序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇人事檔案電子化管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

        醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院從業(yè)人員的經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。它是個人發(fā)展、醫(yī)院人才招聘、提拔和實現(xiàn)整個社會人才優(yōu)化配置的基本依據(jù)?，F(xiàn)代科技的發(fā)展為醫(yī)院人事檔案管理提供了便利，當(dāng)然也對檔案管理提出了更高的要求，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下利用計算機建立電子檔案是新時代人事檔案管理的必然趨勢。

        網(wǎng)絡(luò)建檔是社會進步和信息系統(tǒng)發(fā)展的需要，另外，過去的人事檔案一般是堆疊在檔案室里，在搜集信息、存儲檔案和提取檔案等方面都存在著很多問題，而相對于過去的紙質(zhì)檔案，建立電子檔案則體現(xiàn)出更多的優(yōu)越性：

        1.保存壽命長，不易損壞

        檔案以電子文檔形式存放在電腦或光盤、優(yōu)盤等電子存儲介質(zhì)內(nèi)，不會因為像紙質(zhì)檔案一樣因為天氣、自然災(zāi)害和存放時間等的影響而發(fā)生破損、丟失的情況，即使經(jīng)過很長時間電子文檔里面的信息依然能完整無缺，一直保存下去。而且電子檔案一般都有備份，一份文件出現(xiàn)問題，還有一份甚至多份備份資料可供參考彌補，打破過去紙質(zhì)檔案袋的“唯一存在”，也就增強了醫(yī)院人事檔案的安全性和可靠性。

        2.信息全面有效

        由于電子設(shè)備存儲空間很大，對于醫(yī)院人事檔案的信息可以覆蓋個人生活的方方面面，完全不受紙張的約束，信息更加全面和具體。另外，電子檔案可以隨時更新，及時地補充和修改個人存檔信息，一改過去檔案“塵滿面”無人問津、有檔無人有人無檔等導(dǎo)致檔案信息落后貧乏的情況，保持人事檔案信息的時鮮性，讓醫(yī)院及其他用人單位可以通過檔案了解個人的實時情況以適當(dāng)評估調(diào)用，個人也會因為檔案的這種時鮮性而警惕，更加嚴格要求自己的工作和生活，以保持最佳的檔案記錄。

        3.提取檔案方便

        以前的人事檔案是放在一個專門檔案室里，要從諸多的檔案袋里找出某個人的已屬不易，更不用說查找某些細節(jié)信息了，更何況很多檔案由于年代久遠，查找目錄存在不全、不準(zhǔn)確、甚至丟失的問題，提取檔案和檔案信息更是難上加難。而通過管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)建立的電子檔案則可以避免這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據(jù)索引點擊某個按鈕就可以輕松的獲得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。

        4.共享性

        將檔案袋保存在醫(yī)院的檔案室里，個人的信息只被這所醫(yī)院擁有，而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建立的電子檔案則體現(xiàn)出鮮明的共享性。 

通過網(wǎng)絡(luò)可以將一些非保密的檔案信息傳到信息網(wǎng)上，跟各種醫(yī)藥科研網(wǎng)、醫(yī)學(xué)教育網(wǎng)以及人才網(wǎng)等一起共享信息，在這樣更寬的平臺上，對個人素質(zhì)的發(fā)展和醫(yī)院人事管理的提高都將起到很大的推動作用。如果最終能實現(xiàn)全國范圍內(nèi)的人事檔案共享，那對我國的人才優(yōu)化配置都將是十分有利的。

        5考核評價公開公平

        在紙質(zhì)檔案內(nèi)的考核評價部分，一般是由單位上司或部門個人填寫，而檔案一般是在檔案室保密存放的，他人根本無從知道里面的內(nèi)容。醫(yī)院可以將電子檔案的這部分內(nèi)容掛在網(wǎng)上，考核評價結(jié)果予以公示，由全體工作人員來檢查核實或是由大家來一起考核個人的工作生活情況，給予評價。這樣的考核公開公正公平，完全透明，可以更加真實的反映個人情況，保證了人事檔案的真實性。

        當(dāng)然電子檔案并不是完美無缺的，它存在一些電子信息的局限性，如受病毒危害、保密性不夠等，另外它還需要醫(yī)院檔案管理人員有較高的的專業(yè)能力。如何更好地實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的電子化，我覺得可以從以下幾方面著手：

    首先，要有完善的建立電子檔案的軟件和硬件設(shè)施，醫(yī)院應(yīng)該設(shè)立專門的微機室代替過去的紙質(zhì)檔案室來存放電子檔案，注意火電問題，保持微機的正常工作以及網(wǎng)絡(luò)的通達。然后引進適合本單位人事檔案的管理信息系統(tǒng)，確保各種檔案信息的錄入、分類、統(tǒng)計、修改、保密、備份和查閱提取操作都能方便快捷。另外，不管是微機還是信息系統(tǒng)都要有良好的升級環(huán)境，能確保醫(yī)院人事檔案電子形式和人事檔案的管理都要緊跟時代步伐。

        然后，醫(yī)院要分配專人來管理。管理人員必須具備很強的責(zé)任感，主動地搜集補充醫(yī)院工作人員的檔案信息，做好備份，盡量做到及時全面。還有就是專業(yè)素質(zhì)，他們不僅要懂得人事檔案管理的專業(yè)知識，同時還要具備信息技術(shù)的基礎(chǔ)知識，才能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高效地進行電子檔案的管理工作。同時他們還需要具有良好的職業(yè)素質(zhì)，不隨意泄露他人的檔案信息，不會因為其他單位或個人的利惑而非法借閱、修改檔案。

        其次，醫(yī)院應(yīng)該建立完善的檔案管理制度。強調(diào)《中華人民共和國檔案法》的總體要求，同時建立自己單位的相關(guān)管理制度，一來可以使檔案管理更加的規(guī)范，防止不法分子以不正當(dāng)?shù)氖侄伪I取。另外人事檔案是包含了全體工作人員的多種信息，一經(jīng)不法分子利用將貽害無窮，要切實做好保密工作。在這方面醫(yī)院應(yīng)該重點做好監(jiān)督管理的規(guī)范工作，挑選專業(yè)能力和道德素質(zhì)都較高的管理人才來擔(dān)任，合理設(shè)置崗位，上機操作的各個部分分別設(shè)置管理密碼，讓各管理人員相互合作又互相監(jiān)督，以確保檔案管理的安全、有效。

        最后，要進行檔案管理的宣傳工作，使電子檔案的特點、優(yōu)點、管理方法、對單位和個人的特殊要求等常識深入人心，增強醫(yī)院工作人員對個人檔案的重視意識，讓他們自覺地將自己的各種信息真實地提交給檔案管理員。讓醫(yī)院能將檔案管理列入人事管理的重要議程，醫(yī)院對個人工作、服務(wù)態(tài)度、思想進步等各方面的考核、監(jiān)督工作都積極開展起來，這樣反過來也讓個人以更大的熱誠和更積極地態(tài)度投入到工作中去。

實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的電子化將使醫(yī)院人事管理具有更大的動態(tài)性和靈活性，使醫(yī)院的發(fā)展更緊跟時代的需求，當(dāng)然也對醫(yī)院的人事檔案管理提出了更高的要求，各醫(yī)院都應(yīng)該努力完善自己的人事檔案管理體系，實現(xiàn)檔案管理的電子化，使其更加科學(xué)化，完備化。

篇（2）

二、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

在人事檔案管理的過程中，因為檔案具備一定機密性與專業(yè)性，人事部門應(yīng)重視人事檔案并加強管理，及時解決人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。在衛(wèi)生事業(yè)單位中，因為人員調(diào)動較為頻繁、各種崗位輪換、人員晉級、衛(wèi)生員退休、臨時聘用等問題，人事檔案管理極為重要。[3]然而在人事檔案管理工作中，卻存在著衛(wèi)生事業(yè)單位人員的流動性較強等問題，制約了人事檔案的管理，若是不及時進行人事處理，則極易造成人事檔案資料不齊全、手續(xù)配備不齊全、手續(xù)不完備等問題。

