時間：2023-08-11 17:18:32
序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理日常工作范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
1.建筑工程檔案的重要性
建筑工程檔案是在建設(shè)項目管理活動中形成的原始的、圖物相符的、對國家和社會具有保存價值的真實(shí)記錄和實(shí)際反映。是建設(shè)項目全過程的真實(shí)記錄，是珍貴的信息資源，是城市建設(shè)的一座知識寶庫。
在建設(shè)項目管理過程中形成的各種文檔和材料，范圍包括綜合性文件資料、土建工程及水電設(shè)備安裝工程施工文件資料、竣工圖三大類別，它記載著建筑物、構(gòu)筑物、地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動,是建設(shè)項目管理如投資計劃、設(shè)計、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動中形成的檔案文件。這些文檔資料全面反映了建筑工程建設(shè)的詳細(xì)情況，對工程質(zhì)量評定以及工程竣工后的管理、維護(hù)，都具有重要的利用價值。在對建設(shè)項目工程質(zhì)量、總體造價和建筑工期進(jìn)行管理的同時，建筑工程檔案管理是作為建設(shè)項目管理的一部分。
另外建設(shè)工程檔案對防范自然災(zāi)害的破壞及災(zāi)后建設(shè)有著不可替代的作用，更是預(yù)防自然災(zāi)害的重要手段。如何有序地管理好建筑檔案既是工程本身的需要，也是檔案管理部門的要求。認(rèn)真做好建筑工程檔案管理工作非常重要。
2.建筑檔案的日常管理
2.1建立健全檔案管理制度是建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。
為了加強(qiáng)對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理,保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范,建設(shè)單位在項目建設(shè)初期就應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定,結(jié)合建筑實(shí)際情況,制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施,同時要明確工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé),規(guī)范檔案資料的收集、整理,以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。加強(qiáng)文件檔案登記制度、借閱制度、利用登記制度,做到對文件檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)流向的嚴(yán)格管理。
2.2深入現(xiàn)場做好檔案資料整理收集工作，發(fā)揮工程檔案憑證作用。
主動做好對建筑工程業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場跟蹤服務(wù)、檔案接收工作的同時，對登記在冊的工程檔案進(jìn)行摸底、分析、研究。尤其在工程竣工驗收時,要會同工程項目管理人員,按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求,對工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決,補(bǔ)缺補(bǔ)漏,務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時,歸檔范圍符合要求,認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關(guān)條文,把好竣工驗收關(guān),把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容,做到工程竣工驗收與檔案驗收同步，以確保工程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
2.3充分利用計算機(jī)資源，開發(fā)建立建筑工程檔案信息檢索系統(tǒng),做好檔案信息統(tǒng)計工作。
在工程檔案收集過程中,按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理各部門的檔案資料，對文件進(jìn)行分類編號,并建立本單位的檔案檢索系統(tǒng)，方便對檔案利用，提高工作效率。為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù),為工程項目科學(xué)管理提供保障。
2.4加強(qiáng)知識培訓(xùn)是確保工程檔案質(zhì)量的有力措施。
定期參加專業(yè)理論學(xué)習(xí)，并取得相應(yīng)的管理資格、持證上崗。認(rèn)清檔案工作的意義和重要性，努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平,要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備,采用科學(xué)的管理方法,更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。要更新觀念,提高認(rèn)識,變被動為主動,認(rèn)真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定,在工作中靈活運(yùn)用，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。
3.結(jié)語
在多年的工作實(shí)踐中深深的體會到，建筑工程檔案管理在工程建設(shè)中發(fā)揮的作用，和認(rèn)真做好建筑工程檔案管理工作的重要性。但是，做好此項工作非個人就能完成的，需要各責(zé)任主體和相關(guān)人員的共同重視，我們要制定具體的措施，嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)的規(guī)章制度，確保建筑工程檔案步入良性循環(huán)的軌道。
1.1 順應(yīng)時展的潮流的需要
人力資源管理是事業(yè)單位檔案管理工作中的重要一部分，在新時期，事業(yè)單位的檔案管理工作可以在很大程度上體現(xiàn)其人力資源的管理狀況和人員的素質(zhì)。尤其是在信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用的時代背景下，很多機(jī)構(gòu)和單位都實(shí)現(xiàn)了信息技術(shù)的覆蓋，事業(yè)單位的檔案管理工作也不能停滯不前，要順應(yīng)時展的潮流和趨勢，充分借助信息化的勢力，不斷優(yōu)化檔案管理工作，提升檔案資源管理的信息化水平，同時也能提升事業(yè)單位的人力資源管理水平。
1.2 推動事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展的要求
檔案管理工作是事業(yè)單位日常工作的重要組成部分，檔案管理可以為事業(yè)單位的發(fā)展提供各種信息和數(shù)據(jù)資源的支撐。在當(dāng)前，很多事業(yè)單位已經(jīng)在日常的管理工作中引入了管理信息系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)了管理工作的信息化，這對事業(yè)單位的檔案管理工作提出了新的要求。檔案管理部門要不斷優(yōu)化檔案管理工作，提升管理的效率和水平，進(jìn)一步充實(shí)檔案部門的服務(wù)功能，能夠滿足事業(yè)單位對信息資源篩選、分析、匯總等要求，推動事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。
1.3 提升檔案管理工作成效的需求
事業(yè)單位的檔案管理工作涉及到對大量歷史資料、數(shù)據(jù)資料的整理和歸納，并且隨著時間的推移和事業(yè)單位業(yè)務(wù)的積累，各種歷史資料和數(shù)據(jù)資料的數(shù)量是非常龐大的。如果還是按照傳統(tǒng)的檔案管理方法，那么進(jìn)行信息和資料的查找和分析時工作量會特別大，不僅效率低下，還難以對工作的質(zhì)量提出保證。因此，及時優(yōu)化檔案的管理工作對于提升檔案管理的質(zhì)量，以及為事業(yè)單位提供科學(xué)有效的信息資源是非常有用的。
