序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇合同審批及管理流程范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

1 實施背景及目標(biāo)

合同作為經(jīng)營管理的手段，是企業(yè)與外部進(jìn)行物流、資金流、信息流交換的基本形式，是企業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動取得經(jīng)濟(jì)效益的橋梁和紐帶，同時也為企業(yè)帶來了各種各樣的法律風(fēng)險，如何通過信息化手段提升合同法律風(fēng)險管控能力，提高質(zhì)量及效率，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營保駕護(hù)航是本文研究的重點。

2 傳統(tǒng)合同管理中存在的問題

培養(yǎng)專業(yè)的法律人才隊伍，健全法律規(guī)章制度、增強法制觀念，這些都是提升公司合同管控水平的重要手段，但是傳統(tǒng)的全靠人工審核的合同管理模式，仍存在以下問題：

2.1 合同履行監(jiān)控情況難以掌控

傳統(tǒng)的合同管理模式更側(cè)重于合同簽訂前對合同重要條款的審核，而合同已經(jīng)履行到什么程度，是否按照合同簽訂的進(jìn)程有序推進(jìn)，這些都是法律部門管控的難點及薄弱環(huán)節(jié)，難以真正實現(xiàn)對合同全生命周期的管理。

2.2 風(fēng)險管控能力有待提升

風(fēng)險管控是合同管理的重要內(nèi)容，如何確保合同文本內(nèi)容的規(guī)范性及真實性、合同對方主體的合法性、財務(wù)付款合同與正式簽字確認(rèn)合同的一致性，降低合同倒簽率等等，以上問題只靠人工審核都難以解決。

2.3 查閱、統(tǒng)計不便利

金額、對方供應(yīng)商等合同信息全靠人工登記臺賬，工作量大、易出錯、且統(tǒng)計維度單一，無法滿足管理層多維度的決策、分析要求。

3 解決對策

基于以上現(xiàn)狀及問題，企業(yè)可以借助信息化手段，將標(biāo)準(zhǔn)的合同管理流程、條款和范本等業(yè)務(wù)管控模式通過信息化系統(tǒng)進(jìn)行固化。實現(xiàn)對合同規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一管理。詳細(xì)功能模塊如下：

3.1 合同審批表模塊

合同審批表是貫穿各項功能的紐帶，也是業(yè)務(wù)審核的重點。通過合同審批表，將合同中最重要的內(nèi)容進(jìn)行突出展現(xiàn)，同時提示各類合同的審核注意事項。包括合同基本信息、合同金額、對方主體、簽章信息等內(nèi)容。

合同基本信息：包括合同編號、合同名稱、合同承辦部門、合同履行時間、合同業(yè)務(wù)大類、合同業(yè)務(wù)小類、合同主要內(nèi)容、風(fēng)險提示、審核規(guī)范、審核職責(zé)規(guī)范等；

合同金額：包括合同幣種、合同價款、合同稅款、合同總金額、付款條款等。

對方主體：包括對方主體名稱、銀行賬戶名稱、開戶行名稱、開戶行賬號等。

簽章信息：甲方簽字人、甲方簽字日期，乙方法定代表人、乙方簽字人、乙方簽字日期等。

3.2 合同審批流程模塊

合同審批流。主要是將合同審批業(yè)務(wù)流程固化在系統(tǒng)中，實現(xiàn)電子審批。主要流程包括：合同審批、授權(quán)、歸檔。履行、變更、移交、解除、作廢等。

3.3 合同統(tǒng)計查詢模塊

支持用戶通過合同名稱、合同編號、對方當(dāng)事人、合同金額、合同起草人等信息，快速定位到用戶需要查詢的單個合同。

提供多維度報表查詢及統(tǒng)計功能，包括倒簽率報表、簽訂及時率報表、合同歸檔統(tǒng)計報表、結(jié)算合同報表等。用戶通過在系統(tǒng)中選擇報表類型、期間等查詢條件，系統(tǒng)可快速、直觀、精準(zhǔn)展示統(tǒng)計結(jié)果。

3.4 合同履行監(jiān)控模塊

從相關(guān)財務(wù)系統(tǒng)中獲取所有合同的報賬及付款情況，給相關(guān)業(yè)務(wù)用戶直觀展示合同的付款進(jìn)程；通過系統(tǒng)定期向相關(guān)業(yè)務(wù)部門發(fā)送合同履行監(jiān)控單，請業(yè)務(wù)部門主動報送各合同執(zhí)行情況并通過電子流程流轉(zhuǎn)到法律部門。法律部門可以逐不出戶就清晰了解每個合同的付款及履行進(jìn)程，對存在風(fēng)險及時洞察并采取相應(yīng)措施，防患于未然。

3.5 合同檔案管理模塊

對于已經(jīng)審批完成的合同進(jìn)行電子歸檔，按照紙質(zhì)合同歸檔規(guī)則，系統(tǒng)建立相應(yīng)的合同編目、案卷。建立電子的借閱審批流程，電子流程審批通過后，系統(tǒng)會給申請人賦予查看相應(yīng)借閱合同的權(quán)限。

3.6 多系統(tǒng)協(xié)作辦公模塊

通過打通與手機辦公、財務(wù)報賬平臺、文檔安全等系統(tǒng)接口，實現(xiàn)各系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的一致性、辦公的高效性以及安全的管控性，主要如下：

3.6.1 與短信平臺接口

當(dāng)審核人收到待審批合同時，系統(tǒng)會促發(fā)短信，提醒審批人及時審批合同；當(dāng)審批人處理時間超過企業(yè)要求的處理時限后，系統(tǒng)會自動發(fā)送催辦短信給審批人，提升合同處理的及時性。

3.6.2 與文檔外發(fā)系統(tǒng)接口

合同審批完成后，系統(tǒng)自動加蓋水印，并留痕控制，任何人無法再對合同的任何信息進(jìn)行修改，只能查看和打印，且打印的合同會顯示某某企業(yè)名稱的水印，避免合同在前期商定妥當(dāng)，且已履行完內(nèi)部流程后，被對方主體惡意篡改。

3.6.3 與財務(wù)報賬系統(tǒng)接口

篇（2）

(一)預(yù)算申報流程

首先由申報預(yù)算科室向預(yù)算管理委員會提出申報，通過院辦公會議通過納入來年預(yù)算。由財務(wù)處預(yù)算管理員統(tǒng)一編制該項目的預(yù)算管理號，由申報科室項目經(jīng)辦人就著預(yù)算管理員提供的預(yù)算管理號具體細(xì)化編制合同編號并報預(yù)算管理員備案。來年預(yù)算項目執(zhí)行時，由項目經(jīng)辦人執(zhí)附有合同項目審批表的有關(guān)發(fā)票與合同到預(yù)算管理員處助登記審核。預(yù)算管理員此時要負(fù)責(zé)在審批表上登記預(yù)算號，預(yù)算總金額及該預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度及已支付款項的金額和狀況。若發(fā)現(xiàn)該項目是非預(yù)算內(nèi)或超預(yù)算的情況要退回材料并讓經(jīng)辦科室人員重新申報預(yù)算。院領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)處長可通過該合同項目審批表的內(nèi)容簽批項目資金是否予以執(zhí)行。

(二)預(yù)算內(nèi)項目合同審批流程

首先，申報科室要將預(yù)算內(nèi)項目有關(guān)材料報備預(yù)算管理員編號，待編號完成后，由申報科室負(fù)責(zé)人簽字審批并轉(zhuǎn)交預(yù)算管理員填寫預(yù)算合同審批表，在這個過程中，我們可以實現(xiàn)細(xì)化管理以提高工作效率：預(yù)算管理員在填寫審批表時，可以按照資金總額的大小對合同進(jìn)行分類，對于小于1000元的合同，可以直接交由財務(wù)處長進(jìn)行審批，由出納部門出納；對于大于1000小于20000元的合同可以經(jīng)過副院長審批之后交由財務(wù)處長完成出納過程；對于大于20000元的合同，就應(yīng)該通過分管副院長、分管財務(wù)副院長、院長再到財務(wù)處長的完整程序完成審批，最后交由出納部門支付。

(三)預(yù)算支出審批流程

在建設(shè)好預(yù)算管理系統(tǒng)之后，預(yù)算支出審批流程如下：支出申請?zhí)岢龊?，交由?jīng)辦人錄入支付事由存檔，經(jīng)一線科室的經(jīng)科主任護(hù)士長確認(rèn)之后交由分管職能科審核，隨后，將原始單據(jù)提交財務(wù)可審核，由財務(wù)科對照預(yù)算管理系統(tǒng)匹配預(yù)算管理指標(biāo)，再由系統(tǒng)匹配審批，待審批完成后打印審批單存根，然后付款，最后將預(yù)算管理系統(tǒng)中的預(yù)算內(nèi)指標(biāo)核減或追加預(yù)算外指標(biāo)，完成支出審批。值得注意的是，預(yù)算外支出申請應(yīng)先由預(yù)算管理系統(tǒng)審批完成之后，才能進(jìn)入錄入支付事由的環(huán)節(jié)。

篇（3）

如果單就流程講流程，解決單個流程中的問題，永遠(yuǎn)只能停留在操作層面，沒有挖掘潛在管理價值。因此。我們主張通過科學(xué)量化地分析流程，找出流程后蘊含的組織問題，績效問題，再結(jié)合內(nèi)部高層討論(這時候高層參與流程討論才有價值)，對流程進(jìn)行新設(shè)計，最后實現(xiàn)電網(wǎng)企業(yè)的內(nèi)部自我推動，實現(xiàn)管理咨詢到流程管理的價值。

一　業(yè)務(wù)流程建模方法

要想科學(xué)量化分析目前管理流程，首先要搭建過程模型。過程建模用來描述組成流程過程的活動以及活動之間的連接，其主要目的是建立結(jié)構(gòu)化模型元素及規(guī)范，使其能對復(fù)雜的流程結(jié)構(gòu)與關(guān)系予以抽象表達(dá)，并通過所建模型對企業(yè)過程達(dá)成一致的理解，并為后續(xù)的實施步驟打下基礎(chǔ)。

事件過程鏈EPC(Event-Process Chains)模型借鑒了實體一關(guān)系(ER)模型和數(shù)據(jù)流圖(DFD)等模型方法，是唯一完全支持顧客的過程建模方法。每一個EPC模型構(gòu)件可以描述為事件、過程，分支。等待。EEPC(Extended Event-Process Chains)是概念模型EPC的擴(kuò)展，在EPC的基礎(chǔ)上考慮了與過程模型相關(guān)的動態(tài)因素，主要由5個基本元素組成：事件，過程。流。等待、分支。EEPC方法從顧客的角度，采用事件、過程、分支、等待4個元素來描述過程，能夠從時間上把握過程的特，性和進(jìn)展情況，能夠清楚地對過程進(jìn)行建模。EEPC支持以績效為基礎(chǔ)進(jìn)行流程改造，同樣也是一種層次化的建模方法。EEPC方法不僅具有較強的模型化能力，而且還支持過程或等待發(fā)生劇變的能力，能夠表達(dá)不確定的信息，不僅能夠?qū)^程進(jìn)行靜態(tài)建模，而且還能夠進(jìn)行動態(tài)建模，并且建立的模型可以方便地進(jìn)行仿真分析。