某些醫(yī)院注重藥物管理工作，注重對醫(yī)生、護士的考評管理等，卻忽視了人事管理的重要性。醫(yī)院負責(zé)人對人事管理工作的不重視，造成了人事管理以及人事檔案管理工作中出現(xiàn)疏漏，直接導(dǎo)致了醫(yī)生升職時評判的片面性，導(dǎo)致某些優(yōu)秀醫(yī)生對醫(yī)院不滿而出現(xiàn)跳槽等現(xiàn)象，幸好醫(yī)院管理者及時認識到問題的嚴重性，加強對人事管理尤其是人事檔案管理的重視程度，為醫(yī)院的各方人事調(diào)動以及醫(yī)生升職等提供重要依據(jù)，醫(yī)院也因此而更上一層樓。

三、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）人員不足現(xiàn)問題突出

在我國多數(shù)地區(qū)的衛(wèi)生事業(yè)單位中，人事部門配備的人員普遍較少，多在3～5人之間，相較于衛(wèi)生事業(yè)單位內(nèi)部醫(yī)生、護士以及其他部門人員來講人數(shù)可忽略不計。在一些較小的衛(wèi)生事業(yè)單位中，多數(shù)人事部門人員除人事工作外還兼職其他工作，對人事檔案管理工作不夠?qū)Ｗ?。多?shù)人事部門的檔案材料無人整理、無人監(jiān)督，甚至出現(xiàn)人員已離職其檔案仍混于在職人員的檔案之中。

（二）人員業(yè)務(wù)技能水平普遍偏低

嚴格來講，人事檔案管理工作是一門專業(yè)性較強的工作，其對閱卷的規(guī)范、閱卷質(zhì)量等要求較高。多數(shù)衛(wèi)生事業(yè)單位因?qū)θ耸鹿芾矸矫娴牟恢匾?，?dǎo)致人事部門人員變動較為頻繁，導(dǎo)致對檔案管理較為片面。除此之外，人事部門對人員招收較為簡單，人事對管理檔案的技術(shù)水平不足，后期亦未受到專業(yè)化的培訓(xùn)，造成管理檔案的人事技術(shù)水平較低，檔案材料混亂、不完整，影響了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

（三）管理手段滯后

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人事管理制度也在逐漸進行改革創(chuàng)新發(fā)展，電子化逐漸普及，然而，檔案管理的電子化發(fā)展卻仍顯欠缺。據(jù)調(diào)查，目前我國多數(shù)衛(wèi)生事業(yè)單位的人事檔案管理仍然是較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，無論是檔案的儲存、整理還是保護，管理方式與手段較為落后，極易造成檔案的丟失與損壞，僅有個別位于發(fā)達城市的大型衛(wèi)生事業(yè)單位采用了電子化的檔案管理。近幾年，社會已經(jīng)進入信息化管理時代，電子化、科學(xué)化、規(guī)范化是人事檔案管理的必由之路，普及電子化人事檔案管理是衛(wèi)生事業(yè)單位以及各企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急。

四、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理電子化應(yīng)用分析

（一）在衛(wèi)生事業(yè)單位建立電子檔案的必要性

在衛(wèi)生事業(yè)單位之中，單位的衛(wèi)生系統(tǒng)是一項較為復(fù)雜的系統(tǒng)，其中存儲著大量的人事信息檔案，在管理之時非常困難，若要做好衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理與保存工作，需要投入大量的人力、物力、財力等。因此建立電子化檔案管理十分必要，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化數(shù)據(jù)，方便管理人員管理的同時節(jié)省大量的空間，且更方便快捷。就電子化的人事檔案而言，除建立龐大安全的數(shù)據(jù)庫存放檔案外，也應(yīng)對衛(wèi)生事業(yè)單位工作人員的信息進行收集整理，全面掌握各部門間的人事檔案信息，加強對各部門的掌控。

（二）電子化在人事檔案管理工作中的具體應(yīng)用

在人事檔案管理中，相關(guān)檔案管理者可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)將人事檔案進行分門別類，如護士間可按照普通護士、高級護士等護士職位等級進行檔案分類，而醫(yī)生也可根據(jù)心腦科、骨科等從事職位進行分類，節(jié)省時間，方便查找。[4]除此外，也可在局域網(wǎng)內(nèi)部進行資源數(shù)據(jù)的共享，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)或者工作人員想要急需了解人員檔案時可直接上網(wǎng)查找，增加檔案透明度的同時，對數(shù)據(jù)庫的原始檔案也是一種保護。在檔案管理員進行檔案管理時，降低了工作壓力，提高了工作效率。

（三）電子化在檔案管理應(yīng)用中的風(fēng)險

在電子化廣泛應(yīng)用于人事管理檔案后，為企業(yè)部門帶來便利的同時也帶來了一定的風(fēng)險。其一，網(wǎng)絡(luò)的共享增加了人事檔案的透明度，在查看信息便捷的同時大大增強了人員信息泄漏的可能。作為記錄人們成長過程的文檔，其中包含著自上學(xué)以來的成長歷程、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等，是人們求職時最重要的文件，若檔案被盜，對相關(guān)人員的人身安全會造成一定威脅。其二，電子化檔案依托于網(wǎng)絡(luò)而存在，雖然壓縮了紙質(zhì)檔案的存放空間，能更有效地保存檔案，但網(wǎng)絡(luò)也不是絕對安全的，各種病毒、黑客影響著網(wǎng)絡(luò)的安全，若電子化人事檔案被病毒入侵會造成檔案丟失，甚至造成系統(tǒng)的崩潰。事實上，有利就有弊，電子化檔案的風(fēng)險雖然不可避免，卻可以進行有效的控制，將風(fēng)險控制在一定范圍內(nèi)，增強檔案管理者的電子信息化知識，為衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展提供保障。

篇（3）

事業(yè)單位人事檔案管理工作關(guān)系著單位員工的個人發(fā)展，人事檔案中記錄了員工的個人工作情況，績效情況等等，是單位對員工進行調(diào)動的依據(jù)。檔案管理工作發(fā)展已久，如今，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)不能夠滿足社會發(fā)展的需求，越來越多的單位開始嘗試并踐行電子化檔案管理，這也是未來檔案管理工作發(fā)展的一個趨勢。

一、當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的電子化建設(shè)趨勢

電子化建設(shè)是當(dāng)前我國社會發(fā)展中檔案管理工作的發(fā)展趨勢，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的管理，電子化檔案管理能夠提高檔案管理的工作效率，一切的檔案管理流程采用信息化的檔案管理方式，通過計算機就可以完成，這大大提升了檔案管理的工作效率，縮短了檔案管理的時間，同時也簡化了一些檔案管理的流程，對于檔案管理工作而言，是非常好的一種管理方式。

此外，電子化檔案建設(shè)也是顛覆了傳統(tǒng)檔案管理工作模式的一種檔案管理工作方式。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅內(nèi)容復(fù)雜，檔案保管還需要占用一定的空間，需要管理人員花費很大的精力和很多時間去整理檔案，人財物的耗費量都是比較大的。如今，電子化檔案建設(shè)的趨勢越來越突出，人們更加傾向于電子檔案的運用，同時，也簡化了工作流程，降低了工作壓力。相比于紙質(zhì)檔案的管理，電子化檔案管理也能夠提高檔案的準(zhǔn)確性，減少一些人為的錯誤，對于檔案的保管更加細致，提高了檔案保管的整體水平，是順應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展需求的，同時，也是未來檔案管理工作的發(fā)展趨勢。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

事業(yè)單位在人事檔案管理方面的壓力較大，人事檔案管理工作復(fù)雜，事業(yè)單位的人員數(shù)量多，檔案存量大，同時，檔案管理工作人員的工作能力有限，因此，在人事檔案的管理工作開展中還面臨著一些問題，具體分析，事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)展中存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（1）電子化程度不高

人事檔案的電子化管理如今已經(jīng)成為檔案管理工作的一個發(fā)展趨勢，電子化檔案管理不僅有助于檔案的保存，同時也能夠提高檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，減少一些人為因素導(dǎo)致的出現(xiàn)錯誤的情況，從這一點上來講，電子檔案管理方式的優(yōu)勢是非常明顯的；此外，電子檔案管理還能夠提升檔案管理工作的效率。但是，就目前事業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展情況來看，很多事業(yè)單位中人事檔案管理的電子化程度比較低，這突出表現(xiàn)在事業(yè)單位人事檔案管理中的軟件和硬件設(shè)施不夠完善。