2 當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的問題
2.1 檔案管理制度不夠科學(xué)規(guī)范
很多事業(yè)單位在檔案管理方面重視不足，沒有安排專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，沒有制定科學(xué)合理的管理制度。這樣首先使得檔案管理部門在日常的檔案管理中缺乏明確的制度規(guī)范，在資料的匯總和歸納方面難以按照統(tǒng)一的規(guī)范和流程進(jìn)行操作，進(jìn)而會導(dǎo)致各種資料的混亂，影響事業(yè)單位對各種檔案資源的正常使用。同時，檔案管理部門長期處于一個邊緣化的位置，沒有對其進(jìn)行專門的管理，也沒有?x予其足夠的重視，會嚴(yán)重影響檔案管理人員工作的熱情和積極性，使他們逐漸對檔案管理工作開始敷衍，進(jìn)而影響事業(yè)單位檔案資源的質(zhì)量。
2.2 檔案管理人員的素質(zhì)和水平不高
由于事業(yè)單位的性質(zhì)以及檔案管理工作本身所具有的流程多、要求嚴(yán)格和比較枯燥繁瑣等特點(diǎn)，檔案管理人員必須具備很強(qiáng)的責(zé)任意識、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)踏實(shí)的工作作風(fēng)。并且隨著事業(yè)單位的管理工作逐步邁入了信息化的大門，檔案管理人員還必須逐步提升自身應(yīng)用計算機(jī)系統(tǒng)的技術(shù)和水平，以滿足實(shí)際工作的需要。但是很多事業(yè)單位往往沒有對檔案管理工作予以足夠的重視，在招聘檔案管理人員時的考核力度不夠，而且人員更換的比較頻繁。加之部分檔案管理人員缺乏責(zé)任意識，在工作時敷衍了事，或者對檔案管理的各項內(nèi)容和要求都不夠明確，沒有按照要求對各項信息與資源進(jìn)行記錄與保存。這些都體現(xiàn)了人員因素對于檔案管理工作質(zhì)量的影響，如果不能保證檔案管理人員的素質(zhì)和水平合格，就很難實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的有序發(fā)展。
2.3 檔案資源的管理系統(tǒng)落后
信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用給各行各業(yè)的發(fā)展注入了新的生機(jī)與活力，能夠更充分地調(diào)動發(fā)展的潛力。隨著信息化的普及以及事業(yè)單位的發(fā)展，信息技術(shù)在事業(yè)單位管理中的應(yīng)用是一個必然的趨勢。目前，已經(jīng)有部分事業(yè)單位認(rèn)識到了信息化所帶來的便捷和機(jī)遇，逐步將信息化的管理系統(tǒng)引入到了日常的管理工作中。但是仍有很多事業(yè)單位固守傳統(tǒng)的管理方法，在檔案的管理工作中沒有實(shí)現(xiàn)信息化，限制了檔案管理工作的效率和質(zhì)量的提升。
3 對事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的策略
3.1 逐步完善檔案管理制度
首先，事業(yè)單位應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要作用，對檔案管理部門的日常工作予以足夠的重視，設(shè)置專門人員對檔案管理工作的質(zhì)量和情況進(jìn)行管理和監(jiān)督。然后，要根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況以及對檔案資源的使用需求來進(jìn)一步明確檔案管理的各種規(guī)范和要求，針對不同種類的數(shù)據(jù)和資料制定具體詳細(xì)的要求，為檔案管理人員的工作提供行為規(guī)范。同時，要注重不斷提升檔案管理人員工作的積極性和創(chuàng)造性，明確責(zé)任，引導(dǎo)其嚴(yán)格遵守各項檔案管理工作的規(guī)范，不斷提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平。
3.2 加強(qiáng)對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)
可以說，檔案管理人員的素質(zhì)和水平直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量，影響著各種檔案資料和數(shù)據(jù)的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。因此，為了減少因管理人員素質(zhì)和水平不足而給檔案管理工作帶來的限制，事業(yè)單位要在實(shí)際管理中注重提升檔案管理人員的素質(zhì)和水平。一方面，事業(yè)單位在招聘人才時要加大考核力度，引入一些經(jīng)驗豐富、能力較強(qiáng)的檔案管理人員。另一方面，要不定期地對檔案管理人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)，不斷提升其工作能力和職業(yè)道德觀念，逐步提升檔案管理人員隊伍的整體素養(yǎng)和水平。
3.3 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化
新的形勢下需要單位能夠及時的做出新的判斷以適應(yīng)時展的要求，當(dāng)然，單位在檔案管理工作中也要及時的作出調(diào)整。然而在單位檔案管理的實(shí)際操作中，由于管理模式仍舊比較落后，管理的方法手段也不能進(jìn)行及時有效的更新，導(dǎo)致檔案管理工作問題眾多、漏洞百出，影響了單位各項工作的順利進(jìn)行。如何適應(yīng)新的時代要求，不斷的創(chuàng)新檔案管理的模式成了單位工作不得不考慮的一個重要問題。
一、目前機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)中的不足
1.管理體制不健全
許多單位對于檔案管理工作并不重視，導(dǎo)致檔案管理的體制不健全，傳統(tǒng)的管理模式往往把檔案管理束之高閣，沒有納入到日常工作的范疇中來，使得檔案管理始終不能跟上時代的要求。由于檔案管理體制嚴(yán)重滯后，相應(yīng)的也沒有形成完善的監(jiān)督和檢查機(jī)制，檔案管理必定不適應(yīng)新形勢的發(fā)展要求。
2.管理方式嚴(yán)重滯后
傳統(tǒng)的檔案管理工作習(xí)慣于采用紙質(zhì)記載、木箱儲存，也沒有專門的檔案管理人員對檔案進(jìn)行科學(xué)、統(tǒng)一的管理，容易造成檔案的損失和破壞，管理效率也始終得不到提升。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，這種管理方式已經(jīng)嚴(yán)重的不適于現(xiàn)代檔案的管理，檔案不能跟隨單位的變化不斷的更新，必將影響單位的正常工作。
3.管理人員不專業(yè)
單位在進(jìn)行檔案管理時，往往缺乏專門的檔案管理人才，一些兼職的或短期的檔案管理人員對檔案管理業(yè)務(wù)往往不熟悉，檔案收集、整理工作不規(guī)范，無法使單位檔案的管理同社會發(fā)展形勢相適應(yīng)。因此，單位檔案就無法完全發(fā)揮對各個流程的促進(jìn)作用，阻礙了單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。
二、新形勢下單位檔案管理模式研究
新的形勢下，檔案管理模式需要不斷的創(chuàng)新與發(fā)展。在市場經(jīng)濟(jì)條件下檔案管理將呈現(xiàn)電子化、多層次、一體化、多方向的新趨勢，不斷的與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合，不斷的開辟新途徑。因此，需要做到：
1.健全體制，提高檔案商品性
全新的形式下要求不斷的建立、健全檔案管理體制，使檔案管理“有法可依”，能夠為日常工作的運(yùn)行提供堅實(shí)的保障。同時，新形勢下，要求轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理意識，使檔案能夠與商品經(jīng)濟(jì)密切結(jié)合，具備一定的商品屬性，能夠給單位創(chuàng)造更多的利潤。
2.優(yōu)化方式，促進(jìn)檔案信息化