目前比較成熟的其它可支持流程管理的建模工具主要還有：IDEF族方法(IDEFO、IDEF2、IDEF3)，RAD方法，Petri網(wǎng)，DFD方法等。幾種建模方法比較如表1。

結(jié)合電網(wǎng)企業(yè)的實際情況，我們選擇了EEPC建模方法。在構(gòu)建模型之后，運用ARIS軟件進(jìn)行分析。ARIS(Architecture of Integrated Information Systems)是德國薩爾(Saarbruken)大學(xué)企業(yè)管理研究所與IDS公司于1985年研發(fā)出來的一套軟件，其思路是從“整合”的概念出發(fā)，將企業(yè)內(nèi)部所有流程做全方位的描述，并滿足流程分析、流程規(guī)劃與控制、工作流程控制和應(yīng)用系統(tǒng)分析多層次的需要。

二　績效評價準(zhǔn)則和優(yōu)化思路

我們選用三個指標(biāo)作為績效評價標(biāo)準(zhǔn)：崗位的利用率，任務(wù)延遲時間和周期時間。

崗位包括一個或多個執(zhí)行同一任務(wù)的工作者，每個崗位的利用率取決于它的工作量和工作能力之比。崗位的工作能力與工作者的數(shù)量和工作時間成正比。流程優(yōu)化中，利用率低的崗位將增加工作負(fù)荷或?qū)⑵溆嗄芰D(zhuǎn)移到過載的崗位。

任務(wù)延遲時間等于移動到崗位和等待處理的時間之和。如果工作任務(wù)是通過OAK等舒暢的網(wǎng)絡(luò)形式移交的，我們認(rèn)為移動到崗位的時間和距離均為0。進(jìn)行流程優(yōu)化時，各崗位的延遲時間將盡可能極小化，因為它直接影響到總體工作效率。

周期時間是指任務(wù)通過整個工作流程所花費的時間總量，它是我們設(shè)計流程的主要依據(jù)。為提高工作效率，周期時間(而非處理時間)應(yīng)當(dāng)盡可能縮短。

過程中較少考慮到成本而側(cè)重評估風(fēng)險防范，因為我們認(rèn)為電網(wǎng)企業(yè)首先是一個風(fēng)險規(guī)避型的企業(yè)，它的流程優(yōu)化是建立在保證電網(wǎng)安全基礎(chǔ)上的工作效率的提高。

同時，我們提出一套與電網(wǎng)企業(yè)和特定的過程模型化技術(shù)相適應(yīng)的流程優(yōu)化準(zhǔn)則：

(1)減少過程數(shù)量。較多的過程數(shù)量常常產(chǎn)生頻繁的等待時間，并增加任務(wù)的移動次數(shù)和總周期時間。因此，通過消除不必要的過程，減少過程數(shù)量將縮短周期時間。

(2)將過程轉(zhuǎn)換為事件。當(dāng)過程不能消除時，下一個最好的減少周期時間的辦法是將其轉(zhuǎn)換為事件。這一準(zhǔn)則的中心思想是要縮短任務(wù)的加工和處理時間，使過程和事件并行化。只要有可能，最好使過程和事件并行完成。使任務(wù)移動距離極小化。若任務(wù)往返運動多次，不僅容易增加出錯，而且易引起推卸責(zé)任等情況，也增加追究成本。

(3)避免過載。如果崗位的利用率過高，可能會影響任務(wù)的等待時間。但是崗位的利用率過低，也是資源的浪費，造成崗位忙閑不均。因此需要將過載或負(fù)荷不足的崗位的工作調(diào)整到合適的水平。

(4)信息系統(tǒng)可以據(jù)以上分析為改進(jìn)依據(jù)，進(jìn)而將手工操作信息化，將業(yè)務(wù)流程制度固化到信息系統(tǒng)中。責(zé)任清晰，誰簽字，誰負(fù)責(zé)。清楚定義流程經(jīng)過的部門、崗位職責(zé)，績效，界限，以及客觀需要的時間。

三　在電網(wǎng)企業(yè)優(yōu)化合同審批流程中的應(yīng)用

某供電局所有合同審批都要經(jīng)過OAK合同審批系統(tǒng)，2006年全局共處理市局合同審批3500份、區(qū)局合同審批2466份。

(一)合同審批流程現(xiàn)狀分析

通過廣泛深八的調(diào)研，搭建了EEPC流程圖(圖太大，省略)之后，我們將工作量、崗位人數(shù)。平均處理時間等參數(shù)輸入軟件，進(jìn)行了運算。

表2為合同審批流程各環(huán)節(jié)的主要參與部門處理情況。

ARIS系統(tǒng)仿真模擬處理合同結(jié)果見表3。

表4為合同審批各環(huán)節(jié)時間。

從流程上，區(qū)局合同比市局合同要多走一個來回，因為它需要首先在區(qū)局內(nèi)部審批完成，再到市局和市局合同一樣審批一圈。區(qū)局合同審批流程各環(huán)節(jié)的主要參考部門見表5。

通過對區(qū)局合同有效樣本的統(tǒng)計分析，我們得到區(qū)局合同審批各環(huán)節(jié)的平均時間(見表6)。

根據(jù)模擬運算的結(jié)果，我們發(fā)現(xiàn)存在的主要問題：

(1)等待時間過長。

其原因包括：

1)各個審批環(huán)節(jié)不能并行地同時進(jìn)行審批處理，而是完成一個環(huán)節(jié)后才能開始下一個環(huán)節(jié)；由于OAK合同審批系統(tǒng)的原因，各個環(huán)節(jié)通過不能直接進(jìn)入下一個環(huán)節(jié)，而必須在系統(tǒng)上重新點回到合同起草人，再由合同起草人點到下一個審批環(huán)節(jié)，額外增加的合同起草人環(huán)節(jié)造成了延誤；

2)由于OAK合同審批系統(tǒng)未針對各個環(huán)節(jié)設(shè)置有效的時限(雖然規(guī)定每個環(huán)節(jié)不超過2天)，也未能依據(jù)時限對合同審批人進(jìn)行提醒，同時沒有相關(guān)的績效考核措施，也是造成合同審批時間較長的原因之一；

3)另外，由于局領(lǐng)導(dǎo)的出差時間較多，而且缺乏補位的機制，也造成合同在該環(huán)節(jié)的一些延誤。

(2)合同審批流程單一，進(jìn)行分類處理不足。幾乎所有的市局合同審批流程都是統(tǒng)一的模式和環(huán)節(jié)，很少根據(jù)合同類型、合同金額等不同情況進(jìn)行分級或授權(quán)處理。因此幾千元的合同與幾百萬元的合同，審批環(huán)節(jié)和時間差別很小(除了屬于局長審批權(quán)限的增加市局局長審批環(huán)節(jié)外)；有些類型的合同，如物流中心的招標(biāo)采購買賣合同，雖然在制作合同之前，采購環(huán)節(jié)已經(jīng)過多次審批流程，但合同審批環(huán)節(jié)仍是同樣的處理；同時，整個流程都是采用事前審批的方式，沒有采用事后知會或同時監(jiān)控的方式。

(3)有些環(huán)節(jié)負(fù)擔(dān)過重。

1)物流中心作為合同承辦部門，2006年處理了43％、超過1500份合同，平均每個月超過120份，最忙月可超過240份，都必須經(jīng)過物流中心主任(1人)處理，最忙月平均每天要處理超過20份合同；

2)生技部作為相關(guān)業(yè)務(wù)部門，2006年3位部門領(lǐng)導(dǎo)審批了52％、超過2200份的市局合同，最忙月平均每人每天處理超過6份市局合同：

3)主管局領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)，某主管局領(lǐng)導(dǎo)要審批63％的市局合同，平均每天要審批12份合同。

(4)市局合同中的物流合同，相對其他合同會感覺時間更長(雖然在OAK的審批環(huán)節(jié)與其他合同沒有區(qū)別)。主要是因為：在制作合同之前要簽訂技術(shù)協(xié)議書，這個階段時間也比較長；增加了合同錄入環(huán)節(jié)；由于技術(shù)的原因，從V6物流系統(tǒng)與OAK合同審批系統(tǒng)之間的傳送存在一定的延時。

(5)區(qū)局合同要經(jīng)過區(qū)局、市局共13個審批環(huán)節(jié)，并因各區(qū)局與市局服務(wù)器的技術(shù)原因不能直接系統(tǒng)傳輸合同，使審批時間更長。

(二)優(yōu)化后的合同審批流程

根據(jù)分析的原因。我們提出一系列改進(jìn)建議并再次做了模擬運算。

(1)相關(guān)業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部，市場部3個審批環(huán)節(jié)并行處理；

(2)上一環(huán)節(jié)審批通過直接進(jìn)入下一環(huán)節(jié)，不需經(jīng)合同起草人轉(zhuǎn)交：

(3)一定金額內(nèi)的物流合同，其中采購的物資型號、價格、數(shù)量等內(nèi)容在物流合同制作前的物資采購結(jié)果環(huán)節(jié)中已確定，而采購結(jié)果已經(jīng)過物流中心、相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門、主管局領(lǐng)導(dǎo)和局長審批的，合同審批環(huán)節(jié)相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門、主管局領(lǐng)導(dǎo)和局長不再審批。由財務(wù)部和法律主管部門管理部審核合同中的采購物資內(nèi)容及金額與采購結(jié)果、預(yù)算審批結(jié)果是否一致，附件資料是否完整，如發(fā)現(xiàn)有超概算或其他問題時再交相關(guān)業(yè)務(wù)部門、局領(lǐng)導(dǎo)審批處理：

(4)如果廠家設(shè)備材料的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不低于局技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，廠家的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)作為合同的一個組成部分，不另外簽訂技術(shù)協(xié)議書，只有低于局技術(shù)要求的才需要簽訂技術(shù)協(xié)議書；

（5)省公司集中采購的物資合同，物流中心審核物資內(nèi)容，交財務(wù)部審核是否超資金預(yù)算，若預(yù)算內(nèi)則交合同管理部門法律專責(zé)審核后直接簽訂；