電子化的檔案管理工作不僅需要依托事業(yè)單位對檔案管理工作的足夠重視，從客觀因素上來講，還需要檔案管理相關(guān)部門對檔案管理的工作有足夠的軟硬件設(shè)施的支持，這是電子化檔案管理工作實現(xiàn)的最重要的依托。當(dāng)前，很多事業(yè)單位中對于人事檔案的電子化管理的關(guān)注度不夠，重視程度比較低，因此，在這樣的情況下，很多事業(yè)單位忽視了對單位內(nèi)部的人事檔案電子化建設(shè)的硬件和軟件設(shè)施建設(shè)的支持。此外，事業(yè)單位對檔案電子化建設(shè)支持力度不夠還表現(xiàn)在，事業(yè)單位沒有足夠的撥款來支持電子化檔案的建設(shè)工作，這一點也導(dǎo)致了電子檔案建設(shè)和管理工作中缺乏足夠的資金支持，從而制約了檔案電子化建設(shè)中的軟硬件設(shè)施的建設(shè)工作，制約了事業(yè)單位檔案管理電子化的建設(shè)和發(fā)展。

（2）缺乏檔案電子化管理人才

人才是檔案管理工作發(fā)展中的重要支持，人才對電子檔案管理工作的支持也是事業(yè)單位檔案管理電子化的軟件支持，當(dāng)前，在一些事業(yè)單位中，單位內(nèi)部對于檔案電子化管理工作的支持力度不足，突出表現(xiàn)在缺乏專業(yè)的檔案管理人才，特別是缺乏具備電子檔案管理工作的專業(yè)人才。

當(dāng)前在一些事業(yè)單位中，從事檔案管理工作的人員普遍年齡偏大，很多事業(yè)單位中檔案管理工作沒有專業(yè)的部門來開展，而是交給人力資源部門負責(zé)打理檔案相關(guān)事宜，這一點就導(dǎo)致了事業(yè)單位中沒有專業(yè)的人才來負責(zé)檔案管理工作，人力資源部門還需要管理績效考核以及人員招聘等工作，在這樣的情況下，對于檔案管理工作也是有心無力。同時，人力資源管理工作人員對于檔案管理工作的認識有限，在一定程度上也缺乏專業(yè)的檔案管理知識，更不用說電子化檔案管理方面的能力，同樣也存在很多的不足，因此，在這樣的情況下，檔案管理工作缺乏專業(yè)的管理人才，已經(jīng)成為影響事業(yè)單位人事檔案管理工作開展的重要因素。

（3）檔案資源開發(fā)與利用不成熟

檔案資源的管理工作方面，隨著電子化檔案管理工作時代的來臨，在檔案管理工作中，使用者需要對檔案有一定的權(quán)限了解到員工的檔案中記載的信息，因此，這種需求的導(dǎo)向下，社會對于檔案管理的流動性需求也就加強了。

對于檔案資源的開發(fā)和利用也需要在電子化檔案管理的基礎(chǔ)上，破解流動性需求無法滿足的難題，對于檔案資源進行開發(fā)和利用。但是，就目前情況來看，電子化檔案管理工作實現(xiàn)的過程中，還面臨著檔案管理流動性需求的滿足有限，檔案資源的共享性標(biāo)準(zhǔn)還存在一定的距離，此外，檔案資源的利用效率不足，利用效益也有限，整體的檔案資源開發(fā)利用都不夠成熟。

三、事業(yè)單位人事檔案管理電子化建設(shè)

事業(yè)單位在未來的發(fā)展中，要充分了解和認識到檔案的電子化管理對于未來人事檔案管理工作的重要意義，當(dāng)前在我國的事業(yè)單位發(fā)展中，檔案的電子化管理標(biāo)準(zhǔn)的需求還得不到很好的滿足，未來可以從以下幾個方面入手，實現(xiàn)檔案的電子化管理。

（1）加快檔案管理系統(tǒng)的電子化建設(shè)

在電子化檔案管理工作的開展中，首先要做好的就是檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，未來，在事業(yè)單位的人事檔案管理工作方面，要充分重視起電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的需求，單位內(nèi)部要針對性的對電子檔案管理系統(tǒng)進行建設(shè)，建立更加先進的檔案管理系統(tǒng)，同時，有針對性的適應(yīng)本單位對檔案管理工作的需求，提升系統(tǒng)對檔案管理工作的適應(yīng)性。

電子化檔案管理建設(shè)工作的開展中，系統(tǒng)的建設(shè)要注重實用性，保證人事檔案管理工作人員能夠更快的適應(yīng)系統(tǒng)。此外，系統(tǒng)的建設(shè)還需要更加保密，做好對人事檔案的保密工作。

（2）加快檔案管理的軟硬件建設(shè)

未來在檔案管理工作中，要更加重視軟硬件設(shè)施的建設(shè)，事業(yè)單位內(nèi)要提升對電子化檔案建設(shè)工作的重視，增加對電子化檔案管理硬件設(shè)施的配備能力，從資金方面加大對硬件設(shè)施建設(shè)的投入力度。此外，還需要設(shè)定專門的機構(gòu)和人員負責(zé)人事檔案的管理，切實實現(xiàn)對檔案管理的層次化和細化，將檔案管理工作規(guī)范起來。合理運用硬件設(shè)施，提升檔案管理工作的軟實力。

（3）加快建設(shè)檔案管理電子化人才

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隨著國家對衛(wèi)生人力資源配置的重視，醫(yī)院衛(wèi)生人力資源起著決定性的作用，對人事檔案管理工作越來越重視，如何提高人事檔案信息的管理與利用水平，把人事檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化的層面上來，更好地發(fā)揮檔案信息資源作用，提高工作質(zhì)量，其最有效的途徑就是實現(xiàn)人事檔案信數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，其優(yōu)點體現(xiàn)如下。

1 提高管理工作的效率

傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理是以紙質(zhì)資料的整理、手工書寫為主，查閱個人人事檔案時，檢索困難，不便于查找；特別是查閱多個人的檔案時，更是費時費工。而使用電子人事檔案管理后，從生成、采集、驗證、歸檔、建數(shù)據(jù)庫到利用等流程，運用利用現(xiàn)代的數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)、壓縮技術(shù)等技術(shù)手段，為醫(yī)院人事檔案管理提供便利，把檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節(jié)省了時間和人力，提高了效益。

2 檔案信息全面有效

由于電子設(shè)備存儲空間很大，對于醫(yī)院人事檔案的信息可以覆蓋個人生活的方方面面，完全不受紙張的約束，信息更加全面和具體。另外，電子檔案可以隨時更新，及時地補充和修改個人存檔信息，一改過去檔案“塵滿面”無人問津、有檔無人有人無檔等導(dǎo)致檔案信息落后貧乏的情況，保持人事檔案信息的時鮮性，讓醫(yī)院及其他用人單位可以通過檔案了解個人的實時情況以適當(dāng)評估調(diào)用，個人也會因為檔案的這種時鮮性而警惕，更加嚴格要求自己的工作和生活，以保持最佳的檔案記錄。

3 有利于檔案的完整保存

除了在建立數(shù)據(jù)庫初期輸入信息時需要用到原始資料外，原件在編號后便進入檔案室歸檔入庫管理，較少再接觸原件，利于原件的保管與保存，延長了檔案的壽命，避免因借閱造成檔案的缺失，保證了檔案的完整性。利用計算機管理醫(yī)院人事檔案,可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲介質(zhì)及硬盤上,大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式,要全面完整地保存好檔案資料,仍需要改建的庫房,增添大量的設(shè)備,這樣不僅要投入大量的資金并增加人力,而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。

4 提取利用檔案方便

在眾多的檔案袋里找出一個人的檔案非常不易，更不談?wù)f查找某些細節(jié)信息了，更何況很多檔案由于年代久遠，查找目錄存在不全、不準(zhǔn)確、甚至丟失的問題，提取檔案和檔案信息更是難上加難。而通過管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)建立的電子檔案則可以避免這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據(jù)索引點擊某個按鈕就可以輕松的獲得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。

