序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇電子合同檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

電子檔案管理，就是通過計算機(jī)等手段來記錄文件內(nèi)容并且保存管理。記錄過程簡單易操作，不會用到筆墨等辦公用品，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行永久保存。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點：

1.1 在時間上

電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理存在著一定的差異，體現(xiàn)在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時歸檔，或者在一定的時間和范圍內(nèi)，在滿足檔案管理部門要求的情況下，可以通過網(wǎng)絡(luò)把文件發(fā)送給管理的機(jī)構(gòu)并進(jìn)行歸檔，這一點，可以節(jié)省送檔案，打印檔案等不必要的時間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設(shè)定計劃或者安排時間，以便相關(guān)部門把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門進(jìn)行回收和處理。這一過程既浪費(fèi)時間，又浪費(fèi)人力物力。

1.2 在方式上

二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術(shù)操作的能力，并且會操作相關(guān)的軟件。操作過程為：工作人員通過相關(guān)的管理軟件，在各個檔案上粘貼標(biāo)簽，每一份檔案都有單獨的編號，以便歸檔。這樣的過程操作起來比較繁瑣。而紙質(zhì)檔案管理比較簡單，開證明就可以辦理。

1.3 在存儲方面

電子存儲方式和紙質(zhì)的管理方式也存在差異。電子檔案是在計算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)上存儲，但計算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)易出現(xiàn)故障，或者電子數(shù)據(jù)會出現(xiàn)紕漏，不利于檔案的保存。因此，現(xiàn)在的電子檔案管理有所改進(jìn)，一般情況下要進(jìn)行備份，還要對文件的具體格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，操作完成后才進(jìn)行統(tǒng)一的保存。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理只需要保存好紙質(zhì)的資料，使之不受損壞即可，但是對環(huán)境的要求會比較高，需要干燥安全的環(huán)境，因此更加困難。

1.4 在管理的方法方面

電子檔案管理的方式比較復(fù)雜，需要對待管理的檔案進(jìn)行分類，并需要對資料進(jìn)行編目，在接受文件的第一時間，工作人員需要給每一份檔案一個唯一的編號，同時還有給出相應(yīng)的類別號、檔案號、文件號，以便在使用時能夠方便查找。這樣，在查找使用時，就可以通過專業(yè)的檢索工具進(jìn)行電腦檢索。

1.5 在查詢使用方面

電子檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計算機(jī)上操作，無需固定地點和時間，但需要注冊用戶的個人信息，在使用時通過個人帳號和密碼才能夠登陸查詢或使用所需檔案文件。而傳統(tǒng)的檔案管理則需要向相關(guān)部門進(jìn)行申請，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個過程效率比較低，浪費(fèi)時間。

2 電子檔案管理的優(yōu)點和缺點

2.1 電子檔案管理的優(yōu)點

用計算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子檔案管理這種方式，最大的優(yōu)點就是可以大大提高工作效率，無論是在保存方式上，還是在查詢使用方面，都節(jié)省了寶貴的時間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，省去了打印，發(fā)送等步驟，節(jié)省了時間，同時省去了不必要的花費(fèi)，現(xiàn)如今隨著專業(yè)管理軟件的開發(fā)和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規(guī)范。

采取計算機(jī)信息技術(shù)這種形式進(jìn)行檔案管理，不僅提高效率，也對環(huán)境保護(hù)作出了一些貢獻(xiàn)。首先就是采用網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行檔案管理，節(jié)省了紙張，這一點不僅節(jié)省了資金，同時也減少了對樹木的砍伐，保護(hù)了樹木和環(huán)境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節(jié)省開支，避免了不必要的浪費(fèi)。

2.2 電子檔案管理的缺點

使用這種方式進(jìn)行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個優(yōu)點之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點：

1.立法不夠完善，雖然我國法律部門已經(jīng)制定了一些關(guān)于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實施環(huán)境也給電子檔案管理帶來了許多挑戰(zhàn)，受法律保護(hù)范圍不夠明確，法律實施困難，破壞性大等問題仍然存在，這需要我們在此領(lǐng)域進(jìn)行進(jìn)一步的研究和完善。

2.計算機(jī)等電子信息技術(shù)的不安全性也給電子檔案管理帶來了不安全性，這體現(xiàn)在計算機(jī)易出現(xiàn)漏洞或中毒的情況，一旦計算機(jī)發(fā)生硬盤損壞現(xiàn)象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們在技術(shù)上進(jìn)一步的完善，我們需要加強(qiáng)電子備份，運(yùn)用云技術(shù)等新興技術(shù)手段進(jìn)行保存，并且還要通過加設(shè)密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進(jìn)行維護(hù)。

3.用于管理電子檔案的存儲設(shè)備容易發(fā)生過期、老化或亟待更新等問題，長時間保存或許會出現(xiàn)無法讀取等嚴(yán)重后果。這就需要相關(guān)的工作人員定期維修更新，并且備份保存。

4.對于工作人員的技能要求較高，因為電子檔案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專業(yè)的技術(shù)儲備以及長期的工作經(jīng)驗。因此需要長期鍛煉或進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)。

3 可采取的措施

（1）根據(jù)電子檔案的存儲特點和方式，進(jìn)行科學(xué)的計劃安排，確定傳輸時間，并在年內(nèi)進(jìn)行信息匯總處理，及時增加新的信息。

（2）由于電子檔案的信息處理都是通過計算機(jī)等設(shè)備完成的，所以應(yīng)招募合格的信息操作人員，并及時進(jìn)行培訓(xùn)。

（3）保管時應(yīng)注意環(huán)境條件，電子檔案的保存需要適度的環(huán)境，保存檔案的設(shè)備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應(yīng)對存儲設(shè)備維修更新技術(shù)有一定的了解，以便能夠及時處理設(shè)備的突發(fā)狀況，保證檔案的安全。

篇（2）

1.組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)及信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢

組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)是對上萬條代碼進(jìn)行信息化管理，易于實現(xiàn)資源共享。多少年來政府各部門及各企業(yè)都非常重視信息收集和整理工作，同時有相關(guān)的信息收集和整理制度，從而保證了機(jī)構(gòu)信息的準(zhǔn)確、全面。將這些信息輸入組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)管理功能的系統(tǒng)化，其優(yōu)點也就充分體現(xiàn)。信息化時代的到來以及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的快速發(fā)展，為組織機(jī)構(gòu)代碼管理水平提供了機(jī)遇。不斷提高組織機(jī)構(gòu)代碼管理及服務(wù)水平，提高辦公效率，實現(xiàn)資源共享，組織機(jī)構(gòu)管理信息化勢在必行。

1.1組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)

組織機(jī)構(gòu)代碼數(shù)據(jù)庫是以機(jī)構(gòu)代碼為索引，由上萬條代碼數(shù)據(jù)組成的一個數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)量比較大，為了在政府管理企業(yè)應(yīng)用中更好的發(fā)揮作用，數(shù)據(jù)質(zhì)量一定要得到保證，錄入和查詢都要真實、快速、有效。全國有各種組織機(jī)構(gòu)幾百萬，每個機(jī)構(gòu)都需要辦理組織機(jī)構(gòu)代碼證，而且政府對代碼證都要進(jìn)行定期審驗。我們已經(jīng)清楚，組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)是典型的管理信息系統(tǒng)。目前我國大中型城市已全面覆蓋和實現(xiàn)代碼網(wǎng)絡(luò)化管理，具有先進(jìn)性、實用性、穩(wěn)定性、可擴(kuò)展性的代碼管理系統(tǒng)已成為當(dāng)前代碼管理工作中不可或缺的重要的基礎(chǔ)內(nèi)容。

1.2信息管理系統(tǒng)在組織機(jī)構(gòu)代碼管理上的優(yōu)越性

1.2.1在管理模式上采用先進(jìn)的客戶機(jī)/服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)通信方式進(jìn)行各級代碼管理機(jī)構(gòu)之間的數(shù)據(jù)交換，構(gòu)建代碼信息網(wǎng)絡(luò)，交流數(shù)據(jù)簡潔方便。

1.2.2功能完備。包括組織機(jī)構(gòu)代碼管理機(jī)構(gòu)的局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)的建立、網(wǎng)絡(luò)管理、組織機(jī)構(gòu)代碼的管理業(yè)務(wù)、組織機(jī)構(gòu)代碼IC卡的管理業(yè)務(wù)。

1.2.3在數(shù)據(jù)庫方面對數(shù)據(jù)庫用戶的訪問、使用權(quán)及數(shù)據(jù)對象的訪問和使用權(quán)，進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)定，對數(shù)據(jù)庫備份與恢復(fù)采用了先進(jìn)可靠的措施，使系統(tǒng)的安全性能有了保證。

1.2.4保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)對代碼數(shù)據(jù)采集進(jìn)行監(jiān)控，提供了、查錯的功能，杜絕了重碼、重名和錯碼的產(chǎn)生，保證了代碼數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和真實性。

1.2.5有效加強(qiáng)對代碼證書的管理，杜絕了重證、多證的情況。

2.組織機(jī)構(gòu)代碼信息管理系統(tǒng)特征分析

2.1組織機(jī)構(gòu)代碼信息管理系統(tǒng)需求分析

2.1.1管理模式上采用先進(jìn)的客戶機(jī)/服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)通信方式，進(jìn)行各級代碼管理機(jī)構(gòu)之間的數(shù)據(jù)交換，構(gòu)建代碼信息網(wǎng)絡(luò)，交流數(shù)據(jù)簡潔方便。

2.1.2功能完備，包括組織機(jī)構(gòu)代碼管理機(jī)構(gòu)的局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)的建立、網(wǎng)絡(luò)管理、組織機(jī)構(gòu)代碼的管理業(yè)務(wù)、組織機(jī)構(gòu)代碼IC卡的管理業(yè)務(wù)。

2.1.3在數(shù)據(jù)庫方面對數(shù)據(jù)庫用戶的訪問、使用權(quán)及數(shù)據(jù)對象的訪問和使用權(quán)：進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)定，對數(shù)據(jù)庫備份與恢復(fù)采用了先進(jìn)可靠的措施，使系統(tǒng)的安全有了保障。

2.1.4保證了數(shù)據(jù)質(zhì)量。系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)對代碼數(shù)據(jù)采集進(jìn)行監(jiān)控，提供了、查錯的功能，杜絕了重碼、重名和錯碼的產(chǎn)生，保證了代碼數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和真實性。

2.1.5加強(qiáng)了對代碼證書的管理，杜絕了重證、多證的情況。

2.1.6采用window界面，集菜單、控制條、工具欄、圖形顯示于一體，加強(qiáng)用戶界面可操作性和一致性，開發(fā)運(yùn)用數(shù)據(jù)管理界面自動生成技術(shù)，簡化數(shù)據(jù)庫維護(hù)操作。