(6)一定金額內(nèi)的設(shè)計、施工、監(jiān)理合同，以招標(biāo)形式確定設(shè)計，施工。監(jiān)理單位與實施費用等內(nèi)容，并由相關(guān)業(yè)務(wù)部門和局領(lǐng)導(dǎo)對招標(biāo)結(jié)果進(jìn)行審批的，合同審批時不再經(jīng)過相關(guān)業(yè)務(wù)部門與局領(lǐng)導(dǎo)環(huán)節(jié)。財務(wù)部、法律主管部門審核合同內(nèi)容和事先的招標(biāo)結(jié)果是否一致，附件資料是否完整等，如發(fā)現(xiàn)有超概算或其他問題時再交相關(guān)業(yè)務(wù)部門，局領(lǐng)導(dǎo)審批處理：

(7)區(qū)局已經(jīng)過財務(wù)分部、市場分部法律專責(zé)環(huán)節(jié)審批的合同，減少市局財務(wù)部、法律主管部門審批環(huán)節(jié)；

(8)金額小于或等于人民幣20萬元的合同(除涉及房屋、土地、重大資產(chǎn)變更等的特殊合同外)，在區(qū)局層面完成合同審批流程而不再經(jīng)過市局；

(9)金額超過人民幣20萬元的合同以及特殊合同，則在區(qū)局相關(guān)業(yè)務(wù)部門、財務(wù)分部、市場分部并行審批通過后，經(jīng)區(qū)局局領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)入市局業(yè)務(wù)主管部門審批流程。

篇（4）

【關(guān)鍵詞】電子采購 企業(yè) B/S體系結(jié)構(gòu) 設(shè)計與實現(xiàn)

1 引言

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，全球經(jīng)濟(jì)運轉(zhuǎn)方式和流通方式產(chǎn)生了巨大變化，企業(yè)的采購模式也從傳統(tǒng)的不透明模式逐漸向著電子商務(wù)模式不斷發(fā)展。就我國企業(yè)而言，電子商務(wù)已經(jīng)被越來越多的企業(yè)所運用，并且以其反應(yīng)迅速、協(xié)同方便的特點也逐漸被企業(yè)所認(rèn)可。下面我們嘗試對電子采購系統(tǒng)的實現(xiàn)方法做以探討和論述。

2 需求分析

通常，企業(yè)的采購管理流程都要經(jīng)過供應(yīng)商準(zhǔn)入、采購實施、合同執(zhí)行、合作評價等四個階段，供應(yīng)商準(zhǔn)入階段對供應(yīng)商進(jìn)行初始核查，確定潛在的合作對象，合同實施階段匯總采購需求，并開展相關(guān)招標(biāo)采購工作，確定最終合作廠家，合同執(zhí)行階段按合同條款及時發(fā)貨驗貨，合作評價階段對供應(yīng)商合作情況進(jìn)行全方位評估，確定供應(yīng)商等級，篩除不合格供應(yīng)商。這四個階段形成對供應(yīng)商的閉環(huán)管理，每實施一次采購流程都會對供應(yīng)商名錄進(jìn)行一次優(yōu)化，使得采購工作質(zhì)量呈現(xiàn)螺旋式上升，從而實現(xiàn)采購效益和效率的持續(xù)優(yōu)化。

供應(yīng)商準(zhǔn)入階段：分析潛在合作供應(yīng)商，并對供應(yīng)商進(jìn)行初步調(diào)查，分析廠家實力，將合格供應(yīng)商列入準(zhǔn)入供應(yīng)商名錄。

采購實施階段：包括采購申請、招投標(biāo)、采購評審、合同審批等環(huán)節(jié)。其中采購申請環(huán)節(jié)由公司內(nèi)各部門提交采購需求，通過審核的需求提交到采購實施部門，實施部門匯總需求，并根據(jù)情況確定采購方式，之后開展相關(guān)招投標(biāo)工作，確定合作對象后，需要將相關(guān)評標(biāo)結(jié)果總結(jié)上報。最后中標(biāo)通知書，確定合同條款，開展各項簽約工作。

合同執(zhí)行階段：供應(yīng)商發(fā)貨，公司收貨人員收貨，并對貨物進(jìn)行驗收。

合作評價階段：在合作過程中，對供應(yīng)商進(jìn)行全方位評估，既有合作過程中的實時客觀評價，也有合作后的主觀評價，從而得出供應(yīng)商的準(zhǔn)確評分，確定供應(yīng)商的合作等級，便于以后采購工作的持續(xù)改進(jìn)。

3 系統(tǒng)實現(xiàn)方案

基于以上需求分析，我們設(shè)計了一套電子采購系統(tǒng)，包括供應(yīng)商門戶系統(tǒng)和采購管理平臺兩個子系統(tǒng)，具體又可以劃分為供應(yīng)商管理、采購申請、電子招投標(biāo)、采購評審、合同審批、合同履行監(jiān)控、供應(yīng)商評估等幾個子模塊。系統(tǒng)采取B/S架構(gòu)，網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)大致如圖1所示。

其中供應(yīng)商門戶系統(tǒng)服務(wù)器提供供應(yīng)商門戶網(wǎng)站服務(wù)，是供應(yīng)商與企業(yè)之間進(jìn)行溝通的橋梁；采購管理平臺服務(wù)器提供企業(yè)內(nèi)部的采購管理網(wǎng)站服務(wù)，是一個規(guī)范采購工作的強有力工具，各服務(wù)器可以進(jìn)行橫向擴(kuò)展。

3.1 供應(yīng)商管理

系統(tǒng)具備供應(yīng)商管理功能。系統(tǒng)建立供應(yīng)商檔案庫，在供應(yīng)商門戶網(wǎng)站提供調(diào)查問卷，搜集供應(yīng)商企業(yè)信息、產(chǎn)品等信息，審核通過后進(jìn)入供應(yīng)商名錄，這些信息也是供應(yīng)商的身份信息，將貫穿與系統(tǒng)的各個功能模塊。

3.2 采購申請

系統(tǒng)具備采購申請功能。采購申請是采購實施工作的起始流程，從這里開始，將會為采購事務(wù)分配唯一的采購事務(wù)ID，其后緊跟的招投標(biāo)、采購評審、合同審批、合同履行監(jiān)控等流程，和采購申請一起通過采購事務(wù)ID關(guān)聯(lián)為一個大的采購事務(wù)，通過該事務(wù)ID可以查詢到整個采購事務(wù)的處理狀況，例如處理到哪個階段，進(jìn)展如何。

系統(tǒng)提供采購方式確定功能。采購申請流程結(jié)束后會流轉(zhuǎn)到采購部門確定采購方式，例如比選、招投標(biāo)等采購方式，考慮到這些操作和采購申請流程的關(guān)系比較緊密，可與采購申請流程合并為一個流程執(zhí)行。

系統(tǒng)從采購申請開始將涉及到大量的電子審批流程，為了提升審批流程的可維護(hù)性，審批模塊可以應(yīng)用工作流引擎。工作流引擎可提供流程邏輯的定義方法，以及根據(jù)流程邏輯來調(diào)度業(yè)務(wù)對象的功能。這能使我們避免在代碼中硬編碼，因為硬編碼難于理解和復(fù)用，并且非常容易受到需求變化的影響，維護(hù)起來極其困難。

工作流引擎負(fù)責(zé)在各環(huán)節(jié)中傳遞流程信息，并在信息到達(dá)某個環(huán)節(jié)后，給相關(guān)責(zé)任人分配任務(wù)（比如“審批”任務(wù)）。工作流引擎的應(yīng)用步驟：

3.2.1 定義流程

應(yīng)用流程定義語言定義流程規(guī)則，得到流程定義（ProcessDefinition）文件（例如，把媒體審批流程定義出來）

3.2.2 部署流程

將流程定義文件部署到工作流引擎服務(wù)器中，引擎會分析定義文件并記錄到數(shù)據(jù)庫中。

3.2.3 執(zhí)行流程

根據(jù)流程定義的規(guī)則，針對具體業(yè)務(wù)對象進(jìn)行調(diào)度。例如：張三創(chuàng)建了一個媒體審批流程，現(xiàn)在就把這個審批單對象交給引擎來進(jìn)行調(diào)度（在各審批人之間進(jìn)行調(diào)度）。引擎將會啟動一個流程實例（ProcessInstance）來調(diào)度每個具體的業(yè)務(wù)對象。

3.2.4 電子招投標(biāo)

系統(tǒng)提供電子招投標(biāo)功能。招標(biāo)管理人員可以針對采購需求信息發(fā)起電子招投標(biāo)流程，通過系統(tǒng)將招標(biāo)文件發(fā)放到供應(yīng)商門戶系統(tǒng)中，供應(yīng)商在線購買標(biāo)書，編制好標(biāo)書后在門戶系統(tǒng)上傳標(biāo)書及報價，開標(biāo)后，評標(biāo)人員在系統(tǒng)中即可查看各家標(biāo)書情況，方便開展各項評標(biāo)工作。

3.2.5 采購評審

系統(tǒng)提供采購評審功能。系統(tǒng)提供采購評審電子流程，采購主管可以針對招標(biāo)信息發(fā)起采購評審流程，填寫評審單，提交評審總結(jié)資料，并按照指定流程提交到各位評審人員以及領(lǐng)導(dǎo)處進(jìn)行審批，審批結(jié)束后可以開始合同審批流程。

3.2.6 合同審批

系統(tǒng)提供合同審批功能。系統(tǒng)提供合同審批電子流程，采購主管可以針對采購評審單發(fā)起采購評審流程，填寫合同審批單，提交電子合同，并按照指定流程提交到各位評審人員以及領(lǐng)導(dǎo)處進(jìn)行審批，審批結(jié)束后即會進(jìn)入合同履行流程。

3.2.7 合同履行監(jiān)控

系統(tǒng)提供合同履行監(jiān)控功能。系統(tǒng)針對合同類型提供不同的合同監(jiān)控流程，對貨物到貨情況、驗貨情況進(jìn)行實時記錄，例如實物類合同，將交由收貨人填寫到貨時間、到貨質(zhì)量、貨物包裝情況，而對于服務(wù)類合同，則需要填寫施工準(zhǔn)備情況、施工現(xiàn)場情況、組織協(xié)調(diào)情況等等，為了方便評分統(tǒng)計，將這些信息組織成選擇題方式，按比例分配分值。每當(dāng)提交完成一份收貨單或驗收單，系統(tǒng)即會自動統(tǒng)計評分作為客觀評分記錄入供應(yīng)商檔案庫中。

3.2.8 供應(yīng)商評估

系統(tǒng)提供供應(yīng)商評估功能。系統(tǒng)提供供應(yīng)商360°評分功能，采購人員、財務(wù)人員、收驗貨人員、實施人員、使用維護(hù)人員等會對合作供應(yīng)商進(jìn)行評價，從而得出主觀評價。匯總供應(yīng)商的客觀評分以及主觀評分可以得出供應(yīng)商的總評分，基于此對供應(yīng)商進(jìn)行評級，從而控制供應(yīng)商的準(zhǔn)入資格。