優(yōu)化檔案的管理是為了使檔案更好的服務(wù)于日常工作。在新形勢下要求采用現(xiàn)代技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，加強(qiáng)信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化、電子化。建立檔案管理信息系統(tǒng)，方便檔案的調(diào)度與查閱，做到檔案資料的共享與快速傳遞，為單位進(jìn)一步發(fā)展提供豐富的信息資源。
3.培養(yǎng)人才，樹立檔案管理意識
專業(yè)人才的缺乏是的檔案管理停滯不前的一個重要原因。在新形勢下要求不斷的加強(qiáng)檔案管理人才的培訓(xùn)，壯大單位檔案管理的專業(yè)隊伍，提高檔案管理意識，使檔案充分的發(fā)揮其應(yīng)有的價值與功用，提升單位的實(shí)際競爭力。
結(jié)束語：
隨著社會的不斷發(fā)展，單位檔案的管理只有不斷的跟隨新形勢作出調(diào)整，不斷的豐富充實(shí)加以提升，才能充分發(fā)揮單位檔案的巨大功用，更好的服務(wù)于單位的各項工作，促使各個流程順利進(jìn)行，從而提高單位為的競爭力。
對人事檔案管理的有效開展，不僅能夠使單位的人力資源管理工作得到進(jìn)一步完善，而且對不斷優(yōu)化技術(shù)人才的轉(zhuǎn)型管理等也有重要的推動作用。在實(shí)際的人事檔案管理工作過程中還存在一些較為突出的問題，比如個別工作人員沒有能夠充分履行自己的工作職能，而且對此也沒有產(chǎn)生足夠的重視，對檔案管理工作內(nèi)容的理解過于片面化，誤認(rèn)為檔案管理工作的內(nèi)容就是簡單的抄寫以及對檔案的保管。在人事檔案的收集制度上沒能夠做到較為完善的履行，使人事檔案的利用價值沒有得到充分發(fā)揮。在人事檔案管理的具體手段上仍然沿用以前較為傳統(tǒng)的管理模式，不能較好的隨著社會發(fā)展需要而不斷創(chuàng)新。在一些單位中員工對基本的電腦知識以及日常的檔案管理軟件等專業(yè)技能都不具備，在查找檔案時還是沿用傳統(tǒng)的人工查找的方法，從而嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和工作水平。
二、和諧管理理論的具體內(nèi)容
在我們通常熟知的管理學(xué)理論中，其中一項非常重要的內(nèi)容就是和諧管理理論，從和諧管理理論的基本思想可以看出，主要是將其內(nèi)部各個部分的內(nèi)容在一定條件下保持在一種較為和諧的狀態(tài)，從而最終實(shí)現(xiàn)整體性的和諧。對人事檔案管理單位來說，通過一定的和諧管理理論手段，能夠使人力資源在管理能力上和服務(wù)水平上得到較快的發(fā)展和提升，隨著現(xiàn)代社會競爭壓力的增大，在日常的管理中將和諧管理理論作為自己工作的核心，并不斷將其進(jìn)行消化吸收，對日常事務(wù)中有效解決突出問題具有重要的促進(jìn)作用。具體來講和諧理論的內(nèi)容主要體現(xiàn)在兩個方面：首先，所謂和諧管理就是要將各部分的因素不斷進(jìn)行優(yōu)化升級，這樣才能夠促進(jìn)整體和諧的充分實(shí)現(xiàn)。具體是在檔案管理中不斷融入和諧管理的相關(guān)理論知識，并對其進(jìn)行前期的理論改善，從而為后期成效輸出提供準(zhǔn)備。在和諧理論管理中，其所為的系統(tǒng)輸出簡單來講，就是在一定條件下，在還未對原先的自身精神狀態(tài)進(jìn)行改變的前提下，減少其資源的有效輸出，從而為最大化的服務(wù)狀態(tài)給表現(xiàn)出來的過程。第二，在和諧管理理論的知識構(gòu)成中，其具體內(nèi)容包含的價值。利益實(shí)際上是一種精神內(nèi)在體現(xiàn)和效果的外在表現(xiàn)。人事檔案管理單位在其具體的工作職責(zé)中，對單位的組成成員進(jìn)行管理，單位在一定條件下不僅要將一部分的物質(zhì)手段和相關(guān)的生存手段提供給員工使用，同時還需要其自身的不斷努力，從而充分體現(xiàn)其自身價值，員工以這樣一種工作精神參與日常工作，不僅能夠在工作中得到一種集體的歸屬感，而且對其精神境界的提高也起到一定的促進(jìn)作用。在和諧管理理論的具體實(shí)施過程中，要不斷在其精神層面上尋找和諧成分，在日常管理工作中在追求工作效率的同時，還要從系統(tǒng)各成員的內(nèi)心目標(biāo)出發(fā)，從而實(shí)現(xiàn)效率的最大化。
三、人事檔案管理中和諧管理理論的應(yīng)用
在日常的檔案管理工作中，通過對管理學(xué)中和諧管理理論及其所存在的問題等進(jìn)行綜合分析，從中可以看出，為了在一定條件下發(fā)揮人事檔案管理工作的最大效能，我們可以從以下幾個方面加以重視：
(一)在日常管理工作中，加強(qiáng)對人事檔案管理機(jī)構(gòu)工作職能的要求并不斷完善人事管理機(jī)構(gòu)的工作職能，在人事檔案管理的崗位分工過程中要做到合理和準(zhǔn)確，并將和諧管理理論知識運(yùn)用到人事檔案管理的日常工作中來，從而在一定條件下對人事檔案管理機(jī)構(gòu)組織進(jìn)行有效保障，在一定環(huán)境下降低在人事檔案管理過程中情感因素在人事檔案管理中所占的比重，從而使管理工作能夠有序健康地開展。通過這種途徑可以有效地將外界準(zhǔn)確及有效的信息提供給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，從而可以幫助其較好地開展人事任免工作和獎懲措施。
(二)進(jìn)一步加快人事檔案管理中的信息化進(jìn)程，在具體的實(shí)施過程中要充分運(yùn)用和諧理論知識，在工作過程中可以構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，從而充分發(fā)揮人在主觀能動性上的先天優(yōu)勢，也在一定條件下降低其在人事檔案管理過程中所造成的不良影響。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在人事檔案管理領(lǐng)域出現(xiàn)的一種較為簡便的檔案管理方式就是電子檔案，但是電子檔案受到計算機(jī)硬件的影響較大。因此，在日常的工作管理當(dāng)中，要不斷地合理地運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)，從而在具體的工作中能夠和現(xiàn)代化的辦公設(shè)備相協(xié)調(diào)。而通過運(yùn)用這種措施，在人事檔案的查閱以及管理上就會更加方便和快捷，從而能夠較好地幫助單位領(lǐng)導(dǎo)層對員工做出正確的決策和分析。
1事業(yè)單位檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用面臨的困境
1.1對信息技術(shù)應(yīng)用的認(rèn)識不足
日常工作中，對信息技術(shù)應(yīng)用的認(rèn)識不足導(dǎo)致了諸多問題，如信息備份不及時，信息資源流失等。部分工作人員對信息技術(shù)認(rèn)識存在差距，過度依賴信息技術(shù)，認(rèn)為只需將信息存入計算機(jī)即可，不及時備份信息，倘若計算機(jī)出現(xiàn)問題，很可能導(dǎo)致信息丟失。少數(shù)工作人員工作失誤，將信息打印成正式文件后，忽視了電子文件的存檔，一旦紙質(zhì)文件丟失，信息資源很難找回。備份哪些資源、打印哪些信息、歸檔哪些內(nèi)容，這都需要工作人員認(rèn)真分析考慮，而后規(guī)范電子文件信息，促進(jìn)事業(yè)單位檔案有效管理。
1.2電子檔案管理不規(guī)范
目前，事業(yè)單位普遍引入計算機(jī)和多媒體技術(shù)，在日常工作中產(chǎn)生了大量電子文檔。然而，很多單位只是對這些文檔進(jìn)行簡單的文件夾歸檔，導(dǎo)致了辦公自動化建設(shè)較為緩慢。很多單位推行辦公自動化，并未引入檔案管理，缺乏檔案管理工作人員的參與，造成了電子文檔歸檔設(shè)計存在缺陷，尚未很好地考慮到文件的物理歸檔。目前的歸檔只是把相關(guān)信息輸送到檔案管理系統(tǒng)上，而并未考慮到要用存儲設(shè)備對日常工作文檔進(jìn)行保存，倘若計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)遇到問題，會增大電子文檔丟失的可能性，給檔案管理帶來不可估量的損害。
1.3操作人員素質(zhì)普遍較低
當(dāng)前，很多事業(yè)單位引進(jìn)了信息化檔案管理系統(tǒng)，硬件建設(shè)成效顯著。但是，不少單位的電子檔案建設(shè)較為緩慢，信息化檔案管理系統(tǒng)成為擺設(shè)，尚未真正發(fā)揮其作用。究其成因，主要是事業(yè)單位缺乏專業(yè)的信息化工作人員?，F(xiàn)有的檔案管理人員，很少有收受過系統(tǒng)的信息技術(shù)教育，電腦、軟件、信息技術(shù)知識匱乏，對檔案信息化管理系統(tǒng)使用不熟練，造成了電子檔案建設(shè)滯后，僅僅局限于輸入、查找等淺層功能。這對單位花大量資金引進(jìn)的信息化設(shè)備來講，無疑是一種巨大的資源浪費(fèi)。