5 提高檢索速度和準(zhǔn)確性

實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機化、網(wǎng)絡(luò)化，以檔案的原始材料為依據(jù)，運用信息維護系統(tǒng)，將人事檔案的信息錄入微機，建立完整、準(zhǔn)確的醫(yī)院人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫。將信息數(shù)據(jù)庫進行分類，盡力爭取人事檔案的數(shù)據(jù)化。通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)可以進行人員住處的查查詢、統(tǒng)計、整理、分析等，實現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠程數(shù)據(jù)交換，實現(xiàn)資源共享。同時，計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準(zhǔn)確、全面，快速的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。從而使數(shù)字化管理系統(tǒng)有足夠的信息基礎(chǔ)可以實現(xiàn)高效、精確的檢索，多種檢索方式的綜合查詢既適合于各種復(fù)雜條件的精確查詢，也可以滿足各種模糊查詢。

篇（5）

檔案資源的管理是每一個機關(guān)事業(yè)單位不可缺少的，重視人事檔案電子信息化管理，可以為單位提供有效的信息資源。隨著數(shù)字化的產(chǎn)生，檔案管理打破傳統(tǒng)的人工管理，開始向電子信息化的管理模式上轉(zhuǎn)變，但是目前階段，人事檔案電子信息化管理呈現(xiàn)不同的問題，這就需要我們有效解決，使人事檔案電子信息化管理進行不斷的完善，這有利于人事單位的工作管理，進而提升了人事檔案資源的利用率。

一、人事檔案電子信息化管理呈現(xiàn)的現(xiàn)狀

（一）現(xiàn)代化辦公設(shè)備欠缺。現(xiàn)階段，大多數(shù)的機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理欠缺相應(yīng)的硬件設(shè)備，這就導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范，甚至有些機關(guān)人事單位檔案室存在堆積物的現(xiàn)象，也沒有對應(yīng)的防潮、防盜等管理對策，這與人事檔案電子信息化管理狀況嚴重的脫節(jié)。由于檔案的調(diào)閱和查訪沒有很好的信息化手段的使用，從而影響了人事檔案電子信息化管理的完整和安全。此外，辦公設(shè)備的欠缺沒有讓人事檔案電子信息資源進行有效的利用，只是處于管理的階段，這不利于對檔案資源進行有效的利用。

（二）檔案檢索效率低。現(xiàn)在的人事檔案電子信息化管理，對檔案的檢索大部分還處于手工檢索的階段，還沒有完全實現(xiàn)計算機的檢索，這在一定程度上影響了人事檔案信息檢索的準(zhǔn)確率與速度，增加了檔案查閱的工作量，給檔案借用人員增添了麻煩。再加上人力手工檢索具有局限性，從而大大降低了機關(guān)人事單位的檔案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各個機關(guān)單位保存的信息不一樣，這給檔案工作人員帶來不必要的困擾和麻煩。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)問題。人事檔案電子信息化管理的實施，需要檔案管理者了解信息化方面的專業(yè)知識和技能，這樣可以有效地利用數(shù)字化檔案管理設(shè)備。但目前階段的老員工，對網(wǎng)絡(luò)化信息接觸比較少，對信息化的知識學(xué)習(xí)起來比較困難，即使機關(guān)事業(yè)單位擁有了自己的信息化數(shù)字檔案管理設(shè)備，由于工作人員的技能問題，從而對信息化檔案管理無法順利進行。因此，機關(guān)人事單位的檔案管理員，要迅速建立屬于電子信息化的管理信息知識體系，提升自己的工作效率，達到電子信息化的檔案管理水準(zhǔn)。

二、人事檔案電子信息化管理的對策

（一）創(chuàng)建電子信息化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，給電子信息化的檔案管理提供了便利，方便了人們的日常工作，是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。對于人事檔案電子信息化的管理，這是一個綜合性的管理，牽涉的內(nèi)容比較多，因此，就需要人事單位建立一個高校的電子信息化管理系統(tǒng)。我們可以根據(jù)人事單位的實際情況，結(jié)合自身的優(yōu)勢，創(chuàng)建電子信息化的數(shù)字檔案管理，把檔案、系統(tǒng)、光盤備份等進行相關(guān)的處理，嚴格控制檔案信息儲存質(zhì)量與安全，避免相關(guān)的硬件隱患，為人事檔案電子信息化管理創(chuàng)建一個有利的環(huán)境，這有利于人事單位工作的順利進展。

（二）提高電子信息化的管理效率。1.檔案管理能力提升。對于網(wǎng)絡(luò)控制的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，我們要充分發(fā)揮其優(yōu)勢，從而提高人事單位電子信息化檔案管理的質(zhì)量和效率。因而我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列，對信息信息化的檔案管理進行系統(tǒng)性上的提升，還可以通過增加系統(tǒng)內(nèi)部的儲存量，從而為人事資源的信息補充創(chuàng)造空間。2.強化檔案管理的可靠性。對檔案管理的可靠性進行強化，這就需要嚴格要求磁盤陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)和硬件的組成要依據(jù)嚴格的標(biāo)準(zhǔn)，這對電子信息化的人事檔案管理的系統(tǒng)的功能奠定了更新的基礎(chǔ)。加上磁盤陣列需要多元化的保護級別，這有利于人事檔案電子信息化管理，而系統(tǒng)功能得到了保障，使人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有了一定的安全性。3.檔案管理使用性能提升。人事檔案電子信息化管理需要選擇的是光纖磁盤的陣列產(chǎn)品，這對系統(tǒng)的維護性能具有相當(dāng)?shù)膬?yōu)勢，對人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)的重視，實現(xiàn)其在線升級的功能，可以使系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)具有開放性，保證了相關(guān)人員對檔案資源的調(diào)取和查閱，這樣人事檔案電子信息化的管理系統(tǒng)有了更強大的發(fā)揮空間，這有利于人事資源的高效利用。

（三）提升人事檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員是人事檔案電子信息化管理的執(zhí)行者和操作者，這對檔案管理工作的質(zhì)量具有一定的影響，這就需要人事檔案管理單位采用多元化的方式，提升檔案管理人員的素質(zhì)。例如，對老員工進行現(xiàn)代化設(shè)備的學(xué)習(xí)，針對電子信息化的檔案管理進行相關(guān)的培訓(xùn)工作，提升他們的工作技能，定期考核他們對現(xiàn)代化設(shè)備知識的學(xué)習(xí)和操作水平，進而了解其工作現(xiàn)狀。此外，還可以建立相關(guān)的激勵機制，鼓勵檔案管理人員對自身素質(zhì)進行提升，以保證工作的開展需求，從而實現(xiàn)人事檔案電子信息化管理從管理型向服務(wù)型邁進。

三、結(jié)束語

綜上所述，信息技術(shù)的發(fā)展，對人事單位電子信息化的檔案管理提供了技術(shù)支持，這使人事檔案的管理打破了傳統(tǒng)的手工管理，讓檔案管理向信息化的趨勢發(fā)展，這種管理方式順應(yīng)了時代的趨勢，有利于提高人事單位檔案管理的效率和質(zhì)量，我們要不斷優(yōu)化與創(chuàng)新電子信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，提高檔案的利用效率和安全性，從而促使信息化的檔案管理更好地服務(wù)于我們。

【參考文獻】

篇（6）

1.1企業(yè)人事檔案信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求

如今，辦公自動化已經(jīng)逐漸完善，企業(yè)在人事檔案管理和應(yīng)用的過程中大部分數(shù)據(jù)的使用都是用計算機和網(wǎng)絡(luò)完成的。這就要求企業(yè)的人事檔案管理必須盡快實現(xiàn)信息化、無紙化，只有全面實現(xiàn)檔案管理信息化才能適應(yīng)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，提高企業(yè)的綜合管理水平。

1.2建立電子檔案可以有效保護原始檔案

傳統(tǒng)企業(yè)的人事檔案管理都是紙質(zhì)檔案，人工管理需要付出很多的人力、物力和財力。但是實施電子信息化管理，就可以在信息化條件下由計算機代替人工完成人事檔案管理工作，這在很大程度上節(jié)約了管理時間，有效減少了檔案的翻查工作，同時網(wǎng)絡(luò)空間是無限制的，可以保存大量數(shù)據(jù)信息，這對保護企業(yè)的原始檔案具有很好的作用，非常有利于延長檔案的使用時間。