2.1.7提供多樣和豐富的報表輸出功能。

2.2安全性設(shè)計要求

2.2.1不同級別的資源和數(shù)據(jù)訪問，用來防止偶然性的破壞。

2.2.2訪問規(guī)則。定義網(wǎng)絡(luò)的口令保護(hù)策略和規(guī)則，把對服務(wù)器上文件的訪問權(quán)限按不同口令分為：不可讀寫執(zhí)行、可讀可執(zhí)行、只能讀或執(zhí)行等。

2.2.3網(wǎng)絡(luò)聯(lián)網(wǎng)設(shè)備的訪問?？紤]哪些設(shè)備應(yīng)該鎖在集線室內(nèi)，只允許哪些人員管理和使用這些設(shè)備。

2.2.4網(wǎng)絡(luò)互連的需求和訪問級別。在不同的子網(wǎng)中使用哪些路徑選擇路由器和網(wǎng)橋過濾器。在路由器和網(wǎng)橋內(nèi)用硬件和軟件定義不同的訪問級別。

2.2.5軟件升級、審計和安裝策略。某些病毒是通過商用軟件傳播到網(wǎng)絡(luò)上的，因此由專門人員集中進(jìn)行軟件升級和安裝，任何人不能擅自安裝或升級網(wǎng)絡(luò)上的通用應(yīng)用軟件。

2.3組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)的流程分析

代碼業(yè)務(wù)豐要是面向企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)和社會團(tuán)體組織機(jī)構(gòu)的，每個組織機(jī)構(gòu)都必須辦理代碼證，代碼證是唯一表征各個單位及社會團(tuán)體的“身份證”。我們國家要求代碼信息要真實、準(zhǔn)確，并且要求每個單位和團(tuán)體都要進(jìn)行定期的檢驗。根據(jù)代碼業(yè)務(wù)特點而開發(fā)的組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)，既要做到信息采集準(zhǔn)確無誤，又要按照企業(yè)要求隨時變更，并且將變更信息數(shù)據(jù)及時更換存儲到數(shù)據(jù)庫中，同時還要方便、檢索、查詢。

2.4可行性分析

目前我國有各種組織機(jī)構(gòu)幾百萬，國家要求每個機(jī)構(gòu)都需要辦理組織機(jī)構(gòu)代碼證，而且每年代碼證都要定期審驗。我們原有代碼系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫龐大，代碼查詢很慢，在代碼辦理高峰期時很難適用于窗口的行政審批和各個機(jī)構(gòu)進(jìn)行年檢，這樣不可避免的會使部分機(jī)構(gòu)出現(xiàn)重碼、錯碼，甚至是逃避機(jī)構(gòu)年審，讓政府的行政審批捕獲不到準(zhǔn)確無誤的機(jī)構(gòu)信息。現(xiàn)在國家對代碼數(shù)據(jù)信息逐漸重視起來，原來的系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在的數(shù)據(jù)處理量。新的系統(tǒng)會大幅提高窗口的工作效率，既方便企業(yè)辦理代碼業(yè)務(wù)，也讓工作人員辦公流暢、準(zhǔn)確、迅速，更重要是有利于政府捕獲到準(zhǔn)確無誤的組織機(jī)構(gòu)信息。近幾年不斷更新和研發(fā)的新系統(tǒng)不斷被應(yīng)用與代碼管理的日常工作中，且優(yōu)勢越來越明顯，不斷解決了舊有系統(tǒng)存在的遺憾。

3.組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)及其電子檔案管理系統(tǒng)流程改進(jìn)

目前技術(shù)條件下，代碼管理系統(tǒng)和組織代碼的電子文件系統(tǒng)進(jìn)行集成的工作并不難。第一，需要重新設(shè)計組織機(jī)構(gòu)代碼的業(yè)務(wù)流程、協(xié)調(diào)和執(zhí)行代碼業(yè)務(wù)和代碼電子檔案業(yè)務(wù)的同步進(jìn)行確保滿足整合后的系統(tǒng)進(jìn)程。第二，要確定新系統(tǒng)的軟件體系結(jié)構(gòu)，特別是要注意選擇的軟件體系結(jié)構(gòu)在軟件開發(fā)中的重要性，而軟件體系結(jié)構(gòu)主要取決于功能的系統(tǒng)和應(yīng)用程序環(huán)境和客戶的需求。

組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)和組織代碼電子檔案管理系統(tǒng)，具有不同的業(yè)務(wù)流程體系，因此在對兩者進(jìn)行整合前，必須對其業(yè)務(wù)流程進(jìn)行必要的優(yōu)化和改進(jìn)。整體業(yè)務(wù)組織機(jī)構(gòu)代碼可以被視為信息采集終端和中心的數(shù)據(jù)庫之間的交互流數(shù)據(jù)流。在采集基本數(shù)據(jù)后進(jìn)行處理上，再傳到數(shù)據(jù)庫進(jìn)行處理。事實上。電子檔案的記錄管理過程應(yīng)最終融化的代碼管理系統(tǒng)組織的業(yè)務(wù)流程。改進(jìn)的過程中，電子檔案工作和不作為代碼的先決條件證書印刷工作，即進(jìn)行響應(yīng)數(shù)據(jù)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)采集終端在中心，進(jìn)行電子檔案商業(yè)組織，當(dāng)信號的電子檔案服務(wù)返回的商業(yè)交易，代碼開始邁出的下一步即進(jìn)行代碼證書打印。這一過程不僅保證同步代碼業(yè)務(wù)代碼電子檔案的服務(wù)組織，并可以對其進(jìn)行有效保護(hù)，對于代碼總體業(yè)務(wù)而言具有積極作用和意義。

4.組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)及其電子檔案管理系統(tǒng)整合效能展望

組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)和組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理系統(tǒng)的集成和整合，整體提升了代碼業(yè)務(wù)流程的更高效。代碼電子檔案業(yè)務(wù)融合進(jìn)入代碼整體業(yè)務(wù)流程，進(jìn)一步規(guī)范了代碼電子檔案。實現(xiàn)代碼業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)程的高效、統(tǒng)一和有序。

組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)和組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理系統(tǒng)的集成和整合效能，在 BS模式下運(yùn)行更方便，系統(tǒng)維修也更簡單。代碼管理系統(tǒng)和代碼電子檔案管理系統(tǒng)的組織、 資源利用也使得代碼業(yè)務(wù)流程更合理、 充分達(dá)到代碼業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享的一體化。兩者的有效融合和整合也使得組織機(jī)構(gòu)代碼工作將更高效、 有序、 快速發(fā)展助力我國經(jīng)濟(jì)，從而提供積極作用。

篇（3）

DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.01.105

0 引言

本文主要通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)招投標(biāo)及合同檔案歸檔接口，基于檔案管理系統(tǒng)開辟專項管理平臺，進(jìn)行招投標(biāo)及合同檔案統(tǒng)一管理和利用。招投標(biāo)及合同檔案存儲在非結(jié)構(gòu)化平臺，基于非結(jié)構(gòu)化平臺的大數(shù)據(jù)研究成果，開展適合招投標(biāo)及合同檔案的智能查詢、自動分類、特征建模等應(yīng)用建設(shè)，及提供可視化的文檔分析管理工具，提升檔案管理及利用水平。

1 應(yīng)用開發(fā)的基本目標(biāo)

（1）梳理ERP系統(tǒng)及電子商務(wù)系統(tǒng)中的招投標(biāo)文件及合同檔案數(shù)據(jù)，研發(fā)基于檔案管理系統(tǒng)的批量數(shù)據(jù)歸檔傳輸接口，存儲于非結(jié)構(gòu)化平臺，利用數(shù)據(jù)分析、挖掘技術(shù)，研究各階段招投標(biāo)資料及合同檔案非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的自動歸檔、提取、分類、聚類及語義關(guān)聯(lián)。為招投標(biāo)資料及合同檔案利用奠定基礎(chǔ)。（2）開發(fā)歷史招投標(biāo)檔案及合同檔案遷移工具，開展歷史數(shù)據(jù)的遷移工作，并對遷移后的數(shù)據(jù)進(jìn)行驗證，保證數(shù)據(jù)遷移的完整性和準(zhǔn)確性。（3）基于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺，提供招投標(biāo)及合同檔案的信息統(tǒng)計分析功能，構(gòu)建公司全量招投標(biāo)檔案及合同檔案數(shù)據(jù)一站式搜索服務(wù)，實現(xiàn)對不同類型的招投標(biāo)檔案及合同檔案數(shù)據(jù)的集中檢索，解決跨系統(tǒng)、跨業(yè)務(wù)的多源信息分散搜索問題，實現(xiàn)一對一的精確檢索。實現(xiàn)圖譜化的招投標(biāo)檔案及合同檔案數(shù)據(jù)動態(tài)關(guān)聯(lián)檢索、實現(xiàn)基于用戶興趣域的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)自動推送；（4）研發(fā)可視化分析技術(shù)，提供智能交互界面，實現(xiàn)招投標(biāo)檔案及合同檔案的可視化分析、挖掘。最終達(dá)成招投標(biāo)檔案及合同檔案資料在非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)平臺上的統(tǒng)一存儲及智能、快速、準(zhǔn)確的利用。（5）開展招投標(biāo)及合同檔案權(quán)限控制研發(fā)，用戶的根據(jù)當(dāng)前職位、當(dāng)前崗位、工作歷程、參與的事項，建立用戶權(quán)限模型及實現(xiàn)檔案查詢、管理及利用的統(tǒng)一權(quán)限控制。

2 技術(shù)方案

2.1 系統(tǒng)架構(gòu)

本文研究主要要求通過技術(shù)手段從數(shù)據(jù)平臺中發(fā)現(xiàn)并歸集招投標(biāo)及合同檔案，具體則指通過設(shè)計的自動分類、聚類等規(guī)則實現(xiàn)招投標(biāo)及合同的整理歸類，自動篩選?？傮w架構(gòu)如圖1：

招投標(biāo)及合同檔案專項管理應(yīng)用，基于檔案管理系統(tǒng)提供的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)歸檔接口，從ERP、電子商務(wù)等系統(tǒng)采集招投標(biāo)及合同檔案數(shù)據(jù)，并通過非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲等。實現(xiàn)招投標(biāo)及合同檔案專項業(yè)務(wù)管理水平提升。

2.2 架構(gòu)遵從

本文在概要設(shè)計、詳細(xì)設(shè)計中均遵照前期項目中的業(yè)務(wù)架構(gòu)、應(yīng)用架構(gòu)、數(shù)據(jù)架構(gòu)、技術(shù)架構(gòu)進(jìn)項細(xì)化。

2.3 技術(shù)架構(gòu)