4 結(jié)束語

無論是在電子采購技術(shù)的成熟度上，還是在企業(yè)采購管理模式的改造方面，電子采購在企業(yè)中的應(yīng)用都是一個全新的課題。它不僅僅完成采購行為，而且利用信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對采購流程的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，有效的整合企業(yè)資源，幫助供求雙方降低成本，提高了企業(yè)的核心競爭力。

作者簡介

篇（5）

中圖分類號：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）33-0094-02

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，及人們對生活質(zhì)量需求的提高，許多辦公軟件應(yīng)運而生，由于不同的公司工作流程的差異，出現(xiàn)了定制軟件。產(chǎn)業(yè)系統(tǒng)是根據(jù)特定企業(yè)的合同審批流程專門定制的一款辦公軟件，軟件的許多功能的操作流程模擬了真實工作中用戶的管理模式，節(jié)省了操作培訓(xùn)流程，提高了工作效率。

1 系統(tǒng)需求分析

為了滿足生產(chǎn)經(jīng)營管理相關(guān)工作人員的工作要求，提高在生產(chǎn)經(jīng)營管理工作中的工作效率，系統(tǒng)主要實現(xiàn)如下幾個功能如圖表1所示：

1.1 系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理的功能是提供基礎(chǔ)配置功能，包括權(quán)限管理、角色管理、組織部門管理、用戶管理

1）權(quán)限管理：以一個基本的業(yè)務(wù)操作為權(quán)限單位，提供對權(quán)限的增、刪、改操作界面。

2）角色管理：每個角色由一組權(quán)限組成，根據(jù)不同職能部門的工作的內(nèi)容，分別配置角色，方便對用戶進(jìn)行權(quán)限的分配。系統(tǒng)主要有如下幾類角色：系統(tǒng)管理員、部門合同管理員、部門項目管理員、部門一般人員、部門領(lǐng)導(dǎo)、產(chǎn)業(yè)處合同管理員、產(chǎn)業(yè)處生產(chǎn)管理員、辦公室領(lǐng)導(dǎo)、所領(lǐng)導(dǎo)。

3）組織部門管理：因為不同的組織部門的業(yè)務(wù)操作不同，系統(tǒng)展示給不同部門用戶的數(shù)據(jù)是不同的，主要是數(shù)據(jù)范圍和數(shù)據(jù)類型的不同。

4）用戶管理：配置用戶的基本信息，明確用戶的組織部門，為用戶分配角色和權(quán)限。

1.2 工作臺

將生a經(jīng)營活動中最主要的操作流程抽取出來，簡化工作人員的操作流程，幫助用戶快速的處理待辦事情。這個模塊由統(tǒng)計模塊、合同審批模塊、項目審批模塊、經(jīng)費管理模塊組成。

1）統(tǒng)計模塊：統(tǒng)計從年初到當(dāng)前時間，各個部門在生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中的收支情況，方便用戶快捷、直觀的了解當(dāng)年工作指標(biāo)的完成情況。

2）合同審批模塊：提示亟待用戶解決的合同相關(guān)事件，以及快速查詢和用戶相關(guān)的合同的處理狀態(tài)。

3）項目審批模塊：提示亟待用戶解決的項目相關(guān)事件，方便用戶快速的了解相關(guān)項目處理的狀態(tài)。

4）經(jīng)營管理模塊：為用戶提供一個快速的收支申請入口，查看收支申請狀態(tài)。

1.3 合同管理

在生產(chǎn)經(jīng)營活動中，合同從新增到審批通過會經(jīng)過多個狀態(tài)的變化，狀態(tài)分別為：新增、結(jié)束、變更、草稿、待提交、待分發(fā)、待審批、審批中、審核退改、審批通過、審批未通過、執(zhí)行中、已完結(jié)這幾個狀態(tài)。系統(tǒng)應(yīng)能以列表的方式展現(xiàn)各個狀態(tài)的合同情況，同時預(yù)示用戶接下來要做哪些操作或者提示用戶有哪些事情亟待解決。

1.4 項目管理

根據(jù)項目審批流程中各個操作環(huán)節(jié)的不同，系統(tǒng)應(yīng)分別實現(xiàn)各個操作環(huán)節(jié)。環(huán)節(jié)包括：新增、結(jié)束、調(diào)整、待提交、待分發(fā)、待審批、審批中、審核退改、審批通過、審批未通過、執(zhí)行中、已完工。通過系統(tǒng)界面中的標(biāo)示，提示待解決事件和項目狀態(tài)。

1.5 經(jīng)營簡報管理

將財務(wù)部門所提供的數(shù)據(jù)按月錄入系統(tǒng)中。自動計算出經(jīng)營簡報所需要的數(shù)據(jù)，并生成月度和季度經(jīng)營簡報。

1.6 績效考核管理

提供年度、季度工作指標(biāo)管理功能，系統(tǒng)根據(jù)各部門在規(guī)定的時間內(nèi)任務(wù)的完成情況及年度完成指標(biāo)，計算出各部門的生產(chǎn)利潤和績效完成情況，并生成績效報表。

1.7 報表統(tǒng)計

根據(jù)部門、合同類型和合同狀態(tài)統(tǒng)計出銷售合同個數(shù)、采購合同個數(shù)、合同金額、生效合同額、匯款金額等，并以圖表的方式展示統(tǒng)計結(jié)果。

2 系統(tǒng)設(shè)計

基于Web的產(chǎn)業(yè)管理信息系統(tǒng)主要采用B/S的三層架構(gòu)如圖2，即表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)訪問層。JAVA語言編寫，Tomcat作為服務(wù)器，MySql作為數(shù)據(jù)庫存儲。

3 系統(tǒng)實現(xiàn)及技術(shù)

系統(tǒng)采用jquery，JsViews和JsRender模板框架實現(xiàn)展現(xiàn)層，采用Hibernate做為數(shù)據(jù)庫的基本框架實現(xiàn)應(yīng)用層與數(shù)據(jù)層的交互。

3.1 jquery

jQuery是一個快速、簡潔的JavaScript框架，它封裝JavaScript常用的功能代碼，提供一種簡便的JavaScript設(shè)計模式，優(yōu)化HTML文檔操作、事件處理、動畫設(shè)計和Ajax交互。

3.2 JsViews

JsViews是基于JsRender并具有動態(tài)綁定功能的模板，兼具M(jìn)VVM的特性和JavaScript的特性，使JsRender模板更加快捷和簡單。

3.3 JsRender

JsRender是一款基于jQuery的JavaScript模版引擎，為高性能的、純粹基于字符串的呈現(xiàn)做了優(yōu)化，并且不依賴于DOM或jQuery。在JsRender中，是通過調(diào)用方法render（）來渲染模板的，實現(xiàn)在Html文件中使用java script來輸出html模板的內(nèi)容。

3.4 Hibernate

Hibernate是一個開放源代碼的對象關(guān)系映射框架，它對JDBC進(jìn)行了非常輕量級的對象封裝，使得Java程序員可以隨心所欲的使用對象編程思維來操縱數(shù)據(jù)庫。 Hibernate可以應(yīng)用在任何使用JDBC的場合，既可以在Java的客戶端程序使用，也可以在Servlet/JSP的Web應(yīng)用中使用，最具革命意義的是，Hibernate可以在應(yīng)用EJB的J2EE架構(gòu)中取代CMP，完成數(shù)據(jù)持久化的重任。

3.6 系統(tǒng)功能界面

系統(tǒng)界面操作簡便，一目了然，視圖簡潔大方等特點如圖3。并且采用菜單界面驅(qū)動方式，給操作用戶帶來了極大的便利，對用戶友好。對鼠標(biāo)和鍵盤單獨支持。

4 結(jié)束語

產(chǎn)業(yè)管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)了生產(chǎn)經(jīng)營工作電子化，為用戶提供了一個操作簡潔、動態(tài)交互、界面簡潔大方的產(chǎn)業(yè)管理網(wǎng)站，在實際的應(yīng)用中，很大程度上的提高了用戶的工作效率，得到了用戶的一致好評。

篇（6）

1.1系統(tǒng)運行模式

在局域網(wǎng)內(nèi)提供一臺數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和一臺Web服務(wù)器。為了確保數(shù)據(jù)安全，兩臺服務(wù)器互為備份，在發(fā)生故障時候進(jìn)行切換，確保系統(tǒng)正常運行?？蛻舳诉B接到服務(wù)器上進(jìn)行操作，外網(wǎng)用戶通過VPN連接訪問。

1.2系統(tǒng)主要功能

(1)項目承攬信息錄入

根據(jù)項目來源不同，由經(jīng)營人員填寫《工程項目承攬申請表》或《集團(tuán)公司參加合作投標(biāo)項目審批表》(二選一)，包括項目名稱、委托單位、主要內(nèi)容等基本信息，系統(tǒng)自動生成編號，編號格式為:年度－流水號。承攬信息錄入時，為避免重復(fù)錄入信息，提供根據(jù)委托單位和項目名稱進(jìn)行模糊匹配的功能，對于近似的信息進(jìn)行提示，并由用戶判斷是否重復(fù)。項目承攬信息錄入完畢后，按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批，各環(huán)節(jié)處理人可以填寫處理意見，提交下一步或退回。同時提供項目承攬信息的瀏覽和查詢界面，可以把項目承攬信息導(dǎo)出為Word格式文檔，方便打印和歸檔。

(2)承攬合同簽訂及管理

項目承攬信息審批通過后，如果進(jìn)行到簽訂合同環(huán)節(jié)，可以進(jìn)行合同錄入和審批的操作。由經(jīng)營人員填寫合同相關(guān)信息，然后根據(jù)預(yù)定義的流程進(jìn)行審批。首先填寫相關(guān)內(nèi)容，并發(fā)起蓋章申請，需要上傳《與產(chǎn)品有關(guān)要求評審記錄表》，形成掃描件上傳，作為蓋章申請表的附件(不強制上傳，未上傳的顯示為紅色進(jìn)行標(biāo)識)。完成此表的手續(xù)后，進(jìn)行合同簽訂，對簽訂后的合同進(jìn)行合同登記、合同編號等后續(xù)工作。并且可以對合同信息進(jìn)行瀏覽、查詢、導(dǎo)出、打印等功能。

(3)合同收款管理

合同審批完成后，即建立合同臺帳信息，可以進(jìn)行合同的收款信息錄入和統(tǒng)計功能。經(jīng)營人員可以根據(jù)合同條款預(yù)錄入計劃收款的時間和金額，可用做收款提醒和與實際收款對比。當(dāng)收到合同款之后，需要填寫收入分成簽認(rèn)單，用來明確本次收款金額、預(yù)留金額、分成比率等內(nèi)容，然后進(jìn)行審批。在合同收款的時候，可以預(yù)留部分資金用作委外使用，在年底進(jìn)行清算，若有剩余，可轉(zhuǎn)為當(dāng)年的產(chǎn)值重新分配，或進(jìn)入預(yù)留資金庫，供后繼的委外使用。