1.3完善企業(yè)內(nèi)部管理的必然要求

通過計算機和網(wǎng)絡(luò)來完善企業(yè)的人事檔案管理，可以節(jié)省企業(yè)的人力、物力、財力，同時可以節(jié)省時間，提高工作效率，有效降低企業(yè)的運營成本，進而可以促進企業(yè)更好地發(fā)展，為客戶提供更加優(yōu)越的服務(wù)。

2企業(yè)傳統(tǒng)人事檔案管理存在的弊端

2.1人事檔案管理手段落后

目前，我國雖然很多大型企業(yè)已經(jīng)全面實施人事檔案信息化管理，但是還有很多小型企業(yè)未能全面開展檔案的信息化管理工作。很多小型企業(yè)的設(shè)備不足，辦公硬件跟不上，導(dǎo)致企業(yè)無法建立專門的人事檔案管理辦公室，將所有檔案全部集中在辦公人員的辦公室內(nèi)，而且存放設(shè)備簡陋，沒有嚴格的保密性，幾乎所有人都可以輕松地接觸到人事檔案，嚴重危及一些重要檔案信息的安全性。同時檔案管理工作人員不具備專業(yè)技能，對人事檔案管理沒有給予足夠的重視，缺乏工作積極性。即便人事檔案管理工作人員具備專業(yè)技能，但是其綜合素質(zhì)較低，無法科學(xué)管理、規(guī)劃人事檔案管理工作。

2.2電子檔案管理意識淡薄

很多人認為檔案管理對企業(yè)的發(fā)展沒有作用，其實不然，檔案管理不僅可以優(yōu)化企業(yè)工作人員的資源配置，同時還可以幫助企業(yè)儲備人才，了解人才資源發(fā)展的前沿信息。但是在現(xiàn)實環(huán)境中，企業(yè)檔案管理人員非但不能及時整理現(xiàn)有人員的基本資料，還經(jīng)常發(fā)生丟失、遺漏等問題，更沒有人才儲備的工作環(huán)節(jié)。此外，有些企業(yè)的檔案管理部分工作仍然停留在人工手寫的環(huán)節(jié)，資料填寫隨意性很強，而且手寫資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質(zhì)量和完整度不高。

2.3思想上不重視檔案管理工作

很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認為企業(yè)的檔案管理工作并不重要，只要提高生產(chǎn)技術(shù)便可以全面提高企業(yè)的發(fā)展。其實不然，企業(yè)人事檔案管理對提高企業(yè)發(fā)展具有重要意義。企業(yè)人事檔案管理可以優(yōu)化企業(yè)的資源配置，提高企業(yè)人事管理效率，有效為企業(yè)吸收優(yōu)秀人才。但是很多企業(yè)并未重視檔案管理工作，對此崗位只安排了一些“關(guān)系戶”，或者從企業(yè)其他崗位轉(zhuǎn)過來的人員進行檔案管理工作。這些人基本上都不是專業(yè)檔案管理人員，根本沒有檔案管理工作經(jīng)驗和基礎(chǔ)，僅僅對檔案進行簡單的整理，根本沒有充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢作用。

2.4信息化管理技術(shù)更新較慢

目前，我國部分企業(yè)對人事檔案管理雖然采用了信息化管理，但是企業(yè)并沒有根據(jù)發(fā)展需求對檔案管理系統(tǒng)進行更新和維護。電子檔案管理系統(tǒng)雖然有很多優(yōu)勢，但是管理系統(tǒng)仍然需要人為地進行管理、維護和更新，這樣才能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，適應(yīng)社會發(fā)展。然而我國的部分企業(yè)雖然引進了電子檔案管理，卻嚴重缺乏對檔案的管理與維護，導(dǎo)致管理系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)問題，影響正常工作。

2.5工作人員綜合素質(zhì)有限

企業(yè)檔案管理曾經(jīng)是最容易被企業(yè)忽略的崗位，所以崗位職能看似并不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專業(yè)人員進行操作。這些工作人員要么是企業(yè)工作人員的家屬親戚，要么是從其他崗位轉(zhuǎn)過來的，根本沒有檔案管理的經(jīng)驗，也沒有相關(guān)的理論基礎(chǔ)。同時，企業(yè)未能對檔案管理工作人員給予適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。然而全新的電子信息化管理對檔案管理提出了更高的要求，不僅要具備檔案專業(yè)知識，還要具備相應(yīng)的計算機和網(wǎng)絡(luò)知識。原有的工作人員工作能力已經(jīng)遠遠不能勝任現(xiàn)有的崗位，綜合素質(zhì)亟待提高。

3企業(yè)人事檔案如何實施信息化管理

3.1不斷完善電子信息化系統(tǒng)

要想在人事檔案管理工作中運用信息化管理，首先要建立一個完善的信息化硬件管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)要對企業(yè)的每一個科室的檔案信息進行整理分類，通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息資源共享，有效提高人事檔案電子信息管理的作用。為了全面提高工作人員對電子信息化的管理和操作能力，企業(yè)應(yīng)該不斷加強對檔案工作人員的培訓(xùn)，保證檔案信息錄入的真實性、有效性。為了保證企業(yè)檔案資料的時效性，工作人員應(yīng)該對檔案進行及時修改。與此同時，企業(yè)還要做好對檔案管理信息系統(tǒng)的升級維護工作，保證信息系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)。

3.2建立企業(yè)人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫

人事檔案電子信息化的實現(xiàn)，首先需要把館藏多年的紙質(zhì)文件的內(nèi)容輸入到計算機人事檔案管理系統(tǒng)中，但是由于文件的數(shù)量過多，延緩了工作的進展。這就要求企業(yè)加大對信息化改革的投入，增加工作人員，加快對紙質(zhì)文件的掃描與輸入，并對資料進行整理和分類，建立起一套由數(shù)據(jù)輸入、整理、更改、信息查詢及系統(tǒng)維護為一體的完整的檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡(luò)與計算機一體化，及進行信息的遠程運輸和區(qū)域化共享。

3.3轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識

在企業(yè)人事檔案傳統(tǒng)的管理模式中，在信息收集方面比較滯后，難以適應(yīng)信息管理的轉(zhuǎn)換。因此，企業(yè)需加強檔案管理人員的安全意識，做好檔案信息管理的保密工作，并確保檔案信息不被惡意修改和破壞；為防止黑客入侵對檔案造成破壞，應(yīng)確保網(wǎng)絡(luò)安全，做好防御工作；對重要的文件設(shè)定只讀權(quán)限或進行加密，以保障檔案信息的真實性，可以通過制定相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，來使檔案得到規(guī)范化管理，從而提高檔案的使用效率。

3.4企業(yè)需要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)

企業(yè)積極引進人事檔案電子信息化管理，這對該崗位提出了全新的要求，為了適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求，企業(yè)應(yīng)該對現(xiàn)有工作人員進行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，讓其能夠熟練掌握計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠熟練應(yīng)用人事檔案管理系統(tǒng)，保證人事檔案的有效使用，提高工作效率和質(zhì)量。

篇（7）

1．以人為本的理念不斷深入。人事檔案管理是一項非常復(fù)雜的工作，進一步完善人事檔案管理也是長期和艱苦的任務(wù)，其中既有宏觀上的調(diào)控，也涉及微觀上的實踐。在這些調(diào)控和實際中，人事檔案管理作為為人民服務(wù)的一個部分，以人為本的理念是必須堅持的原則。

2．隊伍整體素質(zhì)不斷增強。伴隨著人事檔案工作的深入，從事人事檔案工作的隊伍也在日益壯大，更多政治過硬、思想良好、能力突出的高素質(zhì)人才加入到了人事檔案管理行列，隊伍的整體素質(zhì)和整體穩(wěn)定性均較好。在新的形式下，信息化的普及應(yīng)用對相關(guān)人員提出了更高的要求，此時檔案工作者轉(zhuǎn)變思想、適應(yīng)變化顯得尤為重要，應(yīng)積極尋求適應(yīng)新形勢的方法，以提高適應(yīng)改變，不斷提高知識水平以及業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)發(fā)展需要，同時使職業(yè)生涯獲得新的發(fā)展和突破。