應(yīng)用展示層：主要包括綜合檢索、關(guān)聯(lián)檢索、自動推薦和可視化展現(xiàn)功能。采用JSP、Flex、Html等關(guān)鍵技術(shù)確保數(shù)據(jù)可視化效果和瀏覽器兼容性，增強(qiáng)用戶體驗。接口層：采用JAVA API、WebService和Http RestFull方式預(yù)留統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)接口，提供系統(tǒng)集成使用。服務(wù)層：主要包括基礎(chǔ)公共服務(wù)、業(yè)務(wù)建模及算法解析組件服務(wù)、分布式調(diào)度任務(wù)、搜索引擎服務(wù)和數(shù)據(jù)可視化組件，采用“微服務(wù)”形式隔離各個服務(wù)，為系統(tǒng)提供柔性支撐能力，并支撐應(yīng)用層實現(xiàn)。存儲層：主要包含非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲、索引數(shù)據(jù)存儲和關(guān)系數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)集成：通過統(tǒng)一的集成接口實現(xiàn)平臺、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的多源異構(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集成。

3 研究成果

非結(jié)構(gòu)化平臺的智能招投標(biāo)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)成功徹底避免了紙質(zhì)檔案批量大，查詢不方便的問題，并且信息檢索按照檢索內(nèi)容的廣度、深度、關(guān)聯(lián)度以及智能化程度不同，檢索的結(jié)果也不盡相同。結(jié)合檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的自動歸集，為跨業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)使用檔案數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)。以及開發(fā)了可視化工具，可以直觀、迅速地揭示數(shù)據(jù)趨勢和外露層。按目的，可視化技術(shù)又可分為三類：探索型、驗證型、表示型。總之，各項技術(shù)的完成都是一次重大的進(jìn)步，都是順應(yīng)大數(shù)據(jù)信息時代下的潮流方向，接下來需要更加多元化的探尋非結(jié)構(gòu)化平臺的研究方向，為推動信息時代進(jìn)一步發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

篇（4）

前言

在當(dāng)今這個社會，很多的財富都是由合同構(gòu)成的，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營離不開合同，合同不僅是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動的重要文件，也是很多糾紛的根源。正因如此檔案合同的管理就顯得尤為重要。在合同檔案應(yīng)用越來越廣泛的情況下，如何加強(qiáng)合同檔案的管理是一個值得思考的問題，文章從以下幾個方面進(jìn)行分析了合同檔案的各項問題。

1、合同檔案的收集工作

合同要經(jīng)過起草、審核、審批簽署、責(zé)任方簽署才能簽訂完成，而合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，因而這一過程中的長時間流轉(zhuǎn)會給檔案部門的收集工作帶來一定的困難。為了更好的收集合同檔案，提高檔案管理質(zhì)量，第一，正式合同文本簽字儀式雙發(fā)都應(yīng)到場，根據(jù)合同法以雙方簽訂方蓋章來確定合同成立，在蓋章的時候?qū)贤M(jìn)行編號登記使其成為合同檔案的憑據(jù)，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后就即時收集歸檔。合同檔案的管理人員還應(yīng)用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光看待收集到的合同檔案材料，保證相關(guān)的文件如催告函件等也應(yīng)該及時收集和歸檔，避免合同檔案的遺漏及時效的損失。第二，檔案管理人員要通過對合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析，在合同審批的過程中應(yīng)該填寫合同審批單，審批單應(yīng)由經(jīng)辦部門填寫，記載合同內(nèi)容、責(zé)任者、金額、經(jīng)辦部門等相關(guān)信息，并實行一式三聯(lián)的統(tǒng)一格式，附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)，另外檔案部門在提供合同檔案利用的時候一般不應(yīng)提供合同文本的原件，而是提供復(fù)印件。對合同檔案的查閱應(yīng)該建立起管理制度，加強(qiáng)合同檔案的保密性。只有按上述規(guī)范操作才能真實反映每一份合同形成的全過程信息，進(jìn)而從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。

2、合同檔案的分類、電子歸檔和歸檔范圍

說到合同檔案的分類自然離不開合同的分類，參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍，一般可按照合同文件類型可按合同文件類型進(jìn)行分類，分為合同準(zhǔn)備前期文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件。筆者所在的企業(yè)，合同管理檔案作為一大類，是一級類目，合同種類作為二級類目，合同文件類型作為三級類目。《國家重大建設(shè)項目要求與檔案整理規(guī)范》和《核電文件檔案管理要求》對合同文件的歸檔范圍在規(guī)范性附錄中均有規(guī)定，可以參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍。

然而隨著檔案信息數(shù)字化處理技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，合同檔案工作從初期的手工操作、查詢、保管到目前的電腦查詢、信息下載、智能監(jiān)控保管，把人們從繁重單調(diào)的勞作中解放出來；同時也讓所保存的檔案原件得到了更好的保護(hù)。在檔案的查詢利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。當(dāng)前很多檔案館都在努力推行數(shù)字化管理，一方面對館藏檔案進(jìn)行掃描，建立信息管理系統(tǒng)；另一方面，對新進(jìn)館檔案實行電子報送，直接將電子檔案信息錄入已建立的信息管理系統(tǒng)。從實現(xiàn)合同檔案管理數(shù)字化、建立數(shù)字合同檔案館的長遠(yuǎn)目標(biāo)來看，實行電子歸檔是其中最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。筆者所在的企業(yè)根據(jù)規(guī)定合同檔案的歸檔范圍為：合同準(zhǔn)備前期文件包括前期準(zhǔn)備綜合性文，立項與相關(guān)文件，資格預(yù)審，詢價、報價，招標(biāo)、投標(biāo)、評標(biāo)文件、合同推薦及支持文件、談判及相關(guān)文件（含會議紀(jì)要、來往函件、談判中的臨時協(xié)議）等。合同簽訂文件包括合同簽字文本及附件、補(bǔ)充協(xié)議書、保函與其它。

3、明確歸檔責(zé)任部門，制訂合同檔案整理辦法

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中規(guī)定“企業(yè)各職能或承辦部門及項目負(fù)責(zé)人應(yīng)對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)；企業(yè)各職能或承辦部門及項目文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)；專兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，并對歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)?！睋?jù)此，我們可以肯定合同檔案歸檔責(zé)任部門應(yīng)為合同管理部門，并指定專兼職檔案人員。檔案部門主動與合同部門溝通交流，確定歸檔的范圍，制定合同檔案整理模板，最后由合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，由合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同歸檔文件的收集和整理，并向檔案部門定期移交。并規(guī)定合同準(zhǔn)備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1季度內(nèi)向檔案部門移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1季度內(nèi)向檔案部門移交。這推進(jìn)了合同檔案整理的規(guī)范性和可操作性。

4、檔案部門跟蹤考核，以推動合同檔案歸檔工作

在很多人的認(rèn)識里，文件整理歸檔是檔案部門的事，職能部門歸檔意識不強(qiáng)，要做好此項工作，必須要得到公司領(lǐng)導(dǎo)的支持，將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎金系數(shù)掛鉤。筆者所在的企業(yè)就將文件是否及時歸檔、歸檔文件是否為原件納入到對各部門的績效考核中。檔案部門每年年初年度公司文件歸檔計劃，每月跟蹤考核，并在7月對歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，形成報告由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，通報公司各部門。且每年年初檔案部門會向合同部門搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單核查是否已歸檔，統(tǒng)計未歸檔合同清單，發(fā)與合同部門，督促其在指定期限完成，否則將納入部門績效考核。此舉大大推動了合同檔案歸檔工作的主動性和及時性，并確保歸檔文件的原始性。

5、合同檔案工作遇到的問題和思考

合同檔案工作雖然滿足了企業(yè)一部分的需要，但在合同檔案工作中，發(fā)現(xiàn)仍存在一些問題。

1.檔案人員催促合同經(jīng)辦人及時移交檔案，合同經(jīng)辦人抱怨工作太多，沒有時間整理，或整理質(zhì)量較差。針對這個問題，筆者建議可以考慮采用合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同歸檔有關(guān)文件的收集和初步整理，合同部門設(shè)立專職檔案人員負(fù)責(zé)合同檔案的規(guī)范性整理，如制作案卷封面、目錄、備考表、頁號打印、裝訂等，并負(fù)責(zé)向檔案部門移交。專職檔案人員參與重大合同的招投標(biāo)和談判過程，便于掌握合同相關(guān)有關(guān)情況，利于理解合同檔案的系統(tǒng)性。專職檔案人員保持相對穩(wěn)定，檔案部門對其進(jìn)行定期的指導(dǎo)和培訓(xùn)。

2.檔案人員無法及時掌握合同簽訂情況，不能及時跟蹤。雖然制定了合同準(zhǔn)備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1個月內(nèi)向檔案部門移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1個月內(nèi)向檔案部門移交規(guī)定。但因為檔案部門不能掌握合同是否簽訂，何時簽訂等信息，無法做到及時跟蹤。經(jīng)常有非合同部門人員到檔案部門借閱合同，發(fā)現(xiàn)合同沒有移交的情況。針對這個問題，可以考慮在信息系統(tǒng)合同管理模塊中加入檔案人員節(jié)點，合同管理模塊與文檔管理之間建立關(guān)聯(lián)，檔案人員可以通過合同管理模塊掌握合同簽訂情況，同時合同模塊也可以調(diào)閱與該合同相關(guān)的文檔，及時掌握合同執(zhí)行情況。

6、加強(qiáng)合同檔案部門的管理工作

合同檔案還沒有作為一個單獨的管理門類，而是依據(jù)合同的的性質(zhì)、類別等分別納入不同檔案管理門類，不少單位經(jīng)常指定同部門或財務(wù)部門負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案。如今企業(yè)的合同數(shù)目增多，使用的頻率也提高，同時伴隨合同信息資源的深層次開發(fā)，傳統(tǒng)的合同檔案管理工作與如今的形勢存在了矛盾，我們要推行“重合同，守信用”企業(yè)認(rèn)證工作，建立專業(yè)化的合同檔案管理部門，并不斷提高管理能力。

6.1檔案部門要加強(qiáng)其有關(guān)業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系

檔案部門要發(fā)揮主觀性配合業(yè)務(wù)部門定期檢查合同的辦理情況，加大法律宣傳提高業(yè)務(wù)部門的檔案意識，同時應(yīng)該明確合同檔案的具體內(nèi)容，了解合同的履行情況，并根據(jù)不斷變化的情況進(jìn)行修訂和補(bǔ)充，清理遺漏的合同材料，對有期限規(guī)定的合同的辦理情況進(jìn)行通報和督促。

6.2檔案管理部門要實行合同安全統(tǒng)一管理

為了避免檔案的缺散流失，這就要求檔案管理部門對合同檔案文本進(jìn)行集中管理。統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作。

6.3開展檔案部門跟蹤考核管理

在每年初檔案部門首先要搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單統(tǒng)計未歸檔合同清單，同時發(fā)與合同部門督促其在指定期限完成歸檔。接著年度公司文件歸檔計劃，進(jìn)行每月的跟蹤考核。在年中再次統(tǒng)計分析這半年的歸檔情況，形成報告由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，通報公司各部門。