(4)委外合同簽訂及管理

委外合同管理用來對合同的委外部分進(jìn)行錄入和審批管理，并可以管理付款信息，付款需要在收款金額的限制下進(jìn)行。申請委外合同之前，需要先填寫委外申請表，一般要先有承攬合同，再進(jìn)行委外，但有時也可以先開展工作。根據(jù)項目性質(zhì)不同，分為《公司管理項目委外申請表》和《分公司自攬項目委外申請表》。同時需要填寫《推薦受托方意見表》(分為工程勘察設(shè)計項目和資產(chǎn)管理、物業(yè)管理等其他項目兩種)，若選擇新的受托單位，則需要填寫《新增受托方審批表》。對受托方進(jìn)行單獨的管理，提供新增、修改、刪除、模糊查找等功能，并與委外申請表關(guān)聯(lián)起來，可以直接選擇受托方信息或?qū)⑿略黾拥氖芡蟹教砑舆M(jìn)去。委外申請通過后，就可以進(jìn)行委外合同蓋章審批，根據(jù)項目類型不同也分為兩種(工程勘察設(shè)計項目和資產(chǎn)管理、物業(yè)管理等其他項目)，審批通過后即形成委外合同臺帳信息，能夠進(jìn)行后繼的付款等操作。在需要進(jìn)行付款的時候，需要填寫《委外撥款通知書》內(nèi)容，首先選擇對應(yīng)的委外合同，自動獲取委外合同相關(guān)信息以及承攬合同的信息，并填寫本次付款金額。付款來源于預(yù)留資金庫，一般情況下應(yīng)該從本項目的預(yù)留資金中支出，但可以根據(jù)實際情況從其他項目未使用的預(yù)留資金中支出，并將支出明細(xì)體現(xiàn)在委外撥款通知書中。

2安全要求

為確保系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可靠和應(yīng)用正常運行，需要從三方面提供安全機制。

2.1服務(wù)器安全

系統(tǒng)通過兩臺服務(wù)器提供數(shù)據(jù)庫服務(wù)和Web服務(wù)，兩臺服務(wù)器互為備份，包括數(shù)據(jù)備份和應(yīng)用備份。系統(tǒng)正常運行時，服務(wù)器A提供Web服務(wù)，作為用戶訪問的入口，服務(wù)器B提供數(shù)據(jù)庫服務(wù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲并提供數(shù)據(jù)訪問操作。當(dāng)其中一臺服務(wù)器出現(xiàn)故障的時候，可以切換到另一臺服務(wù)器上，同時提供兩種服務(wù)，確保系統(tǒng)能夠正常運行，并在服務(wù)器故障排除后進(jìn)行恢復(fù)。

2.2防止非法進(jìn)入

為防止未經(jīng)授權(quán)的用戶登錄和訪問數(shù)據(jù)，需要在系統(tǒng)中提供完備的加密手段，對數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)包進(jìn)行加密，并通過在訪問地址中加入防注入代碼、強制用戶修改原始密碼等措施提升系統(tǒng)的安全性。需要嚴(yán)格控制不同用戶的操作權(quán)限，防止進(jìn)行超出權(quán)限的操作，系統(tǒng)內(nèi)對權(quán)限進(jìn)行細(xì)粒度的劃分，能夠按照不同的審批流程和環(huán)節(jié)分配給不同的人來操作，同時提供查看和編輯權(quán)限的控制。

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一、行政事業(yè)單位合同管理概述利并承擔(dān)民事義務(wù)的法人單位，其在履行社會合同，又稱為契約、協(xié)議、是平等的當(dāng)事人之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。合同作為一種民事法律行為，是當(dāng)事人協(xié)商一致的產(chǎn)物。依法成立的合同從成立之日起生效，具有法律約束力。

隨著國家經(jīng)濟(jì)體制改革及依法行政的深入推進(jìn)，行政事業(yè)單位作為能夠獨立享有民事權(quán)管理職責(zé)，提供公共服務(wù)或從事民事法律行為時簽訂的經(jīng)濟(jì)合同正在逐年增加，單位面臨的合同風(fēng)險也日趨加大，合同管理已經(jīng)成為單位經(jīng)濟(jì)管理活動中的一項重要內(nèi)容。合同管理指單位為實現(xiàn)合同目的，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及本單位的內(nèi)部控制制度，在合同從立項、談判、起草、審批、生效、履行、變更、糾紛解決以及合同歸檔的整個工作流程中所進(jìn)行的一系列行為的統(tǒng)稱。從工作實踐角度來看，合同管理包括合同立項、合同談判、合同起草、合同審批、合同簽約、合同文件、合同執(zhí)行、合同結(jié)算、合同變更等一系列環(huán)節(jié)和內(nèi)容。

行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制是指由單位決策層、執(zhí)行層、監(jiān)督層共同實施的、旨在合理保證實現(xiàn)單位合同目標(biāo)、有效維護(hù)單位合法權(quán)益、降低合同風(fēng)險、有效提升單位公共服務(wù)的效率效果、防范合同舞弊、預(yù)防腐敗的過程。

二、行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制的目標(biāo)

1．確保合同立項民主科學(xué)，合同訂立事項須經(jīng)過決策層的集體科學(xué)決策并履行授權(quán)審批程序，防止遺漏應(yīng)訂立合同的經(jīng)濟(jì)事項，防止以口頭法律行政法規(guī)的規(guī)定以單位名義對外簽訂擔(dān)保、代替書面合同辦理經(jīng)濟(jì)事項，防止未經(jīng)授權(quán)擅自以單位名義簽訂合同，或者違反投資及借貸合同

2．確保合同訂立周密嚴(yán)謹(jǐn)，合同訂立前經(jīng)過公平有效的談判或協(xié)商，確保起草的合內(nèi)容完整，合法有效，無法律漏洞或權(quán)利義務(wù)瑕疵；合同文本措辭嚴(yán)謹(jǐn)，邏輯周密；正式合同訂立前應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門的審核，防止因合同文本失當(dāng)而導(dǎo)致單位利益受到損害。

3．確保合同履行有效監(jiān)控，時刻關(guān)注合同履行情況，遇有特殊情況造成履約困難，

或發(fā)生合同糾紛、變更、解除等情況時，確保能及時采取應(yīng)對措施，維護(hù)單位合法權(quán)益。

4．確保合同檔案安全完整，確保與合同訂立、履行、變更、解除等事項相關(guān)的檔案能夠及時整理留存，確保合同檔案安全完整，保密，防止以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家秘密、工作秘密或者商業(yè)秘密。

三、行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制的內(nèi)容

1．職責(zé)分工控制。明確劃分各職能部門在合同管理方面職責(zé)分工，確保單位部門

職責(zé)明確，合理分工，各司其職，順暢溝通。

2．決策機制控制。建立科學(xué)、民主、高效的合同訂立決策制度，確保合同立項合

理合法能夠有效滿足單位的管理要求，并最大限度地降低合同風(fēng)險。

3．訂立審批控制。建立合同文本訂立審批流程，將與合同管理相關(guān)的職能部門均

納入審簽流程，確保合同文本周密嚴(yán)禁，無重大法律或?qū)I(yè)疏漏。

4．履行監(jiān)管控制。重視合同履約監(jiān)控，在合同訂立后及時關(guān)注合同履約進(jìn)展，發(fā)

現(xiàn)隱患及時處理，防止簽訂后因缺乏監(jiān)管而失控。

5．考核追蹤控制。與合同崗位責(zé)任制結(jié)合，健全合同管理考核追蹤制度，定期考

核合同管理情況及合同履行效果，切實實現(xiàn)合同風(fēng)險防范問責(zé)。

四、行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部業(yè)務(wù)流程

(一)合同管理牽涉的部門及崗位

行政事業(yè)單位的合同管理同時牽涉單位內(nèi)部外部的多個部門及崗位，外部包括：合同對方當(dāng)事人、技術(shù)及法律領(lǐng)域?qū)＜业?。?nèi)部包括：合同事項發(fā)起部門(合同執(zhí)行部門)、合同歸口管理部門、審計、紀(jì)檢及財務(wù)部門，單位決策層及各部門內(nèi)部的相關(guān)崗位工作人員。

(二)合同管理業(yè)務(wù)流程

1．合同管理業(yè)務(wù)流程圖

2．流程節(jié)點簡要說明

五、行政事業(yè)單位合同管理的主要風(fēng)險

狹義的合同風(fēng)險是指在合同訂立、履行、變更、終止的過程中因行為不當(dāng)給合同當(dāng)事人造成的利益損失，如合同對象選擇不當(dāng)造成履約困難，合同文本不嚴(yán)謹(jǐn)造成單位合法權(quán)益損失，合同內(nèi)容不符合法律法規(guī)相關(guān)規(guī)定造成合同無效等等。合同風(fēng)險種類多樣，形成原因錯綜復(fù)雜，總體來看，行政事業(yè)單位的合同風(fēng)險主要存在于合同調(diào)查、談判、起草、審批、簽訂、履行、變更及合同保管等環(huán)節(jié)。

1. 合同調(diào)查立項環(huán)節(jié)。合同調(diào)查立項環(huán)節(jié)，單位面臨的主要風(fēng)險包括：前期未對合

同事項作出恰當(dāng)?shù)目尚行栽u估，未對合同事項做出科學(xué)決策，立項重復(fù)或者不合

理，無法滿足單位管理要求；或者是在對合同對象進(jìn)行背景調(diào)查時，·對被調(diào)查對象的履約能力和商業(yè)信譽未給予恰當(dāng)評價，將不具備履約能力的對象確定為準(zhǔn)合同對象，將具有履約能力的對象排除在準(zhǔn)合同之外，無形中加大合同違約風(fēng)險。

2. 合同協(xié)商談判環(huán)節(jié)。協(xié)商談判環(huán)節(jié)的風(fēng)險主要包括：忽略合同關(guān)鍵條款、對合同

中的關(guān)鍵、重大問題做出不當(dāng)讓步；泄露與合同談判相關(guān)的單位機密。比如：對合同標(biāo)的物的數(shù)、質(zhì)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。價款、酬金支付方式、履約期限、地點、違約責(zé)任、爭議的解決方法等涉及合同雙方權(quán)利義務(wù)的核心條款做出了不當(dāng)?shù)淖尣交蜻z漏。最終損害單位利益。

3. 合同起草審批環(huán)節(jié)。在合同文本起草及審批環(huán)節(jié)，行政事業(yè)單位面臨的主要風(fēng)險

包括：合同文本內(nèi)容存在的不合理、不嚴(yán)密、不完整、不明確、表述不當(dāng)或者可能引起重大誤

解的條款；合同文本內(nèi)容違反國家法律法規(guī)導(dǎo)致合同無效；在合同審核過或國家產(chǎn)業(yè)政策導(dǎo)致合同無效；在合同審核過程中沒有發(fā)現(xiàn)并糾正合同不當(dāng)內(nèi)容和條款。