3．管理已步入現(xiàn)代化之路。我們所說的人事檔案管理現(xiàn)代化，是指將更加先進的技術(shù)手段應(yīng)用在人事檔案管理之中，達到進一步提高效率的目的。當(dāng)前信息時代已經(jīng)到來，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)用傳統(tǒng)模式不可比擬的優(yōu)勢，在社會各個領(lǐng)域迅速滲透，人事檔案管理工作也不例外。一系列基于專業(yè)人事管理軟件及網(wǎng)絡(luò)如雨后春筍般蓬勃興起，使人事檔案利用范圍迅速擴大，服務(wù)水平大幅提升。

二、人事檔案的現(xiàn)代化發(fā)展方向

針對人事檔案數(shù)量大、內(nèi)容更新快、查詢頻率高、材料來源散、使用范圍廣、傳輸距離遠等一系列新情況新問題，加速人事檔案現(xiàn)代化建設(shè)，按照中央組織部提出的“三網(wǎng)三庫一平臺”的要求，進一步加速人事檔案管理工作向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，利用計算機網(wǎng)絡(luò)存儲容量大、檢索速度快、傳遞方便、查詢快捷的特點，實現(xiàn)人事檔案管理工作的新跨越，是當(dāng)前信息化社會的必然選擇。

1.人事檔案管理電子化。當(dāng)前，伴隨著計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，過去傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢的需要，改變傳統(tǒng)的管理模式，把計算機技術(shù)應(yīng)用在管理人事檔案之中，加速人事檔案管理電子化進程已經(jīng)成為了共識。在人事檔案電子化管理中正確輸入人事檔案的相關(guān)信息是最關(guān)鍵也是最基礎(chǔ)的部分。實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的前提在于首先實現(xiàn)人事檔案的電子化，也就是將原有的紙質(zhì)型檔案進行電子型檔案的轉(zhuǎn)化，就是把人事檔案更多有關(guān)信息輸入到計算機當(dāng)中，依托電子手段構(gòu)建個人信息體系。并以此為基礎(chǔ)，建立更加準(zhǔn)確和完備的人事信息數(shù)據(jù)庫，依托辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，快捷準(zhǔn)確地為相關(guān)部門提供人員基本情況及綜合信息服務(wù)，實現(xiàn)無紙檔案與原始檔案的相互協(xié)同配合。能夠進一步避免因紙質(zhì)人事檔案形式上的非公共性、內(nèi)容上的信息不充分以及易作假性造成的人為破壞或者磨損破壞，解決當(dāng)前人事檔案中存在的現(xiàn)實難題。人事檔案電子化的意義關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)采集真實、管理更加規(guī)范，同時可以有效節(jié)約成本減少風(fēng)險。

篇（8）

2 人事檔案數(shù)字化風(fēng)險防控面臨的主要問題

2.1 數(shù)字化檔案的真實性風(fēng)險控制

人事檔案資料對政府部門、人事部門、人個需求來說，有重要的意義，為了保證人事檔案的客觀性，人們要求人事檔案的數(shù)字化數(shù)據(jù)能確保其真實性。然而電子化數(shù)據(jù)本身具易復(fù)制性、易修改性、易丟失性的特點，這些特點都給人事檔案數(shù)字化管理帶來風(fēng)險。以一份人事檔案資料來說，它的信息是用數(shù)字化方法記錄的，它附帶的身份證資料、圖片資料等均為檔案管理人員掃描得到的。如果人們有心要涂改電子化檔案資料，就可以用相關(guān)的軟件修改電子檔案中的文字信息，用平面設(shè)計軟件更改身份證及照片信息，利用特殊的軟件更改檔案修改時間的信息等。電子設(shè)備能實現(xiàn)檔案的無痕修改，如果不能對真實性的風(fēng)險有效的控制，那人電子化人事檔案資料的真實性將不能滿足人們的需求。

2.2 數(shù)字化檔案的存諸性風(fēng)險控制

政府部門的人事檔案電子化管理，是一個長期的、持續(xù)的過程，相關(guān)人員做人事檔案管理時，會擴充人事檔案材料的內(nèi)容。不斷擴大的數(shù)據(jù)庫，這給管理人員帶來管理上的困難，如果管理人員要轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)庫的資料，可能會造成數(shù)據(jù)損失的風(fēng)險；電子化的數(shù)據(jù)庫案在被反復(fù)的讀取、保存的過程中，也有可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞的風(fēng)險；如果電子檔案的存儲介質(zhì)出現(xiàn)問題，可能也會出現(xiàn)擻據(jù)損壞的風(fēng)險。如何在存諸中保持數(shù)據(jù)的完整性，是人事檔案管理人員需要重視的一個問題。

2.3 數(shù)字化檔案的病毒性風(fēng)險控制

信息化的時代，數(shù)據(jù)安全問題成為人們非常重視的一個問題。數(shù)據(jù)化的人事檔案要方便人們調(diào)閱，就需要把電子數(shù)據(jù)信息公享化，而這可能會引起病毒性風(fēng)險的問題。比如如果有人從網(wǎng)絡(luò)入侵人事檔案管理的服務(wù)器，那么檔案資料有可能被全部竊取。人們在服務(wù)器中讀寫數(shù)據(jù)的時候，如果使用帶有病毒的介質(zhì)，可能會使人事檔案管理服務(wù)器染上病毒。如果服務(wù)器中出現(xiàn)病毒，則相當(dāng)于人事檔案數(shù)據(jù)庫的“門戶大開”，散播病毒者可隨意的竊取自己需要的檔案材料。

2.4 數(shù)字化檔案的電磁性風(fēng)險控制

數(shù)據(jù)化的人事檔案是以電磁等形式出現(xiàn)，它們與其它的電磁設(shè)備會存在一定的同步性，這種同步性存在著風(fēng)險。比如如果將某些電磁設(shè)備放到存儲有人事檔案材料的服務(wù)器旁邊，這些電磁設(shè)備會影響服務(wù)器的磁盤運作，磁盤受到電磁影響會使數(shù)據(jù)化的檔案材料失真或丟失；服務(wù)器的電磁設(shè)備所散發(fā)出的磁場若與另一種電磁波同步，對方就能完全竊取服務(wù)器內(nèi)的數(shù)據(jù)化檔案材料。

3人事檔案數(shù)字化風(fēng)險防控問題的解決對策

3.1使用同步化管理

數(shù)據(jù)化的人事檔案雖然具有易整理、易存儲、易傳播的特點，但是卻有易修改的問題。為了確保人事檔案的真實性，人事檔案管理部門的人員要以同步化的方式管理檔案。它要求實體檔案與數(shù)據(jù)化檔案能做到同步化，實體檔案作為數(shù)據(jù)化檔案的留底，如果一旦發(fā)生數(shù)據(jù)分岐問題，要以實體檔案的資料為標(biāo)準(zhǔn)；數(shù)據(jù)化的檔案則可作為日常調(diào)閱、檢索、共享的對象。

3.2使用規(guī)范化管理

所謂的規(guī)范化的管理，是指人事檔案部門要根據(jù)數(shù)據(jù)化檔案存儲的需求制定一個標(biāo)準(zhǔn)的操作方法，人事檔案管理人員必須按這套標(biāo)準(zhǔn)的操作方法操作，以免出現(xiàn)數(shù)據(jù)化檔案不完整的現(xiàn)象。比如人事檔案管理人員使用移動硬盤備數(shù)據(jù)的時候，要先完全刪除外部設(shè)備，隔絕計算機對移動硬盤的操作時才可以拔出移動硬盤設(shè)備，以免移動硬盤中的數(shù)據(jù)會遭到電磁的沖擊；人事檔案管理人員需要定期的備份數(shù)據(jù)，且要使用多種方法備份數(shù)據(jù)，以免使數(shù)據(jù)化的檔案資料丟失。