6.4明確歸檔責(zé)任部門，制訂合同檔案整理辦法

篇（5）

近年來，隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大，醫(yī)療業(yè)務(wù)水平的提高，很多醫(yī)院的基礎(chǔ)診療設(shè)備和?？圃O(shè)備投入在增加，在采購醫(yī)療設(shè)備的過程中，也形成了大量具有法律效力的醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案資料，這些檔案資料形式多樣化、種類繁多、數(shù)量巨大。因此，為了進(jìn)一步完善醫(yī)院固定資產(chǎn)管理，規(guī)范醫(yī)療設(shè)備檔案的收集、歸檔工作，建立并完善醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案顯得極其重要且必要。文章從當(dāng)前地方三甲醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，歸納出醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理存在的主要問題，并分析了問題的成因，最后通過規(guī)范化的管理視角，提出醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理的幾個思路，以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的不斷提升。

一、醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理現(xiàn)狀

由于醫(yī)療設(shè)備采購工作流程復(fù)雜、涉及的部門多、特別是大型醫(yī)療設(shè)備的采購周期較長，這就對醫(yī)療設(shè)備采購合同提出了新的挑戰(zhàn)和要求，而對應(yīng)的采購合同檔案也就隨之出現(xiàn)了較為常見的問題。

（一）部分醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案資料缺乏完整性

醫(yī)療設(shè)備采購過程經(jīng)歷了使用科室提出申請、設(shè)備科組織院內(nèi)市場詢價（金額較大的需外出招標(biāo)）、報院領(lǐng)導(dǎo)班子審批決策等階段。從使用科室提出申請開始，就產(chǎn)生了對應(yīng)的工作記錄表格，表格需要按要求填寫內(nèi)容，報領(lǐng)導(dǎo)審批，在多個領(lǐng)導(dǎo)審批、使用科室確認(rèn)簽字、其他部門共同參與詢價并簽字確認(rèn)的過程中，難免發(fā)生漏簽字、忘記收集相關(guān)材料的情況，因此，在收集采購合同檔案材料時，資料內(nèi)容不全的現(xiàn)象時有發(fā)生。

（二）醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案收集難度大

醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案包含的內(nèi)容豐富，從大多數(shù)醫(yī)院的檔案看，主要包括：采購合同、廉潔協(xié)議、醫(yī)院內(nèi)部送相關(guān)部門審核的內(nèi)審合同、院領(lǐng)導(dǎo)班子的決策批示材料、招標(biāo)（詢價）記錄表、使用科室的申請報告、可行性報告、職代會議案和決議批文、招標(biāo)文件、成交通知書、評標(biāo)報告等材料。這些檔案資料內(nèi)容豐富，經(jīng)手的人多（涉及到醫(yī)院設(shè)備科、招標(biāo)辦、院領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)銷公司等），每個檔案資料產(chǎn)生的時間沒有固定節(jié)點，而且有時經(jīng)銷公司提供的原始材料不完整，這些因素大大增加了收集檔案資料的難度。

（三）醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案歸檔后不能封卷

醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案屬于醫(yī)療設(shè)備檔案的一個重要部分，也是整個醫(yī)療設(shè)備“生命線的開端”。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一個動態(tài)的管理過程，以醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案為開端，后續(xù)隨時都有可能需要補(bǔ)充檔案。例如某臺直線加速器采購建檔后，某天發(fā)生了故障，維修工程師到現(xiàn)場進(jìn)行維修，更換了某個零部件，還填寫了檢測、維修報告單，那么該維修報告單、檢測報告單就需要及時收入該設(shè)備對應(yīng)的檔案盒中。因此，醫(yī)療設(shè)備檔案不能封卷，直到該設(shè)備報廢。

（四）醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案檢索查閱方法單一

醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備管理的信息之源，是醫(yī)療設(shè)備管理規(guī)劃化、科學(xué)化的基礎(chǔ)。一個全面、完善的醫(yī)療設(shè)備檔案庫，對設(shè)備管理具有深遠(yuǎn)的意義。目前為止，很多醫(yī)院都尚未開展檔案信息庫建設(shè)，但醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的利用率極高，因此，大多數(shù)相關(guān)工作人員只能通過Exel表格來完成醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的內(nèi)容錄入、查找工作，雖然也達(dá)到了一定的預(yù)期效果，但從長遠(yuǎn)、系統(tǒng)的信息化建設(shè)來說，這樣的查閱方法還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。

二、醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理中存在問題的原因分析

（一）檔案意識不高

一方面，由于醫(yī)療設(shè)備檔案不像醫(yī)療、科研等檔案那樣能直接產(chǎn)生社會效益和采購效益，所以長期以來得不到領(lǐng)導(dǎo)、職工的重視，極少設(shè)有對應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位，專職的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位更加談不上，檔案管理意識比較淡薄，忽視醫(yī)療設(shè)備檔案的重要性和必要性。另一方面，一些從事醫(yī)療設(shè)備檔案管理的工作人員由于對醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的認(rèn)識不夠，或者在兼任的醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，其他日常工作已占用大量的時間，醫(yī)療設(shè)備檔案管理顯得被動、不受重視，甚至出現(xiàn)許多醫(yī)療設(shè)備檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。

（二）歸檔范圍不規(guī)范

在醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案中，從申購設(shè)備到醫(yī)療設(shè)備采購工作結(jié)束，經(jīng)歷了提出申請、委員/專家論證、設(shè)備立項、設(shè)備招標(biāo)/詢價、簽訂醫(yī)療設(shè)備采購合同五個階段。在這幾個階段中，形成了大量的醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案資料，但是由于醫(yī)院各職能部門不同、檔案收集缺乏依據(jù)，醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的購置報告、審批過程材料、招標(biāo)材料、醫(yī)療設(shè)備生產(chǎn)廠家證件材料、成交經(jīng)銷商證件材料以及授權(quán)書等資料的收集存在較大的困難，各個部門所收集的檔案材料也有較大的差異，這些因素都導(dǎo)致了醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案歸檔范圍的不規(guī)范。

（三）醫(yī)療設(shè)備檔案管理屬于動態(tài)管理過程

醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案不能封卷，因為該檔案管理是一個動態(tài)的管理過程，以醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案為開端，后續(xù)隨時都有可能需要補(bǔ)充檔案。醫(yī)療設(shè)備招投標(biāo)工作完成后，將所收集的材料按規(guī)定進(jìn)行整理，根據(jù)資料內(nèi)容制作醫(yī)療設(shè)備采購合同，經(jīng)醫(yī)院和成交經(jīng)銷商溝通無異議后，送到醫(yī)院的合同審核部門審核合同內(nèi)容，最終雙方簽訂正式合同。從合同簽訂生效之日起，醫(yī)療設(shè)備的價格、保修、付款方式、交貨時限等信息已確定，但這并沒有最終結(jié)束，后續(xù)將涉及設(shè)備的安裝驗收、維修保養(yǎng)、付款、報廢等工作，所以醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案形成后，不能封卷，這也給檔案的保管工作增加了難度。

（四）醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案歸口管理問題

醫(yī)院檔案室，負(fù)責(zé)管理全院的檔案，各科室收集整理好的檔案在規(guī)定時間內(nèi)統(tǒng)一移交到醫(yī)院檔案室，這就涉及到歸口管理。醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案在規(guī)定的時間內(nèi)移交醫(yī)院檔案室，存在一定的利弊關(guān)系。利的方面，主要表現(xiàn)為檔案統(tǒng)一在檔案室管理，避免出現(xiàn)重復(fù)管理、多頭領(lǐng)導(dǎo)。弊的方面，主要表現(xiàn)為醫(yī)療設(shè)備統(tǒng)一管理后，一方面查閱不便；另一方面，每個領(lǐng)域的檔案都具有一定的專業(yè)性，歸口管理后，檔案室的工作人員在借閱檔案時對檔案的了解程度存在一定的局限性。

三、醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案規(guī)范化管理思路

要對醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，首先，要強(qiáng)化檔案的管理意識；其次，要明確檔案的歸檔范圍；最后要不斷完善檔案的歸檔及保管形式。

（一）加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的管理意識

目前，醫(yī)院檔案管理工作中，即使是專職的檔案管理員也很難做到將大部分的精力用在檔案的管理工作上，為了進(jìn)一步完善醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的管理，應(yīng)在意識上有根本性的轉(zhuǎn)變。首先，要強(qiáng)化醫(yī)院上下的檔案管理意識，通過經(jīng)典事件、實例展現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案在日常工作中的重要性；其次，定期匯報醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案工作情況，統(tǒng)計好借閱的次數(shù)、內(nèi)容等；最后，要加強(qiáng)檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)，從專業(yè)角度提升專職和兼職檔案員的意識。

（二）明確醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的歸檔范圍

1．醫(yī)療設(shè)備申請階段：大多數(shù)醫(yī)院的設(shè)備采購申請都是由年度計劃采購和臨時緊急采購組成。不管是年度采購計劃還是臨時采購申請都是由設(shè)備的使用科室提出，從使用科室層面看，涉及到的檔案資料包括：醫(yī)療設(shè)備請購表格、配置及技術(shù)參數(shù)要求、可行性報告、提請職代會審議的議案等。從設(shè)備科層面看，涉及到的檔案資料包括：各科室申報項目的匯總表格、召開論證會議的會議簽到表、會議記錄、現(xiàn)場照片、參與論證的專家委員投票、會議討論的原始材料、上報院領(lǐng)導(dǎo)的請示報告等。從醫(yī)院層面看，涉及到的檔案資料包括：院領(lǐng)導(dǎo)會議討論結(jié)果的決策批示。從其他相關(guān)部門層面看，涉及到的檔案資料包括：大型醫(yī)用設(shè)備購置許可、同意增配大型醫(yī)用設(shè)備的批復(fù)等。所有這些涉及到設(shè)備購置的檔案，都必須存檔留存。

2．醫(yī)療設(shè)備采購階段：醫(yī)療設(shè)備采購部門根據(jù)采購活動管理權(quán)限，整理需要采購的設(shè)備的主要參數(shù)及配置要求，通過媒體方式公開招標(biāo)信息，組織召開招標(biāo)會議，上報招標(biāo)結(jié)果。其中，院內(nèi)的檔案包含：招標(biāo)議價記錄表格或書面記錄、上報院領(lǐng)導(dǎo)會議的招標(biāo)情況報告、院領(lǐng)導(dǎo)的決策批復(fù)等。投標(biāo)公司的提供的檔案包含：投標(biāo)文件（報價表、廠家證件、授權(quán)書、經(jīng)銷商證件、產(chǎn)品配置清單、產(chǎn)品介紹等）、外出招標(biāo)的還需要提供中標(biāo)通知書、評標(biāo)報告等。