2將信息技術(shù)引入檔案管理的意義
2.1提升檔案管理效能
目前，傳統(tǒng)的人管檔案已經(jīng)難以適應(yīng)時展大的新要求，需要引入信息技術(shù)推動檔案管理工作日益規(guī)范化、現(xiàn)代化。積極運(yùn)用信息技術(shù)，建立檔案數(shù)據(jù)庫及其鏈接，不僅能夠使單位內(nèi)部人員根據(jù)關(guān)鍵詞或者代號快速找到所需檔案，還能實(shí)現(xiàn)單位之間檔案共享，及時快捷的實(shí)現(xiàn)單位間檔案互調(diào)，從而提高檔案工作效率。信息技術(shù)除快捷外，最重要的是能及時更新，這不僅可以促進(jìn)工作人員及時警醒自身，還能使領(lǐng)導(dǎo)更清晰的掌握工作人員日常工作狀態(tài)，極大推動檔案管理工作及各項工作良性協(xié)調(diào)，提升檔案管理效能。
2.2促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)整合和優(yōu)化
檔案本身較為繁雜，尤其是人事檔案涉及人的基本情況、家庭狀況、學(xué)校表現(xiàn)、獎懲情況等，僅靠傳統(tǒng)的人管檔案很容易導(dǎo)致檔案分類混叉甚至是丟失。惟有運(yùn)用信息技術(shù)將檔案輸入計算機(jī)，而后進(jìn)行融合與分析，實(shí)施規(guī)范化管理，分析原有的工作人員檔案，及時輸入其新的檔案，并將二者進(jìn)行對比，刪去已淘汰檔案、剔除重復(fù)檔案、增加新的內(nèi)容，總結(jié)檔案管理規(guī)律，促使檔案管理工作適應(yīng)時展要求，提高工作效能。隨著科技的發(fā)展，基本可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的自動整合與更新，既節(jié)省勞動力又方便快捷，大大提高了檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案的及時整合與優(yōu)化。
3著力推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的對策建議
3.1著力加強(qiáng)檔案管理的“硬件”建設(shè)
強(qiáng)化“硬件”建設(shè)，是著力推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的保證。要繼續(xù)加大對硬件設(shè)施的投入力度，如計算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、存儲設(shè)備等，為建立信息化的檔案管理提供物質(zhì)基礎(chǔ)。選擇性能較好的硬盤等存儲設(shè)備，確保檔案資料能夠有效存儲。充分考慮到事業(yè)單位檔案具有連續(xù)性的特征，堅決避免檔案順序顛倒，做好舊檔案的整理工作，實(shí)現(xiàn)檔案的合理歸檔，促進(jìn)檔案資料庫不斷完善，為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。著力創(chuàng)新檔案管理方法，積極應(yīng)用新技術(shù)，在確保紙質(zhì)檔案安全高效的前提下，擴(kuò)大電子檔案的應(yīng)用范圍，充分發(fā)揮電子檔案的作用。
3.2加快推進(jìn)文檔一體化建設(shè)
建立一體化文檔，是著力推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的關(guān)鍵。針對當(dāng)前事業(yè)單位存在文檔分離的現(xiàn)象，要大力推行文檔一體化，徹底杜絕工作重復(fù)的現(xiàn)象，切實(shí)把日常文化和檔案統(tǒng)一起來，做好文件管理的事前控制，從源頭上提高檔案的質(zhì)量，促進(jìn)檔案功能得到有效發(fā)揮。繼續(xù)抓好信息源頭的梳理的控制工作，徹底改變文檔分離的難題，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)文檔一體化。選擇優(yōu)質(zhì)的文檔一體化軟件，確保在文件形成之初就有檔案工作的介入，有效避免檔案文件丟失所帶來的損害。組織相關(guān)人員研究檔案一體化管理，有效化解電子檔案帶來的新情況和新問題。
3.3切實(shí)提升檔案管理人員的素質(zhì)
提高檔案管理人員素質(zhì)，是著力推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的重點(diǎn)。檔案管理工作人員是否具備專業(yè)的技能，決定著檔案管理信息化建設(shè)的成敗。要認(rèn)真落實(shí)“以人為本”理念，根據(jù)單位檔案管理工作人員實(shí)際情況，加快制定相應(yīng)的培訓(xùn)計劃。積極舉辦培訓(xùn)班和講座，不斷強(qiáng)化工作人員的技能培訓(xùn)，如計算機(jī)操作、檔案信息化系統(tǒng)的使用、存儲設(shè)備的保護(hù)等，切實(shí)增強(qiáng)培訓(xùn)的針對性和實(shí)效性，增強(qiáng)員工操作檔案信息化系統(tǒng)的技能。合理設(shè)置培訓(xùn)課程，多講與實(shí)際工作緊密結(jié)合的課，增加動手操作課程的課時，堅決避免講授空洞乏味的理論。把培訓(xùn)考核結(jié)果與檔案管理工作人員晉升、福利掛鉤，切實(shí)提高培訓(xùn)實(shí)效。建立檔案管理培訓(xùn)網(wǎng)絡(luò)交流平臺，使檔案管理人員在相互交流、學(xué)習(xí)中，不斷掌握新信息、增長新本領(lǐng)。
參考文獻(xiàn)：
[1]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013，（16）
在計算機(jī)技術(shù)的支持下，中小學(xué)通過電子檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案錄入、采集、存檔、查閱等工作的便捷化，因此，原本需要多人進(jìn)行匯總的檔案現(xiàn)在只需要一位工作人員加上計算機(jī)的支持就可以完成。從這方面看，計算機(jī)技術(shù)同時又促進(jìn)了中小學(xué)檔案管理工作量的減化以及人力成本的節(jié)約。
2計算機(jī)技術(shù)在中小學(xué)檔案管理中的實(shí)際運(yùn)用
計算機(jī)技術(shù)與中小學(xué)檔案管理工作的結(jié)合改革了檔案管理的內(nèi)容，提高了檔案管理的效率，使整個校園的檔案管理工作獲得了進(jìn)一步的完善。因此，針對計算機(jī)技術(shù)對于中小學(xué)檔案管理工作的作用，在此著重探討計算機(jī)技術(shù)在中小學(xué)檔案管理中的實(shí)際運(yùn)用，以探索計算機(jī)技術(shù)在實(shí)際工作中運(yùn)用的可行性。
2.1對檔案管理工作內(nèi)容開展數(shù)字化模式變革
由于中小學(xué)在日常的管理工作中普遍會涉及非常多的紙質(zhì)文件，因此開展檔案管理工作時往往會忽視數(shù)字化檔案的建立工作。而隨著現(xiàn)代化管理模式的開展，日常管理工作中產(chǎn)生的很多檔案都可以采用數(shù)字化模式規(guī)范、整潔的保存下來，例如學(xué)校發(fā)展歷史的記錄、學(xué)生管理工作的記錄、教師科研成果、學(xué)生學(xué)習(xí)成果等等。同時檔案管理的目錄也可以在計算機(jī)技術(shù)的幫助下由原來的紙質(zhì)目錄變革為電子目錄，或者由客戶端直接進(jìn)行管理。完成這些工作的跟進(jìn)才能使中小學(xué)檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化。
2.2自動化管理系統(tǒng)的引入
計算機(jī)技術(shù)對于檔案管理工作的支持，是通過相關(guān)管理軟件的使用獲得的。因此，要想在檔案管理工作的開展中發(fā)揮好計算機(jī)技術(shù)的作用，中小學(xué)管理部門必須根據(jù)自己的需求，聘請專業(yè)的團(tuán)隊為自己設(shè)計合理的信息管理系統(tǒng)，來保障檔案管理工作獲得軟件方面的支持。雖然自動化管理系統(tǒng)的引入會造成學(xué)校管理成本暫時性的提高，但是數(shù)字化工作開展后，人力成本長期性的節(jié)約以及工作效率長期性的提高都會給學(xué)校帶來巨大的補(bǔ)償。
2.3規(guī)范計算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的每一步內(nèi)容