3.3 使用隔離化管理

為了加強網(wǎng)絡(luò)的安全性，人事檔案部門要使用隔離式的管理方式。這種方式是指一個部門要形成一個局域網(wǎng)絡(luò)，局域網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)可以傳播或共享，而局域網(wǎng)要連接入外網(wǎng)，則需要通過嚴格的審核。這種方式能減少外網(wǎng)入侵局域網(wǎng)的機會。使用局域網(wǎng)的工作人員不能使用外部的存儲介質(zhì)，只能使用部門指定的存儲介質(zhì)，以免出現(xiàn)病毒問題。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員要定期的維護網(wǎng)絡(luò)與存儲介質(zhì)，降低病毒入侵的機會。

3.4 使用屏磁化管理

篇（9）

【中圖分類號】G257.9 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）10-0222-01

一、引言

人事檔案記錄了員工的個人經(jīng)歷、學(xué)歷和思想品德的情況，是員工獎勵、懲罰的有力證據(jù)，真實反映了員工的社會活動和工作情況。人事檔案是企業(yè)用人單位評價員工的重要標(biāo)準(zhǔn)，對員工的未來發(fā)展?fàn)顩r起著重要的作用。而信息化建設(shè)應(yīng)用于地質(zhì)部門的人事檔案管理是人事管理的一個新課題，因為電子化的信息管理不僅大大減輕了勞動力，為企業(yè)節(jié)省了大量資金，而且促進了工作效率。地質(zhì)部門的人事檔案資料涉及到企業(yè)的精神面貌，與各個不同的專業(yè)信息系統(tǒng)都密切相關(guān)，因此，怎樣抓住信息化建設(shè)給地質(zhì)部門帶來的機遇，充分利用好信息化的人事檔案管理是地質(zhì)部門人事管理工作者要研究的重要課題。

二、信息化建設(shè)在地質(zhì)部門人事檔案管理中的優(yōu)勢

1.電子化檔案的保存，減輕紙質(zhì)檔案保管的壓力

人事檔案的紙質(zhì)資料成千上萬，需要騰出大量的空間進行保存且不易保存，受天氣的影響較大，容易因室內(nèi)溫度或者濕度不適而引起紙質(zhì)人事檔案資料褪色、變質(zhì)；放在倉庫里的紙質(zhì)人事檔案資料容易瘦老鼠、蟲子等有害生物的侵襲而損失掉一部分重要資料。而電子版的人事檔案管理是通過計算機輸入保存的，不受天氣和有害生物的侵襲，并具有永久性保存的功能，可以有效地保存人事檔案資料的原始資料，而且電子化檔案大大節(jié)省了保存的實地空間，為企業(yè)節(jié)省成本和空間，減輕了紙質(zhì)資料保存的壓力。

2.減輕檔案管理人員的壓力，提高工作效率

人事檔案管理實現(xiàn)信息化有利于有關(guān)工作人員能夠隨時對變動的人事資料進行及時的更改，快捷的文檔輸入有利于工作人員對人動及時實行動態(tài)管理，減輕了工作人員的工作壓力，節(jié)省了人力和時間。人事檔案的信息化能夠?qū)Ρ憩F(xiàn)好的地質(zhì)工作人員及時的記錄，也能記錄工作欠佳的工作人員的某些過失，檔案管理員經(jīng)過簡單的輸入并保存后，再把資料規(guī)范化、流程化，在這一過程中將人事檔案分類、排序、組卷、裝訂等，改變了從前以手工操作為主的繁瑣工作，使人事檔案管理工作變得人性化、現(xiàn)代化，提高了地質(zhì)部門檔案管理人員的工作效率，節(jié)省了人力資源和寶貴的時間。

3.方便查詢?nèi)耸聶n案信息

在地質(zhì)部門領(lǐng)導(dǎo)作出人事調(diào)整的決定之前時，他們往往需要查詢有關(guān)人事檔案資料以便篩出合適的人選，而信息化的人事檔案管理則可以幫助領(lǐng)導(dǎo)快速查詢有關(guān)信息。信息化的人事檔案管理是通過高級的計算機技術(shù)來進行管理的，它具有快速檢索、高級檢索等多種綜合查詢方式，既可以快速地得知紙質(zhì)檔案的存放情況，又能及時獲取人員的簡歷、出勤情況、獎懲情況等基本信息。地質(zhì)部門的人事檔案管理擺脫了傳統(tǒng)的查詢方式，方便了地質(zhì)部門領(lǐng)導(dǎo)查詢有關(guān)人員的信息，為他們做出正確的決策提供一個可靠的參考條件。

三、人事檔案信息化的實施方法

1.收集整理好人事檔案原始資料

只有做好人事管理的基礎(chǔ)工作才有可能有效實現(xiàn)人事檔案信息化。人事檔案管理人員要從基礎(chǔ)做起，收集好地質(zhì)工作人員的基礎(chǔ)資料，定期對他們的最新情況進行跟蹤記錄，再對收集好的資料進行歸類、整理，確保人事檔案管理的第一步具有真實性。這是以后評價地質(zhì)工作人員的一個重要依據(jù)，檔案管理人員必須認真對待第一步工作，絕不能出現(xiàn)作假的情況。

2.配備計算機等硬件設(shè)施

要實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，有完善的硬件設(shè)備是必不可少的。地質(zhì)部門的人事管理要配備好計算機、打印機、數(shù)碼相機、掃描儀、光盤刻錄機等來對地質(zhì)部門的工作人員的人事檔案進行電子化管理，使紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換為電子化檔案管理資料以便保存。

3.建立電子人事檔案

通過紙質(zhì)的分類掃描之后對數(shù)據(jù)進行入庫建檔管理可以實現(xiàn)建立電子人事檔案。存檔人員和派遣人員持電子檔案后，有了唯一的與其檔案材料對應(yīng)的代碼，即電子檔案的代碼只有需要查詢?nèi)藛T檔案信息的有關(guān)用人單位才可以進行信息查詢。因此，電子人事檔案為用人單位和人才提供了便捷、誠信和權(quán)威的服務(wù)，使“死檔案”、“黑檔案”變成了“活檔案”。例如，有些人對檔案的重要性認識不清晰，他們認為既然被地質(zhì)單位聘用了，那么人事檔案便無用處了，于是他們把自己的檔案放到單位后不聞不問，使檔案成為了“黑檔案”，但是地質(zhì)部門對工作人員的學(xué)歷要求很高，并要求他們有一定的道德，電子人事檔案就為地質(zhì)部門對工作人員的了解提供了一個很好的機會，電子檔案的建立和使用有利于提高他們對人事檔案的認識，有助于檔案的查詢，有利于盤活檔案資源。

4.利用專業(yè)管理軟件建立數(shù)據(jù)庫和電子檔案

要有效實現(xiàn)人事檔案信息化，離不開通過專業(yè)管理軟件以建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，對變更的人事動態(tài)進行及時的更新，使人事檔案信息的查詢和統(tǒng)計分析實行日常的電子化管理。第一，地質(zhì)部門的企業(yè)要在市場上選擇較為成熟的數(shù)據(jù)庫管理軟件，當(dāng)然有能力的企業(yè)還可考慮研發(fā)該類軟件，這種軟件應(yīng)當(dāng)具備以下功能：電子檔案管理，包括建檔管理、歸檔管理、檔案綜合檢索、有關(guān)檔案的借入及借出登記、檔案轉(zhuǎn)出處理等；人事信息的管理，包括信息輸入、修改、查詢、能自動對數(shù)據(jù)庫的信息生成相應(yīng)的花名冊等基本功能；第二，要依據(jù)數(shù)據(jù)庫的特點設(shè)計動態(tài)信息收集的流程、規(guī)范收集的內(nèi)容，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性，只有通過設(shè)計具有以上特點的數(shù)據(jù)庫才能滿足地質(zhì)部門檔案管理人員對電子檔案的有效管理，減少他們對檔案管理的時間，提高他們工作的效率，對地質(zhì)部門的工作人員起到監(jiān)督的作用；最后，人事檔案管理人員還要對信息數(shù)據(jù)庫進行系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)備份以確保系統(tǒng)的規(guī)范運行，這樣做也可以避免一些重要的人事檔案資料丟失，做到人事檔案管理所具備的謹慎性。另外，要注意人事檔案與其他資料實行物理訪問和存儲的隔離，以保證人事檔案的資料的真實性受到其他資料的干擾造成不必要的麻煩和不可估量的后果。