（三）完善醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的歸檔及保管形式

只有科學(xué)地整理設(shè)備檔案，將其有序存放、系統(tǒng)排列，才能提高檔案的調(diào)取、利用效率。一方面，醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的歸檔現(xiàn)在大多數(shù)還只是由專職或兼職的檔案員負(fù)責(zé)收集整理，隨著當(dāng)前信息化建設(shè)的快速發(fā)展，手工的登記、查詢效率低，為此，檔案歸檔時應(yīng)建立對應(yīng)的電子數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)的調(diào)用、查閱檔案打下良好的基礎(chǔ)，也便于檔案的管理。另一方面，醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案現(xiàn)在基本上可以分為兩種保管形式，一是保管在醫(yī)院綜合檔案室，二是直接保管在設(shè)備科。為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的管理，醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案趨向于統(tǒng)一移交醫(yī)院綜合檔案室保管，這樣更有利于專職檔案人員的培養(yǎng)、形成更加系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理庫。

四、結(jié)語

隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科學(xué)的快速發(fā)展，各種先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備陸續(xù)進(jìn)入各級醫(yī)院，醫(yī)療設(shè)備的管理成為醫(yī)院醫(yī)療管理工作的重要環(huán)節(jié)，而醫(yī)療設(shè)備的檔案管理為醫(yī)療設(shè)備管理的重中之重。通過建立系統(tǒng)齊全的醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理框架，才能用詳細(xì)的醫(yī)療設(shè)備分析報告為醫(yī)院購置醫(yī)療器械提供充分的決策依據(jù)；用詳實設(shè)備的申請審批手續(xù)資料、招議標(biāo)記錄、招標(biāo)承諾資料等為招標(biāo)采購的法制化、規(guī)范化提供重要的保證；用合同規(guī)定的保修期限為醫(yī)療設(shè)備的維修、保養(yǎng)提供技術(shù)依據(jù)，為保證醫(yī)療質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供有力的保障。

作者:韋雙莉 單位:廣西醫(yī)科大學(xué)第四附屬醫(yī)院柳州市工人醫(yī)院

參考文獻(xiàn)：

[1]史維新．醫(yī)院設(shè)備檔案的管理．蘇州絲綢工學(xué)院學(xué)報．2000（6）．

篇（6）

（一）議“專業(yè)性”與“實用性”的關(guān)系

檔案管理是一門專業(yè)學(xué)科，這已是共識。既然是學(xué)科，就需要專業(yè)人才進(jìn)行管理。以我們公司為例，每年經(jīng)營管理中產(chǎn)生的檔案數(shù)量級并不大，種類也遠(yuǎn)算不上“繁多”，調(diào)閱使用的頻次更是稀疏，因此無論是數(shù)量還是難度都無需匹配專業(yè)科班人員。由于專業(yè)領(lǐng)域較為狹窄，往往造成“專業(yè)性”與“實用性”的矛盾。

說到實用性，檔案的價值真諦即在于實用。如何能快速、準(zhǔn)確的調(diào)閱到想要的檔案是我們最實用的需求。因此檔案的管理與索引從實用角度來說，無需用上所謂專業(yè)復(fù)雜的分類索引，而是找出檔案專業(yè)知識與本企業(yè)特點相結(jié)合的方法即可，即“適度專業(yè)、因地制宜”，將專業(yè)性與實用性結(jié)合起來。

（二）議檔案管理“標(biāo)準(zhǔn)”與“素質(zhì)”的關(guān)系

檔案管理在于標(biāo)準(zhǔn)，但更在于培養(yǎng)素質(zhì)。標(biāo)準(zhǔn)是從穩(wěn)定的業(yè)務(wù)形態(tài)中提煉出的共性指標(biāo)。建立標(biāo)準(zhǔn)就要有兩個必要條件，一是穩(wěn)定的業(yè)務(wù)形態(tài)，二是提煉歸納。那么在標(biāo)準(zhǔn)出臺之前，如何確保秩序呢？我想這就要培養(yǎng)素質(zhì)了。這也符合人類社會的發(fā)展邏輯，如：人類也是先有人心向善的素質(zhì)，后有匡扶正義的法律。當(dāng)然，法律反過來也會促進(jìn)素質(zhì)的提升，這是辯證關(guān)系。

當(dāng)然，不可否認(rèn)，盡快出臺統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)也是改善目前現(xiàn)狀的必要策略，但在此仍要呼吁大家主動培養(yǎng)檔案意識和素質(zhì)，讓標(biāo)準(zhǔn)和素質(zhì)彼此結(jié)合起來，雙向發(fā)揮其辯證作用。

（三）議檔案“集中”管理與“分級”管理的關(guān)系

檔案是集中管，還是分級管，公司團(tuán)隊中多年來都有不同的認(rèn)知。由行政部門集中管理，優(yōu)勢在于標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、責(zé)任明確；但其劣勢也很多，比如集中保存風(fēng)險、容納場地較大、業(yè)務(wù)差異造成的分類不合理、不科學(xué)等等。綜合來看，集中管理更適用于規(guī)模小、數(shù)量少、業(yè)務(wù)種類單一、規(guī)模穩(wěn)定的企業(yè)；而對于業(yè)務(wù)種類多元、處于擴(kuò)展階段的企業(yè)來說，檔案的集中管理與分級管理相結(jié)合勢在必行。既然是集中管理與分級管理相結(jié)合，那么就不是完全割裂、各管一段，而是總體統(tǒng)一、相互協(xié)同，專業(yè)區(qū)分，彼此勾稽：

（四）議“編碼”勾稽與“物理”勾稽的關(guān)系

在電腦系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設(shè)計中，為避免無效冗余，節(jié)省存儲空間，應(yīng)盡量減少同一信息在不同維度或區(qū)域的重復(fù)存儲。同理，在檔案管理中，這也是一種高境界的追求。

現(xiàn)實中，在規(guī)范的編碼規(guī)則體系建立之前，如何能夠有效的勾稽各類檔案呢，就產(chǎn)生了一個略顯“笨拙”的辦法――物理勾稽，即：就是將同一檔案進(jìn)行復(fù)印，將復(fù)印件物理連接于勾稽對象上，從而避免了夸板塊查詢。但是，物理勾稽的缺點也顯而易見，它將同一信息在多地重復(fù)存儲，即浪費(fèi)空間，也無法有效使查詢者“止步”于某層信息，由于所有信息物理的連接在一起，查詢者可以不分權(quán)限的“一覽無余”。為此，編碼勾稽必不可少。

編碼勾稽就是將不同檔案通過編碼字段連接在一起，這些相關(guān)聯(lián)的檔案平日里根據(jù)其屬性各存于不同的區(qū)域，只有在需要的時候才會通過編碼“聚首”，當(dāng)然這就要求在檔案上準(zhǔn)確注明勾稽對象的編碼。

本人認(rèn)為，揚(yáng)長避短，相互結(jié)合的發(fā)揮兩種方式的優(yōu)點是明智選擇。即，編碼、物理相結(jié)合，篇幅適度、關(guān)聯(lián)緊密或?qū)偻豁椖康臋n案除用編碼方式外同時用物理方式；篇幅較長的及常規(guī)檔案用編碼方式：

例如：以某市場調(diào)研項目為例，檔案形成的主要步驟如下：

1.項目立項及過程中的請示報告、會議紀(jì)要、簡報等走公司公文簽批流程，最后納入綜合部文書檔案管理，綜合部對其編文書檔案編號，同時項目主控部門留存復(fù)印件作為項目檔案專項保存；

2.項目具體的調(diào)查研究方案以及執(zhí)行過程中的數(shù)據(jù)分析、圖紙影音、文書表格、實驗記錄及其他各類業(yè)務(wù)過程記錄等納入項目檔案，項目主控部門自行保存；

3.項目過程中的對外合作合同，納入合同檔案保存，由合同主控部門（審計監(jiān)察部）編合同檔案編號，同時注明與其關(guān)聯(lián)的請示文書的檔案編號，使其與文書檔案形成勾稽；合同復(fù)印件由項目主控部門作為項目檔案自行保存；

4.項目經(jīng)費(fèi)支出將形成會計檔案，會計檔案由財務(wù)部編碼，但應(yīng)同時注明對應(yīng)的合同檔案編號，使其與合同檔案形成勾稽；

5.項目調(diào)研結(jié)論及結(jié)項總結(jié)應(yīng)以報告形式經(jīng)公司公文流程正式上報，最終由綜合部編文書檔案編號存檔，項目主控部門留存復(fù)印件納入項目檔案。

至此，該示例中的各個角色手中應(yīng)有的檔案如表1：

（五）議“電子”檔案與“紙質(zhì)”檔案的關(guān)系

公司辦公區(qū)每個人每天都在產(chǎn)生電子檔案，尤其隨著OA系統(tǒng)的上線及使用的深化，電子檔案已占檔案的很大比重。但是，電子檔案保存分散，易于修改，給管理帶來了很大難度，也不可能取代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案仍具有不可替代性。因此，僅僅保存郵件、短信記錄、聊天記錄以及個人電腦中的資料是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。電子檔案與紙質(zhì)檔案共同保存，“紙質(zhì)為本，電子備查”可作為處理電子檔案與紙質(zhì)檔案之間關(guān)系的原則。

電子檔案方面：

1.可以逐漸推進(jìn)個人辦公“云存儲”，即每個人的電子檔案存于公司機(jī)房的服務(wù)器中，便于實現(xiàn)操作日志的追蹤追溯，也提升了信息的安全性。

2.如OA系統(tǒng)上的電子審批能夠替代紙質(zhì)審批后，電子流轉(zhuǎn)的單據(jù)、憑證、公文應(yīng)定期打印，形成紙質(zhì)檔案另行存儲，即系統(tǒng)上的電子審批記錄與打印出來的紙質(zhì)審批記錄同時保存。

3.如上文所述，?y一電子文件名的命名規(guī)則，同時各部門經(jīng)理要把關(guān)所轄員工的電子檔案分類方式，即每年確定一次所轄崗位電腦中各級文件夾的邏輯結(jié)構(gòu)，員工只需將所產(chǎn)生的電子文檔按照規(guī)范的文件名進(jìn)行命名，并存入已經(jīng)確定好的文件夾中即可。

紙質(zhì)檔案方面：

部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在年初參照上述電子文件夾的層級結(jié)構(gòu)為每個崗位建檔，比如參照上述文件夾結(jié)構(gòu)，實際配置各類大小文件盒，產(chǎn)生電子文檔后，除在電腦中存入對應(yīng)文件夾外，還應(yīng)將最終版打印出來放入對應(yīng)盒中，各類無電子版的紙質(zhì)文檔（如檢查記錄、收到的紙質(zhì)文檔等）也同樣及時對號入座，存入既定文件盒中，這樣確保紙質(zhì)文檔大于電子文檔（最終版），實現(xiàn)紙質(zhì)、電子同步存檔，也為“四標(biāo)”體系審核打好基礎(chǔ)。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的新思路

上述文字林林總總散議了檔案管理中個人認(rèn)為較為重要的關(guān)系，總結(jié)起來要義如表2：

（一）在檔案團(tuán)隊建設(shè)上

1.以實用為目標(biāo)，結(jié)合檔案知識，總部設(shè)立專職文檔管理員，負(fù)責(zé)文檔簽批流轉(zhuǎn)和整體檔案的組織管理；各事業(yè)部、業(yè)務(wù)板塊設(shè)立專（兼）職文檔管理人員，負(fù)責(zé)本板塊的檔案管理，并配合總部檔案工作。