計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用可以融入整個檔案管理工作，因此在資料搜集、檔案錄入、檔案修改與存檔、檔案查閱等工作中，學(xué)校都可以通過計算機(jī)進(jìn)行便捷化的操作。但是在實(shí)際使用過程中，學(xué)校要注意技術(shù)使用的規(guī)范以及相關(guān)權(quán)限的設(shè)置。由于計算機(jī)技術(shù)的便捷化，檔案管理相關(guān)人員在數(shù)據(jù)錄入等工作過程中，往往為了簡便，省略了部分內(nèi)容或者忽視了格式的設(shè)置。因此，辦公系統(tǒng)中要設(shè)置相關(guān)的系統(tǒng)規(guī)則，規(guī)范電子檔案數(shù)據(jù)的錄入。同時在數(shù)字化的技術(shù)支持下，檔案修改與查閱工作更加便捷化，學(xué)校要明確各方面的權(quán)利，通過客戶端的管理將實(shí)際的權(quán)限設(shè)置于電子化的管理中，保持檔案管理工作的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。
2.4定期開展技術(shù)培訓(xùn)與系統(tǒng)維護(hù)
計算機(jī)技術(shù)給檔案管理工作帶來了極大的便利性，但是在實(shí)際的檔案管理操作中，很多工作都需要特殊的技術(shù)來支持。因此在引進(jìn)計算機(jī)技術(shù)的同時，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對于檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，尤其是在信息系統(tǒng)操作方面的技術(shù)指導(dǎo)。由于傳統(tǒng)檔案管理工作的復(fù)雜性和枯燥性，很多檔案管理工作都是由年紀(jì)偏大的人員負(fù)責(zé)，或者由部分教師兼職。在開展技術(shù)培訓(xùn)時，往往由于部分人員沒有計算機(jī)基礎(chǔ)，造成整個培訓(xùn)工作很難順利開展。因此，學(xué)校要適時調(diào)整工作人員的崗位，為現(xiàn)代化的檔案管理工作提供人力資源和技術(shù)支持。學(xué)校也應(yīng)當(dāng)高度重視軟件的維護(hù)與更新。檔案管理工作不同于日常的行政管理工作，關(guān)系到學(xué)校歷史的記錄以及相關(guān)工作證據(jù)的保存，因此檔案數(shù)據(jù)庫以及操作系統(tǒng)的維護(hù)工作至關(guān)重要。學(xué)校要與相關(guān)企業(yè)建立緊密的合作關(guān)系，通過企業(yè)的技術(shù)支持定期對整個電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，保障檔案管理工作的有效開展。
[關(guān)鍵詞] 檔案管理人員；素質(zhì)；提高；途徑；分析
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 065
[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）07- 0138- 02
1 提高檔案管理人員政治素質(zhì)
站在客觀角度來說，檔案工作具有較強(qiáng)的政治性，要求檔案管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)。在日常工作中，檔案管理人員要通過不同途徑不斷增強(qiáng)自身大局意識，學(xué)會統(tǒng)籌兼顧，運(yùn)營發(fā)展的眼光，根據(jù)社會不同行業(yè)、領(lǐng)域發(fā)展情況，將檔案管理工作有效融入到中國特色社會主義事業(yè)建設(shè)中。檔案管理人員要意識到自身政治素質(zhì)提高的重要性，認(rèn)真學(xué)習(xí)一系列先進(jìn)思想以及科學(xué)發(fā)展觀，進(jìn)一步提高自身理論水平，提高自身“認(rèn)識、分析、解決”問題的能力，促使開展的檔案工作有著正確的理論指導(dǎo)。檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)那些以死保衛(wèi)檔案安全人員的英雄事跡以及革命精神，培養(yǎng)自身使命感、責(zé)任感，具備較強(qiáng)的職業(yè)道德素養(yǎng)，認(rèn)真做好本職工作。在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員還要多角度學(xué)習(xí)我國最新保密法規(guī)條例，樹立正確的保密理念，嚴(yán)格遵守檔案保密法律法規(guī)，養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣，避免泄露重要機(jī)密，給黨和國家造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，有效提高自身政治素質(zhì)。
2 提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)
當(dāng)下，各機(jī)關(guān)、各單位中很多檔案管理人員都從其他職業(yè)轉(zhuǎn)入，不具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)知識，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，嚴(yán)重影響檔案工作的順利開展。在日常工作中，檔案管理人員必須多層次提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，不僅僅是檔案基本工作能力，比如，歸檔、借卷、整理，這也是新時期檔案事業(yè)發(fā)展中對檔案管理人員提出的新要求。具體來說，檔案管理人員必須通過不同途徑不斷學(xué)習(xí)黨和國家在檔案工作方面制定的一系列法規(guī)、方針、政策，認(rèn)真學(xué)習(xí)最新檔案業(yè)務(wù)規(guī)定，將其靈活應(yīng)用到實(shí)踐工作中，逐漸提高檔案管理水平。檔案管理人員要利用空余時間認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，比如，檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)，不斷完善自身知識結(jié)構(gòu)體系，具備扎實(shí)的檔案業(yè)務(wù)知識，有效指導(dǎo)檔案管理工作，有效提高自身業(yè)務(wù)能力。同時，在知識經(jīng)濟(jì)時代下，檔案管理理念、檔案管理手段等發(fā)生了質(zhì)的變化，檔案類型日漸多樣化，比如，聲像檔案、電子檔案，其重要性不斷顯現(xiàn)。檔案管理人員必須多層次掌握相關(guān)業(yè)務(wù)技能，認(rèn)真學(xué)習(xí)其他專業(yè)知識，比如，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、信息科學(xué)知識、計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)知識，不僅僅是檔案管理知識，能夠熟練操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備等，優(yōu)化利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在一系列實(shí)踐工作中積累豐富的工作經(jīng)驗，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，優(yōu)化檔案管理方法，促使檔案管理更加科學(xué)化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高新時期檔案管理整體水平，確保一系列檔案管理工作順利有序開展。
3 加強(qiáng)檔案管理人員服務(wù)、創(chuàng)新與安全意識
