程建設(shè)管理、檔案管理知識(shí)為一體的復(fù)合專(zhuān)業(yè)工作，所以必須具備一定的建筑專(zhuān)業(yè)知識(shí)、工程檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)及操作計(jì)算機(jī)建筑應(yīng)用軟件的能力。隨著中國(guó)建設(shè)的不斷升溫，建筑資料員社會(huì)需求量逐年提高，現(xiàn)在資料員已成為工程行業(yè)必不可少的專(zhuān)業(yè)人才。首先崗位必備知識(shí)：熟悉國(guó)家、省、市城市檔案工作法律、法規(guī)、政策、規(guī)定、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)；能看懂一般建筑工程施工圖，能編制修改工程竣工圖（包括重新繪制基礎(chǔ)竣工圖）了解各種建筑結(jié)構(gòu)施工技術(shù)和方向。能正確填寫(xiě)各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術(shù)資料表格；熟悉城市建設(shè)工程檔案的內(nèi)容、范圍。掌握工程檔案收集、編制、整理的方法；了解計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用及基本知識(shí)。
3、明確資料管理職責(zé)也是做好資料管理的重要前提