2.加強(qiáng)團(tuán)隊檔案素質(zhì)培養(yǎng)，強(qiáng)化培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)檔案工作人人有責(zé)，人人參與的理念，尤其強(qiáng)調(diào)部門負(fù)責(zé)人要切實履行職責(zé)，檔案工作重在平時。

（二）在檔案管控機(jī)制上

1.綜合部牽頭建立檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，尤其是編碼標(biāo)準(zhǔn)、命名標(biāo)準(zhǔn)、立卷裝訂標(biāo)準(zhǔn)，建立監(jiān)管機(jī)制，對事業(yè)部和板塊進(jìn)行檢查。

篇（7）

一井水：合同檔案是按文種劃分的，而企業(yè)檔案分類是以工作職能來劃分的，如黨群、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備儀器、會計、人事等十大類，每類都可能涉及合同檔案，因此，屬于哪類合同歸到哪類進(jìn)行管理。

Zhoumingming：合同比較多的單位，把合同單獨設(shè)成合同檔案門類比較方便管理。而且，科怡軟件公司已經(jīng)把合同檔案單純設(shè)置了模塊。其目錄按“檔號、合同名稱、合同編號、責(zé)任者、甲方、乙方、簽訂日期、金額、備注”等子目錄項來設(shè)置，查找方便。

后發(fā)制人：如合同數(shù)量不是很多、比較零散時，可不單獨設(shè)置模塊，將其歸入對應(yīng)門類便可；如合同數(shù)量較多也相對集中，最好另設(shè)一個模塊單獨管理。

zzia050406220：比較合理的管理方法就是合同整理時分散到各個類別的檔案中去，像“一井水”所說，屬于哪一類就歸到哪一類去，在管理系統(tǒng)中建立合同數(shù)據(jù)庫，將合同的基本信息，如編號、名稱、合同對方、合同屬性、金額、履行情況、整理互見號等詳細(xì)著錄。既保證原有檔案間聯(lián)系，維護(hù)其完整性和系統(tǒng)性，又實現(xiàn)了檢索和利用的便捷性。

savvy：還有另外一種方法，那就是實體集中存放，然后，通過檔案管理系統(tǒng)，將相應(yīng)的條目或者數(shù)字檔案放到對應(yīng)的類別里去。

郭東升：一般說，不將合同入在會計類、人事類。牽涉這兩類的合同一般應(yīng)入其相關(guān)行政管理類、經(jīng)營管理類。國家檔案局已經(jīng)出臺了企業(yè)檔案實體分類整理規(guī)則，應(yīng)該依照規(guī)則結(jié)合本企業(yè)實際貫徹執(zhí)行。作為企業(yè)，國家為之出臺的分類暫行規(guī)則，是本單位制訂分類方案的基本依據(jù)。企業(yè)應(yīng)該以此為基本框架，結(jié)合單位實際編制本單位的分類方案。

Smxlhy：同意一井水的觀點，合同檔案應(yīng)歸入相應(yīng)類別，并區(qū)分不同價值來保持文件間有機(jī)聯(lián)系。

一井水：合同是一類文書的名稱，而不能把它作為一類檔案，企業(yè)檔案基本是按照工作職能來分類，每一項工作職能都會形成相關(guān)合同檔案，并不需要人為拆散合同，而是按照合同形成部門與內(nèi)容歸入相關(guān)類別即可。如合同檔案再單設(shè)一類，那施工合同歸入基建檔案行，歸入合同檔案還行，就不具有唯一性了。

Savvy：我們單位的合同工作由專門部門進(jìn)行主管，并按季度形成管理報表。合同管理有對應(yīng)的主管職能部門、規(guī)章制度和工作人員，本身已形成獨立的工作體系。確實合同存在多種分類屬性，很多從屬于項目。我們的合同由于分部門保管，也很自然形成了各總部特點的合同檔案。從檔案整理的角度來分析，其實，已經(jīng)區(qū)分了部門(工作職能)和年度，但作為相對獨立的一項工作，把合同檔案單獨管理更為恰當(dāng)。

郭東升：在企業(yè)檔案整理中，同一類目的合同數(shù)量多，應(yīng)該單獨立卷。而不可用形式分類法將其單獨設(shè)類。屬于不同類目的合同，應(yīng)該歸在不同類目里。

馬帥章：合同應(yīng)與其涉及事項放在一起，保證了某一項工作檔案資料的完整性，也便于在利用合同檔案時根據(jù)關(guān)鍵詞有效檢索出來。將合同檔案與其所歸屬事項相關(guān)資料存放在一起，管理利用都很方便！

Zhoumingming：合同檔案能否單獨設(shè)類，主要看是否方便查找利用，不要機(jī)械地用傳統(tǒng)管理模式來約束它。對于產(chǎn)生合同數(shù)量特別多的單位，如何將合同檔案與其所歸屬的事項相關(guān)資料存放在一起呢？

馬帥章：合同數(shù)量特別多的意思如何理解呢？即便是特別多的話，依然可以與所歸屬事項資料放在一起，這樣，也便于理解合同內(nèi)容涉及事項與合同的來龍去脈。單獨將合同拿出來分為一類，可在以下兩種情況應(yīng)用：一是全部檔案的主體以合同為主，二是所有檔案中合同利用率特高，而其他檔案利用率平平。

小魚兒：針對合同檔案的管理問題，各單位應(yīng)根據(jù)具體情況具體對待。機(jī)關(guān)事業(yè)單位往往合同比較少，大都依據(jù)《規(guī)則》按文書檔案整理方法進(jìn)行了歸檔，既保證了文件材料的完整性，查找利用起來也比較方便。企業(yè)單位，往往企業(yè)合同比較多，可把合同單獨設(shè)為一類，便于更好地為企業(yè)服務(wù)。比如，我們?yōu)橐幻駹I企業(yè)指導(dǎo)，在幫助其制訂分類方案時發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的各種證照、驗資報告利用率比較高，如果分散歸檔不易利用。我們針對企業(yè)的具體情況，就把各種證照、驗資報告單列了出來。雖然，不太符合檔案管理的相關(guān)規(guī)則、規(guī)定，但得到了企業(yè)的認(rèn)可。

Savvy：證照、章程、驗資報告使用非常頻繁。這三者一定要單獨和別的文件區(qū)分開，我單位采用的是“復(fù)印+掃描”雙套制。這類材料都屬于產(chǎn)權(quán)檔案。

zhouya1117：1.在合同檔案相對較少的時候，合同檔案自然不必單獨設(shè)類，屬于不同類目的合同，應(yīng)歸檔在不同類目中；可采取雙套制的方式，復(fù)印一套合同集中后做成資料，方便查閱利用。2.在合同檔案相對很多的時候，尤其是針對某些特殊系統(tǒng)、特殊單位，就應(yīng)單獨設(shè)置類目對合同檔案進(jìn)行管理。

郭東升：我贊成合同檔案的管理應(yīng)該根據(jù)實際情況而定的觀點。但我以為，無論合同多少，屬于不同類目的合同，應(yīng)該歸檔在不同的類目中，即使在合同檔案相對很多的時候。試想，一級類目如果是合同類，行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、設(shè)備類、基建類等都要歸為此類了，就會平行類目交叉、上下類目互不從屬，類目混亂不言而喻。

龍正義：如數(shù)量比較多，可專門劃為一類；如數(shù)量較少，則可歸入文書檔案之中；如是跟某個項目有關(guān)，則放入該項目檔案之中，這還是傳統(tǒng)的管理手段。如實現(xiàn)了高度的信息化管理，那所有文件不分種類全部可以大流水排序，所謂的分類只是文件的一個標(biāo)簽而已。如找某個檔案，通過標(biāo)題、編號、年度、責(zé)任者等要素來檢索，甚至可全文檢索，還可自動相似性排序，跟該文件內(nèi)容相關(guān)的文件都可以自動排列出來。這時，檔案實體如何分類如何排序已經(jīng)不重要了。

Savvy：近期，我們就遇到很現(xiàn)實的合同管理問題。要求匯總?cè)亢贤夸?，正本的保存也在商定保管方案。初步擬訂三種方案，一是高度集中；二是維持部門分別保管；三是分類管理，有統(tǒng)有分。

小刀：匯總合同目錄一由檔案管理部門弄，二或由合同管理部門弄，我們這邊多是合同管理部門弄的，相當(dāng)詳細(xì)。保管方案還是集中管理便于管理，利用上應(yīng)該也不存在影響因素，是我就選擇高度集中。

亓?xí)匀A：據(jù)了解，有些單位對部分應(yīng)歸檔的合同、協(xié)議、房屋產(chǎn)權(quán)文件等經(jīng)濟(jì)類檔案文件資料歸檔不及時，甚至根本不歸檔，長期滯留在經(jīng)辦人或單位負(fù)責(zé)人手中，甚至還有的認(rèn)為這些資料已無用而銷毀。致使該歸檔的資料流失或殘缺不全，產(chǎn)生諸多危害。要做好合同檔案的管理，我認(rèn)為，須做到以下五點：1.加強(qiáng)合同檔案歸檔的宣傳工作，規(guī)范合同的文本格式，增強(qiáng)職工的檔案意識和法律意識；2.把好合同檔案歸檔的關(guān)口，確保合同協(xié)議的及時、高效歸檔；3.對歸檔的合同檔案要進(jìn)行科學(xué)、細(xì)致的分類，以便查找利用；4.檔案工作人員要改變以往的“等待”歸檔意識，變“被動”為“主動”；5.逐步實現(xiàn)合同檔案管理信息化，進(jìn)一步加強(qiáng)合同檔案歸檔管理。

月色微涼：本人根據(jù)公司情況，做了一個《合同檔案整理指引》。

一、范圍：本指引中的合同是指公司及所屬各單位與其他民事主體簽訂的各類合同。

二、合同整理要求：1.本指引中的合同檔案必須是合同簽訂雙方按合同要求簽字、蓋章已生效的合同；2.各類合同的文本（正、副）及其相關(guān)附件資料隨合同一起歸檔；3.合同檔案是公司檔案全宗的重要組成部分，必須由各項目公司的綜合檔案室統(tǒng)一管理，任何部門和個人都不得擅自扣押、丟失、修改、銷毀合同檔案。