從某種角度來說，檔案管理工作也具有較強(qiáng)的服務(wù)性，檔案管理人員要隨時關(guān)注社會動態(tài)變化，對黨和國家工作大局有正確的認(rèn)識，能夠站在政治角度客觀判斷當(dāng)下形勢，積極、主動參與到開展的一系列檔案工作中，不斷強(qiáng)化自身檔案服務(wù)意識，為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，比如，檔案信息咨詢服務(wù)，認(rèn)真履行自身職責(zé)，做好本職工作，有效M足檔案服務(wù)者各方面客觀需求。同時，檔案管理人員要注重自身創(chuàng)新精神的培養(yǎng)，要注重自身思想的解放，不斷開拓創(chuàng)新，有效克服落后的傳統(tǒng)思想，比如，自我封閉、墨守成規(guī)，能夠優(yōu)化利用自身掌握的一系列檔案管理知識，全方位客觀分析各類新情況，有效解決工作中遇到的各類新問題，優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理方法，提高各類檔案資源利用率，確保一系列檔案管理工作有序開展。此外，和其他資料相比，檔案有著本質(zhì)上的區(qū)別，關(guān)乎國家、社會的持續(xù)發(fā)展，和個人生活、隱私等也密切相關(guān)。在日常工作中，檔案管理人員必須多角度加強(qiáng)自身安全防范意識，將檔案保密工作落到實(shí)處，避免其形式化，有效防止重要的數(shù)據(jù)信息被泄露，造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。
4 具備良好的工作作風(fēng)
在新形勢下，良好的工作作風(fēng)已成為檔案管理工作開展中不可忽視的關(guān)鍵性內(nèi)在要求，這是因為檔案工作便是一系列“收集、整理、保管”等具體工作，要求檔案管理人員必須具備良好的工作作風(fēng)，即“快、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”的工作作風(fēng)。檔案管理人員要隨時關(guān)注黨制定的方針政策、戰(zhàn)略決策、工作部署等，全身心投入到自身工作中，準(zhǔn)確把握重要的檔案數(shù)據(jù)信息。檔案管理人員要養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，比如，細(xì)致入微、精益求精，堅持實(shí)事求是的原則，認(rèn)真做好本職工作。此外，檔案管理人員要學(xué)習(xí)新時期“群眾觀點(diǎn)、群眾路線”方面一系列理論知識，樹立“全心全意為人民服務(wù)”的理念，注重檔案的開發(fā)利用，將其放在關(guān)鍵性位置，為檔案使用者提供多樣化服務(wù)，滿足他們各方面需求，具備良好的工作作風(fēng)。檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)一系列高貴品質(zhì)，比如，愛崗敬業(yè)、不求索取，陶冶自身情操的同時，凈化心靈，在平凡的工作崗位上充分展現(xiàn)自身各方面價值，具備較好的工作作風(fēng)，為新時期檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)自己的微薄之力，促使其走上“系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化”發(fā)展道路。
5 結(jié) 語
總而言之，在新形勢下，檔案科學(xué)化管理至關(guān)重要，而檔案管理人員自身素質(zhì)的高低和檔案管理工作質(zhì)量密切相關(guān)。在日常工作中，檔案管理人員必須以社會市場為導(dǎo)向，準(zhǔn)確把握新時期檔案管理一系列變化情況，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識以及跨學(xué)科知識，在實(shí)踐中不斷提高自身技能，進(jìn)而，有效提高自身政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)等，具備較強(qiáng)的創(chuàng)新意識、安全意識、服務(wù)意識。以此，提高新時期檔案管理人員綜合素質(zhì)，促使檔案管理人才隊伍不斷發(fā)展壯大，充分展現(xiàn)自身各方面價值，促使新時期檔案事業(yè)不斷向前發(fā)展，走上健康穩(wěn)定發(fā)展的長遠(yuǎn)道路，促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展。
主要參考文獻(xiàn)
事業(yè)單位工作種類復(fù)雜多樣，并且由于其工作特殊性，許多工作都需要存檔記錄，這就導(dǎo)致事業(yè)單位需要進(jìn)行存檔儲存的資料量巨大，也為檔案的整理和管理工作帶來了較大的難度。當(dāng)前我國事業(yè)單位的工作運(yùn)行尚沒有完全實(shí)現(xiàn)透明化運(yùn)行，部分工作具有隱蔽性，因此對事業(yè)單位日常工作的檢查和監(jiān)督就需要通過對檔案資料的檢查和管理來完成，所以事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位工作項目中一個關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。在現(xiàn)代管理概念中，檔案管理的質(zhì)量水平同樣也能夠反應(yīng)事業(yè)單位的整體管理水平。因此，事業(yè)單位需要建立完善科學(xué)的檔案資料管理制度，尤其是事業(yè)單位的檔案管理部門一定要深刻認(rèn)識到檔案管理的重要性，在日常檔案管理工作中一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)，因為一旦檔案資料在管理過程中出現(xiàn)問題或違背了相關(guān)規(guī)定的話都會影響到事業(yè)單位工作的正常運(yùn)行，還會給群眾一種事業(yè)單位的管理存在問題的印象，由此可見事業(yè)單位檔案管理的重要程度。
2.事業(yè)單位檔案管理制度中存在的問題
2.1缺乏足夠的檔案管理意識
事業(yè)單位的檔案管理工作是一項服務(wù)性的工作，在日常工作中十分容易被忽略。這可能是由于事業(yè)單位對檔案管理還缺乏足夠的重視，沒有良好的檔案管理意識，使得檔案管理和檔案監(jiān)管的力度不夠，并且也沒有為檔案管理工作提供必需的人力和經(jīng)濟(jì)支持，甚至一些事業(yè)單位沒有將檔案管理工作歸入到年終工作考核中，這些因素都導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作受到阻礙。
2.2沒有建立完善的檔案管理制度
目前，我國大部分單位還沒有建立完善、科學(xué)、全面的檔案管理制度和規(guī)范，并且檔案管理規(guī)范覆蓋的范圍也不是很全面，部分單位甚至沒有一個檔案管理的規(guī)范守則，使得日常的檔案管理工作中缺乏執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和參考守則，從而使得檔案管理工作變得繁瑣復(fù)雜且雜亂無章，沒有明確的檔案存貯制度和檔案回收方法也使得檔案的查找和使用變得更加困難。同時，一些事業(yè)單位在檔案管理方面也缺乏足夠的執(zhí)行能力，使得檔案管理工作的實(shí)施缺乏權(quán)威性導(dǎo)致檔案管理工作效率不高，管理人員的責(zé)任心不夠強(qiáng)也使得檔案管理工作出現(xiàn)管理職能上的空缺，阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行。
2.3缺乏信息化的檔案管理
計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)改變了人類的生活方式，為人類的生活和工作帶來了極大的便捷，近年來信息化檔案管理的優(yōu)勢越來越加突出，他使得檔案管理工作變得更加方便、快捷，極大的節(jié)省了人力、避免了資金的浪費(fèi)。但當(dāng)前一些事業(yè)單位還沒有將信息化的管理技術(shù)全面應(yīng)用在檔案管理工作中，使得檔案管理工作變得低效耗時，甚至對已有的電子檔案也缺乏足夠的監(jiān)督管理，使得信息化檔案管理工作無法正常的開展。
2.4缺乏專業(yè)的檔案管理人員
檔案管理工作不僅具有較強(qiáng)的制度性，同時也要求管理人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和高水平的管理技術(shù)。對于檔案管理人員來說，不僅應(yīng)該具有良好的職業(yè)責(zé)任感還應(yīng)具有較好的專業(yè)管理水平。但是目前我國的一些事業(yè)單位還沒有專業(yè)的、固定的檔案管理人員，有的單位還依靠其他部門的人員來兼職管理檔案工作，這就使得檔案管理工作人員的職責(zé)不夠明確、無法隨時隨地的處理檔案管理工作。并且有的事業(yè)單位檔案管理人員變動頻率較高，將檔案管理工作視為應(yīng)付上級組織的檢查，使得檔案管理人員缺乏足夠的管理知識、對業(yè)務(wù)不夠熟練，從而使檔案管理工作不能正常進(jìn)行。
3.優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度的途徑