4. 合同簽署生效環(huán)節(jié)。合同簽署生效環(huán)節(jié)的風(fēng)險包括：空白法人授權(quán)書管理不當(dāng)，

超越法人授權(quán)期限或事項簽訂合同；合同印章管理不當(dāng)，為未經(jīng)過審批流程的合同加蓋了合同印章；簽署后的合同被篡改；已簽署合同未妥善保管，發(fā)生合同糾紛時無法舉證等。

5. 合同履行環(huán)節(jié)。合同履行過程匯總的風(fēng)險主要包括:本單位或?qū)Ψ經(jīng)]有恰當(dāng)?shù)芈男?/p>

合同中約定的義務(wù)；發(fā)生合同糾紛處理不當(dāng)損害單位利息；危機時發(fā)現(xiàn)對方的違約行為并采取補救措施；對方違約時未及時追究其違約責(zé)任。

6. 合同變更、終止環(huán)節(jié)風(fēng)險。此環(huán)節(jié)包括：應(yīng)當(dāng)變更合同內(nèi)容或條款但未及時給予

變更；合同變更未履行內(nèi)部審批手續(xù)至合同變更不當(dāng)或無效；未達(dá)到終止條件的合同終止；合同終止未及時辦理相關(guān)的手續(xù)等。

六、合同管理內(nèi)部控制的主要措施

1．建立健全內(nèi)控制度，明確職責(zé)分工。行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立健全合同管理內(nèi)控制

度，明確設(shè)置經(jīng)濟(jì)合同歸口管理部門，并根據(jù)需要設(shè)置合同審核部門，同時應(yīng)明確歸口管理部門以及其他相關(guān)職能部門在合同管理各個環(huán)節(jié)的職責(zé)。合同歸口管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織合同訂立會審、合同檔案管理等工作，配合合同執(zhí)行部門監(jiān)控合同履行，在發(fā)生合同糾紛時協(xié)調(diào)相關(guān)部門介入處理；合同訂立事項的發(fā)起部門(執(zhí)行部門)應(yīng)負(fù)責(zé)開展合同項目可行性研究、

合同履約對象背景調(diào)查，經(jīng)濟(jì)事項談判、合同文本起草、對重大合同提出會審申請等工作，同時也應(yīng)對部門牽頭訂立的合同履行情況進(jìn)行監(jiān)控，并在合同發(fā)生糾紛時介入處理；合同審核部門負(fù)責(zé)對擬定的經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行審核，重點關(guān)注合同的合法性、可行性、經(jīng)濟(jì)學(xué)和嚴(yán)密性。

2. 建立科學(xué)民族的合同決策機制。行政事業(yè)單位應(yīng)建立科學(xué)、民主、高效的合同訂

立決策制度，合同訂立事項立項前應(yīng)充分論證項目的必要性，避免重復(fù)建設(shè)和資源浪費。合訂立決策應(yīng)堅持民主、回避原則、對于部門影響重大或者涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)組織技術(shù)、法律、財會等領(lǐng)域的專家參與討論決策，必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作，以確保合同訂立周密嚴(yán)謹(jǐn)，最大限度地保障單位單位的合法權(quán)益。

3. 完善合同訂立審批制度。行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立經(jīng)濟(jì)合同訂立審批制度，明確合

同在訂立。簽署、變更、解除等環(huán)節(jié)的授權(quán)審批權(quán)限，將單位的審計、紀(jì)檢、財務(wù)等職能部門納入合同訂立審批流程中，與合同事項發(fā)起部門(執(zhí)行部門)及合同歸口管理部門一并作為合同審簽的環(huán)節(jié)；明確合同的簽署權(quán)限；妥善保管印章和空白法人授權(quán)書，明確法人授權(quán)的期限和事項，防止未經(jīng)授權(quán)擅自以單位名義簽

訂合同或者是無權(quán)越權(quán)情況出現(xiàn)。

4. 加強合同履行監(jiān)控，有效防范違約風(fēng)險。單位應(yīng)建立經(jīng)濟(jì)合同履行監(jiān)管制度，明

篇（8）

公司領(lǐng)導(dǎo)：

現(xiàn)有檔案管理工作已遠(yuǎn)超公司現(xiàn)有人員及檔案室存儲空間的負(fù)荷。為提升業(yè)務(wù)處理效率，緩解檔案管理壓力，配合公司2008年業(yè)務(wù)目標(biāo)，風(fēng)險控制部對公司現(xiàn)有檔案管理情況進(jìn)行了梳理，并提出相應(yīng)的優(yōu)化方案。

一、紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀

目前，公司的業(yè)務(wù)檔案仍是以紙質(zhì)為主。截至2018年01月05日，公司在保項目 筆，按照目前的檔案管理要求，也就意味著已有 筆項目的紙質(zhì)檔案需逐筆進(jìn)行歸檔。

（一）人員問題。區(qū)域辦事處人員尚未完全到位，風(fēng)險控制部檔案管理人員目前僅有一人，目前的檔案管理工作已超現(xiàn)有人員負(fù)荷。前期盧氏金融扶貧等資料尚未歸檔到位，小額綠色通道業(yè)務(wù)、糧食收購貸業(yè)務(wù)等也未能完全歸檔到位。由于缺乏專業(yè)檔案管理設(shè)備、系統(tǒng)及人員，未來即便相應(yīng)檔案全部歸檔到位，后續(xù)查閱單筆項目的紙質(zhì)檔案也無異于大海撈針。

（二）存儲空間問題。

（三）未來業(yè)務(wù)量壓力

二、電子檔案進(jìn)展情況

2017年10月1日，公司擔(dān)保業(yè)務(wù)系統(tǒng)正式啟用，所有業(yè)務(wù)基本實現(xiàn)了線上處理。但紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變的現(xiàn)實條件尚不具備，主要受限于四個方面：

（一）擔(dān)保業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子印章尚未啟用，審批流程類的資料仍需從系統(tǒng)打印紙質(zhì)資料、加蓋印章，并保留紙質(zhì)檔案；

（二）擔(dān)保業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理模塊尚未開發(fā)，無法實現(xiàn)審批流程類電子文檔的歸檔、查閱等功能；

三、業(yè)務(wù)檔案管理優(yōu)化建議

（一）盡快在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中開發(fā)檔案管理模塊，實現(xiàn)電子文檔的歸檔、查閱等功能。目前，擔(dān)保業(yè)務(wù)系統(tǒng)中缺乏檔案管理模塊，導(dǎo)致審批流程類資料（如提請放款通知書）僅存儲在服務(wù)器中，無法在系統(tǒng)中查閱，僅當(dāng)前任務(wù)處理人員可見，一旦任務(wù)處理完畢，經(jīng)辦人員無法查閱已出具文件；

（二）配備專業(yè)的存儲設(shè)備，提升擔(dān)保業(yè)務(wù)系統(tǒng)運行效率，確保電子文檔的存儲空間，進(jìn)行災(zāi)難備份，確保電子文檔的存儲安全。依照目前的業(yè)務(wù)發(fā)展速度，擔(dān)保業(yè)務(wù)系統(tǒng)很快就將出現(xiàn)超負(fù)荷運轉(zhuǎn)的情況，擔(dān)保業(yè)務(wù)系統(tǒng)不時也會出現(xiàn)卡頓情況，運行效率有待進(jìn)一步提高；

（三）適時逐步啟用擔(dān)保業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子印章。1.優(yōu)先啟用審批流程類資料（如提請放款通知書）的電子印章，并授權(quán)審批流程類的資料均以電子檔案形式存儲，在提升業(yè)務(wù)處理效率的同時，減輕審批類紙質(zhì)檔案的存儲壓力；2.為各區(qū)域辦事處配備專業(yè)掃描設(shè)備，提升電子檔案的成像質(zhì)量，減輕相關(guān)人員的掃描和審查壓力；3.梳理客戶核保類合同簽署環(huán)節(jié)的流程，逐步啟用客戶核保類合同的電子印章，實現(xiàn)客戶核保類合同以電子檔案存儲為主，紙質(zhì)檔案存儲為輔，以解決區(qū)域辦事處人員與省公司的距離問題，并減輕合同類紙質(zhì)檔案的存儲壓力；

篇（9）

2研究內(nèi)容

（1）梳理公司商務(wù)合同相關(guān)程序，建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程

梳理公司商務(wù)合同相關(guān)程序、建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程旨在明確合同承辦部門及相關(guān)部門的職責(zé)和接口，全面完善合同管理制度。清晰的業(yè)務(wù)職責(zé)，健全的管理程序是建立合同管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。通過分別與各個合同承辦部門進(jìn)行面對面訪談，并組織相關(guān)部門召開專題研討會，從而明確相關(guān)部門的管理職責(zé)，細(xì)化實施細(xì)則，提高管理程序的可執(zhí)行性。例如明確各個合同承辦部門的業(yè)務(wù)范圍；各合同審批部門的職責(zé)；細(xì)化合同類型分類標(biāo)準(zhǔn)，完善合同類型分類實施細(xì)則，確保合同分類準(zhǔn)確等等。通過訪談和研討，同步完成相關(guān)管理流程和程序的新增或升版，從而建立合同管理平臺的綱領(lǐng)性程序文件和具體實施文件，完善合同管理制度，使現(xiàn)行程序體系覆蓋合同全過程各個階段的管理內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)。例如將合同執(zhí)行過程中的"合同中止"、"合同解除"、"合同爭議"等內(nèi)容納入合同制度，并優(yōu)化合同簽約及審批授權(quán)制度等；統(tǒng)一合同管理業(yè)務(wù)表單格式，提高標(biāo)準(zhǔn)表單的使用率；統(tǒng)一合同評審會簽表、合同付款申請表等業(yè)務(wù)單據(jù)格式；建立標(biāo)準(zhǔn)合同模板庫，提高標(biāo)準(zhǔn)合同文本的使用率等等。

（2）以信息化手段搭建商務(wù)合同管理平臺

以信息化手段搭建商務(wù)合同管理平臺旨在根據(jù)合同管理流程和程序以及實際業(yè)務(wù)特點建立開發(fā)合同管理系統(tǒng)。在對業(yè)務(wù)需求進(jìn)行詳盡調(diào)研，認(rèn)真組織討論的基礎(chǔ)上提出平臺建設(shè)思路，配合技術(shù)人員完成需求分析、軟件選型、項目開發(fā)等工作，達(dá)到信息化管理目標(biāo)：實現(xiàn)合同全過程、全生命周期管理，覆蓋合同準(zhǔn)備、合同訂立、合同執(zhí)行及合同關(guān)閉各個環(huán)節(jié)工作；規(guī)范固化合同管理業(yè)務(wù)流程，加強合同執(zhí)行監(jiān)控防控風(fēng)險；實現(xiàn)合同數(shù)據(jù)多維度快捷查詢、統(tǒng)計與分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效支持；實現(xiàn)與公司相關(guān)信息系統(tǒng)如財務(wù)系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、門戶系統(tǒng)、文控系統(tǒng)、各成員單位合同相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)等的有效銜接，確保信息共享、數(shù)據(jù)同源；統(tǒng)一規(guī)范管理合同數(shù)據(jù)，一次管理重復(fù)使用。