三、合同整理方法：1.收集。（1）對方先蓋章的合同：合同簽訂后，由各經(jīng)辦人拿到行政人事部或綜合管理部蓋章后，由蓋章人即時留存一套合同原件、合同相關(guān)附件及合同審批件一同歸檔；（2）我方先蓋章合同：各經(jīng)辦部門專（兼）職資料員負(fù)責(zé)對由我方先蓋章的合同跟進(jìn)直至合同簽訂完畢，在收到雙方蓋章生效的合同原件后，即可歸檔到行政人事部或綜合管理部檔案保管人處；（3）合同履行中如發(fā)生合同糾紛，承辦人員應(yīng)將處理合同糾紛的文件在簽字或生效后，及時向本單位的檔案部門移交歸檔，檔案部門應(yīng)將這些文件收集齊全后歸入企管類檔案。2.整理。（1）合同檔案實行按件歸檔的方式；（2）合同檔案按年度—保管期限來整理，同一年度、同一保管期限內(nèi)按時間順序排流水件號，并按件號進(jìn)行排列、存放。3.確定保管期限。合同檔案的保管期限分為“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四個期限，在檔號結(jié)構(gòu)中，用數(shù)字分別表示為“1”、“2”、“3”、“4”，即永久為“1”，30年為“2”，10年為“3”，5年為“4”。4.編頁。5.蓋檔號章。（1）合同檔案號的形成：全宗號—分類號—年度—保管期限—件號；（2）蓋檔號章的位置：文件右上角，盡量不要壓蓋原合同內(nèi)容；（3）填寫檔號章里的內(nèi)容：類別號為“H”；年度一般以合同里蓋章處的簽訂日期為準(zhǔn)；保管期限填寫：“10年”“5年”等；件號以合同在同年度同保管期限下的流水號作為件號。6.信息錄入。將合同基本信息錄入電腦。7.掃描。將整理完畢的合同檔案進(jìn)行掃描。8.裝盒。（1）統(tǒng)一年度統(tǒng)一保管期限檔案裝一盒，數(shù)量多的可以分盒裝，但是件號保持連續(xù)；（2）每一盒內(nèi)部合同檔案裝盒順序：卷內(nèi)備考表置于盒底，中間是歸檔合同檔案，上面是卷內(nèi)目錄。9.上架排列。合同檔案裝盒后同一年度同一保管期限的合同順序從上至下從左至右排列。

篇（8）

筆者所在的公司實施總法律顧問制度，由公司一位高管擔(dān)任總法律顧問，下設(shè)法律事務(wù)管理部門，配備專業(yè)的企業(yè)法律顧問。法律事務(wù)管理部門在公司逐步實行綜合歸口與分級、分類相結(jié)合的合同管理體制。例如在公司市場營銷部、物資采購部、科技部等有合同業(yè)務(wù)的部門，設(shè)立了兼職合同管理人員，分類專項管理其本部門的合同，逐步對公司的合同進(jìn)行全方位、全過程的系統(tǒng)化網(wǎng)絡(luò)管理。在管理手段上，公司的合同管理涵蓋合同管理制度建設(shè)、合同審查、合同文本管理、合同專用章管理、合同檔案管理、合同考核、合同兼職管理人員培訓(xùn)等多個方面。

2.深入分析，健全合同管理制度；優(yōu)化流程，強(qiáng)化合同管理職責(zé)分工。

法律顧問首先從合同管理建章立制開始，對原有的合用管理辦法在實施中的效果、存在的問題進(jìn)行了分析和評估。在此基礎(chǔ)上，修訂公司《合同管理辦法》，梳理了合同管理核心流程，對合同的訂立、簽訂權(quán)限和職責(zé)審查、合同履行與評估等方面進(jìn)行明確和規(guī)范。對公司合同管理制度的修訂，即是對公司合同管理內(nèi)部控制的完善，旨在達(dá)成《內(nèi)部控制指引》的目標(biāo)要求，即規(guī)范和加強(qiáng)合同管理，確保合同談判、簽訂、執(zhí)行、變更、解除等過程合法有效，印章保管、使用合理規(guī)范，防止未經(jīng)授權(quán)的經(jīng)濟(jì)行為，降低運(yùn)營風(fēng)險，保護(hù)公司合法權(quán)益。

3.充分注重事前防范，做好合同條款法律審核、示范文本推廣。

有效的事前防范不僅可以為企業(yè)節(jié)約大量的管理成本，而且有助于企業(yè)全面提高管理水平。筆者所在公司的合同審查，由項目責(zé)任部門、歸口管理部門、財務(wù)部、法律部等各個專業(yè)部門各司其職對合同進(jìn)行把關(guān)，有效地將合同訂立納入公司的各項管理之中，有效地實現(xiàn)風(fēng)險的控制和事前防范。法律顧問一年中審查各類合同逾兩千份，都逐字逐句嚴(yán)格審查，重大項目則在項目前期就參與談判和論證，把好“事前防范”這一關(guān)。合同示范文本有利于規(guī)范公司某一類合同的簽訂，在合同簽訂這一環(huán)節(jié)進(jìn)行法律風(fēng)險的防控。法律顧問堅持開展了相關(guān)合同示范文本的推行工作，根據(jù)公司合同種類合同業(yè)務(wù)量特點，相繼制定了《采購合同》、《加工承攬合同》、《設(shè)備維修合同》及《技術(shù)開發(fā)合同》等示范文本。法律顧問首先查閱了以往大量的合同，進(jìn)行歸類整理；然后提煉總結(jié)完成合同示范文本草案，再與相關(guān)部門進(jìn)行了交流討論，最終修改定稿。以技術(shù)合同為例，示范文本不僅明確合同內(nèi)容，還從法律專業(yè)的角度對簽訂和履行環(huán)節(jié)、技術(shù)項目進(jìn)度、履行期限和方式、雙方權(quán)利義務(wù)、驗收標(biāo)準(zhǔn)和方式、價款支付以及在知識產(chǎn)權(quán)歸屬等重要內(nèi)容上做出相應(yīng)說明，包括合同簽訂內(nèi)容表述指引和法律風(fēng)險說明及提示。從管理的角度上，實現(xiàn)在合同內(nèi)控管理流程與管理、研發(fā)的具體結(jié)合，提高合同簽訂的水平和效率。

4.細(xì)化合同專用章管理，嚴(yán)格公司合同檔案管理。

法律顧問的嚴(yán)謹(jǐn)與細(xì)致等優(yōu)點，還應(yīng)發(fā)揮在公司合同章及合同檔案的管理工作環(huán)節(jié)之上。應(yīng)明確合同專用章的用印審批相關(guān)要求，以及外帶合同專用章的原則、申請程序、攜帶使用要求。合同文本明確記載著合同雙方的權(quán)利義務(wù)，在一定時期內(nèi)具有重要的保存價值，生效的合同文本應(yīng)納入經(jīng)營檔案管理。建立完善的合同檔案管理制度并分類保存并不可少。正由于此，對于審結(jié)用印的合同，筆者所在的公司以書面目錄和電子文檔兩種方式建立了合同臺帳，及時記錄合同編號、承辦部門、合同名稱及對方當(dāng)事人等信息，并要求各業(yè)務(wù)部門妥善保管合同訂立及履行過程中的有關(guān)資料。形成便于查找的電子信息和紙質(zhì)合同檔案，使合同自始至終都處于受控狀態(tài)。事實證明，完整合同檔案的建立，也便于總結(jié)合同履行情況，吸取經(jīng)驗和教訓(xùn)。

5.狠抓合同管理考核，加大公司內(nèi)部合同管理檢查的力度。

為有效防范合同法律風(fēng)險，公司法律事務(wù)部門形成了對各一級建制單位合同管理情況進(jìn)行年度現(xiàn)場檢查的貫例。檢查內(nèi)容主要涉及各單位內(nèi)部的合同管理職責(zé)分工、合同審查、簽訂及履行情況、合同文本管理、合同臺帳管理、合同評估、合同印章管理以及上年度合同檢查整改等情況，并與相關(guān)負(fù)責(zé)人和兼職合同管理員進(jìn)行座談交流。檢查會形成《年度合同管理現(xiàn)場檢查情況通報》，逐一分析各單位在執(zhí)行公司合同管理制度中尚存在的問題，評價相關(guān)部門合同管理工作，提出改進(jìn)意見；重點是促進(jìn)各業(yè)務(wù)單位對合同履行和合同評估、部門合同管理方面工作的開展和規(guī)范。對于不認(rèn)真執(zhí)行公司合同管理制度和審查程序的單位和個人，給予績效考核負(fù)評價。合同考核和現(xiàn)場檢查工作，能督促各單位執(zhí)行公司合同管理制度，在合同履行中誠實守信和全面履行。合同經(jīng)辦部門逐步重視對合同執(zhí)行中的質(zhì)量、安全、進(jìn)度等履約情況的跟蹤處理，注意利用后履行抗辯權(quán)、同時履行抗辯權(quán)和不安抗辯權(quán)等合同履行原則，依法保障自身權(quán)益。

6.注重法律知識普及，加強(qiáng)合同管理人員培訓(xùn)。

公司合同管理的每個環(huán)節(jié)涉及到不同部門的人員，人員的素質(zhì)保證是合同管理的重點。筆者所在的公司在各單位設(shè)有兼職合同管理員30多人，法律顧問對合同兼職管理員和經(jīng)辦人員建立了培訓(xùn)機(jī)制，每年組織一次集中培訓(xùn)。培訓(xùn)圍繞“合同法律風(fēng)險防范”的主題，結(jié)合實務(wù)、配合案例宣講基礎(chǔ)法律知識，剖析合同從簽訂到終結(jié)的全過程，針對各環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險防范提示，還制作令人喜聞樂見的PPT、動畫片在公司內(nèi)部宣傳媒介上播放，以強(qiáng)化學(xué)習(xí)效果，增強(qiáng)了法律意識。法律顧問對合同管理人員培訓(xùn)的加強(qiáng)和重視，一方面促使公司合規(guī)文化生根開花，另一方面使合同管理工作有了法律武器保駕護(hù)航，從深層次地鞏固了公司的合同管理內(nèi)控體系。

篇（9）

總則

1.1

根據(jù)股份公司現(xiàn)行制度，結(jié)合酒店公司特點，制定工程成本類合同管理制度。

1.2

適用范圍：本節(jié)經(jīng)濟(jì)合同管理規(guī)定適用于工程承包合同、貨物采購合同和技術(shù)服務(wù)合同。本規(guī)定不適用于：酒店管理公司管理合同、各酒店外租區(qū)租賃合同、開辦費(fèi)涉及的所有合同、人力資源涉及到的所有合同，這些合同或協(xié)議按特定的程序申報。

1.2.1

工程承包合同包括：工程承包、工程技術(shù)服務(wù)、酒店翻新改造之工程承包、各酒店項目部或各酒店項目公司辦公用房房屋裝修、新建及拆改等。

1.2.2

貨物采購合同包括：工程材料設(shè)備采購、酒店翻新改造之材料設(shè)備采購。

1.2.3

技術(shù)服務(wù)合同包括：可研分析、勘察設(shè)計、規(guī)劃設(shè)計、室內(nèi)設(shè)計、造價咨詢等顧問類，檢測、面積測繪、宣傳推廣、模型制作等服務(wù)類。