5.建立人事信息網(wǎng)絡(luò)化平臺

可以通過建立人事信息網(wǎng)絡(luò)平臺對有關(guān)人事信息進行必要的共享。例如，有些領(lǐng)導(dǎo)要及時了解某位員工的表現(xiàn)情況，而該領(lǐng)導(dǎo)有無法馬上直達地質(zhì)人事部，這是檔案管理人員就可以通過網(wǎng)絡(luò)共享來為有需要的領(lǐng)導(dǎo)提供第一手資料以便領(lǐng)導(dǎo)對員工進行基本的了解，這樣可以減少很多流程，節(jié)省很多時間，提高了信息的時效性。需要注意的是，人事檔案管理人員要根據(jù)信息的內(nèi)容和相關(guān)要求，對各種資料進行加密級別的設(shè)定，對不同的用戶授予不同的權(quán)限。

四、結(jié)束語

綜上所述，地質(zhì)部人事管理信息化是不可阻擋的潮流，也是當(dāng)前地質(zhì)部門發(fā)展的需要，地質(zhì)部門要認識到人事信息化的重要性，并利用好現(xiàn)代科技和信息化的各種優(yōu)勢完善地質(zhì)部門的人事檔案信息，促進對信息化人事檔案資源的開發(fā)和利用。檔案管理人員要遵循相關(guān)的規(guī)定，加強對人事檔案信息的管理，為地質(zhì)部門在人才利用、高職聘用等方面提供第一手準(zhǔn)確、真實的資料，為地質(zhì)部門的發(fā)展和進步作出巨大的貢獻。

參考文獻：

篇（10）

一、我國人事檔案電子管理的背景

人事檔案存儲電子化是不可回避的發(fā)展趨勢 與發(fā)達國家相比，我國將新興計算機技術(shù)引入人事檔案管理領(lǐng)域起步晚，應(yīng)用程度較為滯后，目前主要用于案案卷的總體管理。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案存儲電子化已成為必然趨勢。

傳統(tǒng)人事檔案工作主要強調(diào)原始記錄紙張的保存，每本案卷具有唯一性，一旦遺失，損毀就難以彌補，失去重要的歷史憑證。人事檔案計算機管理系統(tǒng)，將人事檔案原件保存，建立起電子案卷，查閱檔案主要通過計算機完成，我們認為，這一系統(tǒng)的優(yōu)勢不僅僅在于能通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠程查檔、減少檔案工作人員的工作量和紙質(zhì)案卷的磨損毀壞。更在于實現(xiàn)了人事檔案的信息備份。

二、開展計算機應(yīng)用工作的必要性

2.1 新時期人事工作的迫切需要。進入新世紀(jì)以來，信息技術(shù)的發(fā)展突飛猛進，成熟的信息及電子技術(shù)普及到了各行各業(yè)，這也大加快了各項工作信息化的進程，而新時期人事工作更誚走在前面，運用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時期人事工作，更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這是新時期人事工作的迫切需要，也是信息化工作發(fā)展的趨勢和必然要求。只有進一步加強計算機應(yīng)用工作，才能檔案工作更好地為人事工作服務(wù)。

2.2 提高人事檔案管理水平的需要。極探索人事檔案管理工作的新路子，建立起與經(jīng)濟體制和人事制度改革相適應(yīng)的人事檔案管理模式，采用現(xiàn)代化管理手段與方式來管理人事檔案，更好地發(fā)揮計算機在檔案管理方面的作用，實現(xiàn)規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式。

三、人事檔案管理在當(dāng)前計算機應(yīng)用工作中存在的問題

3.1 重復(fù)操作，數(shù)據(jù)難以共享。隨著計算機應(yīng)用工作的開展，應(yīng)用軟件的開發(fā)和推廣工作也得到了加強，各部門都逐步建立起相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，把人事工作中的主要信息管理起來，為人事工作提供了先進的技術(shù)處理手段，但往往由于各條線沒有采用統(tǒng)一規(guī)范化的應(yīng)用軟件，就造成了重復(fù)操作，數(shù)據(jù)卻不能共享。

3.2 現(xiàn)有的設(shè)備沒有得到充分利用造成資源浪費。隨著科技的發(fā)展，各級人事部門都購進了相當(dāng)數(shù)量的計算機和其他先進的辦公自動化設(shè)備，計算機應(yīng)用和信息應(yīng)用水平卻相對較低，而且大多數(shù)單位的計算機系統(tǒng)基本上是單位狀態(tài)使用，使現(xiàn)有的設(shè)備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享，計算機效能沒有得到充分發(fā)揮。

3.3 系統(tǒng)提供的信息不能完全滿足人事工作的需要，影響決策。目前，我們的數(shù)據(jù)庫建設(shè)還不完善，可供使用的信息量相對較少，應(yīng)用軟件不能很好地提供出所需的各類統(tǒng)計分析資料，無法滿足實際工作的需要，而且在操作上專業(yè)性增強，使軟件的利用率大大降低。不能及時為領(lǐng)導(dǎo)提供信息和決策依據(jù)。

3.4 工作人員計算機操作水平相對較低，影響了軟件作用的發(fā)揮。由于計算機軟硬件技術(shù)發(fā)展日新月異，而我們的計算機操作人員大部是原來專門從事檔案工作的人員，計算機專業(yè)水平相對較低，如果不進行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)就難以提高計算機的應(yīng)用水平，難以適應(yīng)工作的需要，也勢必影響計算機作用的發(fā)揮。

四、人事檔案管理與人事信息管理同步化，是實現(xiàn)人事檔案計算機管理的合理模式 人事檔案工作和人事信息工作相輔相成，密不可分。人事檔案往往是人事信息的主要來源和主要記錄方式，人事信息的主要內(nèi)容與人事檔案的原始記錄也應(yīng)是一致的。隨著人事檔案管理信息化程度的不斷提高，這兩項工作雖然不能等同替代，但很多具體項目是重復(fù)的。在現(xiàn)代人事管理模式中，無論是各級組織部門還是基層單位，人事檔案工作和人事信息工作都是相對分離的，分工也很明確，有的還隸屬于不同的職能科室。

各種人事信息系統(tǒng)應(yīng)用面較廣，利用率也較高。但不少單位采集信息時不嚴謹，或由本人直接提供有關(guān)內(nèi)容，或使用一些未經(jīng)校對的現(xiàn)成表格資料，隨意性大。另外人事信息常采取定期采集維護方式，學(xué)歷變化等信息的管理往往相對滯后，以上因素都會造成人事信息失實，影響人事工作的正常開展。在檔案工作與人事信息工作的有機結(jié)合的基礎(chǔ)上，可將檔案管理與人信息這兩類系統(tǒng)合二為一，開發(fā)推廣全國統(tǒng)一或較大領(lǐng)域統(tǒng)一的人事信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案基礎(chǔ)管理工作一信息開發(fā)利用工作的同步化管理。這樣既能減少工作環(huán)節(jié)和重復(fù)勞動，提高工作效率，又可保證信息的準(zhǔn)確、完整和新鮮，提高信息資源的利用率。

五．強化制度化建設(shè)使人事信息管理更加規(guī)范

因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數(shù)據(jù)丟失、損壞的現(xiàn)象不可避免。檔案工作是一項保管保密要求高的特殊性工作，在這一領(lǐng)域應(yīng)用計算機技術(shù)，建立全面、規(guī)范的管理制度是不容忽視的問題。規(guī)范操作程序，對保密等相關(guān)問題提出明確的要求。制訂更為全面規(guī)范的人事檔案計算機管理制度，使檔案工作人員有據(jù)可依，最大限度地減少管理上的漏洞。

六．提高檔案管理人員技術(shù)水平

由于缺乏有力的約束機制，各單位檔案管理人員配備普遍不足。實行計算機管理要求在較短時間內(nèi)建立數(shù)據(jù)庫，并在日常工作中及時信息維護，檔案管理人員的工作量明顯加大，在遠程查檔剛剛起步的今天，計算機管理帶來的工作效率的相對提高還不明顯。使用檔案管理系統(tǒng)使人員配備不足的矛盾更為突出。多數(shù)單位只能在集中整理檔案期間借用人員使用檔案管理系統(tǒng)。要不斷加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的計算機應(yīng)用水平。