（3）明確商務(wù)合同平臺的使用責(zé)任，加大培訓(xùn)宣傳力度

培訓(xùn)的成功與否是合同管理系統(tǒng)能否成功上線的關(guān)鍵因素。培訓(xùn)工作首先將系統(tǒng)用戶進(jìn)行細(xì)分，然后針對不同層級的用戶進(jìn)行深度培訓(xùn)，從而最大程度確保各層級的系統(tǒng)用戶都可以有針對性的了解系統(tǒng)設(shè)計理念并熟練操作系統(tǒng)。通過定期組織培訓(xùn)，在公司及項目部營造了學(xué)習(xí)和使用商務(wù)合同平臺的良好氣氛，亦有助于提高員工的合同意識。

3研究成果

（一）梳理公司商務(wù)合同相關(guān)程序，建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程

（1）合同管理平臺信息化總體需求分析

從問卷調(diào)查反饋的統(tǒng)計結(jié)果來看，各個合同承辦部門普遍認(rèn)為，盡早實現(xiàn)合同管理平臺的信息化十分重要，合同管理信息化和合同申請/支付管理信息化對工作效率提高最顯著，對業(yè)務(wù)增值貢獻(xiàn)最大，也較容易實現(xiàn)，同時也是上線需求最迫切的兩項業(yè)務(wù)，希望合同管理平臺的操作能夠較為簡捷，方便查找和使用。

（2）明確合同承辦部門職責(zé)，完善合同管理程序體系

經(jīng)程序文件查閱及與相關(guān)部門訪談，明確公司合同承辦部門共有四個，分別為商務(wù)部門、采購部門、建造部門和辦公室，各個合同承辦部門所對應(yīng)的項目部部門也有合同承辦的職責(zé)。經(jīng)與各個合同承辦部門溝通，系統(tǒng)性的將合同管理相關(guān)程序、制度，從合規(guī)性、適應(yīng)性、有效性等方面進(jìn)行綜合評審，促使合同承辦部門完成了相關(guān)管理程序的新增/升版工作。

（二）以信息化手段搭建商務(wù)合同管理平臺

（1）成立合同管理系統(tǒng)實施工作團(tuán)隊

穩(wěn)定的、分工明確的工作團(tuán)隊是確保合同管理系統(tǒng)得以成功開發(fā)的保障。在集團(tuán)合同管理系統(tǒng)開發(fā)項目實施工作組的領(lǐng)導(dǎo)下，公司組建了合同管理系統(tǒng)實施工作團(tuán)隊，團(tuán)隊成員由相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)指定，彼此相互配合，在項目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，按照各自職責(zé)分工有計劃地實施系統(tǒng)開發(fā)。

（2）合同管理系統(tǒng)目標(biāo)需求及建設(shè)內(nèi)容

通過調(diào)研和討論，課題組總結(jié)出合同管理系統(tǒng)如下目標(biāo)需求，并由此分析得出合同管理系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容。

①合同全過程管理

通過合同準(zhǔn)備、合同訂立、合同執(zhí)行、合同關(guān)閉四大環(huán)節(jié)，實現(xiàn)了合同的全過程閉環(huán)管理。合同準(zhǔn)備階段，通過與相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行接口集成，確保合同相關(guān)數(shù)據(jù)同源，避免重復(fù)錄入；合同訂立，系統(tǒng)提供范本的管理，使得標(biāo)準(zhǔn)合同的起草更加方便快捷，減輕承辦人員的工作量；合同文本的在線審查審批，通過多級規(guī)范的審批流程，進(jìn)一步防控法律風(fēng)險；合同文本在線打印，加密防偽，確保合同的唯一性；合同執(zhí)行中的支付申請，變更申請等，及時跟蹤合同的執(zhí)行情況，確保合同信息的完整性；合同關(guān)閉，是合同的終點，最終實現(xiàn)了合同的閉環(huán)管理。

②合同范本管理

通過系統(tǒng)，建立合同范本及合同制度文件的管理，通過系統(tǒng)對合同范本、相關(guān)制度文件進(jìn)行管理，實現(xiàn)了各種范本制度升級后的版本控制管理，并通過線上范本審核，確保范本及制度文件的及時性、準(zhǔn)確性，為合同創(chuàng)建提供便捷，促進(jìn)并提高合同標(biāo)準(zhǔn)文本的使用頻率，減少審查審批工作量，降低合同簽訂中的各種風(fēng)險。

③合同對方管理

建立合同管理系統(tǒng)的合同對方庫，并通過與采購系統(tǒng)對接，可接收供應(yīng)商信息，合同管理系統(tǒng)可自行錄入供應(yīng)商及客戶信息，實現(xiàn)完整的合同對方管理，對合同對方的相關(guān)資質(zhì)等進(jìn)行管理，有利于確保合同管理系統(tǒng)信息的完整性與獨立性，也確保了合同對方信息的統(tǒng)一和規(guī)范。

④項目信息維護(hù)

對項目進(jìn)行基本信息的維護(hù)管理，實現(xiàn)項目信息與合同的關(guān)聯(lián)，并作為查詢統(tǒng)計分析的支持，滿足通過項目進(jìn)行合同數(shù)據(jù)的匯總與分析的需求。

⑤合同監(jiān)督檢查

集團(tuán)及公司合同管理部門、監(jiān)察審計部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)具備相應(yīng)權(quán)限對管理范圍內(nèi)的合同進(jìn)行監(jiān)督和檢查，可以查詢與追蹤合同的審批情況及履行狀態(tài)，也可以對當(dāng)前的合同流程相關(guān)人員進(jìn)行預(yù)警提醒。

⑥合同監(jiān)控追蹤

集團(tuán)及公司合同管理部門及領(lǐng)導(dǎo)，可以實時查看與監(jiān)控權(quán)限范圍內(nèi)的合同運行情況，包括查看所有運行中的合同總數(shù)、異常情況及重點關(guān)注的事項，實現(xiàn)合同運行信息的及時反饋、異常監(jiān)控與全面管理。

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黨的十將反腐倡廉提升到新的高度，并對完善懲治和預(yù)防腐敗體系作出了新的部署，如何健全不敢腐的懲戒機制、不能腐的防范機制和不易腐的保障機制，不僅是對黨政機關(guān)，也對作為國民經(jīng)濟(jì)支柱的國有企業(yè)提出了更高的要求。

廣東移動作為中央大型國企成員之一，順應(yīng)新形勢要求，緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動的主要方面、關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重點崗位，加強對企業(yè)投資決策、財務(wù)管理、物資采購、招標(biāo)投標(biāo)等過程中用權(quán)行為的廉潔風(fēng)險防控，系統(tǒng)梳理崗位職權(quán)，全面排查廉潔風(fēng)險，積極探索健全完善國有企業(yè)廉潔風(fēng)險防控機制建設(shè)，促進(jìn)權(quán)力規(guī)范透明運行，取得階段性成果，特別是國有企業(yè)中普遍存在的、容易涉及經(jīng)濟(jì)腐敗案件的合同倒簽問題的治理取得了良好效果。在此希望通過廣東移動實踐案例的分享，給國有企業(yè)解決合同倒簽問題、提升國有企業(yè)防腐拒腐能力提供積極的借鑒。

一、廣東移動合同倒簽的現(xiàn)狀及原因分析

（一）合同倒簽的定義

所謂合同倒簽，是指在合同簽訂生效之前雙方已經(jīng)開始實際履行合同，而在履行過程中或在合同履行完畢后補充簽署合同的現(xiàn)象。凡是合同履行起始日期早于合同實際簽署日期的，包括合同履行起始日期晚于項目決策日期但早于合同實際簽署日期的合同，均屬于合同倒簽（孫婷，2011）。

（二）合同倒簽治理前的狀況

合同倒簽情況比較嚴(yán)重。首先是倒簽率高，以廣東移動省本部為例，2012年各類合同共5 649份，倒簽合同3 193份，倒簽率高達(dá)56.52%，其中2012年交由采購管理部門執(zhí)行的集中類采購合同2 589份，約占公司合同總數(shù)量的二分之一，其中倒簽合同1 467份，倒簽率為56.67%。其次是合同從需求提出到合同簽訂平均時間長，以廣東移動省本部為例，2012年從合同申請到合同簽訂所需平均時長為110天。

（三）合同倒簽的原因分析

1.主觀原因

（1）經(jīng)辦人員沒有充分認(rèn)識到合同工作的嚴(yán)肅性，不重視項目啟動前合同簽訂程序的執(zhí)行等造成的不作為，導(dǎo)致合同倒簽。

（2）經(jīng)辦人員合同業(yè)務(wù)不熟練，導(dǎo)致合同倒簽。

2.客觀原因

（1）因預(yù)算下達(dá)延遲導(dǎo)致合同倒簽。廣東移動實行“有預(yù)算不超支，無預(yù)算不開支”的預(yù)算管控機制，合同簽訂受預(yù)算控制，在未下達(dá)預(yù)算前不允許簽訂合同。但受制于集團(tuán)企業(yè)存在的通病，即集團(tuán)公司下達(dá)預(yù)算給子公司，再由子公司下達(dá)給各預(yù)算責(zé)任部門時，正式預(yù)算下達(dá)時間基本上要延遲2—3個月，因此大部分在年初需要簽訂的合同造成合同倒簽。

（2）因前置流程過長導(dǎo)致的合同倒簽。合同處于項目審批流程中的最后一環(huán)，此前需經(jīng)過預(yù)算申請、立項、請購、采購流程等多個環(huán)節(jié)和步驟，且涉及部門多、材料要求高，任何一個環(huán)節(jié)的延誤，都可能導(dǎo)致合同審批被延誤從而引發(fā)倒簽。

（3）外部合作商造成合同倒簽。廣東移動良好的信譽和合同支付能力使外部合作商愿意在沒有合同保障的前提下提前提供合同約定的合同標(biāo)的，是合同倒簽的另一客觀原因。

（四）合同倒簽存在的風(fēng)險

1.腐敗風(fēng)險

在未進(jìn)行相關(guān)的決策程序之前，先讓合作商開展合同事宜后再簽訂合同，在選擇供應(yīng)商環(huán)節(jié)可能存在權(quán)力隱形運作的可能，存在供應(yīng)商對企業(yè)相關(guān)人員進(jìn)行經(jīng)濟(jì)賄賂的腐敗風(fēng)險。