3.1重視檔案管理工作的宣傳
通過各種途徑宣傳檔案管理工作的重要性可以在一定程度上促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理制度的改革，如結(jié)合單位的具體檔案管理情況通過報紙、雜志、網(wǎng)絡(luò)等途徑普及檔案管理在事業(yè)單位人力資源開發(fā)方面的重要性等。人民群眾通過一系列的宣傳教育工作可以了解到檔案管理工作的重要性及其對社會服務(wù)的關(guān)鍵性，從而推動事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。
3.2重視檔案管理制度的執(zhí)行和制定
檔案管理制度的制定是檔案管理工作正常進(jìn)行的基礎(chǔ)，因此事業(yè)單位要重視檔案管理制度的制定和執(zhí)行。并且在對事業(yè)單位檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化時一定要注意對制度的落實(shí)，規(guī)范檔案管理人員的行為準(zhǔn)則，嚴(yán)格按照管理制度進(jìn)行操作，同時建立相應(yīng)的監(jiān)督管理守則和績效獎懲制度，促進(jìn)檔案管理人員自主的執(zhí)行檔案管理工作制度，提高他們的工作積極性，在工作中不斷改進(jìn)已有的管理制度使得檔案管理制度變得更加全面和完善。
3.3加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)
現(xiàn)代信息社會日新月異，對于具有時效性強(qiáng)、高價值的檔案
信息需求量不斷增多，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式正面臨著多重的
困難和機(jī)遇。所以，現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的發(fā)展與電子信息相結(jié)合
的研究是必不可少的。以醫(yī)院檔案管理工作的性質(zhì)特征為基準(zhǔn)，
研究新時期醫(yī)院檔案管理中存在的問題，提出具體的、針對性的
措施，從而積極地改進(jìn)和完善醫(yī)院檔案管理模式，使得醫(yī)院檔案
管理的信息化發(fā)展道路具體明確、切實(shí)可行。
一、醫(yī)院檔案管理責(zé)任工作重大
醫(yī)院檔案包含醫(yī)療技術(shù)、儀器設(shè)備、教學(xué)、科研、財會檔案、
基本建設(shè)、黨政管理共七類，是行政、科研、后勤、資產(chǎn)管理及
其他各項工作中直接形成的。因此，醫(yī)院檔案是具有保存價值的
歷史記錄，記載了醫(yī)院一直以來進(jìn)行醫(yī)療、科研及教學(xué)等各職能
活動的全過程。
醫(yī)院檔案管理工作是一項機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，是醫(yī)
院管理的一個重要組成部分。首先，醫(yī)院的檔案管理要以檔案的
完整性為基礎(chǔ)。不僅要確保醫(yī)院檔案能夠統(tǒng)一完整的保存，也要
明確的進(jìn)行規(guī)劃分類，維護(hù)好檔案之間的關(guān)聯(lián)。然后，醫(yī)院檔案
管理必須具有安全性。醫(yī)院檔案記載了醫(yī)院非常珍貴的歷史進(jìn)
程，不能受到外界因素的威脅，甚至損壞。要保證醫(yī)院檔案安全
統(tǒng)一，防止內(nèi)容泄露。另外，醫(yī)院檔案管理要遵循經(jīng)濟(jì)性。醫(yī)院
檔案的管理不管采取什么模式，也要遵循這個亙古不變原則——
經(jīng)濟(jì)效益最大化，即以最小的投入獲取最大的利益。最后，是醫(yī)
院檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性。想實(shí)現(xiàn)共同分享龐大的檔案的信
息資源，便要做到能夠?qū)⑨t(yī)院檔案管理整體規(guī)范化，制定出科學(xué)
的管理模式。醫(yī)院檔案管理將各種現(xiàn)代化技術(shù)如計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用
于檔案管理中，已成為一種現(xiàn)代化發(fā)展趨勢。
醫(yī)院檔案管理是新時期醫(yī)院為做到全面準(zhǔn)確的掌握和了解
醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)療、財務(wù)、人事情況的重要基礎(chǔ)，與醫(yī)院的日?；顒?/p>
緊密結(jié)合，在日常的運(yùn)作工作過程中，離不開檔案里記載的重要
信息。醫(yī)院以此為基墊，開展學(xué)術(shù)研討活動，提高醫(yī)療水平。從
而更好的進(jìn)行醫(yī)療工作，服務(wù)社會。所以，醫(yī)院檔案管理工作的
責(zé)任重大，是醫(yī)院新時期信息化發(fā)展尤為重要的基石。
二、醫(yī)院檔案管理正逐步實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展需求
現(xiàn)今，電子信息化逐漸深入，人們已開始使用電子查閱信息，
而替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)翻閱。有效節(jié)省了時間和精力，也增加了信息
資源的使用率。為切合醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的政策，新時期醫(yī)院發(fā)展
的管理模式已逐漸向信息規(guī)范化靠攏。因此，醫(yī)院檔案管理不僅面
臨著機(jī)遇，也將受到專業(yè)技能與管理模式改革創(chuàng)新的挑戰(zhàn)。
新時期醫(yī)院檔案管理與電子信息化的融合，具體依附在圖像
和影像文件、文體和多媒體文件上。這些電子文件通過光盤等材
料儲存，是醫(yī)院日常工作、學(xué)術(shù)研究和教研成果，及各項活動情
況的依據(jù)，有著重大的意義和珍貴的收藏價值。信息化檔案管理
就是要圍繞醫(yī)院核心，能夠使電子檔案發(fā)揮出其優(yōu)勢，讓醫(yī)院在
整體發(fā)展建設(shè)的過程中受益。
現(xiàn)今醫(yī)院的信息化檔案管理仍面臨著些許問題：檔案管理人
員缺乏對新技術(shù)的認(rèn)識；部分電子信息檔案還依托于紙質(zhì)檔案；
電子檔案盲目儲存或重復(fù)利用等。這些醫(yī)院檔案管理的問題阻礙
了醫(yī)院適應(yīng)電子化發(fā)展的前進(jìn)步伐，主要有以下幾個方面：
（一）檔案利用率低下
在一些醫(yī)院管理工作中，忽略了檔案管理的重要性。這種薄
弱的認(rèn)識，使得檔案管理工作變得微不足道。這種現(xiàn)象導(dǎo)致了醫(yī)
院對檔案信息資源的開發(fā)力度不夠，以及檔案的使用和利用率低
下的問題。
（二）管理人員技能相對薄弱
醫(yī)院部分檔案管理人員自身的專業(yè)技能匱乏、知識薄弱，對
檔案管理工作的重視程度不夠，且沒有主動進(jìn)取、提升自身專業(yè)
的精神，忽視了其重要性。因此，逐漸形成了低效率，高標(biāo)準(zhǔn)的
差距現(xiàn)象。
（三）檔案管理制度相對落后
新時期醫(yī)療手段和設(shè)備隨著醫(yī)療研究成果的不斷發(fā)展而陸
續(xù)更新。但是，部分醫(yī)院的檔案管理制度使用的仍舊是傳統(tǒng)的管
理模式，跟不上新時期醫(yī)院電子信息化的發(fā)展步伐，不能做到及
時補(bǔ)充和修訂檔案內(nèi)容。因此，科研成果的部分價值得不到體現(xiàn)，
內(nèi)容歸檔不及時或圖表資料與文字不符等。
新時期醫(yī)院檔案管理正逐步實(shí)現(xiàn)信息化需求，要重視檔案管
理，合理利用其價值，更好地發(fā)展醫(yī)院現(xiàn)代化信息化建設(shè)。
三、醫(yī)院檔案管理問題解決刻不容緩
隨著醫(yī)院服務(wù)模式的不斷改善，新時期醫(yī)院面臨的問題便是
醫(yī)院檔案管理工作如何能運(yùn)用其優(yōu)勢，變低效率為高收益，使其
服務(wù)于醫(yī)院日常工作，保證醫(yī)院科研活動的順利進(jìn)行。醫(yī)院檔案
管理存在的問題影響了醫(yī)院信息化的發(fā)展，因此當(dāng)務(wù)之急是要完
善檔案管理工作，順利地推進(jìn)新時期醫(yī)院信息化的建設(shè)和發(fā)展。
（一）提高醫(yī)院檔案管理人員的服務(wù)意識
醫(yī)院檔案的管理需要工作人員的指導(dǎo)和監(jiān)督。醫(yī)院要注重培
養(yǎng)檔案管理工作人員，提升其專業(yè)素養(yǎng)和技能。在檔案管理工作