2

合同辦理

2.1

合同起草

2.1.1

金額在2萬元以上的業(yè)務(wù)事項應(yīng)事先簽訂合同，直接委托合同由直接委托辦理部門負(fù)責(zé)起草，經(jīng)招標(biāo)確定合作方的合同由招標(biāo)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)起草。

2.1.2

金額在2萬元以下（含）的業(yè)務(wù)事項可不用簽訂合同，但應(yīng)參照股份公司管理制度中零星采購和緊急采購程序處理。

2.2

合同談判

所有經(jīng)濟(jì)合同的談判，至少有二個部門的二名以上經(jīng)辦人員參與談判。成本控制部必須參與所有經(jīng)濟(jì)合同的談判。

3

合同審批及簽訂

3.1

合同簽訂的主體：

3.1.1

工程承包、貨物采購合同由酒店項目部或酒店項目公司工程部辦理。

3.1.2

技術(shù)服務(wù)合同由酒店公司設(shè)計部辦理。

3.1.3

造價服務(wù)合同由酒店公司成本控制部辦理。

3.2

合同資料的報備：

3.2.1

合同簽訂后，由合同經(jīng)辦人員將合同簽訂相關(guān)檔案（包括申請單、審批單、報價單、合同文本及各審批人審批意見的電子版原件等）的完整資料上報酒店公司成本控制部。

3.3

未成立酒店項目部或酒店項目公司的合同由酒店公司本部相應(yīng)部門代為辦理，股份公司法務(wù)部代為審批法律意見。

3.4

審批程序

3.4.1

股份公司經(jīng)辦的酒店第一類招標(biāo)（采購）合同按股份公司管理制度執(zhí)行。

3.4.2

酒店公司經(jīng)辦的第二類招標(biāo)（采購）、地方類招標(biāo)（采購）及直接委托合同，逐級報酒店公司總經(jīng)理審批執(zhí)行。

4

經(jīng)濟(jì)合同的履行

4.1

合同管理責(zé)任部門：

4.1.1

工程承包、貨物采購、監(jiān)理合同：所屬酒店項目部或項目公司。

4.1.2

造價咨詢合同：酒店公司成本控制部。

4.1.3

各項目設(shè)計服務(wù)類及酒店技術(shù)服務(wù)類合同：酒店公司設(shè)計部。

4.1.4

酒店項目施工圖設(shè)計服務(wù)類合同：酒店項目部及酒店項目公司設(shè)計部。

4.1.5

合同管理責(zé)任部門的負(fù)責(zé)人是負(fù)責(zé)合同履行的主要責(zé)任人。

4.2

合同臺帳建立：

4.2.1

工程承包、貨物采購、造價咨詢及監(jiān)理合同臺帳：所述酒店項目部或酒店項目公司成本控制部負(fù)責(zé)建立。

4.2.2

設(shè)計服務(wù)類及酒店技術(shù)服務(wù)類合同臺帳：酒店公司設(shè)計部負(fù)責(zé)建立。

4.2.3上述合同臺帳每月25日報酒店公司成本控制部審核后、由后者統(tǒng)一報股份公司成本控制部備案。

4.3

股份公司所屬項目公司財務(wù)部負(fù)責(zé)建立非前述合同臺帳，跟蹤監(jiān)督非前述合同執(zhí)行情況，并于每月月底將該臺帳電子版通過企業(yè)OA系統(tǒng)提交給酒店公司成本控制部存檔備案；各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)配合收集、整理和及時提交非前述合同執(zhí)行的相關(guān)資料。

4.4

前述合同執(zhí)行過程中、以及完畢后，合同管理責(zé)任部門應(yīng)依據(jù)《供方履約評估指引》的規(guī)定進(jìn)行合同執(zhí)行評估，經(jīng)酒店公司成本控制部審核后報股份公司成本控制部備案。

5

合同檔案管理

5.1

合同簽訂后，股份公司所屬項目公司財務(wù)部、酒店公司成本控制部、酒店公司檔案管理部門（即含各酒店項目部和各酒店項目公司行政部檔案員，下同）必須留存一份原件（正本或副本），其他部門需要留存合同的，由酒店公司檔案管理部門提供復(fù)印件。

5.2

篇（10）

一、建筑設(shè)計單位檔案管理的特點

檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。也可簡單表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻(xiàn)。檔案種類繁多，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。而對于一些專業(yè)性、業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的還可建立專門檔案，如：稅務(wù)檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關(guān)檔案等等。

建筑設(shè)計單位是典型的智力、知識密集型單位，其檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性和業(yè)務(wù)性，除日常的文書檔案、人事檔案外，圖紙檔案、合同檔案也是其檔案管理的重要內(nèi)容。而且，不同的檔案類型一般分屬不同的部門管理，如文書檔案一般由辦公室管理，負(fù)責(zé)各類行政文書、行業(yè)文件、內(nèi)部普發(fā)文件等的收集和歸檔；人事檔案則歸人事處或人力資源部管理，包括人事信息、勞動合同等；生產(chǎn)合同檔案一般由生產(chǎn)經(jīng)營處負(fù)責(zé)，是記錄建筑設(shè)計單位項目承攬數(shù)量、合同額、設(shè)計面積等的重要信息來源，是確保生產(chǎn)經(jīng)營活動有序運(yùn)行的保障；圖紙檔案則由技術(shù)處下屬的圖檔室管理，是直接體現(xiàn)建筑設(shè)計單位技術(shù)水平和業(yè)績的重要資料。

二、檔案管理人員的素質(zhì)要求

對于建筑設(shè)計單位的檔案管理人員來說，做好檔案管理工作，不僅要將檔案歸類整理好，不出差錯，更重要的是必須與時俱進(jìn)，不斷地更新檔案管理觀念，以提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平。檔案管理人員的素質(zhì)是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養(yǎng)等的總稱。檔案管理水平與質(zhì)量的高低，根本上取決于檔案管理人員素質(zhì)的高低。《中華人民共和國檔案法》明確規(guī)定：“檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識?！边@是從法律的高度對檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出的要求。

（一）良好的政治素質(zhì)。

檔案管理人員應(yīng)該具備各類專業(yè)工作人員必須具備的基本政治素質(zhì)，堅持社會主義道路，遵紀(jì)守法。由于檔案管理工作的特殊性，要求檔案管理人員應(yīng)具備更強(qiáng)的政治素質(zhì)。無論何時何地，都應(yīng)堅持正確的政治方向，立場堅定，嚴(yán)守機(jī)密。

（二）精湛的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

業(yè)務(wù)素質(zhì)是指檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)的技能和素質(zhì)。具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）掌握檔案管理專業(yè)知識。從檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計到提供利用、進(jìn)行編研等各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有一整套的理論和工作方法，檔案管理人員只有學(xué)習(xí)和掌握這些理論和方法，才能保證檔案工作質(zhì)量，提高工作效率。

（2）熟悉檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)。檔案管理人員要熟悉黨和國家有關(guān)檔案管理的各項法律法規(guī)和方針政策，熟悉針對本行業(yè)制定的各種規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)定，按照這些規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)定進(jìn)行檔案管理。

（3）全面、扎實的實踐能力。檔案管理人員必須將檔案的專業(yè)知識、法律法規(guī)和各項規(guī)章制度的要求都靈活地應(yīng)用于日常的檔案管理工作實際中，從而高效率地完成好本職工作。

（4）檔案管理人員還需要及時掌握和熟練應(yīng)用現(xiàn)代化的辦公手段。建筑設(shè)計行業(yè)是信息化和辦公自動化較早的行業(yè)，目前，在全國很多地方開始推行“白圖替代藍(lán)圖”“電子歸檔”等，隨著檔案管理的現(xiàn)代化，要求檔案工作者還必須具有熟練的計算機(jī)操作能力，掌握檔案現(xiàn)代化設(shè)備的使用。

（三）愛崗敬業(yè)，遵守職業(yè)道德。

檔案管理人員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德，無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據(jù)實立檔，據(jù)實用檔，尊重歷史，忠于職守。遵守職業(yè)道德主要表現(xiàn)為：一要熱愛檔案事業(yè)；二要有珍檔敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)的精神；三要有甘于寂寞、甘于清貧的品質(zhì)。

（四）與時俱進(jìn)，勇于創(chuàng)新。

隨著社會生產(chǎn)力和經(jīng)濟(jì)的整體發(fā)展，尤其是科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和提高，檔案管理人員在思想和業(yè)務(wù)上必須順應(yīng)社會的發(fā)展趨勢，與時俱進(jìn)。同時檔案管理人員要更新觀念，打破常規(guī)，勇于探索新的檔案管理手段和方法，不斷提高工作質(zhì)量和檔案管理水平。

此外，檔案管理人員還應(yīng)具備高度的責(zé)任心，具備較強(qiáng)的表達(dá)和溝通能力，具備高度的安全意識，具備一定的專業(yè)管理知識。

三、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)的途徑

（1）端正工作態(tài)度。通過強(qiáng)化檔案管理人員的工作態(tài)度來端正職業(yè)道德素質(zhì)，首先要讓工作人員認(rèn)識到做好檔案工作是管理工作的重要內(nèi)容，其次鼓勵工作人員具有奉獻(xiàn)精神，能夠在平凡崗位上做出卓越成績；最后增強(qiáng)責(zé)任心，培養(yǎng)檔案管理人員認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。

（2）加強(qiáng)崗位培訓(xùn)。崗位培訓(xùn)通過對進(jìn)行業(yè)務(wù)知識集中學(xué)習(xí)來提高檔案管理人員素質(zhì)，不僅能補(bǔ)充工作人員的業(yè)務(wù)知識還要對各種檔案及其基礎(chǔ)理論、工作任務(wù)、要求、程序、方法進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)。同時在崗位培訓(xùn)過程中需要在時間和內(nèi)容上進(jìn)行科學(xué)的設(shè)置，將培訓(xùn)內(nèi)容通過理論聯(lián)系實際、突出重點達(dá)到學(xué)以致用的目的，最后采用實際操作與理論考核并行的考核方式，對培訓(xùn)效果進(jìn)行檢驗。

（3）鼓勵開展業(yè)務(wù)自學(xué)。作為已在職的工作人員，培訓(xùn)學(xué)習(xí)畢竟只能作為學(xué)習(xí)的輔助手段，還需工作人員針對工作中的不足之處進(jìn)行自學(xué)，以提高工作能力，在單位中可以鼓勵檔案管理人員對計算機(jī)技術(shù)、外語能力以及檔案管理方面的課程學(xué)習(xí)，通過不影響工作的情況下，鼓勵檔案管理人員考取技能等級，進(jìn)行鼓勵之余，將知識轉(zhuǎn)化為能力，運(yùn)用到實際的檔案管理之中。首先，檔案管理人員應(yīng)積極參加培訓(xùn)，不斷地增強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)知識，熟練掌握檔案的管理理論和方法，其次，檔案人員需具備豐富的文字知識、寫作知識等與檔案相關(guān)的基礎(chǔ)知識，以備開展檔案記編工作。

四、小結(jié)