2.法律風(fēng)險

合同補簽之前的“無紙合同”履行過程，存在較大的不確定因素，容易產(chǎn)生法律糾紛。公司一旦接受合同對方提供的產(chǎn)品或服務(wù)，往往會形成事實合同，此時，付款、退貨等問題就不是公司單方能夠決定的，雙方一旦發(fā)生爭議，處理起來就會缺乏依據(jù)，從而引發(fā)訴訟。

3.審計風(fēng)險

公司在基本管理制度和內(nèi)控管理流程中明確規(guī)定了項目管理流程以及合同的起草、審批、簽訂、履行等管理環(huán)節(jié)和流程，規(guī)定了合同管理相關(guān)部門的職責(zé)和管理權(quán)限。倒簽合同無論是否造成了實際的危害后果，都會導(dǎo)致內(nèi)控制度的執(zhí)行偏差。

4.會計信息失真的風(fēng)險

按照權(quán)責(zé)發(fā)生制，倒簽合同應(yīng)該確認(rèn)成本，但因為合同尚未簽訂會造成成本列支滯后，如果進(jìn)行特殊的預(yù)提處理，會造成會計信息失真的風(fēng)險。對于公司來說，會對外部投資者和其他會計報告使用者帶來決策失誤的風(fēng)險。

二、基于業(yè)務(wù)流程再造的合同倒簽治理機制

（一）業(yè)務(wù)流程再造核心思想

業(yè)務(wù)流程再造是為了在衡量績效的關(guān)鍵指標(biāo)上取得顯著改善，從根本上重新思考、徹底改造企業(yè)流程（邁克爾·哈默，1993）。業(yè)務(wù)流程再造的核心思想是強調(diào)管理面向業(yè)務(wù)流程，將業(yè)務(wù)的審核與決策點定位于業(yè)務(wù)流程執(zhí)行的地方，縮短信息溝通的渠道和時間，從而提高對顧客和市場的反應(yīng)速度。它要求理順和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，強調(diào)流程中每一個環(huán)節(jié)上的活動盡可能實現(xiàn)最大化增值，盡可能減少無效的或不增值的活動，并從整體流程全局最優(yōu)（而不是局部最優(yōu)）的目標(biāo)來設(shè)計和優(yōu)化流程中的各項活動，消除本位主義和利益分散主義（陳力，2008）。

（二）中國移動采用業(yè)務(wù)流程再造治理合同倒簽的機制

在分析合同倒簽主客觀原因的基礎(chǔ)上，對涉及主觀原因的通過培訓(xùn)宣貫等加強改進(jìn)，對于客觀原因筆者采用業(yè)務(wù)流程再造思想對合同簽訂的全流程進(jìn)行全面梳理，對存在問題采取各個擊破原則進(jìn)行提升。主要做法如下：

1.全面梳理合同管理的業(yè)務(wù)流程

結(jié)合廣東移動內(nèi)部管理情況，梳理出合同管理所涉及的三大流程、九大環(huán)節(jié)，即合同所需資源的申請流程（包含資源申請資源下達(dá)合同項目立項三個環(huán)節(jié)）合同采購簽訂流程（包括合同商務(wù)申請組織商務(wù)談判合同簽訂三個環(huán)節(jié)）合同執(zhí)行及付款流程（包括合同業(yè)務(wù)執(zhí)行合同成本預(yù)提合同付款三個環(huán)節(jié)），只有做好了合同簽訂之前的每個環(huán)節(jié)才最終能解決合同倒簽的問題，并且一旦先執(zhí)行合同簽訂之后的任意一個環(huán)節(jié)（如合同業(yè)務(wù)執(zhí)行），就意味著實質(zhì)性合同倒簽。

2.明確各流程環(huán)節(jié)的責(zé)任部門

成立公司領(lǐng)導(dǎo)掛帥，以財務(wù)部、采購管理部門和合同管理部門聯(lián)合組建的專項治理領(lǐng)導(dǎo)小組，制定合同倒簽治理的階段性目標(biāo)，明確各個環(huán)節(jié)對應(yīng)的責(zé)任部門，采取對問題各個擊破、上下環(huán)節(jié)通力合作的方式進(jìn)行業(yè)務(wù)流程再造。

3.定期通報和考核合同倒簽結(jié)果

按月度、季度對各單位的合同簽訂倒簽結(jié)果、各個環(huán)節(jié)原因?qū)е潞贤购灥那闆r進(jìn)行通報，并與各責(zé)任部門的績效考核掛鉤，促進(jìn)各部門解決合同倒簽問題。

三、廣東移動合同倒簽治理具體措施

（一）資源申請流程方面的治理措施

1.區(qū)分合同類型分別下達(dá)預(yù)算

區(qū)分例行與非例行合同，將每年都必須開展且屬于公司生產(chǎn)運營不可間斷的業(yè)務(wù)合同視作例行合同，如網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、計費平臺維護(hù)與支撐、客戶服務(wù)類合同；對例行合同的資源申請，每年10月份與采購管理部門聯(lián)合組織例行合同評審，并在11月提前下達(dá)專項資源，為下一年1月例行合同的簽訂提供資源保障。

2.提前預(yù)下達(dá)部門預(yù)算

每年11月前按照責(zé)任部門當(dāng)年預(yù)算總額的50%進(jìn)行下一年度預(yù)算的預(yù)下達(dá)，為非例行但重要緊急的合同配置資源。

3.例行合同批量呈批，提高呈批效率

對于例行合同的呈批將原來的逐個呈批方式優(yōu)化為批量呈批方式，大幅降低呈批環(huán)節(jié)造成合同倒簽的問題。

4.實施動態(tài)資源回收機制

為了促進(jìn)各責(zé)任部門盡早啟動合同，防止合同倒簽，對預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度落后的部門，實行資源回收機制，將回收的資源作為臨時突發(fā)項目的儲備資源。

5.審批流程整合

為解決因?qū)徟鞒躺婕翱缦到y(tǒng)、跨部門的流程割裂、審批時間長導(dǎo)致合同倒簽問題，財務(wù)部聯(lián)合綜合部、信息系統(tǒng)部對涉及相關(guān)系統(tǒng)的立項流程進(jìn)行了整合，開發(fā)短信、郵件提醒功能，避免項目負(fù)責(zé)人或?qū)徟送浱峤粚徟?，提高審批效率，為壓縮立項呈批審批時間做好信息化支撐。

（二）合同采購簽訂流程方面的治理措施

1.采購需求標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

針對合同采購環(huán)節(jié)中采購需求確認(rèn)時間長的問題，針對定向談判、公開比選、招投標(biāo)等不同采購方式，設(shè)計相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的采購需求模板，滿足投資類和成本類合同采購需求信息的填寫，方便采購人員與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通，縮短采購需求確認(rèn)時間。

2.合同范本標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

為提高合同起草的效率，減少合同審批的工作量，在保證公司利益的前提下，采用動態(tài)條款與靜態(tài)條款相結(jié)合的方式制定各種類型合同范本，并對合同范本使用進(jìn)行規(guī)范，對符合條件的范本合同使用綠色通道快速審批流程，提高合同簽訂的效率。

3.優(yōu)化合同簽訂模式

實行“采購合同三級管理模式”，即將傳統(tǒng)的采購合同一分為三，區(qū)分通用合作協(xié)議、標(biāo)的合同和采購訂單，與每個供應(yīng)商一次性簽訂一份長期有效的合作協(xié)議和廉政協(xié)議，具體采購發(fā)生時簽訂標(biāo)的合同，簽訂標(biāo)的合同時不再包含通用條款和廉政協(xié)議；對于多次下達(dá)訂單的框架標(biāo)的合同，直接按照框架標(biāo)的合同+訂單進(jìn)行結(jié)算。通過合同簽訂模式優(yōu)化，減少對相同條款的合同審核，提高合同起草與審批的效率。

4.合同起草資格認(rèn)證

為了規(guī)范合同起草、提高合同文本質(zhì)量，避免合同起草人不具備合同基本素質(zhì)，引發(fā)不規(guī)范合同產(chǎn)生的法律風(fēng)險，公司實行合同起草資格認(rèn)證制度，通過合同起草人培訓(xùn)、認(rèn)證方式提高合同起草的質(zhì)量，一方面規(guī)避風(fēng)險；另一方面減少合同審批退回造成的審批時間過長問題。

（三）合同執(zhí)行和付款流程方面治理措施

1.嚴(yán)控非合同成本預(yù)提

為強化合同倒簽管理，按照控制風(fēng)險的原則，在年中業(yè)務(wù)部門進(jìn)行成本預(yù)提時，只允許對已經(jīng)簽訂的合同進(jìn)行預(yù)提，對沒有簽訂合同但已經(jīng)開展業(yè)務(wù)的倒簽合同不允許進(jìn)行預(yù)提，并結(jié)合預(yù)算動態(tài)回收機制對合同倒簽的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行資源回收懲罰，以此強化業(yè)務(wù)部門合同倒簽管理的意識。

2.嚴(yán)控倒簽合同付款，防止供應(yīng)商造成的合同 倒簽

合同付款作為業(yè)務(wù)財務(wù)審核的末端環(huán)節(jié)，既面臨合同報賬付款準(zhǔn)確及時的業(yè)務(wù)訴求，又承擔(dān)著資金安全守護(hù)者的重要角色。倒簽合同的簽訂時間滯后于項目實際開展時間，既易引起審計關(guān)注，又易引發(fā)爭議和糾紛，針對此類合同在付款時要按照特殊的報賬情形設(shè)置嚴(yán)格的付款條件和付款障礙，延長供應(yīng)商的收款時間，預(yù)防因合同供應(yīng)方造成的合同倒簽。

四、廣東移動合同倒簽治理措施的實施成效

按照業(yè)務(wù)流程再造的思路，在全流程環(huán)節(jié)，實施了上述11項業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和再造措施之后，經(jīng)過半年的運行，2013年廣東移動合同倒簽治理取得階段性成果，主要表現(xiàn)在：

第一，合同倒簽比例大幅下降。以廣東移動省本部來看，與去年同期相比，總體合同倒簽率從58.62%下降到18.98%，其中集采類合同倒簽從57.86%下降到20.8%。

第二，合同簽訂時長大幅縮短，從2012年平均110天下降到68天。

第三，合同管理意識不斷增強。通過合同治理過程中的宣貫、合同起草資格認(rèn)證以及全流程的參與，增強了全體員工對合同管理的重要性與必要性認(rèn)識。

第四，內(nèi)部管理精益化水平提升。通過預(yù)算模式優(yōu)化、合同簽訂模式優(yōu)化、采購需求以及合同范本的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，并通過信息化手段將流程和功能進(jìn)行固化，促進(jìn)了公司內(nèi)部管理精益化的進(jìn)一步提升。

【參考文獻(xiàn)】