上，運(yùn)用科學(xué)的管理方式，積極主動地為醫(yī)院各項工作和活動提
供服務(wù)，努力學(xué)習(xí)檔案管理工作的新知識，新技術(shù)，不斷提高業(yè)
務(wù)技能，更好地勝任本職工作。
（二）建立完善醫(yī)院檔案管理制度
管理工作的核心是制度，為了能夠切合新時期醫(yī)院信息化發(fā)展
的需求，醫(yī)院檔案管理制度要及時完善，進(jìn)行系統(tǒng)修改補(bǔ)充，向著
規(guī)范化和條理化發(fā)展，使其行之有效。醫(yī)院檔案管理制度要以《檔
案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》為基礎(chǔ)并結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況制
定，保證檔案從歸檔到庫房管理能夠做到標(biāo)準(zhǔn)完整，步步清晰明確。
（三）建立醫(yī)院檔案管理信息化方式
改變傳統(tǒng)檔案管理觀念，樹立檔案管理創(chuàng)新意識。要建立能
夠提高檔案利用率的檔案信息管理系統(tǒng)，維護(hù)檔案完整和安全
性。制定嚴(yán)密的流程化處理機(jī)制，引入科學(xué)實(shí)用的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對
策略，加強(qiáng)監(jiān)控。
醫(yī)院檔案管理經(jīng)歷了載體的轉(zhuǎn)變，管理模式的提升，檔案管理
工作愈加重要。重視醫(yī)院檔案管理建設(shè)，合理利用檔案信息資源優(yōu)
勢，主動地為醫(yī)學(xué)工作和社會活動服務(wù)，對新時期醫(yī)院信息化發(fā)展
非常關(guān)鍵。而在現(xiàn)代化發(fā)展的進(jìn)程中，檔案管理也面臨著多重機(jī)遇
1 醫(yī)院檔案管理存在的主要問題
在醫(yī)院日常管理和建設(shè)中，一般不夠重視檔案管理工作，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。
1.1 檔案意識不強(qiáng)，檔案利用率低下
傳統(tǒng)觀念中，醫(yī)院的重點(diǎn)工作是提高醫(yī)療水平，為患者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，“重經(jīng)營、輕檔案”的理念在很大程度上存在，意識不到檔案管理在醫(yī)院日常工作中的重要性。同時，由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
1.2 檔案管理混亂，管理制度不健全
目前醫(yī)院管理一般只注重管理制度和工作崗位職責(zé)建設(shè)，但檔案管理制度、崗位職責(zé)、管理措施以及考核機(jī)制較少，使得許多檔案落到各部門自行管理，沒有統(tǒng)一的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，許多應(yīng)該歸入統(tǒng)一管理的檔案沒有納入管理范疇。
1.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，知識更新不夠
檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接影響檔案管理水平。醫(yī)院業(yè)務(wù)人員培養(yǎng)中，只重視醫(yī)療技術(shù)人員的培養(yǎng)和素質(zhì)提高，而對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)則沒有納入計劃之中，檔案專業(yè)人員在理論水平、專業(yè)素質(zhì)方面參差不齊，無法適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展需求，甚至在一定程度阻礙了檔案管理水平的提高。
1.4 檔案歸檔內(nèi)容界定不清，保管期限劃分不準(zhǔn)確
醫(yī)院檔案管理工作中，由于對檔案管理內(nèi)容界限劃分不明確，醫(yī)院各部門檔案混淆，許多部門整理檔案室僅憑管理人員個人意志判斷，有很大的隨意性，一些該歸檔的檔案沒有納入管理，一些臨時性、一般性文件也交給綜合管理室永久保存，而一些重要資料反而被隨意擱置。
1.5 檔案管理水平不高、現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差
現(xiàn)代化的檔案管理手段和設(shè)備沒能有效地投入到日常工作中，檔案管理還基本停留在手工收集、檢索及管理的階段，管理技術(shù)落后，造成檔案管理不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)的快速發(fā)展相同步。
2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理應(yīng)采取的對策
保證醫(yī)院檔案綜合質(zhì)量，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，需要多方面的努力，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)采取以下幾方面的對策和措施。
2.1 建立健全檔案管理體系，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化
建立科學(xué)的檔案管理制度，健全檔案管理體系，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵。醫(yī)院要結(jié)合實(shí)際情況，完善檔案工作職責(zé)，進(jìn)一步建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，落實(shí)管理人員的崗位責(zé)任制，實(shí)行專職人員收集，將醫(yī)院各部門分散而復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一管理和考核，使檔案管理工作的各環(huán)節(jié)運(yùn)行過程中有章可循，使檔案管理規(guī)范化發(fā)展。
2.2 加強(qiáng)全員檔案意識，提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理工作是醫(yī)院日常管理工作的重要組成部分，建立檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將檔案管理納入醫(yī)院的重要議事日程，作為醫(yī)院工作工作來進(jìn)行，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部及職工充分認(rèn)識到檔案的重要性。另外，做好檔案管理重要性的宣傳工作，加強(qiáng)廣大員工的檔案意識，更好地支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識格局的形成。
檔案管理人員素質(zhì)直接影響管理水平，提高檔案人員專業(yè)知識水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，對檔案人員進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化知識的培養(yǎng)。同時，要加強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識，推動檔案管理水平的進(jìn)一步提高。
2.3 加強(qiáng)檔案信息開發(fā)，發(fā)揮檔案的社會效益
檔案管理工作的最終目的就是提供給醫(yī)院及廣大患者利用，檔案管理人員要樹立良好的服務(wù)意識，充分認(rèn)識到自己的職責(zé)就是多方面收集檔案，深入開發(fā)檔案信息資源，配合醫(yī)院的各項中心醫(yī)療工作，提高檔案的利用價值，為醫(yī)院建設(shè)及深化改革提供信息服務(wù)。作為檔案管理部門，要積極改進(jìn)管理手段，改變傳統(tǒng)的手工管理手段，對檔案實(shí)行現(xiàn)代化的電腦化管理，充分利用計算機(jī)與檔案管理軟件，將檔案信息作為重要部分歸入到醫(yī)院信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之中。提高檔案的存儲與處理能力，加強(qiáng)醫(yī)院信息的橫向管理，滿足醫(yī)療、臨床、科研、教學(xué)工作的需要，從而提高檔案的利用率，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
